UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und zum ER-Workflow in der Onlinehilfe ER-Workflow.

 A_TREE1.bmp FIBU → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle → Rechnung auswählen/markieren → Kontextmenü → Freigabe

Der Aufruf kann in der Rechnungsübersicht der Eingangsrechnungskontrolle entweder über das Kontextmenü oder über die Menüfunktion "Freigabe" (STRG + F) erfolgen.
In diesem Fenster können die Rechnungen für den nächsten Verarbeitungsschritt freigeben werden.

Die freizugebenden Rechnungen können zuvor gefiltert und laut Auflistung in der Bildschirmliste mit der Ausprägung Rechnungen lt. Bildschirmliste oder einzeln markiert (auch multiselect möglich) und mit der Ausprägung "markierte Rechnungen" freigegeben werden.

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ER-Workflow
Soll die Freigabe für den nächsten Arbeitsschritt in einem bereits angelegtem Workflow erfolgen, muss dies hier aktiviert werden. Bei Aktivierung wird automatisch ein zusätzliches Feld "ER-Workflow" eingeblendet, das genauso befiltert werden muss.
Auswahl Rechnungen
Mit der Einstellung:
  • "Alle Rechnungen" werden alle freigegebenen Rechnungen verbucht.
  • "Rechnungen laut Bildschirmliste" werden alle laut Bildschirmliste angezeigten und freigegebenen Rechnungen verbucht - diese können zuvor nach individuellen Kritierien gefiltert/selektiert werden.
  • "Markierte Rechnungen" können einzelne zuvor markierte Rechnungen (multiselect möglich) verbucht werden.
Aktion
Wird mit Workflow gearbeitet stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
  • Rechnung OK: Die Rechnung ist zwar OK, aber nicht zum Buchen freigegeben. Es muss daher ein Mitarbeiter eingegeben werden, der diese Rechnung zur weiteren Bearbeitung/Freigabe bekommt.
  • Workflow abbrechen: Mit dem Befehl "Workflow abbrechen" können Sie die Eingangsrechnung vom derzeitig hinterlegten Workflow entkoppeln.
Wird ohne Workflow gearbeitet, stehen weitere Funktionen zur Verfügung - eine Listung und nähere Beschreibung finden Sie im Punkt Freigabe ohne Workflow.
NotizHier können wichtige Informationen für den nächsten Mitarbeiter für die Freigabe oder Erledigung seiner Aufgabe erfasst werden.
Mitarbeiter
Wird ohne Workflow gearbeitet, kann hier der nächste Mitarbeiter ausgewählt werden, dem die Rechnung zur Bearbeitung zugeteilt werden soll.
Mit der Funktion F4  kann in das Mitarbeitersuchfenster gewechselt werden.
Voraussetzung für die Mitarbeitersuche bzw. Mitarbeiterzuteilung an verschiedene Mitarbeiter/innen ist, dass die jeweiligen Mitarbeitenden im CRM in der Mitarbeiterverwaltung angelegt und eine User-ID zugeteilt wurde.
Die Suche kann auch auf Mitarbeiter/innen, die in der Mitarbeiterverwaltung einer anderen Firma zugeteilt sind, ausgeweitet werden, indem man im Suchfenster die Firmennummer ändert.


ER-Freigabe mit Workflow

Wird mit Verwendung eines im Programm festgelegten Workflows gearbeitet, ist im Programm eine vorgegebene Abfolge von Aktionen, bei denen Aufgaben von einem Mitarbeiter zum nächsten zur Bearbeitung weitergegeben werden, bereits fixiert. Für die Anlage, Änderung und individuelle Gestaltung eines Workflows wechseln Sie bitte in die Onlinehilfe ER-Workflow.
 
Ist das Häkchen bei "ER-Workflow" aktiviert, müssen Sie einen Workflow hinterlegen.

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ER-Freigabe ohne Workflow 

Wird ohne Verwendung eines im Programm festgelegten Workflows gearbeitet, muss das Feld "ER-Workflow" frei bleiben. Somit kann im Feld "Aktion" die jeweilige Freigabe festgelegt werden. Im Feld "Mitarbeiter" werden Sie nach einer Person gefragt, der die Rechnung zur Bearbeitung zugeteilt werden soll.
 
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Wird bei der Freigabe ohne Workflow gearbeitet, besteht die Möglichkeit, zwischen mehreren Aktionen auszuwählen:
 
Aktion
Beschreibung
Rechnung OK
Die Rechnung wird als korrekt bestätigt und freigegeben. Soll noch ein weiterer Mitarbeiter diese Rechnung zur Bearbeitung bzw. zur Freigabe bekommen, können Sie diesen im Feld "Mitarbeiter" auswählen. Wählen Sie keinen weiteren Mitarbeiter aus, wird die Genehmigung abgeschlossen und die Rechnung zum Buchen freigegeben.
Verbuchen
Mit dieser Aktion kann die Freigabe zur Verbuchung erfolgen, obwohl die Kontrolle der Eingangsrechnung noch nicht abgeschlossen ist und noch weitere Freigaben durch Mitarbeiter erfolgen müssen. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass die Rechnungen vollständig kontiert sind.
Mit dieser Aktion kann die Freigabe zur Verbuchung mit einer ZV-Sperre erfolgen obwohl die Kontrolle der Eingangsrechnung noch nicht abgeschlossen ist und noch weitere Freigaben durch Mitarbeiter erfolgen müssen. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass die Rechnungen vollständig kontiert sind.
In der Rechnungsübersicht kann zur Kontrolle die Spalte "ZV-Sperre" hinzugefügt werden.
Über eine weitere Freigabe und der Aktion "Zahlungsfreigabe" kann die Rechnung für den Zahlungsverkehr dann freigegeben werden.
Im Zahlungsvorschlag wird eine mit ZV-Sperre verbuchte Position als "nicht freigegeben" angezeigt.
Eine Änderung der Sperre im Zahlungsvorschlag wird nicht in die ER-Kontrolle zurückgeschrieben.
Wurde bei einer ER bereits eine ZV-Sperre beim Erfassen hinterlegt, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. War das nicht der Fall, hat die Aktion "Verbuchen ohne ZV-Sperre" dieselbe Auswirkung wie "Verbuchen".
Rechnung ablehnen
Die ER wird abgelehnt und ist unter der Rubrik "Abgelehnte" ersichtlich.
Zahlungsfreigabe
Die Aktion steht nur dann zur Auswahl, wenn die Rechnung zuvor bereits mit der Aktion "ZV-Sperre" freigegeben wurde.
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