UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Stapel finden Sie unter Stapel definieren.

Funktion:
MCS_TASK_NOTIFICATION

Der Stapel für die Aufgabenbenachrichtigung ermöglicht eine regelmäßige, automatische E-Mail-Benachrichtigung der Mitarbeiter zur Kontrolle ihrer noch offenen Aufgaben (z. B. für ER-Kontrolle). Damit die E-Mails versendet werden können, muss beim ausführenden NTCS Benutzer dieses Stapels der Parameter "Benachrichtigung senden" aktiv sein.

Diesen Parameter finen Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow.

In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
  •  Neuanlage
  •  Bearbeiten
  •  Löschen
  •  Delegieren
  •  Verteilen
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.

Hinweis 
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Grundsätzlich gilt die Einstellung in diesem Parameter für alle drei Bereiche (Aufgaben, Termine und Fristen). Es gibt aber für jeden Bereich die Möglichkeit, das Mailing separat zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Diese Parameter finden Sie in den jeweiligen Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine / Aufgaben / Fristen → Allgemein.


Hinweise
Hinweis.png
Beim Einsatz von Stapeln wird empfohlen, den Versand über SMTP durchzuführen. Dazu müssen Sie folgende Parameter setzen:
SMTP-Server, Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort unter TOOLS → Einstellungen → Tools → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail

Parameter
Diese Eingabemaske öffnet sich beim Speichern des Stapelschrittes.

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Diese Felder können auch manuell im Fenster "Parameter für Stapelschritt" angelegt, bearbeitet oder ergänzt werden.

Manuelle Eingabe und Bedeutung der Parameter:

Eingabefeld
Stapelparameterbezeichnung
Beschreibung
Firma
FIR_FIRMENNR 
In diesem Feld können Sie festlegen, für welche Firma die E-Mails bzgl. Aufgabenbenachrichtigung gesendet werden sollen. Das heißt, alle Mitarbeiter, die unter der ausgewählten Firma erfasst sind, bekommen E-Mails bez. fälliger Aufgaben.
Mitarbeiter
MIT_MITARBEITERID 
In diesem Feld kann die E-Mail-Benachrichtigung auf einen oder mehrere Mitarbeiter eingeschränkt werden. Wird keine Auswahl getroffen, bekommen alle Mitarbeiter die E-Mail-Benachrichtigung.
Firma Mitarbeiter
MIT_FIRMENNR 
In diesem Feld sehen Sie die Firma, unter der der Mitarbeiter aus dem Parameternamen "MIT_MITARBEITERID" angelegt ist.
Kategorie
KAT_KATEGORIELFDNR In diesem Feld können Sie die Aufgabenkategorie auswählen, um nur Aufgaben dieser Kategorie für die Benachrichtigung zu berücksichtigen. Aufgabenkategorien können Sie unter CRM → Stammdaten → CRM/Kanzlei → Aufgabenkategorien verwalten.
Anzahl Tage vor Sollerledigung
AUG_SOLLERLEDIGT
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage vor Sollerledigung definieren. Das heißt, es werden somit alle Aufgaben berücksichtigt, deren Sollerledigung in den nächsten x-Tagen oder weniger fällig wird und die noch offen sind bzw. werden auch alle überfälligen Aufgaben berücksichtigt, die noch offen sind.

Achtung! 
Achtung.png
Dieses Feld ist mit dem Feld Aufgabenalter in Tagen gekoppelt. Das heißt, wenn Sie beide Felder befüllen, dann müssen beide Kriterien zutreffen, damit Aufgaben für die E-Mail-Benachrichtigung berücksichtigt werden.

Aufgabenalter in Tagen
AUG_ERSTELLDATUM
In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage festlegen, die die Aufgabe bereits erstellt sein muss, damit diese für die E-Mail-Benachrichtigung berücksichtigt wird. Das heißt, ausgehend vom Erstelldatum erfolgt die Berechnung für die Berücksichtigung in der Aufgabenbenachrichtigung.

Achtung! 
Achtung.png
Dieses Feld ist mit dem Feld Anzahl Tage vor Sollerledigung gekoppelt. Das heißt, wenn Sie beide Felder befüllen, dann müssen beide Kriterien zutreffen, damit Aufgaben für die E-Mail-Benachrichtigung berücksichtigt werden.
Kopf
REPORTNR_HEAD In diesem Feld können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die in der Benachrichtigungsmail als Kopf (= Einleitung) verwendet werden soll.
Hauptteil (wiederholend)
REPORTNR_BODY
In diesem Feld können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die in der Benachrichtigungsmail als sich wiederholender Hauptteil verwendet werden soll. Das heißt, in dieser Vorlage sollten Sie alle Felder der Aufgabe in die HTML-Vorlage packen, die als Infos für den Empfänger der E-Mail hilfreich sind.

Hinweise
Hinweis.png
Diese HTML-Vorlage müssen Sie hinterlegen, weil ansonsten keine E-Mails versendet werden.

Fuß
REPORTNR_FOOT
In diesem Feld können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die in der Benachrichtigungsmail als Fuß (= Abschluss) verwendet werden soll.
CC-E-Mail-Adresse
EMA_EMAILADRESSE_CC 
Hier können Sie weitere E-Mail-Adressen definieren, die die E-Mail-Benachrichtigungen, zusätzlich zu den Sachbearbeitern der Aufgaben, als CC-E-Mail erhalten sollen. 

Hinweise
Hinweis.png
Hier können Sie auch mehrere E-Mail-Adressen anführen, diese müssen durch einen ";" getrennt werden.

Sortierung
AUG_SORTIERUNG_COUNT
AUG_SORTIERUNG_FIELD_0 
AUG_SORTIERUNG_DIR_0 
In diesem Feld können Sie mit der F8-Funktion vor dem Feld das Fenster zum Bestimmen der Sortierung aufrufen.

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Sie können die Felder definieren, nach denen grundsätzlich am Reiter Aktive Felder sortiert werden soll. Am Reiter Sortierung können Sie noch einstellen, ob auf- bzw. absteigend nach dem entsprechenden Feld sortiert werden soll.

Felder für die HTML-Vorlage
Die HTML-Vorlagen müssen unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen unter der Comboboxausprägung Aufgaben erstellt werden. Für den Stapel können in der HTML-Vorlage Felder der Aufgaben bzw. untenstehende Felder aus der ER-Kontrolle verwendet werden. Die Felder können beliebig in die Vorlage zur Benachrichtigungs-E-Mail eingefügt werden.
  • Belegdatum
  • Betrag
  • Buchungstext
  • Externe Belegnummer
  • Firmenname
  • SktoProz (Skontoprozentsatz)
  • Währung
  • ZZiel (Zahlungsziel)

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