FAQ Finmatics
Grundlegende Informationen finden Sie unter Finmatics.
Inhalt
1.6. Was muss man beachten, wenn ein Mandant nicht nur eine Buchhaltung hat, sondern zwei oder mehr?
Einrichtung
Woran kann es liegen, dass beim Finmatics-Abgleich nicht alle Buchungssymbole abgeglichen werden?
Standardmäßig werden beim Finmatics-Abgleich die Buchungssymbole/Trainingsdaten AR, ER und KA zu Finmatics synchronisiert. Welche Daten abgeglichen werden, lässt sich beim Finmatics-Abgleich kontrollieren.
Wenn es individuelle Buchungssymbole gibt, muss vorab dazu ein Buch in der Vorerfassung angelegt werden. Details können Sie unter Anlage von Büchern in Vorerfassung Buchungen nachlesen.
Falls Vorerfassbücher vorhanden sind, aber dennoch nicht alle notwendigen Buchungssymbole zu Finmatics übertragen werden, dann muss in den FIBU Parametern kontrolliert werden, ob die OCR-Erkennung für das jeweilige Buchungssymbol aktiviert ist.
Nähere Informationen zu der Parametereinstellung finden Sie unter Parametereinstellungen.
Was ist zu tun, wenn in Finmatics keine Geschäftspartner angelegt sind, aber in der BMD NTCS Kunden und Lieferanten vorhanden sind?
Wenn im Finmatics-Portal keine Geschäftspartner vorhanden sind, muss nochmals der Finmatics-Abgleich durchgeführt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Finmatics-Abgleich.
Warum kann beim Finmatics-Abgleich das Fibu-Jahr nicht geändert werden?
Beim Abgleich werden immer alle Buchungen vom aktuellem Jahr und Vorjahr abgeglichen. Deshalb wird beim Abgleich immer die aktuelle Buchhaltung vorgeschlagen und kann im Fenster auch nicht geändert werden.
Was muss eingestellt werden, wenn Kassenbelege nicht über Finmatics verarbeitet werden sollen?
Damit Kassenbelege nicht über Finmatics verarbeitet werden, muss die OCR-Verarbeitung deaktiviert werden. Dazu ist der Parameter "OCR-Verarbeitung Kasse" auf "0 - Keine OCR-Verarbeitung" einzustellen.
Die Einstellung finden Sie unter: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein
Hinweis
 | Der Parameter kann auch firmenbezogen eingestellt werden. |
Warum kann am Firmenstamm das Feld "479 - Finmatics" nicht aktiviert werden?
Wenn am Firmenstamm das Feld "479 - Finmatics" nicht aktiviert werden kann, ist die Lizenz "Fibu Erg. Finmatics-Anbindung" noch nicht erfolgreich aktualisiert worden.
In diesem Fall muss der Lizenzdownload gestartet werden:
Nach dem Lizenzdownload muss die BMD NTCS neu gestartet werden.
Was muss man beachten, wenn ein Mandant nicht nur eine Buchhaltung hat, sondern zwei oder mehr?
Wenn bei einem Mandanten/bei einer Firma mehrere Buchhaltungen vorhanden sind und mit Finmatics verarbeitet werden sollen, muss grundsätzlich nichts Weiteres beachtet werden. Wichtig für die Verarbeitung über Finmatics ist, dass die Parameter für jede Fibu richtig gesetzt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Parametereinstellungen.
Beim Hochladen der Dokumente über die Belegablage Databox gibt es für jede Fibu einen eigenen Ordner, somit werden die Buchungen sofort in der richtigen Fibu angelegt.
Achtung!
 | Werden die Belege nicht in der BMD NTCS hochgeladen, sondern über ein Tool von Finmatics, muss die aktuelle Fibu richtig gesetzt sein. Die Buchungsvorschläge von Finmatics werden in diesem Fall immer in die aktuelle Fibu importiert. Anschließend müssen die Buchungen, mithilfe der Funktion "Buchungen verschieben" in die richtige Fibu verschoben werden. |
Hinweis
| Auch bei der alten SFTP-Variante werden die Belege immer in die aktuelle FIBU importiert. Sind mehrere FIBUs vorhanden, müssen auch hier die Buchungen in die richtige FIBU verschoben werden. |
Ist es möglich Finmatics über einen ASP-Zugang (z. B. beim Steuerberater) zu nutzen?
Ja, Finmatics kann genutzt werden, wenn z. B. der Klient über einen Cloudzugang beim Steuerberater arbeitet.
Im Vorhinein muss der Steuerberater einige Einstellungen tätigen:
- Zugangsdaten müssen hinterlegt werden.
- Finmatics muss am Firmenstamm aktiviert werden.
- Die FIBU Parameter müssen eingestellt werden.
- Bücher müssen in der Vorerfassung angelegt werden.
- Der Finmatics-Abgleich muss am Firmenstamm gestartet werden.
Genaue Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Onlinehilfe Finmatics.
Sobald die Einstellungen getätigt worden sind, kann der Klient Belege über die Belegablage Databox hochladen, den Finmatics-Download manuell starten und anschließend kontieren und gegebenenfalls die Rechnungen verbuchen. Die Abholung kann auch über einen Stapel automatisiert werden. Diese Einstellung muss ebenfalls der Steuerberater im Vorfeld treffen.
Derzeit funktioniert Finmatics über ASP nur, wenn Steuerberater und Klient auf einer Datenbank arbeiten. Wenn der Klient eine eigene Datenbank hat, werden von Finmatics eigene Zugangsdaten benötigt.
Verarbeitung
Können über Finmatics Kostenstellen verarbeitet werden?
Ja, über Finmatics können Kostendaten verarbeitet werden. Wichtig ist, dass beim Finmatics-Abgleich auch die Kostendaten an Finmatics synchronisiert werden.
Wenn bei Finmatics die Kostendaten über die künstliche Intelligenz ausgelesen werden, sind diese nach dem Finmatics-Download im Programm "Vorerfassung Buchungen" ersichtlich.
Was kann ich tun, wenn ein Dokument nicht zu Finmatics hochgeladen wurde?
Werden Dokumente nicht zu Finmatics hochgeladen, erhalten Sie in der Belegablage Databox den Status "Fehlgeschlagen".
Die fehlgeschlagenen Belege können über die Funktion mit der rechten Maustaste "Fehlgeschlagene Dokumente zu Finmatics hochladen" erneut hochgeladen werden.
Warum ein Dokument nicht zu Finmatics weitergeleitet wird, kann verschiedene Gründe haben. Mögliche Fehler für Status "Fehlgeschlagen" können beispielsweise falsche Zugangsdaten, falsche FIBU Parameter, ein nicht vorhandenes Buchungssymbol etc. sein.
In den Databox-Protokollen (Belegablage Databox → Weitere Funktionen → Extras → Protokoll) kann nachvollzogen werden, warum der Beleg den Status "Fehlgeschlagen" erhält.
In manchen Fällen hilft die Funktion "Fehlgeschlagene Dokumente zu FINMATICS hochladen" nicht. Hier muss das Dokument neu in die Belegablage Databox geladen werden oder die Funktion "OCR-Erkennung einplanen und starten" durchgeführt werden.
Welche Dateien können mit Finmatics verarbeitet werden?
Von Finmatics können alle gängigen Bildformate (z. B. PDF, TIF ...) verarbeitet werden.
Eine Verarbeitung mit Excel-/Worddokumenten ist nicht möglich.
Kann Finmatics das Leistungsdatum auslesen?
Das Leistungsdatum kann von Finmatics ausgelesen werden.
In der BMD Software kann mittels Parameter eingestellt werden, welche Periode dann für die UVA berücksichtigt werden soll.
Sie finden die Einstellung unter: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → UVA/Meldungen
Hinweis
| Der Parameter kann auch länderspezifisch eingestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Länderspezifische Einstellungen  |
Was tun, wenn in der BMD NTCS im Programm "Vorerfassung Buchungen" keine Buchungen angelegt wurden?
Wenn im Programm "Vorerfassung Buchungen" keine Buchungsvorschläge angelegt wurden, soll unbedingt die Belegablage Databox kontrolliert werden.
Wenn in der Belegablage Databox Dokumente ersichtlich sind und diese auch bereits den Status "grün" haben, wurden diese schon erfolgreich von Finmatics abgerufen. Es fehlt dann nur noch die Buchung im Programm "Vorerfassung Buchungen".
Mögliche Ursachen:
- Auf der Firma/Fibu ist ein Datenbesitzer hinterlegt, welcher dem ausführenden BMD User (auf der geplanten Ausführung am Finmatics-Stapel hinterlegt) nicht zugeordnet worden ist.
- Parameter Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung ist nicht aktiviert.
Die Dokumente, die bereits von Finmatics abgerufen werden, können mithilfe der Funktion "Neu aus Databox" in das Programm "Vorerfassung Buchungen" importiert werden.
Vorerfassung Buchungen → Dokument → Neu aus Databox
Wenn im Feld "Anzeige" auf "Alle" umgeschaltet wird, sind alle Dokumente aus der Belegablage Databox ersichtlich.
Mittels Multi-Select können auch mehrere Dokumente in das jeweilige Buch übernommen werden.
Damit zukünftig alles Buchungen automatisch im Programm "Vorerfassung Buchungen" angelegt werden, ist unbedingt der Parameter "Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung" zu kontrollieren bzw. zu aktivieren.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → (Belegablage) Databox → Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung
Weiters muss bei der geplanten Ausführung unbedingt der ausführende BMD User kontrolliert werden. Wenn auf der Firma/Fibu ein Datenbesitzer hinterlegt ist, muss der ausführende BMD User ebenfalls der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.
Genaue Informationen zu den Einstellungen für Finmatics finden Sie unter Parametereinstellungen.
Wie werden von Finmatics Gutschriften erkannt?
Eine Gutschrift wird bei Finmatics automatisch erkannt, wenn das Wort "Gutschrift" öfters als das Wort "Rechnung" vorkommt. In diesem Fall wird der Betrag mit negativem Vorzeichen in die Vorerfassung oder in die ER-Kontrolle übergeben. Ein rein negatives Vorzeichen auf der Rechnung reicht in diesem Fall nicht aus.
Über das Finmatics-Trainingscenter oder vom Finmatics-Support kann in Spezialfällen direkt eingestellt werden, dass Beträge wie gewünscht übertragen werden.
Bei weiteren Fragen steht Ihnen der Finmatics-Support unter support@finmatics.com gerne zur Verfügung.
Was muss eingestellt werden, wenn zum Beispiel die Ausgangsrechnungen nicht über Finmatics verarbeitet werden sollen, sondern über die BMD OCR-Erkennung?
Wenn die Ausgangsrechnungen nicht über Finmatics, sondern über die OCR-Erkennung verarbeitet werden sollen, muss das über die FIBU Parameter eingestellt werden.
In diesem Fall muss der Parameter "Verarbeitungsprogramm Ausgangsrechnungen" auf "Papierlos Buchen" gestellt werden.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox
Bei der Ausprägung "Papierlos Buchen" wird das Dokument nicht zu Finmatics weitergeleitet. Die Einstellung kann auch für Eingangsrechnungen und Kassenbelege getroffen werden.
Können in der BMD NTCS Rechnungen über GetMyInvoice verarbeitet werden?
Ja, GetMyInvoices kann an BMD angebunden werden. Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe GetMyInvoices.
Kann von Finmatics ein ADL-Code oder Intrastat ausgelesen bzw. erfasst werden?
ADL-Codes können von Finmatics nicht ausgelesen werden. Der ADL-Code kann jedoch am Personenkonto hinterlegt werden. Weitere Informationen zur ADL-Meldung finden Sie in der Onlinehilfe Grenzüberschreitende Dienstleistungen (ADL).
Eine Intrastat-Erfassung muss ebenfalls über BMD vorgenommen werden. Eine automatische Erfassung über Finmatics ist nicht möglich. Weitere Informationen zur Intrastat finden Sie in der Onlinehilfe Intrastat.
Wie finde ich meine Belege am schnellsten?
Sollten Belege aus Finmatics nicht im Vorerfassen Buchungen, in der ER-Kontrolle oder im Fibu-Dokumentenpool ersichtlich sein, bietet die Belegablage Databox eine zentrale Übersicht über alle importierten Belege. Dazu steigen Sie unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen in die Belegablage Databox ein.
In der Belegablage Databox können Sie in der linken Hälfte "Finanzbuchhaltung" auswählen.
Somit werden alle Belege der links oben eingegebenen Firma/Kundennummer angezeigt. Über die Funktion "Zuordnung ermitteln" erhält man die genaue Information in welchem Verarbeitungsprogramm und in welcher Periode bzw. in welchem Buch sich der Beleg befindet.
Sollte der Beleg nicht in der Belegablage Databox ersichtlich sein, wurde dieser vermutlich gelöscht. Das kann man im jeweiligen Programm im Protokoll nachvollziehen.
Im Protokoll kann in der Spalte "Textalt" nach der Finmatics-UUID (Ext.Doc-ID) gefiltert werden.
Kann bei Kassenbelegen die ausgelesene Rechnungsnummer von Finmatics als externe Belegnummer übergeben werden?
Wenn bei Kassenbelegen oder Ausgangsrechnungen die Rechnungsnummer als externe Belegnummer übergeben werden soll, muss dies bei Finmatics eingestellt werden. Nur wenn von Finmatics die interne Belegnummer und die externe Belegnummer übergeben wird, dann kommen in BMD beide Belegnummern korrekt an. Falls Sie diese Einstellung wünschen, wenden Sie sich bitte an support@finmatics.com.
Bei Eingangsrechnungen gehen Sie den Punkt Rechnungsnummer als externe Belegnummer in der Onlinehilfe zu Finmatics durch.
Wenn die Einstellung von Finmatics noch nicht getätigt wurde und Sie möchten die Rechnungsnummer als externe Belegnummer haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Mithilfe der Funktion "Spalte bearbeiten" und einer Formel kann die Rechnungsnummer in das Feld "Ext. Beleg-Nr." übertragen werden. Für die automatische Nummerierung der internen Belegnummer können Sie die Funktion "Belege nachreihen" in der Vorerfassung verwenden.
Mithilfe der Funktion "Spalte bearbeiten" und einer Formel kann die Rechnungsnummer in das Feld "Ext. Beleg-Nr." übertragen werden. Für die automatische Nummerierung der internen Belegnummer können Sie die Funktion "Belege nachreihen" in der Vorerfassung verwenden.
Mit rechter Maustaste auf die Spaltenüberschrift "Ext. Beleg-Nr", kann die Funktion "Spalte bearbeiten" aufgerufen werden
Anschließend muss "Formel verwenden" angehakt und die Formel hinterlegt werden
Danach wählen Sie "Datenbankfeld" aus
Wählen Sie das Datenbankfeld "Beleg-Nr" aus
Nachdem Sie die Umstellung gestartet haben, ist die Beleg-Nr in der externen Belegnummer
Zum Schluss muss die Beleg-Nr über die Funktion "Spalte bearbeiten" geleert werden und anschließend die Funktion "Belege nachreihen" durchgeführt werden.
Können Kreditkartenabrechnungen über Finmatics verarbeitet werden?
Für die Verarbeitung von Kreditkarten und der Bankauszüge empfehlen wir Ihnen, die Bankauszugsverbuchung zu verwenden.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.
Kreditkartenabrechnungen können über Finmatics auch verarbeitet werden, bedürfen aber einer genaueren Kontrolle der ausgelesenen Daten.
Wenn diese Variante gewünscht ist, dann muss im Vorerfassung Buchungen für jede Kreditkarte ein Kassenbuch angelegt und das jeweilige Verrechnungskonto am Buch hinterlegt werden.
Für weitere Informationen dazu kontaktieren Sie bitte unseren FIBU Support!
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Wieso kann in der Belegablage Databox der OCR-Status nicht zurückgesetzt werden?
Der OCR-Status kann in der Belegablage Databox nur zurückgesetzt werden, wenn die Verarbeitung des Belegs in Finmatics abgeschlossen ist. Wenn der Status in Finmatics auf "in Arbeit" ist, dann erfolgt beim Rücksetzen des OCR-Status eine entsprechende Meldung, dass die Funktion zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden muss.
Wenn die Verarbeitung länger als einen Tag dauert, kontaktieren Sie bitte den BMD Support.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Was kann der Grund sein, wenn der Upload in der BMD Com bei Klienten mit Finmatics sehr lange dauert?
Wenn der Upload nur in Zusammenhang mit Finmatics und der BMD Com lange dauert, lassen Sie folgende Punkte von Ihrem Techniker kontrollieren:- Der Port 443 mit TCP muss für die Finmatics-API freigegeben sein
- Kontrolle Virenscanner (Webserver)
- Kontrolle Firewall (Webserver)
Wieso ist der manuelle Finmatics-Download gesperrt?
Erscheint beim manuellen Finmatics-Download die Meldung, dass dieser aktuell nicht durchgeführt werden kann, weil er gerade vom Benutzer "XY" gesperrt ist, wird der Finmatics-Download entweder von einer anderen Person durchgeführt oder der automatische Stapel für die Belegabholung läuft durch.
- Im Programm "Datenbanksitzungsliste" sollte ein Eintrag vom entsprechenden User mit der dazugehörigen Funktionssperre ersichtlich sein.
- Im Logfile "BMDScan.log" (allgemein oder für den User) kann geprüft werden, ob noch gearbeitet wird.
- In der "Geplanten Ausführung" kann unter Extras → Letzte Ausführungen des Stapels geprüft werden, wie lange der Finmatics-Stapel sonst immer durchläuft.
