CRM und DMS → CRM → Weitere Funktionen → Databox

TOOLS → Administration → Berechtigung → BMD Com-Benutzer → Databox öffnen

Sie können die (Belegablage) Databox auch direkt aus dem Kunden-Navigator oder aus der FIBU im Menü "Buchen" aufrufen.

Die (Belegablage) Databox dient zum Austausch und der Weiterverarbeitung von Dateien, die zwischen BMD Com-Betreiber und Mandanten transferiert werden.

Das Fenster gliedert sich in die Bereiche "Einstiegsfelder", "Databox-Baum", "Meine Databox" und "Vorschau".

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet.

Hier finden Sie Details zu Fenster mit flexiblem Layout.

Databox-Baum

Der Databox-Baum gliedert sich in die Knoten "Allgemein", "Finanzbuchhaltung", "Bilanz", "Steuererklärungen", "Wirtschaftsprüfung" und "Lohn". Wobei sich die meisten dieser Knoten noch in verschiedene Unterkategorien (z. B. für "Eingangsrechnungen", "Ausgangsrechnungen", "Kasse" etc.) gliedern.

Diese Ansicht ermöglicht eine einfachere Handhabung der vom Mandanten hochgeladenen Belege.

Wie diese Ordner in der Databox angelegt werden, ist je nach Fachbereich unterschiedlich gelöst:

In der Finanzbuchhaltung wird über FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → "Buchungssymbole" definiert, ob diese als Ordner für den Dokumentenupload zur Verfügung stehen.
Für die Bereiche "Bilanz", "Steuererklärungen" und "Wirtschaftsprüfung" steht in der Databox eine direkte Verwaltung über das Menü "Funktionen" zur Verfügung. Dort können die Unterordner für diese Bereiche direkt angelegt und bearbeitet werden.
Im Bereich "Lohn" steht ausschließlich der allgemeine Ordner zur Verfügung.

Databox

In diesem Bereich werden alle in der (Belegablage) Databox hochgeladenen Dateien angezeigt bzw. jene Dateien, welche durch vorherige Selektion des Knotens im Databox-Baum ausgewählt wurden.

Sie können auch jederzeit selbst neue Databox-Dateien in der (Belegablage) Databox für Ihren Mandanten bereitstellen. Dieser Vorgang empfiehlt sich dann, wenn Sie das Dokument nicht bereits im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert haben.

Um ein Dokument für Ihren Mandanten in die (Belegablage) Databox hochzuladen, können Sie entweder die Funktion Dateien hochladen ausführen oder die Dateien via Drag & Drop direkt in das Fenster ziehen.

Hinweis

Mit den unten angeführten Parametern können Sie einstellen, ob Ihr BMD Com-Benutzer eine E-Mailbenachrichtigung erhalten soll, sobald Sie ein Dokument in der NTCS in die (Belegablage) Databox stellen.

Sie können, eine extra für dieses E-Mail angefertigte HTML-Vorlage, verwenden. Damit die hinterlegte Vorlage herangezogen wird, muss der Parameter HTML-Vorlage für E-Mails benutzen auf "Ja" gestellt werden. Weiters können Sie aktivieren, ob Sie die E-Mail im Hintergrund versenden oder sich die E-Mail vor dem Senden öffnet.

Die notwendigen Parameter finden Sie unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD Com → Databox:

BMD Com-Benutzer bei Upload per E-Mail benachrichtigen

Wird aus NTCS eine Datei in die (Belegablage) Databox gestellt, wird der entsprechende BMD Com-Kunde per E-Mail benachrichtigt.

Wird ohne HTML-Vorlage gearbeitet, wird beispielhaft folgender Standardtext verwendet:

Es wurde eine Datei (Bilanz 2016.pdf) für Sie in BMD Com hinterlegt.
Dateibeschreibung: Bilanzbericht 2016

Zum Login bitte auf diesen Link klicken http://.......

Benachrichtigung an BMD Com-Benutzer E-Mail Vorlage

Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die für die Verständigung Ihres Mandanten verwendet werden soll, wenn Sie aus NTCS Dokumente oder Dateien in der (Belegablage) Databox bereitstellen.

Benachrichtigung an BMD Com-Benutzer im Hintergrund senden

Soll die E-Mail bei der Bereitstellung eines Dokuments oder einer Datei in der (Belegablage) Databox im Hintergrund versendet oder noch an der Oberfläche geöffnet werden?

0 - Nein: Es wird versucht, Ihr lokales E-Mail-Programm (z. B. Outlook) zu öffnen. So können Sie den Inhalt der E-Mail bearbeiten. Wenn mehrere BMD Com-Benutzer zur betreffenden Kundennummer existieren, wird für jeden eine E-Mail geöffnet.

1 - Ja: Die E-Mail wird im Hintergrund über Ihren SMTP-Server versendet. Wenn mehrere BMD Com-Benutzer zur betreffenden Kundennummer existieren, erfolgt noch eine Abfrage, an welchen Benutzer die E-Mail gesendet werden soll.

HTML-Vorlage für E-Mails benutzen

Soll für den Versand der E-Mail an den BMD Com-Benutzer die im Parameter Benachrichtigung an BMD Com-Benutzer E-Mail-Vorlage hinterlegte Vorlage verwendet werden?

Weitere Informationen zu den HTML- Vorlagen finden Sie in der Fensterhilfe E-Mail-Vorlagen (BMD Com-Benutzer).

Umkategorisierung von Databox-Dateien

Eine Umkategorisierung in der (Belegablage) Databox ist nur durch Drag & Drop möglich.

Dazu müssen Sie die gewünschten Dateien in der Databox markieren und können diese dann in die korrekte Subkategorie im Databox-Baum ziehen.

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeiten, die Dateien aus der Databox direkt in den Explorer zu ziehen.

Hinweis

Bei der Umkategorisierung von Dateien in der Hauptkategorie "Allgemein" in eine Kategorie der Finanzbuchhaltung greifen folgende FIBU Parameter zur Abfrage der Buchungsperiode:

Periode und Beschreibung bei Eingangsrechnungen

Dieser Parameter gibt an, ob beim Upload von Dokumenten in die Databox die Eingabe der Buchungsperiode und/oder der Beschreibung bei Eingangsrechnungen aktiviert werden soll.

Im Feld "Beschreibung" kann ein Text mitgegeben werden, welcher in der Databox, im BMD Scan oder in den jeweiligen Verarbeitungsprogrammen als Information (ebenfalls im Feld "Beschreibung") angezeigt wird. Die Beschreibung wird dann beim Verbuchen ins Journal ebenfalls übernommen.

0 - Keine Abfrage: Es erscheint keine Abfrage nach Buchungsperiode und Beschreibung.

1 - Periode und Beschreibung: Es erscheint eine Abfrage nach Buchungsperiode und Beschreibung. Es können alle nicht gesperrten Perioden ausgewählt werden (max. 12 Monate). Perioden in der Zukunft können nicht ausgewählt werden.

2 - Periode: Es erscheint eine Abfrage nach der Buchungsperiode. Es können alle nicht gesperrten Perioden ausgewählt werden (max. 12 Monate). Perioden in der Zukunft können nicht ausgewählt werden.

3 - Beschreibung: Es erscheint eine Abfrage nach der Beschreibung.

Wenn die Eingangsrechnungen über die Vorerfassung verarbeitet werden und der Parameter deaktiviert ist, dann wird die Periode aus dem Belegdatum ausgelesen. Ist die ermittelte Periode gesperrt, wird die Buchung in die nächste freie Periode verschoben. Falls kein Belegdatum erkannt worden ist, landet die Buchung in der aktuellen Periode. Ist der Parameter aktiviert und wird eine Periode ausgewählt, wird die Buchung immer in der ausgewählten Periode angelegt.

Wenn die Eingangsrechnungen aus der Belegablage Databox über die ER-Kontrolle verarbeitet werden, wird die Periode – unabhängig von der Parametereinstellung "Periode und Beschreibung bei Eingangsrechnungen" – nie auf den Datensatz in der ER-Kontrolle übernommen. Dies geschieht, damit die automatische Ermittlung der Fibu und auch ein nachträgliches manuelles Verschieben in der ER-Kontrolle möglich sind.

Periode und Beschreibung bei Ausgangsrechnungen

Dieser Parameter gibt an, ob beim Upload von Dokumenten in die Databox die Eingabe der Buchungsperiode und/oder der Beschreibung bei Ausgangsrechnungen aktiviert werden soll.

0 - Keine Abfrage: Es erscheint keine Abfrage nach Buchungsperiode und Beschreibung.

3 - Beschreibung: Es erscheint eine Abfrage nach der Beschreibung.

Wenn die Ausgangsrechnungen über die Vorerfassung verarbeitet werden und der Parameter deaktiviert ist, dann wird die Periode aus dem Belegdatum ausgelesen. Ist die ermittelte Periode gesperrt, wird die Buchung in die nächste freie Periode verschoben. Falls kein Belegdatum erkannt worden ist, landet die Buchung in der aktuellen Periode. Ist der Parameter aktiviert und wird eine Periode ausgewählt, wird die Buchung immer in der ausgewählten Periode angelegt.

Periode und Beschreibung bei Kasse

Dieser Parameter gibt an, ob beim Upload von Dokumenten in die Databox die Eingabe der Buchungsperiode und/oder der Beschreibung bei Kasse aktiviert werden soll.

0 - Keine Abfrage: Es erscheint keine Abfrage nach Buchungsperiode und Beschreibung.

3 - Beschreibung: Es erscheint eine Abfrage nach der Beschreibung.

Wenn die Kassenbelege über die Vorerfassung verarbeitet werden und der Parameter deaktiviert ist, dann wird die Periode aus dem Belegdatum ausgelesen. Ist die ermittelte Periode gesperrt, wird die Buchung in die nächste freie Periode verschoben. Falls kein Belegdatum erkannt worden ist, landet die Buchung in der aktuellen Periode. Ist der Parameter aktiviert und wird eine Periode ausgewählt, wird die Buchung immer in der ausgewählten Periode angelegt.

Periode und Beschreibung bei Weitere

Dieser Parameter gibt an, ob beim Upload von Dokumenten in die Databox die Eingabe der Buchungsperiode und/oder der Beschreibung bei Weitere aktiviert werden soll.

0 - Keine Abfrage: Es erscheint keine Abfrage nach Buchungsperiode und Beschreibung.

3 - Beschreibung: Es erscheint eine Abfrage nach der Beschreibung.

Wenn die Belege über die Vorerfassung verarbeitet werden und der Parameter deaktiviert ist, dann wird die Periode aus dem Belegdatum ausgelesen. Ist die ermittelte Periode gesperrt, wird die Buchung in die nächste freie Periode verschoben. Falls kein Belegdatum erkannt worden ist, landet die Buchung in der aktuellen Periode. Ist der Parameter aktiviert und wird eine Periode ausgewählt, wird die Buchung immer in der ausgewählten Periode angelegt.

Hintergrundinformationen

Dateinamenvergabe in der Kategorie "Papierloses Buchen"

Beim Download von Dokumenten der Kategorie Papierloses Buchen wird die Subkategorie als Prefix dem Dateiname vorangestellt.

Zum Beispiel lädt Ihr Mandant eine Rechnung mit der Subkategorie Eingangsrechnung und dem Dateinamen "Rechnung123.pdf" in die BMD Com Databox hoch.

Sobald Sie dieses Dokument in der NTCS in der (Belegablage) Databox mit der Funktion "Papierloses Buchen" herunterladen, wird das Prefix vorangestellt und die Datei wird als "ER_Rechnung123.pdf" abgespeichert.

Datenbesitzergruppen

Für die Dokumente und Dateien in der (Belegablage) Databox können Sie Datenbesitzer Vorschlagswerte anlegen. Die unter Tools → Administration → Berechtigung → Datenbesitzergruppe Vorschlagswerte erstellten Vorschlagswerte werden beim Upoload automatisch und korrekt auf die Databoxeinträge geschrieben.

Automatisches Löschen von Dateien aus der (Belegablage) Databox

Es besteht die Möglichkeit, Dokumente automatisch nach einer bestimmten Aufbewahrungsdauer aus der (Belegablage) Databox zu löschen.

Damit das automatisierte Löschen funktioniert, ist zwingend ein Wert im TOOLS Parameter Aufbewahrungsdauer in Tagen zu hinterlegen. Den Paramter finden Sie unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD Com → Databox → Aufbewahrungsdauer in Tagen.

Aufbewahrungsdauer in Tagen

Am Dokument gibt es eine Checkbox "Löschen nach Aufbewahrungsdauer". Ist diese angehakt, wird dieses Dokument nach der Aufbewahrungsdauer gelöscht.

Die Anzahl der Tage wird immer vom "Hochgeladen am"-Datum gezählt.

Wenn Sie in die (Belegablage) Databox einsteigen, wird im Hintergrund geprüft, ob aktuell Dokumente zum Löschen vorhanden sind.

Sie können auch einen Stapel laufen lassen, welcher die Dateien automatisch aus der Databox entfernt.

Den Stapel können Sie unter Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapel definieren erstellen.

Weitere Informationen zum Erstellen des Stapels erhalten Sie in der Onlinehilfe Databox-Dokumente (markierte) nach Limit.

Im BMDERR.Log wird folgender Eintrag mitprotokolliert, dieser weist darauf hin, dass beim Öffnen der (Belegablage) Databox das Löschen im Hintergrund ausgeführt worden bzw. der Stapel durchgelaufen ist.

Abfrage der Buchungsperiode

Ob für Ihre BMD Com-Benutzer eine Abfrage zur Auswahl der Buchungsperiode erscheinen soll oder nicht, können Sie per FIBU Parameter steuern. Sie können je Belegart die Abfrage aktivieren bzw. deaktivieren.

Die notwendigen Parameter hierfür finden Sie im Paktet FIBU unter Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → Beleg in (Belegablage) Databox.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Menü zur Verfügung:

Dateien hochladen

Hier besteht die Möglichkeit, für den BMD Com-User Dateien, welche nicht im NTCS DMS archiviert sind, in das Portal hochzuladen.

Nach dem Öffnen der Funktion "Dateien hochladen" haben Sie die Möglichkeit, Dateien via Single- oder Multiselect über die Schaltfläche "Durchsuchen" für den Upload zu selektieren und über die Schaltfläche "Dateien hochladen" in die (Belegablage) Databox hochzuladen.

Hinweis

Es ist notwendig, die Einstiegsfelder "Firma" und "Kunde" zu befüllen und die Kategorie bzw. im Bereich Finanzbuchhaltung die jeweilige Unterkategorie auszuwählen, damit die Schaltfläche "Dateien hochladen" aktiv wird.

Com-Benutzer Protokoll

Die Funktion "Com-Benutzer Protokoll" startet das (Belegablage) Databoxprotokoll, welches den Klienten in der (Belegablage) Databox zur Verfügung steht. In diesem Protokoll sehen Sie die Änderungen aller Com-Benutzer zum im Einstiegsfeld "Kunde" hinterlegten Klienten

Fenster - Databox

Status 'bereits heruntergeladen' zurücksetzen

Dokumente zu Finmatics hochladen

Der BMD Com-Betreiber/Steuerberater hat die Möglichkeit, über die Databox hochgeladene Belegdokumente seiner Klienten bequem durch den digitalen Buchführungsdienstleister Finmatics beschlagworten und kontieren zu lassen.

Die Stammdaten, Buchungen und Belege werden in Finmatics hochgeladen, die Buchungen können dann noch kontrolliert bzw. korrigiert und danach die Buchungsdatei heruntergeladen werden.

Über das "Vorerfassen Buchungen" können die fertig kontierten Belege automatisch eingelesen und im Anschluss gegebenenfalls kontrolliert bzw. korrigiert und verbucht werden.

Weitere Infos finden Sie in der Dokumentation Finmatics.

Einstellungen der Feldbeschreibung für Databox Web

Öffnet die Feldauswahl des Fensters

Dokument(e) archivieren

Mit dieser Funktion können Sie das hochgeladene Dokument gleich archivieren. Nach Auswahl des Archivs öffnet sich die Beschlagwortung und Sie können das Dokument wie gewohnt archivieren.

Hinweis

Wenn Sie bereits heruntergeladene Dokumente noch einmal herunterladen möchten, können Sie mit dieser Funktion den Status des Dokuments zurücksetzen. Durch das Ausführen dieser Funktion wird das Datum im Feld Angesehen am gelöscht und die Datei steht Ihnen wieder zum neuerlichen Download zur Verfügungndem Parameter können Sie einstellen ob das Dokument nach erfolgreicher Archivierung automatisch aus der Databox gelöscht werden soll:

TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD Com → Databox → Dokument nach Archivierung löschen?

Dokument nach Archivierung löschen?

Soll das Dokument nach erfolgreicher Archivierung im DMS aus der (Belegablage) Databox gelöscht werden? Die Berechtigung, einen Datensatz aus der (Belegablage) Databox zu löschen, muss entsprechend vorhanden sein.

Hinweis: Muss beim Typ "Papierlos buchen" und "Vorerfassung" nicht gesetzt werden, da die Belege nach erfolgreicher Buchung automatisch archiviert und aus dem Downloadpfad gelöscht werden.

Datei(en) herunterladen

Mit der Funktion können Sie die vom Klienten bereitgestellten Dokumente downloaden, auch eine Mehrfachselektion ist hier möglich.

Beim Ausführen der Funktion öffnet sich ein Fenster, in dem das Zielverzeichnis ausgewählt werden kann. Als Standardverzeichnis wird das Klientenverzeichnis vorgeschlagen.

Hinweis

Wird nur ein Dokument heruntergeladen öffnet sich die Datei sobald der Downloadvorgang abgeschlossen ist. Werden mehrere Dokumente heruntergeladen, werden anschließend keine Dokumente geöffnet.

Hinweis

Bei den Belegen der Subkategorie Barbelege, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen ändert sich die Funktion. Hier erscheint die Schalftäche "Papierloses Buchen". Beim Ausführen dieser Funktion startet BMD Scan.

Es werden nur jene Dateien heruntergeladen, welche keinen Vermerk "Angesehen am" tragen.

Werden bereits heruntergeladenen Dateien überschrieben erscheint eine Hinweismeldung, welche Ihnen den Dateiname und das Zielverzeichnis des betroffenen Dokuments anzeigt. Sie können den Vorgang abbrechen, die Datei überschreiben oder die vorhandene Datei öffnen.

Möchten Sie einen Beleg, welcher bereits heruntergeladen ist, erneut downloaden, muss der Status manuell zurückgesetzt werden. Folgende Hinweismeldung wird Ihnen angezeigt.

Details zu der Funktion "Status 'bereits heruntergeladen' zurücksetzen" können Sie hier nachlesen.

Funktionen

Vorschau

Die Vorschau ist standardmäßig im rechten Bereich des Fensters eingeblendet. Im Bereich "Vorschaubilder" werden die Seiten des markierten Dokuments angezeigt und Sie können diese in dieser Vorschau gleich weiter bearbeiten.

In der Vorschau stehen Ihnen einige Funktionen zur Bearbeitung zu Verfügung. In der untenstehenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Funktionen beschrieben.

	Bei Klick auf die Schaltfläche werden Ihnen alle Seiten in einer Datei angzeigt. Ansonsten wird in diesem Bereich lediglich eine Seite der Datei angezeigt.
	Diese Schaltfläche zeigt einen Dateianhang an.
	Unter dieser Schaltfläche werden die Signatureigenschaften angezeigt.

Mit diesen Schaltflächen können Sie auf das vorherige bzw. das nachfolgende Dokument navigieren.

Mit diesen Symbolen können Sie innerhalb des Dokuments auf die vorherige Seite bzw. auf die nächste Seite blättern.

Mit dieser Funktion können Sie innerhalb des Dokuments die Seiten vor bzw. nach trennen.

Mit dieser Schaltfläche können Sie die jeweils markierte Seite innerhalb des Dokuments entweder nach vorne oder nach hinten verschieben.

Dreht die aktuell markierte Seite entweder um 90° nach rechts oder nach links.

Mit der Lupe können Sie die Seite(n) vergrößern bzw. verkleinern.

Über diese Schaltfäche können Sie die Seiten entweder ab einer Seite bzw. bis zu einer Seite löschen.

Mit Klick auf die Schaltfläche löschen Sie die aktuell markierte Seite.

Achtung!

In der Dokumentenvorschau stehen Ihnen ausschließlich PDF-Dokumente zur Ansicht und Bearbeitung zur Verfügung.