Ein typisches Beispiel für die Verwendung von BMD Com ist der Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient. Aber natürlich ist auch jedes andere Einsatzgebiet sinnvoll, bei dem Informationen aus den BMD Programmen im Internet zugänglich gemacht werden sollen.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung und im Controlling geht es im Speziellen um zwei Bereiche:

Diverse Ausdrucke sollen dem BMD Com-Benutzer zur Verfügung gestellt werden.
Über das BaKaWa sollen Buchungen vom BMD Com-Benutzer an den BMD Com-Betreiber übertragen werden.

Mit dem BaKaWa ist es auf sehr einfache Art möglich, die Kassen-, Bank-, Eingangsrechnungs- und Ausgangsrechnungsbücher eines Unternehmens zu erfassen. Die erfassten Daten können kontiert und in die BMD Software übergeleitet werden. Der Vorteil dieses Programms ist, dass der Mandant keine eigene Installation benötigt, sondern über die Internetplattform des BMD Com-Betreibers die Buchungen erfassen kann.

Alle FIBU Funktionen für Ihren BMD Com-Anwender finden Sie unter der Dokumentation BMD Com - FIBU - Funktionen.

Hinweis

Zur Ausführung der Webanwendungen sollten unbedingt die Browser Google Chrome oder Microsoft Edge verwendet werden! Andere Browser werden nicht unterstützt und es kann zu Darstellungsproblemen kommen.

Nähere Details zu den Voraussetzungen für BMD Internetprodukte finden Sie auf unserer Homepage.

2. Lizenzen und Funktionen

Hier finden Sie einen Überblick über die Lizenzen und Funktionen für BMD Com und my BMD Com.

* Der my BMD Com-Benutzer beinhaltet die BMD Com Pro-Benutzerfunktionen. Es können nicht alle Funktionen in der my BMD Com dargestellt/verwendet werden (z. B. Fibu-Ausdrucke, Skontorechner …).

** Der Zahlungsvorschlag kann auch ohne Verbuchen in der BMD Com und my BMD Com überwiesen werden

***Neuanlage & Bearbeiten von Kunden- und Lieferantenstammdaten ist nur in Verbindung mit der FIBU-Vorerfassen oder der Faktura Lizenz möglich!

**** für die ER-Kontrolle mit erweiterter Erfassung ist zusätzlich die Lizenz FIBU-Vorerfassen notwendig!

Welche Lösung sich für welchen Mandanten eignet, finden Sie auch auf unserer Homepage.

2.1. Voraussetzung für BMD Com

Für die Verwendung von BMD Com muss in der NTCS eine eigene Firma mit der dazugehörigen FIBU angelegt werden. Weiters muss ein Kunde unter der eigenen Firma existieren. Auf diesem Kunden muss die Firma des Klienten im Feld "entspricht Firma" hinterlegt werden. Nähere Informationen zur Anlage entnehmen Sie bitte der Dokumentation Stammdaten Allgemein.

Zusätzlich muss noch ein eigener Benutzer angelegt werden. Dies geschieht in der NTCS über TOOLS → Administration → Berechtigung → BMD Com-Benutzer. Eine genauere Beschreibung zur Benutzer- und Rechteverwaltung und zu den Lizenzen in BMD Com finden Sie in der allgemeinen Dokumentation für BMD Com unter BMD Com-Benutzerverwaltung.

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2.2. Kunde mit mehreren Kundennummern bei BMD Com-Betreiber

Hier können Sie mehrere BMD Com-Benutzer verknüpfen, was den Wechseln zwischen Firmen in der BMD Com-Oberfläche ohne erneutes Anmelden ermöglicht. Näherer Informationen dazu finden Sie unter BMD Com-Benutzer verknüpfen.

Hinweis

Es wird immer pro Firma eine eigene BMD Com-Lizenz benötigt. Für jede Firma muss ebenfalls ein eigener BMD Com-User angelegt werden.

Die Kundennummer/Benutzerverknüpfung dient ausschließlich dem Wechsel zu einem anderen BMD Com-User, ohne dass eine Ab- und Anmeldung erforderlich ist.

2.3. Sichtbarkeit der FIBUs im BMD Com

Am FIBU-Stamm kann mittels Feld In BMD Com anzeigen eingestellt werden, ob die jeweilige FIBU in der BMD Com sichtbar sein soll oder nicht.

2.4. Dokumentenansicht in der BMD Com

Näherer Informationen dazu finden Sie unter Dokumentenfreigabe und Mandantenarchive in der BMD Com Ansicht.

2.5. Sprache

Die Sprache der BMD Com-Oberfläche kann beim Einstieg individuell angepasst werden.
Voraussetzung dafür ist, dass das Lizenzpaket „Sprache“ vorhanden ist. Nur mit diesem Paket ist es möglich, auf ausgewählte Sprachen umzustellen.

3. Einstieg

Der Einstieg erfolgt über die Internetplattform des BMD Com-Betreibers. Dort werden die Kundennummer, der Benutzer und das Passwort abgefragt:

Anschließend befinden Sie sich auf der Hauptseite von BMD Com:

Nähere Informationen zum Weiterarbeiten in der BMD Com finden Sie unter BMD Com - FIBU - Funktionen.

Hinweis

Für einen vereinfachten Einstieg der Administratoren ist der Zugriff auf die BMD Com auch direkt über NTCS möglich:

BMD Com Benutzer → Extras → BMD Com-Seite öffnen

4. Belege hochladen

4.1. Allgemeines zur Belegablage Databox

Die Belegablage Databox in der Finanzbuchhaltung dient als zentrale Sammelstelle für Belege, die sich noch im Bearbeitungsprozess befinden. Die automatisierten und integrierten Funktionen der Databox erleichtern die Verarbeitung der Belege erheblich. Die Belege können nach dem Hochladen in der Databox in den folgenden Programmen weiterverarbeitet werden:

Papierlos Buchen
Vorerfassen Buchungen (BaKaWa in der BMD Com)
ER-Kontrolle
Fibu-Dokumentepool

Dafür finden Sie unter Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → 1 Allgemein → 6 Belege in (Belegablage) Databox die Parameter für die Grundeinstellungen für den Databox-Upload. Pro Belegtyp (ER, AR, KA, Weitere) kann zwischen 4 Ausprägungen entschieden werden.

Parameterausprägung Automatische Ermittlung

Wenn für den jeweiligen Belegtyp im Vorerfassen Buchungen ein Buch gefunden wird, dann wird dieses Buch in der Databox für den Upload als Knotenpunkt angezeigt. Die Dokumente werden dann für die Vorerfassung hochgeladen - sprich, Ihr Klient kann direkt in der BMD Com zu den hochgeladenen Dokumenten die Buchungen erfassen. Wird kein Buch gefunden, werden die Dokumente für das Papierlose Buchen für Sie als Steuerberater in die Databox geladen. In der Databox wird dann das Buchungssymbol für den jeweiligen Belegtyp angezeigt.

Beispiel:

In der FIBU 20../01 sind folgende Bücher im Vorerfassen Buchungen angelegt:

In der FIBU 20../02 nur das Ausgangsrechnungsbuch 2:

Ist der Parameter auf "Automatische Ermittlung" gestellt, werden in der Databox die Bücher vom Vorerfassen Buchungen der FIBU 20../01 angezeigt.

Für die FIBU 20../02 wird das Buch "Ausgangsrechnungsbuch 2" angezeigt und bei Eingangsrechnung und Kasse werden die in der Buchhaltung angelegten Buchungssymbole verwendet.

Somit würden die Belege, welche für "ER Eingangsrechnungen" und "KA Kasse" hochgeladen werden, für das Papierlose Buchen in der NTCS Buchhaltung übermittelt.

Bei den anderen Uploadkategorien werden die Dokumente für die Weiterverarbeitung in die BMD Com hochgeladen.

Zusätzlich gibt es noch unter "Weitere" die Kategorie "Div" pro FIBU für diverse andere Dokumente, welche Ihnen der Klient übermitteln möchte.

4.2. Vorerfassen Buchungen

Soll der Klient in BMD Com selbst kontieren, bietet sich die Funktion "Vorerfassung Buchungen" hervorragend an, um die Buchhaltung zu automatisieren. Unter anderem können Buchungsvorschläge automatisch erstellt oder auch von Ihren Mandanten über das BaKaWa in der BMD Com vorerfasst werden. Weitere Informationen zur BMD Com entnehmen Sie der Onlinehilfe BMD Com - FIBU - Funktionen.

Sobald im Programm "Vorerfassung Buchungen" ein Buch angelegt worden ist, werden die Belege nicht mehr mit dem Typ "Papierlos Buchen", sondern mit dem Typ "Vorerfassung" in die Belegablage Databox hochgeladen, sofern der Parameter Verarbeitungsprogramm auf die Standardausprägung "Automatische Ermittlung" eingestellt ist.

Mittels Parametereinstellung Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung kann eingestellt werden, dass automatisch zu jedem hochgeladenen Dokument eine Buchung inkl. Dokument in der Vorerfassung angelegt wird. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, auch die Periodenabfrage zu aktivieren, damit die Belege in der korrekten Periode hochgeladen werden. Ohne Periodenabfrage werden die Buchungen in der Periode laut Tagesdatum angelegt.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm (= Automatische Ermittlung)
OCR-Erkennung (= OCR mit oder ohne Trennung)
Periode und Beschreibung (= Periode/Periode und Beschreibung)
Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung (= Ja)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Belege in der Belegablage Databox landen. Mehr Informationen zu den verschiedenen Varianten finden Sie unter Uploadmöglichkeiten.

4.2.1. Buchen mit Dokumenten

Grundsätzlich gibt es im Vorerfassen Buchungen bzw. auch in der BMD Com folgende Felder für das Arbeiten mit Dokumenten:

Dokument

Wurde ein Dokument an die Buchung gehängt, kann mit dem Dokumentensymbol die Dokumentenvorschau geöffnet werden.

Bei der Erfassung einer Buchung kann in diesem Feld mit der Funktionstaste "F8" ein bereits archiviertes Dokument der Buchung zugeordnet, die Zuordnung geändert oder aufgehoben werden.

Databox

In diesem Feld kann mit F4 die Belegablage Databox geöffnet und ein noch nicht zugeordnetes Dokument der Buchung hinzugefügt werden.
Das ausgewählte Databox-Dokument ist anschließend im Feld "Dokument" hinterlegt.

Buchungsdokumentenpfad

Nach Anlegen einer Buchung aus einer Importdatei wird hier der Pfad des zugehörigen Dokumentes gespeichert, bis diese importiert/archiviert worden ist. Für den Anwender somit nur sichtbar, wenn der Import während des Archivierens unterbrochen wird.

Databox-Dok (Vorschau)

Im klassischen Fenster kann über dieses Feld die Dokumentenvorschau geöffnet werden.
Die Dokumentenvorschau ist im flexiblen Layout bereits integriert, somit hat dieses Feld keine Auswirkung mehr.

Ihr Klient benötigt also in der BMD Com auf jeden Fall das Feld "Databox", um direkt Dokumente auf die Buchungen übernehmen zu können.

Falls auch bei verbuchten Buchungen die Dokumente noch über BMD Com ersichtlich sein sollen, können Sie zusätzlich das Feld "Dokument" zur Verfügung stellen, somit ist sofort ersichtlich, bei welchen Buchungen Dokumente angefügt wurden.

Die Varianten, wie im BMD Com mit Dokumenten gearbeitet werden kann, finden Sie unter Buchen mit Dokumenten im BMD Com.

Die beiden Felder "Buchungsdokumentenpfad" und "Databox-Dok (Vorschau)" werden im Vorerfassen Buchungen benötigt. Vor allem das Feld "Databox-Dok (Vorschau)" ist für Kontrollen Ihrerseits sehr praktisch.

4.2.2. Feldauswahl BMD Com

Welche Spalten in welcher Reihenfolge in der BMD Com in den verschiedenen Erfassungsbüchern ersichtlich sein sollen, kann direkt in der NTCS über die Feldauswahl definiert werden. Wichtig ist, dass die Feldauswahl nach der gewünschten Anpassung mit dem Punkt "Speichern unter..." mit der Plattformart "BMD Com" gespeichert wird.

Achtung!

Beim Speichern der Feldauswahl darf weder der Speichername noch die Bezeichnung verändert werden, da die Feldauswahl sonst nicht mehr greift.

Zusätzlich kann noch speziell ein BMD Com-User oder eine Benutzergruppe ausgewählt werden, wo die Feldauswahl greifen soll. Soll die Feldauswahl für eine Layoutgruppe verspeichert werden, hinterlegen Sie im Feld "Speicherart" "Layoutgruppe".

Wenn die Feldauswahl nur für einen Com Benutzer hinterlegt werden soll, wählen Sie im Feld "Speicherart" "Benutzer" und können im Feld "Benutzer" mit F4 einsteigen. Oben rechts befindet sich eine Combobox, mit welcher auf die BMD Com-Benutzer gewechselt werden kann. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und speichern Sie die Feldauswahl.

In der BMD Com kann nur die Spaltenreihenfolge und Spaltenbreite durch Ziehen der Spaltenüberschriften verändert werden. Diese Einstellungen gelten jedoch nur temporär und werden beim nächsten Einstieg wieder verworfen. Durch einen Klick auf eine Spaltenüberschrift kann auf- oder absteigend sortiert werden.

Welche Feldauswahl gerade im BaKaWa BMD Com verwendet wird, sehen Sie unter Weitere Funktionen → "Info zur Feldauswahl".

4.2.3. Neuanlage Konten in der BMD Com

In der BMD Com steht die Konten-Neuanlage zur Verfügung.

Es gibt jeweils eigene Menüpunkte für die Erstellung von Sach-, Kunden- und Lieferantenkonten. In der Berechtigungsverwaltung finden Sie pro Kontoart auch die jeweilige Berechtigung, um definieren zu können, welche Konten vom BMD Com-Anwender angelegt werden können.

Unter TOOLS → Administration → Berechtigung → Berechtigungen finden Sie unter BMD Com im Paket FIBU die Berechtigungen für die Neuanlagen:

Zusätzlich gibt es auch noch Berechtigungen für Mitarbeiterdaten dazu unter BMD Com → CRM → Kunden bzw. Lieferanten:

Nur wenn die Berechtigungen in der FIBU und im CRM freigeschaltet sind, können die jeweiligen Konten angelegt werden.

Hinweis

Die Feldauswahl für die Anlage von Kunden oder Lieferanten können Sie in der NTCS definieren, indem Sie in ein Personenkonto mit Bearbeiten einsteigen, die Feldauswahl anpassen und mittels "Speichern unter..." mit der Plattformart "BMD Com" speichern. Beachten Sie auch, dass für die Berechtigung, ob im Zuge der Vorerfassung auch Personenkonten neu angelegt werden dürfen, auch das Vorhandensein von Firmenbezogenen Berechtigungen (falls in Verwendung) in NTCS ausschlaggebend sein kann.

4.2.4. Verbuchen

Sobald die Buchungen in der BMD Com vollständig oder auch nur teilweise erfasst worden sind, können Sie noch Kontrollen, gegebenenfalls Korrekturen und Ergänzungen durchführen.

Danach kann die Verbuchung im "Vorerfassen Buchungen" gestartet werden. Nähere Informationen finden Sie unter Verbuchung.

4.2.5. Finmatics mit BMD Com

Um Finmatics in der BMD Com verwenden zu können, muss ein zweistufiger OCR-Prozess eingerichtet werden. Dieser Prozess sorgt dafür, dass der Zahlungsvorschlag in der BMD Com weiterhin verwendet werden kann. Zuerst wird im ersten Schritt die BMD OCR-Erkennung genutzt, um die Belege auszulesen. Anschließend übernimmt die Finmatics-KI die Bearbeitung der Belege und ergänzt die fehlenden Daten der Rechnung mithilfe von KI-gestützten Algorithmen.

Während dieser Verarbeitung durch die Finmatics-KI können Sie in der BMD Com jedoch weiterhin Rechnungen bezahlen. Das bedeutet, dass der Zahlungsprozess nicht gestoppt wird und Sie problemlos weiterarbeiten können. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie Belege und Rechnungen effizient verarbeiten können, ohne den Ablauf der Zahlungen zu unterbrechen.

Für diese Einstellung muss der Parameter FIBU → Allgemein→ Databox → OCR-Prozess → 2-stufiger OCR-Prozess (BMD OCR-Erkennung und Finmatics) hinterlegt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie auch unter Finmatics.

4.3. Papierlos Buchen

Wenn der Klient Ihnen lediglich die Belege hochladen und für die Buchhaltung bereitstellen soll, ist die Funktion "Papierlos Buchen" in der Databox die ideale Wahl. In der Databox wird das Buchungssymbol des jeweiligen Belegtyps gemäß Buchhaltung als zentraler Knotenpunkt dargestellt, und die Dokumente werden als "Papierlos-Buchen-Dateien" für die weitere Verarbeitung hochgeladen.

Über Parameter können Sie festlegen, ob die OCR-Erkennung in der Databox automatisch für alle oder nur für bestimmte Belegtypen durchgeführt wird. Abhängig davon, ob Ihr Klient die Belege in BMD Com BaKaWa, Papierlos Buchen, ER-Kontrolle oder im Fibu-Dokumentenpool nutzt, werden die OCR-Daten in den Buchungen vorgeschlagen. Eine Kontrolle der OCR-Daten ist immer notwendig!

Sollten Sie bisher den Stapel OCR-Erkennung aller Dateien in der Databox in Verwendung gehabt haben, so wird dieser nicht mehr benötigt!

4.3.1. Buchungssymbol und Periodenabfrage

In den Parametereinstellungen Buchungssymbole Papierlos Buchen können für "Papierlos Buchen", pro Belegtyp, weitere Buchungssymbole für den Upload hinterlegt werden. Diese werden zusätzlich in der Databox angezeigt. Sind die Buchungssymbole länger als 4 Stellen, werden nur die ersten 4 Stellen als Kategorie angezeigt. Ist im Parameter nichts hinterlegt, wird standardmäßig "ER/AR/KA/weitere" als Kategorie angezeigt. Um mehrere Buchungssymbole angeben zu können, müssen diese mit ";" getrennt sein.

Ist der Parameter für die Abfrage der Buchungsperiode aktiviert, kann beim Upload außerdem eine Beschreibung erfasst werden. Im Feld "Beschreibung" kann Ihr Klient Ihnen Informationen zum Beleg zur Verfügung stellen. Der erfasste Text wird in der Databox und beim papierlosen Buchen im BMD Scan als Information im Feld "Beschreibung" angezeigt. Zusätzlich wird dieser nach der Verbuchung des Belegs auch auf die Buchung geschrieben und steht Ihnen somit in den Bildschirmansichten Kontoblatt und Journal zur Verfügung.

4.3.2. Dateiname bei Papierlos Buchen/Download aus Databox

Der Dateiname beim papierlosen Buchen wird wie folgt vergeben:

Buchungssymbol_Periode(JJJJ-MM)_Dateiname.pdf

Wenn mehrere Fibus zur Firma existieren, wird die Fibu im Dateinamen angeführt:

Buchungssymbol_Fibu-Nummer_Periode(JJJJ-MM)_Dateiname.pdf

4.3.3. Notwendige Berechtigungen für das Buchen mit Dokumenten

Damit Ihr Klient im BMD Com mit Dokumenten arbeiten und diese auch hochladen kann, müssen Sie ihm folgende Berechtigungen freischalten. Sie können diese Berechtigungen natürlich noch beliebig erweitern. Steigen Sie dafür unter TOOLS → Administration → Berechtigung → Berechtigungen in die gewünschte Berechtigungsgruppe ein und erlauben Sie unter BMD Com → CRM folgende Funktionen:

Je nachdem, welche Upload-Kategorien im Databox-Baum angezeigt werden sollen, können Sie diese individuell freigeben bzw. sperren.

Damit Ihr Klient direkt beim Einstieg ins Paket FIBU die Kachel "Beleg hochladen" ersichtlich hat, können Sie zusätzlich die Berechtigung "Beleg hochladen" freischalten.

Soll Ihr Klient lediglich die Dokumente hochladen, damit Sie diese danach verbuchen können, wird die Berechtigung "Upload - Papierlos Buchen" anstatt der Berechtigung "Upload - Vorerfassung" benötigt.

4.4. ER-Kontrolle

Mit dem Programm "Eingangsrechnungskontrolle", kurz ER-Kontrolle genannt, können Eingangsrechnungen inkl. dazugehöriger Dokumente erfasst und nach der Kontrolle, Kontierung und einer eventuellen Kostendatenerfassung in die Buchhaltung übernommen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter BMD Com ER Kontrolle.

4.5. Fibu-Dokumentenpool

Der Fibu-Dokumentenpool eignet sich für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ohne offene Posten, die durch eindeutige Beträge Rechnungen und Zahlungen zuordnen können. Der Fibu-Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumenten, die zu einem späteren Zeitpunkt in die Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können.

Die Dokumente werden über die Belegablage Databox hochgeladen. Mit den ausgelesenen OCR-Daten wird das Dokument automatisch im Fibu-Dokumentenpool angelegt.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm (= Fibu-Dokumentenpool)
OCR-Erkennung (= OCR mit oder ohne Trennung)
Automatische Anlage von Belegen im Fibu-Dokumentenpool (= Ja)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

Weiter Informationen finden Sie unter Fibu-Dokumentenpool.

4.6. E-Mail Benachrichtigung

4.6.1. E-Mail-Information an die Kanzlei nach Upload durch den BMD Com-Benutzer

Nach dem Dokumenten-Upload durch den BMD Com-Benutzer wird vom System versucht, eine Information an die Kanzlei zu senden.

Es wird dabei pro Upload-Vorgang nur eine E-Mail versendet, auch wenn dieser mehrere Dokumente beinhaltet.

In folgender Reihenfolge werden dafür die Adressaten ermittelt:

Sachbearbeiter des Kunden (Feld "Sachbearbeiter" in den Kundenstammdaten)

E-Mail-Adresse aus dem Parameter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Databox:

E-Mail Benachrichtigung an

Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist.

4.6.2. Aufgabe für Sachbearbeiter nach Upload durch den BMD Com-Benutzer

Ergänzend regelt der Parameter Zuständigkeitsbereich, wie der zuständige Sachbearbeiter für die Aufgabe ermittelt werden soll.

Zuständigkeitsbereich

Über den hier hinterlegten Zuständigkeitsbereich wird jener Mitarbeiter ermittelt, der die Aufgabe bei aktiviertem Parameter Aufgabe nach Upload erstellen erhält.

Rückfallebenen für die Mitarbeiterermittlung:

dem BMD Com-Kunden zugeordneter Mitarbeiter in den Zuständigkeiten nach Kunde
dem Zuständigkeitsbereich global zugeordneter Mitarbeiter
Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten

5. E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird.

Das Arbeiten mit elektronischen Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich:

Automatisierung reduziert Fehler
Effizienzsteigerung und Kostenreduktion
Bessere Nachverfolgbarkeit

>Am Arbeitsprozess in Zusammenhang mit der E-Rechnung ändert sich grundsätzlich nichts, sofern Sie bereits papierlos Buchen. Die Rechnungen werden wie gewohnt über die Belegablage Databox, BMD Com etc. hochgeladen und anschließend in der BMD NTCS über das definierte Verarbeitungsprogramm (z. B. ER-Kontrolle, Vorerfassung, papierlos Buchen oder im Fibu-Dokumentenpool) verarbeitet und verbucht.

5.1. Gesetzliche Änderungen

Als Teil der EU-Initiative „ViDA“ (VAT in the Digital Age) sollen elektronische Rechnungen bis 2030 den Rechnungslegungsprozess innerhalb der EU vereinheitlichen und digitalisieren. Während Deutschland ViDA vorgreift und schon einen konkreten Fahrplan ausgearbeitet hat, sind die Meilensteine und Fristen in Österreich noch nicht konkret definiert.

Das EDI-Framework von BMD unterstützt bereits jetzt mehrere technische Übertragungskanäle für den Export von Ausgangsrechnungen und den Import von Eingangsrechnungen, wobei die Kanäle stets weiter ergänzt werden. Im Allgemeinen bietet die E-Rechnung eine bessere Nachverfolgbarkeit und ist leichter zu auditieren, was die Compliance-Anforderungen unterstützt und die Prüfbarkeit verbessert.

In der BMD Business Software generieren Sie E-Rechnungen neben mehreren anderen Standards auch in den Formaten ebInterface und XRechnung. ZUGFeRD wird in Kürze unterstützt. Wir können aber jedes beliebige XML-Format (d. h. nicht nur ZUGFeRD) hybrid (d. h. eingebettet in PDF) übertragen.

Eingangsseitig werden sowohl ebInterface, ZUGFeRD, als auch XRechnung unterstützt.
Das System hält alle gesetzlichen Anforderungen ein, wobei notwendige Updates stets rasch umgesetzt und in die Software eingespielt werden.

5.2. Arten von E-Rechnungen

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.

Das bedeutet, eine ZUGFeRD-Datei kann als normales PDF-Dokument angesehen werden, benötigt aber aufgrund der integrierten XML-Datei keine OCR-Erkennung mehr. Ein wesentlicher Vorteil ist daher, dass die Rechnungsdaten automatisch erkannt und übernommen werden.

ebInterface

ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung. Voraussetzung ist eine XML-Datei und eine PDF-, TIF- oder TIFF-Datei mit dem gleichen Namen. Teilweise ist die XML-Datei auch schon im PDF eingebettet. Vorteil ist, wie bei den ZUGFeRD-Formaten, dass die Rechnungsdaten automatisch erkannt und übernommen werden.

XRechnung

Die XRechnung ist im Gegensatz zu einer ZUGFeRD-Datei ein reines XML-Format. Öffnet man eine XRechnung, erscheinen die Rechnungsdaten als XML-Datei, ohne visueller Darstellung.

Mithilfe der BMD NTCS werden die XRechnungen visualisiert und die Rechnungsmerkmale können in einer PDF-Vorschau kontrolliert werden, dabei bleibt das Originaldokument unverändert.

Vorteil der XRechnung ist sowie bei ZUGFeRD oder ebInterface-Dateien, dass die Rechnungsdaten der XML-Datei automatisch erkannt und übernommen werden.

Im Internet gibt es auch zahlreiche Programme, die XRechnungen in visuelle PDF-Dokumente umwandeln.

Achtung!

Wir empfehlen unbedingt das Arbeiten mit einer Datei. Entweder eine reine XML-Datei oder ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML. Das Arbeiten mit zwei separaten Dateien, ein PDF-Dokument und eine XML-Datei mit dem gleichen Namen wird nicht empfohlen.

5.3. Visualisierung von XML-Rechnungen

Die BMD Software visualisiert importierte XML-Rechnungen automatisch und benutzerfreundlich, unabhängig vom Eingangskanal (ER-Kontrolle, Upload durch Mandanten über BMD Com). Die ansprechende Darstellung erleichtert die Prüfung und Weiterverarbeitung im Standardprozess sowie die Archivierung der elektronischen Rechnungen inklusive PDF-Visualisierung. Diese Funktion optimiert somit die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, indem sie eine nahtlose Integration in bestehende Workflows ermöglicht und Transparenz sowie Effizienz steigert.

Für die Visualisierung der XRechnungen ist grundsätzlich keine gesonderte Einstellung und Lizenz notwendig. Wichtig ist, dass der Upload über die BMD Com, Belegablage Databox, BMD Web, BMD Go oder die my BMD Com vorgenommen wird. Beim Upload wird die XRechnung in ein PDF konvertiert und der zuständige Buchhalter oder der Klient kann die wichtigsten Rechnungsdaten in der BMD Com, Belegablage Databox etc. sehen.

Ohne Visualisierung sieht die XML-Datei wie folgt aus:

Eine visuelle Ansicht ist bei allen gültig definierten XRechnungsformaten möglich. Eine XML-Datei einer UVA, eines Zahlungsvorschlags etc. kann daher nicht visuell dargestellt werden.

Die visuelle Darstellung von XRechnungen ist immer gleich aufgebaut.

6. Bildschirmansichten

Im BMD Com stehen diverse Bildschirmansichten zur Verfügung. Wenn Sie dem BMD Com-Anwender weitere Felder einblenden möchten, können Sie in der jeweiligen Bildschirmansicht die Feldauswahl anpassen und danach mit "Speichern unter..." mit der Plattformart "BMD Com" speichern.

Hinweis

Sollen bestimmte Konten nicht in der BMD Com angezeigt werden, müssten diese über Datenbesitzergruppen geschützt werden.

Wenn Sie die Zeiträume einschränken möchten, welche in der BMD Com über die Bildschirmansichten ersichtlich sind, ist dies über Parametereinstellungen möglich. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Periodeneinschränkung für Auswertungen und Bildschirmansichten in der BMD Com.

6.1. Offene Posten: Feldauswahl der Konteninfo

In der Bildschirmansicht "Offene Posten" finden Sie folgende Detailanzeige:

Wollen Sie hierfür die Feldauswahl verändern, muss die Feldauswahl in der NTCS in der Bildschirmansicht "Kontoblatt" mit rechtem Mausklick im Konto-Infobereich aufgerufen und verändert werden:

Die Feldauswahl wird wiederum mit der Plattformart "BMD Com" und dem jeweiligen User oder Global eingestellt. Zusätzlich muss im Feld "Zusatzinformation" mit F8 eine neue Zusatzinformation angelegt und "2" eingegeben werden. Im Feld "Freie Layoutgestaltung" hinterlegen Sie "Nein" und können dann die Feldauswahl speichern:

Hinweis

Wenn die Zahlungsinformationen vom Konto nicht angezeigt werden sollen, gibt es dafür einen eigenen Berechtigungspunkt mit "Fibu-Zahlungsinformationen", der gesperrt werden kann.

7. Ausdrucke

Über folgende Parameter kann gesteuert werden, welche Ausdrucke in der BMD Com vorgeschlagen werden sollen: Paket Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → 12 Auswertungen BMD Com.

Der Parameter kann allgemein oder firmenbezogen hinterlegt werden.

Über den blauen F4-Pfeil können die gewünschte Ausdrucksnummer und Sortierung hinterlegt werden. Sollte hier nichts hinterlegt werden, so wird für die jeweilige Ausdrucksart der erste Standardausdruck laut Liste verwendet.

Welche Auswertungen in der BMD Com sichtbar sind, kann in der NTCS FIBU unter Auswertungen → Auswertungsdesigner anhand des Kennzeichens "BMD Com" festgelegt werden:

Diese Auswertungen stehen dann als weitere Ausdrucke in der BMD Com zur Verfügung und können anschließend im Feld "Ausdruck" mit "F4" oder dem Lupensymbol ausgewählt werden.

Hinweis

Für den Excel-Export kann mittels Parameter unter Übersicht über alle FIBU Parameter → 11 Auswertungen → Ausdruck allgemein → Einstellungsvorschlag Exportzeilen, eingestellt werden, ob nur Datenzeilen, Daten- und Summenzeilen oder Daten-, Summen- und Kopfzeilen exportiert werden sollen.

Diese Einstellung wird auch im BMD Com und herangezogen.

7.1. Feldauswahl für Auswertungen

Welche Felder in der BMD Com bei den diversen Auswertungen zur Verfügung stehen, kann über die Feldauswahl eingestellt werden. Rufen Sie dafür in der NTCS den jeweiligen Ausdruck auf, passen Sie die Feldauswahl an und speichern Sie mit "Speichern unter..." die Feldauswahl mit der Plattformart "BMD Com".

Hinweis

Beim Ausdruck Saldenliste ist es wichtig, dass die Feldauswahl vom Reiter "Basis (BMD Com/BMD Web)" aufgerufen wird, da diese Felder in der BMD Com angezeigt werden.

7.2. Periodeneinschränkung für Auswertungen und Bildschirmansichten

Sollen in der BMD Com nur bestimmte Perioden aufgerufen und ausgedruckt werden können, stehen Ihnen dafür unter Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → 2 Vorschlag Periode, folgende Parameter zur Verfügung:

Vorschlag BisPeriode FIBU-Auswertungen BMD Com

Dieser Parameter wirkt im Bereich Auswertungen auf BMD Com und my BMD Com.

0 - als Bis-Periode wird WJ-Ende vorgeschlagen

1 - als Bis-Periode wird der letzte UVA-Monat vorgeschlagen

2 - als Bis-Periode wird der letzte UVA-Monat + 1 vorgeschlagen

3 - als Bis-Periode wird der höchste Buchungsmonat vorgeschlagen

4 - als Bis-Periode wird der höchste Buchungsmonat - 1 vorgeschlagen

5 - kein Vorschlag

Hinweis

Der letzte UVA-Monat wird vom Feld "letzter UVA-Monat" am FIBU-Stamm herangezogen. In diesem Feld wird der letzte ausgedruckte UVA-Monat zurückgespeichert.

Wird eine komplett neue Fibu angelegt und wurde noch keine UVA abgegeben, kann der BMD Com-Benutzer die Auswertungen für das ganze Fibu-Jahr drucken. Ist dies nicht gewünscht, muss auf der Fibu das Feld 180 "In BMD Com anzeigen" auf "FIBU nicht in BMD Com anzeigen" gesetzt werden.

Sobald die erste UVA für die Fibu abgegeben wurde, kann das Feld wieder auf "FIBU in BMD Com anzeigen" gestellt werden.

Eingabe höhere BisPeriode FIBU-Auswertungen BMD Com

Gibt an, ob eine höhere Bis-Periode als die vorgeschlagene Bis-Periode in den Fibu-Auswertungen in BMD Com in der Eingabe erlaubt ist oder nicht.

Hinweis: Dieser Parameter gilt NICHT für die my BMD Com!

7.3. Einstellen der Betragsformatierung und Definieren der Exportzeilen

Für den Excel-Export kann mittels Parameter unter Übersicht über alle FIBU Parameter → Auswertungen → Ausdruck allgemein → "Einstellungsvorschlag Exportzeilen" eingestellt werden, ob nur Datenzeilen, Daten- und Summenzeilen oder Daten-, Summen- und Kopfzeilen exportiert werden sollen. Diese Einstellung wird auch in der BMD Com herangezogen.

Soll Ihr Klient die Möglichkeit haben, direkt in der BMD Com die Einstellungen zu treffen, können Sie die Felder "Exportzeilen" bzw. "Betragsformatierung" über die Feldauswahl für den(die) jeweiligen Ausdruck(e) einblenden und speichern:

Betragsformatierung

Über dieses Feld kann eingestellt werden, ob der Export mit oder ohne Betragsformatierung (Tausenderpunkte ...) erfolgen soll.

Zusätzlich zur Einstellung "Betragsformatierung = Ja" müssen noch folgende Einstellungen richtig sein, damit Tausenderpunkte exportiert werden:

In den Windowseinstellungen muss unter der Region das richtige Land (Österreich bzw. Deutschland) hinterlegt sein.
Im Excel muss unter den Exceloptionen → Erweitert "Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen" angehakt sein.
Beim Start der NTCS muss ebenfalls das richtige Land unter Sprache (Deutsch (Österreich) bzw. Deutsch (Deutschland)) ausgewählt werden.
In der NTCS bitte folgende Parameter kontrollieren:
TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Land & Sprache → Betriebsland = 1 - Österreich bzw. 2 - Deutschland
TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Report → Art des Excel-Exports = 1 - Direkt mit Excel

Exportzeilen

Auswahl, ob beim Export nur Daten- oder auch Summenzeilen exportiert werden sollen.

Hinweis

Bei der Ausprägung "nur Datenzeilen" werden beim Ausdruck mit Gliederung keine Zeilen für Gliederungssummen (Summen von Konten, Hauptsummen, Gruppensummen ...) exportiert. Bei der Ausprägung "Daten- und Summenzeilen" werden diese Gliederungssummen hingegen angedruckt.

7.4. Auswertungen für den BMD Com-Benutzer hochladen

Wird ein Ausdruck in der NTCS in der Ausdrucksvorschau aufgerufen, kann dieser ganz einfach an das Mandantenarchiv, zur Bereitstellung in den BMD Com-Dokumenten, übergeben werden.

Es wird die Beschlagwortungsmaske geöffnet und als Archiv das betreffende Mandantenarchiv (wenn vorhanden) vorgeschlagen. Nach der Archivierung steht der Ausdruck im BMD Com im Bereich CRM → Dokumente zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Archivermittlung finden Sie in unserer Hilfe BMD Com - CRM - Funktionen.

8. Auswertungen mit Smart-Interface

Damit Ihrem Klienten in der BMD Com eine vordefinierte Auswertung zur Verfügung steht, können Sie Smart-Interface verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass die gewünschte Auswertung zuvor in der NTCS definiert und für die BMD Com freigegeben wurde. Andernfalls wird die Auswertung in der BMD Com nicht angezeigt.

Unter FIBU → Ausdrucke → Auswertungen mit Smart-Interface können Sie die Auswertungen für den Klienten erstellen.

In der BMD Com finden Sie die Auswertungen unter FIBU → Ausdrucke → Auswertungen mit Smart-Interface. Weitere Informationen zum Smart-Interface finden Sie unter Auswertungen mit Smart-Interface.

9. Druckliste

Beim Start einer Druckliste in BMD Com wird die Druckliste über einen Stapel am Server gestartet und automatisch im NTCS Mandantenarchiv abgelegt, ohne dass dafür DMS-Vorschlagswerte erfasst werden müssen. Bei dieser Archivierung erfolgt zudem automatisch eine BMD Com-Freigabe, d. h., die Druckliste ist in BMD Com unter CRM → Dokumente auffindbar.

Hinweis

Für die Drucklisten ist eine eigene Berechtigung unter Tools → Administration → Berechtigungen → Archiv-Funktionen Neu (Berechtigung 28612) und die Berechtigung Druckliste mit Stapel drucken (36799) notwendig!

Zusätzlich wird auch eine E-Mailverständigung für den BMD Com-Benutzer gesendet. Die Vorlage dafür wird in der NTCS in den TOOLS Parametern im Bereich BMD Com hinterlegt (Dokumentenfreigabe E-Mail-Vorlage):

Hinweis

Wurde einen Drucklistenvorlage angelegt, ist diese grundsätzlich für alle Firmen bzw. Mandanten sichtbar. Wenn bestimmte Drucklisten für Mandanten gesperrt werden sollen, können Datenbesitzer für Ansehen auf der Vorlage hinterlegt werden. Dazu erfolgt ein Einstieg in Drucklisten → Vorlage → Vorlage bearbeiten. Anschließend können Sie mit rechter Maustaste → Bearbeiten auf der jeweiligen Drucklistvorlage einen Datenbesitzer für Ansehen hinterlegen.

10. ER-Kontrolle

10.1. Allgemein

Mit der ER-Kontrolle in der BMD Com ist es auf sehr einfache Art möglich, Eingangsrechnungen eines Unternehmens zu erfassen. Die erfassten Daten können kontiert und in die BMD Software übergeleitet werden. Der Vorteil dieses Programms ist, dass Sie als BMD Com-Benutzer keine eigene Installation benötigen, sondern über die Internetplattform des BMD Com-Betreibers (Steuerberater) die Buchungen erfassen können. Für das Verwenden der ER-Kontrolle in der BMD Com wird ein Pro-Benutzer benötigt. Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter Lizenzen und Funktionen.

Der Vorteil an der ER-Kontrolle in der BMD Com ist, dass auch mit einem Workflow gearbeitet werden kann. Nähere Informationen zur Erstellung eines Workflows finden Sie auch unter ER-Workflow.

10.2. Aufgaben aus der ER-Kontrolle über BMD Com ausführen

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können auch in der BMD Com ausgeführt werden. Die ER-Kontrolle kann über eine einfache Aufgabenerfassung oder über eine erweiterte Aufgabenerfassung verwendet werden. Mittels Parameter kann eingestellt werden, wie die Ausführung erfolgen soll.

Einfache Aufgabenerfassung ("Eingeschränkte Freigabe")

Bei der einfachen Aufgabenerfassung werden nur Aufgaben erstellt und in der BMD Com durch einen Mitarbeiter ausgeführt. Nähere Informationen zur einfachen Aufgabenerfassung finden Sie unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Com ausführen.

Erweiterte Aufgabenerfassung ("ER-Kontrolle öffnen")

Wird der Parameter auf "ER-Kontrolle öffnen" gestellt, öffnet sich die ER-Kontrolle in der BMD Com und es werden alle dem Benutzer zugeordneten Rechnungen angezeigt. Die notwendigen Voraussetzungen und nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe BMD Com ER-Kontrolle

11. Mahnvorschlag

Mit dem Mahnprogramm in der BMD Com kann der komplette Mahnlauf für die Kundinnen und Kunden durchgeführt werden, vom Erstellen, Bearbeiten bis zum Drucken der Mahnungen.

Der Mahnlauf kann nur für alle eingebuchten offenen Kundenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtigt werden.

Die notwendigen Einstellungen dazu finden Sie unter Mahnvorschlag.

12. Zahlungsvorschlag

Der Zahlungsvorschlag kann direkt in der BMD Com erstellt, überarbeitet und daraus ein Datenträger erstellt werden.

Variante 1 (Standard): Ein Zahlungsvorschlag kann grundsätzlich für alle eingebuchten, offenen Lieferantenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtigt werden.

Variante 2: Wenn gewünscht, können auch Rechnungen, welche im Eingangsrechnungsbuch vorerfasst und noch nicht in die Buchhaltung übernommen worden sind, in den Zahlungsvorschlag aufgenommen und überwiesen werden. Dazu ist eine Einstellung des BMD Com-Anbieters notwendig. Der Ablauf des Zahlungsvorschlags wird wie beim Standardablauf durchgegangen.

Für nähere Informationen zur Verwendung und den Funktionen des Zahlungsvorschlags siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr.

Mittels EBICS oder finAPI, einer eigenen Bankschnittstelle, ist es auch möglich, die Überweisung des Zahlungsvorschlags direkt über die BMD Com durchzuführen ohne in das Telebankingprogramm einsteigen zu müssen. Für nähere Informationen zu diesen Schnittstellen siehe auch Zahlungsplattform.

12.1. Einstellungen für Variante 1

Damit in der BMD Com der Zahlungsvorschlag durchgeführt werden kann, müssen im Zahlungsvorschlag in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen, die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden.

Für nähere Informationen siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr - Voreinstellungen.

Ansonsten müssen keine Einstellungen mehr getroffen werden. Sobald verbuchte Eingangsrechnungen vorhanden sind, können diese in den Zahlungsvorschlag übernommen werden.

12.2. Einstellungen für Variante 2

Damit in der BMD Com der Zahlungsvorschlag durchgeführt werden kann, müssen im Zahlungsvorschlag in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden. Zusätzlich muss das Buchungssymbol angelegt und auf der Bankverbindung hinterlegt werden, welches für die Verbuchung verwendet werden soll. Das Programm legt mit diesem Symbol bei der Verbuchung aus dem BMD Com Zahlungsvorschlag ein eigenes Buch im Vorerfassen Buchungen an.

Für nähere Informationen siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr - Voreinstellungen.

Parametereinstellungen:

Damit Rechnungen, welche im BMD Com-Eingangsrechnungsbuch vorerfasst worden sind, in den Zahlungsvorschlag gelangen, muss der Parameter Vorerfassung/BaKaWa-Daten einlesen im Zahlungsvorschlag unter Allgemein auf "Ja" gesetzt werden.
Weiters muss der Parameter Kontrolle Gutschrift, Saldo mit der Ausprägung "Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnungen wird in den Zahlungsvorschlag genommen" eingestellt werden. Da die Rechnungen aus dem ER-Buch noch nicht auf den Lieferanten gebucht wurden und deshalb ein Guthaben bzw. Saldo 0 am Lieferantenkonto bestehen könnte, ist diese Einstellung notwendig.
Die Zahlungen werden in ein eigenes Buch "Gegenkonto Splittbuchung" (9900) bzw. "Telebanking Verrechnungskonto", je nach Einstellung im Parameter Buchung auf Bank/Verrechnungskonto, ins "Vorerfassen Buchungen" verbucht und sind ebenfalls im BMD Com BaKaWa ersichtlich.

Sobald der Zahlungsvorschlag erstellt wird, sind auch Rechnungen aus dem Eingangsrechnungsbuch, die noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet worden sind, im Zahlungsvorschlag ersichtlich. Diese können bearbeitet und überwiesen werden.

Nachdem der Datenträger erstellt und im Telebankingprogramm der Bank eingelesen und überwiesen worden ist, kann Ihr Klient mit dem Button "Verbuchen" die Zahlungen in das BaKaWa bzw. "Vorerfassen Buchungen" übernehmen.

Hinweis

Handelt es sich bei der Klientenbuchhaltung um einen E/A-Rechner ohne offene Posten, könnten Sie mit dieser Variante dem Klienten ermöglichen, seine Überweisungen zu tätigen. Die Rechnungen und ZV-Buchungen würden dann aus dem Vorerfassen Buchungen nicht übergeleitet werden, sondern Sie würden die Zahlungen nur anhand der Bankauszugsverbuchung verbuchen.

12.3. Zahlungssperre

Direkt im Zahlungsvorschlag können einzelne Rechnungen für die Überweisung gesperrt bzw. nicht freigegeben werden.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Ihr Klient bereits beim Erfassen der Buchungen im Eingangsrechnungsbuch in der BMD Com eine Zahlungssperre auf Buchungen hinterlegt. Dafür können Sie im Eingangsrechnungsbuch das Feld "ZV-Sperre" zur Feldauswahl hinzufügen. Sobald die Rechnungen verbucht werden, wird die Sperre auf die Buchungen übernommen.

Hinweis

Wird mit dem Zahlungsvorschlag Variante 2 gearbeitet, ist eine gesetzte Sperre nach der Neuerstellung des Zahlungsvorschlags wieder entfernt, da es in der FIBU keine Buchung gibt, auf welche die Sperre gespeichert werden könnte.

13. Bankeinzug

Damit im BMD Com der Bankeinzug durchgeführt werden kann, müssen im Bankeinzug unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking, Einzugsart ... hinterlegt werden. Für nähere Informationen siehe auch Bankeinzug.

Zahlsperre:

Direkt im Bankeinzug können einzelne Rechnungen für den Einzug gesperrt bzw. nicht freigegeben werden.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Ihr Klient bereits beim Erfassen der Buchungen im Ausgangsrechnungsbuch in der BMD Com eine Zahlungssperre auf Buchungen hinterlegt. Dafür können Sie im Ausgangsrechnungsbuch das Feld "ZV-Sperre" zur Feldauswahl hinzufügen. Sobald die Rechnungen verbucht werden, wird die Sperre auf die Buchungen übernommen.

14. Zlg-Plattform UVA

Die Telebankingdatei für die UVA kann in der BMD Com direkt für den Mandanten zur Verfügung gestellt werden: FIBU → Zahlungsverkehr → Zlg-Plattform UVA

Berechtigungen:

Damit die Schaltfläche "Zlg-Plattform UVA" für den BMD Com-User ersichtlich ist, muss die Berechtigung für die Zahlungsplattform UVA/Meldungen freigeschaltet sein.

Diese finden Sie unter TOOLS → Berechtigungen → Berechtigungen → BMD Com → FIBU → Zahlungsplattform UVA/Meldungen 46354

Einstellungen:

Damit der BMD Com-User die Telebankingdatei in der BMD Com erstellen kann, muss folgende Parametereinstellung getroffen werden:

FIBU → UVA und Meldungen → UVA → Extras → Einstellungen für UVA und Meldungen → Zahlungsversand:

Es muss Dateierstellung über Zahlungsplattform eingestellt werden. Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt.

Erstellung UVA:

Bei der Erstellung der XML-Datei muss die Option Telebanking ausgewählt werden.

Anschließend erhalten Sie folgenden Hinweis:

In der Zahlungsplattform ist der Eintrag danach ersichtlich:

15. Zlg-Plattform

15.1. Übermittlung über EBICS

Mittels EBICS, einer eigenen Bankschnittstelle, ist es auch möglich, die Überweisung des Zahlungsvorschlags direkt über die BMD Com durchzuführen, ohne in das Telebankingprogramm einsteigen zu müssen. Damit Ihr Klient einen EBICS-Bankzugang anlegen kann, müssen bestimmte Voreinstellungen getroffen werden. Die näheren Informationen finden Sie unter Einrichtung EBICS.

Sobald Sie die Lizenz für EBICS erworben haben, können Sie mit den von der Bank bereitgestellten Daten das EBICS‑Institut anlegen. Für die Einrichtung der Schnittstelle zwischen der NTCS FIBU und der Bank benötigen Sie die Host‑ID und die URL des Bankservers. Diese Daten erhalten Sie ausschließlich von Ihrer Bank. Im Normalfall werden die Daten in Form eines "Parameterblattes" zur Verfügung gestellt. Sobald das EBICS‑Institut im System hinterlegt ist, kann der Mandant in BMD Com einen eigenen EBICS‑User anlegen und verwalten.

Berechtigung:

Für die Anmeldung des EBICS- bzw. finAPI-Verfügers reicht ein BMD Com Basis-Benutzer aus. Des Weiteren muss auch die Berechtigung für die Zahlungsplattform vergeben werden.

Diese finden Sie unter Tools → Berechtigungen → Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform 42151

Hinweis

Die Zahlungsplattform in BMD Com ist nur zu Verwaltung des Bankkontos gedacht. Die Übermittlung der Datenträger muss direkt im Zahlungsvorschlag oder beim Bankeinzug erfolgen unter

Zahlungsvorschlag/Bankeinzug → Zahlungsplattform → Datei im Verzeichnis speichern.

Für nähere Informationen zu diesen Schnittstellen finden Sie auch unter Zahlungsplattform.

15.2. Übermittlung über finAPI

Mittels finAPI, einer eigenen Bankschnittstelle, ist es auch möglich, die Überweisung des Zahlungsvorschlags direkt über die BMD Com durchzuführen, ohne in das Telebankingprogramm einsteigen zu müssen.

Nähere Informationen zu diesen Schnittstellen finden Sie auch unter Zahlungsplattform.

Berechtigung:

Für die Anmeldung des EBICS- bzw. finAPI-Verfügers reicht ein BMD Com Basis-Benutzer aus. Des Weiteren muss auch die Berechtigung für die Zahlungsplattform vergeben werden.

Diese finden Sie unter Tools → Berechtigungen → Berechtigungen → Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform 42151.

15.3. Eurodata

Für deutsche Steuerberater besteht die Möglichkeit, Kontoauszugsdaten im MT940-Format für verschiedene Klienten/Konten mittels Stapel bei eurodata abzurufen und automatisch in die Bankauszugsverbuchung zu übernehmen, sowie Telebankingdateien aus dem Lieferantenzahlungsverkehr für verschiedene Klienten/Konten zu erstellen und automatisch über eurodata für den Kunden zur Verfügung zu stellen.

Nähere Informationen zum Abholen der Kontoauszüge finden Sie unter Abruf Kontoauszugsdaten über eurodata.

Nähere Informationen zu eurodata in Verwendung mit dem Lieferantenzahlungsverkehr finden Sie unter Erstellung von Telebankingdateien über eurodata im Lieferantenzahlungsverkehr.

15.4. PayData

PayData stellt primär für Onlinehändler Einzeltransaktionen von Zahlungsanbietern (z. B. Amazon, PayPal, Klarna, Kreditkartenanbieter u. v. m.) zur Verfügung und reichert diese mit Belegdaten an. So können Zahlungseingänge, Rückerstattungen, Gebühren und auch die Auszahlungsbeträge der Zahlungsanbieter automatisch in der NTCS verbucht werden.

Nähere Informationen zu diesen Schnittstellen finden Sie auch unter Arbeiten mit PayData in der NTCS FIBU.

Der Klient kann in der BMD Com einen Zahlungsanbieter anmelden, ohne dass er Ihnen die Zugangsdaten bekanntgeben muss, da er die Anmeldung in der BMD Com selbst durchführt kann.

Hinweis

Über die Zahlungsplattform in der BMD Com können keine Kontoauszüge abgerufen werden.

16. Zlg-Übersicht

In der Zahlungsübersicht erhält der Mandant einen Überblick über seine Bankbewegungen, gefiltert nach einem gewünschten Zeitraum. Zu jeder Buchung können die entsprechenden Belege zugeordnet werden.

In der Bildschirmansicht haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Informationen anzuzeigen:

Firma	Geben Sie in diesem Feld jene Firma an, für die Sie die Zahlungsübersicht aufrufen wollen.
FIBU	Hier kann die gewünschte FIBU ausgewählt werden. Je FIBU wird eine eigene Zahlungsübersicht angelegt.
IBAN	In diesem Feld können Sie die gewünschte Bankverbindung auswählen. Angezeigt werden die jeweilige IBAN und der Bankname als Infotext.
FIBU-Bankkonto	Hier wird die Kontonummer des zur Bankverbindung gehörenden FIBU-Bankkontos angezeigt.
Von-Datum	Dient zur Auswahl jenes Datums, ab dem die Umsätze angezeigt werden sollen.
Bis-Datum	Dient zur Auswahl jenes Datums, bis zu dem die Umsätze angezeigt werden sollen.
Gesamtsaldo	In diesem Feld wird der Gesamtsaldo des FIBU-Bankkontos angezeigt.
Saldo zum Bis-Datum	Hier wird der Saldo des FIBU-Bankkontos zum angegebenen "Bis-Datum" angeführt.
Eingänge gesamt	Gesamtsumme aller Eingänge in der Zahlungsübersicht
Ausgänge gesamt	Gesamtsumme aller Ausgänge in der Zahlungsübersicht

17. Darlehen

Nähere Informationen dazu finden Sie unter BMD Com: Darlehen.

18. Skontorechner

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Skontorechner.

19. Jahresübernahme

In der BMD Com wird eine Jahresübernahme automatisch durchgeführt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Das Tagesdatum ist größer als das Wirtschaftsjahrende.
Für mindestens einen Belegtyp ist die Periodenabfrage aktiviert.
Falls eine Kostenrechnung vorhanden ist, wird auch hier automatisch eine Jahresübernahme durchgeführt.

In der BMD Com erfolgt jedoch keine vollständige Jahresübernahme. Es werden nur die offenen Posten sowie die Bank- und Kassenkonten übernommen, bei denen im Kontenstamm das Kassen-/Bankkennzeichen gesetzt ist. 