FAQ Vorerfassung Buchungen
Grundlegende Informationen finden Sie unter Vorerfassung Buchungen.Erfassung
Beim Erfassen der Buchungen wurde eine Buchung vergessen. Wie kann diese im Nachhinein ins Programm "Vorerfassung Buchungen" an der gewünschten Stelle eingefügt werden?
Nachreihung nach Belegnummer
Bei diesen Testbuchungen fehlt beispielsweise die KA 3:
Die fehlende Buchung können Sie mit der gewünschten Belegnummer neu erfassen:
Unter "Funktionen" finden Sie den Aufruf "Belege nachreihen", mit dem Sie die Belegnummernneuvergabe anstoßen können.
Danach ist die Reihenfolge der Buchungen wieder korrekt und die KA 3 hat nun auch die laufende Nummer 3.
Nachreihung nach Belegdatum
Außerdem wird beim Nachreihen der Belege das Belegdatum berücksichtigt. In diesem Beispiel wurden folgende Buchungen erfasst:
Wird im Nachhinein eine Buchung mit einem Belegdatum erfasst, welches vor der letzten Buchung liegt, und die Funktion "Belege nachreihen" wird gestartet:
Dann wird die Buchung an die richtige Stelle laut Belegdatum verschoben:
Der Saldo bzw. Saldovortrag in einem Kassen-/Bankbuch ist nicht korrekt. Was könnte die Ursache sein?
In den ersten beiden Zeilen vom Kassen- bzw. Bankbuch werden der Saldovortrag und der bereits verbuchte Saldo angezeigt. Nach dem Verbuchen erfolgt automatisch ein Abgleich des Saldos.
Im Buchungsprogramm erfasste Buchungen werden als Saldo in der Spalte "Ausgang" oder "Eingang" angezeigt, damit im Programm "Vorerfassung Buchungen" in der Saldospalte mit dem richtigen Saldo weitergebucht werden kann.
Damit der Saldo im Programm "Vorerfassung Buchungen" mit dem Saldo am jeweiligen Kontoblatt übereinstimmt, müssen alle Buchungen vom Programm "Vorerfassung Buchungen" verbucht sein! (Buchungen in Vormonaten und Vorjahren sind hier auch zu beachten!) Am besten können Sie dies überprüfen, indem Sie den Punkt Verbuchen starten. Werden im Verbuchungsfenster noch Bücher angezeigt, so befinden sich darin noch unverbuchte Buchungen. Diese können Sie dann noch verbuchen oder die Buchungen aus den Büchern entfernen.
Weiters muss zu Jahresbeginn auf dem Konto eine Eröffnungsbilanz durchgeführt werden, damit der richtige Saldo angezeigt wird.
Ist eine automatische Rechnungsabgrenzung in der Vorerfassung möglich?
Ja, eine automatische Rechnungsabgrenzung in der Vorerfassung ist möglich.
Wie sind in der Vorerfassung Splittbuchungen gekennzeichnet?
Splittbuchungen erkennt man am besten, wenn man sich die Spalte "Sp" einblendet.
Splittbuchungen sind mit einem "S" oder "s" gekennzeichnet.
Gibt es im Programm "Vorerfassung Buchungen" eine Prüfung auf doppelte Belegnummer?
Wird am Buchungssymbol die Überprüfung auf doppelte Belegnummern im Feld "Kontrolle Belegnummer" eingestellt, so wird beim Speichern der Buchung im Programm "Vorerfassung Buchungen" die Prüfung durchgeführt. Ist die Belegnummer im Journal oder im Programm "Vorerfassung Buchungen" bereits vorhanden, kommt eine entsprechende Meldung bzw. steht ein Hinweis in der Spalte "Info".
FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole
Wenn beim Verbuchen die Buchungsvorschau aktiviert wird, scheint ebenfalls ein Hinweis bei Buchungen mit bereits vorhandener Belegnummer auf:
Wie kann eine Splittbuchung im Kassenbuch mit Eingängen und Ausgängen erfasst werden?
Damit im Kassenbuch eine Splittbuchung mit Eingängen und Ausgängen erfasst werden kann, können Sie das Feld "BC" bei der Eingabe der Splittbuchung ändern.
Wird der Buchcode (BC) geändert, dann wird der Betrag im jeweils anderen Feld (Ausgang/Eingang) angezeigt.
Bitte achten Sie bei der Eingabe des Betrages auf das entsprechende Vorzeichen!
Wie kann die Konteninfo im Vorerfassung Buchungen eingeblendet werden?
Im Burger-Menü unter "Layout" kann die Konteninfo bzw. die Konteninfo Buchungen eingeblendet werden.
- Die Konteninfo wird unterhalb der Buchungszeile eingeblendet und enthält Informationen zu den in der Buchung angesprochenen Konten.
- Die Konteninfo Buchungen wird ebenfalls unterhalb der Buchungszeile bzw. unterhalb der Konteninfo eingeblendet. Hier sehen Sie die Buchungen der in der Buchungszeile angesprochenen Konten.
Wie kann im Vorerfassung Buchungen verhindert werden, dass eine Rechnung einer Scheinfirma/Scheinunternehmen/Briefkastenfirma erfasst bzw. verbucht wird?
Ist am Lieferantenkonto im Feld "Rechtstatus" die Ausprägung "Scheinunternehmen" eingestellt worden, wird beim Erfassen des Lieferanten, beim Speichern, beim Bearbeiten der Buchung und bei der Verbuchung eine entsprechende Hinweismeldungen ausgegeben.
Beim Verbuchen wird letztendlich die Hinweismeldung "Bei folgenden Eingangsrechnungen ist ein Lieferant hinterlegt, der entweder insolvent ist oder bei dem es sich um eine Scheinfirma handelt" mit Ergänzung der Rechnungsnummer und des Belegdatums ausgegeben. Die Verbuchung kann abgebrochen oder fortgesetzt werden.
Wird am Lieferanten das Kennzeichen "Scheinunternehmen" im Feld "Rechtstatus" eingestellt, dann wird automatisch eine Zahlungssperre am Lieferantenstamm gesetzt.
Nähere Informationen zu Prüfungsmöglichkeit und Einstellungen zum Thema Scheinfirma/Scheinunternehmen/Briefkastenfirma finden Sie in der Onlinehilfe Scheinunternehmen.
Buchung Bearbeiten
Mehrere Buchungen wurden in einer falschen Fibu bzw. einem falschen Buch oder einer falschen Periode erfasst. Wie können diese in die korrekte Fibu bzw. Periode oder das korrekte Buch übernommen werden?
Unter "Funktionen" finden Sie den Punkt "Buchungen verschieben". Damit können Sie bereits erfasste Buchungen in eine andere Fibu bzw. in ein anderes Buch oder eine andere Periode verschieben.
Wird die Funktion gestartet, öffnet sich folgendes Fenster zur Eingabe der gewünschten Daten:
Bei der Kostperiode kann ebenfalls ausgewählt werden, ob diese geändert werden soll (z. B. wenn die KostPeriode gleich der Buchungsperiode ist).
Die Buchungen werden geprüft, ob diese z. B. anhand der Parametereinstellungen etc. verschoben werden können. Danach wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben. Es können beispielsweise nur Buchungen in die Bücher mit dem gleichen Buchungstyp verschoben werden (ARs in ein anderes Ausgangsrechnungsbuch ...).
Wie können Funktionen wie "Buchungen verschieben" oder "Finmatics-Download" eingeblendet werden?
Funktionen, die in der Standardfeldauswahl nicht sichtbar sind, können über das Burger-Menü eingeblendet werden.
Das Burger-Menü befindet sich im Programm links oben in der Ecke.
Über die Suchleiste ganz oben, kann einfach und schnell nach der fehlenden Funktion gesucht werden.
Die Funktion kann über das grüne Häkchen zur Feldauswahl hinzugefügt werden.
Wie kann ich mir das Dokument in der Vorerfassung als eigenständiges Fenster anzeigen lassen?
Damit das Dokument als eigenes Fenster auf einem weiteren Bildschirm angezeigt wird, muss die Dokumentenvorschau als eigenständiges Fenster eingestellt werden.
Dazu starten Sie die Funktion "Layout ändern" im Programm "Vorerfassung Buchungen". Anschließend können Sie die Layouteinstellungen in der Vorerfassung anpassen.
Danach wählen Sie die Dokumentenvorschau mit der linken Maustaste aus, wodurch ein neues Fenster "Zielbereich in 'Vorerfassung Buchungen wählen" erscheint. In diesem Fenster müssen Sie die Dokumentenvorschau in den rechten Bereich "In neues eigenes Fenster verschieben" ziehen.
Im Anschluss wird Ihnen dann die Dokumentenvorschau als eigenständiges Fenster angezeigt. Damit das Layout gespeichert wird, wählen Sie die Funktion "Abschließen von 'Layout ändern'" aus.
Wie kann ich bereits verbuchte Buchungen bearbeiten?
Verbuchte Buchungen aus dem Programm "Vorerfassung Buchungen" können nicht mehr verändert bzw. kann der Verbucht-Status nicht zurückgesetzt werden.
Normalerweise können Buchungen, die aus dem Programm "Vorerfassung Buchungen" verbucht worden sind, auch in der Fibu nicht bearbeitet werden. Dies ist nur möglich, wenn bewusst der Parameter unter Allgemeine Einstellungen für Buchen → Allgemein → Bearbeiten Fremdbuchungen (Import Buchungen) im Buchungsprogramm geändert wird. Änderungen, die im Buchungsprogramm durchgeführt werden, werden jedoch nicht ins Programm "Vorerfassung Buchungen" retour übertragen. Es würde deshalb zu Abweichungen zwischen dem Programm "Vorerfassung Buchungen" und dem Buchungsprogramm kommen.
Grundsätzlich sollten falsch verbuchte Belege immer in dem Programm, in welchem sie ursprünglich erfasst wurden, storniert und nochmal neu korrekt erfasst werden. Somit entstehen auch keine Abweichungen zwischen dem Buchungsprogramm und dem Programm "Vorerfassung Buchungen".
Ein User kann manche Funktionen im Programm "Vorerfassung Buchungen" nicht sehen? Wie kann man sich selbst Funktionen ein- und ausblenden?
Im BMD Standardmenü sind nicht immer alle Funktionen enhalten. Über das Burger-Menü können alle Funktionen ein- und ausgeblendet werden.
Im Reiter "Menü" kann über das grüne Häkchen gesteuert werden, ob die Funktion im Menü angezeigt wird oder nicht.
Die Einstellung ist nur benutzerbezogen gesetzt und muss von allen Usern einmal vorgenommen werden.
Wenn ein Layout für alle Benutzer einer Firma/Kanzlei eingestellt werden soll, muss dies hier erfolgen: Administration → Layout als Standard speichern. Benutzerdefinierte Layouts müssen über die "Liste der Layouts" gelöscht werden, damit der globale Standard verwendet wird.
Wie kann die Belegnummer neu vergeben werden?
Im Programm "Vorerfassung Buchungen" kann mit der Funktion "Belege nachreihen" die Neuvergabe der Belegnummern gestartet werden. Die Funktion wird benötigt, wenn Buchungen durch Änderungen oder Löschung nicht mehr in der korrekten Reihenfolge vorliegen.
Es wird mit der Buchung der niedrigsten Belegnummer, die noch nicht verbucht ist, begonnen und nachgereiht.
Sollen die Belegnummern ganz neu vergeben werden, müssen zuerst mit rechter Maustaste auf die Spalte "Beleg-Nr" → "Spalte bearbeiten" alle Belegnummern gelöscht werden. In die oberste Buchung wird dann die niedrigste Belegnummer eingegeben und anschließend mit der Funktion "Belege nachreihen" die Belegnummern nachgereiht.
Können Buchungen ins Vorjahr in die Periode 13 verschoben bzw. als Bilanzbuchung gekennzeichnet werden?
Buchungen können über die Funktion "Buchungen verschieben" ins Vorjahr verschoben werden. Damit diese Buchungen als Bilanzbuchungen aufscheinen, muss die Buchungsart beim "Buchungen verschieben" ebenfalls geändert werden.
Die Periode 13 kann nicht ausgewählt werden. Sie können allerdings die Buchungen in den letzten Monat des Wirtschaftsjahres verschieben und als Buchungsart "Bilanzbuchungen" auswählen.
Beim der manuellen Buchung kann die Buchungsart ebenfalls geändert werden.
Wie können in der Vorerfassung mehrere Belege auf einmal gelöscht werden?
Im Programm "Vorerfassung Buchungen" gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Buchungen bzw. Belege gelöscht werden können.
Zuordnung aufheben
Wenn ein Dokument einer Buchung falsch zugeordnet worden ist, kann über die Funktion "Databox-Zuordnung aufheben, Dokument löschen" bzw. "Databox-Zuordnung aufheben, Dokument nicht löschen" die Zuordnung zwischen Dokument und Buchung aufgehoben werden. Je nachdem welche Funktion gewählt wurde, wird das zugeordnete Dokument in der Databox entfernt oder bleibt weiterhin in der Databox bestehen.
Die Funktion finden Sie unter Vorerfassung Buchungen → Dokument.
Löschen von Buchungen
Beim Löschen einer Buchung in der Vorerfassung, die mit einem Databox-Dokument verknüpft ist, erscheint eine Abfrage, ob das Dokument in der Databox ebenfalls gelöscht werden soll. Hier kann entschieden werden, ob das Dokument mitgelöscht wird oder nicht.
Buchungen löschen
Mit der Funktion "Buchungen löschen" können alle Buchung einer Periode eines gesamten Buches gelöscht werden. Es werden jedoch nur Buchungen gelöscht, die noch nicht verbucht sind. Nach dem Starten der Funktion kommt eine Abfrage nach der Periode, dem Buch und ob die zugeordneten Dokumente aus der Databox mitgelöscht werden sollen.
Die Funktion finden Sie unter Vorerfassung Buchungen → Funktionen. Diese muss gegebenenfalls über das Burger-Menü eingeblendet werden.
Verbuchung
Bei der Auswahl des gewünschten Buches für die Verbuchung erscheint die Meldung "Auf xy Buchungen ist ein nicht importiertes Dokument eingetragen. Eine Verbuchung ist nicht möglich."
Im Programm "Vorerfassung Buchungen" können auch Buchungen mittels Extras → Import Buchungen importiert werden. Wenn in einer Importdatei Dokumente angegeben wurden, werden diese automatisch importiert und archiviert.
Können Dokumente nicht richtig importiert werden, wird der Pfad auf den Buchungen im Feld "Buchungsdokumentenpfad" gespeichert. Solange im Feld "Buchungsdokumentenpfad" noch Werte vorhanden sind, kann die Verbuchung nicht durchgeführt werden. Um die Dokumente nachträglich zu importieren, können Sie unter Extras → die Funktion "Import Buchungsdokumente" starten.
Sollten diese Werte nicht gewünscht sein, kann der Pfad auch herausgelöscht werden, um die Verbuchung durchführen zu können.
In einer bereits gesperrten Periode sind im Programm "Vorerfassung Buchungen" noch Bücher bzw. Buchungen vorhanden, welche noch nicht verbucht wurden. Wie kann die Verbuchung trotzdem durchgeführt werden?
Wenn Sie im Programm "Vorerfassung Buchungen" in eine bereits gesperrte Periode einsteigen, wird oberhalb der Buchungen der Hinweis angezeigt: "Die Periode xy ist in der aktuellen Fibu gesperrt. Die Sperre wurde durch den Benutzer ... am ... aktiviert.".
Sie können unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → auf der jeweiligen Fibu das Feld "Sperre bis Periode" zurücksetzen und danach die Verbuchung nochmals starten (nach Neueinstieg in das jeweilige Buch bzw. in den jeweiligen Monat). Beachten Sie, dass die Buchungen dann in einem neuen Kreis für den jeweiligen Monat verbucht werden und gegebenenfalls eine korrigierte UVA abgegeben werden muss!
Sollen die Buchungen in eine anderen Periode verbucht werden, dann können die Buchungen mit der Funktion "Buchungen verschieben" in eine andere Periode verschoben werden.
Können Rechnungen im Programm "Vorerfassung Buchungen" "gesperrt" werden, um sie noch nicht zu verbuchen?
Es gibt im Programm "Vorerfassung Buchungen" die Möglichkeit, über die Funktion "Verbuchen bis Lfd-Nr" nur einen ausgewählten Bereich aus dem Programm "Vorerfassung Buchungen" in das Journal zu verbuchen. Nach dem Starten der Funktion muss eingegeben werden, bis zu welcher laufenden Journalnummer verbucht werden soll.
Die Verbuchung kann inaktiv sein, wenn am FIBU-Stamm das Feld 177 "Vorerfass-Belege für Bankauszugsverbuchung" aktiviert ist. Dieses Feld wird verwendet, wenn Belege auf Kunden und/oder Lieferanten aus der Vorerfassung automatisch in der Bankauszugsverbuchung ermittelt und der Zahlung zugeordnet werden. Eventuell vorhandene Kontierungen werden ebenfalls in die Bankauszugsverbuchung übernommen.
Diese Einstellung darf nur bei einer Buchhaltung ohne Offene-Posten-Verwaltung vorgenommen werden, da eine Verbuchung in der Vorerfassung damit nicht mehr möglich ist.
Weitere Informationen entnehmen Sie der Onlinehilfe Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen.
Finmatics
Warum werden von Finmatics neu angelegte Personenkonten nicht in die Vorerfassung übernommen?
Ist im Finmatics-Portal die Personenanlage aktiviert worden, kann mittels FIBU Parameter eingestellt werden, ob Änderungen und/oder Neunanlagen importiert werden.
Weitere Informationen erhalten Sie unter Personenkonten.
Ist die BMD Com für den Upload zwingend erforderlich?
Nein, die Dokumente können für die Weiterverarbeitung in Finmatics über die BMD Com, die NTCS Belegablage Databox und über die App BMD Go hochgeladen werden.
Voraussetzung ist, dass
- am Firmenstamm das Kennzeichen "Finmatics" gesetzt ist und
- die Parametereinstellungen für die Weiterleitung an Finmatics gesetzt worden sind.
Dann werden die Belege direkt zu Finmatics weitergeleitet.
Wie lang dauert die Verarbeitung von Finmatics?
Die hochgeladenen Belege werden von der Finmatics-KI innerhalb weniger Sekunden bearbeitet. Je nach Belegmenge bzw. Anzahl der hochgeladenen Seiten kann das natürlich unterschiedlich lange dauern. Werden z. B. zehn Belege hochgeladen, sollten diese im Normalfall nach wenigen Minuten zum Download zur Verfügung stehen.
Wie die Buchungsvorschläge importiert werden, können Sie unter Import von Finmatics nachlesen.
Hinweis
 | Wird in Finmatics mit dem Shared Service Centers gearbeitet, kann die Belegverarbeitung bis zu 24 Stunden dauern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Finmatics-Support. |
Wie geht man mit Buchungstexten um?
Es gibt verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für den Buchungstext. Dieser kann entweder von Finmatics übergeben werden oder man nutzt die Einstellungsmöglichkeiten aus der BMD NTCS.
Weitere Informationen finden Sie unter Buchungstext.
Ist es möglich, einen Mandanten über Finmatics zu verarbeiten und gleichzeitig diesen Mandanten papierlos zu buchen?
In den FIBU Parametern kann pro Belegtyp definiert werden, ob papierlos gebucht wird oder die Verarbeitung über Finmatics erfolgt. Die Belegtypen, die über "Papierlos buchen" verbucht werden, müssen beim Verarbeitungsprogramm "1 - Papierlos buchen" eingestellt haben.
Wenn z. B. Eingangsrechnungen über Finmatics verarbeitet, hingegen Ausgangsrechnungen und Kasse papierlos gebucht werden, müssen die FIBU Parameter wie folgt eingestellt werden:
Wie kann ich den Finmatics-Download als eigene Schaltfläche anzeigen lassen?
Damit eine Funktion als eigene Schaltfläche im Programm angezeigt wird, muss die Funktion über den Stern als Favorit gekennzeichnet werden.
Anschließend wählen Sie im Bereich "Favoriten" unter "Anzeige" den Punkt "Jeden Favoriten als einzelne Schaltfläche anzeigen" aus. Danach ist die Funktion als eigene Schaltfläche im jeweiligen Programm ersichtlich.
