FIBU/CTR Auswertungen mit Smart-Interface
Grundlegende Informationen zum Controlling finden Sie in der Dokumentation Erste Schritte. Grundlegende Informationen zur Finanzbuchhaltung finden Sie in der Dokumentation Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zur Finanzbuchhaltung finden Sie in der Dokumentation Erste Schritte.
Inhalt
Allgemeines
Auswertungen mit Smart-Interface (SMI) sind eine der diversen Auswertungsmöglichkeiten im Controlling und in der Finanzbuchhaltung.
Ein Smart-Interface bietet den Vorteil, bestimmten Benutzern in der NTCS bereits vordefinierte Auswertungen zur Verfügung zu stellen, die ganz einfach gestartet werden können ohne sämtliche Auswertungsfelder einstellen zu müssen. Die getroffenen Voreinstellungen können dann nur mehr von dazu berechtigten Usern geändert werden (Auswertung, Firma, FIBU, Gliederungsschema, ...).
Zusätzlich zu den Voreinstellungen können in der Feldauswahl hingegen jene Felder hinterlegt werden, die der einzelnen Benutzer dann selbständig einstellen soll/darf (Auswertungsperiode, Istwerte bis Monat, ...). Durch die Wahlmöglichkeit, welche Felder beim Auswerten selbständig definiert werden können, kann daher begrenzt werden, was die Benutzer auswerten und einstellen dürfen.
Ein Smart-Interface ermöglicht also die individuelle Anpassung des Fensters für die Auswertungseinstellungen. Es kann eingestellt werden, welche Felder das Einstiegsfenster aufweisen soll, zusätzlich können Voreinstellungen für die Auswertung je Smart-Interface getroffen werden.
Wird beispielsweise in den Voreinstellungen als Von-Bis-Periode für die Auswertung 1-12 hinterlegt, und werden diese Felder nicht mit in die Feldauswahl des Smart-Interfaces übernommen, dann hat der NTCS User beim Start dieser Auswertung keine Möglichkeit, den Auswertungszeitraum zu ändern. Das funktioniert natürlich auch für alle anderen Felder.
Zudem werden Ausdrucke mit Smart-Interface auch für die Bereitstellung von Auswertungen in der BMD Com bzw. im BMD Web benötigt. Außerdem können sie auch im Kunden-, Mitarbeiter- und Projektnavigator ausgedruckt werden. Dazu muss der jeweilige Navigator in den Einstellungen des SMI aktiviert werden.
Auswertungen mit Smart-Interface können über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden. Zusätzlich sollten auch die notwendigen Berechtigungen überprüft werden.
Überblick Smart-Interfaces
Controlling → Auswertungen → Auswertungen mit Smart-Interface oder auch
Controlling → Auswertungen → Auswertungen mit Smart-Interface oder auch Finanzbuchhaltung → Ausdrucke → Auswertungen mit Smart-Interface
Beim Einstieg in den Programmpunkt Auswertungen mit Smart-Interfaces werden auf der linken Bildschirmhälfte alle verfügbaren Auswertungstypen aus den Paketen Finanzbuchhaltung und Controlling, für welche Smart-Interfaces angelegt werden können, angezeigt. Es wird dabei also entschieden, ob ein SMI für einen Ausdruck aus dem CTR oder für einen Ausdruck aus der FIBU angelegt werden soll. Je nachdem, welchen Auswertungstypen Sie wählen, werden dann die bereits angelegten Smart-Interfaces auf der rechten Bildschirmhälfte aufgelistet.
In der Finanzbuchhaltung können, sofern die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind, folgende Ausdrucke über ein Smart-Interface als Vorschau gestartet oder ins Excel exportiert werden:
- Saldenliste
- Kontoblatt
- Journal
- Offene Posten (OP)-Liste
Außenstandsliste detailliert - Außenstandsliste kumuliert
- Auszifferungsliste
- Umsatz- und Personensaldenliste
- Teil- und Schlussrechnungen
- Kassenbericht und Bankbericht
- Vertreterabrechnung
- Skontoanalyse
- Stammdaten Sachkonten
- Stammdaten Personenkonten
- Mengenliste
- Darlehen
- Umsatzsteuerverprobung
- Wareneingangsbuch
- Spezielle Steuernachweise
- Kammerumlage
- Zusammenfassende Meldung
- Grenzüberschreitende Dienstleistungen
- Einzelsteuernachweis
- Kraftfahrzeuge
Im Controlling können, sofern die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind, folgende Ausdrucke über ein Smart-Interface als Vorschau gestartet oder ins Excel exportiert werden:
- Betriebswirtschaftliche Ausdrucke (BWA) und Budgetausdrucke
- Finanzplan langfristig und Planbilanz
Für einen besseren Überblick, welche Auswertungen vorhanden sind, kann bei den Einstiegsfeldern die Firma "leer" gelassen werden. Dadurch werden alle vorhandenen Auswertungen (allgemein oder firmenbezogen) angezeigt. In dieser Ansicht sind dann jedoch keine Neuanlagen und kein Kopieren bzw. keine Änderungen in den Voreinstellungen möglich - dazu ist die Hinterlegung einer Firma nötig. Es können jedoch Auswertungen gestartet werden, und es sind beispielsweise Änderungen der Feldauswahl und das Erfassen von Notizen möglich.:
Hinweis
 | Unter dem Punkt Ansicht kann entschieden werden, ob alle angelegten Smart-Interfaces oder nur die aktiven/inaktiven SMIs (kann pro SMI eingestellt werden) angezeigt werden sollen. |
Anlage Smart-Interfaces
Hat man den gewünschten Auswertungstypen gewählt, kann in der rechten Bildschirmhälfte mit F5 Neu (oder +) ein neues Smart-Interface angelegt werden:
Ob das Smart-Interface für die in den Einstiegsfeldern hinterlegte Firma oder global für alle Firmen angelegt wird, entscheidet die Einstellung im Feld Global. In der Feldauswahl werden die Felder definiert, die beim Ausdruckstart frei einstellbar sein sollen. In den Voreinstellungen werden die Felder definiert, die fix sind, und nicht mehr abgefragt werden:
Feldauswahl Smart-InterfaceHinweis
| Werden bei einem globalen Smart-Interface Einstellungen abgespeichert, die in einer anderen Firma nicht vorhanden sind (z.B. ein bestimmtes Budgetmodell), erscheint beim Start der Auswertung in der anderen Firma die Hinweismeldung "Für folgende Felder konnten die entsprechenden Werte nicht geladen werden...". Die Auswertung wird, wenn möglich, ohne die vorhandene Einstellung erstellt.  |
Beispiel
 | Smart-Interface mit dem Auswertungstyp "BWA und Budget" für den Geschäftsführer. Wenn dieser das SMI startet, soll er lediglich den Auswertungszeitraum, die Istwerte bis Monat, das Planjahr und das Budgetmodell eingeben müsssen. Alle anderen Einstellungen sollen fix voreingestellt werden. Schritt 1: Neuanlage globales (nicht firmenbezogenes) Smart-Interface unter dem Auswertungstyp "BWA und Budget" und Vergabe einer individuellen Bezeichnung (die laufende Nummer wird automatisch vom Programm vergeben):  Schritt 2: Einstellung der Feldauswahl, d.h. Definition jener Felder, die beim Start des SMI abgefragt werden sollen:  Es werden dabei alle verfügbaren Felder links angzeigt und können wie benötigt nacht rechts zugeordent werden:  Hinweis
Schritt 3: Einstellung der Voreinstellungen, d.h. Definition jener Felder welche fix vorgegeben werden und daher beim Start des SMI nicht mehr abgefragt werden:  Es wird dabei die normale Ausdruckmaske angezeigt, wo unter den Reitern Basis, Erweitert und Diverses alle nötigen Voreinstellungen getroffen werden können (Auswertung, Buchungsvariante, Gliederung, mit/ohne Konten, Export ins Excel, ...):  Schritt 4: Sobald das Smart-Interface dann gespeichert wird, wird es in der Übersicht entsprechend dargestellt, wo es gestartet, bearbeitet, auf aktiv/inaktiv gesetzt oder gelöscht werden kann:  |
Beispiel
| Smart-Interface mit dem Auswertungstyp "Saldenliste" für den monatlichen Export ins Excel. Wenn das SMI gestartet wird, soll nur mehr die Firma/Fibu ausgewählt werden müssen. Alle anderen Einstellungen sollen fix voreingestellt werden. Schritt 1: Neuanlage firmenbezogenes Smart-Interface unter dem Auswertungstyp "Saldenliste" und Vergabe einer individuellen Bezeichnung (die laufende Nummer wird automatisch vom Programm vergeben):  Schritt 2: Einstellung der Feldauswahl, d.h. Definition jener Felder, die beim Start des SMI abgefragt werden sollen:  Es werden dabei alle verfügbaren Felder links angzeigt und können wie benötigt nacht rechts zugeordent werden:  Hinweis
Schritt 3: Einstellung der Voreinstellungen, d.h. Definition jener Felder welche fix vorgegeben werden und daher beim Start des SMI nicht mehr abgefragt werden:  Es wird dabei die normale Ausdruckmaske angezeigt, wo unter den Reitern Basis, Erweitert und Diverses alle nötigen Voreinstellungen getroffen werden können (Auswertung, Buchungsvariante, Gliederung, mit/ohne Konten, Export ins Excel, ...):   Schritt 4: Sobald das Smart-Interface dann gespeichert wird, wird es in der Übersicht entsprechend dargestellt, wo es gestartet, bearbeitet, auf aktiv/inaktiv gesetzt oder gelöscht werden kann:  |
Verwendung von Kategorien
Um vorhandene Smart-Interfaces besser filtern zu können, können pro Auswertungstyp individuelle Kategorien angelegt werden. Dazu muss man in der linken Bildschirmhälfte ein SMI auswählen, bearbeiten und im Feld Kategorie eine vorhandene Auswertungskategorie auswählen oder neu anlegen:
Anschließend steht in der Hauptübersicht rechts oben eine Combobox zur Verfügung, mit der man gezielt auf eine Kategorie einschränken kann:
Hinweis
| Kategorien werden firmenbezogen (für die Firma die in den Einstiegsfeldern hinterlegt ist) angelegt. Wenn eine Kategorie für alle Firmen existieren soll, muss vor Anlage der Kategorie das Feld Firma auf Alle (=leer) gestellt werden. |
Start Auswertung mit Smart-Interface
Mit dem Startsymbol (F3) oder einem Doppelklick kann das vorbereitete, markierte Smart-Interface gestartet werden:
Abgefragt dann nur die zuvor in der Feldauswahl definierten Felder. Die Voreinstellungen werden fix berücksichtigt und können nur mehr dann geändert werden, sie in der Feldauswahl hinzugefügt werden.
Wie gewohnt wird die Auswertung als Vorschau aufgerufen, und kann dann gespeichert, gedruckt oder ins Excel exportiert werden. Soll der Smart-Interface Ausdruck direkt ins Ecxel exportiert werden, muss dies in der Feldauswahl oder in den Voreinstellungen hinterlegt werden.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Starten | Startet den Auswertungsdialog für das gewählte Smart-Interface. |
 Ansehen | Zeigt die getroffenen Einstellungen für das gewählte Smart-Interface. |
 Neu | Neuanlage Smart-Interface |
 Bearbeiten | Ermöglicht das Bearbeiten der getroffenen Smart-Interface Einstellungen. |
 Löschen | Löscht das gewählte Smart-Interface. |
 Duplizieren | Kopiert eine Auswertung mit Smart-Interface inkl. der getroffenen Voreinstellungen auf eine neue Nummer. |
 Smart-Interface importieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface importiert werden. |
 Smart-Interface exportieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface exportiert werden. |
 Aktivieren/Deaktivieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface aktiviert/deaktiviert werden. Über die Ansicht kann zwischen aktiven und inaktiven Smart-Interfaces gewechselt werden. |
 Nur aktive Daten anzeigen | Zeigt nur aktive Smart-Interfaces. |
| Nur inaktive Daten anzeigen | Zeigt nur inaktive Smart-Interfaces. |
| Alle Daten anzeigen | Zeigt alle Smart-Interfaces, unabhängig davon, ob aktiv oder inaktiv. |
Hinweis
| Die Einstellungen eines Smart-Interface können anstatt der gespeicherten Feldauswahl in einem Ausdrucksstapel verwendet werden. Weiters kann ein Smart-Interface für Ausdrucke mit der Einstellung "Freigabe BMD Com" in BMD Com zur Verfügung gestellt werden. |
Berechtigung von Auswertungen mit Smart-Interface
Für Auswertungen mit Smart-Interface gibt es bei den Berechtigungen eigene Ausprägungen. Je nachdem, mit welchen Rechten die betroffene Nutzergruppe ausgestattet werden soll, können die gewünschten Funktionen freigegeben oder gesperrt werden. Damit nicht jeder, der ins SMI einsteigen darf, sämtliche Auswertungen starten kann, muss zum Beispiel die Neuanlage eines SMI Eintrages gesperrt werden.
Berechtigung über das Controlling:
Berechtigung über die Finanzbuchhaltung:
Achtung!
 | Sollen die betroffenen Benutzer keine "normalen" Auswertungen (Saldenlisten, Kontoblatt, ..., Reporting BWA und Budget, BWA und Budget drucken, ...) starten dürfen, so sind die entsprechenden Punkte in der Finanzbuchhaltung bzw. im Controlling extra zu sperren:   |
Hinweis
| Einzelne Auswertungen mit Smart-Interface können zudem über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden.  |
Import/Export Smart-Interface
Über die Funktionen Smart-Interface importieren bzw. exportieren können bestehende SMIs exportiert und importiert werden:
Besonderheiten in der Finanzbuchhaltung
Forderungsbewertung
Beim Ausdruck der Forderungsbewertung sind in den Einstellungen alle Felder bis auf Firma, Fibu, Auswertung, Sortierung Stichtag und var. Filter inaktiv und haben keine Auswirkung auf den Ausdruck.
Beim Versuch, den Ausdruck ohne Stichtag zu starten, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung.
