Aufbereitung von diversen Auswertungen
Auswertungsarten
Je nach Rechtsform sowie Gewinnermittlungsart sind unterschiedliche Auswertungen notwendig. Die NTCS stellt daher eine Vielzahl von unterschiedlichen Auswertungsarten zur Verfügung.
Vorschlag Auswertungsarten in den Projektvorlagen
Beispiel
 | In der Projektvorlage 120 "BMD Abschluss-Navigator" finden Sie in der Checkliste "6. Jahresabschluss" standardmäßig folgende Auswertungen:
 |
Neue/zusätzliche Auswertungsarten aufbereiten
Möchten Sie zusätzliche Auswertungen aufbereiten bzw. werden andere Auswertungen benötigt, gibt es hierfür zwei Möglichkeiten:
Beispiel
| Für die Jahresabschlusserstellung wird eine Eröffnungsbilanz (EB-Bilanz) benötigt. |
- Möglichkeit 1: Hinzufügen einer weiteren Auswertung in der Auswertungsübersicht
Wechseln Sie hierfür zu
BIL → Bilanz und Berichte → Auswertungsübersicht
Fügen Sie eine neue Auswertung durch Klick auf das Plus-Symbol in der Menüleiste hinzu.
Wählen Sie das Gliederungsschema "311 Eröffnungsbilanz" auf der linken Seite aus und bestätigen Sie mit "Übernehmen".
Danach erscheint das Fenster zum Aufbereiten der Auswertung. Hier können beliebige Einstellungen getroffen werden (siehe Einstellungsmöglichkeiten bei der Aufbereitung von Auswertungen). Mit Klick auf "Ok" wird Ihre EB-Bilanz aufbereitet.
Hinweis
Die Eröffnungsbilanz berücksichtigt sämtliche Buchungen, welche mit dem Belegsymbol "EB" gebucht wurden.
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten in der Auswertungsübersicht finden Sie unter Auswertungsübersicht. - Möglichkeit 2: Anlegen einer neuen Tätigkeit in der Projektvorlage
Öffnen Sie hierfür Ihr gewünschtes Projekt, wo Sie die Eröffnungsbilanz aufbereiten möchten, und wählen Sie in der Menüleiste unter "Extras" die Funktion "Checkliste bearbeiten".
Stellen Sie sich nun auf die gewünschte Position, wo die neue Tätigkeit eingefügt werden soll, machen Sie einen Rechtsklick und wählen Funktionen → Neu → Tätigkeit.
Als neue Tätigkeit wählen Sie die Funktion "Auswertung aufbereiten" und bestätigen mit "Übernehmen".
Danach öffnet sich ein Fenster für die notwendigen Einstellungen der neuen Tätigkeit:Bezeichnung Tragen Sie hier ein, wie die neue Tätigkeit heißen soll, z. B. "Aufbereitung EB-Bilanz". Auswertung Wählen Sie hier bitte Eröffnungsbilanz. GliederungsschemaWählen Sie in diesem Feld das Schema "311 Eröffnungsbilanz" aus.AufbereitenDefinieren Sie hier, wie das Aufbereiten beim Starten der Tätigkeit durchgeführt werden soll, z. B. mit einer Abfrage.SpeichernHier können Sie wählen, ob die Auswertung nach der Aufbereitung gespeichert werden soll.DanachIn diesem Feld steuern Sie, was nach der Aufbereitung passieren soll.
Durch Klick auf "Übernehmen" wird Ihre neue Tätigkeit gespeichert und in Ihrer Projektvorlage bzw. Checkliste grün dargestellt.
Beenden Sie abschließend wieder den Bearbeitungsmodus durch Klick in der Menüleiste unter "Extras" auf die Funktion "Checkliste bearbeiten".
Hinweis
| Sie können neue Tätigkeiten bzw. Auswertungen natürlich auch in den Standardprojektvorlagen hinzufügen, damit diese bei allen Firmen zur Verfügung stehen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Checklisten für Bilanzierung anpassen. |
Einstellungsmöglichkeiten bei der Aufbereitung von Auswertungen
Je nach Auswertung stehen Ihnen beim Aufbereiten diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Beispiel
| Aufbereitung Auswertung "301 Bilanz und GuV gemäß UGB": |
Am Reiter "Einstellungen" gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:
| Anzahl der Vorjahre | Je nach Auswertung können bis zu 4 Vorjahre aufbereitet werden. |
| Jahressalden | Ist dieses Häkchen gesetzt, werden alle Buchungsperioden inkl. Bilanzbuchungen aufbereitet. |
Ganzes Vorjahr | Falls nicht das gesamte Wirtschaftsjahr aufbereitet werden soll, kann hier gewählt werden, ob in der Vorjahresspalte das gesamte Vorjahr angezeigt werden soll, oder der gleiche Zeitraum wie im laufenden Jahr. |
Von/Bis Buchungsperiode | Diese Felder werden aktiv, wenn Sie das Häkchen im Feld "Jahressalden" entfernen. Für die Erstellung eines Zwischenabschlusses wählen Sie hier die gewünschten Perioden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Zwischenabschlüsse aufbereiten. |
Bilanzbuchungen mitrechnen | Bereiten Sie einen Zwischenabschluss auf, so kann hiermit entschieden werden, ob die Bilanzbuchungen (Buchungen aus 13. Periode) mitberücksichtigt werden sollen. |
Fristigkeiten darstellen | Beim Aufbereiten von unterjährigen Bilanzen kann ausgewählt werden, ob die Fristigkeiten (Forderungen, Verbindlichkeiten) dargestellt werden sollen. |
Aktuelle Periode darstellen | Mit dieser Einstellung können Sie bei einem Zwischenabschluss die aktuelle Periode als eigene Spalte darstellen. |
Als 12-Perioden-Auswertung | Diese Einstellung bewirkt, dass die einzelnen Perioden als eigene Spalten dargestellt werden. |
Echte Periodenumsätze | Diese Einstellung ist nur in Verbindung mit "Als 12-Perioden-Auswertung" möglich. Hierbei werden in den einzelnen Perioden wirklich nur die tatsächlichen Periodenumsätze dargestellt (nicht kumuliert). |
Bilanzbuchungen in eigener Spalte | Diese Einstellung ist nur in Verbindung mit "Bilanzbuchungen mitrechnen" und "Als 12-Perioden-Auswertung" möglich. Dabei werden die Bilanzumbuchungen in einer eigenen Spalte dargestellt. |
Wechseln Sie zum Reiter Erweitert, finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:
| FIBUs | Bei einer Auswertungskonsolidierung bzw. Bilanzkonsolidierung können hier die FIBUs ausgewählt werden, die konsolidiert werden sollen. |
| Detailspalten zeigen | Mit dieser Einstellung werden bei einer Konsolidierung zusätzlich zur Summenspalte die einzelnen FIBUs als eigene Spalten dargestellt. |
Unterkonten kumulieren | Mit dieser Einstellung können Unterkonten in der Auswertung zum Hauptkonto entweder kumuliert oder detailliert dargestellt werden. Die Hinterlegung des Hauptkontos erfolgt in den Kontenstammdaten im Feld 187. Weiters kann in den Kontostammdaten bereits eingestellt werden, ob die Darstellung in der Bilanz oder BWA kumuliert sein soll.  Achtung!
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Konten mit Saldo 0 | Wird dieser Punkt auf "Ja" gestellt, so werden bei der Auswertung auch jene Konten mitaufbereitet und mitgedruckt, die Saldo 0,-- aufweisen. | ||
Mit Überleitungsbuchungen | In den NTCS Umbuchungen können Umbuchungen als "Überleitungsbuchung" (z. B. für Konsolidierung, Überleitung auf US-GAAP etc.) definiert werden. Mit dieser Einstellung entscheiden Sie, ob diese Umbuchungen mitberücksichtigt werden sollen. Siehe dazu auch Auswertungsbezogene Umbuchungen. | ||
Angaben unter der Bilanz darstellen | Speziell für Kleinstkapitalgesellschaften, welche keinen Anhang erstellen. Wird dieses Feld markiert, werden die verkürzten Anhangsangaben aus den "Angaben gemäß § 237 Abs. 1 Z 2 und 3 UGB" unter der Bilanz gedruckt. Die Erfassung der Angaben muss zuvor im Zuge der Bilanzierung vorgenommen worden sein. | ||
Größenklasse ignorieren | Bei "Ja" soll eine kleine Gesellschaft wie eine große aufbereitet werden (z. B. Details bei sonst. Aufwendungen, Personalaufwand). | ||
Rechtsform ignorieren | Bei "Ja" sollen die rechtsformspezifischen Einschränkungen keine Fehler anzeigen. (für Sonderbilanzen) | ||
Buchungsvariante | Wurde in der NTCS Fibu mit Buchungsvarianten gebucht, so besteht hier die Möglichkeit auszuwählen, welche Buchungsvarianten bei der Aufbereitung berücksichtigt werden sollen. Siehe dazu auch Buchungsvarianten / -arten. | ||
Fremdsprachen | Aufbereitung der Auswertung mit Fremdsprachen (z. B. für englische Bilanz). Nähere Informationen finden Sie unter Bilanz in Fremdsprache. |
Sperre der Aufbereitung von Auswertungen
Grundsätzlich kann jede Auswertung in der Auswertungsübersicht ( BIL → Bilanz und Berichte → Auswertungsübersicht) über die Funktion "Neu aufbereiten" beliebig oft neu aufbereitet werden.
BIL → Bilanz und Berichte → Auswertungsübersicht) über die Funktion "Neu aufbereiten" beliebig oft neu aufbereitet werden.Es kann allerdings sein, dass die Funktion "Neu aufbereiten" nicht ausgewählt werden kann bzw. als inaktiv/hellgrau dargestellt wird:
Dies ist dann der Fall, wenn der Jahresabschluss zur betreffenden Firma bzw. Fibu bereits gesperrt ist bzw. als abgeschlossen markiert worden ist.
Am schnellsten können Sie dies in den FIBU-Stammdaten kontrollieren. Wechseln Sie hierfür zu FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten.
FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten.Wählen Sie im linken Fensterbereich die betreffende Firma aus und im rechten Fensterbereich öffnen Sie die betreffende Fibu mit "F6 Bearbeiten". Kontrollieren Sie im Anschluss, ob im Feld "Jahresabschluss gesperrt" ein Häkchen gesetzt ist:
Weitere Informationen finden Sie unter Projekt sperren und entsperren.Parameter
Für die Aufbereitung von Bilanzauswertungen gibt es zwei Parameter, welche allgemein oder firmenbezogen hinterlegt werden können.
Wechseln Sie dazu zu BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter.
BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter.
Unter dem Punkt "7 Auswertungen" gibt es folgende zwei Einstellungsmöglichkeiten:
- Abfrage vor automatischer Aufbereitung
- Bilanzumbuchungen bei 5.5-FIBUs
| Abfrage vor automatischer Aufbereitung | Nach Stammdatenänderungen nimmt das Programm eine automatische Neuberechnung der Bilanzauswertungen vor. Dieser Parameter steuert, ob vorher eine Abfrage erfolgen soll, mit der die Aufbereitung verhindert werden kann. |
| Bilanzumbuchungen bei 5.5-FIBUs | Sollen bei der Erstellung von unterjährigen Bilanzauswertungen für in 5.5 gebuchte Fibus die Bilanzumbuchungen aus der Periode 13 in die letzte aufbereitete Periode addiert werden? Stellen Sie diesen Schalter auf "Ja", wenn Sie z. B. die Abschreibung in 5.5 in Periode 13 verbuchen und diese bei der Aufbereitung von z. B. Periode 1 bis 6 plus Bilanzumbuchungen in NTCS mitrechnen möchten. Wenn Sie diesen Parameter auf "Nein" stellen, werden die Bilanzumbuchungen aus 5.5 nur mitgerechnet, wenn Sie von 1 bis 12 plus Bilanzumbuchungen oder mit Ganzjahressalden aufbereiten. Mit "Nein" wird das Verhalten der Bilanzauswertungen an jenes der NTCS FIBU angepasst. |
Prüfungen 
In Deutschland sind für folgende Schemanummern Einschränkungen definiert:
Beim Aufbereiten bzw. beim Erstellen der Auswertung kommt ein Hinweis, wenn eine der Einschränkungen nicht erfüllt wird.
Die Art der Einschränkung, die nicht erfüllt wird, wird im Hinweistext angeführt.
Zusätzlich kommt ein Hinweis, wenn eine Auswertung verwendet wird, auf der ein Land ungleich dem Land in den Firmenstammdaten hinterlegt ist:
"Sie verwenden eine Auswertung, die für das im Firmenstamm hinterlegte Land nicht vorgesehen ist.".
Es gibt eine Prüfung, die nach Übergabe von Firma, Fibu und SchemaNr die Gewinnermittlungsart, die Bilanzierungsart und das Land ausliest und es wird beim Aufbereiten der Auswertung ein Fehlertext als Hinweis ausgegeben.
