WE-/RE-Verbuchung
In dieser Themenhilfe finden Sie Informationen zur Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verbuchung (kurz auch WE-/RE-Verbuchung). Nach den Einstellungsmöglichkeiten für die WE-/RE-Verbuchung finden Sie auch Informationen, wie die WE-/RE-Verbuchung in der täglichen Arbeit zum Einsatz kommt.
Allgemein
Der Begriff WE-/RE-Verbuchung ist die Kurzform für Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verbuchung und beschreibt die lückenlose Darstellung der Lieferantenverpflichtungen vom Absetzen der Bestellung bis zur Verbuchung der Eingangsrechnung in der Warenwirtschaft (WWS) und Finanzbuchhaltung (FIBU) bzw. Kostenrechnung (KORE).
Wichtig dabei sind, die periodenreine Abgrenzung der Verpflichtungen und die generelle Darstellung und Auswertbarkeit des Bestellobligos. In der Warenwirtschaft gibt es dazu eine Reihe von Funktionen, die zu einem lückenlosen Gesamtprozess kombiniert werden können.
Damit kann über den gesamten Prozess eine kostenmäßige Erfassung der Lieferantenverpflichtungen inkl. programmtechnisch automatisierter Abgrenzung erreicht werden. Außerdem wird damit im Bereich der ER-Kontrolle der Workflow im Bereich "Freigabe mit Zahlsperre" in komplexen Freigabeläufen unter Umständen erleichtert, da Eingangsrechnungen mit Zahlsperre bereits vorab auf spezielle Konten verbucht werden können und der eigentliche Freigabelauf davon unberührt bleiben kann.
Der aus der automatisierten Abgrenzung resultierende zweite Haupteffekt dieses Prozesses ist, die Vergleichbarkeit und Abstimmungserleichterung des Lagers in der Warenwirtschaft mit den gebuchten Werten in der Finanzbuchhaltung.
Um diesen Prozess abzubilden sind folgende Programmteile notwendig:
Wichtig dabei sind, die periodenreine Abgrenzung der Verpflichtungen und die generelle Darstellung und Auswertbarkeit des Bestellobligos. In der Warenwirtschaft gibt es dazu eine Reihe von Funktionen, die zu einem lückenlosen Gesamtprozess kombiniert werden können.
Damit kann über den gesamten Prozess eine kostenmäßige Erfassung der Lieferantenverpflichtungen inkl. programmtechnisch automatisierter Abgrenzung erreicht werden. Außerdem wird damit im Bereich der ER-Kontrolle der Workflow im Bereich "Freigabe mit Zahlsperre" in komplexen Freigabeläufen unter Umständen erleichtert, da Eingangsrechnungen mit Zahlsperre bereits vorab auf spezielle Konten verbucht werden können und der eigentliche Freigabelauf davon unberührt bleiben kann.
Der aus der automatisierten Abgrenzung resultierende zweite Haupteffekt dieses Prozesses ist, die Vergleichbarkeit und Abstimmungserleichterung des Lagers in der Warenwirtschaft mit den gebuchten Werten in der Finanzbuchhaltung.
Um diesen Prozess abzubilden sind folgende Programmteile notwendig:
- Zahlungsplanliste Einkauf
- Verbuchung der Wareneingänge in die FIBU
- ER-Vorabverbuchung (optional)
- ER-Kontrolle in Verbindung mit der WWS
- KORE Auswertungen
Stammdaten
Einstellungen für die Zahlungsplanliste
Folgende Einstellungen sind für die Zahlungsplanliste notwendig:
Am Erfassungskennzeichen für Einkauf sind folgende Felder für die Zahlungsplanliste ausschlaggebend:
| In Zahlungsplanliste ab | Gibt an, ab welchem Zeitpunkt die Position in der Zahlungsplanliste aufscheinen soll. |
| In Zahlungsplanliste bis | Gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt die Position in die Zahlungsplanliste kommen soll. |
| Datum Zahlungsplanliste | Gibt an, welches Datum als Berechnungsgrundlage der Zahlungsplanliste verwendet wird. Datum Zahlungsplanliste = Liefertermin + Zahlungsziel. Je nach hinterlegtem Datum werden folgende verwendet:
|
| Anzeige in Zahlungsplanliste | Gibt an, nach welcher Kategorie die Position in der Zahlungsplanliste angezeigt wird. |
Auf der Bestellung sind am Bestellkopf folgende Felder wichtig:
| Von Liefertermin | Liefertermin, ab wann die Ware geliefert werden soll. |
| Bis Liefertermin | Datum, bis wann die Waren geliefert werden sollen. |
| Kostenperiodenaufteilung für Bestellung Für die Kostenperiodenaufteilung ist die Eingabe des "Liefertermin von" und "Liefertermin bis" notwendig, da diese die Basis für die Aufteilung sind, um einen "Anteil" je Monat einzutragen. Die Kostenperiodenaufteilung wird in der Zahlungsplanliste berücksichtigt. |
In der Zahlungsplanliste / Geplante Zahlungsaus- und -eingänge ist eine sinnvolle Feldauswahl zu treffen.
Einstellungen in den Kontentabellen
In den Kontentabellen müssen die Kontierungen für die Verbuchung der ER-Kontrolle (Einkauf) hinterlegt werden. Das Gegenkonto für die Wareneingangsverbuchung wird aus den Fixkonten der FIBU gezogen.
Einstellungen für die Wareneingangsverbuchung
Bei den Parametern im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Wareneingang → FIBU Verbuchung sind folgende Einstellungen zu treffen:
Der Parameter "Verbuchen Wareneingang" muss auf "Ja" gestellt werden.
Definition, ob der Wareneingang verbucht werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Voraussetzung ist ein Kontentabelleneintrag im Reiter "Wareneinsatz" mit der Eingangsrechnungsart "Wareneingang". |
Der Parameter "Mit Kostenrechnungsinformation" ist ebenfalls auf "Ja" zu stellen und ein sprechendes Buchungssymbol z. B. WE ist zu hinterlegen.
Definition, ob Kostendaten im Zuge der FIBU-Verbuchung mit übergeben werden sollen. | |
Definition, welches Buchungssymbol für die Erzeugung der FIBU-Buchung herangezogen werden soll. Hinweis "WE" ist Standard Das Buchungssymbol kann über FIBU → Stammdaten → Buchungssymbole verwaltet werden. |
Soll die Filiale bei der Kontenfindung berücksichtigt und beim Buchen in die Fibu übernommen werden, ist folgender Parameter zu aktivieren.
Definition, ob die Filiale im Zuge der Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verbuchung (WE-/RE-Verbuchung) von der Bestellung übergeben wird. Die Filiale wird somit bei der Kontenfindung berücksichtigt und beim Buchen in die Finanzbuchhaltung übernommen. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja |
Die Quelle für das Gegenkonto muss auf "1 - Fixkonto" gestellt werden, da ansonsten jede einzelne Kontentabelle das Gegenkonto beinhalten müsste. Dazu muss in der FIBU die Hinterlegung des Verrechnungskontos für den Wareneingang über die Fixkonten vorgenommen werden.
Definition, welche Quelle für die Ermittlung des Gegenkontos ausschlaggebend ist. |
Der Buchungswert muss auf "1 - Einstandswert" gestellt werden. Damit wird automatisiert eine Anpassung der Buchung der Warenannahme in der FIBU vorgenommen, wenn sich über die ER-Kontrolle der Einstandswert durch Spesenaufteilung ändert.
Definition, welcher Wert für die FIBU-Verbuchung herangezogen werden soll. |
Hinweis
 | Nur so ist ein Abgleich der FIBU mit der WWS möglich! |
Das Belegdatum sollte auf "Buchungsdatum" gestellt werden, damit die FIBU Buchung dem Datum der Lagerbuchung "folgt".
Definition, welches Datum als Belegdatum verwendet werden soll. |
Bei den Parametern im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Verbuchung sind folgende Einstellungen wichtig:
Die Stornierung der kalkulatorischen Buchung muss "bei Verbuchung" erfolgen. Damit wird die Wareneingangsverbuchung im Zuge der ER-Verbuchung in der FIBU storniert.
Definition, wann "Buchungen der kalkulatorischen Finanzbuchhaltung" storniert werden sollen. |
Das Belegdatum für die Stornobuchung muss dem ER-Belegdatum entsprechen.
Definition, mit welchem "Belegdatum" die Stornierung in die kalkulatorische Finanzbuchhaltung erfolgen soll. 0 - ER Belegdatum 1 - Originaldatum: Das Belegdatum der ursprünglichen kalkulatorischen Buchung wird verwendet. |
Hinweis
| Beim Storno der Wareneingangsrechnungsverbuchung (kalkulatorischer Wareneingang) mit dem Original-Belegdatum wird automatisch in die nächste offene Periode gebucht, wenn die Periodensperre in der Fibu gesetzt ist. Ist die Periode noch offen, dann wird das Storno in die Periode des Original-Belegdatums gebucht. |
ER-Belegdatum bedeutet:
Die FIBU Periode und das FIBU Jahr werden lt. ER-Verbuchung ermittelt. Die Periode kann in der Eingangsrechnung schon abweichend erfasst werden bzw. durch Periodensperre/Periodenverschiebung abweichend zum ER-Belegdatum sein. Eine Eingangsrechnung mit Belegdatum 31.12. kann in der FIBU im alten genauso wie im neuen Wirtschaftjahr erfasst sein, also das Belegdatum allein gibt keinen Aufschluss über die FIBU in die verbucht wird (wobei zusätzlich vom Vorjahr ins Folgejahr verbucht werden kann!).
Belegdatum für kalk. Stornobuchung - ER-Belegdatum bedeutet:
- Warenannahme ist relevant für den Aufwand in der FIBU/KORE.
- Eingangsrechnung bewirkt nicht viel, da der ER-Buchung zeitgleich eine Wareneingangs-Stornobuchung gegenübersteht.
Achtung!
 | FIBU Buchungen, die aus der vorläufigen Verbuchung der Eingangsrechnungen entstanden sind, werden nicht bei der WE-/RE-Verbuchung storniert. Storniert werden nur kalkulatorische Buchungen der WE-/RE-Verbuchung. Auch umgekehrt storniert die vorläufige ER-Verbuchung nicht die Buchungen, die mit der WE-/RE-Verbuchung entstanden sind. Bitte achten Sie darauf, dass hier nicht doppelte Buchungen entstehen. Nähere Informationen zur vorläufigen Verbuchung der Eingangsrechnung finden Sie in der FIBU Themenhilfe "ER-Kontrolle" unter dem Punkt Vorläufige Verbuchung in Kombination mit NTCS WWS (Spezialeinstellung). |
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Buchungstext der Eingangsrechnung mittels Makro anzupassen und eine eigene Buchungszeile für die kalkulatorischen Abweichungen zu erzeugen. Das bedeutet, dass etwaige Differenzen in der WE-Kontrolle mit gleicher Kontierung, aber abweichendem Buchungstext in der Eingangsrechnung erzeugt werden können. Somit ist beim Kontrollieren der Eingangsrechnung in der Buchung sofort ersichtlich, ob es Differenzen bei der Aufteilung gegeben hat.
Definition, welcher Buchungstext auf der Vorkontierung der Eingangsrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext der Eingangsrechnung und WE-/RE-Buchungen 1 - Eingangslieferscheinnummer: Die Lieferscheinnummer lt. zugeordnetem Wareneingang wird als Buchungstext übernommen. 2 - Makro: z. B. Buchungstext lt. Eingangsrechnungskontrolle + Lieferscheinnummer vom Wareneingang |
Beispiel
 | Beispiel via Makro (WE-Kontrolle, Aktionsmakro zur Funktion Buchungstext vor Beginn): //============================================== // Erstelldatum : // Ersteller : // Beschreibung : Aktionsmakro zur Funktion Buchungstext //(MCS_FRMWWSERKONTROLLE_BUCHUNGSTEXT) im Fenster WWS ER- //Kontrolle (MCS_FRMWWSERKONTROLLEWORK_CREATE) //============================================== if StrToIntDef(BMD_WWSER_IST_KALKDIFF(),0) = 1 then begin Result := BMD_MCA_WAK_LFSNR()+'|'+BMD_MCA_ERB_BUCHTEXT()+' - Var'; end else begin Result := BMD_MCA_WAK_LFSNR()+'|'+BMD_MCA_ERB_BUCHTEXT(); end; |
Einstellungen für die Eingangsrechnungskontrolle
In den FIBU Parametern ist die vorläufige Kontierung der Eingangsrechnung zu aktivieren.
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein:
Hier kann eingestellt werden, ob die vorläufige Kontierung in der Eingangsrechnungskontrolle verwendet werden soll. Das Erfassen von vorläufigen Kontierungen dient dazu, Eingangsrechnungen, die noch nicht fertig kontiert sind (bzw. wenn der Workflow noch nicht abgeschlossen wurde), am Monats- oder Jahresende vorläufig in die Fibu verbuchen zu können, damit der Aufwand / die Kosten bereits in der Buchhaltung vorhanden sind, z. B. für Finanzplan bzw. betriebswirtschaftliche Auswertungen. Folgende Punkte können bei der vorläufigen Kontierung nicht erfasst werden:
Die Rechnung wird mit Zahlsperre verbucht. Wenn die Rechnung später kontrolliert bzw. freigegeben wird, muss die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht werden. Bei der Verbuchung in die Fibu wird die ursprüngliche Buchung storniert und die Rechnung neu eingebucht. Dokumente werden beim vorläufigen Verbuchen nicht in die Buchhaltung übernommen. Erst wenn die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht wird, wird das Dokument auf die Buchung übernommen. |
Für das automatische WE-/RE-Storno bei nachträglicher WE-Zuordnung sind folgende Parameter zu aktivieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Verbuchung
Definition, ob bei der Zuordnung von Warenannahmen zu verbuchten Eingangsrechnungen die offenen WE-/RE-Buchungen automatisch storniert werden. 0 - Nein: Es erfolgt kein Storno der WE-/RE-Buchung. Diese Ausprägung wird nicht empfohlen, da bei dieser Ausprägung die Warenannahme immer der Eingangsrechnung zugeordnet sein muss, bevor die Eingangsrechnung verbucht wird. 1 - Ja (Standard bei Kunden ab Version 28.25): Die WE-/RE-Buchung wird automatisch bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung im Hintergrund storniert. 2 - Abfrage (Standard vor Version 28.25): Bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung kommt folgende Abfrage: "Es gibt offene WE-/RE-Buchungen, sollen diese storniert werden?" Hinweise Das Nicht-Stornieren wird nicht empfohlen, da die FIBU-Buchung als offener Posten bleibt, obwohl die Warenannahme fakturiert worden ist. Voraussetzung für das nachträgliche Stornieren der WE-/RE-Buchungen ist die Aktivierung des Parameters "Sofortige Anlage der Eingangsrechnungsposition". Zu finden ist dieser im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung
Definition, ob beim Schließen der WWS Zuordnung eine sofortige Anlage der Eingangsrechnungspositionen erfolgen soll. 0 - Nein: Es werden erst im Zuge einer WWS Kontrolle oder Vorkontierung die Eingangsrechnungspositionen angelegt. 1 - Ja: Die Eingangsrechnungspositionen werden sofort angelegt. |
Tägliches Arbeiten
Bestellung
Zunächst wird eine Bestellung erfasst und eventuell über einen Workflow freigegeben. Bei der Bestellerfassung kann über die Kostenperiodenaufteilung und den Feldern "Von Liefertermin" und "Bis Liefertermin" der Wert der Bestellung anteilig auf die Lieferperioden (= Kostenperioden) aufgeteilt werden:
Hinweis
| Die Eingaben sind optional und keine Pflichtangabe! Wird hier keine Aufteilung vorgenommen, zählt als Basisdatum für die Zahlungsplanliste grundsätzlich der Liefertermin der Bestellung. |
Durch die Eingabe eines "Von Liefertermins" und eines "Bis Liefertermins" wird die Kostenperiodenaufteilung automatisch befüllt. Die Eingabe der Verteilung erfolgt aliquot auf Basis des Bestellwerts:
Nach Originalausdruck der Bestellung ist gemäß der Einstellung am Erfassungskennzeichen die Bestellung in der Zahlungsplanliste auswertbar und damit als Bestellobligo ersichtlich. Ab diesem Zeitpunkt kann die Bestellung auch in der Kostenrechnung mit ausgewertet werden (Echtzeit Auswertung auf die Quelldaten der Zahlungsplanliste).
Warenannahme
Wird die Bestellung geliefert und dafür eine Warenannahme gemacht, erfolgt bei der Verspeicherung der Warenannahme eine FIBU Buchung. Mit dieser FIBU Buchung werden die Vorräte bereits in der FIBU ausgewiesen, jedoch wird nicht gegen das Lieferantenkonto, sondern das entsprechende Rückstellungskonto aus den Fixkonten gebucht. Somit wird der FIBU Bestand zeitgleich mit dem WWS Lagerbestand (Wert) verändert:
Mit der Verbuchung der Warenannahme wird außerdem der verbuchte Anteil der Bestellung aus der Zahlungsplanliste entfernt bzw. scheint in der Auswertung nicht mehr auf. In die Kostenrechnung gelangen diese Werte nun mittels KORE Übernahme der FIBU Daten und lassen sich so auswerten.
Das anfängliche Bestellobligo oder der Forecast der Bestellung wird ab diesem Zeitpunkt zu einem konkretem Lagerbestand in der WWS, Buchungen in der FIBU und zu IST-Kosten in der KORE.
Das anfängliche Bestellobligo oder der Forecast der Bestellung wird ab diesem Zeitpunkt zu einem konkretem Lagerbestand in der WWS, Buchungen in der FIBU und zu IST-Kosten in der KORE.
Eingangsrechnung
Der Ablauf in der ER-Kontrolle stellt sich grundsätzlich wie folgt dar:
- Erfassen der Eingangsrechnung
- Zuordnung der Warenannahmen und eventuellen Spesen-/Differenzaufteilung
- Freigabe und Verbuchung der Eingangsrechnung
Wenn die Eingangsrechnung einlangt, kann es grundsätzlich zwei Varianten geben:
- Die Warenannahme ist bereits verbucht und damit auch kostenmäßig erfasst.
- Die Ware ist noch "unterwegs" und damit kostenmäßig noch nicht erfasst.
Wenn die Ware noch unterwegs ist, die Eingangsrechnung aber bereits aus verschiedenen Gründen verbucht werden soll, kann mit der nachträglichen Zuordnung der Warenannahme ein automatisches WE-/RE-Storno ausgelöst oder die Eingangsrechnung kann vorab gebucht werden.
Diese beiden Varianten werden in den folgenden Punkten dargestellt.
Automatisches WE-/RE-Storno bei nachträglicher WE-Zuordnung
Eine nachträgliche Zuordnung einer Warenannahme zu einer bereits verbuchten Eingangsrechnung ist möglich. Für eine korrekte Stornierung der Warenannahmebuchungen in der FIBU ist die Einstellung des folgenden Parameters entscheidend.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Verbuchung
Definition, ob bei der Zuordnung von Warenannahmen zu verbuchten Eingangsrechnungen die offenen WE-/RE-Buchungen automatisch storniert werden. 0 - Nein: Es erfolgt kein Storno der WE-/RE-Buchung. Diese Ausprägung wird nicht empfohlen, da bei dieser Ausprägung die Warenannahme immer der Eingangsrechnung zugeordnet sein muss, bevor die Eingangsrechnung verbucht wird. 1 - Ja (Standard bei Kunden ab Version 28.25): Die WE-/RE-Buchung wird automatisch bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung im Hintergrund storniert. 2 - Abfrage (Standard vor Version 28.25): Bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung kommt folgende Abfrage: "Es gibt offene WE-/RE-Buchungen, sollen diese storniert werden?" Hinweise Das Nicht-Stornieren wird nicht empfohlen, da die FIBU-Buchung als offener Posten bleibt, obwohl die Warenannahme fakturiert worden ist. Voraussetzung für das nachträgliche Stornieren der WE-/RE-Buchungen ist die Aktivierung des Parameters "Sofortige Anlage der Eingangsrechnungsposition". Zu finden ist dieser im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung. |
Die Ausprägung "0 - Nein" wird nicht empfohlen! Mit dieser Einstellung erfolgt kein Storno der WE-/RE-Buchung. Für einen korrekten Ablauf darf entweder nie eine Warenannahme einer bereits verbuchten Eingangsrechnung zugeordnet werden oder es muss mit der Vorab-Buchung gearbeitet werden.
Mit der Ausprägung "1 - Ja" wird die WE-/RE-Buchung automatisch bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung im Hintergrund storniert.
Mit der Ausprägung "2 - Abfrage" kommt bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung folgende Abfrage: "Es gibt offene WE-/RE-Buchungen, sollen diese storniert werden?".
Mit der Schaltfläche "Stornieren" werden die FIBU-Buchungen storniert.
Mit der Schaltfläche "Nicht stornieren" werden diese nicht storniert. Dies wird nicht empfohlen, da die FIBU-Buchung als offener Posten bleibt, obwohl die Warenannahme fakturiert worden ist.
Voraussetzung für das nachträgliche Stornieren der WE-/RE-Buchungen ist die Aktivierung des folgenden Parameters.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung
Definition, ob beim Schließen der WWS Zuordnung eine sofortige Anlage der Eingangsrechnungspositionen erfolgen soll. 0 - Nein: Es werden erst im Zuge einer WWS Kontrolle oder Vorkontierung die Eingangsrechnungspositionen angelegt. 1 - Ja: Die Eingangsrechnungspositionen werden sofort angelegt. |
Vorab-Buchung einer Eingangsrechnung
Eine Alternative zur Aktivierung des automatisches WE-/RE-Stornos bei nachträglicher Zuordnung von Warenannahmen zu Eingangsrechnungen stellt die Vorab-Buchung einer Eingangsrechnung dar.
Die Vorab-Buchung erfolgt mit Zahlsperre. Die vorläufige Kontierung kann direkt in der Eingangsrechnung vorgenommen werden:
Die Kontierung kann sowohl manuell, als auch auf Basis von zugeordneten Warenannahmen, sowie von Bestellungen vorgenommen werden, wobei hier der Rechnungsbetrag steuersatzaliqoutiert gegen ein fixes Konto (Basis Fixkonto Wareneingangsverbuchung) vorgenommen wird.
Dabei steht die Eingangsrechnung weiterhin im Freigabeworkflow und auch für die Zuordnung von Warenannahmen zur Verfügung.
Für den Fall, dass die Warenannahme bereits gebucht wurde und zuordenbar ist, wird bei der Spesenaufteilung die Differenz zur Warenannahme nicht nur ins Lager gebucht, sondern auch die FIBU Buchung der Warenannahme aktualisiert. Nur so ist ein Abgleich nach einer Vorab-Verbuchung der Eingangsrechnung möglich.
Die Vorab-Verbuchung der Eingangsrechnung wird unter anderem durchgeführt, wenn:
- Die Rechnung eine abzuschließende Buchungsperiode betrifft, der Kontrolllauf aber noch nicht abgeschlossen werden kann. Warenannahmen können hier zugeordnet und bereits abgeglichen sein.
- Kann verwendet werden um Eingangsrechnungen mit Zahlsperre zu verbuchen, die Zahlsperre aber nicht explizit im Workflow beinhaltet werden soll oder noch keine "echte" Verbuchung stattfinden kann, weil für die Zahlsperre auch abklärungsbedürftige Warenannahmen verantwortlich sind.
Mit der endgültigen ("Standard")-Verbuchung der Eingangsrechnung werden die zugeordneten Warenannahmen bzw. deren Verbuchungen in der FIBU storniert und die Eingangsrechnung eingebucht.
Zusammenfinden Warenannahme und FIBU Buchung
Die FIBU Buchungen im Journal können über das Belegsymbol (z. B. "WE") gefunden werden. Die Belegnummer entspricht der Beleg-Nummer (siehe Reiter "WE- /RE-Buchungen" in der Warenannahmeübersicht). Der Buchungstext entspricht der Lieferantennummer und der Lieferscheinnummer der Warenannahme. Die externe Belegnummer wird beim Storno der Warenannahmenverbuchung mit der externen Belegnummer der Eingangsrechnung befüllt.
Die Warenannahme-Storno-Buchungen werden NACH der ER-Verbuchung ausgelöst und direkt verbucht (keine Vorschau in einer Buchungserfassungsdatei möglich). Über das Storno-Kennzeichen (Feld "Sto-Kz") ist ersichtlich, welche Warenannahme bereits einer Eingangsrechnung zugeordnet wurde und verbucht ist:
Falls es zu einer Warenannahme keine Eingangsrechnung geben wird, kann das Storno auch manuell ausgelöst werden:
Zusammenfassung des Ablaufs
Zusammengefasst sieht der Ablauf so aus, dass:
- Bestellungen ab Originalausdruck in der KORE oder im WWS Zahlungsplan ausgewertet werden können.
- Warenannahmen bereits als IST-Kosten betrachtet werden können und auch in der FIBU den Bestand erhöhen bzw. als IST-Kosten in der KORE ausgewertet werden können (Stichwort: Abgrenzung der Warenannahmen ohne Eingangsrechnungen).
- Spesenaufteilungen in der Eingangsrechnung nicht nur im Lager, sondern auch in der FIBU korrigiert werden, um FIBU und WWS Lager "gleich" zu ziehen.
- Eingangsrechnungen vorab verbucht werden können, um Eingangsrechnungen ohne Warenannahmen abzugrenzen oder im Kontrolllauf befindliche Eingangsrechnungen in die richtige Buchungsperiode zu buchen.
- Eine automatisierte Abgrenzung von Warenannahmen und Eingangsrechnungen erreicht werden kann.
- FIBU Vorratskonten und WWS Lagerbestände einfacher unterjährig abgeglichen werden können.
Parameter
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Wareneingang → FIBU Verbuchung:
Definition, ob der Wareneingang verbucht werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Voraussetzung ist ein Kontentabelleneintrag im Reiter "Wareneinsatz" mit der Eingangsrechnungsart "Wareneingang". | |
Definition, ob Kostendaten im Zuge der FIBU-Verbuchung mit übergeben werden sollen. | |
Definition, ob die Filiale im Zuge der Wareneingangs-Rechnungseingangs-Verbuchung (WE-/RE-Verbuchung) von der Bestellung übergeben wird. Die Filiale wird somit bei der Kontenfindung berücksichtigt und beim Buchen in die Finanzbuchhaltung übernommen. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja | |
Definition, welches Buchungssymbol für die Erzeugung der FIBU-Buchung herangezogen werden soll. Hinweis "WE" ist Standard Das Buchungssymbol kann über FIBU → Stammdaten → Buchungssymbole verwaltet werden. | |
Definition, welche Quelle für die Ermittlung des Gegenkontos ausschlaggebend ist. | |
Definition, welcher Wert für die FIBU-Verbuchung herangezogen werden soll. | |
Definition, welches Datum als Belegdatum verwendet werden soll. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Verbuchung
Definition, wann "Buchungen der kalkulatorischen Finanzbuchhaltung" storniert werden sollen. | |
Definition, mit welchem "Belegdatum" die Stornierung in die kalkulatorische Finanzbuchhaltung erfolgen soll. 0 - ER Belegdatum 1 - Originaldatum: Das Belegdatum der ursprünglichen kalkulatorischen Buchung wird verwendet. | |
Definition, ob bei der Zuordnung von Warenannahmen zu verbuchten Eingangsrechnungen die offenen WE-/RE-Buchungen automatisch storniert werden. 0 - Nein: Es erfolgt kein Storno der WE-/RE-Buchung. Diese Ausprägung wird nicht empfohlen, da bei dieser Ausprägung die Warenannahme immer der Eingangsrechnung zugeordnet sein muss, bevor die Eingangsrechnung verbucht wird. 1 - Ja (Standard bei Kunden ab Version 28.25): Die WE-/RE-Buchung wird automatisch bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung im Hintergrund storniert. 2 - Abfrage (Standard vor Version 28.25): Bei der Zuordnung der Warenannahme zu einer verbuchten Eingangsrechnung kommt folgende Abfrage: "Es gibt offene WE-/RE-Buchungen, sollen diese storniert werden?" Hinweise Das Nicht-Stornieren wird nicht empfohlen, da die FIBU-Buchung als offener Posten bleibt, obwohl die Warenannahme fakturiert worden ist. Voraussetzung für das nachträgliche Stornieren der WE-/RE-Buchungen ist die Aktivierung des Parameters "Sofortige Anlage der Eingangsrechnungsposition". Zu finden ist dieser im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung. | |
Definition, welcher Buchungstext auf der Vorkontierung der Eingangsrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext der Eingangsrechnung und WE-/RE-Buchungen 1 - Eingangslieferscheinnummer: Die Lieferscheinnummer lt. zugeordnetem Wareneingang wird als Buchungstext übernommen. 2 - Makro: z. B. Buchungstext lt. Eingangsrechnungskontrolle + Lieferscheinnummer vom Wareneingang |
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein:
Hier kann eingestellt werden, ob die vorläufige Kontierung in der Eingangsrechnungskontrolle verwendet werden soll. Das Erfassen von vorläufigen Kontierungen dient dazu, Eingangsrechnungen, die noch nicht fertig kontiert sind (bzw. wenn der Workflow noch nicht abgeschlossen wurde), am Monats- oder Jahresende vorläufig in die Fibu verbuchen zu können, damit der Aufwand / die Kosten bereits in der Buchhaltung vorhanden sind, z. B. für Finanzplan bzw. betriebswirtschaftliche Auswertungen. Folgende Punkte können bei der vorläufigen Kontierung nicht erfasst werden:
Die Rechnung wird mit Zahlsperre verbucht. Wenn die Rechnung später kontrolliert bzw. freigegeben wird, muss die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht werden. Bei der Verbuchung in die Fibu wird die ursprüngliche Buchung storniert und die Rechnung neu eingebucht. Dokumente werden beim vorläufigen Verbuchen nicht in die Buchhaltung übernommen. Erst wenn die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht wird, wird das Dokument auf die Buchung übernommen. |
