UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und zum ER-Workflow in der Onlinehilfe ER-Workflow.

A_TREE1.bmp Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → ER-Workflowdiagramme

Im Fenster "ER-Workflowdiagramme" können neue Workflows angelegt werden. Die grafische Konzeption des Workflows erfolgt dann im Diagrammstudio.

Ein Workflow ist eine vorgegebene Abfolge von Aktivitäten, bei denen Aufgaben von einem Mitarbeiter zum nächsten zur Bearbeitung weitergegeben werden.

ER-Workflowdiagramme


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Im linken Bereich werden Ihnen alle bereits erstellten Workflows zu der im Einstiegsfeld ausgewählten Firma gelistet. Im rechten Bereich wird Ihnen der selektierte Workflow in einer grafischen Vorschau dargestellt. 

Detaillierte Informationen zur Errichtung eines Workflows und zu den dazu nötigen Einstellungen inklusive eines importierbaren Musterworkflows finden Sie in der Onlinehilfe ER-Workflow.

Bei der Anlage oder im Bearbeitungsmodus eines Workflows kann das Feld "Mitarbeiter" hinzugefügt werden. In diesem Feld können Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Mitarbeiters für die Zuordnung der Eingangsrechnung dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen. Im Fenster "Mitarbeiter suchen" werden Ihnen die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen bzw. kann auch firmenübergreifend nach einem Mitarbeiter aus einer anderen Firma gesucht werden, wenn oberhalb im Feld Firma/Firmengruppe die Firma gewechselt wird. 

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü "ER-Workflowdiagramme" zur Verfügung:
 
ER-Workflows
A_Search2.bmp Ansehen
Öffnet den selektierten Workflow zum Ansehen der Anlageinformationen.
1124542926000002020_0.png Neu 
Es wird ein neuer Workflow mit einer neuen Workflownummer angelegt und es öffnet sich das Anlagefenster. Anschließend kann die Gestaltung im Diagrammstudio erfolgen.
 
 
 
 
 A_Edit_Ext.bmp Bearbeiten
Öffnet den selektierten Datensatz zum Ändern der Anlagedaten,  z. B. die Bezeichnung.
A_Delete_Ext.bmp Löschen   
Ein Workflow kann nur gelöscht werden, wenn sich keine Eingangsrechnung in diesem Workflow befindet. Soll ein Workflow für künftige Eingangsrechnungen nicht mehr verwendet werden, kann dieser als "inaktiv" gekennzeichnet werden (siehe Feld Aktiv).

Somit ist dieser weiterhin in den ER-Workflowdiagrammen sichtbar, kann jedoch in der ER-Kontrolle nicht mehr ausgewählt werden. Die bereits erfassten Eingangsrechnungen mit dem bestehenden Workflow können noch fertig freigegeben werden.
 
Mit dieser Funktion kann das Diagrammstudio gestartet werden, um den Workflow abzuändern. Das ist nur dann möglich, wenn sich keine Eingangsrechnung im Workflow befindet. (Achtung: Auch die Vorjahre kontrollieren!) Es erscheint folgende Meldung:

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Hinweis 
Hinweis.png
Möchten Sie dennoch eine Änderung im Workflow durchführen, gibt es dafür nur die Möglichkeit, im Fenster ER-Workflowdiagramme den bestehenden Workflow zu exportieren und auf eine neue Nummer zu importieren. Danach können die Änderungen im Diagrammstudio in dem neuen Workflow durchgeführt werden.

Möchten Sie die betroffenen Rechnungen ermitteln, bei denen dieser Workflow noch im Umlauf ist, kann im Fenster ER-Workflowdiagramme das Feld "Diagramm-Nr." eingeblendet werden.
Diese Nummer kann danach in der ER-Kontrolle in der ER-Liste in der Spalte "Diagramm-Nr." gesucht werden. Falls noch Rechnungen mit dieser Nummer vorhanden sind, können diese bearbeitet bzw. freigegeben werden. (Achtung: Bitte auch in den Vorjahren kontrollieren!)
Ebenso kann mit der laufenden Nummer aus dem Bereich ER-Workflows in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht im Feld "Workflow-Nr." gesucht werden.

Funktionen 
Workflow importieren Alt+i
Mit dieser Funktion kann ein bestehender Workflow als ERW-Datei, die zuvor mit der Funktion "Workflow exportieren" exportiert und bereits in einem Verzeichnis gespeichert wurde, wieder importiert werden.
Anwendungsfall wäre die Übernahme eines Workflows in eine andere Firma, oder wenn ein weiterer Workflow erstellt werden soll (quasi eine Kopie).
Sie sollten diese Funktion verwenden, wenn der neue Workflow einem bereits bestehenden Workflow sehr ähnlich ist. Nach dem Import müssen Sie so nur minimale Änderungen vornehmen und müssen somit nicht den gesamten Workflow neu konstruieren.

Wenn nur mehr der neue Workflow verwendet werden soll, kann der bestehende Workflow im Feld "Aktiv" auf inaktiv gestellt werden. Somit ist dieser weiterhin in den ER-Workflowdiagrammen sichtbar, kann jedoch in der ER-Kontrolle nicht mehr ausgewählt werden. Die bereits erfassten Eingangsrechnungen mit dem bestehenden Workflow können noch fertig freigegeben werden.
Workflow exportieren Alt+E
Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow als ERW-Datei in ein beliebiges Exportverzeichnis exportieren. Wenn der Export erfolgreich war, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung. Diese Datei kann mit der Funktion "Workflow importieren" wieder auf eine neue Workflownummer importiert werden.
Anwendungsfall wäre die Übernahme eines Workflows in eine andere Firma, oder wenn ein weiterer Workflow erstellt werden soll (quasi eine Kopie) und nur geringfügige Änderungen vorgenommen werden müssen.
 
Extras
Fibu-bezogene Einstellungen für ER-Workflow
Hier können Parametereinstellungen für die ausgewählte Firma eingestellt werden.
Allgemeine Einstellungen für ER-Workflow
Hier können Parametereinstellungen für die gesamte Datenbank eingestellt werden (für alle Firmen gleichermaßen gültig).
 

Funktionen:
Mit dieser Funktion kann das Diagrammstudio gestartet werden, um den Workflow abzuändern. Das ist nur dann möglich, wenn sich keine Eingangsrechnung im Workflow befindet. (Achtung: Auch die Vorjahre kontrollieren!) Es erscheint folgende Meldung:
 
1124542926000002020_1.png
 
Hinweis 
Hinweis.png
Möchten Sie dennoch eine Änderung im Workflow durchführen, gibt es dafür nur die Möglichkeit, im Fenster ER-Workflowdiagramme den bestehenden Workflow zu exportieren und auf eine neue Nummer zu importieren. Danach können die Änderungen im Diagrammstudio in dem neuen Workflow durchgeführt werden.

Möchten Sie die betroffenen Rechnungen ermitteln, bei denen dieser Workflow noch im Umlauf ist, kann im Fenster "ER-Workflowdiagramme" das Feld "Diagramm-Nr." eingeblendet werden.
Diese Nummer kann danach in der ER-Kontrolle in der ER-Liste in der Spalte "Diagramm-Nr." gesucht werden. Falls noch Rechnungen mit dieser Nummer vorhanden sind, können diese bearbeitet bzw. freigegeben werden. (Achtung: Bitte auch in den Vorjahren kontrollieren!)
Ebenso kann mit der laufenden Nummer aus dem Bereich ER-Workflows in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht im Feld "Workflow-Nr." gesucht werden.

Weitere Informationen zu den Funktionen im Diagrammstudio finden Sie in diesem Hilfedokument im nachfolgenden Punkt Diagrammstudio.

Bei der Funktion "Workflow importieren" kann nur ein neuer Workflow angelegt werden.
Soll ein bereits bestehender Workflow überschrieben werden, so ist dies im Diagrammstudio unter Extras → Diagrammdatei importieren möglich.

Achtung! 

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Es ist wichtig, dass in der Importfirma die gleichen Mitarbeiter wie in der Exportfirma vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, so sind die Mitarbeiter in der Importfirma anzulegen und im Workflow neu zuzuordnen.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir nach einem Import eines ER-Workflows immer, die Mitarbeiterzuordnung zu kontrollieren!

Diagrammstudio

Im Diagrammstudio können Sie den Workflow grafisch abbilden. Ein Workflow besteht aus mehreren Elementen, die durch Verbindungen (Pfeile) logisch miteinander verbunden werden. Dadurch wird definiert, wie der Workflow abläuft, welche Aktionen der Reihe nach ausgeführt werden und wem die Aufgaben zugeteilt werden.

Detaillierte Informationen zur Errichtung eines Workflows und den dazu nötigen Einstellungen inklusive eines importierbaren Musterworkflows finden Sie in der Onlinehilfe ER-Workflow.

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Folgende Funktionen stehen im Fenstermenü "Diagrammstudio" zur Verfügung:  
 
Funktionen:
R_ZOOM_M.bmp Zoom out
Ansicht verkleinern
R_ZOOM_P.bmp Zoom in
Ansicht vergrößern
A_FILESAVE.bmp Prüfe Verbindungen
Es wird geprüft, ob alle Objekte korrekt miteinander verbunden sind. Inkorrekte Verbindungen werden rot markiert. Diese Funktion wird beim Schließen des Fensters automatisch ausgeführt.

Funktionsleiste:
(Diese Funktionen können einfach nach dem Auswählen in der Symbolleiste mit einem Mausklick hinzugefügt werden.)
1124543676000002020.png Löschen
Löschen von Feldern oder Verbindungslinien
1124543676000002020_0.png Markieren
Sobald Sie diesen Button aktiviert haben, können Sie mit der Umschalttaste mehrere Felder markieren, die dann gemeinsam gelöscht werden können.
1124543676000002020_1.png Makro-Aktion
Makroblock
In einem Makroblock können diverse Aktionen mit Makro ausgeführt werden. Dieser Block dient aber nicht dazu, Mitarbeiter im Workflow zuzuordnen. Dies muss über eine ER-Aktion mit Kontrolle (mehrere Mitarbeiter) durchgeführt werden.
Textblock
Der Textblock dient dazu, um Beschreibungen zu einzelnen Workflowschritten einzufügen, er hat keinen Einfluss auf den Ablauf oder die Funktionsweise des Workflows.
1124543676000002020_3.png Prüfung Ja/Nein
Entscheidungsblock
In einem Entscheidungsblock kann über Makro definiert werden, welchen Weg die Rechnung einschlagen soll (siehe Beispiel).
Die Auswahl "Ja/Nein" kann nicht auf "Nein/Ja" gewechselt werden. Damit es zu keinen Überschneidungen der Pfeile kommt, ändern Sie für diesen Zweck bitte die Fragestellung oder drehen Sie das Element um 180 Grad. 
Um das Feld/Kästchen zu drehen, klicken Sie dieses im Diagrammstudio an. Es erscheint ein kleiner Kreis in der rechten Ecke des Feldes/Kästchens. Mit Linksklick mit der Maus können Sie durch Ziehen dieses Kreises das Kästchen um 180 Grad drehen.
1124543676000002020_4.png Start
Start (Jeder Workflow muss mit einem "Start" beginnen!)
Start und Ende zählen auch als "Personen"! (siehe Beispiel)
1124543676000002020_5.png Ende
Ende (Jeder Workflow muss mit einem "Ende" beendet werden!)
Start und Ende zählen auch als "Personen"! (siehe Beispiel)
Bei der Funktion "ER-Aktion" kann zwischen folgenden Möglichkeiten gewählt werden:
 
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Aktion:
Die Funktion "Aktion" sagt aus, welchen Status die Rechnung nach der Freigabe bekommt. Wird diese im Workflow nicht verwendet, wird die Eingangsrechnung als Buchungs- und Zahlungsfreigabe verbucht.
 
Es kann zwischen mehreren Freigabeaktionen ausgewählt werden:
  • Buchungsfreigabe: Buchung wird freigegeben, eine bereits vorhandene ZV-Sperre bleibt erhalten.

  • Buchungsfreigabe ohne ZV-Sperre: Buchung wird freigegeben, eine bereits vorhandene ZV-Sperre wird hiermit wieder aufgehoben.

  • Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre: Buchung wird freigegeben, eine ZV-Sperre wird gesetzt.
    Diese Sperre kann entweder im Workflow über eine eigene Aktion oder nach dem Verbuchen im Programm "Zahlungsvorschlag" entfernt werden.
    Soll eine Aufhebung der ZV-Sperre nur über das Programm "ER-Kontrolle" möglich sein, muss mittels Makro mit der erweiterten ZV-Sperre gearbeitet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Punkt Makro "Freigabe mit ZV-Sperre".

  • ZV-Freigabe: Wenn eine ZV-Sperre vorhanden ist, wird diese aufgehoben.

  • ER verbuchen: Die Buchung wird im Hintergrund automatisch verbucht. Im Workflow muss zwingend zuvor die Funktion "Buchungsfreigabe" durchgeführt werden.

  • Zahlungen ermitteln: Diese Funktion kann nur in einem Makro verwendet werden.
Beispiel:
Ist eine Rechnung vollständig kontiert und zur Verbuchung freigegeben worden, so kann die Eingangsrechnung bereits in die FIBU verbucht werden, auch wenn der Workflow noch nicht abgeschlossen ist. Beispielsweise kann die Rechnung mit ZV-Sperre in die FIBU verbucht werden und im Workflow später die Aktion "ZV-Freigabe" oder die erweiterte Freigabe mit ZV-Sperre ausgeführt werden. Somit wird die ZV-Sperre sowohl in der ER-Kontrolle als auch auf der Buchung entfernt und die Rechnung kann über das Programm "Zahlungsvorschlag" bezahlt werden.
  • Kontrolle: Die Funktion "Kontrolle" sagt aus, welcher Mitarbeiter die Rechnung erhält. Nach der Auswahl der Funktion "Kontrolle" erfolgt die Abfrage nach dem Mitarbeiter, der diese Rechnung erhalten soll.

  • Kontrolle (mehrere Mitarbeiter): Diese Funktion ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einer Aktion zugeordnet werden können. Die Zuordnung erfolgt beim Erstellen des Blocks oder während der Workflowlaufzeit über ein Eingabefenster oder über ein Makro. Nähere Informationen finden Sie im Punkt Kontrolle (mehrere Mitarbeiter).
Es wird empfohlen, ER-Aktionen, die nicht selbsterklärend durch kurze aussagekräftige Beschriftungen dargestellt werden können (Beschriftungen werden auch im Aktionsprotokoll abgebildet!), durch längere bzw. genauere Beschreibungen mittels Kommentaren zu ergänzen. 
1124543676000002020_7.png UND-Verknüpfung
UND-Block: Die Rechnung muss von allen Mitarbeitern genehmigt werden, die mit diesem UND-Block verbunden sind.
 
Hinweis 
Hinweis.png
Direkt vor einer UND-Verknüpfung darf kein Entscheidungsblock hinzugefügt werden, da dies dazu führt, dass die UND-Bedingung nie erfüllt wird.
 
Die UND-/ODER-Verknüpfung wird von uns nicht mehr empfohlen und soll nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da es dafür die neue ER-Aktion "Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)" gibt.
1124543676000002020_8.png ODER-Verknüpfung
ODER-Block: Die Rechnung muss von einem der Mitarbeiter genehmigt werden, die durch diesen ODER-Block verbunden sind.
 
Die UND-/ODER-Verknüpfung wird von uns nicht mehr empfohlen und soll nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da es dafür die neue ER-Aktion "Kontrolle (mehrere Mitarbeiter)" gibt.
Mittels Kommentar können nähere Erklärungen bzw. Ergänzungen zu bestimmten Workflowschritten hinzugefügt werden.
1124543676000002020_10.png Pfeil
Gerade Verbindung
Wir empfehlen, wenn möglich vertikale bzw. horizontale gerade Verbindungen zu verwenden und auf schräge oder sich kreuzende Verbindungen zu verzichten.
1124543676000002020_11.png Pfeil gewinkelt
Eckige Verbindung
Verwenden Sie abgestufte Pfeile nur, wo sie wirklich notwendig sind und die Verbindung nicht mit einer geraden Verbindung geschaffen werden kann.

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