UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket CRM finden Sie unter BMD Web: CRM.

A_TREE1.bmp BMD Web → CRM → Dokumente
 

Übersicht

In der Dokumentenliste werden Ihnen sämtliche archivierten Dokumente im DMS angezeigt. 

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Das Fenster teilt sich in folgende Bereiche auf:
  • Einstiegsfelder
  • Dokumente
  • Dokumentenvorschau (optional)

Einstiegsfelder

In diesem Bereich stehen Ihnen die Einstiegsfelder zur Verfügung. Anhand der Einstiegsfelder können Sie zum Beispiel Dokumente eines bestimmten Archivs, Kunden, Projekts etc. aufrufen, um dadurch die benötigten Dokumente schneller zu finden. Welche Einstiegsfelder hier zur Verfügung stehen, können Sie über die Feldauswahl definieren. Weitere Informationen zum Einstellen der Feldauswahlen im BMD Web erhalten Sie in der Dokumentation BMD Web: Allgemeine Bedienelemente.

Hinweis 
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Bleiben alle Felder leer, werden Ihnen alle in der Datenbank archivierten Dokumente aller Archive angezeigt. 

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden Ihnen alle Dokumente, je nachdem wie Sie die Einstiegsfelder befüllt haben, angezeigt.

Bei der Archivierung im BMD Web können Sie eines oder mehrere Dokumente auswählen, die archiviert werden sollen. Klicken Sie in der Neuanlagemaske eines Dokuments auf die Schaltfläche mit den drei Punkten im Feld "Originaldokument". Danach gelangen Sie in das Fenster Dateien hochladen.

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Achtung! 
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Um auf die archivierten Dokumente zugreifen zu können, muss das Speicherverfahren auf "Speichern über Server" eingestellt sein und der BMD Archivierungsdienst "BMDNTCSSvc" muss laufen. Läuft der Dienst nicht, wird folgende Meldung erscheinen: "Der Archivierungsdienst antwortet nicht oder ist nicht verfügbar! Starten Sie bitte den Archivierungsdienst 'BMDNTCSSvc' am Server neu! Falls das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an den BMD Support."

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Den Parameter zum Einstellen des Speicherverfahrens finden Sie entweder in den CRM Parametern → BMD DMS → Speicherparameter oder unter TOLLS Parameter → Gesamtsystem → BMD NTCS Service.
 
Folgende Funktionen stehen über das Funktionsmenü zur Verfügung:
 
dokument ansehen icon.jpg Dokument ansehenMit dieser Funktion können Sie das Dokument schreibgeschützt zum Ansehen öffnen.
Dokument(e) herunterladen 
Mit dieser Funktion können ausgewählte Dokumente in Ihrem Browser heruntergeladen werden. Um mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen, müssen Sie diese mit "Multiselect" auswählen. Wenn Sie mehrere Dokumente herunterladen, werden nach dem Klick auf die Schaltfläche "Dokument(e) herunterladen" die Dateien gezippt in Ihrem Browser heruntergeladen. 

Dokumentenvorschau

Den Bereich "Dokumentenvorschau" können Sie optional ein- bzw. ausblenden. Wenn der Bereich eingeblendet ist, wird Ihnen das aktuell markierte Dokument in der Vorschau angezeigt. Das Dokument muss dadurch nicht mehr extra geöffnet werden, um den Inhalt lesen zu können.  

Hinweis 
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Standardmäßig wird der Bereich der Dokumentenvorschau nur eingeklappt angezeigt. Mit einem Mausklick kann die Dokumentenvorschau allerdings ausgeklappt werden. 

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Hinweis 
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In der Dokumentenvorschau wird ausschließlich der Inhalt von PDF-Dateien angezeigt. Andere Dateitypen, zum Beispiel Office-Dokumente, werden aktuell nicht unterstützt.  

Hinweis 
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Im Fenster "Dokumente" besteht die Möglichkeit, die Dokumentenliste auszublenden. In diesem Fall wird die Dokumentenvorschau aus der Hauptliste gesteuert.
Ist die Dokumentenliste eingeblendet, wird die Vorschau aus der Dokumentenliste gesteuert.

Das Ein- und Ausblenden können Sie in jedem Fenster über die Funktion Layout ändern durchführen.

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Dokumentenupload

In diesem Bereich des Fensters können Dokumente über den Ablagebereich zum Archivieren hochgeladen werden. Sobald die Dokumente über eine der unten angeführten Varianten hochgeladen werden, öffnet sich im Anschluss sofort der Archivierungsdialog. Der Bereich kann separat von der Dokumentenvorschau über das kleine Pfeilchen eingeklappt werden und ist anhand des Textes "Legen Sie Ihre Dateien hier ab!" erkennbar.

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  • Mit einem Klick auf den grau schattierten Bereich gelangen Sie in das Fenster Dateien hochladen, in dem Sie die Dokumente auch manuell hochladen können.

  • Weiters können Sie die Dokumente auch direkt per Drag & Drop in den Drop-Controller (grau schattierten Bereich) schieben und hochladen.

Hintergrundinformationen
Sie haben die Möglichkeit, die Dokumentenliste bereits mit bestimmten Übergabeparametern für die Einstiegsfelder zu starten bzw. auch Dokumente im BMD DMS aus externen Programmen direkt zum Ansehen zu starten.

Hinweis 
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Das heißt, die Dokumentenliste kann gleich mit dem gewünschten Archiv, der gewünschten Person bzw. dem gewünschten Projekt gestartet werden bzw. können Sie gleich ein Dokument direkt zum Ansehen öffnen, ohne dieses vorher im DMS zu suchen. Detaillierte Informationen zu diesen beiden Aufrufen erhalten Sie in der Dokumentation zum Web - Spezielle DMS-Aufrufe.

Hinweis 
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In der Dokumentenliste im BMD Web ist es nicht möglich, Dokumente zu löschen. Das Löschen eines Dokuments kann nur in der NTCS erfolgen.

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