Parameter Werkzeuge
BMD Office-Add-ins
Inhalt
Allgemeine Einstellungen
Für die Archivierung kann eine Firmennummer vorgeschlagen werden. Die Firma wird bei Neuanlage fix vorgeschlagen.
Für die Archivierung kann eine Archivnummer eingestellt werden. Das Archiv wird bei Neuanlage fix vorgeschlagen.
Für das Anlegen einer Aufgabe kann eine Kategorie vorgeschlagen werden. Diese wird bei Neuanlage der Aufgabe fix vorgeschlagen.
Word- und Excel-Dateien werden nach dem Archivieren geschlossen.
BMD Office-Add-In für Word deaktivieren. Bei Deaktivierung öffnet sich das Infofenster mit der Meldung, dass die Funktion für Add-Ins deaktiviert ist.
BMD Office-Add-In für Excel deaktivieren. Bei Deaktivierung öffnet sich das Infofenster mit der Meldung, dass die Funktion für Add-Ins deaktiviert ist.
BMD Office-Add-In für Outlook deaktivieren. Bei Deaktivierung öffnet sich das Infofenster mit der Meldung, dass die Funktion für Add-Ins deaktiviert ist.
BMD Office-Add-In für PowerPoint deaktivieren. Bei Deaktivierung öffnet sich das Infofenster mit der Meldung, dass die Funktion für Add-Ins deaktiviert ist.
Funktionen
Die Funktion "E-Mails archivieren und senden" bei Mail-Neuanlage anzeigen.
Die Funktion "Archivieren und löschen" anzeigen.
Die Funktion "Archivieren" oder "Archivieren und schließen" oder beide anzeigen.
Die Funktion "Anhang archivieren" anzeigen.
Mit diesem Parameter können Sie die Funktion zum Erstellen einer Aufgabe im BMD Office-Add-In in Outlook aktivieren.
Mit diesem Parameter können Sie die Funktion zum Erstellen eines Termins im BMD Office-Add-In in Outlook aktivieren.
Mit diesem Parameter können Sie die Funktion zum Erstellen eines Leads im BMD Office-Add-In in Outlook aktivieren.
Funktion "Rechnungskontrolle" und "papierlos buchen". Bei Mails mit PDF-Anhang wird BMD Scan zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
Über diesen Parameter können Sie eine eigene Funktion im Outlook-Add-In aktivieren, die eine unverschlüsselte Kopie einer mit Zertifikat verschlüsselten E-Mail erzeugt. Die Kopie der E-Mail wird nur dann erzeugt, wenn Sie das entsprechende Zertifikat zum Entschlüsseln der E-Mail besitzen, ansonsten kann die Verschlüsselung der E-Mail nicht entfernt und keine Kopie erstellt werden.
Hinweis
 | Diese Funktion ist ab Add-In-Version 3.3.1 verfügbar. |
In diesem Parameter können Sie definieren, welche Funktion beim Klick direkt auf die Schaltfläche "BMD Office-Add-In" standardmäßig gestartet werden soll. Sie können zwischen mehreren Funktionen wählen, zum Beispiel "Archivieren", "Archivieren und senden", "Aufgabe anlegen" etc.
Hinweis
| Diese Funktion ist ab der Add-In-Version 3.2.1 verfügbar. |
Automatische E-Mail-Archivierung
Sollen neue E-Mails automatisch im Hintergrund archiviert werden?
Standardarchiv, in welches die Mails gespeichert werden sollen. Geben Sie hier die Archivnummer ein, z. B. 1.
Archiviert alle Mails, die bei geschlossenem Outlook eingelangt sind.
Soll die Schaltfläche für das Erzeugen der Spezialregel aktiv sein.
Soll die Spezialregel in ein bestimmtes Verzeichnis gelegt werden, dann geben Sie hier das Verzeichnis ein.
Welche Firma soll für die Regeln verwendet werden? Bei fehlender/doppelter Kundenzuordnung wird diese Firma zugeordnet.
Welche Person soll für die Regeln verwendet werden? Bei fehlender/doppelter Kundenzuordnung wird diese Person zugeordnet.
Funktion noch nicht in Betrieb.
Welche Mail-Konten sollen berücksichtigt werden?
Dieser Parameter wirkt sich auf folgende Add-In-Funktionalitäten aus:
- Automatische E-Mail-Archivierung
- Add-In-Funktion: Senden und archivieren.
Sonstige Einstellungen
Nach dem Speichern eines Dokumentes und vor dem Archivieren kann eine Pause in Millisekunden definiert werden.
Bei einem Problemfall ist es sinnvoll, Programmschritte zu protokollieren.
BMD Office-Add-Ins werden automatisch in den Vorlagen verzeichnet und müssen einmal gespeichert werden. Sollen die Vorlagen automatisch gespeichert werden? Im Problemfall kann diese Funktion abgeschaltet werden.
Beim Speichern einer Excel-Tabelle können Konvertierungsmeldungen den Archivvorgang unterbrechen. Soll eine Warnung ausgegeben werden?
Mit diesem Parameter kann das SingleLogin beim Starten der NTCS ausgeschaltet werden.
Beim Archivieren von Anhängen von E-Mails wird standardmäßig der Betreff der E-Mails als Dokumentenname im DMS herangezogen. Soll anstatt des Betreffs der eigentliche Dokumentenname an NTCS übergeben werden, so kann dies mit diesem Parameter eingestellt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
0 - Mailbetreff als Archivbetreff verwenden
1 - Dateiname des Anhangs als Archivbetreff verwenden
Das DMS kann auf Wunsch die Archivierung bestätigen.
Sollen in Outlook mehrere Mails gleichzeitig selektiert und archiviert werden?
Soll der Benutzer beim Senden und beim Schließen von Mails einen Dialog zum Archivieren beantworten müssen?
Bei Adressaten, die dieser Domäne angehören, wird der Aufforderungsdialog nicht angezeigt. Es dürfen mehrere Domänen mit Strichpunkt getrennt angegeben werden (dom1; dom2; …). Dieser Parameter wirkt nicht bei der automatischen Archivierung.
Soll der Benutzer eine Liste von Mailadressen verwalten dürfen, für welche die Mails nie archiviert werden sollen? Der Aufforderungsdialog und der Beschlagwortungsdialog werden bei diesen Adressen nicht angezeigt.
Soll der Benutzer eine Liste von Mailadressen verwalten dürfen, für welche die Mails immer archiviert werden müssen? Der Aufforderungsdialog wird bei diesen Adressen übersprungen und der Beschlagwortungsdialog geöffnet.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Archivieren von verschlüsselten E-Mails über das BMD Office-Add-In in Oulook - ins BMD DMS - die Verschlüsselung entfernt werden soll oder nicht. Dafür stehen Ihnen die folgenden drei Ausprägungen zur Verfügung:
0 - Mails nicht automatisch entschlüsseln
Haben Sie diese Ausprägung gewählt, wird die E-Mail immer mit der Verschlüsselung archiviert. Diese E-Mails können im DMS dann nur von jenen Anwendern gesehen werden, die das entsprechende Zertifikat zum Entschlüsseln dieser E-Mail besitzen.
1 - Mails immer automatisch entschlüsseln
Bei dieser Einstellung wird beim Archivieren von E-Mails die Verschlüsselung automatisch entfernt. Diese E-Mails können dann von allen Benutzern im DMS gelesen werden.
2 - Vor dem Archivieren fragen, ob die Mail entschlüsselt werden soll
Wenn Sie diese Ausprägung gewählt haben, werden Sie vor dem Archivieren gefragt, ob die Verschlüsselung entfernt werden soll oder nicht. Sie erhalten gleich nach dem Klick auf eine Archivierungsfunktion im BMD Office-Add-In in Oulook eine Abfragemeldung zum Entfernen der Verschlüsselung. Diese Abfragemeldung kommt nur, wenn Sie das entsprechende Zertifikat zum Entschlüsseln der E-Mail besitzen.
Hinweis
| Das Entfernen der Verschlüsselung beim Archivieren von E-Mails funktioniert nur dann, wenn Sie das entsprechende Zertifikat zum Entschlüsseln der E-Mail besitzen. Ansonsten erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die Archivierung nicht durchgeführt werden kann, weil das entsprechende Zertifikat zum Entschlüsseln nicht gefunden werden kann. Diese Funktion ist ab Add-In-Version 3.3.1 verfügbar. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Exportieren für BMD Scan/Rechnungskontrolle die Originalmail übergeben werden soll. Diese könnte in weiterer Folge archiviert werden.
Diese Funktion ist ab Add-In-Version 3.3.19 verfügbar.
Diese Funktion ist ab Add-In-Version 3.3.19 verfügbar.
Über diesen Parameter können Sie einstellen, ob im DMS archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, zur Bearbeitung geöffnet werden können oder nicht. Sie haben dann über die Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die Möglichkeit, die bearbeitete bzw. gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS dazu zu archivieren. Vorrausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail im DMS mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist.