Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie unter ER-Kontrolle - flexibles Layout.

1. Allgemeines

Achtung! 

Voraussetzung für die Anlage und Verwendung des ER-Kontrolle-Workflows ist die Lizenz CRM Workflow. Für die Implementierung von ER-Workflows empfehlen wir Ihnen, einen Termin mit unserer Terminkoordination termin@bmd.at zu vereinbaren.

1.1. Analysetermin – Abklärung Ablauf

• Rechnungseingang (Wie kommt die Rechnung in die NTCS? Mail/Post, Verarbeitung über BMD Scan, Stapelverarbeitung, OCR-Verarbeitung ...)
  
  
• Rechnungserfassung (Ablauf und Zuständigkeiten für Erfassung, Lieferantenkontenanlage, WE-Zuordnung/WE-Kontrolle, Kontierung, Kostenerfassung, Freigabe, Verbuchung in Fibu)
  
  
• Verwendung von Makros (siehe Punkt Diagrammbeispiele: Entscheidungsmakros, Makros zur Mitarbeiterermittlung, Makro Freigabe mit ZV-Sperre ...)
  
  
• Berechtigungen (Berechtigung ansehen/bearbeiten für eigene/fremde ER, Datenbesitzer auf ER und Dokument, Berechtigungen für Personengruppen ...)
  
  
• Verwendung Aufgabenverwaltung (siehe Onlinehilfe "Aufgaben" in der ER-Kontrolle bzw. Aufgaben im Paket CRM)
  
  
• Stellvertreterregelung (siehe Onlinehilfe Stellvertreterregelung in der ER-Kontrolle bzw. Onlinehilfe Abwesenheitsmanager)
  
  
• Verwendung BMD Web (Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD WEB ausführen bzw. BMD Web-Funktionen BMD Web - FIBU - Funktionen)
  
  
• Weitere Abwicklung Zahlungsvorschlag bzw. Zahlungsplattform (nicht in ER-Workflow integrierbar/abbildbar)
  
  

1.2. Automatischer Start Workflow

• gleichzeitiges Überleiten mehrerer Rechnungen aus dem BMD Scan
  
  
• Import Buchungen (auch bei Stapelfunktion MCS_FIBUERIMPORTBUCHUNGEN)
  
  
• Import elektronische Rechnung – bei mehreren Rechnungen (auch bei Stapelfunktion MCS_FIBUERIMPORTEINVOICE)
  
  
• Import und automatische Anlage mittels Finmatics-API
  
  
• Automatische Anlage durch Übernahme aus Belegablagedatabox (Databox-Mailbox, Belegupload über: BMD Com, BMD Web, App BMD Go, Scanneranbindung
  
  

2. Anlage ER-Workflow

2.1. Anlage und grafische Gestaltung ER-Workflow

Hinweis 

Besonderheit bei Firmengruppen: Für eine Firmengruppe kann über Parameter eingestellt werden, ob die Workflows unter den einzelnen Firmen oder unter der Hauptfirma gewartet werden sollen. Den Paramter finden Sie unter den FIBU Parametern → ER-Workflow → Allgemein → ER-Workflowerfassung unter Hauptfirma.   ER-Workflowerfassung unter Hauptfirma Gibt an, ob die Erfassung von ER-Workflows bei einer Firmengruppe immer unter der Hauptfirma erfolgt. Wird der Parameter fibubezogen gesetzt, ist als Firma die Hauptfirma zu verwenden.       Beachten Sie bitte, dass nach dem Umstellen des Parameters nur noch die Workflows der Hauptfirma sichtbar sind.

2.2. Musterworkflow

Um in der ER-Kontrolle nachzuvollziehen, in welchem Workflowschritt sich die Rechnung befindet, blenden Sie sich die Spalte "Workflow" ein. Diese Spalte erhält ein Workflowsymbol, wenn auf der Rechnung ein Workflow hinterlegt worden ist. Mit Doppelklick auf das Workflowsymbol können Sie durch farbige Kennzeichnung erkennen, wie weit und in welchem Arbeitschritt sich die Rechnung bereits befindet.  

2.3. Funktionen ER-Workflow

ER-Workflows

Ansehen	Öffnet den selektierten Workflow zum Ansehen der Anlageinformationen.
Neu	Es wird ein neuer Workflow mit einer neuen Workflownummer angelegt und es öffnet sich das Anlagefenster. Anschließend kann die Gestaltung im Diagrammstudio erfolgen.
Bearbeiten	Öffnet den selektierten Datensatz zum Ändern der Anlagedaten,  z. B. die Bezeichnung.
Löschen	Ein Workflow kann nur gelöscht werden, wenn sich keine Eingangsrechnung in diesem Workflow befindet. Soll ein Workflow für künftige Eingangsrechnungen nicht mehr verwendet werden, kann dieser als "inaktiv" gekennzeichnet werden (siehe Feld Aktiv). Somit ist dieser weiterhin in den ER-Workflowdiagrammen sichtbar, kann jedoch in der ER-Kontrolle nicht mehr ausgewählt werden. Die bereits erfassten Eingangsrechnungen mit dem bestehenden Workflow können noch fertig freigegeben werden.
Diagrammstudio	Mit dieser Funktion kann das Diagrammstudio gestartet werden, um den Workflow abzuändern. Das ist nur dann möglich, wenn sich keine Eingangsrechnung im Workflow befindet. (Achtung: Auch die Vorjahre kontrollieren!) Es erscheint folgende Meldung: Hinweis  Möchten Sie dennoch eine Änderung im Workflow durchführen, gibt es dafür nur die Möglichkeit, im Fenster ER-Workflowdiagramme den bestehenden Workflow zu exportieren und auf eine neue Nummer zu importieren. Danach können die Änderungen im Diagrammstudio in dem neuen Workflow durchgeführt werden. Möchten Sie die betroffenen Rechnungen ermitteln, bei denen dieser Workflow noch im Umlauf ist, kann im Fenster ER-Workflowdiagramme das Feld "Diagramm-Nr." eingeblendet werden. Diese Nummer kann danach in der ER-Kontrolle in der ER-Liste in der Spalte "Diagramm-Nr." gesucht werden. Falls noch Rechnungen mit dieser Nummer vorhanden sind, können diese bearbeitet bzw. freigegeben werden. (Achtung: Bitte auch in den Vorjahren kontrollieren!) Ebenso kann mit der laufenden Nummer aus dem Bereich ER-Workflows in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht im Feld "Workflow-Nr." gesucht werden.
Funktionen	Workflow importieren Alt+i Mit dieser Funktion kann ein bestehender Workflow als ERW-Datei, die zuvor mit der Funktion "Workflow exportieren" exportiert und bereits in einem Verzeichnis gespeichert wurde, wieder importiert werden. Anwendungsfall wäre die Übernahme eines Workflows in eine andere Firma, oder wenn ein weiterer Workflow erstellt werden soll (quasi eine Kopie). Sie sollten diese Funktion verwenden, wenn der neue Workflow einem bereits bestehenden Workflow sehr ähnlich ist. Nach dem Import müssen Sie so nur minimale Änderungen vornehmen und müssen somit nicht den gesamten Workflow neu konstruieren. Wenn nur mehr der neue Workflow verwendet werden soll, kann der bestehende Workflow im Feld "Aktiv" auf inaktiv gestellt werden. Somit ist dieser weiterhin in den ER-Workflowdiagrammen sichtbar, kann jedoch in der ER-Kontrolle nicht mehr ausgewählt werden. Die bereits erfassten Eingangsrechnungen mit dem bestehenden Workflow können noch fertig freigegeben werden. Workflow exportieren Alt+E Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow als ERW-Datei in ein beliebiges Exportverzeichnis exportieren. Wenn der Export erfolgreich war, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung. Diese Datei kann mit der Funktion "Workflow importieren" wieder auf eine neue Workflownummer importiert werden. Anwendungsfall wäre die Übernahme eines Workflows in eine andere Firma, oder wenn ein weiterer Workflow erstellt werden soll (quasi eine Kopie) und nur geringfügige Änderungen vorgenommen werden müssen.
Extras	Fibu-bezogene Einstellungen für ER-Workflow Hier können Parametereinstellungen für die ausgewählte Firma eingestellt werden. Allgemeine Einstellungen für ER-Workflow Hier können Parametereinstellungen für die gesamte Datenbank eingestellt werden (für alle Firmen gleichermaßen gültig).

Funktionen:

Diagrammstudio

Mit dieser Funktion kann das Diagrammstudio gestartet werden, um den Workflow abzuändern. Das ist nur dann möglich, wenn sich keine Eingangsrechnung im Workflow befindet. (Achtung: Auch die Vorjahre kontrollieren!) Es erscheint folgende Meldung:     Hinweis  Möchten Sie dennoch eine Änderung im Workflow durchführen, gibt es dafür nur die Möglichkeit, im Fenster ER-Workflowdiagramme den bestehenden Workflow zu exportieren und auf eine neue Nummer zu importieren. Danach können die Änderungen im Diagrammstudio in dem neuen Workflow durchgeführt werden. Möchten Sie die betroffenen Rechnungen ermitteln, bei denen dieser Workflow noch im Umlauf ist, kann im Fenster "ER-Workflowdiagramme" das Feld "Diagramm-Nr." eingeblendet werden. Diese Nummer kann danach in der ER-Kontrolle in der ER-Liste in der Spalte "Diagramm-Nr." gesucht werden. Falls noch Rechnungen mit dieser Nummer vorhanden sind, können diese bearbeitet bzw. freigegeben werden. (Achtung: Bitte auch in den Vorjahren kontrollieren!) Ebenso kann mit der laufenden Nummer aus dem Bereich ER-Workflows in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht im Feld "Workflow-Nr." gesucht werden. Weitere Informationen zu den Funktionen im Diagrammstudio finden Sie in diesem Hilfedokument im nachfolgenden Punkt Diagrammstudio.

Bei der Funktion "Workflow importieren" kann nur ein neuer Workflow angelegt werden.
Soll ein bereits bestehender Workflow überschrieben werden, so ist dies im Diagrammstudio unter Extras → Diagrammdatei importieren möglich.

Achtung! 

Es ist wichtig, dass in der Importfirma die gleichen Mitarbeiter wie in der Exportfirma vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, so sind die Mitarbeiter in der Importfirma anzulegen und im Workflow neu zuzuordnen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir nach einem Import eines ER-Workflows immer, die Mitarbeiterzuordnung zu kontrollieren!

2.4. Designrichtlinien

Achtung!

Jeder Workflow MUSS die Aktion Start und Ende aufweisen damit er funktioniert. Zwischen diesen beiden stehen Aufgabenaktionen und die dazugehörigen Statusprüfungen. Alle Aktionen von Start bis zum Ende müssen Sie mit Pfeilen verbinden, um einen korrekten Ablauf des Workflows zu gewährleisten. Wichtig ist, dass jedes Element zwischen Start und Ende mindestens mit 2 Pfeilen Kontakt hat (VON-ZU).

2.5. Funktionen Diagrammstudio

Funktionen:

Zoom out	Ansicht verkleinern
Zoom in	Ansicht vergrößern
Prüfe Verbindungen	Es wird geprüft, ob alle Objekte korrekt miteinander verbunden sind. Inkorrekte Verbindungen werden rot markiert. Diese Funktion wird beim Schließen des Fensters automatisch ausgeführt.

Funktionsleiste:

(Diese Funktionen können einfach nach dem Auswählen in der Symbolleiste mit einem Mausklick hinzugefügt werden.)

Löschen	Löschen von Feldern oder Verbindungslinien
Markieren	Sobald Sie diesen Button aktiviert haben, können Sie mit der Umschalttaste mehrere Felder markieren, die dann gemeinsam gelöscht werden können.
Makro-Aktion	Makroblock In einem Makroblock können diverse Aktionen mit Makro ausgeführt werden. Dieser Block dient aber nicht dazu, Mitarbeiter im Workflow zuzuordnen. Dies muss über eine ER-Aktion mit Kontrolle (mehrere Mitarbeiter) durchgeführt werden.
Text	Textblock Der Textblock dient dazu, um Beschreibungen zu einzelnen Workflowschritten einzufügen, er hat keinen Einfluss auf den Ablauf oder die Funktionsweise des Workflows.
Prüfung Ja/Nein	Entscheidungsblock In einem Entscheidungsblock kann über Makro definiert werden, welchen Weg die Rechnung einschlagen soll (siehe Beispiel). Die Auswahl "Ja/Nein" kann nicht auf "Nein/Ja" gewechselt werden. Damit es zu keinen Überschneidungen der Pfeile kommt, ändern Sie für diesen Zweck bitte die Fragestellung oder drehen Sie das Element um 180 Grad.  Um das Feld/Kästchen zu drehen, klicken Sie dieses im Diagrammstudio an. Es erscheint ein kleiner Kreis in der rechten Ecke des Feldes/Kästchens. Mit Linksklick mit der Maus können Sie durch Ziehen dieses Kreises das Kästchen um 180 Grad drehen.
Start	Start (Jeder Workflow muss mit einem "Start" beginnen!) Start und Ende zählen auch als "Personen"! (siehe Beispiel)
Ende	Ende (Jeder Workflow muss mit einem "Ende" beendet werden!) Start und Ende zählen auch als "Personen"! (siehe Beispiel)
ER-Aktion	Bei der Funktion "ER-Aktion" kann zwischen folgenden Möglichkeiten gewählt werden:   Aktion: Die Funktion "Aktion" sagt aus, welchen Status die Rechnung nach der Freigabe bekommt. Wird diese im Workflow nicht verwendet, wird die Eingangsrechnung als Buchungs- und Zahlungsfreigabe verbucht.   Es kann zwischen mehreren Freigabeaktionen ausgewählt werden: Buchungsfreigabe: Buchung wird freigegeben, eine bereits vorhandene ZV-Sperre bleibt erhalten. Buchungsfreigabe ohne ZV-Sperre: Buchung wird freigegeben, eine bereits vorhandene ZV-Sperre wird hiermit wieder aufgehoben. Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre: Buchung wird freigegeben, eine ZV-Sperre wird gesetzt. Diese Sperre kann entweder im Workflow über eine eigene Aktion oder nach dem Verbuchen im Programm "Zahlungsvorschlag" entfernt werden. Soll eine Aufhebung der ZV-Sperre nur über das Programm "ER-Kontrolle" möglich sein, muss mittels Makro mit der erweiterten ZV-Sperre gearbeitet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Punkt Makro "Freigabe mit ZV-Sperre". ZV-Freigabe: Wenn eine ZV-Sperre vorhanden ist, wird diese aufgehoben. ER verbuchen: Die Buchung wird im Hintergrund automatisch verbucht. Im Workflow muss zwingend zuvor die Funktion "Buchungsfreigabe" durchgeführt werden. Zahlungen ermitteln: Diese Funktion kann nur in einem Makro verwendet werden. Beispiel: Ist eine Rechnung vollständig kontiert und zur Verbuchung freigegeben worden, so kann die Eingangsrechnung bereits in die FIBU verbucht werden, auch wenn der Workflow noch nicht abgeschlossen ist. Beispielsweise kann die Rechnung mit ZV-Sperre in die FIBU verbucht werden und im Workflow später die Aktion "ZV-Freigabe" oder die erweiterte Freigabe mit ZV-Sperre ausgeführt werden. Somit wird die ZV-Sperre sowohl in der ER-Kontrolle als auch auf der Buchung entfernt und die Rechnung kann über das Programm "Zahlungsvorschlag" bezahlt werden. Kontrolle: Die Funktion "Kontrolle" sagt aus, welcher Mitarbeiter die Rechnung erhält. Nach der Auswahl der Funktion "Kontrolle" erfolgt die Abfrage nach dem Mitarbeiter, der diese Rechnung erhalten soll. Kontrolle (mehrere Mitarbeiter): Diese Funktion ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einer Aktion zugeordnet werden können. Die Zuordnung erfolgt beim Erstellen des Blocks oder während der Workflowlaufzeit über ein Eingabefenster oder über ein Makro. Nähere Informationen finden Sie im Punkt Kontrolle (mehrere Mitarbeiter). Es wird empfohlen, ER-Aktionen, die nicht selbsterklärend durch kurze aussagekräftige Beschriftungen dargestellt werden können (Beschriftungen werden auch im Aktionsprotokoll abgebildet!), durch längere bzw. genauere Beschreibungen mittels Kommentaren zu ergänzen.
UND-Verknüpfung	UND-Block: Die Rechnung muss von allen Mitarbeitern genehmigt werden, die mit diesem UND-Block verbunden sind.   Hinweis  Direkt vor einer UND-Verknüpfung darf kein Entscheidungsblock hinzugefügt werden, da dies dazu führt, dass die UND-Bedingung nie erfüllt wird.   Die UND-/ODER-Verknüpfung wird von uns nicht mehr empfohlen und soll nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da es dafür die neue ER-Aktion "Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)" gibt.
ODER-Verknüpfung	ODER-Block: Die Rechnung muss von einem der Mitarbeiter genehmigt werden, die durch diesen ODER-Block verbunden sind.   Die UND-/ODER-Verknüpfung wird von uns nicht mehr empfohlen und soll nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da es dafür die neue ER-Aktion "Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)" gibt.
Kommentar	Mittels Kommentar können nähere Erklärungen bzw. Ergänzungen zu bestimmten Workflowschritten hinzugefügt werden.
Pfeil	Gerade Verbindung Wir empfehlen, wenn möglich vertikale bzw. horizontale gerade Verbindungen zu verwenden und auf schräge oder sich kreuzende Verbindungen zu verzichten.
Pfeil gewinkelt	Eckige Verbindung Verwenden Sie abgestufte Pfeile nur, wo sie wirklich notwendig sind und die Verbindung nicht mit einer geraden Verbindung geschaffen werden kann.

2.5.1. ER-Aktion Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)

Folgende Einstellungen sind bei Kontrolle (mehrere Mitarbeiter) möglich:

Mitarbeiterermittlung	Mitarbeitereingabe: Es werden mehrere Mitarbeiter direkt im Workflow festgelegt. Auswahldialog: Die Festlegung der Mitarbeiter erfolgt erst bei der Freigabe der Rechnung. Diese können aus der Liste aller Mitarbeiter ausgewählt werden. Über Makro: Die Mitarbeiterermittlung erfolgt über ein hinterlegtes Makro. (Makros werden von BMD erstellt und sind kostenpflichtig!)
Mitarbeiter	Erfolgt die Ermittlung über die Einstellung "Mitarbeitereingabe", können in diesem Feld die zuständigen Mitarbeitenden festgelegt werden. Mit der Funktion F4  kann in das Mitarbeitersuchfenster gewechselt und ein einzelner Mitarbeiter übernommen werden. Die Suche kann auch auf Mitarbeiter/innen, die in der Mitarbeiterverwaltung einer anderen Firma zugeteilt sind, ausgeweitet werden, indem man im Suchfenster die Firmennummer ändert. Hinweis  Wenn man die ER-Freigabe über die Aufgaben im BMD Web erteilt (eingeschränkte Freigabe) und im Workflow eine Mitarbeiterauswahl hinterlegt hat, darf diese Mitarbeiterauswahl keine Mitarbeiter, die in anderen Firmen angelegt sind, als die in der die ER-Kontrolle geführt wird, enthalten. Es ist bei der "eingeschränkten Freigabe" (Freigabe über das Aufgabenfenster) im BMD Web nicht möglich auf die Mitarbeiter einer anderen Firma zuzugreifen. Um diesen Zugriff im BMD Web zu ermöglichen, muss eine Firmengruppe mit den Firmen, in denen die betroffenen Mitarbeiter angelegt sind, angelegt werden. Als Alternative, wenn keine Firmengruppe gewünscht ist, kann mittels Parameter auf die erweiterte Freigabe „ER-Kontrolle öffnen“ über das Web ER-Kontrolle-Übersichtsfenster umgestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Eigene Einstellungen → Organizer → Aktion bei Aufgabe ausführen (BMD Com/BMD Web) Mit der Funktion F8 kann in das Mitarbeiterzuordnungsfenster gewechselt und eine Zuordnung von mehreren Mitarbeitern festgelegt werden. Es wird im Hintergrund eine Tabelle mit den ausgewählten Mitarbeitern angelegt. Erkennbar ist dies durch die Anzeige des Wortes <Tabelle> im Feld "Mitarbeiter". Diese Tabelle kann, wenn keine Rechnung mit dem verwendeten Workflow im Umlauf ist,  mit der Funktionstaste F8 geändert werden. Ob alle hinterlegten Mitarbeiter oder nur einer davon die Rechnungsfreigabe erteilen muss, wird im nachfolgend beschriebenen Feld "Freigabe durch" festgelegt. Voraussetzung für die Mitarbeitersuche bzw. Mitarbeiterzuteilung an verschiedene Mitarbeitende ist, dass die jeweiligen Mitarbeitenden im CRM in der Mitarbeiterverwaltung angelegt und eine User-ID zugeteilt wurde.
Freigabe durch	Es wird festgelegt, ob die Freigabe der Rechnung durch einen Mitarbeiter oder durch alle der hinterlegten Mitarbeiter erfolgen soll.
Makro	In diesem Feld wird das jeweilige Makro hinterlegt.
Mitarbeiter neu ermitteln	Einstellung, ob die Mitarbeiter neu ermittelt werden sollen, wenn dieser Block ein weiteres Mal im Workflow durchlaufen wird. Die Auswirkung dieser Einstellung ist abhängig von der Mitarbeiterermittlung.   Mitarbeitereingabe: Normalerweise wird die ER nur denjenigen zugeordnet, die bei diesem Block noch nicht freigegeben haben. Ist diese Einstellung aktiviert, dann wird die ER beim erneuten Durchlaufen wieder allen Mitarbeitern zugeordnet.   Auswahldialog: Bei Aktivierung der Einstellung erscheint der Auswahldialog ein weiteres Mal.   Makro: Bei Aktivierung der Einstellung werden die Mitarbeiter über Makro bei jedem weiteren Durchlaufen neu ermittelt.

Achtung!

Voraussetzung für eine einwandfreie Zuordnung zu einem Mitarbeiter ist, dass bei diesem Mitarbeiter eine User-ID hinterlegt ist. Das ist sowohl für die Weiterleitung im Workflow als auch für die Aufgabenzuteilung notwendig. Die Zuordnung zwischen User-ID und Mitarbeiter erfolgt im Organizer unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter. Wenn Sie auf das blaue Dreieck klicken (oder die F4-Taste betätigen), können Sie nach bereits angelegten Mitarbeitern suchen. Ist ein Mitarbeiter noch nicht angelegt, können Sie ihn unter Mitarbeiter/Neu (F5) anlegen und auch die User-ID hinterlegen. Die User-ID muss aber bereits bestehen (eine Neuanlage der UserID ist nicht möglich).

2.6. Diagrammbeispiele 

Beispiel 

Start und Ende zählen auch als "Personen"   Angenommen, Sie verwenden für eine Eingangsrechnung im BMD Scan den links ersichtlichen Workflow: Hier muss die Person, die die ER einscannt und die Erfassung vornimmt, die Rechnung mit einem bestimmten Workflow bzw. einer bestimmten Person weiterleiten.

Beispiel

Workflow mit gesetzten Aktionen (Betragsprüfung)   In diesem Fall bearbeitet "Mitarbeiter 1" die Eingangsrechnung. Automatisch wird dann der Eingangsrechnung eine ZV-Sperre hinzugefügt, sobald die Rechnung größer als 1.000 € ist. Dies erfolgt über ein Makro. Nähere Informationen zu Makros finden Sie im Punkt Makro. Anschließend wird die Eingangsrechnung an "Mitarbeiter 2" weitergereicht, der dann die Rechnung für die Verbuchung in die Fibu genehmigt. Diese Rechnung bleibt dann im Zahlungsvorschlag als gesperrt vorhanden und müsste händisch freigegeben werden.

Beispiel

Workflow mit "Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre" und "ZV-Freigabe"   Zuerst wird die Rechnung von Mitarbeiter 1 mit der ER-Aktion "Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre" freigegeben.   Wenn die Rechnung fertig kontiert wurde, kann die Rechnung bereits in die FIBU verbucht werden. Als nächstes gibt Mitarbeiter 2 die Rechnung mit der ER-Aktion ZV-Freigabe" frei. Sowohl in der ER-Kontrolle als auch in der FIBU wird die ZV-Sperre automatisch entfernt und der Workflow ist abgeschlossen.

Beispiel

Workflow Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)   Zuerst muss die Rechnung sowohl von Mitarbeiter 1 als auch von Mitarbeiter 2 freigegeben werden.   Erst wenn der letzte Mitarbeiter die Rechnung freigibt, erscheint das Auswahldialogfenster, um den nächsten Mitarbeiter auswählen zu können. Gibt dieser Mitarbeiter die Rechnung frei, so wird ein Makro ausgeführt (Abteilungsleiter vom Mitarbeiter, der freigibt, wird ermittelt). Nähere Informationen zu Makros finden Sie im Punkt Makro.

Beispiel

Workflow Ja/Nein Prüfung   Mitarbeiter 1 kann entscheiden, ob die Rechnung OK ist oder nicht.   Wenn die Rechnung OK ist, so wird sie mit der ER-Aktion Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre freigegeben.   Ist die Rechnung nicht in Ordnung, so muss vorher noch der Abteilungsleiter die Rechnung freigeben, bevor diese an Mitarbeiter 2 weitergeleitet wird.   Wenn Mitarbeiter 2 die Rechnung freigibt, so wird automatisch kontrolliert, ob der Betrag kleiner als € 2.000 ist.   Ist diese Bedingung erfüllt, so wird die Rechnung für den ZV freigegeben (ER-Aktion) und der Workflow ist zu Ende.   Ist die Bedingung nicht erfüllt, so wird diese an den Geschäftsführer zur Durchsicht weitergeleitet. Achtung: Wenn dieser die Rechnung freigibt, so bleibt trotzdem noch die ZV-Sperre erhalten.

Beispiel

Workflow mit "Entscheidungsmakro"     Beschreibung   Makrotext  Bei diesem Workflow hat "Mitarbeiter 1" die Auswahlmöglichkeit "Rechnung OK?". Wenn "Nein" ausgewählt wird, geht die Rechnung weiter zu "Mitarbeiter 2". Soll der Text für die Comboboxauswahl geändert werden, kann dies ebenfalls im Makro ergänzt werden. Näheres dazu finden Sie unter Makro. Result := BMD_RECHNUNG_IST_OK();     Weitere Beispiele für ein Entscheidungsmakro:   Beschreibung Makrotext Die Rechnung soll zu einem bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet werden, wenn der Buchungsbetrag größer als 10.000 € ist. Result := MCA_ERB_BUCHBETRAG > 10000; Es soll überprüft werden, ob die Kontierung der Rechnung vollständig und fehlerfrei ist. Result := BMD_KONTIERUNG_IST_OK(); Es soll überprüft werden, ob die WWS-Betragsaufteilung vollständig ist. Result := BMD_WWS_AUFTEILUNG_VOLLSTAENDIG();

2.7. Makro

Hinweis 

Makros werden grundsätzlich von BMD erstellt und sind kostenpflichtig! Ergibt sich bei einem Analysetermin der Bedarf für ein Makro, wird dieses im Anschluss individuell programmiert und bei einem Folgetermin im Diagrammstudio im Workflow importiert. Im Zuge dieses Imports, aber auch für Kontrollen, wird empfohlen, im Makroeditor die Funktion "Compilieren" (STRG + F9) auszuführen, um syntaktische Fehler vor der Ausführung zu vermeiden.

2.7.1. Makro "Freigabe mit ZV-Sperre"

Achtung!

Die ZV-Sperre "ER im Umlauf" kann bei Verwendung eines Workflows in der ER-Kontrolle über Makro gesetzt werden und muss auch über eine eigene Aktion im Workflow wieder durch ein Makro aufgehoben werden.

2.7.2. Entscheidungsmakro Rechnung "ok" und "nicht ok"

Über den Decision-Block  kann die Funktion "BMD_RECHNUNG_IST_OK" eingefügt werden.

2.7.3. Entscheidungsmakro Betragsprüfung "Buchungsbetrag größer/kleiner als..."

2.7.4. Entscheidungsmakro Kontierung vollständig

2.7.5. Entscheidungsmakro WWS Aufteilung vollständig

3. Berechtigungen

3.1. Allgemeine Übersicht

3.1.1. Berechtigungsgruppen

3.1.2. Datenbesitzergruppen

3.1.3. Rollen

3.1.4. Firmenberechtigungen

3.2. Abklärung für die Einrichtung von Berechtigungen in der  ER-Kontrolle

• Gibt es ein bestehendes Berechtigungskonzept?
  
  
• Wer ist im Unternehmen zuständig für die Anlage von neuen Usern und die Wartung der Berechtigungen?
  
  
• Welche unterschiedlichen Mitarbeiter gibt es im Unternehmen?
  
  
• Wurde für jeden Anwender ein eigener NTCS Benutzer in der NTCS angelegt und ebenso im CRM ein Mitarbeiter, auf dem die User-ID des Benutzers hinterlegt ist?
  
  
• Wie streng oder offen sollten die Berechtigungen geregelt werden? Gibt es heikle Daten, welche nur bestimmte Mitarbeiter sehen dürfen?
  
  
• Wer darf bestimmte Rechnungsdatensätze/Dokumente/Datenfelder sehen bzw. bearbeiten?
  
  
• Wer darf über welche Funktionen in der ER-Kontrolle, im ER-Workflow, in Aufgaben, im Archiv verfügen, bzw. müssen diese eingeschränkt werden?

3.3. Standardeinstellungen für Berechtigungen in der ER-Kontrolle

3.3.1. Standardgruppen für ER-Konrolle, Aufgaben und Dokumentenverwaltung

Achtung!

Diese Gruppen beinhalten nur Berechtigungen zur Freigabe der Eingangsrechnungen. Berechtigungen für die Aufgaben und für die Dokumentenverwaltung müssen noch zusätzlich gesetzt werden.

• Datenbesitzergruppe mittels DMS-Vorschlagswerten auf das Dokument übernehmen.
  
  
• Datenbesitzergruppe am FIBU-Stamm wird automatisch auf Belegablage Databox übernommen, wenn Dokumente hier hochgeladen werden.
  Mit dem Parameter "DMS Datenbes. Ansehen des Databox-Dokuments übernehmen" kann eingestellt werden, ob diese Datenbesitzergruppe auf die zugeordneten Rechnungsdokumente in die ER-Kontrolle übernommen werden soll.
  
  
• Manuelle Erfassung einer Datenbesitzergruppe auf der Eingangsrechnung.
  
  
• Bei Verwendung eines ER-Workflows kann mit einem Makro eine Datenbesitzergruppe auf die Rechnung gelegt werden.
  
  
• Auf der DMS-Kategorie für Eingangsrechnungen gibt es auch mehrere Möglichkeiten, um einen Datenbesitzer zu hinterlegen:
  
  - Feld "Datenbesitzer für ER-Kontrolle": Hier können Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, die zusätzlich zum Feld "Berechtigung ER-Kontrolle" die Berechtigung für die Funktion "Dokument ansehen" innerhalb dieser Dokumentenkategorie steuert.
  
  - Feld "Datenbesitzer für Ansehen": Hier können Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen. Nur Mitarbeiter, die in dieser Datenbesitzergruppe sind, können diese Kategorie sehen bzw. Dokumente zu dieser Dokumentenkategorie archivieren.
  
  

Zusätzlich können Sie im Feld Datenbesitzer ER-Kontrolle eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, wo jene Mitarbeiter zugeordnet sind, die ein Dokument unterhalb dieser Kategorie auch ohne Beteiligung am ER-Workflow bzw. der KORE sehen dürfen. Diese Datenbesitzergruppe wird auch zur Ermittlung der Berechtigung für Ansehen herangezogen, wenn am Dokument keine Informationen über die Herkunft vermerkt sind (Felder Herkunft und Key extern mit Werten aus der FIBU ER-Kontrolle).

Achtung!

Wenn Sie auf einer Dokumentenkategorie dieses Feld auf eine Ausprägung ungleich Keine Prüfung setzen, werden die Datenbesitzergruppen für Ansehen auf der Kategorie bzw. auf Dokumente innerhalb dieser Kategorie für das Ansehen bzw. Bearbeiten der Dokumente nicht mehr berücksichtigt. Eine Datenbesitzergruppe direkt am Archivstamm wird aber weiterhin geprüft. Dadurch wird erreicht, dass ein Mitarbeiter die Dokumente zu Eingangsrechnungen, bei denen er im ER-Workflow beteiligt ist, ansehen kann, alle anderen Dokumente dieser Kategorie aber nicht sehen darf. Konkret wirkt sich die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe für Ansehen in Kombination mit diesem Feld wie folgt aus: Archiv Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen, der Sie nicht zugeordnet sind, am Archiv hinterlegt, können Sie zu Dokumenten innerhalb dieses Archivs keine DMS-Funktionen ausführen, auch wenn dieses Feld gesetzt ist. Wenn Sie zum Beispiel bei einer Eingangsrechnung die Funktion "Dokument ansehen" ausführen, erhalten Sie folgende Hinweismeldung: "Sie besitzen keine Berechtigung für Dokumente aus dem Archiv XY!" Dokumentenkategorie Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen auf der Dokumentenkategorie hinterlegt, der Sie nicht zugeordnet sind, sind trotzdem folgende Funktionen für eigene Eingangsrechnungen möglich: Ansehen/Bearbeiten der Dokumente, welche der Eingangsrechnung bzw. Aufgabe zugeordnet sind. Dokumente dieser Dokumentenkategorie sind auch im DMS sichtbar. Die Metadaten der Dokumente können bearbeitet werden. Führen Sie diese Funktionen zu einer Eingangsrechnung aus, bei denen Sie nicht im ER-Workflow beteiligt sind, erhalten Sie folgende Hinweismeldung: "Sie besitzen aufgrund des ER-Workflows keine ausreichenden Rechte, dieses Dokument anzusehen" Dokument Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen direkt am Dokument hinterlegt, der Sie nicht zugeordnet sind, ist trotzdem das Ansehen/Bearbeiten der Dokumente möglich, welche der Eingangsrechnung bzw. Aufgabe zugeordnet sind. Die Dokumente sind aber weder im DMS sichtbar, noch dürfen Sie die Metadaten dieser Dokumente bearbeiten. Hinweis  Grundsätzlich erfolgt diese Prüfung – wie oberhalb beschrieben – nur bei Dokumenten, bei denen auch die Felder Herkunft und Key extern mit Werten aus der FIBU ER-Kontrolle versehen sind. Sind diese Felder leer, erfolgt die Vergabe der Berechtigung zum Ansehen dieser Dokumente nur über die im Feld Datenbesitzer ER-Kontrolle zugeordnete Datenbesitzergruppe. Das bedeutet: Dokumente ohne Herkunft dürfen nur von jenen Personen gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. Alle anderen dürfen diese nicht zum Ansehen öffnen.

3.3.2. Einzelne wichtige Berechtigungen in Zusammenhang mit ER-Kontrolle

3.3.2.1. Allgemeine Bearbeitungsberechtigungen für ER-Kontrolle

• Ansehen alle (nicht nur eigene): Ist dieser Punkt gesperrt, können nur die eigenen Rechnungen angesehen werden. Ein Umschalten auf einen anderen Mitarbeiter ist in der ER-Liste nicht möglich.
  
  
• Bearbeiten (allgemein): Mit dieser Berechtigung kann eingestellt werden, ob das Bearbeiten von allen Rechnungen, also auch von jenen, die dem Mitarbeiter nicht zugeordnet sind, erlaubt oder nicht erlaubt ist.
  
  
• Bearbeiten (eigene): Mit dieser Berechtigung kann eingestellt werden, ob das Bearbeiten von eigenen Rechnungen erlaubt oder nicht erlaubt ist.
  
  
• ER-Delegieren (allgemein): Mit dieser Berechtigung kann gesteuert werden, ob alle Eingangsrechnungen delegiert werden dürfen oder nicht.
  
  
• ER-Delegieren (eigene): Damit kann gesteuert werden, ob eigene Eingangsrechnungen delegiert werden dürfen oder nicht.
  
  
• ER-Freigabe (allgemein): Ist dieser Punkt gesperrt, dürfen nur die eigenen Rechnungen freigegeben werden. Rechnungen, die anderen Mitarbeitern zugeordnet sind, können nicht freigegeben werden.
  
  
• ER-Freigabe (eigene): Damit kann gesteuert werden, ob eigene Eingangsrechnungen freigegeben werden dürfen oder nicht.
  
  
• Workflow abbrechen: Bestimmt, ob ein Mitarbeiter einen Workflow abbrechen darf oder nicht.
  
  
• Workflow ändern: Bestimmt, ob ein Mitarbeiter eine Workflowhinterlegung ändern darf oder nicht.
  
  

3.3.2.2. Allgemeine Berechtigung für Kontierung, Kostenerfassung und Bestellpositionen

Die Berechtigung für die Kontierung sowie für die Kostendatenerfassung und Bestellpositionen wird unabhängig von der Berechtigung für die ER-Buchung gesteuert.

Wurde eine Berechtigung erteilt, die in der Bezeichnung die Ergänzung "Prüfen Datenbesitzer Kostenstamm" enthält (z. B. "Kostendaten - Bearbeiten (Prüfen Datenbesitzer Kostenstamm)"), dann wird zusätzlich zur Berechtigung mit der Ergänzung "eigene" (z. B. "Kostendaten - Bearbeiten (eigene)") noch geprüft, ob der User lt. BUCHEN_DOG der bebuchten Kostenstammdaten zur jeweiligen Aktion berechtigt ist.

Für das Aktionsprotokoll in der ER-Kontrolle steht eine eigene Berechtigung (MCS_MDFIBUERBUCHUNGMGR_SHOWACTIONPROTOCOL) mit der Funktionsnummer 41922 zur Verfügung.

3.3.2.3. Allgemeine Berechtigung für WWS Zuordnung

• WWS-Kontrolle (allgemein): WE-Kontrolle kann für unverbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden. Für verbuchte Rechnungen kann sie zwar aufgerufen, aber nicht verändert werden.
  
  
• WWS-Kontrolle (verbuchte): WE-Kontrolle kann für unverbuchte und verbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden.
  
  
• WWS-Vorkontierung: Mit dieser Funktion können Sie eine Vorkontierung für die vorläufige Verbuchung aus der WWS übernehmen.
  
  
• WWS-Zuordnung (allgemein): WE-Zuordnung kann für unverbuchte ERs aufgerufen und verändert werden. Für verbuchte Rechnungen kann sie zwar aufgerufen, aber nicht verändert werden.
  
  
• WWS-Zuordnung (verbuchte): WE-Zuordnung kann für unverbuchte und verbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden.
  
  

3.3.2.4. Allgemeine Berechtigung für WWS Auftragsvorerfassung

• Workflow abbrechen
• Workflow ändern
• WWS Auftragsvorerfassung
• WWS Bestellkontierung
• WWS Bestellzuordnung
  
  

3.3.3. Datenbesitzer-Vorschlagswerte

Für die Ermittlung der Datenbesitzer-Vorschlagswerte steht unter CRM → CRM der Parameter Eingangsrechnung: "Datenbes. Ansehen" ermitteln zur Verfügung.

Dieser Parameter wird unter FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM Allgemein → CRM Allgemein gespiegelt:

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - Nein: Es werden keine Datenbesitzer ermittelt.

1 - Datenbesitzer-Vorschlagswert aus CRM: Bei dieser Ausprägung werden die Datenbesitzer-Vorschlagswerte vom Projekt oder von der Person (Lieferant, div. Person, Mitarbeiter) als "Datenbesitzer Ansehen" auf die Eingangsrechnung übernommen. Der Vorschlagswert wird jedoch erst beim Speichern der Rechnung eingetragen (wenn das Feld "Datenbesitzer Ansehen" leer ist).

Wird der Vorschlagswert "Datenbesitzer Ansehen" am Projekt oder der Person (Lieferant, div. Person, Mitarbeiter) geändert, kommt die Abfrage, ob die Änderung im System verteilt werden soll.

Wenn ja, werden alle Eingangsrechnungen im System, auf denen das Projekt hinterlegt ist, auf den neuen Wert geändert.

2 - Datenbesitzer-Vorschlagswert lt. TOOLS Einstellungen (= Standardeinstellung)

Diese Datenbesitzer-Vorschlagswerte können unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzerzuordnung → Datenbesitzervorschlagswerte hinterlegt werden.

Mit "F5 - Neuanlage" können die jeweiligen Datenbesitzer unter der Funktion "FIBU Eingangsrechnungen" hinterlegt werden.

Wird kein Benutzer eingeben, werden die Datenbesitzer bei allen Benutzern verwendet.

Wenn eine neue Rechnung in der ER-Kontrolle erfasst wird, werden diese hinterlegten Datenbesitzer automatisch in den jeweiligen Feldern vorgeschlagen.

3.3.4. Datenbesitzer für ER-Kontrolle

3.3.5. Datenbesitzer für Workflow

3.4. Layoutgruppen-Feldauswahl

Achtung!

In diesem Zusammenhang müssen natürlich die Berechtigungen zum Bearbeiten und Speichern der Feldauswahl gesperrt werden.

4. Zahlungsabwicklung

Siehe auch: ER-Kontrolle - klassisches Layout ER-Kontrolle - flexibles Layout Parameter ER-Workflow  Parameter ER-Kontrolle  Stapel Aufgabenbenachrichtigung

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