BMD Com: BMD Com Databox

Die Databox dient zum Austausch von Daten mit Ihrem BMD Com-Betreiber. Sie können Dateien/Dokumente hochladen bzw. Dateien, die Ihr BMD Com-Betreiber in die Databox stellt, herunterladen.

Das Fenster gliedert sich in die Bereiche "Databox", "Ansicht" und "Vorschau".

Databox

Der linke Bereich des Fensters unterteilt sich in die Bereiche "Databox" und "Dokumente".

Die Darstellung der Databoxkategorien wird in einer Baumstruktur angezeigt.

Unter dem Hauptknoten "Meine Databox" werden Ihnen alle hochgeladenen Dateien angezeigt.

Der Hauptknoten gliedert sich wiederum in die beiden Knoten "Allgemein" und "Finanzbuchhaltung".

Diverse Dateien/Dokumente (z. B. Verträge) werden im Verzeichnis "Allgemein" hochgeladen.

Der Knoten "Finanzbuchhaltung" gliedert sich in die Subkategorien "Eingangsrechnung", "Ausgangsrechung", "Kasse" und "Allgemein".

Wenn Sie ein Dokument hochladen, markieren Sie jenes Verzeichnis, in welchem das Dokument landen soll.

Hinweis

Wenn Sie einen übergeordneten Knoten markiert haben, können Sie keine Dateien hochladen. Die Funktionen werden automatisch ausgegraut.

Wenn die erforderlichen Parameter von Ihrem Com-Betreiber aktiviert sind, können Sie beim Upload von FIBU-Belegen die Buchungsperiode auswählen.

Es wird immer der aktuelle Monat minus 1 vorgeschlagen.

Weiters haben Sie die Möglichkeit, direkt beim Upload eine Beschreibung hinzuzufügen. Die im Abfragefenster erfasste Beschreibung wird nach dem Upload in der Spalte "Beschreibung" angezeigt.

Achtung!

Die Abfrage der Buchungsperiode hat aktuell noch keine Funktion bzw. Auswirkung im Programm! Dieses Fenster dient derzeit nur als Information.

Hinweis

Die Ermittlung, ob es sich bei einem FIBU-Beleg um eine "Vorerfassung für BaKaWa" oder "Papierlos Buchen" handelt, kann Ihr Com-Betreiber in der NTCS anhand der FIBU-Parameter steuern.

Markieren Sie ein Verzeichnis und wählen die Funktion "Dateien hochladen" aus, im darauffolgenden Fenster können Sie über die Schaltfläche "Durchsuchen" Dateien aus Ihrem Windwos-Explorer auswählen und anschließend über die Schaltfläche "Dateien hochladen" der (Belegablage) Databox hinzufügen.

Variante 2: Uploadbereich

Sie können die gewünschten Dateien via "Drag & Drop" aus Ihrer Windows-Umgebung in den Uploadbereich ziehen.

Jedes Hineinziehen gilt als Upload und löst daher eine Verständigung (Mail/Aufgabe) in der Kanzlei aus.
Um die Anzahl der Verständigungen an die Kanzlei zu steuern, empfiehlt es sich, alle Belege einer Belegart auf einmal in den jeweiligen Bereich zu ziehen.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument per "Drag & Drop" in das Fenster ziehen, erhalten Sie automatisch eine Information, ob der Upload erfolgreich gewesen bzw. fehlgeschlagen ist. Anhand der Symbole können Sie ebenfalls den Status des Uploads erkennen.

Variante 3: "Drag & Drop" direkt auf ein Verzeichnis

Es besteht auch die Möglichkeit, Dateien direkt aus Ihrer Windwos-Umgebung auf ein Verzeichnis per "Drag & Drop" zu ziehen. Einfach die benötigten Dateien im Explorer markieren und auf das gewünschte Verzeichnis ziehen.

Hinweis

Wird versucht, Dateien hochzuladen, welche die maximal erlaubte Dateigröße oder Auflösung überschreiten bzw. einen unerlaubten Dateityp beinhalten, erscheint eine dementsprechende Hinweismeldung.

Hinweis

Wenn Ihr Com-Betreiber den Parameter "Prüfen ob Datei bereits hochgeladen wurde" aktiviert hat, erhalten Sie folgende Meldung, sollten Sie ein bereits hochgeladenes Dokument noch einmal hochladen.

Achtung!

Das Hochladen von PDFs mit eingebettetem JavaScript in die Databox (Com/Web oder NTCS) ist nicht mehr möglich.

Diese Maßnahme dient zur Sicherheit und kann nicht deaktiviert werden.

Ansicht

Zwischen folgenden zwei Ansichten können Sie in der Databox wählen.

Detail-Ansicht:

Bei dieser Ansicht steht Ihnen in der Menüleiste die Funktion "Bearbeiten", mit der Sie die Spalte "Beschreibung" ändern können, zur Verfügung.

Die Spalten "Hochgeladen am" und "Angesehen am" können nicht bearbeitet werden und dienen rein der Information.

Miniatur-Ansicht:

Wenn Sie diese Ansicht eingeblendet haben, erhalten Sie eine Mini-Vorschau des Dokumentes. Da bei dieser Ansicht keine Spalten eingeblendet sind, können Sie unter dieser Ansicht das Dokument, die Beschreibung, nicht bearbeiten. Die Funktion "Bearbeiten" steht Ihnen in der Menüleiste nicht zur Verfügung.

Menüleiste

Dateien hochladen

Mit der Funktion können Sie Dokumente in die Databox hochladen. Die Datei wird in dem Ordner, der aktuell markiert ist, abgelegt.

Hinweis

Wenn Sie vor dem Upload eine Abfrage zum Aussuchen der Buchungsperiode bekommen, ist garantiert, dass das Dokument als FIBU-Beleg hochgeladen wird.

Dokument scannen

Mit der Funktion "Dokument scannen" können Sie Ihre Belege oder Dokumente per Scan in die Databox hochladen.

Achtung!

Um den Online-Scan im BMD Com nutzen zu können, sind einige Einstellungen notwendig. Genauere Details zu den Voraussetzungen und Scaneinstellungen finden Sie unter BMD Com: Scaneinstellungen.
Damit die Funktion im BMD Com zur Verfügung steht, benötigen Sie eine passive Lizenz.

Nachdem o. g. Einstellungen getroffen worden sind, läuft der Upload via Online Scan folgendermaßen ab:

Bevor Sie die Schaltfläche "Dokument scannen" betätigen, wählen Sie zuerst im Explorer-Baum das Verzeichnis der gewünschten Belegart mittels linken Mausklick aus.

Nach dem Start der Scan-Funktion öffnet sich je nach Konfiguration in den Scan-Einstellungen entweder der Scanner-Treiberdialog wo noch Scanparameter festgelegt werden können oder der Scanvorgang wird sofort gestartet und das Dokument im aktuell ausgewählten Verzeichnis abgelegt.

Hinweis

Der Online-Scan kann auch aus dem BaKaWa gestartet werden: Dokument → neu aus Databox → Dokument scannen

Protokoll

Im Protokoll können Sie verfolgen, welche Dokumente/Belege Sie bereits hochgeladen haben. Es wird Ihnen ebenfalls angezeigt, wenn der Upload fehlgeschlagen ist.

Änderungen, welche am Dokument vorgenommen worden sind (z. B. Beschreibung), werden im Protokoll ebenso angezeigt.

Im Protokoll werden Ihnen standardmäßig die Felder "Protokolldatum", "Benutzername", "User-ID" und "Protokollbezeichnung" eingeblendet.

Bearbeiten

Über diese Schaltfläche können Sie das hochgeladene Dokument bearbeiten.

Geben Sie auf diesem Weg im Feld "Beschreibung" eine zusätzliche Information ein und klicken anschließend auf "Speichern".

Löschen

Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente aus der Databox löschen.

Wenn Sie eine Datei markieren und die STRG-Taste gedrückt halten, können Sie auch mehrere Dokumente auf einmal löschen.

Dokument(e)

herunterladen

Hier können ausgewählte Dokumente in Ihrem Browser heruntergeladen werden. Um mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen, müssen Sie diese mittels Multiselect auswählen. Nach dem Betätigen der Schaltfläche "Dokument(e) herunterladen" werden die Dateien in Ihrem Browser heruntergeladen.

Vorschau

Im rechten Bereich des Fensters können Sie sich die Vorschau zu dem jeweils markierten Dokument anzeigen lassen. Voraussetzung für die Anzeige in der Vorschau ist, dass es sich um ein PDF-Dokument handelt. Andere Dateitypen lassen sich nicht anzeigen.

Sie können das Dokument in der Vorschau vergrößern, verkleinern, drehen etc.

Mehrseitige Dokumente lassen sich in der Vorschau trennen. Sie können das Dokument mit Klick auf die unten angeführte Schaltfläche vor der aktuellen Seite oder nach der aktuellen Seite trennen.