Bilanzsummendifferenz und andere Fehler in der Auswertung
Bilanzsummendifferenz
Eine Bilanzsummendifferenz (Bilanzdifferenz) wird im Grunde dadurch ausgelöst, dass Aktiva und Passiva nicht denselben Wert aufweisen.
Wenn eine Bilanzsummendifferenz (Bilanzdifferenz) auftritt, so wird diese in der Bilanz als eigene Zeile in roter Schrift am Ende der Passiva angezeigt:
Eine Bilanzsummendifferenz (Bilanzdifferenz) kann folgende Ursachen haben:
- Ergebnisbuchung (Gewinnbuchung bzw. Verlustbuchung) fehlt oder ist nicht aktuell
- Konto ist nicht gegliedert oder ausgegliedert
- Kontogruppe ist nicht gegliedert oder ausgegliedert
- falsche Kontoart
- auswertungsbezogene Umbuchungen
- Kontroll- und/oder Abstimmsummendifferenzen bei importierten Salden
- Bilanz wurde mit Buchungsvariante aufbereitet
- RLG-Referenzkonten falsch hinterlegt
- fehlendes Konto mit Saldo im Vorjahr
- Konsolidierung
Die möglichen Ursachen werden nun detailliert beschrieben.
Ergebnisbuchung (Gewinnbuchung bzw. Verlustbuchung)
Der Jahresgewinn bzw. -verlust muss in den Passiva gebucht werden.
Buchungssatz Gewinn:
9890 Gewinn aktuelles Jahr (ausgegliedertes Gegenkonto) / 9370 Jahresgewinn
Buchungssatz Verlust:
9371 Jahresverlust / 9890 Verlust aktuelles Jahr (ausgegliedertes Gegenkonto
Wenn die Gewinn- bzw. Verlustbuchung nicht gemacht wurde oder nicht aktuell ist, kann es zu einer Bilanzsummendifferenz kommen.
Mit einem Doppelklick auf die Zeile "Bilanzsummendifferenz" wird direkt die automatische Gewinn- bzw. Verlustbuchung geöffnet und kann sofort durchgeführt werden.
Bei monatlichen Auswertungen muss die Gewinn- bzw. Verlustbuchung manuell gemacht werden, da die automatische Buchung immer am Jahresende eingebucht wird.
Konto nicht gegliedert oder ausgegliedert
Eine Gleichheit der Aktiva und Passiva kann nur erreicht werden, wenn alle Konten gegliedert sind. Oft ist der Grund für eine Bilanzsummendifferenz, dass einzelne Konten nicht gegliedert wurden oder gar ausgegliedert sind.
Um das zu kontrollieren, steigen Sie in die Gliederung ein. Hier gibt es links unter der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung die zwei Punkte "Ausgegliedert" und "Nicht zugeordnet".
Kontrollieren Sie bitte, ob die Konten, die Sie hier finden eventuell unter eine Überschrift verschoben werden müssen. Das können Sie ganz einfach mittels Drag & Drop erreichen.
Das Gegenkonto für die Gewinnverbuchung bzw. die Verlustverbuchung dient nur als technisches Gegenkonto und muss ausgegliedert sein.
Anschließend können Sie die Auswertung noch einmal aufbereiten und die Bilanzsummendifferenz sollte, wenn schon nicht verschwunden, zumindest kleiner geworden sein.
Kontogruppe nicht gegliedert oder ausgegliedert
Während Standardkontogruppen immer richtig zugeordnet sind, muss bei individuell angelegten Kontogruppen oft noch definiert werden, unter welche Überschrift diese gehören. Um das zu kontrollieren, steigen Sie bitte in die Gliederung ein. Wie bei den Konten sind auch hier die beiden Punkte "Ausgegliedert" und "Nicht zugeordnet" relevant.
Kontrollieren Sie bitte, ob die Kontogruppen, die Sie hier finden, unter eine Überschrift verschoben werden müssen. Das kann ganz einfach mittels Drag & Drop gemacht werden. Da es sich hierbei um die Zuordnung zu den Überschriften der Auswertung handelt, muss das bei allen gewünschten Auswertungen einzeln gemacht werden.
Falsche Kontoart
Sollte ein Bestandskonto als Erfolgskonto definiert worden sein (oder umgekehrt), kann die Auswertung nicht stimmen. Bitte kontrollieren Sie die Kontoart am Kontostamm.
Auswertungsbezogene Umbuchungen
Auswertungsbezogene Umbuchungen können eine Bilanzsummendifferenz auslösen. Bitte kontrollieren Sie die auswertungsbezogenen Umbuchungen, die Sie durchgeführt haben.
Details dazu finden Sie unter Auswertungsbezogene Umbuchungen.
Kontroll- und/oder Abstimmsummendifferenzen bei importierten Salden
Wenn Salden mittels CSV importiert werden, muss besonders darauf geachtet werden, dass die Salden vollständig sind. Es ist wichtig, dass die Grundsätze der doppelten Buchhaltung eingehalten werden, also Aktiva und Passiva sowie Soll und Haben in Summe null ergeben. Bei einem Import wird das nicht kontrolliert, es könnten also zum Beispiel Konten fehlen. Das wiederum wird eine Bilanzsummendifferenz auslösen.
Kontrollieren können Sie das, wenn Sie im Paket BIL → Stammdaten → Konten aufrufen. Unter Funktionen finden Sie "Kontrollsummen" und "Abstimmsummen".
Wenn Sie herausgefunden haben, woher die Differenz kommt, können Sie entweder die CSV-Datei anpassen und erneut importieren, oder die fehlenden Salden manuell einbuchen.
Buchungsvariante
Beim Aufbereiten der Bilanz kann eine Buchungsvariante ausgewählt werden.
Das schränkt aber die für die Bilanz verwendeten Buchungen ein und kann dadurch eine Bilanzsummendifferenz auslösen.
RLG-Referenzkonten falsch hinterlegt
RLG-Referenzkonten braucht man, um beispielsweise von 4-stelligen auf 5-stellige Konten umzustellen. Dazu hinterlegt man am Kontenstamm im Feld 121 "RLG-Referenzkonto" das entsprechende Konto. Das sorgt dafür, dass die Konten des Vorjahres nicht umgestellt werden müssen, sondern im aktuellen Jahr die richtigen Vorjahressalden dazu geschrieben werden können.
Beispiel
 | Die Konten werden von 4-stelligen auf 5-stellige umgestellt. Das Konto 300 Betriebs- und Geschäftsgebäude im Vorjahr wird zum Konto 3000 Betriebs- und Geschäftsgebäude im aktuellen Jahr. Im Vorjahr wird am Konto 300 im Feld "RLG-Referenzkonto" das Konto hinterlegt, das es im Folgejahr sein wird. In diesem Beispiel: "3000" Im aktuellen Jahr wird am Konto 3000 im Feld "RLG-Referenzkonto" das Konto hinterlegt, das es im Vorjahr war – allerdings mit Minus davor. In diesem Beispiel wäre das "-300". |
Wenn diese RLG-Referenzkonten falsch hinterlegt sind, kann es zu Problemen in der Vorjahresspalte der Auswertung kommen, weil die Salden des Vorjahres nicht richtig gefunden werden können.
Sie können im Fenster "Konten" unter Funktionen "Referenzkonten überprüfen" ausführen. Dann erhalten Sie eine Logdatei, in der aufgelistet wird, wo es Probleme mit der Hinterlegung gibt. Korrigieren Sie diese Daten, dann passt die Bilanz wieder und die Bilanzsummendifferenz ist weg.
Konten fehlen
Bei einer Auswertung zieht immer die Gliederung des aktuellen Jahres. Wenn es also Konten gibt, die im Vorjahr einen Saldo haben, aber im aktuellen Jahr nicht existieren, dann kann dieser Saldo nicht auftauchen. Es kommt dadurch zu einer Bilanzsummendifferenz im Vorjahr.
Am besten kontrollieren Sie dann, welche Konten fehlen. Das ist relativ einfach zu erreichen, indem Sie einfach die Auswertung des Vorjahres mit der Vorjahresspalte in der Auswertung des aktuellen Jahres vergleichen. Wenn Sie diese Konten dann im aktuellen Jahr anlegen beziehungsweise vom Vorjahr kopieren und danach die Auswertung neu aufbereiten, ist die Differenz wieder weg.
Konsolidierung
Wenn es sich um eine Bilanzkonsolidierung handelt, kommen die Fehler meist daher, dass die Bilanzen in den Einzelfirmen nicht identisch sind.
Überprüfen Sie, ob die Kontenzuordnung identisch ist, ob die Kontenarten zusammenpassen oder die Ersatzkonten gleich erstellt worden sind. Außerdem können Sie noch einmal die Einzelabschlüsse aufbereiten, da das auch bereits einige Fehler beheben könnte.
Mehr Informationen über die Konsolidierung finden Sie unter Bilanzkonsolidierung: Vom Einzelabschluss zum Konzernabschluss.
Andere Fehler in der Auswertung
Gewinn falsch gegliedert oder gebucht
Gibt es beim Jahresüberschuss in der GuV ein Rufzeichen, dann gibt es ein Problem mit dem Gewinn in der Bilanz im Verhältnis zur GuV. Befinden Sie sich auf der Überschrift, ist die Information zu sehen, in welchem Jahr diese Differenz auftritt:
Grundsätzlich ist der Grund, dass der Jahresüberschuss in der GuV nicht dem Jahresgewinn in der Bilanz entspricht. Das kann 3 Gründe haben:
- Der Gewinn oder Verlust wurde nicht (vollständig) verbucht. Die Lösung dazu besteht darin, den Gewinn oder Verlust zu verbuchen.
- Das Konto Gewinnvortrag oder Verlustvortrag ist nicht in die Kontogruppe "Gewinn-/Verlustvortrag" gegliedert, sondern direkt unter "Jahresgewinn/-verlust". Um dieses Problem zu lösen, gliedern Sie das Konto entsprechend um.
- Der Jahresgewinn bzw. -verlust ist mit dem Gewinn- bzw. Verlustvortrag auf einem gemeinsamen Konto gebucht. In diesem Fall buchen Sie dies bitte auf zwei Konten und gliedern Sie diese entsprechend.
Nach dem erneuten Aufbereiten ist das Rufzeichen nicht mehr vorhanden.
Überschrift für Rechtsform nicht zulässig
Manche Überschriften werden mit weißem Rufzeichen auf rotem Kreis markiert, weil sie nicht zur Rechtsform passen, die in den Firmenstammdaten hinterlegt ist. Auch diese Information erhalten Sie, wenn Sie sich auf das Rufzeichen stellen:
Um diesen Fehler zu bereinigen, kontrollieren Sie die Firmenstammdaten des jeweiligen Jahres. Das Feld 43 "Rechtsform" ist dafür relevant. Entweder ist hier eine falsche Rechtsform eingetragen. Dann ändern Sie das hier. Oder Sie haben ein Konto falsch gegliedert. In diesem Fall verschieben Sie das Konto einfach an die richtige Stelle.
Spiegelwerte
Wenn Konten, die in einem Spiegel stehen, rot hervorgehoben sind und ein Rufzeichen aufweisen, gibt es normalerweise einen Fehler in den Spiegelwerten. Wenn Sie sich auf diese Zeile stellen, erhalten Sie die Information, wo das Problem besteht:
Wenn Sie mit einem Doppelklick auf ein solches Konto klicken, dann wird der Spiegel geöffnet und Sie können die Werte bearbeiten.
Detaillierte Informationen zu Spiegel entnehmen Sie bitte der Dokumentation Spiegel in der Bilanz.
Saldo ungleich null
Wenn man eine Überschrift "ACHTUNG: EB, unklare Buchungsfälle <> 0!" in den Passiva sieht, dann gibt es Konten mit einem Saldo, die normalerweise keinen Saldo haben sollten. Darunter fallen das EB-Konto, das Hilfskonto für Saldenübernahme oder ein technisches Gegenkonto.
Falls der Saldo auf diesem Konto so bestehen bleiben soll, dann ist das Konto vermutlich falsch gegliedert und soll ein Teil der Bilanz sein. In dem Fall gliedern Sie das Konto entsprechend um.
Falls der Saldo hier falsch ist, buchen Sie ihn bitte um.
