Databox-Mailbox

Grundlegende Informationen zur Optimalen Belegverarbeitung finden Sie unter Optimale Belegverarbeitung.

Die digitale Transformation hat die Belegverarbeitung und Buchhaltung erheblich verändert. Während früher Belege hauptsächlich digitalisiert wurden, nur um sie leichter auffindbar zu machen, werden heute Belegdaten und auch Kontierungs- und Kostenrechnungsinformationen mittels OCR und Künstlicher Intelligenz (KI) aus Papierbelegen extrahiert oder die Belege werden direkt digital angeliefert. Standardisierte Formate wie ebInterface, XRechnung und ZUGFeRD sowie die damit verbundene Gesetzgebung (siehe ViDA) erleichtern diesen Prozess.

Mithilfe der Databox-Mailbox, welche ab der NTCS Version 28.01. verfügbar ist, landen Belege an bzw. von einer bestimmten E-Mail-Adresse automatisch in der Belegablage Databox. Ist ein Beleg in der Belegablage Databox, wird mit dem Dokument eine Buchung in der ER-Kontrolle, im Programm "Vorerfassung Buchungen" oder im Fibu-Dokumentenpool angelegt und die ausgelesenen OCR-Daten werden auf die Buchung übernommen. Die Belege können natürlich auch über die integrierte Databox im Program "Buchen" verbucht werden.

Für die Mailbox-Databox ist keine eigene Lizenz notwendig. Wenn die Mailbox auch bei Klienten im Einsatz sein soll, dann ist lediglich ein BMD Com-Benutzer (mind. Basis-User) für den jeweiligen Mandanten erforderlich.

Zur Einrichtung und Schulung empfehlen wir einen Termin mit dem BMD Support. Gerne wenden Sie sich für Terminvorschläge an termine@bmd.at.

Die Belegablage Databox ist der zentrale Aufbewahrungsort für digitale Belege, die noch nicht verbucht sind. Hier erfolgt nach OCR- und KI-Verarbeitung die automatische Weitergabe der Belege an verschiedene Verarbeitungsprogramme in der Buchhaltung. Diese sind sowohl in der NTCS als auch in der BMD Com und im BMD Web als Webanwendung verfügbar und können arbeitsteilig von mehreren Personen oder im Zusammenspiel von Mandanten und Steuerberater genutzt werden. Die Belege werden erst bei der endgültigen Verbuchung in das prüfungssichere und GoBD-konforme DMS abgelegt.

Die Beleganlieferung selbst erfolgt zunehmend digital. Folgende Uploadmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Genaue Informationen zur Belegablage Databox und deren Verabeitungsmöglichkeiten finden Sie in der Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung.

Die Databox-Mailbox ist ab der NTCS Version 28.01. verfügbar. Damit Belege über die Databox-Mailbox verarbeitet werden können, muss bereits ein Archiv vorhanden sein. Ist noch kein Archiv vorhanden, ist vorab ein gesonderter Termin notwendig.

Bei der E-Mail-Anlieferung der Belege muss zuerst ein E-Mail-Postfach als Mailbox in den BMD Synchronisationsdaten eingerichtet werden. Dieses Postfach wird dann vom BMD Synchronisationsdienst permanent überwacht. Neu ankommende E-Mails werden eingelesen und die Anhänge extrahiert. Es kann eingestellt werden, ob jeder Anhang einzeln oder auch zusätzlich bei Bedarf der E-Mail-Body an die Belegablage Databox weitergegeben werden soll. Wichtig ist, dass bei der Databox-Mailbox nur die "An"-Adresse ausgelesen wird und die "CC"-Adressen nicht berücksichtig werden.

Mit den Databox-Vorschlagswerten in den FIBU-Stammdaten kann für jede einzelne Buchhaltung festgelegt werden, in welchem Ablagebereich der Belegablage Databox die Dokumente übertragen werden (beispielsweise in den Bereich Eingangsrechnungen). Natürlich werden sämtliche Berechtigungen auf Buchhaltungsebene auch auf die Belege übertragen.

Während bei Unternehmen im Normalfall nur wenige E-Mail-Adressen verwendet werden, die den Lieferanten kommuniziert werden, kann hingegen bei Steuerberatern für jeden Mandanten eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt und somit auch den Lieferanten der Mandanten zugänglich gemacht werden.

Der Synchronisationsdienst (SYNC-Dienst) muss aktiv laufen. Dieser trennt die E-Mails später aufgrund der hinterlegten Databox-Vorschlagswerte.

Hinweis 

Beachten Sie, dass der SYNC-Dienst möglicherweise durch Ihren Techniker (oder BMD Techniker, wenn Sie in der BMD Cloud sind) erst eingerichtet werden muss.

Die Kommunikationsparameter müssen korrekt eingestellt sein.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem

Über diese Parameter können Sie die Synchronisation zwischen BMD NTCS und Ihrem Kommunikationssystem ein- oder ausschalten. Informationen zu den weiteren Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation.

Mit der Funktion "Status BMDNTCSSyncService" kann der Status geprüft werden.

Funktionen → Status BMDNTCSSyncService

Eine weitere Grundvoraussetzung für die Databox-Mailbox ist ein Exchange Server (vollwertiges Exchange-Postfach) oder Office-365.

Die Databox-Mailbox ist nicht verwendbar mit beispielsweise Gmail, POP3, IMAP etc.

Das E-Mail-Postfach muss in den BMD Synchronisationsdaten hinterlegt werden.

TOOLS → Tools → Administration → BMD Synchronisationsdaten

Unter "Funktionen" können die Mailboxen aufgerufen werden. 

Funktionen → Mailboxen

Unter "Mailboxen" muss eine neue Mailbox mit rechter Maustaste → Neu (F5) angelegt werden.

Folgende Felder müssen eingestellt werden:

Alle nicht angeführten Felder können ignoriert werden bzw. werden in den FIBU Parameter zur Belegablage Databox (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox) ermittelt (z. B. Verarbeitungsprogramm, OCR-Erkennung, Trennung der Dokumente, Archiv, Firma, Kunde ... ).

Auf der jeweiligen Mailbox müssen die Zugangsdaten für die Synchronisation korrekt hinterlegt werden.

Mailboxen → Zugangsdaten

In den Databox-Vorschlagswerten muss die Zuordnung der E-Mail-Adresse zur jeweiligen Firma manuell hinterlegt werden.

FIBU → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Databox-Vorschlagswerte

Die Databox-Vorschlagswerte können in der Firma oder Kanzlei, jedoch nicht vom Mandanten, verwaltet werden.

Um die Databox-Vorschlagswerte speichern zu können, muss die Firma als "Ist eigene Firma" gekennzeichnet sein oder ein BMD Com-Benutzer zu der jeweiligen Firma (mind. Basis-Benutzer) existieren. Wenn beides nicht zutrifft, kommt beim Speichern eine entsprechende Meldung.

Hinweis 

Beim Parameter "Erlaubte Dateitypen für Dateiupload" müssen die Dateitypen .msg (für Drag & Drop in die Belegablage Databox) und .eml (über Mailbox in die Belegablage Databox) hinterlegt werden. TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein → Erlaubte Dateitypen für Dateiupload

Je nach Einstellung auf der Mailbox, wie die Ermittlung des Databox-Knotens erfolgen soll, wird die verwendete E-Mail-Adresse (oder Alias-E-Mail-Adresse) eingetragen. Es müssen die dazugehörige Firma, Haupt- bzw. Unterkategorie und das Buchungssymbol ausgewählt werden.

Wird eine Mailbox verwendet, ist diese einmalig einzurichten (z. B. belege@kanzlei.at). Alle E-Mails landen in einem Posteingang und werden anhand der Databox-Vorschlagswerte vom SYNC-Dienst sortiert.

Mit Alias-E-Mail-Adressen (z. B. klient1@bmdtools.at, klient2@bmdtools.at), welche schnell hinzugefügt werden können (in der BMD Cloud durch die BMD Technik), erfolgt die Zuordnung anhand der hinterlegten Databox-Vorschlagswerte zur richtigen Belegablage Databox. Damit für den Klienten ein Databox-Vorschlagswert angelegt werden kann, ist ein BMD Com-Benutzer für den jeweiligen Mandanten Voraussetzung.

Wir empfehlen, die Alias-E-Mail-Adressen unter einem eigenen E-Mail-Postfach anzulegen! Vorteil dieser Variante ist, dass im Outlook die Postfächer separat betrachtet und somit auch separat berechtigt werden können.

Wenn alles richtig eingestellt ist, werden die Belege beispielsweise von Mandant 201004 in der Belegablage Databox zur Firma 201004 abgelegt, weil die Rechnungen auf klient2@bmdtools.at eingehen.

Ihre Mandanten können die Belege direkt an diese Alias-E-Mail-Adresse weiterleiten oder die Lieferanten der Mandanten senden alle Eingangsrechnungen auf die hinterlegte E-Mail-Adresse, z. B. an klientxx@bmdtools.at. Die E-Mail-Adresse wird laut Einstellung auf der Mailbox von der Empfänger-E-Mail-Adresse ermittelt. 

Achtung! 

Um mit Alias-E-Mail-Adressen arbeiten zu können, ist zwingend MSGraph und Office 365 notwendig.

Hinweis 

Beachten Sie, dass eine Mailbox erfahrungsgemäß auf eine bestimmte Speicherkapazität (z. B. 50 GB) bzw. auf bis zu 400 Alias-Mail-Adressen begrenzt ist. Diese Zahlen können bei Ihnen individuell abweichen. Es ist möglich, aber nicht notwendig, je Mandant eine eigene Mailbox anzulegen. Der Administrationsaufwand und auch die Kosten für die Mailboxen werden sich dabei erhöhen.

Wenn man als Firma alle Eingangsrechnungen an z. B. er-demo@bmdtools.at übermittelt bekommt und die Einstellung "Ermittlung Databox-Knoten" auf der Mailbox auf "Empfänger-E-Mail-Adresse für Databox-Vorschlagswerte" eingestellt ist, kann diese E-Mail-Adresse in den Databox-Vorschlagswerten hinterlegt werden.

Alle Eingangsrechnungen von allen Lieferanten kommen dann automatisch in die Belegablage Databox der Firma 201001 und werden bei entsprechender Einstellung (laut FIBU Parameter) z. B. in der ER-Kontrolle automatisch angelegt.

Alle notwendigen FIBU Einstellungen zur Belegablage Databox finden Sie in den FIBU Parametern → Allgemein → Belegablage Databox.

Die Parametereinstellungen können entweder firmenbezogen oder allgemein getroffen werden.

Eine genaue Beschreibung zu den relevanten Parametern erhalten Sie unter Punkt 3 FIBU Einstellungen/Parameter.

Mit dieser Erweiterung ist es möglich, E-Mails direkt aus Outlook mit Drag & Drop in die Belegablage Databox zu ziehen. Dazu muss beim Parameter "Erlaubte Dateitypen für Dateiupload" der Dateityp .msg hinterlegt werden. 

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein → Erlaubte Dateitypen für Dateiupload

Dabei werden die Anhänge automatisch in die Belegablage Databox übergeben. Wenn die Belege über "Vorerfassung Buchungen" oder die "ER-Kontrolle" weiterverarbeitet werden, wird in diesem Fall der E-Mail-Body ebenfalls übergeben und der Buchung angehängt. Über die Databox-Mailbox und über Office-Add-ins wird der E-Mail-Body auch übernommen und archiviert.

Hinweis 

Durch die Funktion können so manche Anwendungsfälle mit den BMD Office-Add-ins durch Drag & Drop der E-Mail in die Belegablage Databox ersetzt werden.

Über den Verzeichnisimport in den Databox-Vorschlagswerten ist es möglich, Dokumente aus einem Verzeichnis in die Belegablage Databox automatisch zu importieren.

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Databox-Vorschlagswerte.

Damit Dokumente aus einem Verzeichnis in die Belegablage Databox importiert werden können, muss ein Datensatz angelegt werden. In der Spalte "Importverzeichnis" wird der Ordner angegeben, in dem die zu importierenden Dokumente abgelegt sind. Anschließend müssen die Firma, die Hauptkategorie, Unterkategorie sowie das Buchungssymbol definiert werden. Dies ermöglicht die richtige Zuordnung der Dokumente in der Belegablage Databox. Die korrekte FIBU wird anhand des ausgelesenen Belegdatums der OCR-Erkennung ermittelt.

Werden mehrere Verzeichnisse verwendet, muss für jedes Verzeichnis ein eigener Datensatz angelegt werden. Damit die Dokumente eindeutig zugeordnet werden können, müssen die Dateien der verschiedenen Belegtypen – wie Eingangsrechnungen (ER), Ausgangsrechnungen (AR) und Kassabelege (KA) – jeweils in einem eigenen Ordner abgelegt werden.

Manuell kann der Verzeichnisimport über die Schaltfläche "Verzeichnis importieren" gestartet werden.

Nachdem die Dokumente in die Belegablage Databox importiert worden sind, startet je nach Einstellung in den FIBU Parametern die OCR-Erkennung bzw. wird ein Datensatz im jeweiligen Verarbeitungsprogramm angelegt.

Weitere Informationen zu den Einstellungen entnehmen Sie der Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung.

Hinweis 

Über die Spalte "Sicherung" kann eingestellt werden, ob die Dokumente nach der Verarbeitung in einen Unterordner verschoben werden. Wenn keine Sicherung erfolgt, dann werden die Dateien in die Belegablage Databox verschoben und aus dem Ordner im Explorer gelöscht.

Achtung! 

Cloudverzeichnis Derzeit können die Dokumente beim Verzeichnisimport aus einem Cloudverzeichnis nur übernommen werden, wenn das Cloudverzeichnis als lokales Verzeichnis eingerichtet ist (z. B. C:\Users\...).

Der Verzeichnisimport muss nicht manuell angestoßen werden, sondern kann über einen Stapel bzw. über die geplante Ausführung automatisch erfolgen. Über einen Stapel-Parameter kann auf eine bestimmte Firma eingeschränkt werden. Es werden alle Verzeichnisse der hinterlegten Firma importiert.

MCS_MDFIBUDATABOXTREESUGGESTIONMGR_IMPORT

Weitere Informationen zu den Stapel-Einstellungen und zur geplanten Ausführung entnehmen Sie der Onlinehilfe Batches und Stapel in der NTCS FIBU.