UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und zum ER-Workflow in der Onlinehilfe ER-Workflow.

 A_TREE1.bmp Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle

Im Menüpunkt "ER-Kontrolle" können Eingangsrechnungen erfasst, bearbeitet, freigegeben und verbucht werden. Sind im Programm "Eingangsrechnungskontrolle" Rechnungen angelegt bzw. erfasst worden, werden diese in der Übersicht je nach getroffenen Einstellungen angezeigt.

Informationen zum Einstiegsfenster bzw. zur Rechnungsübersicht finden Sie in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Übersichtsfenster.

Erfassungs-/Detailfenster

Um eine Rechnung manuell zu erfassen bzw. genaue Details zu der einzelnen Rechnung aufzurufen bzw. zu ändern, muss mit der Funktionstaste A_New_Ext.bmp F5 "Neu" bzw. A_Edit_Ext.bmp F6 "Bearbeiten" oder A_Show_Ext.bmp F2 "Ansehen" in die Erfassungsmaske (= Detailfenster zur jeweiligen Rechnung)  gewechselt werden. 

1518605528000005880_3.png

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Im Detailfenster werden die Bereiche:
  • Eingangsrechnung
  • Kontierung/Kostenaufteilung
  • Lieferanteninfo, Notiz
  • Dokumentenvorschau/Aktionsprotokoll
vom Übersichtsfenster wiederholt und die Details explizit für die gewählte Rechnung zur Bearbeitung bzw. Kontrolle angezeigt.

Auch die Funktionen und Felder sind annähernd identisch zum Übersichtsfenster, können aber unabhängig für dieses Fenster individuell gestaltet werden.

Layoutgestaltung im Erfassungs-/Detailfenster

Über die Layoutgestaltung 1497381857000005030.png können die verschiedenen Bereiche getrennt von einander individuell angepasst werden. Mit unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle lernvideo.png können Sie Sich einen kurzen Überblick verschaffen.

Wie in allen Fenstern mit flexiblen Layout befindet sich auch im Erfassungs-/Detailfenster rechts oben in der Menüleiste die Funktion "Layout ändern".Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden die einzelnen Bereiche verschiebbar, wodurch eine beliebige individuelle Anordnung mittels Klick und Ziehen der Überschriftenzeile mit der Maus ermöglicht wird.

Unter anderem hat man hier die Möglichkeit den Bereich "Dokumentenvorschau" in ein neues eigenes Fenster zu verschieben und somit auf einen weiteren Bildschirm zu ziehen.

Durch das Ausführen der Funktion "Layout ändern" erscheinen weitere Funktionen in der Menüleiste im Punkt "Bereiche".
Hier können z. B. optionale Bereiche ein- bzw. ausgeblendet werden, anders angeordnet werden und die Kontierung von der zeilenweisen Eingabe auf vertikale Eingabe geändert werden.

Die getroffenen Einstellungen werden benutzerbezogen durch die Funktion "Abschließen von Layout ändern" gespeichert oder können vom jeweiligen Administrator über das Burgermenü und den Punkt "Administration benutzerübergreifend" gespeichert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design im Punkt Administration.

Mit der Layoutfunktion "Auf Standard zurücksetzen" wird der ausgelieferte Standard geladen und alle individuellen Einstellungen werden verworfen.

Bereich Eingangsrechnungen

Wird eine Rechnung mit der Funktion A_New_Ext.bmp F5 "Neu" neu angelegt oder wählen Sie bei einer bereits erfassten Rechnung die Funktion A_Edit_Ext.bmp F6 "Bearbeiten", öffnet sich automatisch der Bereich "Eingangsrechnung" im Erfassungs- bzw. Detailfenster. Mit der Funktion A_Show_Ext.bmp F2 "Ansehen" können Sie für Kontrollen vom Übersichtsfenster in das Dateilfenster wechseln.

Nachdem alle notwendigen Rechnungsdaten erfasst, kontrolliert und bearbeitet worden sind, können diese in der Erfassungsmaske gespeichert und freigegeben werden.

Für die Rechnungserfassung ist eine Standardfeldauswahl voreingestellt, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können:

Standardfelder Eingangsrechnung
Interne Belegnummer
Die interne Belegnummer kann nur numerisch eingegeben werden.

Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde.

Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft.

Wird eine Eingangsrechnung in die NTCS verbucht und es ist gewünscht, alphanumerische Werte in das Feld "Belegnummer" zu übernehmen, dann kann in der ER-Kontrolle anstatt der "internen Belegnummer" das Feld "interne Belegnummer (alphanumerisch)" verwendet werden. Dann wird diese Belegnummer anstelle der "internen Belegnummer" in die Buchhaltung übernommen.

Die automatische Beleg-Nr.-Vergabe kann im ER-Kontrolle Parameter "Interne Beleg-Nr Vergabe" aktiviert/deaktiviert werden.
 
Für die automatische Beleg-Nr.-Vergabe gilt:
  • Beleg-Nr. wird je nachdem, ob mit/ohne Filiale gearbeitet wird, je FIBU (und je Filiale) fortlaufend vergeben.

  • Wird bei der Neuanlage eine andere Beleg-Nr. eingegeben als vorgeschlagen, kommt beim Speichern die Abfrage, ob die fortlaufende Beleg-Nr. geändert werden soll.

  • Wird eine ER gelöscht und die darauf vergebene Beleg-Nr. entspricht der fortlaufenden (letzten) Beleg-Nr., wird die fortlaufende Beleg-Nr. geändert (um 1 reduziert). Die Beleg-Nr. der gelöschten ER wird dann bei der nächsten Neuanlage wieder vorgeschlagen.
Nach Eingabe der Belegnummer wird die Prüfung auf doppelte Belegnummern gestartet. Es wird entweder die "interne Belegnummer" oder die "interne Belegnummer (alphanumerisch)" in der gesamten Buchhaltung geprüft. Beide Felder können nicht gleichzeitig geprüft werden!
 
Weitere Informationen zur internen Belegnummer finden Sie unter Belegnummernvergabe.
Externe Belegnummer
In diesem Feld kann die externe Belegnummer erfasst werden.

Mit dem Parameter "Prüfung ext. BelegNr" kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bereits beim Erfassen bzw. Buchungen Importieren oder Verschieben aus BMD Scan in die ER-Kontrolle je Lieferant geprüft werden soll.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext.BelegNr

Voraussetzung ist die Einstellung der Belegnummerprüfung am verwendeten Buchungssymbol im Bereich "Kontrollen" unter "Kontrolle externe Beleg-Nr". Hier ist "Kontrolle je PersKto/BuSymbol" zu hinterlegen.

Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde.

Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft.
Belegdatum
Als Belegdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen, wenn es innerhalb des Wirtschaftsjahres liegt. Wenn dieses nicht im WJ liegt und der Parameter "Vorschlag Buchungsperiode" auf "Kein Vorschlag" eingestellt ist, erscheint folgende Meldung:
"Das eingegebene Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres. Soll die Buchungsperiode auf Periode X gesetzt werden?"
Valutadatum
Hier kann das Valutadatum der Rechnung übergeben werden.

Bei der Eingabe wird eine Meldung ausgegeben, wenn das Valutadatum um mehr als ein Jahr vom Belegdatum abweicht.
 
Wird das Valutadatum manuell eingegeben oder automatisch übernommen mittels Makro oder Parametereinstellung Valutadatum = Tagesdatum, wird anstatt des Belegdatums das Valutadatum für die Fälligkeitsberechnung herangezogen.

Den o. a. Parameter finden Sie in der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorschlagswert Valutadatum.
Lieferantenkonto
Eingabe des Lieferantenkontos.
 
Ist das eingegebene Lieferantenkonto in der FIBU nicht vorhanden, kann dieses automatisch aus dem Standardkontenrahmen oder aus dem PersKto-Standardkontenrahmen übernommen werden (beispielsweise bei Firmengruppen).

Beim Erfassen der Eingangsrechnung kann das Kontoblatt über Funktionen → Kontoblatt oder mit "Strg + K" geöffnet werden. Wurde bereits ein Konto erfasst, dann wird direkt auf das Kontoblatt des jeweiligen Kontos verzweigt. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.

Ist das Feld "Lieferantenkonto" befüllt, kann man über Funktionen → Kontostammdaten oder mit "Strg + N"  in die Stammdaten des jeweiligen Kontos für etwaige Kontrollen oder Änderungen verzweigen.

Mit der Funktionstaste 1087148055003000064_0.png (F8) kann die UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 aufgerufen werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem die Prüfung mit F3 gestartet werden kann. Ist in den Parametern die Prüfung aktiviert und auf "Ja" gestellt, wird diese im Hintergrund durchgeführt und protokolliert.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung UID-Lieferanten
Bei Eingabe einer ungültigen oder unbekannten UID-Nummer öffnet sich automatisch das Prüfungsprotokoll mit dem entsprechenden Vermerk.
 
Hat ein Lieferant keine UID-Nummer, kann am Kontenstamm im Feld "UID-Nummer" der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.
Rechnungsart
Die Rechnungsart ist nur in Verbindung mit der WWS von Bedeutung und kann nur verändert werden, sobald in der Warenwirtschaft eine Warenannahme gebucht worden ist. Allerdings kann die Rechnungsart auch nur dann verändert werden, wenn noch kein Lieferschein (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:
  •  Eingangsrechnung
  •  Frachtrechnung
  •  Spesenrechnung
Buchungstext
Funktion_F4.png Funktion F4: Anzeige der zuletzt verwendeten ER-Buchungstexte des Kontos.
Funktion_F8.png Funktion F8: Anzeige und Bearbeitungsmöglichkeit der Buchungstextkürzel.
Strg + F2: Kontobezeichnung übernehmen
 
Hinweis 
Hinweis.png
Um einen mit F4 automatisch übernommen Text schneller um weitere Inhalte ergänzen zu können, kann der Parameter FIBU → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Eingabe → Stehenbleiben Buchungstext auf "Ja" gesetzt werden. Somit bleibt der Cursor im Feld "Buchungstext" stehen. 

Standardmäßig werden die 10 häufigsten Buchungstexte zum bereits eingegebenen Konto in der Schnellsuche angezeigt. Datenbasis bilden die Buchungstexte der aktuellen FIBU sowie der Vorjahres-FIBU.

Ist dies nicht gewünscht, kann man die Anzeige mittels Parameter auf inaktiv setzen. Die Einstellung finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Schnellsuche / KI-Suche → Buchungstext-Schnellsuche: Hier das Symbol 1087148068001500032.png anklicken und das Häkchen bei "aktiv" entfernen. Diese Einstellung gilt gleichzeitig für den Buchungstext beim Erfassen als auch beim Kontieren.
 
Wurde am Kontenstamm des Personenkontos ein "Vorschlag Buchungstext" hinterlegt, wird dieser als Buchungstext übernommen.

Es kann auch ein Vorschlag für den Buchungstext am verwendeten Buchungssymbol hinterlegt werden. Für die Hinterlegung am Buchungssymbol ist zu beachten, ob beim Erfassen ein bestimmtes oder kein Buchungssymbol erfasst wird. Wird kein Buchungssymbol erfasst, gilt als Rückfallebene das Symbol "ER" und die Hinterlegung hat bei Bedarf hier zu erfolgen. 
Wurde am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung)"eine Auswahl getroffen (Konto-, Gegenkonto-, Kostenstellenbezeichnung), so wird diese in den Buchungstext übernommen. Werden am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext" Textvariablen hinterlegt (nur wirksam, wenn Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung )" auf "kein Vorschlag"), werden diese Texte bei Auffüllung der erforderlichen Datenfelder in der Erfassungsmaske der ER-Kontrolle, in das Feld Buchungstext übernommen.
 
Verwaltung von Textkürzel: Sie können hier FIBU-bezogen oder allgemein Textkürzel für den Buchungstext anlegen und bearbeiten. Bei der nächsten Buchung wird durch die Eingabe des Textkürzels + Enter der hinterlegte Buchungstext automatisch in die Buchungszeile übernommen. Das Textkürzel kann 10-stellig (alphanumerisch) angelegt werden.

Wenn keine allgemeinen Buchungstextkürzel vorhanden sind, können diese manuell über Extras →  "Import allgemeine Kürzel" eingespielt werden.
(NTCS-Verzeichnis/Daten/Standards/Account/STD/BUTEXTKUERZEL.csv)
Vorhandene Textkürzel werden nicht überschrieben.

Weiters können auch Buchungstexte mittels Variablen hinterlegt werden, welche nach Aufruf des Textkürzels + Enter automatisch durch den jeweiligen Text ersetzt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass manche Variablen wie z. B. die Gegenkontobezeichnung bei der Erfassung noch als Variable angezeigt werden und erst bei der Verbuchung umgewandelt werden können.
Die jeweiligen Textkürzel können mit dem Symbol 1110638305000402050_0.png ausgewählt werden.

Bei allen Platzhaltern, die sich auf Monat und Jahr beziehen, öffnet sich folgendes Fenster, in welchem das gewünschte Format angegeben werden kann.

1087148068001500032_0.png

Je nach Auswahl wird die entsprechende Variable gesetzt:

1087148068001500032_1.png
 
Betrag
In diesem Feld kann der Bruttobetrag der Eingangsrechnung erfasst werden.
Ist im Buchungsprogramm im Parameter "Hinweis bei Buchungen ab 10.000,-" das gewünschte Belegsymbol hinterlegt, dann wird diese Betragsgrenze auch bei der ER-Kontrolle geprüft. Das heißt, bei der Erfassung einer ER wird bei der Betragseingabe die Prüfung durchgeführt und ggf. folgende Meldung ausgegeben:
"Bitte überprüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit, ob die Rechnungsmerkmale vollständig sind, damit der Vorsteuerabzug nicht verloren geht!"
 
Das Belegsymbol kann direkt bei der Erfassung eingegeben werden. Wird kein Symbol eingegeben, dann wird jenes Symbol geprüft, welches bei der letzten Verbuchung der Eingangsrechnungen aus der ER-Kontrolle eingegeben wurde. Dieses Buchungssymbol wird intern gespeichert und somit bei der nächsten Erfassung für die Prüfung herangezogen.
ZZiel
Hier kann das Nettozahlungsziel in Tagen bzw. das konkrete Fälligkeitsdatum eingegeben werden.

Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Wird das Zahlungsziel 0 oder kein Zahlungsziel erfasst, wird die Rechnung ohne Zahlungsziel verbucht.

Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden. 
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe

Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".
SktoProz
Skonto-Prozent
SktoTage
Skontofälligkeit in Tagen bzw. Fälligkeitsdatum.
Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden.
Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden. 

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe
Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".


Die gesamte Auswahl und Feldbeschreibung aller möglichen Felder für die Erfassung der Eingangsrechnungen finden Sie hier:
Feldauswahl.png Felder Eingangsrechnung.


Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Über das Feld "Auswahl" direkt unterhalb der Erfassungsfelder kann auch temporär ein Feld über die Suchfunktion hinzugefügt werden.

Bereich Kontierung/Kostenaufteilung

Standardmäßig ist der Bereich zur Erfassung bzw. Änderung der Kontierung inkl. Kostendatenerfassung bzw. Kostenaufteilung links im unteren Fensterbereich horizontal (Standardeinstellung: Eingabe zeilenweise) platziert. Hier kann die Kontierung bzw. eine eventuell erforderliche Kostenerfassung vorgenommen bzw. kontrolliert werden.

Die Erfassung erfolgt adäquat und inklusive der gewohnten Funktionen aus der Buchungszeile im Buchungsprogramm.

Um etwaige Kostendaten aufteilen zu können, geben Sie in den Kostendatenfeldern ein Plus (+) ein und das Programm wechselt automatisch in die Erfassung im selben Bereich aber im eigenen Reiter "Kostenaufteilung". Es wird so lange eine neue Zeile angelegt, bis der gesamte Betrag aufgeteilt worden ist.

Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Über das Feld "Auswahl" direkt unterhalb der Erfassungsfelder kann auch temporär ein Feld über die Suchfunktion hinzugefügt werden.

Feldauswahl.png Felder Eingangsrechnung

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, über die Layoutgestaltung die Kontierung und Kostendatenerfassung im Erfassungs-/Detailfenster von Eingabe zeilenweise auf Eingabe vertikal zu ändern. Diese Möglichkeit wird in unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle lernvideo.png veranschaulicht.

Wurde im Layout der Bereich Kontierung/Kostenaufteilung auf Eingabe auf vertikal umgestellt und gespeichert und man möchte diese wieder zurückstellen auf "Eingabe zeilenweise", kann dies wiederum über die Layoutgestaltung unter Bereiche angehakt werden, zusätzlich muss der Bereich aber selbständig neu positioniert werden.

Weitere allgemeine Informationen zur Rechnungskontierung und Kostendatenerfassung entnehmen Sie der Onlinehilfe ER-Kontrolle.

Bereich "Lieferanteninfo, Notiz"

Möchten Sie nähere Informationen (wie z. B. Saldo, Adresse, Konditionen, UID-Nummer, Bankverbindungsdaten usw.) über den zur markierten Rechnung erfassten Lieferanten abrufen oder rechnungsbezogen eine Notiz erfassen, ändern oder anzeigen lassen, können Sie dies über den kombinierten Bereich "Lieferanteninfo, Notiz" erledigen.

Explizit für die Lieferanteninfo haben Sie die Möglichkeit, über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png rechts oben in der Überschriftenleiste die Ansicht unter Extras auf "Ansicht mehrzeilig" umzustellen.

Mittels der Notiz können Sie wichtige Details oder Anmerkungen zu einer Rechnung speichern.
Nähere Informationen zur Notiz entnehmen Sie der Onlinehilfe ER-Kontrolle.

Standardmäßig ist dieser Bereich eingeklappt. Mit dem Button vergrößern 1497792401000007820.png kann er angezeigt werden. Wieder einklappen kann man diesen Infobereich mit dem Button "Verkleinern" 1497792401000007820_1.png.

Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der jeweiligen Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Bereich "Dokumentenvorschau, Aktionsprotokoll"

Ist ein Dokument für die erfasste Rechnung angehängt worden, kann auch im Detailfenster die Dokumentenvorschau durch das Drücken des Buttons "Vergrößern" 1497792401000007820_1.png angezeigt bzw. mit dem Button "Verkleinern" 1497792401000007820.png wieder ausgeblendet bzw. eingeklappt werden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter "Seitenanpassung für zugeord. Dokumente", in dem die gewünschte Seiteneinstellung vorgegeben werden kann. Bei der Einstellung "0 - letzte Einstellung beibehalten" werden die letzten Einstellungen jetzt für den Dokumentenviewer im Übersichtsfenster und im Erfassungs-/Detailfenster getrennt gemerkt und wieder vorgeschlagen.

Wir empfehlen, die Dokumentenvorschau als eigenständiges Fenster über die Layouteinstellungen 1519037181000003060.png einzustellen und auf einen weiteren Bildschirm zu ziehen.

Ebenso kann im Bereich "Dokumentenvorschau" in einem eigenen Reiter auch das Aktionsprotokoll für die aktuelle Rechnung aufgerufen werden.
Über die Layoutgestaltung können im Bereich der Dokumentenvorschau bei vorhandener Lizenz noch weitere Reiter ( z. B.:  WWS-Info) hinzugefügt oder ausgeblendet werden.

Funktionen

Die wichtigsten Standardfunktionen sind in den jeweiligen Fensterbereichen der ER-Kontrolle prominent platziert, um ein schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Die Grundfunktionen "Ansehen" A_Show_Ext.bmp, "Neu" A_New_Ext.bmp, "Bearbeiten" A_Edit_Ext.bmp und "Löschen" A_Delete_Ext.bmp werden aus Platzgründen nur als Symbole angezeigt.

Zusätzlich können weitere Funktionen über das Burger-Menü 1497792403000007820.png ausgeführt werden bzw. in der Menüleiste als eigene Schaltfläche oder gesammelt in einer Schaltfläche 1497792403000007820_0.png individuell pro User zusammengefasst gespeichert werden. Beachten Sie beim Hinzufügen weiterer Funktionen unbedingt die Einstellungsmöglichkeiten im Burger-Menü rechts bei Favoriten unter "Position und Anzeige".

Per Mausklick oder Tastatur können Sie innerhalb der verschiedenen Bereiche wechseln. Drücken Sie die Funktionstaste F11, springt der Fokus automatisch auf den nächsten Bereich bzw. Fensterteil.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

1497792403000007820.png Burger-Menü
Öffnet das Burger-Menü. Hier können weitere Einstellungen zum Fenster vorgenommen werden.
Freigabe
Mit dieser Funktion (Strg + F) kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. Die Anzeige dieser Funktion ist abhängig von der Einstellung der Parameter Rechnungsfreigabe und Bezeichnung der Rechnungsfreigabe.
Delegieren
Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind.
Import
A_IMPORT.bmp Buchungen importieren
Import von Buchungen in die ER-Kontrolle (inklusive Dokumente, Kostendaten, Sammel- oder Einzelgegenbuchung, Splittbuchungen möglich)


Wird in der Datei keine oder eine falsche Lieferantenkontonummer übergeben, aber ist eine UID-Nr., Steuer-Nr. oder IBAN in der Importdatei vorhanden, dann wird dieser Lieferant automatisch anhand dieser Daten ermittelt. Konnte kein Lieferant ermittelt werden, wird die Rechnung ohne Eintrag bei der Kontonummer (bleibt leer) in die ER-Kontrolle übernommen und kann über die ER-Kontrolle manuell angelegt bzw. geändert werden.

Allfällige Fehler, Validierungsinformationen werden im Feld "Info" gespeichert.

Per Parameter kann ausgewählt werden, in welches Feld die Belegnummer beim Import übernommen werden soll.
Parameter ER-Kontrolle → Allgemein → Beleg-Nr bei Import

Beim Import von Buchungen in der ER-Kontrolle werden die Zahlungskonditionen der Person übernommen, wenn keine Konditionen in der Datei mitgeliefert werden.

Wird die Meldung "Beim Öffnen der Buchungs-Datei ist ein Fehler aufgetreten" anzeigt, entnehmen Sie den Grund dafür bitte der Logdatei FIBUERIMPORT, indem Sie im Hinweis auf "Logfile ansehen" klicken. Meist handelt es sich um einen Schreibschutz auf der zu importierenden Datei.

Während des Imports wird automatisch vom Programm ein Schreibschutz gesetzt, der bei erfolgreichem Import wieder gelöscht wird. Bricht oder stürzt man während des Imports ab, kann es sein, dass der Schreibschutz auf der Datei erhalten bleibt. In diesem Fall muss der Schreibschutz in den Eigenschaften der Datei manuell entfernt werden.
A_NEW.bmpNeu aus BMD DMS
Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden.

A_NEW.bmpNeu aus Databox
Nach dem Ausführen dieser Funktion öffnet sich die Databox. Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt die Dokumente zu übernehmen, die Ihr Klient in die Databox hochgeladen hat.
Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung 
A_IMPORT.bmpFinmatics-Download 
Belegdokumente, die über die Databox zu Finmatics hochgeladen wurden, können mit dieser Funktion fertig kontiert automatisch in die ER-Kontrolle übernommen und weiterverarbeitet werden.

Beachten Sie die Einstellungsmöglichkeiten im FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → Automatische Anlage von Rechnungen in der ER-Kontrolle. Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, dass für jede Rechnung, die über die Databox hochgeladen wird, automatisch ein Datensatz in der Rechnungsübersicht angelegt wird. Dieser Datensatz bleibt vorerst gesperrt, bis die Funktion "Finmatics-Download" erfolgreich für diese Rechnungen ausführt wird.
 
Nähere Informationen und Voraussetzungen finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Import aus Finmatics. 
WWS

Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn eine Warenwirtschaft im Einsatz ist. Die WWS Funktionen sind immer aktiv, auch wenn eine Buchhaltungssperre gesetzt ist.

A_JOIN.bmp WE-Zuordnung
Mit dieser Funktion wird der Wareneingang (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet. Wird die ER storniert, dann wird die WE-Zuordnung wieder gelöscht.
Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung. 
DV_SEARCHKEYWORD.bmp WE-Kontrolle
Mit dieser Funktion wird der Wert des Wareneingangs dem Betrag der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Etwaige Differenzen durch Spesen, Transportkosten oder zur Bestellung abweichende Preise werden hier manuell bzw. durch eine automatische Differenzaufteilung ausgeglichen.
Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle).
A_KONTO.bmp Vorkontierung
Mit dieser Funktion kann die Vorkontierung aus der WWS übernommen werden. Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen.
Nähere Informationen zur Vorkontierung aus der WWS entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS.
A_Rechnungsplan.bmp Rechnungsplan
Mit dieser Funktion kann einer Eingangsrechnung ein Rechnungsplan zugeordnet werden.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Rechnungsplan.
A_WWS.bmp Auftragsvorerfassung
Für die Weiterverrechnung von Eingangsrechnungen in der WWS steht der Punkt "Auftragsvorerfassung" zur Verfügung. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Positionen erfasst werden können.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Auftragsvorerfassung.
Ausdruck
A_PRINT.bmp ER Journal drucken
Hier kann ein Ausdruck der erfassten Rechnungen inkl. Status, Betrag, Belegnummern etc. gedruckt werden (Strg + P).

Im Reiter ER-Ausdruck kann eingestellt werden, welche Daten gedruckt werden sollen (z. B. Workflowstatus, Datum, Lieferantenkonto, Mitarbeiter ...). Zusätzlich kann ausgewählt werden, wie der Ausdruck sortiert werden soll (z. B. Belegnummer, Kontonummer, aktueller Mitarbeiter ...).

1497792405000007820_1.png

Im Reiter Feldauswahl kann eingestellt werden, welche Felder auf der Liste angedruckt werden sollen. 

Unter Ausdruck kann ausgewählt werden, ob nur die Rechnungen oder auch die Gegenkonten bzw. die Kostenstellen angedruckt werden sollen. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob die Abzüge, Raten sowie das Aktionsprotokoll mitgedruckt werden sollen.

Unter Ausdruck Summe kann die Summe der Eingangsrechnungen angedruckt werden.

1497792405000007820_2.png

Sollen jedoch nur bestimmte Erfassungen gedruckt werden, ist über die rechte Maustaste – auf der jeweiligen Position stehend – ER Journal für markierte Rechnungen auszuwählen. 
A_PRINT.bmp Etikett drucken
Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung!
Die Einrichtung bzw. die notwendigen Einstellungen sind von einem/einer BMD Mitarbeiter/in vorzunehmen. Vereinbaren Sie dazu bitte rechtzeitig einen Termin.

Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird.

Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung. 
A_PRINT.bmp Rechnungsdeckblatt
Diese Funktion (Alt + 1) ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.
Im anschließenden Ausdrucksfenster kann in die Reportgestaltung verzweigt (F8 im Feld "Reportname") und diese bei Bedarf angepasst werden.  
A_PRINT.bmp Rechnungsdeckblatt vor Rechnung einfügen
Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.  
Extras
Hier finden Sie die Einstellungen bzw. Parameter für die ER-Kontrolle, die je nach Auswahl entweder allgemein, Fibu-bezogen oder userbezogen gespeichert werden können.

Folgende Funktionen stehen im Bereich "Eingangsrechnungen" zur Verfügung:

A_New_Ext.bmp NeuErstellt einen neuen Datensatz. 
A_Edit_Ext.bmp BearbeitenÖffnet den selektierten Datensatz zur Bearbeitung.
A_Delete_Ext.bmp Löschen 
Löscht den selektierten Datensatz. 
VerwerfenVerwirft die zuvor eingegebenen, aber noch nicht gespeicherten Daten. 
Buchungsstatus
Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden (Alt + S).
Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.
A_INFO.bmp Aktionsprotokoll
Im Aktionsprotokoll (Alt + A) werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert.
Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt worden ist. Es lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat.

Beispiel
Beispiel.png
1124636448000002050_3.png

Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau bzw. Lieferanteninfo über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. Diese Layouteinstellung kann getrennt jeweils für das Übersichtsfenster und/oder das Erfassungs-/Detailfenster getroffen werden.
Funktionen 
A_KONTO.bmp Kontoblatt
Mit dieser Funktion (Strg + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden.
A_KONTO.bmp KontostammdatenIst ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (Strg + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.
A_RatenZahlModell.bmp RatenvereinbarungUm eine Rechnung auf mehrere Raten aufzuteilen, steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung, Sie gelangen damit sofort zur Aufteilung. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Raten.
A_Buchungen_Export.bmp Rechnung abgrenzenHier gelangen Sie zur Rechnungsabgrenzung (Alt + 6).
A_Buchungen_Export.bmp SpesenverteilerHier gelangen Sie zur Erfassung eines Spesenverteilers (Strgr + 9).
A_Buchungen_Export.bmp BewirtungsrechnerHier gelangen Sie zur Erfassung des Bewirtungsrechners (Strg + Alt + 9).
A_TREE1.bmp Anzeige TeilrechnungenMit dieser Funktion (Alt + C) öffnet sich die ER-Buchungsliste.
A_BARAUSLAGE.bmp LEA Verbuchung
Mit dieser Funktion  (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.

Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden.

Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.
A_Copy.bmp  Erzeuge Kopie
Mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kann eine bereits in der ER-Kontrolle vorhandene Rechnung in eine neue Erfassungszeile kopiert werden.

Die Funktion "Erzeuge Kopie" kann für Rechnungen wie z. B. Dauerrechnungen (gleichbleibende und wiederkehrende Rechnungen zu Dienstleistungs- oder Wartungsverträgen, Pacht- oder Mietverträgen ...) verwendet werden. Die Eingangsrechnung wird samt Kontierung und Kostendatenerfassung kopiert und in der Rechnungsübersicht als eigener Datensatz hinzugefügt.

Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss.

Wird eine Rechnung mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen.

Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe)

Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung):
  • Anbu-Erfassung
  • Anbu-Lebenslauf
  • Abzüge
  • Intrastat
  • Vorsteuererstattung  
  • Bestellpositionen
  • Wareneingangspositionen 
  • Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen
Grundsätzlich sollte die Funktion "Erzeuge Kopie" nur bei gleichbleibenden/wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden. Beachten Sie beim Ändern von kopierten Rechnungen, dass z. B. eine Betragsänderung nicht mit der Kontierung oder Kostendatenerfassung abgeglichen wird und diese manuell angepasst werden müssen.




Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Programm "Buchen" bzw. im Kontoblatt gelöst werden.

Hinweis 
Hinweis.png
Bei Teilrechnungen, die mit einem Rechnungsschema "beinhaltend" gebucht worden sind, ist diese Funktion inaktiv!

Ist zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst worden, so wird diese wieder gelöscht.

Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen.

1465138985000012070_3.png

Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe)

Anschließend kommt die Meldung, dass die Eingangsrechnung erfolgreich storniert worden ist.
Ergänzend wird angeführt, dass für folgende Daten das Storno nicht automatisch übernommen werden kann und gegebenenfalls manuell nacherfasst werden muss:
  • Anbu-Erfassung
  • Anbu-Lebenslauf
  • Webu-Erfassung
  • Abzüge
  • Intrastat
  • Vorsteuererstattung
  • Bestellpositionen
  • Wareneingangspositionen
  • Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen
Sind bei der stornierten Rechnung Erfassungen vorgenommen worden, die in dieser Information gelistet sind, müssen diese in den jeweiligen Programmen separat bearbeitet/gelöscht werden.

Bei der Verbuchung werden die Originalrechnung und die Stornorechnung automatisch miteinander ausgeziffert!
1519040327000003060.pngRechnung verschieben
Mit dieser Funktion kann eine Rechnung, solange sie nicht verbucht wurde, samt Dokument in eine andere FIBU (NICHT in eine andere Firma) verschoben werden.

Ist die betroffene Rechnung mit einem Workflow im Umlauf, bleibt dieser auf der Rechnung auch in der neuen FIBU erhalten und läuft normal weiter. Auch das Aktionsprotokoll samt Eintrag über das Verschieben wird in die neue FIBU übernommen. Wurde eine Aufgabe für die betroffene Rechnung angelegt, kann diese nahtlos ausgeführt werden.
OCR-Status zurücksetzen
Wenn eine Buchung aufgrund der OCR-Verarbeitung gesperrt ist, kann die Sperre mit der Funktion "OCR-Status zurücksetzen" aufgehoben werden.  
OCR-Erkennung einplanen und starten
Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung gestartet werden, wenn zuvor der OCR-Status zurückgesetzt worden ist.
OCR-Daten erneut übernehmen
Mit dieser Funktion können die OCR-Daten vom zugeordneten Dokument erneut übernommen werden. Bereits erfasste Rechnungsdaten und Kontierungen werden dabei überschrieben. 
A_MONEY.bmp Zahlungsinformationen ermitteln
Mit dieser Funktion können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich.

1124636448000002050_6.png

Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden.
Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.  

Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, andernfalls wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben.
A_PRINT.bmp ER-Journal für markierte Rechnung
Mit dieser Funktion (Alt + Z) kann für eine einzelne Rechnung ein ER-Journal gedruckt werden.
Genauere Informationen entnehmen Sie der Funktionsbeschreibung ER-Journal drucken.  
A_BMD_Archiv.bmp DMS
A_Document_Show.bmp Dokument ansehen
Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet (Umsch + Strg + O). 
A_Document_Edit.bmp Dokument bearbeiten
Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet (Umsch + Strg + Q). 
A_Preview.bmp Dokumente in Vorschau anzeigenZeigt das Dokument in der Vorschau an (Umsch + Strg + P). 
A_Assign_Document.bmp Dokumente zuordnen
Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden (Umsch + Strg + K). Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
A_Dokumentenueb.bmp Zu Dokument in DMS
Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet (Umsch+ Strg + U). 
T_EMAIL_EXPORT.bmp Dokument versenden
Mit dieser Funktion (Umsch+ Strg + M) werden Ihnen alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die zu diesem Lieferanten (inkl. Kontaktpersonen und Gesellschafter) gespeichert sind. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe E-Mail adressieren.
A_EMPTY.bmp Neues DokumentMit dieser Funktion kann ein neues oder zusätzliches Dokument zur erfassten Rechnung über BMD Scan (Umsch+ Strg + N) oder über ihr Dateisystem (Umsch+ Strg + I) hinzugefügt werden.


Folgende Funktionen stehen im Bereich "Kontierung" bzw. "Kontierung/Kostenaufteilung" zur Verfügung:
 
SW_Save.bmp SpeichernSpeichert eine erfasste oder geänderte Kontierung (Strg + S).
SW_Cancel.bmp VerwerfenVerwirft eine erfasste, aber noch nicht gespeicherte Kontierung.
A_New_Ext.bmp NeuÖffnet die Felder für die Neuanlage in diesem Bereich.
A_Edit_Ext.bmp BearbeitenÖffnet die Felder für die Bearbeitung einer bereits vorhandenen Kontierung.
A_Delete_Ext.bmp LöschenLöscht eine vorhandene Kontierung.
A_EURO.bmp RestbetragBeim Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion (Strg + 1) der verbleibende Restbetrag in das Feld "Betrag" übernommen werden.
A_Summenpruefung.bmp ProzenteingabeZum Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion ein Aufteilungsprozentsatz in der Kontierung im Feld "Betrag" eingegeben werden. Der automatisch daraus berechnete Betrag wird nach Bestätigen des Prozentsatzes in das Feld "Betrag" übernommen. Eingabewert ist der prozentuelle Wert vom Gesamtbetrag.
A_Empty.bmp WWS
WWS BestellzuordnungAufruf der Bestellzuordnung aus der WWS.
WWS BestellkontierungAufruf der vorläufigen Bestellkontierung aus der WWS. 
A_Empty.bmp Vorläufige Kont.
Generieren aus KontierungAnlage einer Vorkontierung aufgrund der hinterlegten Fixkonten. 
Generieren aus aus WE-VorkontierungÜbernahme der vorläufigen Kontierung aus der WWS.
A_Folder.bmp Funktionen
 
A_KONTO.bmp KontoblattMit dieser Funktion (Strg + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Ist noch kein Konto erfasst worden, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.   
A_KONTO.bmp KontostammdatenIst ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (Strg + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.  
A_KONTO.bmp Gegenkontoblatt
Mit dieser Funktion (STRG + G) kann das Kontoblatt des Gegenkontos aufgerufen werden. Ist noch kein Gegenkonto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen. 
A_KONTO.bmp Gegenkontostammdaten
Ist ein Gegenkonto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + D) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Gegenkontos verzweigen.  
A_MONEYBOX_VORERF.bmp Erfassen Anbu-VorerfassungWird auf ein Anlagekonto mit dem Anbu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion (Strg +A) die Anbu-Vorerfassung geöffnet werden.
A_MONEYBOX_VORERF.bmp Anbu-Vorerfassung (Übersicht)
Mit dieser Funktion (STRG + A) kann die Übersicht der Anbu-Vorerfassungen geöffnet werden.
A_LIST.bmp Anbu-Lebenslauf erfassenNach der Auswahl des Anlageguts kann ein neuer Eintrag (Alt + 9) im Anbu-Lebenslauf erfolgen (nur möglich, wenn eine Anbu existiert).
A_LIST.bmp Anbu-LebenslaufEin bestehender Anbu-Lebenslauf kann angesehen werden (nur möglich, wenn eine Anbu existiert). 
1519041251000003060.png Wertpapier vorerfassen
Wird auf einem Anlagekonto mit dem Webu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion die Wertpapiervorerfassung geöffnet werden. 
1519041251000003060_0.png ESRS-Datenpunkte vorerfassen
Wird in den Kontostammdaten das Feld "ESRS-Datenpunkt" befüllt, öffnet sich mit dieser Funktion die "ESRS-Datenpunkte-Vorerfassung".
A_Landwirt.bmp Zusatzmeldungen Ungarn
Diese Funktion ist nur bei Firmensitz bzw. Filiale Ungarn sichtbar und dient der Erfassung von Rechnungen über landwirtschaftliche Produkte für die "Zusatzmeldungen Ungarn".

Nach dem Speichern einer Kontierung bzw. nach einer Änderung (Betrag oder Steuercode) einer Kontierung mit einem Steuercode der Steuergruppe "Aufwände landwirtschaftliche Produkte" (Steuercode 108,109,118 und 119) öffnet sich das Erfassungsfenster für die Zusatzmeldungen Ungarn automatisch.

Über das Menü "Kontierung" kann diese Funktion aber auch manuell aufgerufen werden.
Der Ausdruck erfolgt unter FIBU → UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → Zusatzmeldungen Ungarn.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Onlinehilfe "Handbuch für Ungarn". 
A_Intrastat.bmp Intrastat erfassenBei Eingangsrechnungen mit Steuercode 8 und 9 (ig. Erwerb) kann die Intrastat-Erfassung aufgerufen werden  (Alt + I).  
A_Buchungen_Export.bmp Rechnung abgrenzen
Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung. 
A_Buchungen_Export.bmp SpesenverteilerMit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden (Alt + 6).
A_Buchungen_Export.bmp BewirtungsrechnerMit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden (Strg + Alt + 9).  
A_Rueckzahlungsausw.bmp Erfassen VorsteuererstattungDie Vorsteuererstattungserfassung ist aktiv, wenn kein Datensatz in Bearbeitung ist und wenn mindestens eine Kontierung einen Steuercode der Gruppe VST hat (ALT + 7). Vorgeschlagen werden die Beträge lt. Summe der bisherigen Kontierungen. Das Belegfeld wird mit der externen Belegnummer befüllt. Nur wenn diese nicht vorhanden ist, wird die interne Belegnummer verwendet. 
A_BARAUSLAGE.bmp LEA Verbuchung
Mit dieser Funktion (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.

Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden.

Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.
Steuer manuell
Das Feld "Steuer" ist normalerweise deaktiviert und kann über diese Funktion aktiviert werden. Die Funktion ist allerdings nur ausführbar, wenn folgende Punkte zutreffen:
  • Der Cursor muss sich im Feld "Betrag" befinden.
  • Das Feld "Prozent" muss befüllt und ungleich 0 sein.
  • Das Feld "Steuercode" muss befüllt sein.
  • Die Felder "Prozent" und "Steuercode" dürfen nicht über das Konto fixiert sein.
A_Folder.bmp Extras

Betragseingabe Brutto (Strg + 2)
Die Betragseingabe kann von Netto (= Standardeinstellung) auf Brutto umgeschaltet werden (Strg + 2).
Automatische Kostendatenerfassung
Hier kann die automatische Kostendatenerfassung aktiviert oder deaktiviert werden.

Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben:
"Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie Sie speichern oder zurück zur Erfassung?".

Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall so lange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden.

Bei einer Deaktivierung der automatischen Kostendatenerfassung können keine Kostendatenvorschläge aus Hinterlegungen am Projekt vorgeschlagen werden.
Kontierung

A_New_Ext.bmp NeuÖffnet einen neue Zeile zur Erfassung einer Kostenaufteilung.
A_Edit_Ext.bmp BearbeitenÖffnet eine erfasste Kostenaufteilung zur Bearbeitung.
A_Delete_Ext.bmp LöschenLöscht eine bereits erfasste und gespeicherte Kostenaufteilung.
A_Summenpruefung.bmp RestbetragFunktion nur in der Spalte "Betrag": Es wird der gesamte Restbetrag der Buchung übernommen.
A_Summenpruefung.bmp ProzenteingabeMittels dieser Funktion (Strg + 1 – nur in der Spalte "Betrag") kann durch Eingabe des Prozentsatzes der prozentuelle Anteil des Gesamtbetrags berechnet und als Betrag übernommen werden.
A_Folder.bmp Funktionen
 
Kostenperioden-Aufteilung
Mit dieser Funktion kann der Betrag anteilsmäßig auf die gewünschten Perioden verteilt werden.  
LEA Verbuchung
Mit dieser Funktion (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.

Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden.

Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.
A_Folder.bmp Extras

Textdatei importieren - Kostenaufteilung Mit dieser Funktion kann eine Kostenaufteilung importiert werden.

Der Import erfolgt mittels variabler Feldauswahl, daher sind keine fixen Spaltenüberschriften notwendig.

Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einer Logdatei (FIBUERKOSTCSVEXPIMP.log) angezeigt. 
Textdatei exportieren - Kostenaufteilung  Mit dieser Funktion kann die erfasste Kostenaufteilung exportiert werden. 
Kostenaufteilung

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" immer zur Verfügung, auch wenn das Dokument bereits archiviert wurde (z. B. Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Sofort" oder bei mittels Drag & Drop hinzugfügten Dokumenten):

1472056873000103100_1.png Bearbeiten
Die Funktion "Bearbeiten" im Bereich "Dokumentenvorschau" öffnet das Dokument zur Bearbeitung und zeigt ein neues Menüband mit zusätzlichen Funktionen unter verschiedenen Reitern an.

Eine Beschreibung zu diesem Menüband und den Reitern finden Sie in der nachfolgenden Tabelle bei den Funktionen für noch nicht arichvierte Dokumente. Allerdings sind bei bereits archivierten Dokumenten nur eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden. Nicht erlaubte Funktionen sind entweder ausgegraut oder es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, dass die gewählte Bearbeitungsmöglichkeit nicht erlaubt ist.

Ist ein bereits archiviertes Dokument (= Archivdokument) bearbeitet worden, wird beim Wechsel auf eine andere Rechnung eine Archivierungsabfrage ausgegeben. Kommt es bis zum Beenden der ER-Kontrolle aus irgendeinem Grund zu keiner Archivierung der bearbeiteten Archivdokumente, erfolgt beim Beenden eine gesammelte Abfrage (Listenauswahl) für alle Dokumente.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten im folgenden Parameter:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Dokumentenzugriff

Dieser Parameter steuert, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht, Dokumentenversionen zu erstellen.
1472056873000103100_2.png Versenden
"Versenden" öffnet den Standard-E-Mail-Client zum Versenden der ausgewählten Datei. 
1472056873000103100_3.png Drucken
"Drucken" öffnet das Druckfenster in Windows zum Ausdruck der ausgewählten Datei. 
1472056873000103100_4.png Speichern
Mit "Speichern" können Änderungen am Dokument gespeichert werden. 
1472056873000103100_5.png Eigenschaften
Den "Eigenschaften" kann man sämtliche Dokumenteneigenschaften entnehmen (Erstelldatum, PDF-Version, Auflösung, Sicherheit ...). 
1472056873000103100_6.png 
Ermöglicht Ihnen das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokuments – entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer. 
1472056873000103100_7.png Suchen
Mit dieser Funktion kann im Dokument nach einem Wort oder einer Zahl gesucht werden. Treffer werden am Dokument gelb markiert dargestellt.
1472056873000103100_8.png 
Diese Funktionen bietet folgende Optionen:
  • Die ausgewählte Seite kann hier passend zur gesamten Größe bzw. Breite der Dokumentenansicht skaliert angezeigt werden.

  • Eine Zoomgröße kann benutzerdefiniert eingestellt werden. Dieser Wert wird bis zur nächsten Änderung beibehalten. Beim Neueinstieg wird automatisch die zuletzt verwendete Zoomeinstellung herangezogen.

  • Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert. 
1216666196000003080_28.png 1216666196000003080_29.png
Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert. 
1472056873000103100_9.png
Diese Funktionen bieten folgende Optionen:
  • Der vergrößerte, sichtbare Bereich des Dokuments kann verschoben werden.

  • Mit dem Auswahlrahmen kann ein Bereich am Dokument aufgezogen werden. Danach kann eine Kontextfunktion für diesen Bereich ausgewählt werden.

  • Durch Klick auf die Lupe wird ein Rechteck erzeugt, in dem zum Zweck der besseren Lesbarkeit der jeweilige Bereich vergrößert dargestellt wird.
1472056873000103100_10.png
Mit den beiden blauen Pfeiltasten im unteren Bereich dieses Fensters können Sie zum nächsten bzw. vorherigen Dokument springen, wenn diesem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet worden sind.

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" zur Verfügung, wenn das Dokument noch nicht archiviert wurde (Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Bei der Verbuchung"):

In der Dokumentenvorschau wird bei noch nicht archivierten Dokumenten sofort ein Menüband mit verschiedenen Funktionsreitern und Funktionen angezeigt.
Im Folgenden wird nur auf die nützlichsten Funktionen eingegangen:

Reiter
START 
Im Reiter START befinden sich die Standardfunktionen, die auch bei archivierten Dokumenten ausgeführt werden können. Siehe Beschreibung in der Funktionstabelle oberhalb (versenden, drucken, speichern ...).

Ausnahme:
1532455750000002510_5.png ArchivierenMit dieser Funktion kann die Archivierung von Pooldokumenten direkt aus dem Dokumentenviewer heraus gestartet werden.
Dabei werden aus der ER-Kontrolle die Metadaten fürs Archiv übergeben (nur aktiv, wenn der Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" die Einstellung "Bei der Verbuchung" hat).
BEARBEITEN 
1532455750000002510.png Mit der Funktionen "Voriges Dokument" bzw. "Nächstes Dokument" wechselt der Fokus auf die in der Rechnungsübersicht entsprechend der getroffenen Auswahl oberhalb oder unterhalb der aktuellen Rechnung stehende Rechnung samt Anzeige der zugehörigen Dokumentenvorschau.
1532455750000002510_2.pngMit der Funktion "Vorherige Seite", "Nächste Seite" bzw. "Erste/Letzte Seite" wechselt die Dokumentenvorschau innerhalb eines mehrseitigen Dokuments auf die entsprechend gewählte Seite. 
1532455750000002510_3.png
Mit der Funktion "Vor Seite trennen" bzw. "Nach Seite trennen" können fälschlicherweise nicht getrennte Dokumente in der Vorschau gesplittet werden. Für die getrennte Seite wird eine neue Erfassungszeile in der Rechnungsübersicht angelegt.

Wird mit unserer OCR-Verarbeitung oder Finmatics gearbeitet, wird für das so hinzugefügte "neue" Dokument die OCR-Erkennung bzw. die Verarbeitung bei Finmatics neu gestartet. 
1532455750000002510_4.png
Mit der Funktion "Nach vorne verschieben" bzw. "Nach hinten verschieben" können die Seiten innerhalb eines Dokuments neu gereiht werden.

Wird diese Funktion bei einem Rechnungsdokument mit nur einer Seite ausgeführt, erscheint folgende Meldung:
"Das Dokument wurde von der Rechnung entfernt. Soll die Rechnung ebenfalls gelöscht werden?"

Bei der Auswahl "Rechnung nicht löschen" bleibt die Erfassungszeile der Rechnung erhalten, andernfalls wird der Datensatz gelöscht.
WERKZEUGEIm Reiter WERKZEUGE kann mittels Zeichenwerkzeugen, Format und Farben die aktuelle selektierte Seite mit Grafikfunktionen und Anmerkungen ergänzt werden.
STEMPELN/SIGNIEREN Im Reiter STEMPELN/SIGNIEREN können Stempel angebracht werden.  
ANSICHTIm Reiter ANSICHT werden Einstellungen zum Bereich Dokumentenvorschau angeboten. 
ANFÜGEN/EINFÜGEN Im Reiter ANFÜGEN/EINFÜGEN stehen jeweils zwei Funktionen zur Verfügung, um direkt in der Dokumentenvorschau bei einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen. Entweder indem diese neu gescannt werden oder durch Auswahl eines bereits im Explorer abgelegten Dokuments. 
1097582601000001570.png