Beispiele für Anlagenvorerfassung
Voraussetzungen
Kontenstammdaten
Damit die Vorerfassung von Anlagenzugängen im Zuge der Belegbuchung in der FIBU möglich ist, muss am Kontenstamm das Anlagenvorerfassungskennzeichen hinterlegt sein.
Der Aufruf der Kontenstammdaten erfolgt im Paket Anlagenbuchhaltung → Stammdaten → Konten.
Markieren Sie das gewünschte Konto und "Bearbeiten" Sie dieses (F6 bzw. rechte Maustaste - Bearbeiten).
Folgende Felder müssen eingestellt werden, damit eine Anlagenvorerfassung beim Buchen möglich ist bzw. das Sachkonto im Anlagenexplorer angezeigt wird.
Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet: Aktivkonto:
Passivkonto:
Erlöskonto:
Aufwandskonto:
Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn  hinterlegt.Hinweis
Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt. Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation. | |||
Dabei handelt es sich um die Einstellung, ob ein Sachkonto im Anlagenexplorer angezeigt werden soll. Ist ein Konto der Klasse 0 (Schweiz Klasse 1) bei der Neuanlage im Standardkontenrahmen vorhanden, wird auch dieses Feld automatisch mit "Ja" übernommen. Ist das Konto im Standardkontenrahmen nicht vorhanden und der Parameter Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Kontenanlage → Sachkonten → Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage steht auf "Ja", wird dieses Feld vom Vorkonto übernommen. |
Hinweis
 | Diese Einstellungen sind im BMD Standardkontenrahmen bereits getroffen. |
Folgende Felder stehen als Vorschlag für die Anlagenvorerfassung zur Verfügung. Wenn Sie am Konto z. B. die Nutzungsdauer UR mit 5 Jahren definieren, wird dieser Wert bei der Vorerfassung vorgeschlagen. Sie haben allerdings im Zuge der Eingabe der Anlagendaten die Möglichkeit, eine davon abweichende Nutzungsdauer zu erfassen.
Anlagegut abnutzbar | |
Anlagegut beweglich | |
Anlagenart Folgende Anlagenarten können eingestellt werden:
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Hier kann für die Anlagenbuchhaltung die Nutzungsdauer für die Berechnungsart "Unternehmensrecht" hinterlegt werden. Diese wird in der Anlagenvorerfassung beim Buchen automatisch vorgeschlagen. | |
Hier kann für die Anlagenbuchhaltung die Nutzungsdauer für die Berechnungsart "Steuerrecht" hinterlegt werden. Diese wird in der Anlagenvorerfassung beim Buchen automatisch vorgeschlagen. | |
Hier kann für die Anlagenbuchhaltung die Nutzungsdauer für die Berechnungsart "IAS/IFRS" hinterlegt werden. Diese wird in der Anlagenvorerfassung beim Buchen automatisch vorgeschlagen. | |
Hier kann für die Anlagenbuchhaltung die Nutzungsdauer für die Berechnungsart "GAAP" hinterlegt werden. Diese wird in der Anlagenvorerfassung beim Buchen automatisch vorgeschlagen. | |
Hier kann für die Anlagenbuchhaltung die Nutzungsdauer für die Berechnungsart "kalkulatorisch" hinterlegt werden. Diese wird in der Anlagenvorerfassung beim Buchen automatisch vorgeschlagen. |
Speichern der Vorerfassung
Im Rahmen der ER-Buchung
Wird ein Sachkonto mit dem hinterlegten ANBU Erfassungskennzeichen bebucht, öffnet sich nach dem Speichern des Buchungssatzes das Anlagenvorerfassungsfenster.
Die Übernahme des Belegdatums (Anschaffungsdatum), des Buchungstextes (Bezeichnung), des Buchungsbetrages (Anschaffungswert), des Lieferanten, der Nutzungsdauer (wenn am Konto definiert) etc. erfolgt automatisch.
Folgende Felder sind Pflichtfelder, die im Zuge der Vorerfassung auf jeden Fall erfasst werden müssen:
- Anschaffungsdatum
- Menge
- Anschaffungswert (Unternehmensrecht, Steuerrecht)
Die restlichen Felder sind optional zu erfassen und können im Bedarfsfall auch erst bei der Übernahme in die Anlagenbuchhaltung nacherfasst werden.
Besteht ein Buchungssatz (eine Rechnung) aus mehreren Anlagen, können in der Vorerfassung zu einem Buchungssatz mehrere Wirtschaftsgüter angelegt werden. Dazu ändern Sie im Fenster der Vorerfassung, das sich automatisch öffnet, den Anschaffungswert auf den gewünschten Betrag und verspeichern die erste Anlage. Nach dem Speichern öffnet sich das Anlagenvorerfassungsfenster so oft, bis der gesamte Rechnungsbetrag aufgeteilt worden ist.
Im Rahmen der ER-Kontrolle
Wird auf ein Anlagekonto mit dem ANBU Vorerfassungskennzeichen gebucht, öffnet sich automatisch nach dem Speichern der Kontierung die ANBU Vorerfassung. Hier können die notwendigen Werte erfasst werden.
Folgende Daten werden hier bereits vorgeschlagen bzw. übernommen:
- Betrag lt. ER-Kontrolle
- Bezeichnung (Buchungstext)
- Beleg Eingangsrechnung
- Anschaffungsdatum
In der Rechnungskontierung kann die ANBU-Vorerfassung über die "Funktionen" nochmals geöffnet und bearbeitet werden.
Hinweis
| In den ANBU-Parametern können Sie hinterlegen, dass die Vorerfassung erst erzeugt werden kann, wenn der ER-Workflow abgeschlossen ist. Damit kann man sicher stellen, dass alle Instanzen die Rechnung und den Rechnungsbetrag kontrolliert und freigegeben haben.  |
Im Rahmen der Wareneingangskontrolle
Sie haben die Möglichkeit, in der ER-Kontrolle mit WWS (Warenannahmepositionen) die ANBU-Vorerfassung zu erzeugen. Folgende Daten werden hier bereits vorgeschlagen bzw. übernommen:
- Betrag lt. ER Kontrolle (bzw. WE-Kontrolle)
- Bezeichnung (Artikelbezeichnung)
- Beleg Eingangsrechnung
- Menge
- Seriennummer extern
- IOB
Folgende Informationen werden erst beim Erzeugen des Anlageguts übernommen:
- Seriennummer intern
- Artikelfoto
- Dokumente
Damit Sie Vorschlagswerte aus der WWS Warenannahme verwenden werden können, müssen Sie diese in den ANBU Parametern firmenbezogen aktivieren:
Anlagenbuchhaltung → Stammdaten → ANBU Parameter → Anlagenvorerfassung
Stellen Sie hier den Parameter "Vorschlagswerte aus WWS Warenannahme" auf "Ja" ein.
In der ER-Kontrolle mit WWS ist es nun wichtig, dass Sie nach dem Erfassen des ER-Datensatzes die WE-Zuordnung starten (Menüleiste → WWS → WE-Zuordnung) und den richtigen Lieferschein zu der Eingangsrechnung zuordnen. Stimmt der Betrag der Rechnung mit dem zugeordneten Lieferschein überein, kommt eine Meldung, dass die übernommene Kontierung Konten enthält, auf denen das Kennzeichen für die ANBU Vorerfassung gesetzt ist. In der Kontierung kann die ANBU Vorerfassung gestartet werden und es wird automatisch ein Fenster geöffnet, wo Sie die WAP (Warenannahmepositionen) zur Vorerfassung zuordnen können.
Sobald aus der Kontierung heraus die Vorerfassung gespeichert worden ist, können Sie im Anlagenexplorer die vorerfassten Datensätze übernehmen. Dafür muss der Datensatz aus der ER-Kontrolle noch nicht verbucht worden sein.
Die Vorerfassung öffnet sich so lange, bis alle WAP (Warenannahmepositionen) für die ANBU vorerfasst worden sind.
Aufruf der Anlagenvorerfassung
Die Anlagevorerfassung kann aus verschiedenen Programmpunkten geöffnet werden:
Möglichkeit 1: Einstieg über die Menüleiste Anlagenexplorer → Funktionen → Übernahme Zugänge aus FIBU
Möglichkeit 2: Beim Einstieg in den Anlagenexplorer → Abfrage "Es sind neue Anlagenzugänge aus der FIBU vorhanden. Wollen Sie diese jetzt übernehmen?" mit "Ja" bestätigen.
Möglichkeit 4: Reiter "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" im Anlagenexplorer
Hinweis
| Wird der Reiter "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" nicht angezeigt, können Sie dies über die Layoutgestaltung anpassen. |
Funktionen der Anlagenvorerfassung
Anlagegut erzeugen
Im Reiter "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" können die in der FIBU oder manuell erzeugten Anlagenvorerfassungen in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden.
Grundsätzlich können alle vorgeschlagenen Werte geändert werden. Wird z. B. der Wert der Anschaffungs-/Herstellungskosten geändert, so erhalten Sie beim Speichern eine Hinweismeldung: "Achtung, der eingegebene Betrag weicht vom Betrag in der Vorerfassung ab!"
Mittels Speichern und Schließen wird das Anlagegut erzeugt und der Vorerfassungsdatensatz scheint nicht mehr im Reiter "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" auf.
Auf X gleiche Anlagegüter aufteilen
Die Funktion kommt in folgenden Fällen zur Anwendung:
- Es wird eine Eingangsrechnung mit mehreren Anlagegütern erfasst.
- Bei der Erfassung des Anlagegutes in der Vorerfassung wird eine Menge > 1 eingegeben, und es sollen auch mehrere Anlagegüter angelegt werden.
- Beim Verbuchen wissen Sie noch nicht, ob diese Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung getrennt erfasst werden sollen oder nicht.
- Nachträglich können Sie so aus einem vorerfassten Anlagegut mehrere gleichwertige Anlagegüter erstellen.
Die Menge wird bereits vorgeschlagen, da diese im Vorerfassungsfenster der FIBU eingegeben worden ist.
Wird die Eingabe der Menge mit "Ok" bestätigt, öffnet sich das Fenster des Anlagegutes.
Die Menge wird automatisch auf "1" gestellt, die Anschaffungskosten werden ebenfalls automatisch angepasst (in diesem Beispiel AHK 9.000,00; drei Stück; ergibt AHK je Stück 3.000,00). Vervollständigen Sie noch die Eingaben für die Anlagegüter und bestätigen Sie die Eingaben mit Speichern und Schließen. Es werden nun drei gleiche Anlagegüter erzeugt.
Auf Anlagegüter aufteilen
Die Funktion ist für folgende Fälle gedacht:
- Eine Eingangsrechnung mit mehreren Anlagegütern wird erfasst.
- Bei der Erfassung des Anlagegutes in der Vorerfassung wird die Menge = 1 eingegeben, obwohl es mehrere Anlagegüter sind. Wird eine Menge >1 eingegeben, muss diese Menge bei den jeweiligen Anlagegütern manuell korrigiert werden.
- Beim Verbuchen wissen Sie noch nicht, ob diese Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung getrennt erfasst werden sollen oder nicht.
- Nachträglich können Sie so aus einem Anlagegut mehrere Anlagegüter erstellen, wobei der Wert der Anlagegüter unterschiedlich sein kann.
Die Anschaffungskosten der Maschine 4 betrugen € 8.000. Es sollen daraus zwei Anlagegüter mit einem Anschaffungswert in Höhe von € 6.000 bzw. € 2.000 erzeugt werden. Im Fenster des Anlagegutes müssen folgende Änderungen vorgenommen werden:
| Menge | 1 |
| Anschaffungs-/Herstellungskosten (UR, SR) | 6.000 |
| Nutzungsdauer (UR,SR) | 10 |
Wird dieses Fenster mit Speichern und Schließen bestätigt, öffnet sich erneut ein Fenster.
In diesem wird der Restbetrag in die Anschaffungskosten übernommen. Sie können hier bei Bedarf die Nutzungsdauer anpassen und auch die Bezeichnung des Anlagegutes.
Werden die Eingaben mit Speichern und Schließen bestätigt, wird auch dieses Anlagegut erzeugt.
Hinweis
| Wird beim Erzeugen von mehreren Anlagegütern während des Prozesses abgebrochen, so fällt der Datensatz aus der "Vorerfassung Anlagegüter" heraus und der Restbetrag fehlt in der Anlagenbuchhaltung. Sie können in diesem Fall ein Anlagegut mittels "Zugang" in Höhe des Restbetrags in der Anlagenbuchhaltung anlegen oder die zuvor bereits erstellten Anlagegüter nochmal löschen, somit fällt das gesamte vorerfasste Anlagegut wieder als "offen" in die "Vorerfassung" zurück und Sie können die Aufteilung nochmal starten. |
Erweiterung erzeugen
Mit der Funktion "Erweiterung erzeugen" können Sie zu einem bestehenden Anlagegut eine Erweiterung erfassen.
Es erscheint eine Abfrage, zu welchem Anlagegut die Erweiterung erzeugt werden soll. In der Abfrage wird schon auf das betreffende Konto gefiltert, sodass Sie nur noch die Anlagegüter dieses Kontos zur Wahl haben. Wählen Sie das gewünschte Anlagegut aus und übernehmen Sie Ihre Auswahl.
Die Erweiterung wird am Reiter "Berechnete Werte" in einer eigenen Zeile dargestellt. Im Folgejahr ist die Erweiterung nicht mehr in den "Berechneten Werten" ersichtlich, sondern im Journal des Anlageguts.
Hinweis
| Möchten Sie eine wesentliche Erweiterung und somit auch eine neue Restnutzungsdauer erfassen, so müssen Sie die Feldauswahl anpassen. Öffnen Sie hierfür im Erweiterungsfenster die Feldauswahl:  Fügen Sie für die benötigten Berechnungsarten die Felder "neue Restnutzungsdauer" hinzu:  Nun können Sie die neue Restnutzungsdauer der wesentlichen Erweiterung erfassen.  |
AHK-Minderung erzeugen
Mit der Funktion "AHK-Minderung erzeugen" kann eine Gutschrift/Anschaffungswertminderung zu einem bestehenden Anlagegut erzeugt werden.
Es erscheint eine Abfrage, zu welchem Anlagegut die Anschaffungswertminderung erzeugt werden soll.
Die erzeugte AHK-Minderung wird im Jahr der Erfassung im Reiter "Berechnete Werte" in einer eigenen Zeile dargestellt.
Zu Anlagegut zusammenfassen
Im Fenster des Anlagegutes wird die Gesamtmenge automatisch eingetragen. Falls es sich jedoch um ein Anlagegut handelt, muss die Menge angepasst werden.
Hinweis
| Wird eine Buchung in der Finanzbuchhaltung, bei der es eine Anlagenvorerfassung gab, wieder gelöscht, so wird auch das Anlagegut aus der Anlagenvorerfassung bzw. aus der Anlagenbuchhaltung wieder automatisch entfernt! Wird ein Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung gelöscht, welches zuvor in der FIBU vorerfasst wurde, so fällt dieses wieder in die "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" zurück und kann nochmal bearbeitet und neu erzeugt werden. |
Vorerfassung manuell erledigen
Sollte in der Vorerfassung ein Datensatz vorhanden sein, der bereits händisch in der ANBU erzeugt wurde, dann ist dieser in der Vorerfassung überflüssig. Er wird jedoch beim Einstieg in den Anlagenexplorer die Meldung hervorrufen, dass neue Anlagenzugänge aus der FIBU vorhanden sind. Wenn dieser Datensatz aus Dokumentationsgründen nicht gelöscht werden soll, gibt es die Möglichkeit die Funktion "manuell erledigt" zu wählen. Dieser vorerfasste Datensatz scheint dann unter "Erledigte" auf.
Ist die Funktion "Manuell erledigt" irrtümlich ausgelöst worden, dann gibt es die Möglichkeit, dies rückgängig zu machen. Wählen Sie am Reiter "Vorerfassung Anlagegut" rechts oben in der Combobox "Erledigte". Hier sind alle vorerfassten Anlagegüter, jene aus denen Anlagegüter erzeugt wurden und jene, die manuell auf erledigt gesetzt wurden. Sie erkennen den manuell erledigten Datensatz anhand der kursiven Schriftart. Markieren Sie den gewünschten Datensatz und wählen Sie die Funktion "Daten in ANBU löschen". Dieser Datensatz scheint wieder unter den offenen Vorerfassungen auf.
Ist die Funktion "Daten in ANBU löschen" nicht verfügbar, so können Sie diese über die individuelle Menügestaltung aktivieren.
Zugänge aus FIBU ansehen
In der Menüleiste "Konten" können Sie unter Extras die Funktion "Zugänge aus FIBU ansehen" auswählen, wenn Sie ein Anlagegut markiert haben.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich zu dem markierten Anlagegut die Detailbuchungen aus der FIBU ansehen (z. B. welche Anlagegüter zusammengefasst worden sind).
 | Siehe auch: |