Doku Fremdarchiv Allgemeines
Hintergrund und Allgemeines
Durch den Einsatz eines "Fremdarchives" werden Fremdanbieter (<>BMD) in die Lage versetzt, eine Anbindung BMD-fremder Archivsysteme an BMDNTCS realisieren zu können.
Es ist dabei möglich, Dokumente aus NTCS heraus in einem Archiv eines Drittanbieters ablegen zu können. Dabei ist auch ein Mischbetrieb von BMD-DMS und Fremdarchiv (z. B. Archiv 1 = BMDDMS, Archiv 2 = Fremdarchiv) möglich.
Ein mögliches Szenario für den Einsatz eines Fremdarchives wäre folgendes:
Die BMDNTCS verwendet zur Dokumentenablage das Archiv eines Fremdanbieters. Gleichzeitig soll auch der Zugriff auf die Dokumente über die Werkzeuge des externen Archivanbieters möglich sein.
Die Archivschnittstelle ist im Dienst BMDNTCSSOAPService integriert, welcher im Normalfall als Windows-Dienst auf dem BMDNTCS-Server läuft.
Hinweis
 | Bitte beachten Sie, dass Dokumente, die aus dem Paket LOHN archiviert werden, nicht an das Fremdarchiv übergeben werden! |
Voraussetzungen
Für den Einsatz eines Fremdarchives sind einige Einstellungen und Parameter nötig, welche unter anderem am Archivstamm, in den CRM Parametern und am BMD Server zu tätigen sind.
Archivstamm
Am Archiv, welches als Fremdarchiv genutzt werden soll, muss das Feld "Fremdarchiv" angehakt sein, um dieses als ein solches zu kennzeichnen. Wird das Feld angehakt, erscheint folgende Meldung:
Außerdem muss im Feld "XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv" ein Pfad hinterlegt werden, in dem die XML-Transferdateien und physischen Dokumente während des Archivierungsvorgangs temporär gespeichert werden. Diese Dateien werden nach erfolgreicher Übergabe an den Soapdienst wieder aus diesem Verzeichnis gelöscht.
Der hier eingetragene Pfad muss ein UNC-Pfad sein! Dieser Pfad muss von allen Usern erreichbar und beschreibbar sein.
SOAP-Service
Des Weiteren muss der Dienst "BMDNTCSSOAPSvc" am BMD-Server installiert und gestartet sein. Prüfen Sie dies, indem Sie in der Dienste-Verwaltung des Servers nachsehen, ob er bereits vorhanden ist. Wenn nicht, gehen Sie folgendermaßen vor:
Am Server über Start → Ausführen → Pfad ......\BMDSoftware\BMDNTCSSOAPService.exe /install" (z. B. D:\Programme\Bmdsoftware\BMDNTCSSOAPService.exe /install)
Den Dienst "BMDNTCSSOAPSvc" können Sie wie folgt testen: Aufruf Browser, Adresse: http://[servername]:[port] – z.B. http://localhost:1222
Nun stellen Sie den "BMDNTCSSOAPSvc" in den Diensten auf automatisch und starten diesen. Auf dem Dienst sollte im Idealfall ein Administratorenkonto hinterlegt werden, welches sämtliche relevanten Pfade im Netzwerk "kennt". Das Konto benötigt auch die Berechtigung andere Dienste zu starten und zu stoppen.
Registrierung
Damit BMD NTCS mit ihrem Fremdarchiv über die SOAP-Schnittstelle kommunizieren kann, müssen Sie die System ID ihres Archivs zur Identifizierung im BMDNTCS hinterlegen. Die Registrierung erfolgt in zwei Schritten:
1. Die SystemID (alphanumerisch) muss in BMD NTCS in den internen Parametern unter Tools → Administration → Parameter → Übersicht über alle internen Parameter durch eine Neuanlage (F5) angelegt werden:
Paramgruppe | BMDArchivSvc |
ParamName | Registration |
Paramschlüssel | SystemID |
ParamWert | <Beliebige alphanumerische Zeichenkette> |
2. Über die SOAP-Schnittstelle muss "RegisterArchive" mithilfe dieser SystemID der Server (Servername oder IP-Adresse) + Port einmalig registriert werden.
Parameter
In Bezug auf Fremdarchive gibt es zwei Parameter, welche man unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → 16 Fremdarchive, allgemein oder firmenbezogen setzen muss.
Bei Änderungen: Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob Sie bei Änderung der Dokumentendaten alle Informationen (0 – Alle Datenfelder exportieren) oder nur die geänderten Datenfelder (1 – Nur geänderte Datenfelder exportieren) per XML an das Fremdarchiv weitergeben wollen.
Dokument öffnen: Dieser Parameter bestimmt, ob Sie das Dokument mit BMD DMS (0 – Durch BMD-DMS) oder das verknüpfte Fremdarchiv (1 – Durch Fremdarchiv) öffnen möchten.
Funktionen
Bei Verwendung eines Fremdarchives sind bestimmte Funktionen nicht verfügbar. Die inaktiven Funktionen sind:
Dokument bearbeiten |
Arbeitskopie archivieren |
Arbeitskopie verwerfen |
Neue Dokumentennotiz |
Volltextsuche |
Export/Import-Funktionen |
Import von Fremdarchivdokumenten beim Buchungsimport
Beim Import von Buchungen (Fibu → Buchen → Import Buchungen) können Belege aus einem Fremdarchiv übernommen werden, wenn in der Importdatei die entsprechenden Dokumentenfelder des Fremdarchivs mitgeliefert werden.
Diese Konstellation geht davon aus, dass das Dokument bereits im Fremdarchiv vorhanden ist und durch den Buchungsimport eine Verknüpfung zwischen Buchung, NTCS-DMS und Fremdarchiv erstellt wird, sodass der Beleg wiederum im Anschluss über NTCS aufgerufen werden kann.
Folgende Felder müssen in der Buchungs-Importdatei zusätzlich enthalten sein:
- dokument: In diesem Feld wird der Dateiname (inkl. Dateityp) des Dokuments, das an die Buchung angehängt werden soll, übergeben. z.B.: dokument.pdf
- dokid-extern: In diesem Feld wird der externe, eindeutige Zugriffsschlüssel (=externe DokumentenNr/ SynchID) des Dokuments übergeben.
Beispiel für den Satzaufbau einer AR-Buchung mit Fremdarchivdokument:
Nach dem Import Buchungen steht das Dokument im BMD DMS zur Verfügung und kann über das Dokumentensymbol direkt bei der Buchung aufgerufen werden.
Die Beschlagwortung des Dokuments, wie z.B. Betreff, Kategorie, Jahr, Monat, Person, Belegsymbol, Belegnummer wird direkt von der Buchung übernommen.
Die Beschlagwortung des Dokuments, wie z.B. Betreff, Kategorie, Jahr, Monat, Person, Belegsymbol, Belegnummer wird direkt von der Buchung übernommen.
Hinweis
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Weitere Informationen
In der Dokumentenübersicht haben Sie die Möglichkeit, folgende Statusfelder zum Fremdarchiv über die Feldauswahl einzublenden:
Zeigt bei aktivem Fremdarchiv ob im BMDDMS archivierte Dokumente transferiert werden konnten und ob dieser Schritt bereits erledigt wurde. |
Zeigt die Fehlerrückmeldung des Fremdarchivs, wenn das betroffene Dokument nicht transferiert werden konnte. |
Achtung!
 | Es gilt zu beachten, dass die Einrichtung eines Fremdarchivs unbedingt mit einem unserer erfahrenen Mitarbeiter aus dem Bereich CRM in Form eines Termins durchgeführt werden soll. Wenden Sie sich dazu an die BMD-Terminkoordination, entweder per Mail an termin@bmd.at oder telefonisch. |
