Jedes in NTCS archivierte Dokument aus Kanzleiarchiven kann für BMD Com-Benutzer freigegeben und über die Funktion Dokumente in BMD Com abgerufen werden.

Wenn Sie ein Dokument für einen BMD Com-Benutzer freigeben möchten, markieren Sie den Datensatz und wählen im Kontextmenü "Bearbeiten".

Wählen Sie im Feld Freigabe für Kunde die Option "freigegeben" oder, wenn Sie den BMD Com-Benutzer per E-Mail informieren möchten, die Option Freigabe mit E-Mail-Info. Damit kann der BMD Com-Benutzer dieses Dokument ansehen.

Möchten Sie ein Dokument besonders hervorheben, empfehlen wir das Feld Priorität zu verwenden.

Zusätzlich sehen Sie im Feld Angesehen am, ob der BMD Com-Benutzer das Dokument bereits geöffnet hat.

Beide Felder können NTCS-intern im "Dokumentenmanagementsystem" auch in der Spaltenansicht eingeblendet werden.

Wenn Sie die Volltextsuche kanzlei-intern aktiviert haben, können Sie über den CRM Parameter "Volltextsuche aktiv" steuern, ob Sie die Volltextsuche in der Dokumentenliste in der BMD Com zur Verfügung stellen.

Den Parameter finden Sie unter CRM → Stammdaten → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → BMD Com.

Volltextsuche aktiv

Aktiviert ein Textfeld mit dem ein Begriff in der Liste der Dokumente über Volltextsuche gefunden werden kann.

Steht dieser Parameter auf "Nein", wird lediglich die Volltextsuche in der BMD Com deaktiviert. In der NTCS bleibt die Volltextsuche weiterhin aktiv. Ist die Volltextsuche beim Com-Betreiber generell nicht konfiguriert, wird das Feld zur Volltextsuche, unabhängig vom oben genannten Parameter, in der BMD Com automatisch ausgeblendet.

Weitere Informationen zur Volltextsuche erhalten Sie in der Dokumentation Volltextsuche im DMS.

Hinweis

Beachten Sie, dass die Symbole für das Dateiformat (z. B. Word-Icon, Acrobat-Reader-Icon ...) der Dokumente in der Dokumentenliste in der BMD Com nur dann korrekt angezeigt werden können, wenn am Client des BMD Com-Anwenders die entsprechenden Programme für diese Dateiendungen (z. B. .docx, .doc, .pdf) vorhanden sind.

Hinweis

Wie die Volltextsuche in der BMD Com funktioniert, finden Sie bzw. Ihre BMD Com-Anwender in der BMD Com-Fensterhilfe im Bereich Dokumente.

1.1.1. Dokumentenfreigabe mit E-Mail Info

Möchten Sie mittels einer E-Mail Ihren Klienten darüber informieren, dass in der BMD Com ein archiviertes Dokument für ihn freigegeben wurde, kann diese Mail im HTML-Format versendet werden, um die E-Mail mit Corporate Design-Elementen zu versehen.

Sobald ein neues Dokument gespeichert und das Feld "Freigabe für Kunde" auf "Freigabe mit E-Mail-Info" gestellt wird, entscheidet der Parameter "Mailtext Dokumentenfreigabe" unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden:

Mailtext Dokumentenfreigabe

Dieser Parameter ist für BMD Com relevant.

1 - Mailinhalt aus Templateverwaltung: Es wird die in den BMD Com-Parametern hinterlegte HTML-Vorlage verwendet. Ebenfalls wird hier berücksichtigt, wie der dortige Parameter zum Versand im Vorder- bzw. Hintergrund gesetzt ist.

0 - fixer Mailtext: Es wird der E-Mail-Text lt. BMD Com Einstellungen (CRM → Stammdaten → Einstellungen) eingefügt. In diesem Fall kann die E-Mail nur im Vordergrund versendet werden.

Details lesen Sie unter Dokumentenfreigabe mit E-Mail Info.

Bei der Ausprägung "1 - Mailinhalt aus Templateverwaltung" kommen zwei weitere Parameter unter TOOLS → Tools → EInstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein zur Anwendung:

Dokumentenfreigabe E-Mail Vorlage	Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die Dokumentenfreigabe mit E-Mail-Info erstellt haben. Ist an dieser Stelle keine HTML-Vorlage hinterlegt, öffnet sich vor dem Versand der E-Mail die Auswahl der vorhandenen HTML-Vorlagen.
Dokumentenfreigabe E-Mail im Hintergrund versenden	Soll die E-Mail bei der Dokumentenfreigabe im Hintergrund versendet oder noch an der Oberfläche geöffnet werden?

Hinweis

Um die E-Mail für ein freigegebenes Dokument erneut zu versenden (z. B. weil die E-Mail beim ersten Mal nicht endgültig versendet wurde), ist in der Beschlagwortungsmaske des Dokuments folgendermaßen vorzugehen:

Feld "Kunde benachrichtigt" wieder deaktivieren
Feld "Freigabe für Kunde" wieder auf "keine Freigabe" stellen
Beschlagwortung speichern
Dokument erneut mit E-Mail-Info freigeben

1.1.2. Automatisierte Freigabe von NTCS Dokumenten für BMD Com

Das Feld Freigabe für Kunde steht in der NTCS auch auf der Dokumentenkategorie zur Verfügung.

Freigabe für Kunde Vorschlag

Über dieses Feld können Sie definieren, welcher Wert im Feld Freigabe für Kunde vorgeschlagen wird, wenn ein Dokument mit dieser Kategorie archiviert wird.

Sie können zwischen keine Freigabe, Aktiv und Aktiv - mit E-Mail-Info wählen. Dadurch können Sie auf dem Dokument festlegen, ob dieses unter BMD Com zur Ansicht freigegeben werden soll oder nicht bzw. ob dabei auch eine E-Mail an den BMD Com-Benutzer versendet werden soll. Details lesen Sie in der Dokumentation BMD Com - CRM - Funktionen im Bereich Automatisierte Freigabe von NTCS Dokumenten für BMD Com.

Der hier eingestellte Wert fungiert für neu unter dieser Kategorie archivierte Dokumente als Vorschlagswert, der bei manueller Archivierung in der Beschlagwortung auch geändert werden kann.

Bei Dokumenten, die auf automatischem Weg (z. B. aus der E-Government-Databox, BMDGhost-Bescheide, u.a.m.) im "Hintergrund" archiviert werden, kann so ein automatisierter Ablauf von der Dokumentenherkunft über die Archivierung bis zur Bereitstellung in der BMD Com-Oberfläche gewährleistet werden.

Hinweis

Für den E-Mail-Versand bei Hintergrundarchivierung gelten folgende Merkmale:

Die Information kann derzeit nur an einen BMD Com-Benutzer je Kunde versendet werden.
Zum betreffenden Zeitpunkt nicht gültige Benutzer (gesperrt, gütlig ab/bis) erhalten keine Information.
Es werden die Einstellungen für die E-Mail-Information bei Dokumentenfreigabe herangezogen (siehe Dokumentenfreigabe mit E-Mail-Info).

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1.1.3. Dokumentenfreigabe und Mandantenarchive in der BMD Com-Ansicht

Dokumente, die im Mandantenarchiv abgelegt werden, sind automatisch in der BMD Com-Oberfläche im Bereich "Dokumente" freigegeben. Die Dokumente werden dem Com-Benutzer unter dem Knoten "Meine Dokumente" angezeigt.

Es handelt sich dabei unter anderem um Belege, die im Zuge des Papierlos Buchen-Ablaufs landen, beziehungsweise um Lohndokumente, welche beispielsweise auf Dienstnehmer des Mandanten archiviert werden.

Achtung!

Beachten Sie, dass unter Umständen BMD Com-Benutzer eines Mandanten NICHT alle Dokumente im Mandantenarchiv sehen dürfen.

Zum Beispiel darf ein Buchhalter des Mandanten möglicherweise die Lohndokumente nicht sehen und umgekehrt.

Im Anschluss erhalten Sie dazu einen Beratungsansatz, wie Dokumente durch Datenbesitzergruppen optimal geschützt werden könnten.

Sollten Sie nicht sicher sein, ob dieser für Ihre Zwecke geeignet ist, vereinbaren Sie bitte einen Beratungstermin.

Beratungsansatz

Legen Sie zwei Datenbesitzergruppen an. (TOOLS → Tools → Berechtigungen)	Für diesen Zweck genügen insgesamt 2 Gruppen über alle Mandanten hinweg. Beispiel: COM_FIBU COM_LOHN
Über die Datenbesitzergruppenzuordnung ordnen Sie die relevanten Benutzer zu.	COM_FIBU: Alle internen Kanzleibenutzer, die die Fibu-Dokumente der Mandanten generell sehen sollen Alle COM-Benutzer, die ihre Fibu-Dokumente sehen sollen COM_LOHN: Alle internen Kanzleibenutzer, die die Lohndokumente der Mandanten generell sehen sollen Alle COM-Benutzer, die die Lohndokumente ihres Unternehmens und dessen Mitarbeitern sehen sollen
Hinterlegen Sie die Datenbesitzergruppen auf den relevanten Dokumentenkategorien in den jeweiligen Archiven im Feld "Datenbesitzer ansehen".	COM_FIBU: Auf allen FIBU-Kategorien in den Mandantenarchiven, in denen es diese Thematik mit mehreren Benutzern gibt. COM_LOHN: Auf allen Lohnkategorien in den Mandantenarchiven, in denen es diese Thematik mit mehreren Benutzern gibt.
Vorgehensweise bei neuen BMD Com-Mandanten	Wenn Sie einem Mandanten BMD Com anbieten, der es bisher nicht nutzte, sollten Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Fragen stellen: Ist das Thema "Lohn/Fibu-Dokumente" bei den betreffenden BMD Com-Benutzern relevant? In welche Datenbesitzergruppe(n) ist der jeweilige Benutzer aufzunehmen? Auf welchen Dokumentenkategorien im betreffenden Mandantenarchiv muss welche Datenbesitzergruppe platziert werden?

Hinweis

Datenbesitzergruppen werden beim Duplizieren von Mandantenarchiven und den darin enthaltenen Dokumentenkategorien in das neu entstandene Zielarchiv mitgenommen.

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1.1.4. Veröffentlichung von Dokumenten für alle BMD Com-Benutzer

Jedes in der NTCS archivierte Dokument kann für BMD Com-Benutzer veröffentlicht werden.

Wenn Sie ein Dokument für alle BMD Com-Benutzer veröffentlichen möchten, markieren Sie den Datensatz/das gewünschte Dokument im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und führen Sie die Funktion "Bearbeiten" aus. Wenn Sie in der Bearbeitungsmaske am Feld Veröffentlichung die Ausprägung "Ja" auswählen, wird dieses Dokument nach dem Speichern der Änderung allen BMD Com-Benutzern in den Dokumenten zur Verfügung gestellt.

Dokumente, die Sie veröffentlichen, sind für alle BMD Com-Benutzer sichtbar und müssen nicht gesondert freigegeben werden.

Dadurch kann jeder BMD Com-Benutzer das veröffentlichte Dokumenten im BMD Com in der Dokumentenliste unter den STB-Dokumenten sehen.

Hinweis

Unter Stammdaten → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → BMD Com → Kunde für Web-Dokumente kann ein interner Kunde (ein Kunde Ihrer Firma, den Sie für diesen Zweck anlegen können) hinterlegt werden. Diese Einstellung regelt, dass nur Dokumente von diesem Kunden veröffentlicht und angezeigt werden können.

Hinweis

Beachten Sie, dass die Symbole für das Dateiformat (z. B. Word-Icon, Acrobat-Reader-Icon ...) der Dokumente in der Dokumentenliste in BMD Com nur dann korrekt angezeigt werden können, wenn am Client/Endgerät des BMD Com-Benutzers die entsprechenden Programme für diese Dateiendungen (z. B. .docx, .doc, .pdf) vorhanden sind.

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1.1.5. Freigabe von NTCS Dokumenten über die Reportvorschau

Über die Schaltfläche in der NTCS Ausdrucksvorschau kann ein Ausdruck ab nun sehr einfach an das Mandantenarchiv, zur Bereitstellung in den BMD Com-Dokumenten, übergeben werden.

Das Programm ermittelt dabei das betreffende Mandantenarchiv (sofern vorhanden) und öffnet mit diesem die Dokumentenbeschlagwortung. Nachdem das Dokument im Mandantenarchiv archiviert worden ist, steht es im BMD Com-Bereich Dokumente zur Verfügung.

Speziell bei Fibu-Auswertungen gilt hier folgendes Übergabeverhalten der Personennummer für die Dokumentenbeschlagwortung:

Verhalten bei Ermittlung des Archivs

Grundsätzlich wird bei der Archivierung ermittelt, ob es zu der FIBU-Firma ein Mandantenarchiv gibt, und die Beschlagwortung für dieses geöffnet. Wird kein Mandantenarchiv gefunden, wird das Standardarchiv der Kanzlei übergeben. In diesem Fall muss das Dokument noch explizit in der Dokumentenbeschlagwortung für BMD Com freigegeben werden (Feld Freigabe für Kunde).

Hinweis

Wenn Sie mit "DMS-Vorschlagswerte" arbeiten, kann es unter Umständen vorkommen, dass Ihnen weder das Mandantenarchiv noch das Standardarchiv vorgeschlagen wird. Wenn Sie in Ihrem Vorschlagswert keine Firma hinterlegt haben, jedoch ein Archiv, wird dieses Archiv in der Beschlagwortung herangezogen.

Verhalten bei Ermittlung der Personennummer für die Beschlagwortung bei Ermittlung des Kanzleiarchives:

Wird das Kanzleiarchiv ermittelt, wird die der Mandantenfirma entsprechende Kundennummer an die Beschlagwortung übergeben.

Verhalten bei Ermittlung der Personennummer für die Beschlagwortung bei Ermittlung des Mandantenarchives:

Bei Auswertung einer eindeutigen Kontonummer (Personenkonto) wird diese an die Beschlagwortung übergeben.
Bei Auswertung mehrerer Kontonummern wird für den Ausdruck die auf dem betreffenden Mandantenarchiv hinterlegte Standardperson an die Beschlagwortung übergeben.
Bei Auswertung von Sachkonten wird für den Ausdruck die auf dem betreffenden Mandantenarchiv hinterlegte Standardperson an die Beschlagwortung übergeben.

Die übergebene Person ist nur ein Vorschlagswert, der in der Dokumentenbeschlagwortung noch geändert werden kann.

1.1.6. BMD Com als Rechnungsportal: Stellen Sie LEA-Honorarnoten online zu

Für die Zustellung von LEA-Honorarnoten steht neben den Varianten "Versand per E-Mail" und "Ausdruck" auch die Zustellung via BMD Com zur Verfügung.

Statt die Honorarnote per E-Mail zu versenden, wird sie ausschließlich über die Freigabe in der BMD Com-Plattform zugestellt – ganz im Sinne eines modernen Rechnungsportals.

Die Zustellung entspricht dabei einer speziellen Form der Freigabe mit E-Mail-Info im Bereich "Dokumente". Der für den Rechnungsempfang definierte BMD Com-Benutzer erhält im Moment der Rechnungsfreigabe eine Infomail. Die originale Honorarnote findet sich dann ausschließlich im Bereich Dokumente.

Details finden Sie in der Dokumentation Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.

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1.2. Kunden

Das Fenster "Kunden" bietet dem BMD Com-Benutzer einen komfortablen Zugriff auf seine Kunden und deren Kontaktdaten. Damit der BMD Com-Benutzer Kundendaten sieht, müssen Kunden im CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden unter der Mandatenfirma angelegt sein.

Dazu ist im Einstiegsfeld "Firma" die jeweilige Mandantenfirma auszuwählen.

Hinweis

Verfügt der BMD Com-Benutzer über eine "BaKaWa"- bzw. "WWS"-Lizenz und die benötigten Berechtigungen, kann dieser selbständig Kunden neu anlegen, bearbeiten bzw. löschen.

1.3. Neugründungen

Sie können die in der NTCS geladenen Compass Neugründungen auch Ihren Mandanten zur Verfügung stellen. Sobald für eine Mandantenfirma ein aktiver Datenvergleich angelegt und die entsprechende Berechtigungen erteilt worden ist, steht dem Klienten die Funktion "Neugründungen" in der BMD Com zur Verfügung. Der Mandant hat somit die Möglichkeit, auf seine Interessenten-Vorschläge zuzugreifen.

Es wird empfohlen, im Datenvergleich bei Mandantenfirmen die Benachrichtigungsart "E-Mail" einzustellen.

Hinweis

Wird für die Mandantenfirma ein Datenvergleich erstellt, muss die entsprechende Berechtigung gegeben sein, damit die Kachel in der BMD Com sichtbar ist. Wird der Datenvergleich auf "inakitv" gestellt oder gelöscht, ist kein Zugriff mehr über BMD Com möglich.

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1.4. Termine

Sie können alle Termine für den jeweiligen BMD Com-Benutzer freigeben.

Wenn Sie einen Termin für einen BMD Com-Benutzer freigeben möchten, markieren Sie den Termin. Klicken Sie in der BMD Menüleiste auf Termin → Bearbeiten.

Wählen Sie im Feld Freigabe für Kunde die Option "freigegeben" oder, wenn Sie den BMD Com-Benutzer per E-Mail informieren möchten, die Option "Freigabe mit E-Mail-Info". Speichern Sie den Termin anschließend.

Freigabe mit E-Mail-Info
In NTCS kann im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Einstellungen → BMD Com Einstellungen → BMD Com → Allgemeine Einstellungen → Benachrichtigung → E-Mail-Text neuer Termin ein Text hinterlegt werden, der bei einer Freigabe mit E-Mail-Info an die E-Mail übergeben wird.

Wird an dieser Stelle kein Text befüllt, verwendet das Programm den Standardtext der Termin-E-Mails aus den NTCSTerminen.

Hinweise

Es werden nur Termine angezeigt, die in der Zukunft liegen, unabhängig davon, ob Sie offen oder erledigt sind.
Wenn dem Termin ein Dokument zugeordnet ist, so kann der Mandant dieses in BMD Com nur dann öffnen, wenn es auch im DMS freigegeben ist und die Spalte "Dokumente" eingeblendet ist. Ebenso muss generell die Berechtigung zum "Dokument Ansehen" gegeben sein.

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1.5. Aufgaben

Sie können alle Aufgaben für den jeweiligen BMD Com-Benutzer anlegen. Sollte in den Einstiegsfeldern das Feld "Firma" noch nicht eingeblendet sein, fügen Sie dieses über die Feldauswahl hinzu. Wenn Sie im Einstiegsfeld "Firma" die gewünschte Mandantenfirma hinterlegen, können Sie direkt für den Com-Benutzer Ihres Mandanten eine Aufgabe anlegen.

Die Mandantenaufgabe wird automatisch in die BMD Com übergeben und kann vom Com-Benutzer angesehen, erledigt bzw. ausgeführt werden.

Hinweis

Damit der BMD Com-Benutzer eine Aufgabe auf erledigt setzen bzw. ausführen kann, muss der Mitarbeiter zwingend mit der User-ID des Com-Benutzers verknüpft sein.

Hinweis

Wenn der Aufgabe ein Dokument aus dem Standardarchiv zugeordnet ist, muss das Dokument im DMS für den Klienten freigegeben werden. Wird der Aufgabe ein Dokument aus dem Mandantenarchiv zugeordnet, benötigt es keine gesonderte Freigabe am Dokument. Ebenso muss generell die Berechtigung zum Ansehen des Dokuments gegeben sein.

1.5.1. Digitale Unterschrift mit MOXIS in BMD Com

Bei der Verwendung von digitalen Unterschriften mit MOXIS kann man für die Unterzeichnung eines Dokuments auch einen BMD Com-User heranziehen, welcher im NTCS Dokumentenmanagementsystem (DMS) dem Dokument zugeteilt werden kann.

Die Aufgabe für die Unterzeichnung findet der Com-User auf der Plattform, diese kann dann ausgeführt und unterzeichnet werden. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS - Verbindung zur Plattform BMD COM.

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1.6. Chat

Mit den Chats haben Sie die Möglichkeit, auf einfache Weise direkt mit Ihrem BMD Com-Benutzer in Kontakt zu treten. Die Funktion finden Sie im Paket CRM unter CRM → Chats.

Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, können Sie im Fenster "Teilnehmer auswählen" im Reiter "BMD Com-Benutzer" den gewünschten Teilnehmer hinzufügen. Nachdem Sie im Feld "Kunde" den Kunden hinterlegt haben, werden Ihnen alle zugehörigen Com-Benutzer angezeigt. Über die gelben Pfeile können Sie die gewünschten Teilnehmer hinzufügen bzw. nicht gewünschte Teilnehmer entfernen.

Möchten Sie den Chat mit mehreren Com-Benutzern des Klienten führen, können Sie entweder über die Schaltfläche "Kunde hinzufügen" weitere Com-Benutzer hinzufügen. Wenn Sie den Chat bereits erstellt haben, können Sie ebenfalls weitere Teilnehmer über die Schaltfläche "Teilnehmer hinzufügen" im rechten Bereich des Fensters hinzufügen.

Sie können auch Dokumente über den Chat senden. Hierzu stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Wenn Sie über den Chat ein Dokument senden möchten, das sich auf Ihrem Datei-Explorer befindet, können Sie dies über das Büroklammer-Symbol dem Chat hinzufügen. Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, öffnet sich Ihr Explorer und Sie können ein oder mehrere Dokumente senden.
Sie können auch archivierte Dokumente mit dem Chat versenden. Dazu klicken Sie auf das gelbe Aktenschrank-Symbol und wählen das entsprechende Dokument aus dem DMS aus.

Hinweis

Damit die Funktion "Chat" für Ihre Klienten in der BMD Com zur Verfügung steht, muss der User zumindest eine Basis-Lizenz haben und im Berechtigungsbaum unter CRM muss die Funktion "Chats" berechtigt werden.

Weitere Informationen zum Fenster "Chats" erhalten Sie in der dazugehörigen Fensterhilfe Chat.

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1.7. Meine Betreuer

Sie können jedem BMD Com-Benutzer die für ihn zuständigen Mitarbeiter mit deren Aufgabenbereichen, Foto und E-Mail-Adresse anzeigen lassen.

Folgende Daten müssen dafür gewartet sein:

Die Zuständigkeiten für den Kunden
Ein Foto am Mitarbeiter, sofern dessen Anzeige in BMD Com gewünscht ist.
Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters am Mitarbeiterstamm, sofern dessen Anzeige gewünscht ist. (Dies bietet dem Mandanten die Möglichkeit, per Mausklick eine E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter zu starten.)

Achtung!

Für Fotos sind nur die Formate JPG, GIF oder BMP zu verwenden.

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1.7.1. Ausblenden von Zuständigkeiten

Standardmäßig sind alle Zuständigkeiten sichtbar. Sie können aber einzelne Zuständigkeitsbereiche in BMD Com nicht anzeigen oder auch einzelne Zuständigkeiten nach Kunde ausblenden. Dies steuern Sie über die Felder In BMD Com sichtbar.

Zuständigkeitsbereiche:

In BMD Com sichtbar

Entscheiden Sie hier, ob der Zuständigkeitsbereich mit seinen untergeordneten Zuständigkeiten nach Kunde in BMD Com²·º im Bereich "Meine Betreuer" sichtbar sein soll.

Zuständigkeit nach Kunde:

In BMD Com sichtbar

Entscheiden Sie hier, ob die betreffende Zuständigkeit in BMD Com²·º im Bereich "Meine Betreuer" sichtbar sein soll.

Ist der übergeordnete Zuständigkeitsbereich für BMD Com deaktiviert, sind die dazugehörigen Zuständigkeiten jedenfalls in BMD Com unsichtbar. Bei Ersatzmitarbeitern (siehe Feld Zuständigkeit-Art) wird das Feld standardmäßig auf "Nein" gestellt, kann aber von Ihnen aktiviert werden.

1.8. (Belegablage) Databox

Die Databox dient zum Austausch von Daten mit Ihrem Mandanten. Sie können beliebige Dateien für Ihren BMD Com-Benutzer hochladen bzw. Dateien, die Ihr BMD Com-Benutzer in die Databox stellt, anzeigen lassen.

Die (Belegablage) Databox finden Sie im Paket CRM unter CRM → Weitere Funktionen → Databox oder Sie markieren in der BMD Com-Benutzerverwaltung den BMD Com-Benutzer. Klicken Sie in der BMD Menüleiste auf Ansicht → Databox öffnen.

Hinweis

Sie können die Databox auch direkt über den Kunden-Navigator aufrufen, wenn Sie im Kunden-Navigator "Databox" einblenden. Zudem steht die Databox in der FIBU unter "Buchen" zur Verfügung.

Sie können hier sowohl Dokumente ansehen, die Ihnen der BMD Com-Benutzer hochgeladen hat, als auch selber neue Dokumente in der BMD Com-Oberfläche unter "Allgemein" bereitstellen.

Über die Schaltfläche "Archivieren" können Sie die in der Databox befindlichen Dateien/Dokumente über die gewohnte Beschlagwortung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen. Per Parameter kann eingestellt werden, dass das Dokument nach erfolgreicher Archivierung automatisch aus der Databox gelöscht wird (siehe Abschnitt Parametereinstellungen → Databox).

Bei Dokumenten, die für das papierlose Buchen oder für BaKaWa hochgeladen worden sind, ist diese Schaltfläche inaktiv, da diese Dokumente zwingend entweder über Papierlos Buchen- oder Vorerfassung Buchungen verarbeitet werden müssen.

Damit die vom Mandanten hochgeladenen Fibu-Belege richtig verarbeitet bzw. ermittelt werden können, sind Einstellungen in den FIBU Parametern zu tätigen. Welche Voreinstellungen hierzu nötig sind, können Sie in der Themendokumentation Vorerfassung Buchungen unter dem Punkt 8.4.1. nachlesen.

Hochladen einer Datei für den Mandanten

Klicken Sie in der (Belegablage) Databox in der Menüleiste auf "Dateien hochladen", um eine neue Datei hochzuladen.

Über die Funktion "Durchsuchen" können Sie die gewünschte/n Datei/en selektieren und hochladen.

Hinweis

Der Upload von Dateien in die Databox ist auch via Drag & Drop möglich.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Dateien hochladen in BMD Com.

Wenn es sich dabei um Dokumente handelt, die ohnehin im Dokumentenmanagementsystem (DMS) liegen, empfiehlt sich eher die Freigabe in der Funktion "Dokumente" (siehe Abschnitt Dokumente).

Der BMD Com-Benutzer kann sich die hochgeladene Datei über seinen BMD Com-Zugang in der Databox ansehen .

Zusätzlich können Sie den Klienten auch automatisiert per E-Mail-Versand darüber informieren, dass eine neue Datei für ihn hochgeladen worden ist (siehe Abschnitt Parametereinstellungen → Databox).

Verarbeitung von Papierlos-Buchen-Dokumenten

Aus dem Programm "Buchen" (Paket Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → Buchen) starten Sie über Funktionen → Papierlos Buchen den Ablauf. Beim Öffnen des BMD Scan erkennt das Programm automatisch, dass relevante Belege hochgeladen worden sind und zeigt diese im Datei-Explorer auf der linken Seite an.

Hinweis Vorerfassungs Upload (BaKaWa)

1. Variante:

Wie Sie den hier hochgeladenen Beleg anschließend im BaKaWa zur Vorerfassungszeile zuordnen, finden Sie in den BMD Com - FIBU - Funktionen beziehungsweise unter Vorerfassung Buchungen.

2. Variante:

Sie können den Beleg auch zuerst im BaKaWa direkt aus dem Datei-Explorer zuordnen. Im Zuge dessen wird der Beleg ebenfalls hier in der (Belegablage) Databox abgelegt.

Eine detaillierte Beschreibung zu den Funktionen finden Sie jeweils in der Hilfe zum Fenster bzw. unter folgendem Link: BMD Com: (Belegablage) Databox

Hinweis

Damit Ihr Klient die Belege in der BMD Com hochladen kann, müssen in den BMD Com-Berechtigungen die einzelnen Kategorien freigeschaltet sein.

Sollte Ihr Klient trotz Berechtigung keine Unterordner im Baum sehen, kontrollieren Sie bitte, ob die betroffene Fibu eventuell mit einer Datenbesitzergruppe geschützt ist. In diesem Fall müssen Sie den BMD Com-Benutzer dieser Datenbesitzergruppe zuordnen.

1.8.1. E-Mail-Information an die Kanzlei nach Upload durch den BMD Com-Benutzer

Nach dem Dokumenten-Upload durch den BMD Com-Benutzer wird vom System versucht, eine Information an die Kanzlei zu senden.

Es wird dabei pro Upload-Vorgang nur eine E-Mail versendet, auch wenn dieser mehrere Dokumente beinhaltet.

In folgender Reihenfolge werden dafür die Adressaten ermittelt:

Sachbearbeiter des Kunden (Feld "Sachbearbeiter" in den Kundenstammdaten)

E-Mail-Adresse aus dem Parameter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Databox:

E-Mail Benachrichtigung an

Wenn ein Dokument in die Databox hochgeladen wird, wird an diese Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Stammdaten des betreffenden Kunden nicht in Verwendung ist.

Der Parameter E-Mail Benachrichtigung aktivieren steuert dabei, ob und nach welchen Aktionen eine Information versendet werden soll.

E-Mail Benachrichtigung aktivieren

Definieren Sie, ob und wann Sie eine E-Mail bei (Belegablage) Databox-Upload durch Ihren Mandanten bekommen möchten. Die E-Mail erhält der Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten. Hier wird zur Zeit der Parameter Zuständigkeitsbereich nicht geprüft.

Ausprägungen:

0 - Nein: Es werden keine E-Mails versendet.

1 - nur nach Upload: E-Mails werden nur unmittelbar nach dem Dokumenten-/Beleg-Upload versendet.

2 - nur nach Vorverarbeitung: E-Mails werden nur versendet, nachdem die hochgeladenen Papierlos Buchen-Belege vom Belegerkennungs-Stapel (siehe Stapel Belegerkennung für (Belegablage) Databox sowie BMD Scan) abgearbeitet worden sind.

3 - alle: Es werden sowohl nach dem Upload als auch nach der Belegerkennung E-Mails versendet.

Kann kein Sachbearbeiter ermittelt werden, stehen folgende Parameter als Rückfallebene zur Verfügung:

1.8.2. Aufgabe für Sachbearbeiter nach Upload durch den BMD Com-Benutzer

Nach dem Dokumenten-Upload durch den BMD Com-Benutzer wird in dem Fall vom System versucht, beim zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe anzulegen. Es wird dabei pro Upload-Vorgang nur eine Aufgabe erstellt, auch wenn dieser mehrere Dokumente beinhaltet.

Der bereits bei der E-Mail-Information erwähnte Parameter E-Mail Benachrichtigung aktivieren regelt auch in diesem Fall, unter welchen Bedingungen Aufgaben erzeugt werden sollen.

Um die Aufgabenerstellung zu aktivieren, muss der Parameter "Aufgabe nach Upload erstellen" auf "Ja" gesetzt werden.

Aufgabe nach Upload erstellen

Bei Einstellung "Ja" wird einem zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe angelegt, sobald der Mandant ein Dokument in die Databox uploadet (derzeit bei Uploadmodus "Databox" und "Papierlos Buchen"). Der für die Mitarbeiterermittlung relevante Zuständigkeitsbereich wird im gleichnamigen Parameter hinterlegt.

Die Aufgabe wird derzeit nur nach erfolgtem Upload der Dateien erstellt und es besteht keine Verbindung zum Parameter E-Mail Benachrichtigung aktivieren. "E-Mail Benachrichtigung aktivieren" könnte beispielsweise unabhängig von diesem Parameter auf "nach Vorverarbeitung" gestellt werden.

Ergänzend regelt der Parameter Zuständigkeitsbereich, wie der zuständige Sachbearbeiter für die Aufgabe ermittelt werden soll.

Zuständigkeitsbereich

Über den hier hinterlegten Zuständigkeitsbereich wird jener Mitarbeiter ermittelt, der die Aufgabe bei aktiviertem Parameter Aufgabe nach Upload erstellen erhält.

Rückfallebenen für die Mitarbeiterermittlung:

dem BMD Com-Kunden zugeordneter Mitarbeiter in den Zuständigkeiten nach Kunde
dem Zuständigkeitsbereich global zugeordneter Mitarbeiter
Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten

1.8.3. Verarbeitung von Databox-Dateien

Technischer Hinweis

Damit die Belegerkennung funktioniert, muss der BMDNTCSSOAP Service eingerichtet sein.

Nähere Informationen finden Sie unter Stapelverwaltung .

1.8.3.1. Stapel Belegerkennung

Für die hochgeladenen Belege kann im Hintergrund ein Belegerkennungsstapel geplant werden, der versucht, die wichtigsten Rechnungsmerkmale wie Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer u. v. m. zu erkennen.

Weiters kann dieser die Dateien optional in Einzelbelege auftrennen, was sinnvoll ist, wenn Sie von Ihrem Mandanten mehrere Belege in einer PDF-Datei bekommen.

Die Systemvoraussetzungen finden Sie unter Stapel definieren - Geplante Ausführung.

Details finden Sie unter Stapel Belegerkennung für (Belegablage) Databox.

1.8.3.2. Automatische Belegverarbeitung mittels OCR-Erkennung

Für die automatische Belegerkennung sind folgende Parametereinstellungen notwendig, die im Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Beleg in (Belegablage) Databox zu finden sind.

OCR-Erkennung – Eingangsrechnungen

Dieser Parameter gibt an, ob nach dem Upload der Dokumente in die Databox automatisch die OCR-Erkennung für die Eingangsrechnungen durchgeführt werden soll. Es werden alle Dokumente bis 30 Tage vor dem letzten Ausführungszeitpunkt ausgelesen (wurde die OCR-Erkennung noch nie durchgeführt, wird vom aktuellen Zeitpunkt 30 Tage zurückgelesen).

Wenn mit Finmatics gearbeitet wird, MUSS dieser Parameter zwingend gesetzt werden.

0 - Keine OCR-Verarbeitung: Die OCR-Erkennung wird nicht durchgeführt und es können keine Trainingsdaten an Finmatics übergeben werden.

1 - OCR mit automatischer Trennung: Die OCR-Erkennung wird im Hintergrund durchgeführt. Zusätzlich werden Stapelrechnungen (mehrere PDF/TIF-Rechnungen von verschiedenen oder einem Lieferanten in einem PDF/TIF-Dokument) automatisch gesplittet. Wird mit Finmatics gearbeitet, werden die Trainingsdaten an Finmatics übergeben.

In der my BMD Com wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt.

2 - OCR ohne Trennung: Die OCR-Erkennung wird im Hintergrund durchgeführt. Stapelrechnungen werden nicht automatisch gesplittet. Wird mit Finmatics gearbeitet, erfolgt auch von Finmatics keine Trennung. Es werden die Trainingsdaten (Buchungen) an Finmatics übergeben.

Achtung: Damit die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgeführt werden kann, müssen diverse Einstellungen am Applikationsserver und Scheduler getroffen werden. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie der CRM-Hilfe unter BMD Com → CRM → Funktionen (Belegablage) Databox.

OCR-Erkennung – Ausgangsrechnungen

Dieser Parameter gibt an, ob nach dem Upload der Dokumente in die Databox automatisch die OCR-Erkennung für die Ausgangsrechnungen durchgeführt werden soll. Es werden alle Dokumente bis 30 Tage vor dem letzten Ausführungszeitpunkt ausgelesen (wurde die OCR-Erkennung noch nie durchgeführt, wird vom aktuellen Zeitpunkt 30 Tage zurückgelesen).

Wenn mit Finmatics gearbeitet wird, MUSS dieser Parameter zwingend gesetzt werden.

0 - Keine OCR-Verarbeitung: Die OCR-Erkennung wird nicht durchgeführt und es können keine Trainingsdaten an Finmatics übergeben werden.

1 - OCR mit automatischer Trennung: Die OCR-Erkennung wird im Hintergrund durchgeführt. Zusätzlich werden Stapelrechnungen (mehrere PDF/TIF-Rechnungen an verschiedene oder einen Kunden in einem PDF/TIF-Dokument) automatisch gesplittet. Wird mit Finmatics gearbeitet, werden die Trainingsdaten an Finmatics übergeben.

In der my BMD Com wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt.

OCR-Erkennung – Kasse

Dieser Parameter gibt an, ob nach dem Upload der Dokumente in die Databox automatisch die OCR-Erkennung für die Kassenbelege durchgeführt werden soll. Es werden alle Dokumente bis 30 Tage vor dem letzten Ausführungszeitpunkt ausgelesen (wurde die OCR-Erkennung noch nie durchgeführt, wird vom aktuellen Zeitpunkt 30 Tage zurückgelesen).

Wenn mit Finmatics gearbeitet wird, MUSS dieser Parameter zwingend gesetzt werden.

0 - Keine OCR-Verarbeitung: Die OCR-Erkennung wird nicht durchgeführt und es können keine Trainingsdaten an Finmatics übergeben werden.

1 - OCR mit automatischer Trennung: Die OCR-Erkennung wird im Hintergrund durchgeführt. Zusätzlich werden Stapelbelege (mehrere verschiedene Belege in einem PDF/TIF-Dokument) automatisch gesplittet. Wird mit Finmatics gearbeitet, werden die Trainingsdaten an Finmatics übergeben.

In der my BMD Com wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt.

Achtung: Damit die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgeführt werden kann, müssen diverse Einstellungen am Applikationsserver und Scheduler getroffen werden. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie der CRM Hilfe unter BMD Com → CRM → Funktionen (Belegablage) Databox.

OCR-Erkennung – Weitere

Dieser Parameter gibt an, ob nach dem Upload der Dokumente in die Databox, automatisch die OCR-Erkennung für die weiteren Dokumente durchgeführt werden soll. Es werden alle Dokumente bis 30 Tage vor dem letzten Ausführungszeitpunkt ausgelesen (wurde die OCR-Erkennung noch nie durchgeführt, wird vom aktuellen Zeitpunkt 30 Tage zurückgelesen).

0 - Keine OCR-Verarbeitung: Die OCR-Erkennung wird nicht durchgeführt.

In der my BMD Com wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt.

2 - OCR ohne Trennung: Die OCR-Erkennung wird im Hintergrund durchgeführt. Stapelrechnungen werden nicht automatisch gesplittet.

Für Belege, die unter "Weitere" hochgeladen werden, erfolgt keine Übermittlung an Finmatics. Die Verarbeitung über die Finmatics-Schnittstelle funktioniert nur mit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen.

Achtung: Damit die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgeführt werden kann, müssen diverse Einstellungen am Applikationsserver und Scheduler getroffen werden. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie der CRM Hilfe unter BMD Com → CRM → Funktionen (Belegablage) Databox.

Vorteile gegenüber dem Stapel

Kein Zeitverlust → hier beginnt die Verarbeitung direkt nach dem Upload, beim Stapel hingegen wird die Durchführung zu bestimmten Zeiten festgelegt.

Ausgeglichenere Serverauslastung → durch sofortige OCR-Erkennung wird Rechenlast besser verteilt und und hilft dadurch, Auslastungsspitzen zu verringern.

1.9. Jahreszusammenstellung

Sie können dem jeweiligen BMD Com-Benutzer die Jahreszusammenstellung aus FinanzOnline anzeigen lassen.

Voraussetzung: BMDGhost (siehe BMDGhost) ist bei Ihnen in Betrieb.

Technischer Hinweis

Vom Webserver aus muss man für diese Funktion auf die TCP/IP BMDGhost-Ports (GhostSvc-Port und Messageport: BMDGhost für Administratoren ) am BMDGhost-Server kommen. Sonst kann die Abfrage nicht richtig abgesetzt werden.

1.10. Abgabenkonto

Sie können dem jeweiligen BMD Com-Benutzer die Buchungen vom FinanzOnline-Abgabenkonto anzeigen lassen.

Voraussetzung: BMDGhost (siehe BMDGhost) ist bei Ihnen in Betrieb.

Technischer Hinweis

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1.11. RKSV Mandanten anmelden

Über diese Funktion kann der BMD Com-Benutzer eine BMD-fremde Registrierkasse und seine Signaturkarten via FinanzOnline-Zugang des Steuerberaters registrieren.

Neben der Registrierung können über diesen Weg ebenso

Ausfälle
Außerbetriebnahmen
Wiederinbetriebnahmen
Start- und Abschlussbelege

gemeldet werden.

Weitere Informationen:

Mandanten mit einer BMD Registrierkasse benötigen die Funktion nicht, weil Sie damit selbst über ein Registrierungs- und Meldetool verfügen.

Weiterführende Informationen erhalten Sie unter RKSV Mandanten anmelden.

Hinweis Archivierung

In BMD Com findet keine automatische Archivierung durch den Mandanten in Ihr Archiv statt. Stattdessen wird der Startbeleg in die (Belegablage) Databox gestellt. Von dort können Sie nachträglich selbst entscheiden, ob Sie den Startbeleg archivieren wollen.

Hinweis Datenbesitzer

Sollte die Kanzleifirma, deren FinanzOnline-Zugangsdaten im jeweiligen Fall für die Übertragung verwendet werden, per Datenbesitzer ansehen geschützt sein, so können die Zugangsdaten u.U. nicht ermittelt werden.

Sie haben in diesem Fall folgende Möglichkeit:

Hinterlegung eines speziell für diesen Zweck erstellten oder des bisher gebräuchlichen FinanzOnline-Webservice-Benutzers im Parameter für den Registrierkassen-Webservice-Benutzer (empfohlen)

1.12. Datenschutz Verantwortlicher

Das Datenschutzverzeichnis entspricht einem Verarbeitungsverzeichnis von personenbezogenen Daten. Es gibt Auskunft darüber, wie und warum personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und unterstützt Sie dabei, die im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enstandenen Anforderungen zu erfüllen.

In diesem Fenster können Sie das Datenschutzverzeichnis der Kanzlei bereitstellen. So kann der Mandant jederzeit selbständig sein Recht auf Auskunft wahrnehmen. Er sieht hier, in welchen Bereichen Sie personenbezogene Daten speichern.

Welche Informationen hier konkret dargestellt werden, lesen Sie unter Datenschutzverzeichnis DSGVO. Die Darstellung wird nicht je Mandant unterschieden, d. h., die hier dargestellten Datenbereiche stellen jene dar, in denen Sie im Allgemeinen Daten zu Ihren Mandanten speichern.

Ob ein Registereintrag in BMD Com sichtbar sein soll, können Sie in NTCS unter CRM → Stammdaten → Datenschutz → Datenschutzverzeichnis am jeweiligen Registereintrag im Feld In BMD Com anzeigen definieren.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

DMS
Dokument ansehen	Öffnen Sie hier ein zugeordnetes Dokument. Dokumente können ausschließlich seitens des BMD Com-Betreibers zugeordnet werden. Ist kein Dokument zugeordnet, ist die Funktion inaktiv.
Dokument hochladen	Diese Funktion ist für den BMD Com-Benutzer nicht aktiv, kann aber zur Zeit nicht ausgeblendet werden.
Dokumente versenden	Versenden Sie hier ein zugeordnetes Dokument per E-Mail über Ihr Standard-E-Mail-Programm. Dokumente können ausschließlich seitens des BMD Com-Betreibers zugeordnet werden. Ist kein Dokument zugeordnet, ist die Funktion inaktiv.

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1.13. Datenschutz Auftragsverarbeiter

In diesem Verzeichnis wird angezeigt, welche personenbezogenen Daten Sie in der jeweiligen Mandantenfirma für Ihren Mandanten verwalten.

Das Datenschutzverzeichnis für Mandantenfirmen kann abweichend von jenem für die eigenen Firmen zusammengesetzt sein.

Auf welche Arten dieses ermittelt, beziehungsweise erstellt werden kann lesen Sie im Thema EU-Datenschutz-Grundverordnung im Kapitel Datenschutzverzeichnis von Mandantenfirmen.

Wurde für die Mandantenfirma ein spezifisches Datenschutzverzeichnis definiert, dann wird dieses angezeigt.

Ist dies nicht der Fall und es wird das Datenschutzverzeichnis der Standardfirma laut Parameter angezeigt, so blendet das Programm nur jene Registereinträge ein, bei denen Sie tatsächlich Dienstleistungen für Ihren Mandanten erbringen. Das heißt: Je nachdem, ob bei der jeweiligen Mandatenfirma Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn, Anlagenbuchhaltung, Bilanz/Steuern vorhanden sind, werden die betreffenden Registerbereiche angezeigt.

Bei vorhandener Finanzbuchhaltung werden jedenfalls auch die Einträge Kunde, Lieferant und Diverse Person angezeigt.
Bei vorhandener Bilanz werden jedenfalls auch die Einträge Kunde, Gesellschafter und Angehörige angezeigt.
Bei vorhandenem Lohn werden jedenfalls auch die Einträge Mitarbeiter und Mitarbeiter-Angehörige angezeigt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Dokument ansehen	Öffnen Sie hier ein zugeordnetes Dokument. Dokumente können ausschließlich seitens des BMD Com-Betreibers zugeordnet werden. Ist kein Dokument zugeordnet, ist die Funktion inaktiv.
Dokument hochladen	Diese Funktion ist für den BMD Com-Benutzer nicht aktiv, kann aber zur Zeit nicht ausgeblendet werden.
Dokumente versenden	Versenden Sie hier ein zugeordnetes Dokument per E-Mail über Ihr Standard-E-Mail-Programm. Dokumente können ausschließlich seitens des BMD Com-Betreibers zugeordnet werden. Ist kein Dokument zugeordnet, ist die Funktion inaktiv.

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Siehe auch:

BMD Com - Allgemeine Einstellungen

BMD Com - Allgemeine Bedienungselemente