my BMD Com - FIBU Funktionen

Alle notwendigen Einstellungen, die aus der Sicht des my BMD Com-Betreibers getroffen werden müssen, finden Sie in der Dokumentation Einstellungen für den BMD Com-Anbieter.

Zur Ausführung der Webanwendungen sollten unbedingt die Browser Google Chrome oder Microsoft Edge verwendet werden! Andere Browser werden nicht unterstützt und es kann zu Darstellungsproblemen kommen. Nähere Details zu den Voraussetzungen für BMD Internetprodukte finden Sie unter Systemvoraussetzungen: BMD Webapplikationen.

Eine Checkliste für die Einführung der my BMD Com finden Sie im Dokument Checkliste my BMD Com.

Der Einstieg erfolgt über die Internetplattform des BMD Com-Betreibers. Die Einrichtung der Internetplattform wird durch die BMD Technik vorgenommen. Dort wird die E-Mail-Adresse des angelegten Benutzers inkl. Passwort abgefragt.

Am Dashboard der my BMD Com sind diverse Informationen ersichtlich. In diesem Kapitel finden Sie eine Beschreibung der FIBU-Dashboardwerte.

​Wurde eine Eingangsrechnung über die ER-Kontrolle einem Mitarbeiter zugeordnet und im Hintergrund eine Aufgabe erzeugt, kann diese auch in der my BMD Com ausgeführt werden. Nähere Informationen zu den Voraussetzungen finden Sie unter Aufgaben.

​Wird in der ER-Kontrolle kein Workflow verwendet, stehen Ihnen die Schaltflächen "Ablehnen" oder "Freigeben" zur Verfügung.

Wird in der ER-Kontrolle eine Workflow verwendet, steht standardmäßig nur die Schaltflächen "Freigeben" zur Verfügung. Wird jedoch eine Makroaktion mit "Ja/Nein" eingebaut, stehen Ihnen ebenfalls die Schaltflächen "Ablehnen" und Freigeben zur Verfügung.

​Im Video erfahren Sie, wie Sie die Belege hochladen können.

Direkt aus dem Dashboard unter "Belege hochladen".

Oder über das Menü Buchhaltung → Belege:

Anschließend "Belege hochladen" auswählen:

Ein oder mehrere Belege können nun in den unten angeführten Bereich per Drag & Drop gezogen werden. 

 

Die soeben hineingezogenen Belege werden in einer Übersicht dargestellt, eine manuelle Seitentrennung ist ganz einfach durch Mausklick möglich.

Nach Auswahl der Kategorie und der Periode können die Belege hochgeladen werden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche  .
Kategorie und Periode müssen unbedingt ausgewählt werden. Es kann die aktuelle Periode lt. Tagesdatum und die beiden Perioden davor ausgewählt werden. Der Zahlungsstatus und das Schlagwort sind keine Pflichtfelder.

Damit die verschiedenen Uploadkategorien ausgewählt werden können, sind die Bücher im Programm "Vorerfassung Buchungen" vom BMD Com-Anbieter vorab anzulegen.

Hinweis 

Im Feld "Belege durchsuchen" kann nach der Beschreibung, Belegnummer, der externen Belegnummer oder auch nach durchsuchbaren PDF-Dateien gesucht werden.

Hinweis 

Das Schlagwort dient der Vervollständigung der Buchung für den my BMD Com-Anbieter. Anhand dessen kann automatisch das richtige Konto in der Vorerfassung herangezogen werden.

​Übersicht Felder

Mit "Hochladen" werden die Belege hochgeladen und im Hintergrund automatisch beim BMD Com-Betreiber eine Buchung im Programm "Vorerfassen Buchungen" angelegt.

Hinweis 

Die Feldauswahl im Erfassungsfenster ist fix definiert, eine Änderung ist auch vom BMD Com-Betreiber nicht möglich.

Die erkannten OCR-Daten werden automatisch im Belegdetail befüllt. In der my BMD Com besteht die Möglichkeit, mit dem Punkt "Belegerkennung abbrechen" die OCR-Erkennung abzubrechen. Dadurch wird die OCR-Erkennung gestoppt und die Bearbeitung im Belegdetail ist wieder möglich.

Download: Direkt im Belegdetail steht der Beleg zum Download zur Verfügung.

Ein einfacher Wechsel zwischen Belegen ist in der Belegansicht über die Schaltflächen "Vorheriger Beleg" und "Nächster Beleg" möglich.
 

Hinweis 

Für die Anlage von Personen ist die Berechtigung "Personenkonten importieren" (Funktionsnummer 44700) notwendig. Damit Dokumente ersichtlich sind, ist die Berechtigung "Dokumentenliste" (Funktionsnummer 28728) notwendig.

In der Regel werden für das Hochladen von Belegen vorab Vorerfassungsbücher angelegt. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass auch allgemeine Belege oder beispielsweise CSV-Dateien hochgeladen werden müssen.

Für solche Fälle bietet die my BMD Com die Möglichkeit an, diverse Belege direkt im Chat hochzuladen.

Um Finmatics in der my BMD Com verwenden zu können, muss ein zweistufiger OCR-Prozess eingerichtet werden. Dieser Prozess sorgt dafür, dass der Zahlungsvorschlag in der my BMD Com weiterhin verwendet werden kann. Zuerst wird im ersten Schritt die BMD OCR-Erkennung genutzt, um die Belege auszulesen. Anschließend übernimmt die Finmatics-KI die Bearbeitung der Belege und ergänzt die fehlenden Daten der Rechnung mithilfe von KI-gestützten Algorithmen.

Während dieser Verarbeitung durch die Finmatics-KI können Sie in der my BMD Com jedoch weiterhin Rechnungen bezahlen. Das bedeutet, dass der Zahlungsprozess nicht gestoppt wird und Sie problemlos weiterarbeiten können. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie Belege und Rechnungen effizient verarbeiten können, ohne den Ablauf der Zahlungen zu unterbrechen. Der Zahlungsvorschlag wird direkt in der my BMD Com zur Verfügung gestellt und kann sofort genutzt werden.

Für diese Einstellung muss der Parameter FIBU → Allgemein→ Databox → OCR-Prozess → 2-stufiger OCR-Prozess (BMD OCR-Erkennung und Finmatics) hinterlegt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie auch unter Finmatics.

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter E-Rechnung.

Wurden alle Belege für den Monat hochgeladen, können Sie die Belege unter "Belege verwalten" als "Fertigmelden" kennzeichnen. Somit weiß Ihr Steuerberater, dass alle Belege für diesen Monat fertig hochgeladen wurden.

Hinweis 

Das "Fertigmelden" kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, aber es können weiterhin Belege für die Monate hochgeladen werden.

Am Dashboard unter "Gewinn/Verlust" sieht man in dieser Kachel eine kurze Zusammenfassung, wie sich die Beträge zusammensetzen.

Direkt unter dem Punkt "Detaillierte Erfolgsrechnung" sind die Details der kurzfristigen Erfolgsrechnung abrufbar.

Alle erfolgswirksamen Buchungen im Erlösbereich (z. B. Kasse, Bank), die bereits endgültig in der Buchhaltung erfasst wurden. Vorerfassungen sind nicht enthalten!

Aufwände
Alle erfolgswirksamen Buchungen im Aufwandsbereich (z. B. Kasse, Bank ), die tatsächlich verbucht wurden. Vorerfassungen werden nicht berücksichtigt!

Noch nicht verbucht
Alle Vorerfassungen (aktuell Eingangs- und Ausgangsrechnungen), die ab dem letzten UVA-Monat bis zum Ende des Wirtschaftsjahres erfasst, aber noch nicht endgültig verbucht wurden.

Gewinn
Die Differenz aus Erträgen und Aufwänden.

Hinweis 

Der Gewinn bzw. Verlust kann in der detaillierten Erfolgsrechnung abweichen. Die Differenz ergibt sich aus den noch nicht verbuchten Belegen.

Der Zahlungsvorschlag kann direkt in der my BMD Com erstellt und überarbeitet werden. Anschließend wird daraus ein Datenträger erstellt.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Überweisung mit der finAPI- bzw. EBICS-Schnittstelle durchzuführen.

Die Offenen Posten werden nach der Überweisung in ein technisches Hilfsbuch in der Vorerfassung verbucht, und scheinen anschließend nicht mehr unter den Offenen Rechnungen auf. Im Vorerfassungsbuch, auf der Eingangsrechnung, wird der "bezahlt"-Status automatisch gesetzt. Damit in der my BMD Com der Zahlungsvorschlag durchgeführt werden kann, müssen im Zahlungsvorschlag in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden.

Diese Einstellungen trifft der my BMD Com-Anbieter für Sie.

Hinweis 

Unter den Offenen Rechnungen werden alle nicht bezahlten Rechnungen angezeigt, unabhängig davon, ob diese in der my BMD Com oder in der BMD NTCS erfasst worden sind.

Bevor ein Datenträger für die Überweisungen erstellt werden kann, muss der my BMD Com-Anbieter Voreinstellungen treffen.

Unter Buchhaltung → Offene Rechnungen sehen Sie eine Übersicht aller noch nicht bezahlten Rechnungen. Die bereits fälligen sind automatisch ausgewählt. Diese Auswahl kann nach Belieben verändert werden.

Es kann nach Lieferanten und Zahlungsstatus gefiltert werden.

Mit "Automatischen Zahlungsvorschlag erstellen" werden die Fälligkeiten neu berechnet.

Wenn die entsprechenden Rechnungen für die Überweisung ausgewählt worden sind, kann auf "Zur Zahlung" geklickt werden.

Im unteren Bereich wird angezeigt, wie viele Positionen ausgewählt wurden und welche Gesamtsumme diese ergeben.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Zur Zahlung" werden alle ausgewählten Rechnungen für die Zahlung vorbereitet.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Überweisung starten" wird in Ihrem Download-Ordner eine Zipdatei gespeichert. In dieser Datei befindet sich zum einen das Datenträgerprotokoll und zum anderen die Telebankingdatei.

Die Telebankingdatei kann in Ihr Onlinebanking-Programm hochgeladen werden.

Bevor eine Überweisung mittels finAPI durchgeführt werden kann, muss der my BMD Com-Anbieter Voreinstellungen treffen.

Hinweis 

Es kann nach Lieferanten und Zahlungsstatus gefiltert werden. Falls nach anderen Kriterien gefiltert werden soll, kann die erweiterte Suche genutzt werden. Hier finden Sie weitere Sucheinschränkungen wie "Von-Datum", "Bis-Datum", "Betrag von" und "Betrag bis". Die Suche ist auflaufend, d. h., die Kriterien sind mit Und-Verknüpfungen verbunden.

Beispiel 

Wenn von 01.10.20XX bis 01.11.20XX, von Betrag 0 bis Betrag 2000 gefiltert wird, zeigt die my BMD Com nur jene Rechnungen an, die ein Belegdatum zwischen 01.10.20XX und 01.11.20XX UND einen Betrag zwischen 1.000,00 € und 2.000,00 € haben.

Bevor eine Überweisung mittels EBICS durchgeführt werden kann, muss der my BMD Com-Anbieter Voreinstellungen treffen.

Hinweis 

Es kann nach Lieferanten und Zahlungsstatus gefiltert werden. Falls nach anderen Kriterien gefiltert werden soll, kann die erweiterte Suche genutzt werden. Hier finden Sie weitere Sucheinschränkungen wie "Von-Datum", "Bis-Datum", "Betrag von" und "Betrag bis". Die Suche ist auflaufend, d. h., die Kriterien sind mit Und-Verknüpfungen verbunden.

Beispiel 

Wenn von 01.10.20XX bis 01.11.20XX, von Betrag 0 bis Betrag 2000 gefiltert wird, zeigt die my BMD Com nur jene Rechnungen an, die ein Belegdatum zwischen 01.10.20XX und 01.11.20XX UND einen Betrag zwischen 1.000,00 € und 2.000,00 € haben.

Hinweis 

Bei einer direkten Zahlung über My BMD Com wird automatisch die Belegnummer als Zahlungsreferenz übergeben, wenn keine eigene Zahlungsreferenz erfasst worden ist.

​In der my BMD Com gibt es auch eine Übersicht über alle offenen Posten der Kunden. Die Übersicht zeigt alle Ausgangsrechnungen an, zu denen noch keine Zahlung zugeordnet wurde. Damit die Rechnung, in der my BMD Com als Ausgangsrechnung hochgeladen werden können gibt es Parametereinstellung, die zu treffen sind. Diese Einstellungen trifft der my BMD Com-Anbieter für Sie.

​Hinweis 

Ein Bankeinzug selbst ist in der my BMD Com nicht möglich! In der BMD Com kann jedoch auch ein Bankeinzug durchgeführt werden. Mit einem my BMD Com-Benutzer kann ohne weiteres direkt in die BMD Com eingestiegen werden, wo der Bankeinzug mit vorhandener Lizenz möglich ist.

Hinweis 

Fiktive Bankverbindungen, die für Amazon oder PayPal benötigt werden, werden in der Bankenübersicht nicht angezeigt.

Die my BMD Com Faktura bietet den Vorteil, dass Sie für Ihr Unternehmen einheitliche und gesetzlich angepasste Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden senden können. Es können sowohl Ausgangsrechnungen als auch Gutschriften erstellt werden. Die weiteren Grundeinstellungen und Designmöglichkeiten finden Sie unter my BMD Com Faktura.

Die Grundeinstellungen sind immer vom Steuerberater zu treffen, der Klient kann nur die Art der Belege umstellen, wie Brutto- oder Nettoeingabe.

​Über den Menüpunkt "Faktura" und "Rechnung erstellen" gelangen Sie direkt zur Rechnungserfassung. Das folgende Video zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung erstellen.

Ausführliche Informationen zur Rechnungserstellung finden Sie unter my BMD Com Faktura: Beleg erstellen.

​Nicht jeder Beleg kann gleich abgeschlossen werden, dafür gibt es den Button "Beleg Speichern". Mit dem Speichern wird der Beleg als "Entwurf" gespeichert und kann jederzeit wieder bearbeitet werden.

Die Rechnung kann nach dem Abschließen nicht mehr gelöscht werden!

Hinweis 

In der my BMD Com wird keine vollständige Jahresübernahme durchgeführt. Es werden nur die offenen Posten sowie Bank- und Kassenkonten übernommen, die im Kontenstamm das Kassen-Bank-Kennzeichen gesetzt haben.

​Unter Einstellungen →  BMD Go Login in der my BMD Com finden Sie den Zugangscode für die BMD Go App. Laden Sie die BMD Go App im App Store herunten und scannen Sie den angezeigten QR-Code. Danach sind Sie automatisch mit Ihrem Benutzerkonto in der App angemeldet. Weitere Informationen dazu finden Sie auch unter Anmeldung my BMD Com.

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie sich in der BMD Go App anmelden können.