Finmatics ist ein Drittanbieter, der Belege verarbeitet und mit Informationen aus der BMD NTCS kontiert. Anhand von Trainingsdaten aus der BMD NTCS wird die Finmatics-KI für zukünftige Belege trainiert und verbessert.

Zum Hochladen der Belege können Sie die NTCS Belegablage Databox, BMD Com oder die App BMD Go verwendet werden. Belege können durch den Steuerberater, Mandanten sowie auch von Wirtschaftskunden hochgeladen werden. Die Verarbeitung der Belege erfolgt entweder über das Programm "Vorerfassung Buchungen", über die ER-Kontrolle oder über den Fibu-Dokumentenpool.

2. Voraussetzungen

Um die Finmatics-API-Variante einsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Die Programmversion muss mindestens auf dem Stand des Jahresupdates oder höher & aktuelles Webupdate sein.
Bevorzugtes Arbeiten mit BMD Produkten empfohlen (BMD Com, Belegablage Databox/Databox, BMD Go).
Export bei Finmatics darf nicht aktiv sein.
Mandantenarchive müssen angelegt sein.
Stammdaten müssen vor dem ersten Abgleich gewartet sein. Eigene UID-Nummer, eigene IBAN am Firmenstamm hinterlegen. UID/IBAN bei Kunden und Lieferantenkonten müssen in BMD hinterlegt werden.
Bei EARE ohne offene Posten müssen mindestens ein Dummy Kunde und Lieferant angelegt werden (z. B. 200000 & 300000 Dummy Finmatics).

Durch die Integration in BMD arbeitet Finmatics im Hintergrund, während Buchhalter auf ihrer gewohnten BMD Oberfläche weiterarbeiten. Durch das Arbeiten mit Finmatics entsteht in allen anderen Fibu-Programmen (z. B. Zahlungsvorschlag, Bankauszugsverbuchung, Auswertungen ...) kein Nachteil.

Achtung!

Die Kommunikation zu Finmatics läuft ausschließlich über eine REST-API. Per HTTPS werden die Daten über den Port 443 zum Server "api.finmatics.com" mit dem in der NTCS hinterlegten API-User geschickt. Werden Belege von Ihren Klienten über die BMD Com oder von Ihren Mitarbeitern über das BMD Web hochgeladen, erfolgt der Upload über BMD Com/Web. In diesem Fall wird vom Webserver aus via REST-API zu Finmatics kommuniziert. Daher ist es notwendig, dass auch vom Webserver der Server "api.finmatics.com" erreichbar ist. Die Rückübertragung erfolgt ebenfalls über die REST-API bzw. über den Port 443 zum Server "api.finmatics.com".

3. Finmatics bei Wirtschaftskunden

Grundsätzlich empfehlen wir, die Schnittstelle für Steuerberater und deren Mandanten (z. B. Einzelunternehmer) einzusetzen.

Soll Finmatics für Wirtschaftskunden eingesetzt werden, sind vorab einige Punkte zu beachten, die möglicherweise zu Stolpersteinen führen können.

Firmengruppe: Wenn es eine Firmengruppe mit gemeinsamer Personenwartung gibt, dann ist die Anzahl der Firmen in der Firmengruppe relevant. Bei vielen Firmen wird es zu einem Performance-Thema beim Abgleich bzw. beim laufenden Arbeiten kommen. Grund ist, dass in Finmatics keine Firmengruppe abgebildet werden kann und daher bei jeder Änderung bzw. Neuanlage eines Personenkontos für jede Firma in der Firmengruppe der Abgleich bzw. die Synchronisation zu Finmatics notwendig ist und durchgeführt wird.
Erwartungshaltung KORE-Daten (Kostenstelle-/träger/-schlüssel ...) automatisch erkennen und vorhersagen
Oft gibt es komplexe Aufwandskontierungen
Erwartungshaltung Splittbuchungen (z. B. Splittbuchung bei Metro-/Almauer-Rechnungen)
Individuelle Freifelder/Makros
Vorhersage Teil-/Schlussrechnungsautomatik

Die Automatisierung kann deutlich unter 90 % sein bzw. kann auch gegen 0 % gehen, z. B. bei komplexer KORE und/oder komplexer Kontierung.

4. Einrichtung Finmatics

4.1. Lizenzaktivierung

Sobald wir von Ihrem Finmatics-/Kanzleiportal-Berater darüber informiert werden, dass Sie die Nutzung der API-Schnittstelle vereinbart haben, wird die erforderliche Lizenz für Ihre BMD Kundennummer eingetragen. Damit die Synchronisation der Daten zwischen der NTCS und Finmatics erfolgen kann, teilen wir Ihrem Finmatics-/Kanzleiportal-Berater im Anschluss die BMD Kundennummer/-Lizenznummer mit.

Zur Freischaltung der Lizenz muss ein einmaliger Lizenzdownload erfolgen, diesen können Sie über die Funktion "Lizenz" im BMD Startfenster ausführen:

Hinweis

Es können auch Cloud-Kunden bei einem Steuerberater über Finmatics verarbeitet werden. Vorausgesetzt wird, dass der Steuerberater (2er Kundennr.) und der Mandant (4er Kundennr.) dieselbe Datenbank verwenden.

Wenn der Steuerberater und Klient auf unterschiedlichen Datenbanken arbeiten, dann benötigt der Klient von Finmatics eigene Zugangsdaten.

4.2. Zugangsdaten hinterlegen

Einmalig werden in der BMD die Zugangsdaten hinterlegt.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Finmatics

Die Zugangsdaten erhalten Sie von Finmatics vorab per E-Mail.
Klicken Sie vor dem BMD Termin auf den Passwort-Link und generieren Sie Ihr Passwort für Finmatics. Das Passwort benötigen Sie beim BMD Einrichtungstermin.

Achtung!

Lassen Sie von einem EDV-Betreuer vorab kontrollieren, ob der Server api.finmatics.com und Port 443 für TCP erreichbar sind, damit ein Upload bzw. Download möglich ist.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren EDV-Betreuer!

4.3. Parametereinstellungen

Mit den Einstellungen für die OCR-Erkennung definieren Sie, welche Belegtypen Sie mit Finmatics verarbeiten.

Diese Parametereinstellungen sind beim Arbeiten mit Finmatics unbedingt zu definieren, da mit dieser Einstellung auch festgelegt ist, bei welchen Belegtypen die Trainingsdaten an Finmatics zurückgeschickt werden, damit Finmatics dazulernen und die künstliche Intelligenz trainiert werden kann.

Sie finden die Einstellungen unter: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → (Belegablage) Databox

Verarbeitungsprogramm
Wenn Sie über das Programm "Vorerfassung Buchungen" arbeiten, empfehlen wir beim Verarbeitungsprogramm die Automatische Ermittlung. Das heißt, sobald ein Buch im Programm "Vorerfassung Buchungen" angelegt worden ist, wird in der Databox der Typ "Vorerfassung" verwendet. Gibt es kein Vorerfassungsbuch wird "Papierlos Buchen" verwendet. Im Zusammenhang mit Finmatics muss entweder mit der Vorerfassung oder mit der ER-Kontrolle gearbeitet werden.

Weitere Informationen können Sie unter Finmatics über ER-Kontrolle nachlesen.

OCR-Erkennung
Für die Verarbeitung mit Finmatics ist die OCR-Erkennung Einstellung 1 oder 2 notwendig.

1 – OCR mit automatischer Trennung: Die Belege werden in einem PDF (mit mehreren Belegen in einer PDF) zu Finmatics übergeben und Finmatics trennt die Belege automatisch.
2 – OCR ohne Trennung: Die Belege werden einzeln (z. B. 1 PDF pro Beleg) an Finmatics übergeben. Finmatics führt keine automatische Trennung der Belege durch.
0 – Keine OCR-Verarbeitung: Keine OCR-Verarbeitung bedeutet, dass die Belege in der BMD ohne Finmatics weiterverarbeitet werden.
Auf alle Fälle darf bei OCR-Erkennung "Weitere" keine OCR-Erkennung aktiviert werden, da diese Belege nicht mit Finmatics weiterverarbeitet werden können.

Hinweis

Für Belege, die unter "Weitere" hochgeladen werden, erfolgt keine Übermittlung an Finmatics. Die Verarbeitung über die Finmatics-Schnittstelle funktioniert nur mit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen.

Hinweis

Firmenbezogene Einstellungen
Die Einstellungen können auch firmenbezogen (je Mandant) definiert werden.

Periode und Beschreibung bei ER/AR/KA
Damit die hochgeladenen Belege (BMD Com, Belegablage Databox, BMD Go) in der gewünschten Periode in "Vorerfassung Buchungen" angelegt werden, empfehlen wir, mindestens die Periodenabfrage zu aktivieren. Die Periodenabfrage erscheint beim Upload der Belege, bevor diese an Finmatics weitergeleitet werden. Ist die Periode nicht aktiviert, werden die Buchungen im Monat der Periode vom Tagesdatum angelegt.

Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung

Für das Arbeiten mit der Finmatics-API-Variante ist dieser Parameter auf „Ja“ zu setzen.

0 – Nein: Es werden keine Buchungszeilen in "Vorerfassung Buchungen" automatisch angelegt. Die Belege müssen z. B. mit der Menüfunktion „Neu aus Databox“ manuell in das Vorerfassungsbuch übernommen werden.
1 – Ja: Beim Hochladen von Belegen in der BMD Com (Buchhaltungsbelege hochladen) oder in der NTCS in der Belegablage Databox (Databox) werden in "Vorerfassung Buchungen" Buchungszeilen automatisch angelegt. Voraussetzung dafür ist, dass ein Vorerfassungsbuch existiert.

Wir empfehlen, beim Hochladen der Belege auch die Periode auswählen zu lassen, in welcher die Buchungszeilen automatisch in "Vorerfassung Buchungen" angelegt werden (Parameter Periode und Beschreibung). Ist die Periodenabfrage nicht aktiviert, werden die Buchungen in der Periode vom Tagesdatum des Beleguploads angelegt.

Beim Hochladen von Belegen in der BMD Go und my BMD Com wird unabhängig von dieser Parametereinstellung immer sofort eine Buchungszeile angelegt.

Werden nicht alle Belege bei allen Firmen/Mandanten mit Finmatics verarbeitet, kann der Parameter auch firmenbezogen aktiviert/deaktiviert werden.

Achtung!

Die Parameter unter Finmatics sind nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem FIBU Support zu verwenden.

4.4. Anlage von Büchern in "Vorerfassung Buchungen"

Je Mandant/Firma muss auch das zugehörige Vorerfassungsbuch in "Vorerfassung Buchungen" angelegt werden. Das bedeutet, wenn die Eingangsrechnungen mit Finmatics verarbeitet werden sollen, dann ist mindestens das Eingangsrechnungsbuch anzulegen.

Zu den Vorerfassungsbüchern gelangen Sie über den Menüpunkt "Vorerfassung Buchungen":

Hier steigen Sie ein, entweder beim Buch mit F4 oder durch Klick auf den blauen Such-Pfeil:

Ein Vorerfassungsbuch kann mit F5 "Neu" angelegt werden.

4.5. Firmenstamm bearbeiten

Über dieses Kennzeichen wird definiert, ob mit Finmatics gearbeitet wird.

Ist am Firmenstamm des Mandanten/der Firma das Kennzeichen Finmatics gesetzt, ist Finmatics aktiv.

Hinweis

Wenn Sie die Spalte Finmatics in den Firmen- und FIBU-Stammdaten einblenden, kann gefiltert werden, bei welchen Mandanten/Firmen Finmatics aktiviert ist.

Hinweis

Aktuelle Fibu

Damit beim Import die Fibu und das dazugehörige Vorerfassungsbuch ermittelt werden kann, muss die Einstellung "Aktuelle Fibu" am Firmenstamm korrekt gesetzt sein.

4.6. Finmatics-Abgleich

Der Mandant/die Firma muss in Finmatics angelegt werden, dazu ist ein Erstabgleich zwischen den zwei Programmen notwendig. Die Anlage kann ausschließlich über die Funktion "Start Finmatics-Abgleich" durchgeführt werden. Eine manuelle Anlage im Finmatics-Portal darf nicht durchgeführt werden.

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten können Sie unter "Extras" oder durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Firma mit der Funktion "Start Finmatics-Abgleich" Ihre Stammdaten abgleichen.

Im Einstiegsfenster kann ausgewählt werden, was abgeglichen werden soll. Standardmäßig werden für die Synchronisation der Personenkonten mit Finmatics "Lieferanten" und "Kunden" vorgeschlagen. Welche Konten vorgeschlagen werden, hängt davon ab, wie der Parameter "Personenkonten zu Finmatics abgleichen" eingestellt ist. Standardmäßig ist die Einstellung auf "2 - Kunden und Lieferanten". Die Parametereinstellung ist auch relevant für die spätere Bearbeitung von Kontenstammdaten, ob diese Änderung zu Finmatics übertragen wird oder nicht.

Sachkonten: Werden an Finmatics übertragen, damit Finmatics einen Buchungsvorschlag erstellen kann.
Lieferanten: Werden an Finmatics übertragen, damit Finmatics einen Buchungsvorschlag für Eingangsrechnungen erstellen kann.
Kunden: Werden an Finmatics übertragen, damit Finmatics einen Buchungsvorschlag für Ausgangsrechnungen erstellen kann.
Konditionen: Es werden firmenbezogene Konditionen abgeglichen
Buchungssymbole: Es werden jene Buchungssymbole abgeglichen, die in den Einstellungen (FIBU Parameter) definiert worden sind.
Buchungen: Es werden jene Buchungen/Trainingsdaten abgeglichen, die in den Einstellungen (FIBU Parameter) definiert worden sind.
Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Geschäftsbereiche und Dimensionen: Wenn gewünscht, können auch diese Stammdaten an Finmatics übermittelt werden.

Hinweis

Werden Stammdaten in BMD neu angelegt oder geändert, wird die Änderung beim Speichern mit Finmatics synchronisiert.

Wenn ein oder mehrere Konten gelöscht werden (z. B. alle unbebuchten Konten löschen), dann wird das Konto auch bei Finmatics gelöscht.

Hinweis

Beim Abgleich von Stammdaten werden nur Stammdaten ohne Fehler zu Finmatics synchronisiert. Wenn am Personenkonto eine ungültige UID-Nummer hinterlegt ist, zum Beispiel "KEINE", "-", "KEINEUID", "NOUID" etc., dann wird in Finmatics das Personenkonto zwar angelegt, das Feld "UID-Nummer" bleibt aber leer.

4.6.1. Mögliche Fehlermeldungen beim Finmatics-Abgleich

Fehlermeldung	Bedeutung/Ursache	Behebung
Bei der Anlage des Mandanten XY ist ein Fehler aufgetreten: 403 = "detail":"Sie sind nicht berechtigt diese Aktion durchzuführen."	Wenn beim Finmatics-Abgleich dieser Fehler kommt, dann fehlt Ihnen eine Berechtigung im Finmatics-Portal.	In solchen Fällen kontaktieren Sie bitte den Finmatics-Support unter support@finmatics.com.
Bei der Anlage der Kanzlei ist ein Fehler aufgetreten: 400 = "enterprise":["Dieses Feld darf nicht null sein."]	Wenn beim Finmatics-Abgleich dieser Fehler kommt, dann fehlt eine Einstellung im Finmatics-Portal.	In solchen Fällen kontaktieren Sie bitte den Finmatics-Support unter support@finmatics.com.
Bei der Anlage von Buchungssymbolen ist ein Fehler aufgetreten: 400 = Die Felder client, bookingName müssen eine eindeutige Menge bilden.	Die Buchungssymbole stimmen in der BMD NTCS nicht mit den in Finmatics vorhandenen Buchungssymbolen überein. Das kann beispielsweise bei einer manuellen Anlage in Finmatics geschehen.	In solchen Fällen muss der Finmatics-Support die Belegtypen kontrollieren und anpassen. Buchungssymbole sollen in Finmatics keinesfalls manuell angelegt werden, sondern nur über den Finmatics-Abgleich übertragen werden!
REST-Anforderung fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Daten: (12030) Die Serververbindung wurde aufgrund eines Fehlers beendet	Dieser Fehler erscheint, wenn die Zugangsdaten in den TOOLS Parametern falsch hinterlegt sind.	In solchen Fällen kontrollieren Sie die Zugangsdaten in den TOOLS Parametern: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Finmatics-Client - Upload
Bei der Anlage von Konditionen ist ein Fehler aufgetreten: 422 = Invalid PC data: "discounts":["Duplication discountDays:30"]	Die Konditionen können nicht zu Finmatics übertragen werden.	In solchen Fällen müssen die Konditionen kontrolliert werden. Wenn eigenartige Konditionen (z. B. SkontoProzent 0,02 %) hinterlegt sind, müssen diese bereinigt werden.
Bei der Anlage von Personenkonten ist ein Fehler aufgetreten: 502 = <html> <head> <title> 502 Bad Gateway </title> </head> <body> <center> <h1> 502 Gateway </h1> </center> <hr> <center>nginx </center> </body> </html>	Bei Wirtschaftskunden mit sehr vielen Personenkonten kann es zu einem Timeout-Fehler kommen und der Finmatics-Abgleich bricht ab.	Tritt dieser Fall ein, dann muss geklärt werden, welche Rechnungen über Finmatics verarbeitet werden sollen (z. B. nur Eingangsrechnungen). Wenn nur die Eingangsrechnungen verarbeitet werden, dann reicht es, nur die Lieferanten zu übertragen. Beim Start des Finmatics-Abgleichs kann as Häkchen bei "Kunden" entfernt werden. Weiters kann mit dem Parameter "Personenkonten zu Finmatics abgleichen" eingestellt werden, was beim erstmaligen Finmatics-Abgleich vorgeschlagen wird. Der Abgleich sollte bei großen Firmen zu Randzeiten erfolgen.
Aufgrund der Parametereinstellungen werden KEINE Buchungssymbole/Buchungen an Finmatics übertragen. Kontrollieren Sie die Einstellungen in den FIBU Parametern: Allgemein > Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen > 6 (Belegablage) Databox > OCR-Erkennung	Es wurden keine Buchungssymbole/Buchungen definiert, welche zu Finmatics übertragen werden sollen.	In solchen Fällen kontrollieren Sie bitte folgende Parametereinstellungen: "Verarbeitungsprogamm ..." und "OCR-Erkennung ..." FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → (Belegablage) Databox Es darf beim jeweiligen Verarbeitungsprogramm nicht "Papierlos Buchen" eingestellt sein. Weiters muss die OCR-Erkennung ebenfalls für die ausgewählten Kategorien auf "OCR mit oder ohne Trennung gestellt sein. Wenn die Parametereinstellungen korrekt eingestellt worden sind und über die Vorerfassung gearbeitet wird, kontrollieren Sie im Programm "Vorerfassung Buchungen" die angelegten Vorerfassbücher. Wenn über die Vorerfassung verarbeitet wird (Verarbeitungsprogamm), dann muss für die gewählte Kategorie ein Vorerfassbuch existieren. Beachten Sie, dass die Parameter in der jüngsten Fibu eingestellt werden müssen.

4.7. Workflow in Finmatics

In Finmatics besteht die Möglichkeit, mit Workflows zu arbeiten. Wenn das Arbeiten mit Workflows gewünscht ist, ist vorab eine Abklärung mit BMD und Finmatics notwendig.

4.8. Trainingscenter in Finmatics

Wir empfehlen, auf der BMD Oberfläche zu arbeiten. Vorteil dabei ist, dass keine neue Oberfläche angelernt werden muss. Der Ablauf kann, wie bisher gehabt, fortgesetzt werden und Finmatics verarbeitet die Belege im Hintergrund.

Das Trainingscenter soll nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem FIBU Support verwendet werden.

Empfehlungen:

Klienten laden die Belege über die BMD Com hoch
Buchhalter bleiben auf der gewohnten BMD Oberfläche
Keine Barcodes, Schablonen, Vorlagen oder Regeln notwendig
Finmatics lernt im Hintergrund mit

5. Dokumente zu Finmatics übertragen (Upload)

5.1. BMD Com

Die einfachste Variante ist, dass Ihr Mandant die Belege in der BMD Com hochlädt. Die Belege werden sofort nach dem Upload automatisch zu Finmatics weitergeleitet. Dies ist auch durch ein Sperrsymbol vor dem Dateinamen gekennzeichnet.

Beim Hochladen der Belege wird die Periode (der Buchungsmonat) abgefragt. Es stehen alle nicht gesperrten Perioden bis zum Monat vom Tagesdatum zur Verfügung.

In der Buchhaltung gesperrte Perioden (UVA bereits abgegeben) werden bei dieser Auswahl nicht angezeigt.

5.2. Belegablage Databox

Werden die Belege von Ihnen selbst, z. B. in der Steuerberatungskanzlei oder in der Firma (Wirtschaftsbetrieb wie z. B. BMD) hochgeladen, führen Sie den Upload der Belege über die Databox durch.

Beim Hochladen der Belege wird die Periode (der Buchungsmonat) abgefragt. Es stehen alle nicht gesperrten Perioden bis zum Monat vom Tagesdatum zur Verfügung.

Die Weiterleitung der Belege zu Finmatics ist in der Databox ersichtlich:

Achten Sie in der Databox darauf, welchen EXT-Process und EXT-Process State Ihre Belege haben.

Werden Belege nicht zu Finmatics hochgeladen, erhalten Sie den Status "Fehlgeschlagen". Die fehlgeschlagenen Belege können über die Funktion "Fehlgeschlagene Dokumente zu Finmatics hochladen" erneut hochgeladen werden.

In der Praxis gängige Bildformate (PDF, TIF …) können von Finmatics verarbeitet werden.
Word-/Exceldokumente können nicht mit Finmatics verarbeitet werden.

Gesperrte Belege können in der Databox nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Um das zu ermöglichen, muss der OCR-Status zurückgesetzt und die dazugehörige Buchung in "Vorerfassung Buchungen" gelöscht werden.

Wird nur der OCR-Status zurückgesetzt, kann die Buchung in "Vorerfassung Buchungen" manuell bearbeitet werden.

Irrtümlich hochgeladene Belege können mit der Funktion OCR-Status zurücksetzen auch von Finmatics wieder gelöscht werden.

Hinweis

Die Funktion "OCR-Status zurücksetzen" ist auch im Programm "Vorerfassung Buchungen", in der ER-Kontrolle und im Fibu-Dokumentenpool vorhanden.

Anschließend kommt eine Abfrage, ob der OCR-Status für alle markierten Belege oder für alle gesperrten Belege des Buches und der Periode zurückgesetzt werden soll.

Danach werden die Belege von Finmatics gelöscht, die Verarbeitung abgebrochen und die Buchungen können im Programm "Vorerfassung Buchungen" bearbeitet werden.

Achtung!

Es kann sein, dass die Funktion über das Burger-Menü erst eingeblendet werden muss.

Details lesen Sie in der Beschreibung zum Burger-Menü.

Hinweis

Der OCR-Status kann nur zurückgesetzt werden, wenn die Verarbeitung des Belegs in Finmatics abgeschlossen ist. Wenn der Status in Finmatics auf "in Arbeit" ist, dann kommt beim Rücksetzen des OCR-Status eine entsprechende Meldung, dass die Funktion zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden muss.

Mögliche Fehlermeldung:

Wenn Sie beim Zurücksetzen des OCR-Status folgenden Fehler erhalten, müssen in Finmatics Einstellungen zu den Berechtigungen angepasst werden.

"Failed to delete document "..." from finmatics server: 403: ("detail" : "Sie sind nicht berechtigt diese Aktion durchzuführen.")"

Wenden Sie sich in diesem Fall an support@finmatics.com.

5.3. BMD Go

Auch über die App BMD Go werden die Belege an Finmatics weitergeleitet, wenn das laut Einstellungen definiert worden ist.

5.4. my BMD Com

Die my BMD Com steht für den Upload der Belege zu Finmatics ebenfalls zur Verfügung. Wenn die my BMD Com in Zusammenhang mit Finmatics in Verwendung ist, empfehlen wir den zweistufigen OCR-Prozess zu aktivieren. Vorteil dadurch ist, dass Belege, bei denen die 2. OCR-Stufe (Beleg liegt bei Finmatics) durchgeführt wird, jederzeit in der my BMD Com bearbeitet und bezahlt werden können.

5.5. Hochladen der Belege über Finmatics

Werden die Belege in der Finmatics-Oberfläche im Internet/per Mailweiterleitung oder die Finmatics-App hochgeladen, sind die Buchungsvorschläge im BMD Programm "Vorerfassung Buchungen" erst ersichtlich, nachdem die Belege und Buchungsvorschläge vom Stapel oder manuell in "Vorerfassung Buchungen" abgeholt worden sind.

5.6. Empfehlung

Hinweis

Werden die Belege über die BMD Com/Belegablage Databox hochgeladen und automatisch zu Finmatics weitergeleitet, ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welche/ wie viele Belege hochgeladen wurden, welche noch in Verarbeitung sind, welche bereits abgeholt wurden.

Wurde in "Vorerfassung Buchungen" VERBUCHT, werden die Belege beim Verbuchen von der Databox in das Mandantenarchiv verschoben. Das heißt, wenn alle Belege verarbeitet und verbucht worden sind, ist die Databox leer.

6. Import von Finmatics

Nach dem Belegupload werden automatisch in "Vorerfassung Buchungen" die Buchungssätze angelegt.

Es gibt zwei Varianten, wie die Buchungsvorschläge von Finmatics importiert werden können:

Manuell über Finmatics-Download
Automatisch mit Import über Stapel (empfohlen)

Nach dem Import müssen die Buchungsvorschläge (von Finmatics) in der Vorerfassung kontrolliert und gegebenenfalls geändert werden - BEVOR diese verbucht werden.

6.1. Finmatics-Download

Die Belege können kurz nach dem Upload manuell über die Menüfunktion "Finmatics-Download" abgeholt werden. Der manuelle Finmatics-Download wird pro Firma aber für alle Bücher und alle Monate der jeweiligen Firma durchgeführt. Der Finmatics-Download kann im Vorerfassung Buchungen unter Extras → Finmatics-Download gestartet werden.

Damit die Funktion "Finmatics-Download" sichtbar ist, muss diese zuerst im Burger-Menü

eingeblendet werden.

Werden die Buchungsvorschläge/Belege manuell heruntergeladen, kommt eine Abfrage nach dem Uploadalter und der Überprüfungsstufe. Die Einstellung für die "Min. Überprüfungsstufe" empfehlen wir mit „Bestätigt von KI (Prozess)“ und die "Max. Überprüfungsstufe" mit „Bestätigt von Buchhaltung“ einzustellen. Mit dieser Einstellung werden alle von der Künstliche Intelligenz verarbeiteten Belege importiert.

Uploadalter in Tagen	Regelt, wie alt die Belege maximal sind, die importiert werden.
Min. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die mindestens erreicht sein muss.
Max. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die maximal erreicht sein darf.
Bestätigung mit Workflow	Darf nur aktiviert werden, wenn in Finmatics mit Workflows gearbeitet wird.

Hinweis

Wenn das Shared Service Center aktiv ist, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Belege die Stufe „Bestätigt von KI (Prozess)“ erhalten. Bei Fragen steht der Finmatics-Support gerne zur Verfügung.

Hinweis

Wenn Belege in Finmatics durch den Buchhalter bestätigt werden, muss in diesem Fall die Min. Überprüfungsstufe "Bestätigt von Buchhaltung" gesetzt werden.

Anschließend kommt eine Meldung, wie viele Belege erfolgreich beziehungsweise fehlerhaft importiert wurden.

Achtung!

Wird der Finmatics-Download gestartet und der Parameter Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung ist deaktiviert, erscheint ein entsprechender Hinweis. Die Dokumente werden in diesem Fall nur in der Belegablage Databox abgelegt und können anschließend über die Funktion "Neu aus Databox" in die Vorerfassung bzw. ER-Kontrolle importiert werden.

6.2. Import über Stapel

Die zweite und empfohlene Variante, wie Buchungsvorschläge von Finmatics importiert werden können, ist der Import über Stapel. Die Anlage eines Stapels soll im BMD Programm unbedingt eingerichtet werden, damit die Buchungsvorschläge z. B. stündlich von Finmatics abgeholt werden und diese automatisch für alle Firmen, in denen Finmatics im Einsatz ist, im "Vorerfassung Buchungen" ersichtlich sind.

Dazu legen Sie einmalig unter TOOLS → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition den Stapelschritt mit dem Funktionsnamen "OCR Abgleich" bzw. der Funktions-Nr. "MCS_BMDNXTSCAN_DOCPOOL_OCR_SYNC" an.

Im Fenster "Parameter setzen" kann eingestellt werden, für welche Firmen/Kunden welche Belege von Finmatics abgeholt werden sollen.

Die Einstellung für die "Min. Überprüfungsstufe" empfehlen wir mit „Bestätigt von KI (Prozess)“ und die "Max. Überprüfungsstufe" mit „Bestätigt von Buchhaltung“ einzustellen. Mit dieser Einstellung werden alle von der KI (Künstliche Intelligenz) verarbeiteten Belege importiert.

Dokumente aller Firmen und Kunde	Aktivieren, wenn alle Firmen denselben Stapelschritt haben.
Firma	Wenn es verschiedene Stapelschritte gibt, dann müssen die jeweiligen Firmen oder Kunden-IDs ausgewählt werden.
Kunden-ID	Wenn es verschiedene Stapelschritte gibt, dann müssen die jeweiligen Firmen oder Kunden-IDs ausgewählt werden.
Uploadalter in Tagen	Regelt, wie alt die Belege maximal sind, die importiert werden.
Min. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die mindestens erreicht sein muss.
Max. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die maximal erreicht sein darf.
Bestätigung mit Workflow	Darf nur aktiviert werden, wenn in Finmatics mit Workflows gearbeitet wird.

Abweichende Einstellungen werden z. B. getroffen, wenn die Belege in Finmatics durch den Buchhalter bestätigt werden. In diesem Fall muss die "Min. Überprüfungsstufe" auf "Bestätigt von Buchhaltung" gesetzt werden.

Damit der Stapel nicht jedes Mal manuell gestartet werden muss, kann eine Geplante Ausführung hinterlegt werden.

Achtung!

Bei der geplanten Ausführung muss unbedingt der Ausführende BMDUser kontrolliert werden. Wenn auf der Firma/FIBU beispielsweise ein Datenbesitzer hinterlegt ist, muss der Ausführende BMDUser ebenfalls der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.

Hinweis

Aktuelle Fibu

Damit beim Import die Fibu und das dazugehörige Vorerfassungsbuch ermittelt werden können, muss die Einstellung "Aktuelle Fibu" am Firmenstamm korrekt gesetzt sein.

Achtung!

Wenn in Finmatics Seiten gelöscht werden, werden diese nicht abgeholt. Das bedeutet, wenn zu Finmatics ein mehrseitiges Dokument hochgeladen wird und in Finmatics aus dem mehrseitigen Dokument Seiten gelöscht werden, dann sind nach dem Finmatics-Download weniger Dokumente vorhanden, als hochgeladen wurden.

6.2.1. Stapelanlage mit unterschiedlichen Überprüfstufen

Wenn es Firmen/Mandanten mit der Min. Überprüfungsstufe „Bestätigt von KI (Prozess)“ und Firmen/Mandanten mit der Min. Überprüfungsstufe „Bestätigt von Buchhaltung“ gibt, muss ein weiterer Stapelschritt mit F5 „Neu“ hinzugefügt werden. Es müssen die jeweiligen Firmen manuell zugeordnet werden.

In diesem Bespiel werden Firma 200000 und 200002 mit der Min. Überprüfstufe "Bestätigt von KI (Prozess)" abgeholt.

Mithilfe des "+", kann ein weiterer Stapelschritt hinzugefügt werden.

Dieser Stapelschritt wird mit der Min. Überprüfstufe "Bestätigt von Buchhaltung" eingestellt und die jeweiligen Firmen hinzugefügt.

Wenn bei Finmatics-Workflows in Verwendung sind, muss hier ebenfalls ein eigener Stapelschritt angelegt und die betreffende Firma ausgewählt werden.

7. Weiterverarbeitung im Vorerfassung Buchungen

7.1. Wichtige Funktionen

Im Programm "Vorerfassung Buchungen" stehen Ihnen nützliche Funktionen zur Verfügung (evtl. müssen diese noch im Burger-Menü

hinzugefügt werden).

7.1.1. Splittbuchung

In der Vorerfassung kann unter anderem eine Buchung aufgesplittet werden oder eine bestehende Splittbuchung in eine einfache Buchung umgewandelt werden.

Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Splittbuchung.

7.1.2. Dokumente trennen/zusammenfügen

Sollten Belege nicht richtig getrennt worden sein, können diese in der integrierten Dokumentenvorschau getrennt oder zusammengefügt werden. Die integrierte Dokumentenvorschau kann auch auf dem zweiten Bildschirm geöffnet werden (

Die Dokumente können nur getrennt oder zusammengefügt werden, wenn die Buchung im Programm "Vorerfassung Buchungen" noch nicht verbucht wurden. Wenn die Buchung bereits verbucht ist, stehen in der Ansicht der integrierte Dokumentenvorschau keine Funktionen für die Bearbeitung des Dokuments mehr zur Verfügung.

Hinweis

Wenn ein Dokument getrennt wird, dann werden die getrennten Seiten nochmals zu Finmatics hochgeladen und die Buchung ist wieder gesperrt, bis der Finmatics-Download durchgeführt wurde.

Hinweis

Wir empfehlen, die Belegtrennung bzw. das Zusammenfügen von Belegen in der BMD NTCS durchzuführen.

Wenn Dokumente einzeln über die Belegablage Databox hochgeladen werden und diese Belege zusammengefügt werden müssen, sollte dies unbedingt über die integrierte Dokumentenvorschau in der BMD Software erfolgen. Wenn über Finmatics die Belege zusammengefügt werden, bleibt eine gesperrte Buchung in der Vorerfassung bestehen, bis der OCR-Status zurückgesetzt wird.

7.1.3. Buchungen abgrenzen

Im Programm "Vorerfassung Buchungen" ist es möglich, Buchungen abzugrenzen.

Nähere Informationen finden Sie unter Abgrenzung.

7.1.4. Buchungen verschieben

Über die Funktion "Buchungen verschieben" können bereits erfasste Buchungen in eine andere FIBU, in ein anderes Buch oder in eine andere Periode verschoben werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Vorerfassung Buchungen.

7.1.5. Weitere Funktionen

Im Vorerfassung Buchungen stehen Ihnen noch weitere wichtige Funktionen zur Verfügung (Spesenverteiler, Bewirtungsrechner ...).

Genaue Beschreibungen finden Sie in der Onlinehilfe Vorerfassung Buchungen.

7.2. Verarbeitungsmöglichkeiten

7.2.1. Buchungstext

Der Buchungstext kann individuell eingestellt werden. In Finmatics haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Deaktiviert

Es wird kein Buchungstext eingefügt. Mit dieser Einstellung können Sie die Buchungstext-Einstellungen in der BMD NTCS nutzen.

In der BMD NTCS stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Suchen Kontotext
Textkürzel
Hinterlegung am Buchungssymbol
Hinterlegung am Konto
Parameter "Vorschlag Buchungstext"

Eine genaue Beschreibung können Sie in der Hilfe Vorerfassung Buchungen nachlesen.

Name des zugewiesenen Geschäftspartners (Personenkonto)

Der Buchungstext wird automatisch mit der Bezeichnung des zugewiesenen Lieferanten/Kunden befüllt.

Basierend auf vorherigen Belegen

Mit dieser Einstellung lernt Finmatics aus den bisherigen Daten.

Genauere Informationen bekommen Sie vom Finmatics-Support unter support@finmatics.com.

Name des Geschäftspartners aus dem Belegtext

Der Buchungstext wird automatisch mit der Bezeichnung des Lieferanten/Kunden aus dem Belegtext befüllt.

Ware/Leistung

Mit dieser Einstellung erstellt Finmatics einen kurzen aussagekräftigen Buchungstext anhand der Ware/Leistung.

Genauere Informationen bekommen Sie vom Finmatics-Support unter support@finmatics.com.

Beispiel

Wenn Sie bisher mit der Eingabe von „Kürzel“ bzw. „Shotcuts“ in der BMD NTCS gearbeitet haben und diese auch weiterhin nutzen wollen, dann muss in Finmatics die Einstellung „Deaktiviert“ gewählt werden.

7.2.2. Kostendaten

Über Finmatics können auch Kostendaten (Kostenstellen, Kostenträger, Kostenschlüssel, Abteilungen, Geschäftsbereiche, Dimensionen) verarbeitet werden. Wichtig ist, dass beim Finmatics-Abgleich auch alle relevanten Daten zu Finmatics synchronisiert werden.

Werden in der BMD NTCS neue Kostenstellen/-träger angelegt oder gelöscht, werden diese sofort zu Finmatics synchronisiert oder gelöscht.

Die Aktivierung der Schnittstelle für Kostendaten verursacht bei Finmatics keine zusätzlichen Kosten.

7.2.2.1. Inaktive Kostenstammdaten bzw. Beginndatum/Enddatum auf Kostenstammdaten

Damit inaktive Kostenstammdaten oder Kostenstammdaten mit einem Beginn-/Enddatum nicht zu Finmatics synchronisiert werden, gibt es eine Einstellung direkt am Kostentyp.

Dazu steigen Sie in der KORE unter Stammdaten → Kostenstammdaten ein. Mit "F6 Bearbeiten" oder "Spaltenweise bearbeiten" kann das Feld "Kost-Evidenz" geändert werden. Grundsätzlich kann mit diesem Feld eingestellt werden, wie sich die Kostennummer beim Buchen, Auswerten, bei der Anzeige in der Suchroutine oder in der Planung verhalten soll.

Wenn das Feld "Kost-Evidenz" am Kostentyp mit einer der folgenden Ausprägungen eingestellt wird, wird dieser in Finmatics "gesperrt" und kann von der Finmatics-KI nicht mehr ausgelesen werden:

nicht buchen
nicht auswerten & buchen
nicht auswerten & buchen & anzeigen

7.2.2.2. Kostendatenumstellung

Werden Kostendaten (z. B. Kostennummernumstellung) auf eine andere Nummer umgestellt oder zusammengespielt, wird nicht automatisch zu Finmatics synchronisiert. Nach der Umstellung müssen die Kostendaten in Finmatics manuell gelöscht und der Finmatics-Abgleich muss neu gestartet werden. Die Buchungen müssen ebenfalls beim Abgleich zu Finmatics neu übertragen werden.

Werden nur einzelne Kostenstellen umgestellt oder zusammengespielt, ist es sinnvoll, nur die betroffenen Kostenstellen in Finmatics zu löschen und dann den Finmatics-Abgleich durchzuführen.

Bei Fragen in Zusammenhang mit der Finmatics-Oberfläche steht Ihnen der Finmatics-Support unter support@finmatics.com gerne zur Verfügung.

7.2.3. Leistungsdatum

Das Leistungsdatum kann von Finmatics ausgelesen werden. In der BMD NTCS kann mittels Parameter eingestellt werden, welche Periode für die UVA ermittelt werden soll.

Sie finden die Einstellung unter:
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → UVA und Meldungen

Hinweis

Der Parameter kann auch länderspezifisch eingestellt werden.

Sie finden die Einstellung unter:

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Länderspezifische Einstellungen

7.2.4. Personenkonten

Standardmäßig ist die Personenkontenanlage bei Finmatics deaktiviert. Wenn Sie aber die Möglichkeit nutzen möchten und Personen automatisch angelegt werden sollen, dann können Sie die Einstellung mithilfe des Finmatics-Supports treffen.

In der BMD NTCS kann anschließend entschieden werden, ob eine Kontenanlage und/oder eine Kontenänderung beim Import durchgeführt werden soll.

Die Parametereinstellung dazu finden Sie unter:
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Konten → Import

Neue Konten legt Finmatics mit der nächsthöheren Nummer an. Gibt es das Lieferantenkonto mit der höchsten Nummer 310000 bereits, wird der nächste neue Lieferant mit der Nummer 310001 automatisch angelegt.

Eine automatische Anlage von Geschäftspartnern ist über eine vorhandene gültige, am Beleg erkennbare und lesbare UID-Nummer möglich.

Achtung!

Wenn Personenkonten von Finmatics angelegt werden, achten Sie darauf, dass beim ersten Finmatics-Abgleich die Stammdaten ordentlich angelegt sind. Name, Adressdaten, UID-Nummer und die Bankverbindung sollten unbedingt vorhanden sein, damit Finmatics nicht zusätzlich zum bestehenden Lieferanten 300000 Max Mustermann einen Lieferanten 3000001 Max Mustermann, Musterstraße 1, ATU12345678 anlegt.

Hinweis

Werden Stammdaten manuell geändert, nehmen Sie die Änderung immer in der BMD NTCS vor. Beim Speichern wird automatisch ein Abgleich zu Finmatics gestartet und die Stammdaten werden in Finmatics aktualisiert.

Sachkonten müssen ebenfalls in der BMD angelegt und gewartet werden.

Hinweis

Wird von der Finmatics-KI zu einer Person eine neue Bankverbindung ausgelesen, wird diese in das Feld "IBAN" übernommen. Beim Bearbeiten der Buchungen in der Vorerfassung oder in der ER-Kontrolle wird abgefragt, ob die Bankverbindung auf der Person gespeichert werden soll. Beim Speichern wird dann die Bankverbindung direkt zu Finmatics synchronisiert.

Die IBAN scheint nur im Feld "IBAN" auf, wenn diese auf der Person noch nicht hinterlegt ist.

Bei Ausgangsrechnungen wird die IBAN in Finmatics für die Erkennung von Geschäftspartnern nicht verwendet.

7.2.4.1. Personenkonten importieren

Werden Personenkonten importiert, muss anschließend der Finmatics-Abgleich manuell gestartet werden.

7.2.4.2. Sach- und Personenkonten umstellen/zusammenspielen

Werden Personen oder Sachkonten auf eine andere Nummer umgestellt oder zusammengespielt, wird nicht automatisch zu Finmatics synchronisiert. Nach der Umstellung müssen die Geschäftspartner bzw. die Sachkonten in Finmatics manuell gelöscht und der Finmatics-Abgleich muss neu gestartet werden. Die Buchungen müssen ebenfalls beim Abgleich zu Finmatics neu übertragen werden.

Werden nur einzelne Personen oder Sachkonten umgestellt oder zusammengespielt, ist es sinnvoll, nur die betroffenen Geschäftspartner bzw. Sachkonten in Finmatics zu löschen und dann den Finmatics-Abgleich durchzuführen.

Bei Fragen in Zusammenhang mit der Finmatics-Oberfläche steht Ihnen der Finmatics-Support unter support@finmatics.com gerne zur Verfügung.

7.2.4.3. Personenanlage in Bezug auf Finmatics und Firmengruppe

Da Finmatics kein Firmengruppenkonstrukt abbilden kann, ist Folgendes zu beachten.

Gemeinsame Personenwartung:
Wenn die Wartung unter der Hauptfirma erfolgt, dann dürfen von Finmatics keine Geschäftspartner angelegt werden. Die Wartung der Personenkonten erfolgt ausschließlich in der BMD NTCS. Werden die Personen aus der Hauptfirma in eine andere Firma der Firmengruppe übernommen bzw. von selbst verteilt, wird automatisch zu Finmatics synchronisiert.

Keine gemeinsame Personenwartung:
Wenn jede Firma in der Firmengruppe eigene Personen hat und es daher keine gemeinsame Personenwartung gibt, muss im Zusammenhang mit Finmatics nichts Besonderes beachtet werden und Personen können, wenn gewünscht, von Finmatics angelegt werden.

Hinweis

Gibt es andere Firmengruppen-Konstellationen und es kann nicht eindeutig entschieden werden, ob Geschäftspartner über Finmatics angelegt werden können oder nicht, halten Sie unbedingt Rücksprache mit unserem FIBU Support!

Achtung!

Sollte zu einem späteren Zeitpunkt die Firma in eine Firmengruppe eingegliedert werden, muss hier ebenfalls wieder darauf geachtet werden, dass bei einer gemeinsame Personenwartung die Geschäftspartner-Anlage über Finmatics deaktiviert werden muss.

7.2.4.4. Personen inaktiv stellen

Wird im CRM eine Person auf inaktiv gestellt und im Zuge dessen die unbebuchten Konten in der Buchhaltung gelöscht, dann wird die Person in Finmatics ebenfalls gelöscht.

7.2.4.5. Buchungssperre auf der Person

Wird eine Buchungssperre auf der Person gesetzt, wird diese Änderung zu Finmatics übertragen und die Person ist in Finmatics nach der Synchronisation ebenfalls als gesperrt gekennzeichnet.

7.2.5. Rechnungsnummern

7.2.5.1. Rechnungsnummer als interne Belegnummer

Wenn die Rechnungsnummer bei Eingangsrechnungen als interne Belegnummer importiert werden soll, dann muss der Parameter "Beleg-Nr verarbeiten" auf "0 - BelegNr" eingestellt werden.

Den Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Archiv:

Im Finmatics-Portal muss die interne Rechnungsnummer-Vergabe deaktiviert werden:

Nach dem Finmatics-Download oder automatisch über den Stapel sind die Buchungen im Vorerfassung Buchungen ersichtlich.

7.2.5.2. Rechnungsnummer als externe Belegnummer

Wenn die Rechnungsnummer bei Eingangsrechnungen als externe Belegnummer übernommen werden soll, dann muss der Parameter "Beleg-Nr verarbeiten" auf "1 - Externe BelegNr" eingestellt werden.

Den Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Archiv:

Weiters muss am Buchungssymbol die automatische Belegnummererhöhung aktiviert werden. Dazu muss im Feld Beleg-Nr-Vorschlag "BelegNr erhöhen" eingestellt werden.

Die Einstellung dazu finden Sie unter FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbol.

Zusätzlich muss im Finmatics-Portal die interne Rechnungsnummervergabe deaktiviert werden.

Nach dem Finmatics-Download oder automatisch über den Stapel sind die Buchungen im Vorerfassung Buchungen ersichtlich.

Hinweis

Damit im Vorerfassung Buchungen die externe Belegnummer ersichtlich ist, muss die Spalte "Ext. Beleg-Nr" eingeblendet und die Feldauswahl gespeichert werden.

7.2.6. Konditionen

Finmatics kann Konditionen von der Rechnung auslesen. Diese werden dann auf die Buchung übernommen. Liest Finmatics keine Konditionen aus, werden diese auch nicht übergeben, und es greifen die Konditionen vom Personenkonto.

Wenn die Konditionen von Finmatics nicht ausgelesen und übergeben werden sollen, sodass immer die Hinterlegung vom Personenkonto übernommen wird, wenden Sie sich bitte für diese Einstellung an den Finmatics-Support unter support@finmatics.com.

7.2.7. Steuercode

Steuercodes werden bei Finmatics anhand von Informationen am Beleg mit hinterlegten Steuersätzen abgeglichen und vorhergesagt.

Wenn eine Rechnung nicht versteuer wird oder es keine Steuer gibt, dann übernimmt Finmatics "0 - Keine Steuer". In der BMD NTCS wird dann der Steuercode 80 bei Eingangsrechnungen bzw. Steuercode 81 bei Ausgangsrechnungen übergeben.

7.3. Verbuchung

Sind alle Buchungen mit dem Farbcode „grün“ gekennzeichnet, können die Buchungen verbucht werden. Beim Verbuchen der Vorerfassung werden die korrigierten Buchungen an Finmatics übertragen und die Künstliche Intelligenz kann dazulernen.

Wird eine Buchung nach der Verbuchung aus der Vorerfassung, aus der ER-Kontrolle oder aus der Bankauszugsverbuchung (E/A-Rechner) geändert und es ist Finmatics am Firmenstamm aktiviert und eine ExtDocID auf der Buchung vorhanden, dann werden die Änderungen zu Finmatics nochmals synchronisiert.

Berücksichtigt werden relevante Felder auf der Buchung (Konto, Gegenkonto, Betrag, Kostendaten etc.).

Hinweis

Buchungen, die über Finmatics verarbeitet worden sind, werden mit dem Kennzeichen "321 Buchungsvorerfassung/BaKaWa aus Finmatics" versehen.

8. Besonderheit Einnahmen-/Ausgabenrechner ohne Offene Posten

8.1. Dummy Personenkonto

Legen Sie vor dem ersten Abgleich der Firma zu Finmatics unbedingt einen Dummy Kunden und einen Dummy Lieferanten an, beispielsweise den Kunden "200000 Finmatics" und den Lieferanten "300000 Finmatics".

Finmatics wird die Personenkonten (Kunden und Lieferanten) anlegen und diese werden in der Vorerfassung bei den Buchungsvorschlägen ersichtlich sein. In weiterer Folge könnten die ER und AR verbucht werden und ganz normal weitergearbeitet werden oder nur die Kontierung aus der Vorerfassung (Sachkonto und Dokument) in der Bankauszugsverbuchung verwendet werden.

8.2. Vorerfass-Belege Bankauszugsverbuchung

Soll weiterhin nur die Zahlung verbucht werden (ER und AR bleiben als Buchungsvorschläge in der Vorerfassung und werden nie verbucht), können Sie am Fibu-Stamm im Feld "177 Vorerfass-Belege für Bankauszugsverbuchung" einstellen, welche Rechnungen (ER oder AR) aus der Vorerfassung in der Bankauszugsverbuchung verwendet werden.

Anschließend arbeiten Sie ganz normal mit der Bankauszugsverbuchung, in dem Sie z. B. die CAMT-Datei(en) einlesen. Aufgrund der oben genannten Einstellung wird sich die Bankauszugsverbuchung das Dokument und die Kontierung (Sachkonto) aus der Vorerfassung holen.

Je nach Mandant/Firma können die dazugehörigen Einstellungen abweichen. In den meisten Fällen wird über die Volltextsuche (Einstellung in der Bankauszugsverbuchung) die Zuordnung durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen.

Bestehende Regeln in der Bankauszugsverbuchung werden erst angewandt, wenn z. B. keine Kontierung in der Vorerfassung vorhanden ist. Es ist möglich, dass das Dokument aus der Vorerfassung zur Zahlung zugeordnet wird und das Sachkonto anhand einer Regel kontiert wird.

Für die manuelle Zuordnung steht die Funktion "Vorerfassung Buchungen" zur Verfügung.
Die Funktion "Zuordnung auflösen" löst die Zuordnung der Zahlung zur Vorerfassung auf.

Wird z. B. weniger bezahlt (mit Skonto) können die offenen Rechnungen bei der manuellen Zuordnung in der Vorerfassung als "bezahlt" gekennzeichnet werden, damit diese beim nächsten Mal nicht mehr zur Auswahl stehen und in der Liste der offenen Rechnungen nicht mehr aufscheinen.

Wird ein PDF-Kontoauszug für die Archivierung mit eingelesen, ist im Feld "Dokumententyp Zahlung" ersichtlich, ob ein Rechnungsdokument/eine Rechnung aus der Vorerfassung gefunden und zugeordnet worden ist.

Der Ablauf funktioniert wie folgt: Die Rechnungen werden mit den gewohnten Belegarten AR/ER an Finmatics übertragen, dort kontiert, und anschließend in das Programm "Vorerfassung Buchungen" zurückgespielt. Beim Einlesen des Kontoauszugs in die Bankauszugsverbuchung wird je nach Einstellung (Volltextsuche, Regeln) eine Zuordnung zur entsprechenden Zahlung vorgenommen. Die Kontierung und das Dokument werden aus der Vorerfassung übernommen.

9. Finmatics über ER-Kontrolle

Für die Weiterverarbeitung der Belege von Finmatics steht Ihnen auch die ER-Kontrolle zur Verfügung.

In der ER-Kontrolle werden, wie im Vorerfassung Buchungen, die Buchungen automatisch beim Hochladen des Dokuments angelegt.

Zum Hochladen steht Ihnen in der BMD NTCS die Belegablage Databox zur Verfügung. Die Klienten können die Belege über die BMD Com und über die App BMD Go hochladen.

9.1. Parametereinstellungen

Folgende FIBU Parameter müssen für die Verarbeitung über die ER-Kontrolle gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen

Als Verarbeitungsprogramm muss ER-Kontrolle ausgewählt werden.

OCR-Erkennung Eingangsrechnungen

Für die Verarbeitung mit Finmatics ist die OCR-Erkennung zwingend zu aktivieren. Dazu ist die Ausprägung 1 - OCR mit automatischer Trennung oder 2 - OCR ohne Trennung notwendig.

1 - OCR mit automatischer Trennung: Die Belege werden in einem PDF zu Finmatics übergeben und Finmatics trennt die Belege automatisch.
2 - OCR ohne Trennung: Die Belege werden einzeln an Finmatics übergeben. Finmatics führt keine automatische Trennung der Belege durch.
3 - Keine OCR-Verarbeitung: Keine OCR-Verarbeitung bedeutet, dass die Belege in der BMD ohne Finmatics weiterverarbeitet werden. Auf alle Fälle darf bei "OCR-Erkennung Weitere" keine OCR-Erkennung aktiviert werden, da diese Belege nicht mit Finmatics weiterverarbeitet werden können.

Automatische Anlage von Buchungen in der ER-Kontrolle

Dieser Parameter muss aktiviert werden, damit beim Hochladen von Belegen in der ER-Kontrolle Buchungen automatisch mit dem Dokument angelegt werden.

9.2. Dokumente übertragen

Für die Übertragung der Dokumente zu Finmatics stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Hinweis

Werden die Belege über die BMD Com/Belegablage Databox hochgeladen und automatisch zu Finmatics weitergeleitet, ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welche und wie viele Belege hochgeladen worden sind, welche noch in Verarbeitung sind bzw. welche bereits abgeholt worden sind.

Wurden in der ER-Kontrolle Buchungen verbucht, werden die Belege beim Verbuchen von der Belegablage Databox in das Mandantenarchiv verschoben. Das heißt, wenn alle Belege verarbeitet und verbucht worden sind, ist die Belegablage Databox leer.

9.3. Import von Finmatics

Nach dem Belegupload werden automatisch in der ER-Kontrolle die Buchungssätze angelegt.

Es gibt zwei Varianten, wie die Buchungsvorschläge von Finmatics importiert werden können.

Manuell über Finmatics-Download
Automatisch mit Import über Stapel (empfohlen)

9.3.1. Finmatics-Download

Die Belege können in der ER-Kontrolle kurz nach dem Upload manuell über die Menüfunktion unter ER-Kontrolle → Finmatics-Download abgeholt werden. Im FLEX-Menü ist die Funktion in der ER-Kontrolle unter Import → Finmatics-Download ersichtlich.

Uploadalter in Tagen	Regelt, wie alt die Belege maximal sind, die importiert werden.
Min. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die mindestens erreicht sein muss.
Max. Überprüfungsstufe	Überprüfungsstufe, die maximal erreicht sein darf.
Bestätigung mit Workflow	Darf nur aktiviert werden, wenn in Finmatics mit Workflows gearbeitet wird.

Sobald die Buchungsvorschläge von Finmatics abgeholt wurden, sind die Buchungen in der ER-Kontrolle nicht mehr gesperrt und können, wie gewohnt, über die ER-Kontrolle verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter ER-Kontrolle.

Hinweis

Wenn Belege in Finmatics durch den Buchhalter bestätigt werden, muss in diesem Fall die Min. Überprüfungsstufe "Bestätigt von Buchhaltung" gesetzt werden.

9.4. Weiterverarbeitung über die ER-Kontrolle

Sobald in der ER-Kontrolle die Buchungsvorschläge von Finmatics importiert wurden, stehen Ihnen die Funktionen in der ER-Kontrolle für die Bearbeitung zur Verfügung. Wenn Sie Workflows in Verwendung haben, können auch diese nach dem Import weiterhin genutzt werden.

Achtung!

Die Workflows in Finmatics stehen mit den ER-Workflows in BMD in keiner Verbindung.

9.4.1. Wichtige Funktionen

OCR-Status zurücksetzen

Wenn eine Buchung aufgrund der OCR-Verarbeitung gesperrt ist, da das Dokument entweder zu Finmatics weitergeleitet wurde, oder die BMD OCR-Erkennung läuft, kann die Sperre mit der Funktion "OCR Status zurücksetzen" aufgehoben werden.

Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle → Funktionen → OCR Status zurücksetzen

Anschließend kommt eine Abfrage, ob der OCR Status für den markierten Belege zurückgesetzt werden soll.

Danach ist die Sperre auf der Buchungen aufgehoben.

OCR-Erkennung einplanen und starten

Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung gestartet werden, wenn zuvor der OCR Status zurückgesetzt worden ist. Somit wird das Dokument erneut zu Finmatics weitergeleitet.

Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle → Funktionen → OCR Status zurücksetzen

Zuordnung ermitteln

Um eine Zuordnung eines Dokuments aus der Belegablage Databox zur Erfassungszeile in der ER-Kontrolle nachprüfen zu können, kann in der Belegablage Databox die Funktion "Zuordnung ermitteln" durchgeführt werden.

Eine andere Möglichkeit ist, in der Belegablage Databox die Spalte "EXT-DocID" mit der Spalte "Beleg-DokID Extern" in der ER-Kontrolle zu vergleichen.

9.4.2. Verarbeitungsmöglichkeiten

Gegebenenfalls kann es notwendig sein, dass Einstellungen angepasst werden müssen. Genauere Informationen finden Sie unter:

9.4.3. Prüfung auf doppelte externe Belegnummer

Wenn die Eingangsrechnungen über die ER-Kontrolle verarbeitet werden, gibt es die Möglichkeit, einen Parameter für die Prüfung auf doppelte externe Belegnummern je Lieferant zu aktivieren.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Prüfung ext. BelegNr

0 - Nein

Es erfolgt keine Prüfung.

1 - Ja, mit Hinweis

Beim Import wird geprüft, ob die externe Belegnummer bereits vorhanden ist. Falls das der Fall ist, wird die Buchung zwar importiert, in den Logdateien und in der Spalte "Info" ist aber ein Hinweis ersichtlich.

Im Buchungsstatus ist kein Hinweis angeführt und eine Verbuchung ist möglich, wenn die Rechnung vollständig und freigegeben ist.

2 - Ja, mit Sperre

Im Buchungsstatus ist ebenfalls der Hinweis angeführt und eine Verbuchung ist erst möglich, wenn die externe Belegnummer korrigiert und die Rechnung vollständig und freigegeben ist.

Zusätzliche Voraussetzung ist die Einstellung der Belegnummernprüfung am verwendeten Buchungssymbol im Bereich "Kontrollen" unter "Kontrolle externe Beleg-Nr". Hier ist "Kontrolle je PersKto/BuSymbol" zu hinterlegen.

9.4.4. Verbuchung

Sind alle Buchungen kontiert und freigegeben, können die Buchungen verbucht werden. Beim Verbuchen der ER-Kontrolle werden die korrigierten Buchungen an Finmatics übertragen und die Künstliche Intelligenz kann dazulernen.

Wird eine Buchung nach der Verbuchung aus der Vorerfassung, aus der ER-Kontrolle oder aus der Bankauszugsverbuchung (E/A-Rechner) geändert und ist Finmatics am Firmenstamm aktiviert und eine ExtDocID auf der Buchung vorhanden, dann werden die Änderungen zu Finmatics nochmals synchronisiert.

Berücksichtigt werden relevante Felder auf der Buchung (Konto, Gegenkonto, Betrag etc.). Die Funktion "Buchung ändern eingeschränkt" sowie Kostendaten werden aktuell nicht berücksichtigt.

Hinweis

Buchungen, die über Finmatics verarbeitet worden sind, werden mit dem Kennzeichen "321 Buchungsvorerfassung/BaKaWa aus Finmatics" versehen.

10. Finmatics mit Fremdwährung

Über Finmatics können nicht nur Beträge in Grundwährung ausgelesen werden, sondern auch Fremdwährungen. Finmatics liest die Währung und den Fremdwährungsbetrag aus, die anschließend in BMD importiert werden. Aufgrund vom Belegdatum wird der Kurs automatisch ermittelt.

Damit Fremdwährungen ausgelesen und übergeben werden, müssen vorab folgende Einstellungen getätigt werden:

In den Fibu-Stammdaten muss das Feld "Fremdwährungskonten" aktiviert sein.
Es muss eine Kurstabellennummer hinterlegt werden.
In der Kurstabelle muss für die jeweilige Währung ein aktueller Kurs hinterlegt sein (Wir empfehlen den Import von Kursen mithilfe eines Stapel zu automatisieren).

Genaue Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Onlinehilfe Buchen mit Fremdwährung.

Wenn die Einstellungen korrekt getätigt worden sind und in Finmatics eine Fremwährungsrechnung erkannt wird, wird der Fremdwährungsbetrag in BMD übergeben. Die automatische Kursumrechnung erfolgt auf Basis des hinterlegten Kurses in der Kurstabelle. Den Eurobetrag sehen Sie in der Spalte "GW-Betrag".

Beispiel

Finmatics erkennt eine Rechnung in USD und einen Fremdwährungsbetrag von 10.000 USD.

Der Fremdwährungsbetrag aus Finmatics landet im Feld "Betrag". Anhand des Kurses aus der hinterlegten Kurstabelle wird der Fremdwährungsbetrag in die Grundwährung umgerechnet. Der Grundwährungsbetrag ist im Feld "GW-Betrag" ersichtlich. Der Kurs wird aufgrund des ausgelesenen Belegdatums aus der Kurstabelle ermittelt.

11. Besonderheit Schweiz

11.1. Geschäftspartner-Neuanlage

Über Finmatics kann man für Geschäftspartner mit dem Land Schweiz die Unternehmens-ID eintragen bzw. automatisch ermitteln. Die Unternehmens-ID wird im Finmatics-Portal im Feld "USt-IdNr" erfasst. Wird ein Beleg abgeholt und ist im Feld "USt-IdNr" eine Unternehmens-ID Schweiz eingetragen, dann können die Daten des Geschäftspartners automatisch ergänzt werden. Damit die restlichen Felder bei der Anlage der Geschäftspartner automatisch befüllt werden, muss der Parameter "UnternehmensID Schweiz prüfen" auf "2 - Online" gestellt werden.

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → UnternehmensID Schweiz prüfen

Durch das Setzen des Parameters wird die Steuernummer ausgelesen und angezeigt. Beim Speichern wird die Unternehmens-ID ohne Zusatz "MWST" in das Feld "Unternehmens-ID" übernommen und die restlichen Daten werden anhand des Handelsregisters befüllt.

11.2. Zahlungsreferenz

Damit in Finmatics die Zahlungsreferenz ausgelesen und übergeben wird, muss das Feld "Zahlungsreferenz" im Finmatics-Portal eingeblendet sein. Um das Feld einzublenden und alle notwendigen Konfigurationen einzustellen, wenden Sie sich bitte an den Finmatics-Support unter support@finmatics.com.

12. Zweistufiger OCR-Prozess

Damit in der my BMD Com bzw. in der BMD Com Finmatics auch in Zusammenhang mit dem Zahlungsvorschlag verwendet werden kann, wurde die Belegverarbeitung um den zweistufigen OCR-Prozess erweitert. Dieser Prozess bietet den Vorteil, dass im ersten Schritt die Belege durch die OCR-Erkennung verarbeitet und auf die Buchung übernommen werden, wobei wesentliche Informationen, wie der für den Zahlungsvorschlag erforderliche Betrag, ausgelesen werden. Im zweiten Schritt übernimmt die Finmatics-KI die Bearbeitung der Belege und ergänzt die fehlenden Daten der Rechnung mithilfe von KI-gestützten Algorithmen. Es werden von Finmatics keine bestehenden Daten auf der Buchung überschrieben.

Während der Belegverarbeitung durch Finmatics können Sie in der my BMD Com bzw. in der BMD Com die Rechnungen bezahlen, ohne zu warten, bis die Rechnungen von Finmatics fertig verarbeitet worden sind. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie Belege und Rechnungen effizient verarbeiten können, ohne den Ablauf der Zahlungen zu unterbrechen.

Für diese Einstellung muss der Parameter FIBU → Allgemein → (Belegablage) Databox → OCR-Prozess → 2-stufiger OCR-Prozess (BMD OCR-Erkennung und Finmatics) eingestellt werden.

Der zweistufige OCR-Prozess ist über folgende Verarbeitungsprogramme möglich:

12.1. Ablauf in der Belegablage Databox

1. Schritt: Das Dokument wird über die BMD Com/my BMD Com/etc. hochgeladen und die OCR-Erkennung läuft. In diesem Schritt ist in der Spalte "Status" eine Uhr ersichtlich. Die OCR-Erkennung wird beim zweistufigen OCR-Prozess immer ohne automatische Trennung durchgeführt.

2. Schritt: Wenn die OCR-Erkennung fertig ist, wird das Dokument zu Finmatics weitergeleitet und anhand von KI-Algorithmen ergänzt. In diesem Schritt ist in der Spalte "Status" ein lila Punkt ersichtlich und in den Spalten "Ext. Process" bzw. "Ext. Process State" erkennt man ebenfalls, dass das Dokument erfolgreich zu Finmatics übertragen wurde. Bei diesem Schritt kann die Buchung bereits in der NTCS bearbeitet werden. Die geänderten/ergänzten Daten werden beim Abgleich von Finmatics nicht überschrieben.

3. Schritt: Wenn die Verarbeitung von Finmatics fertig ist und der Beleg über den automatischen Finmatics Stapel bzw. über den manuellen Finmatics-Download abgeholt wurde, ist in der Databox ein grüner Punkt in der Spalte "Status" bemerkbar. In der Spalte "Ext. Process" ist auch erkennbar, dass der Beleg bereits abgeholt wurde. Nach der Verbuchung verschwindet das Dokument aus der Belegablage Databox.

Wenn am Personenkonto ein Gegenkontovorschlag hinterlegt ist, wird dieser bei der OCR-Erkennung nicht übernommen. Wenn mit Finmatics gearbeitet wird, soll die Kontierung immer von Finmatics übernommen werden.

Hinweis

Die Funktion "OCR-Status zurücksetzen" ist aktiv, wenn die OCR-Erkennung läuft, aber auch wenn das Dokument zu Finmatics weitergeleitet wurde.

Wird eine Buchung inkl. Dokument im zweiten Schritt (Finmatics) im zweistufigen OCR-Prozess gelöscht, wird auch das Dokument in Finmatics automatisch gelöscht.

Achtung!

Beim zweistufigen OCR-Prozess wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt, unabhängig davon, wie der Parameter "OCR-Erkennung" eingestellt ist. Der Grund dafür ist, dass der Beleg nach der OCR-Erkennung bereits bezahlt sein kann.

Wenn im Nachhinein manuell oder über Finmatics ein Dokument gesplittet wird, das aber bereits bezahlt wurde, könnte das Dokument nach der fertigen OCR-Erkennung oder dem Finmatics-Download nicht mehr mit dem Ursprungsdokument von der Überweisung übereinstimmen (z. B. bei fehlerhafter Trennung, manueller Trennung etc.).

13. Finmatics-Systemstatus

Auf der Finmatics-Statusseite https://status.finmatics.com/ kann jederzeit der aktuelle Systemstatus abgerufen werden.

Die Seite bietet außerdem einen Überblick, ob es Ausfälle gab oder Wartungszeiten in Zukunft geplant sind.

14. Übersicht der möglichen Felder in Finmatics > BMD

14.1. Finmatics-Felder, die in BMD berücksichtigt werden

Finmatics	BMD
Rechnungsnummer	Beleg-Nr.
Externe Rechnungsnummer	Ext. Beleg-Nr.
Rechnungsdatum	Belegdatum
Geschäftspartner	Lieferant/Kunde
Kontonummer	Aufwands-/Erlöskonto/Sachkonto
Prozent Steuern	Prozentsatz
Steuercode	Steuercode
Gesamtbetrag Brutto	Betrag
Notiz	Notiz
Gesamtbetrag Steuer	Steuerbetrag
Buchungstext	Buchungstext
Zahlungsreferenz	ZV-Zahlungsreferenz
Fakturentyp	wird berücksichtig, ob Rechnung/Gutschrift
Buchungsperiode	Periode
Währung	WAE
UST-ID Nr.	UID-Nr.
IBAN	IBAN
Geschäftspartner	Bank
Kostenstelle	Kostenstelle
Kostenträger	Kostenträger
Abteilung	Abteilung
Dimension	Dimension
Geschäftsbereich	Geschäftsbereich
Kostenschlüssel	Schlüssel
Zahlungsbedingung	Zziel, Skonto%, Skontotage
Buchungskategorie	Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung/Kassa
Steuerbetrag	Steuerbetrag
Nettobetrag	Betrag (je nach Einstellung netto/brutto)
Bruttobetrag	Betrag (je nach Einstellung netto/brutto)
Gesamtbetrag Netto	Betrag (je nach Einstellung netto/brutto)
Workflowstatus	Der Beleg wird importiert, sobald der Finmatics-Workflow abgeschlossen ist.
Lieferdatum	Leistungsdatum
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 01 (numerisch; 15,9 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 02 (numerisch; 15,9 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 03 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 04 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 05 (numerisch; 10 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 06 (numerisch; 10 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 07 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 08 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 09 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 10 (alphanumerisch; 300 Stellen)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 11 (Datumsformat TT.MM.JJJJ)
Freifeld Bezeichnung wird in Finmatics individuell vergeben	Buchen-Freifeld 12 (Datumsformat TT.MM.JJJJ)

14.2. Finmatics-Felder, die nicht in BMD berücksichtigt werden

Zahlungsdatum
Kommentarfeld
Verified
Risiko
ID
Client
Gesellschafter
Kundennummer
LS-Nr.
Bank statement no
Zahlungsstatus
Bestellnummer
Bestellnummern
Externer Benutzer
Buchungsdatum
Leistungszeitraum
Equipment Nummer
Auftrag
Kopfzeilentext
Beginn der Leistungserbringung
Ende der Leistungserbringung
Positionstext
Basisdatum
Zahlungsart
Position
Produktnummer
Projektnummer
Menge
Skontobetrag
Ungeplante Nebenkosten
Einheit
Stückpreis Netto
Auslöser für externe Zahlungen
Fälligkeitsdatum (Zahlungsbedingungen werden berücksichtigt)
Beleg-Kategorie (Fakturentyp wird berücksichtigt)

15. Banktransaktionen mit Finmatics verarbeiten

In Finmatics können Banktransaktionen digital verarbeitet werden. Dazu wird der PDF-Kontoauszug in Finmatics hochgeladen und als CSV-Datei im George-Format exportiert. Diese Datei kann anschließend über die Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden. Eine Kontrolle der Datei ist immer notwendig, da nicht garaniert werden kann, ob die CSV-Datei von Finmatics korrekt bzw. vollständig ist!

Bei Fragen oder Problemen zur Digitalisierung von Banktransaktionen wenden Sie sich bitte an support@finmatics.com.

Hinweis

Wir raten Ihnen auf jeden Fall von den Finmatics-CSV-Dateien ab und empfehlen das Arbeiten mit Camt.053, MT940-Dateien in der Maximalvariante oder mit CSV-Dateien, die Ihnen Ihre Bank zur Verfügung stellt.

In diesen Dateien sind die meisten Informationen enthalten und Sie erreichen damit den höchsten Automatisierungsgrad!

Außerdem sind die Dateien von der Bank immer dem aktuellen Standard angepasst und können ohne Probleme in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.

16. Deaktivieren von Finmatics

16.1. Firmenstamm

Soll Finmatics bei einer Ihrer Firmen nicht mehr verwendet werden, muss das Feld "479 Finmatics" am Firmenstamm deaktiviert werden.

16.2. Stapel

Der Finmatics-Stapel sowie auch die geplante Ausführung müssen ebenfalls deaktiviert werden.

Bei Cloud-Kunden muss die Einstellung für die geplante Ausführung die BMD Technik vornehmen.

16.3. FIBU Parameter

16.3.1. Parameter OCR-Erkennung

Der Parameter "OCR-Erkennung ..." kann aktiviert bleiben – entweder mit der Einstellung "OCR mit automatischer Trennung" bzw. "OCR ohne Trennung". Da Finmatics deaktiviert worden ist, wird das Dokument nicht zu Finmatics weitergeleitet, sondern über die BMD OCR-Erkennung verarbeitet.

Beim Hochladen von Belegen in der Databox, BMD Com, my BMD Com oder über die App BMD Go läuft im Hintergrund die OCR-Erkennung und die Belege können dann über "Vorerfassung Buchungen", über die "ER-Kontrolle" oder über den BMD Scan weiterverarbeitet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung.

16.3.2. Parameter Verarbeitungsprogramm hinterfragen

Je nachdem, ob die Dokumente über das Programm "Vorerfassung Buchungen", "ER-Kontrolle" oder über den "BMD Scan" weiterverarbeitet werden, muss noch der Parameter "Verarbeitungsprogramm …" geprüft werden. Standardmäßig ist der Parameter auf "Automatische Ermittlung" gestellt. Das bedeutet, falls Bücher in der Vorerfassung angelegt sind, ist der Typ automatisch die Vorerfassung. Wenn keine Bücher in der Vorerfassung sind, bleibt der Typ "Papierlos Buchen".

Falls Bücher im Vorerfassung Buchungen vorhanden sind, aber dennoch über papierloses Buchen gearbeitet werden soll, kann der Parameter auf "Papierlos Buchen" eingestellt werden.

Wenn über die ER-Kontrolle gearbeitet werden soll, muss der Parameter "Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen" manuell auf "ER-Kontrolle" gestellt werden.