Ein typisches Beispiel für die Verwendung von BMD Com ist der Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient. Aber natürlich ist auch jedes andere Einsatzgebiet sinnvoll, bei dem Informationen aus den BMD Programmen im Internet zugänglich gemacht werden sollen.

Mit der ER-Kontrolle in der BMD Com ist es auf sehr einfache Art möglich, Eingangsrechnungen eines Unternehmens zu erfassen. Die erfassten Daten können kontiert und in die BMD Software übergeleitet werden. Der Vorteil dieses Programms ist, dass Sie als BMD Com-Benutzer keine eigene Installation benötigen, sondern über die Internetplattform des BMD Com-Betreibers (Steuerberater) die Buchungen erfassen können. Zusätzlich können Sie auf diverse Auswertungen, Bildschirmansichten und gegebenenfalls den Zahlungsverkehr zugreifen. In der folgenden Dokumentation geht es um die ER-Kontrolle auf der Internetplattform BMD Com.

Alle notwendigen Einstellungen, die aus der Sicht des BMD Com-Betreibers getroffen werden müssen, finden Sie unter der Dokumentation Besonderheiten für den BMD Com/Web/my BMD Com-Anbieter.

2. Voraussetzung für BMD Com

Einen Überblick über die BMD Com Lizenzen finden Sie unter Lizenzen und Funktionen.

Für das Verwenden der ER-Kontrolle in der BMD Com benötigen Sie einen Pro-Benutzer. Die ER-Kontrolle kann über eine einfache Aufgabenerfassung oder über eine erweiterte Aufgabenerfassung verwendet werden. Die Einstellungen werden vom BMD Com-Betreiber getroffen!

Einfache Aufgabenerfassung

Bei der einfachen Aufgabenerfassung werden nur Aufgaben erstellt und in der BMD Com durch einen Mitarbeiter ausgeführt. Nähere Informationen zur einfachen Aufgabenerfassung finden Sie unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Com ausführen.

Erweiterte Aufgabenerfassung

Wird die erweiterte Aufgabenerfassung verwendet, öffnet sich in der BMD Com die ER-Kontrolle. Nach der Freigabe gelangen die Belege zu Ihrem Steuerberater und können entgültig verbucht werden. Nähere Informationen dazu werden in dieser Dokumentation behandelt.

Hinweis

Zur Ausführung der Webanwendungen sollten unbedingt die Browser Google Chrome oder Microsoft Edge verwendet werden! Andere Browser werden nicht unterstützt und es kann zu Darstellungsproblemen kommen.

Nähere Details zu den Voraussetzungen für BMD Internetprodukte finden Sie auf unserer Homepage.

3. Ansicht BMD Com-ER-Kontrolle

Nach der BMD Com - FIBU - Funktionen Anmeldung werden auf der BMD Com-Startseite standardmäßig die übergeordneten Pakete angezeigt. Mit einem Klick auf das entsprechende Paket gelangen Sie zu den einzelnen Funktionen.

Allgemeine Informationen zum Anmelde- bzw. Startbildschirm sowie zu weitere Funktionen und Basiseinstellung finden Sie in der Onlinehilfe BMD Com - FIBU - Funktionen.

Auf der BMD Com-Startseite gelangen Sie über die Schaltflächen FIBU → ER-Kontrolle in das Erfassungsfenster der BMD Com-Eingangsrechnungskontrolle.

Die BMD Com-Ansicht der ER-Kontrolle ist standardmäßig untergliedert in folgende Detailbereiche:

Einstiegsfelder
Eingangsrechnungen
Personeninfo
Dokumentenvorschau
Kontierung
Kostenaufteilung

Welche Felder in der BMD Com zur Verfügung stehen, kann der BMD Com-Betreiber definieren. Nach Anpassung der Feldauswahl können die Einstellungen mit "Speichern" oder "Speichern unter..." für die Plattform "BMD Com" dauerhaft gespeichert werden.

Hinweis

In der BMD Com Layout-Oberfläche sind keine individuellen Anpassungen möglich. Lediglich die Feldauswahl kann durch den BMD Com-Betreiber festgelegt werden.

3.1. Einstiegsfelder

Sie können zwischen allen Firmen und Fibus wechseln, für welche Sie berechtigt sind, um dort Eingangsrechnungen zu erfassen, einzusehen oder zu bearbeiten.

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genaue Selektion der angezeigten Eingangsrechnungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise die bereits erfassten Eingangsrechnungen bestimmter Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum (Felder "Von-/Bis-Belegdatum"), für eine bestimmte Filiale oder nach Lieferscheinnummer anzeigen lassen. Welche Einstiegsfelder hier zur Verfügung stehen, kann in der ER-Kontrolle durch Ihren BMD Com-Betreiber definiert werden.

Über die Funktionen "Erweitern"

bzw. "Verkleinern"

kann dieser Bereich vollständig angezeigt oder eingeklappt werden.

3.2. Eingangsrechnungen

Im Bereich Eingangsrechnungen werden alle bereits erfassten Eingangsrechnungen entsprechend der Filterung in den Einstiegsfeldern gelistet.

Combobox

Zusätzlich verfügt dieser Bereich rechts oben über eine Combobox, in der ergänzend nach folgenden Optionen gefiltert werden kann:

Alle
Neu erfasste
Rechnungen zum Bearbeiten
Rechnungen bearbeitet historisch
Zum Buchen freigebebene
Abgelehnte
Alle nicht verbuchten
Skontofällige
Nettofällige
Überfällige
Verbuchte

	Mit Mitarbeiterauswahl	Ohne Mitarbeiterauswahl
Alle	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind (= wie Status "Rechnungen zum Bearbeiten" mit Mitarbeiter).	Es werden alle Rechnungen angezeigt, egal welchem Status sie zugeordnet sind.
Neu erfasste	–	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die neu erfasst und noch keinem Mitarbeiter zur Freigabe zugeteilt worden sind.
Rechnungen zum Bearbeiten	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind (= wie Status "Alle" mit Mitarbeiter).	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die im Moment einem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind.
Rechnungen bearbeitet historisch	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die jemals von einem bestimmten Mitarbeiter freigegeben worden sind (aktuelle Rechnungen zur Freigabe werden hier nicht angezeigt).	–
Zum Buchen freigegebene	–	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die über die Freigabe den Status "zum Buchen freigegeben" erhalten haben (z. B. manuelle Freigabe oder über Workflow). Dieser Punkt bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung vollständig ist.
Abgelehnte	Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen beim Abbruch der Mitarbeiter eingegeben worden ist.	Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen der Workflow abgebrochen worden ist.
Alle nicht verbuchten	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verbucht und dem Mitarbeiter zur Genehmigung zugeordnet worden sind.	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verbucht worden sind, egal welchen Status sie zugeordnet sind.
Skontofällige, Nettofällige, Überfällige	Es werden die nicht verbuchten Rechnungen sowie die verbuchten Rechnungen, die sich noch laut Workflow im Umlauf befinden, unter der jeweiligen Combobox angezeigt – unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind. Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet.	Es werden die nicht verbuchten Rechnungen sowie die verbuchten Rechnungen, die sich noch laut Workflow im Umlauf befinden, unter der jeweiligen Combobox angezeigt – unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind. Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet.
Verbuchte	–	Es werden alle Rechnungen angezeigt, die in der NTCS verbucht worden sind.

Buchungsstatus

Bei jeder Rechnung wird links außen ein Kennzeichen angezeigt, das den Status der Rechnung kennzeichnet. Dieser Status beschreibt, ob die Rechnung vollständig bzw. zum Buchen freigegeben ist:

	Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben.
	Rechnung ist vollständig, aber noch nicht zum Buchen freigegeben.
	Rechnung ist unvollständig und noch nicht zum Buchen freigegeben.
	Unklarer Status der Verbuchung In Ausnahmefällen können beim Verbuchen in der ER-Kontrolle Probleme auftreten. Wird die Verbuchung dann abgebrochen, wird dieser Status gesetzt. Betroffene Rechnungen können nur in der NTCS ER-Kontrolle berichtigt werden. Nähere Informationen finden Sie in der NTCS Fensterhilfe ER-Kontrolle.
	Rechnung ist verbucht.

Hinweis

Eine Kurzinfo wird im Mouseover-Text angezeigt. Ist eine Rechnung unvollständig, kann in der Funktion "Buchungsstatus" kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.

3.3. Personeninfo/Notiz

Die Personeninfo kann als eigener Bereich eingeblendet werden und ist so rechnungsbezogen immer ersichtlich. Über die Funktionen "Erweitern"

bzw. "Verkleinern"

kann dieser Bereich vollständig angezeigt oder eingeklappt werden.

Für die Notiz gibt es in der BMD Com-ER-Kontrolle keinen eigenen Bereich. Sie kann im Bereich Eingangsrechnungen als eigenes Feld/eigene Spalte angezeigt bzw. auch erfasst werden.

3.4. Dokumentenvorschau

Wird in der ER-Kontrolle mit Dokumenten gearbeitet, wird Ihnen in diesem Bereich das zugehörige Dokument pro erfasster Rechnung angezeigt.

Der Vorteil dieser Dokumentenvorschau ist, dass beim Wechsel eines Datensatzes auch das Dokument in der Vorschau sofort gewechselt wird. Das heißt, beim Durchklicken der einzelnen Rechnungen, haben Sie immer das richtige Dokument in der Vorschau, ohne dieses extra öffnen zu müssen.

Zusätzlich kann das einzelne Dokument gleich direkt in der Vorschau mit den entsprechenden Funktionen des Fensterbereiches bearbeitet werden.

Die Hauptfunktionen finden Sie im Bereich Dokumentenvorschau über die Schaltfläche "Weitere Funktionen"

→ Werkzeuge.

Über die Funktionen "Erweitern"

bzw. "Verkleinern"

kann dieser Bereich vollständig angezeigt oder eingeklappt werden.

3.5. Kontierung und Kostenaufteilung

Die Kontierung und die Kostenaufteilung sind standardmäßig im unteren Bereich auf zwei Reiter aufgeteilt.

Hier kann die Kontierung bzw. eine etwaige Kostenerfassung für die oben gelistete bzw. markierte Rechnung erfasst werden. Die Erfassung erfolgt adäquat zu den Funktionen der Buchungszeile im Buchungsprogramm.

Über die Funktionen "Erweitern"

bzw. "Verkleinern"

kann dieser Bereich vollständig angezeigt oder eingeklappt werden.

4. Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnung

Grundsätzlich gibt es zwei Varianten, wie Dokumente in der ER-Kontrolle der BMD Com hinzugefügt werden können:

Variante 1: Automatische Anlage durch Beleg-Upload

Um automatische Erfassungsvorschläge in der Rechnungsübersicht anlegen zu lassen, muss Ihr Steuerberater alle nötigen Einstellungen dafür treffen.

Sobald das Weiterverarbeitungsprogramm auf "ER-Kontrolle" umgestellt worden ist, können mit der Funktion "Buchhaltungsbelege hochladen" Belege hochgeladen werden. Im Zuge des Hochladens wird sofort eine neue Erfassungszeile pro Dokument in der ER-Kontrolle angezeigt. Das Sperrsymbol (Schloss) erscheint wegen der laufenden OCR-Erkennung und Zuordnung des Dokuments in der ER-Kontrolle. Somit wird ein nachträgliches Bearbeiten/Löschen in der BMD Com verhindert.

Zusätzlich zum Sperrsymbol (eine Bearbeitung/Löschung ist nicht möglich) ist hier in der Spalte "Ist zugeordnet" ein Häkchen vorhanden. Das bedeutet, es ist bereits eine Erfassungszeile in der ER-Kontrolle erstellt worden.

Solange die OCR-Erkennung noch nicht abgeschlossen ist, sind die Erfassungszeilen auch in der Eingangsrechnungskontrolle für eine weitere Be- und Verarbeitung gesperrt. Nach dem Auslesen der OCR-Erkennung können die Rechnungen in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht z. B. über den Workflow weiterverarbeitet werden.

Hinweis

Damit die Belege von der OCR-Erkennung ausgelesen werden, sind technischen Voraussetzungen notwendig.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Automatische OCR-Erkennung.

Variante 2: Neu aus Databox

In der BMD Com-ER-Kontrolle finden Sie die Funktion "Neu aus Databox".

Damit Sie Belege in der Databox zur Verfügung haben, müssen mit der Funktion "Buchhaltungsbelege hochladen" Beleg hochgeladen werden. Nach dem Ausführen dieser Funktion öffnet sich die Belegablage Databox. Mit der Schaltfläche "Dateien hochladen" können Sie Dokumente in die Databox hochladen, indem Sie die gewünschte Belegart auswählen und mittels Drag & Drop ein oder mehrere Dokument(e) in den Uploadbereich oder direkt auf die jeweilige Belegart ziehen. Nähere Informationen zur Belegablage Databox finden Sie unter BMD Com: (Belegablage) Databox.

Achtung!

Eine Verbuchung der Eingangsrechnung kann ausschließlich über die NTCS ER-Kontrolle erfolgen. Erst wenn die Buchungen in der NTCS verbucht worden sind, werden diese in den Bildschirmansichten angezeigt und sind in den diversen Auswertungen sowie gegebenenfalls im Zahlungsverkehr ersichtlich.

4.1. Felder und Funktionen Rechnungserfassung

4.1.1. Feldauswahl Rechnungserfassung

Über die Funktionen "Erweitern"

bzw. "Verkleinern"

kann dieser Bereich vollständig angezeigt oder eingeklappt werden.

4.1.2. Funktionen

Im Fenstermenü über dem Bereich "Einstiegsfelder" finden Sie folgende Funktionen:

Freigabe
Delegieren
Import
Alle Zahlungsinformationen ermitteln

In den Bereichen Eingangsrechnungen und Kontierung/Kostenaufteilung finden Sie spezifische Funktionen jeweils in der obersten Leiste (Neu, Bearbeiten, Löschen ...).

Zu den allgemeine Standardfunktionen in den einzelnen Bereichen zählt z. B. die Tabulatortaste, damit springt der Cursor auf das nächste Eingabefeld. Mit der Tastenkombination "Tab + Umschalt" wird in das vorherige Eingabefeld gewechselt.

Eingaben können entweder über die Schaltfläche "Speichern" bzw. mit der Tastenkombination "Strg + S" gespeichert oder mit der Schaltfläche "Abbrechen" bzw. mit Esc abgebrochen werden.

Funktionen im Fenstermenü

Freigabe

Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung für den nächsten Verarbeitungschritt freigegeben werden.

Nähere Informationen zur Rechnungsfreigabe finden Sie unter ER-Freigabe.

Delegieren

Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind. Über die Notiz können wichtige Informationen für den nächsten Mitarbeiter für die Freigabe oder Erledigung seiner Aufgabe erfasst werden.

Import

Neu aus Databox

Mit dieser Funktion können aus Dokumenten Buchungen erzeugt und danach erfasst werden.

Wird die Funktion ausgeführt öffnet sich die Belegablage Databox. Hier können Belege mit der Funktion "Datei hochladen" oder mittels Drag & Drop hochgeladen werden.

Befinden sich bereits Dokumente in der Belegablage Databox, können einzelne oder mehrere Dokumente gleichzeitig markiert und mit "Übernehmen" in die ER-Kontrolle der BMD Com übernommen werden. Zu jedem Dokument wird automatisch eine Buchung erstellt.

Das Dokument ist dann im rechten Bereich "Dokumentenvorschau" ersichtlich.

Im Fenster "Belegablage Databox" können Sie mittels der Combobox "Anzeige" entscheiden, ob nur die Dokumente für die Kategorie "ER - Einangsrechnungen" angezeigt werden oder alle Dokumente, die sich in der Databox befinden.

Alle Zahlungsinformationen ermitteln

Mit der Funktion "Alle Zahlungsinformationen ermitteln" können gleich für alle Rechnungen die entsprechenden Informationen in die Felder "Summe Skonto", "Summe Zahlungen" und "letzte Zahlung" übernommen werden.

Im Feld "Summe Zahlungen" kann mittels Mausklick die Auszifferung aufgerufen werden.

Funktionen im Fensterbereich Eingangsrechnungen
Neu	Mit dieser Funktion kann eine neue Eingangsrechnung erfasst werden. Solange die Eingangsrechnung nicht vollständig erfasst und anschließend freigegeben wird, kann diese unabhängig von einer vollständigen Kontierung nicht verbucht werden. Eine Verbuchung kann jedoch nicht in der Com-ER-Kontrolle, sondern nur in der NTCS durchgeführt werden.
Bearbeiten	Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung nachträglich bearbeitet werden. Die Funktion ist inaktiv, wenn die Rechnung bereits verbucht worden ist.
Löschen	Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung endgültig (inkl. Kontierung und Kostendatenerfassung) gelöscht werden.
Extras	DMS

Funktionen im Fensterbereich Kontierung/Kostenaufteilung

Kontierung

Neu	Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung kontiert werden.
Bearbeiten	Mit dieser Funktion kann eine bereits erfasste Kontierung bearbeitet bzw. geändert werden.
Löschen	Mit dieser Funktion kann eine bereits erfasste Kontierung gelöscht werden.
Restbetrag	Mit dieser Funktion kann der verbleibende Restbetrag bei Splittbuchungen neu berechnet werden.
Betragseingabe Brutto	Mit dieser Funktion kann die Betragseingabe von Brutto auf Netto und umgekehrt gewechselt werden.

Kostenaufteilung

Neu	Mit dieser Funktion können die Kostendaten zu den Kontierungen erfasst werden (nur möglich, wenn eine Kore existiert).
Bearbeiten	Mit dieser Funktion können die bereits erfassten Kostendaten bearbeitet bzw. geändert werden.
Löschen	Mit dieser Funktion können die bereits erfassten Kostendaten gelöscht werden.
Restbetrag	Mit dieser Funktion kann der noch verbleibende Restbetrag bei Aufteilungen neu berechnet werden.

4.1.3. Besonderheiten bei der Erfassung

4.1.3.1. Neuanlage/Änderungen von Lieferanten in der BMD Com

In der BMD Com stehen Ihnen in der Kontensuche

, wenn Sie auf die Listung der Lieferantenkonten wechseln, unter dem Menüpunkt "Lieferanten" die Schaltflächen "Ansehen", "Neu" und "Bearbeiten" zur Verfügung. Dazu muss aber extra eine Berechtigung durch den BMD Com-Betreiber erteilt werden.

Bei den Personenkonten können jene Felder befüllt werden, die vom BMD Com-Betreiber vordefiniert worden sind.

Die Kontenanlage kann zum Beispiel so aussehen:

Mit einem Klick auf das Symbol "#" wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen und mit "Start" ein neues Personenkonto mit der angegebenen Nummer angelegt.

Danach können die Personenstammdaten erfasst werden.

4.1.3.2. Neuanlage/Änderungen von Sachkonten in der BMD Com

In der BMD Com stehen Ihnen in der Kontensuche

, wenn Sie auf die Listung der Sachkonten wechseln, unter dem Menüpunkt "Sachkonten" die Schaltflächen "Ansehen", "Neu" und "Bearbeiten" zur Verfügung. Dazu muss aber extra eine Berechtigung durch den BMD Com-Betreiber erteilt werden.

Hier können Sie bestehende Sachkonten ändern oder neue Konten aus einem in der NTCS hinterlegten Kontenrahmen mit der Funktion "Standard" aufrufen und übernehmen.

Mit der Funktion "Neu" öffnet sich das Anlagefenster für Sachkonten. Nachdem Sie eine freie Kontonummer eingegeben und mit "Start" bestätigt haben, gelangen Sie zu den weiteren Feldern für die Sachkontenanlage und können das neue Konto speichern und anschließend in die Buchung übernehmen.

5. Rechnungskontierung und Kostenerfassung

Feldauswahl

Für die Eingabe der Kontierung bzw. der Kostendaten können alle benötigten Felder über die Feldauswahl hinzugefügt werden. Welche Felder in der BMD Com zur Verfügung stehen, kann der BMD Com-Betreiber definieren. Nach Anpassung der Feldauswahl können die Einstellungen mit "Speichern" oder "Speichern unter..." für die Plattform "BMD Com" dauerhaft gespeichert werden.

Eingabe

In den Bereichen Kontierung bzw. Kostenaufteilung springt der Cursor mit der Tabulatortaste auf das nächste Eingabefeld.

Mit der Tastenkombination "Tab + Umschalt" wird in das vorherige Eingabefeld gewechselt.

Eingaben können entweder über die Schaltfläche "Speichern" bzw. dieTastenkombination "Strg + S" gespeichert oder mit der Schaltfläche "Abbrechen" bzw. mit Esc abgebrochen werden.

Mit F4 bzw Mausklick auf das Kennzeichen

kann die Suchfunktion gestartet und mit der Funktion "Neu" bzw. F5 kann eine Neuanlage (Konto, Kostenstelle ...) erfolgen. Genauere Informationen dazu finden Sie in diesem Dokument unter Neuanlage/Änderung von Sachkonten im BMD Com, die Anlage und Änderung von Kostenstammdaten erfolgt adäquat.

Bei Bedarf können die bereits erfassten Buchungen/Aufteilungsbuchungen/Splittbuchungen und auch die Kostendatenerfassung/-aufteilung mit der Funktion "Bearbeiten" geändert oder mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden.

5.1. Rechnungskontierung

Die Erfassung erfolgt adäquat zu den Funktionen der Buchungszeile im NTCS Buchungsprogramm bzw. der Kontierung in der NTCS ER-Kontrolle.

Kostendatenerfassung

Einzelne Kostennummern können in der Kontierung in den Feldern für die Kostendatenerfassung eingegeben werden. Aufteilungen können durch einen Mausklick auf den Reiter "Kostenaufteilung" bzw. durch die Eingabe des Zeichens "+" im Feld für die Kostendateneingabe erfasst werden.

Splittbuchung

Wird beim Kontieren oder bei der Kostenaufteilung der Betrag nicht in voller Rechnungshöhe eingegeben, öffnen sich im jeweiligen Bereich so lange neue Erfassungzeilen (mit dem Vorschlag des Restbetrages), bis der Gesamtbetrag erreicht wird. Mit der Tastenkombination "Strg + 2" kann zwischen Brutto- und Nettoeingabe gewechselt werden. Ob die Eingabe brutto oder netto erfolgt, ist abhängig von der Parametereinstellung, die vom BMD Com-Anbieter getroffen wird.

Bei Bedarf können die bereits erfassten Buchungen/Aufteilungsbuchungen/Splittbuchungen und auch die Kostenaufteilung mit der Funktion "Bearbeiten" geändert oder mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden.

Der Buchungstext der ersten Zeile wird automatisch auf die Aufteilungszeilen übernommen. Sie können in den einzelnen Aufteilungszeilen aber auch einen anderen Buchungstext eingeben.

Hinweis

Wird der Buchungstext der Hauptbuchung nachträglich geändert, so wird dieser automatisch auch auf allen Gegenbuchungen geändert, sofern der Buchungstext der Haupt- und der Gegenbuchungen identisch ist.
Ist auf den Gegenbuchungen ein anderer Buchungstext erfasst worden, so wird eine Änderung des Buchungstextes auf der Hauptbuchung nicht auf die Gegenbuchungen übernommen.

Gemischte Steuer

Es besteht die Möglichkeit, eine Rechnung mit verschiedenen Prozentsätzen ohne Aufteilung auf mehrere Aufwandskonten einzugeben – vorausgesetzt, das Sachkonto ist nicht auf einen bestimmten Prozentsatz fixiert. Drücken Sie dazu im Feld "Proz" die Funktionstaste "F8" oder "+". Es erscheint ein Aufteilungsfenster mit allen Prozentsätzen, die für das jeweilige Land angelegt sind. Hier wird pro Steuerprozentsatz der Brutto- oder Nettobetrag eingegeben. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet.

Ob die Eingabe brutto oder netto erfolgt, ist abhängig von der Parametereinstellung, die vom BMD Com-Anbieter getroffen wird.

Auch bei einer Splittbuchung kann in einer Splittaufteilungszeile mit F8 die Prozentaufteilung aufgerufen werden.

Ist bei einer Buchung eine Prozentaufteilung erfasst worden (Symbol "+" wird hier angezeigt), kann diese mit einem Klick auf die drei Punkte im Feld "Proz" geöffnet werden (dazu muss die Buchung im Bearbeitungsmodus sein).

Teilabzugsfähige Vorsteuer

Für die manuelle Verbuchung einer teilabzugsfähigen Vorsteuer kann das Feld "Teilabzugsfähig" vom BMD Com-Anbieter oder Ihnen in der BMD Com eingeblendet werden. Hier kann der jeweilige Prozentsatz direkt bei der Kontierung eingegeben werden. Durch diese Eingabe wird automatisch der prozentuelle Anteil der Steuer gebucht und somit auch in der UVA richtig ausgewiesen.

5.2. Kostendatenerfassung

Allgemeine Informationen rund um das Buchen mit Kostennummern und die Übernahme in die Kostenrechnung finden Sie in der Dokumentation Buchen mit Kostenrechnung.

Die Erfassung erfolgt adäquat zu den Funktionen der Buchungszeile im NTCS Buchungsprogramm bzw. der Kontierung in der NTCS ER-Kontrolle.

Splittbuchung/Aufteilung Kosten
Sollen in einer Buchung mehrere Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereiche berücksichtigt werden, kann in den Feldern "Kostenstelle", "Kostenträger" … mit "+" die Aufteilung geöffnet werden. Die Aufteilung kann dabei betragsmäßig oder prozentuell erfolgen. Es wird so lange automatisch eine neue Erfassungszeile geöffnet, bis der gesamte Restbetrag aufgeteilt worden ist.

Ebenso kann eine Kostenaufteilung über die Schaltfläche "Kostenaufteilung" erfasst, geändert oder gelöscht werden.

Ausnahmefall "Konto nicht in KORE"
Die Kostenerfassung wird nicht geöffnet, wenn am erfassten Konto das Feld "Konto in KORE" auf "Konto nicht in KORE" eingestellt ist. In diesem Fall können keine Kostendaten für diese Kontierung erfasst werden.

Werden Kostendaten vor der Kontierung und dann ein Konto mit "Konto nicht in KORE" erfasst, wird die Kostenerfassung nicht gelöscht, diese Rechnung kann jedoch nicht verbucht werden.

6. ER-Freigabe

Sollen die Rechnungen für den nächsten Verarbeitungsschritt freigeben werden, erfolgt das über die Schaltfläche "Freigabe" in der Menüleiste.

Wird mit dem CRM Tool "Aufgabenverwaltung" gearbeitet, beachten Sie bitte die weiteren Informationen im Punkt Aufgaben aus der ER-Kontrolle über BMD Com ausführen.

Je nachdem, ob mit einem hinterlegtem ER-Workflow gearbeitet wird oder nicht, unterscheiden sich die Auswahlmöglichkeiten im Freigabefenster.

Freigabemöglichkeiten einer Rechnung:
1 – Ablauf eines ER-Workflows oder Zuordnung eines Mitarbeiters (Kombination)
2 – ER-Workflow muss durchlaufen werden
3 – Mitarbeiter muss ausgewählt werden (ohne ER-Workflow)
4 – einfache Freigabe ohne Mitarbeiterzuordnung
5 – Rechnung wird nach korrekter Eingabe automatisch freigegeben

Die freizugebenden Rechnungen können zuvor gefiltert und laut Auflistung in der Bildschirmliste mit der Ausprägung "Rechnungen lt. Bildschirmliste" oder einzeln markiert (Multiselect möglich) und mit der Ausprägung "markierte Rechnungen" freigegeben werden.

Nachfolgend sind die verschiedenen Freigabemöglichkeiten mit oder ohne Verwendung eines hinterlegten ER-Workflows beschrieben.

Hinweis

Im Aktionsprotokoll werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnungen mitprotokolliert. Sie können das Aktionsprotokoll in der NTCS ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht für jede Rechnung einzeln über Extras → Protokolle → Aktionsprotokoll (Alt + A) aufrufen oder in der NTCS ER-Kontrolle beim Ausdruck des ER-Journals mitdrucken lassen.

6.1. ER-Freigabe ohne Workflow

Durch das Drücken der Schaltfläche "Freigabe" in der Menüleiste gelangen Sie in das Fenster "ER-Freigabe".

Wird ohne Verwendung eines in der NTCS festgelegten Workflows gearbeitet, muss das Feld "ER-Workflow" frei bleiben. Somit kann im Feld "Aktion" die jeweilige Freigabe festgelegt werden. Im Feld "Mitarbeiter" werden Sie nach einer Person gefragt, der die Rechnung zur Bearbeitung zugeteilt werden soll.

Wird bei der Freigabe ohne Workflow gearbeitet, besteht die Möglichkeit, zwischen mehreren "Aktionen" auszuwählen:

Aktion
Rechnung OK	Die Rechnung ist zwar OK, aber nicht zum Buchen freigegeben. Es muss daher ein Mitarbeiter eingegeben werden, der diese Rechnung zur weiteren Bearbeitung/Freigabe bekommt.
Verbuchen	Sind eine Kontierung und eine Kostenerfassung auf der Buchung vorhanden, erhält die Eingangsrechnung das Kennzeichen "Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben". Sie ist somit zum Verbuchen freigegeben und kann im Anschluss in der NTCS verbucht werden.
Verbuchen mit ZV-Sperre	Die ER wird mit einer ZV-Sperre freigegeben. In der Rechnungsübersicht kann zur Kontrolle die Spalte "ZV-Sperre" hinzugefügt werden. Entweder wird die ER mit der Aktion "Zahlungsfreigabe" nochmals freigegeben/geändert oder sie wird in der NTCS mit ZV-Sperre in die Buchhaltung verbucht. Im Zahlungsvorschlag wird eine mit ZV-Sperre verbuchte Position als "nicht freigegeben" angezeigt. Eine Änderung der Sperre im Zahlungsvorschlag wird nicht in die ER-Kontrolle zurückgeschrieben.
Verbuchen ohne ZV-Sperre	Ist bei einer ER bereits eine ZV-Sperre beim Erfassen hinterlegt worden, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. War das nicht der Fall, hat die Aktion "Verbuchen ohne ZV-Sperre" dieselbe Auswirkung wie "Verbuchen".
Rechnung ablehnen	Die ER wird abgelehnt und ist unter der Rubrik "Abgelehnte" ersichtlich.
Zahlungsfreigabe	Die Aktion steht nur dann zur Auswahl, wenn die Rechnung zuvor bereits mit der Aktion "ZV-Sperre" freigegeben worden ist.

Achtung!

Eine Verbuchung der Eingangsrechnung kann ausschließlich über die NTCS ER-Kontrolle erfolgen.

Erst wenn die Buchungen in der NTCS verbucht worden sind, werden diese in den Bildschirmansichten angezeigt und sind in den diversen Auswertungen sowie gegebenenfalls im Zahlungsverkehr ersichtlich.

6.2. ER-Freigabe mit Workflow

Durch das Drücken der Schaltfläche "Freigabe" in der Menüleiste gelangen Sie in das Fenster "ER-Freigabe".

Bei Verwendung eines im Programm festgelegten Workflows ist im Programm eine vorgegebene Abfolge von Aktionen, bei denen Aufgaben von einem Mitarbeiter zum nächsten zur Bearbeitung weitergegeben werden, bereits fixiert.

Die Freigabe kann entweder für einzeln markierte Rechnungen oder für alle Rechnungen laut Bildschirmliste (nach zuvor von Ihnen festgelegten Kritierien gefiltert) freigegeben werden.

Ist das Häkchen bei "ER-Workflow" aktiviert, müssen Sie nur noch einen Workflow und eine Aktion wählen und können bei Bedarf eine Notiz hinterlegen. Im Feld "Workflowinfo" wird der nächste Arbeitsschritt angezeigt.

Hinweis

Damit dem BMD Com-User auch Rechnungen zugeordnet werden können, muss am Mitarbeiter der BMD Com-Benutzer hinterlegt werden!

6.2.1. Workflow nicht in Ordnung

Sollte aus bestimmten Gründen die Eingangsrechnung nicht in Ordnung sein, gibt es zwei Möglichkeiten, den Workflow nicht an den nächsten Mitarbeiter weiterzuleiten, sondern "umzulenken".

Beide Varianten stehen nur zur Verfügung, wenn eine einzelne Rechnung markiert und für diese die Funktion "Freigabe" ausgewählt worden ist .

Workflow abbrechen
Im Freigabefenster können Sie die Eingangsrechnung mit dem Befehl "Workflow abbrechen" vom derzeitig hinterlegten Workflow entkoppeln. Anschließend werden Sie gefragt, wem die Eingangsrechnung nun zur Bearbeitung weitergeleitet werden soll. Diese Eingangsrechnung finden Sie danach in der ER-Liste unter der Rubrik "Abgelehnte".

Rechnung nicht OK

Das Feld "Rechnung nicht OK" scheint nur dann auf, wenn im ER-Workflow dementsprechend darauf reagiert wird, d. h., wenn das jeweilige Makro dafür hinterlegt worden ist. Die Einrichtung von Makros und sämtlicher damit verbundener Supportaufwand sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und werden über einen eigenen Termin vorgenommen.

7. Verbuchen

Sind eine Kontierung und eine eventuell erforderliche Kostenerfassung sowie eine entsprechende Freigabe auf der Rechnungsposition vorhanden, erhält die Eingangsrechnung das Kennzeichen

"Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben". Sie ist somit zum Verbuchen freigegeben und kann im Anschluss von Ihrem Steuerberater verbucht werden!

Achtung!

Eine Verbuchung der Eingangsrechnung kann ausschließlich über die NTCS ER-Kontrolle erfolgen.

Erst wenn die Buchungen in der NTCS verbucht worden sind, werden diese in den Bildschirmansichten angezeigt und sind in den diversen Auswertungen sowie gegebenenfalls im Zahlungsverkehr ersichtlich.

8. Aufgaben aus der ER-Kontrolle über BMD Com ausführen

Ist eine Eingangsrechnung über die ER-Kontrolle einem Mitarbeiter zugeordnet und im Hintergrund eine Aufgabe erzeugt worden, kann diese auch in der BMD Com ausgeführt werden.

Der NTCS Parameter, der vom BMD Com-Anbieter festgelegt wird, bestimmt, wie die Ausführung erfolgen soll. Es gibt zwei verschiedene Ausführungsoptionen:

Eingeschränkte Freigabe
ER-Kontrolle öffnen

Je nach oben erwähnter Einstellungen erfolgt die Ausführung über die "eingeschränkte Freigabe" oder es wird die ER-Kontrolle in der BMD Com geöffnet.

Die notwendigen Einstellungen trifft Ihr BMD Com-Betreiber und sind im Vorhinein abzuklären!

8.1. Aufgabenausführung mit eingeschränkter Freigabe

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Com ausführen.

8.2. Aufgabenausführung – ER-Kontrolle öffnen

Ist der oben angeführte Parameter auf "ER-Kontrolle öffnen" eingestellt worden, werden beim Ausführen der Aufgabe alle dem Benutzer zugeordneten Rechnungen in der ER-Kontrolle der BMD Com angezeigt, der Fokus liegt aber auf der aktuell freizugebenden Rechnung.

Nähere allgemeine Informationen zu BMD Com-Aufgaben finden Sie in der Onlinehilfe BMD Com: Aufgaben.

9. Berechtigungen

Berechtigungen sind ausschließlich vom BMD Com-Betreiber einzurichten.

Siehe auch:

BMD Com - FIBU - Funktionen

Besonderheiten für den BMD Com-/Web-/my BMD Com-Anbieter

ER-Kontrolle

BMD Com: Eingangsrechnungskontrolle