FAQ Databox-Mailbox
Grundlegende Informationen finden Sie unter Databox-Mailbox.
Was passiert, wenn eine E-Mail mehrere Anhänge hat?
Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält, dann wird pro Anhang ein Databox-Satz erstellt und die E-Mail wird an alle Databox-Sätze angehängt.
Wenn die Dokumente verknüpft werden sollen, kann im jeweiligen Verarbeitungsprogramm (z. B. ER-Kontrolle, Vorerfassung Buchungen etc.) mit Drag & Drop zum Beispiel das Lieferscheindokument auf die Rechnung verschoben werden. Der Lieferschein bleibt in diesem Fall ein eigenes Dokument und der E-Mail-Body (da ident zur Rechnung) ist auch nur einmal der Buchung zugeordnet.
Was passiert mit einer E-Mail ohne Anhang?
Wird eine E-Mail ohne Anhänge in die Belegablage Databox übergeben, landet nur der E-Mail-Body in der Belegablage Databox.
Wird über die Databox-Mailbox eine Sicherheitsprüfung durchgeführt?
Beim Upload von E-Mails in die Belegablage Databox (egal ob automatisch oder via Drag & Drop) erfolgen dieselben Sicherheitsprüfungen wie beim Upload in BMD Com oder BMD Web. Diese werden im BMDERR.LOG protokolliert.
Wie kann man kontrollieren, ob die Rechnung erfolgreich hochgeladen wurde?
Zur Kontrolle können aktuell folgende Progammfunktionen verwendet werden:
E-Mail-Protokoll
Im E-Mail-Protokoll scheinen alle erfolgreich hochgeladenen und fehlerhaften E-Mails auf. Die fehlerhaften E-Mails bzw. Dokumente können über die Funktion "Databox hochladen" erneut hochgeladen werden.
TOOLS → Tools → Protokolle → E-Mail-Protokoll
E-Mails in Mailboxen
In diesem Bereich werden nur die fehlerhaften E-Mails angezeigt und können dann über die Funktion "E-Mail in Databox hochladen" erneut hochgeladen werden.
Um diese Funktion nutzen zu können, wird Microsoft 365 benötigt!
FIBU → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Databox-Vorschlagswerte → E-Mails in Mailboxen anzeigen
Spalte "BMD Databox" im Outlook
Im Outlook kann die Spalte "BMD Databox" (bitte auf die Schreibweise achten) eingeblendet werden. Über diese Spalte ist ersichtlich, ob die E-Mail korrekt oder mit Fehler verarbeitet worden ist. Die Spalte kann nur im lokalen Outlook und nicht in der Webanwendung eingeblendet werden.
Werden "CC"-Adressen in der Databox-Mailbox berücksichtigt?
Nein, "CC"-Adressen werden bei der Verarbeitung über die Databox-Mailbox nicht berücksichtigt. Es werden nur "An"-Adressen ausgelesen.
Wird in der Databox-Mailbox die Jahresübernahme automatisch durchgeführt, sobald ein Beleg für ein Wirtschaftsjahr hochgeladen wird, welches noch nicht angelegt ist?
Nein, in der Databox-Mailbox erfolgt die Jahresübernahme nicht automatisch. Die Fibu muss der Buchhalter selbst über die Jahresübernahme anlegen.
Hochgeladene Belege können anschließend über die Funktion "Rechnungen verschieben" in der ER-Kontrolle oder über die Funktion "Buchungen verschieben" im Programm "Vorerfassung Buchungen" verschoben werden.
