GetMyInvoices
Grundlegende Informationen zur optimalen Belegverarbeitung finden Sie unter Optimale Belegverarbeitung.
Allgemeines
GetMyInvoices ist eine Cloud-Software zur automatischen Beschaffung und Verwaltung von Rechnungen und Belegen. Die Plattform verbindet sich mit Onlineportalen, E-Mail-Postfächern und anderen Quellen und lädt dort bereitgestellte Rechnungen automatisch herunter. Alle Belege werden zentral gespeichert und strukturiert aufbereitet. Anschließend werden die Belege zur Weiterverarbeitung an BMD weitergeleitet.
Voraussetzungen
Um die Schnittstelle GetMyInvoices einsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Programmversion muss mindestens auf dem Stand des Jahresupdates oder höher sein und das aktuelle Webupdate installiert.
- Archive müssen angelegt sein.
- Lizenz "FIBU-Datenübernahme und Buchungsimportschnittstellen" muss erworben werden.
- Zugangsdaten für den Einstieg in GetMyInvoices müssen vorhanden sein.
- Für die Einrichtung wird außerdem ein Einrichtungstermin gemeinsam mit BMD benötigt.
Falls Sie Fragen zu Portalanbindung in GetMyInvoices haben, steht Ihnen der Support von GetMyInvoices unter support@getmyinvoices.com gerne zur Verfügung.
Einrichtung
Lizenzaktivierung
Zur Freischaltung der Lizenz muss ein einmaliger Lizenzdownload erfolgen, diesen können Sie über die Funktion "Lizenz" im BMD Startfenster ausführen.
GetMyInvoices-API-KEY
Damit eine Verbindung zu GetMyInvoices aufgebaut werden kann, muss einmalig und pro Firma der GetMyInvoices-API-KEY hinterlegt werden.
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Den GetMyInvoices-API-KEY bekommt man direkt aus GetMyInvoices.
Steigen Sie dazu in die GetMyInvoices-Plattform ein und wählen Sie beim Benutzer → API-Zugriff aus.
Anschließend kann der API-Schlüssel kopiert und firmenbezogen im Parameter GetMyInvoices-API-KEY eingefügt werden.
Bei Fragen im Zusammenhang mit der GetMyInvoices-Oberfläche steht Ihnen der Support von GetMyInvoices unter support@getmyinvoices.com gerne zur Verfügung.
Hinweis
 | Damit es beim Abholen der Dateien zu keinem Fehler in BMD kommt, muss es sich beim Kontotyp & Paket um einen "Vollzugriff" handeln. Diese Einstellung ist in GetMyInvoices in der Mandantenverwaltung ersichtlich. Weiters darf es sich nicht um eine Testphase von GetMyInvoice handeln. |
Nachrichtentypen
In den EDI-Nachrichtentypen muss einmalig ein eigener Nachrichtentyp für GetMyInvoices angelegt werden. Dieser Nachrichtentyp kann für mehrere Firmen verwendet werden.
Folgende Felder müssen eingestellt werden:
| Schematyp-ID | Die Schematyp-ID muss einmalig angelegt werden. |
| Bezeichnung | Beliebig wählbar |
| Aktiv | Aktivieren |
| Für Import | Aktivieren |
Modus | Für GetMyInvoices muss der Modus auf GetMyInvoices-Service eingestellt werden |
Datei-Validierungsstufe | Empfehlung: keine Validierung |
Abschlussaktion | Nachrichten löschen |
Schematyp-ID
Damit die Schematyp-ID hinterlegt werden kann, muss diese zuvor angelegt werden.
Folgende Felder müssen eingestellt werden:
| Schematyp-ID | Die Schematyp-ID muss zwingend 102 sein. |
| Bezeichnung | Beliebig wählbar |
| Beschreibung | Beliebig wählbar |
| XSD-Dateipfad | https://api.getmyinvoices.com |
Databox-Vorschlagswert
In den Databox-Vorschlagswerten muss ein Datensatz mit dem Nachrichtentyp angelegt werden. Dies dient der korrekten Zuordnung der Firma, FIBU und Buchungssymbol.
FIBU → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Databox-Vorschlagswerte
Der gleiche Nachrichtentyp kann auch auf mehreren Datensätzen hinterlegt werden.
Wir empfehlen Ihnen, nur Eingangsrechnungen von GetMyInvoices abzuholen. Für Ausgangsrechnungen empfehlen wir, die Buchungen über eine Importschnittstelle zu importieren.
FIBU Parameter
Alle notwendigen FIBU Einstellungen zur Belegablage Databox finden Sie in den FIBU Parametern.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox.
Die Parametereinstellungen können entweder firmenbezogen oder allgemein getroffen werden.
Die Parametereinstellungen können entweder firmenbezogen oder allgemein getroffen werden.
Eine genaue Beschreibung zu den relevanten Parametern erhalten Sie in der Doku Optimale Belegverarbeitung unter FIBU Parameter.
Stapel
Damit die Belege von GetMyInvoices abgeholt und der richtigen Firma zugeordnet werden, wird ein Stapel benötigt.
Der Stapel wird in drei Stapelschritte aufgeteilt:
- 1. Stapelschritt: Daten von GetMyInvoices abholen
- 2. Stapelschritt: Daten validieren
- 3. Stapelschritt: Daten in die Databox übergeben
1. Stapelschritt: Daten von GetMyInvoices abholen
Im ersten Stapelschritt werden die Daten von GetMyInvoices abgeholt und in den EDI-Nachrichten gespeichert.
Funktion:
MCS_MDEDIIMPEXPORTER_PICKUPDATA
Parameter:
| STP_EDIMESSAGETYPE | Nachrichtentyp |
| STP_EDICOMPANYNO | Firmennummer (mit ; trennen) |
Wird die Funktion ausgewählt, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Firma bzw. die Firmen ausgewählt werden müssen.
Hinweis
| Mehrere Firmen können auch im Nachhinein unter "Parameter setzen" und dem Multiselect-Symbol ausgewählt werden. Wählen Sie "Parameter setzen" aus:  Anschließend können Sie über das folgende Symbol weitere Firmen zuordnen:  |
2. Stapelschritt: Daten validieren
Im zweiten Schritt werden die Daten von GetMyInvoices validiert.
Funktion:
MCS_MDEDIIMPEXPORTER_VALIDATEDATA
Parameter:
STP_EDIISIMPORT | 1 |
| STP_EDIMESSAGETYPE | Firmennummer (mit ; trennen) |
3. Stapelschritt: Daten in die Databox übergeben
Im dritten Schritt werden die Daten an die Belegablage Databox übergeben und der Firma zugeordnet.
Funktion:
MCS_MDEDIIMPEXPORTER_APPLYDATA
Parameter:
| STP_EDIMESSAGETYPE | Firmennummer (mit ; trennen) |
Geplante Ausführung
Damit der Stapel nicht jedes Mal manuell gestartet werden muss, kann eine geplante Ausführung hinterlegt werden. Wir empfehlen, den Stapel einmal am Tag durchzuführen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Stapelverwaltung.
Achtung!
 | Bei der geplanten Ausführung muss unbedingt der Ausführende BMDUser kontrolliert werden. Wenn auf der Firma/FIBU beispielsweise ein Datenbesitzer hinterlegt ist, muss der ausführende BMDUser ebenfalls der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden. Weiters benötigt der Stapeluser zwingend die Berechtigungen für den Import von EDI-Daten:  |
Hinweis
| Bei der Abholung wird in einem internen Parameter die letzte Abholung (im Format yyyy-mm-dd hh:nn:ss.zzz) automatisch mitgeschrieben. ParamName: ENT_GMYI_LASTPICKUPMO Dieser Parameter darf auf keinen Fall verändert werden. |
