Allgemein in der Ausdrucksgestaltung, wo zentrale Formatierungs- und Getaltungsvorgaben definiert werden, und
teilweise direkt in den Drucklisten, um dort individuelle Anpassungen für bestimmte Ausdrucke vorzunehmen.

Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen und Eintellungsmöglichkeiten zu diesen beiden Varianten erläutert.

1. Allgemeine Einstellungen in der Ausdrucksgestaltung

Der Punkt Ausdrucksgestaltung befindet sich im Paket BIL → Bilanzierung und Steuern → Stammdaten .

Auf der linken Seite stellen Sie sich auf das "Inhaltsverzeichnis" und nehmen auf der rechten Seite die Eingaben bei den einzelnen Feldern vor. Durchgeführte Einstellungen in der Ausdrucksgestaltungen gelten allgemein für alle Kunden und wirken sich auf die Darstellungen des Inhaltsverzeichnisses bei allen aus.

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1.1. Überschrift

Im Eingabefeld "Überschrift" kann eine individuelle Überschrift für das Inhaltsverzeichnis definiert werden, die beim Ausdruck verwendet wird. Über das F8-Symbol

auf der linken Seite neben dem Feld, können bei Bedarf Übersetzungen für fremdsprachige Auswertungen hinterlegt werden.

Mit dem Symbol Plus "+" legen Sie sich einen neuen Datensatz an. Dadurch können Sie zusätzliche Sprachversionen für bestimmte Texte anlegen.

Im Feld Sprachnr. wählen Sie zunächst die gewünschte Sprache aus und geben dann im Feld Übersetzungstext den gewünschten fremdsprachigen Text ein.

Wird anschließend ein Ausdruck in dieser Fremsprache erstellt, so wird automatisch der hier hinterlegte Übersetzungstext gedruckt.

1.2. Seitentitel und Überschrift

Bei dieser Position kann festgelegt werden, ob bei Berichten nur die Seitentitel im Inhaltsverzeichnis gedruckt werden sollen oder auch die Überschriften.

Nur Seitentitel drucken: Es werden lediglich die Haupttitel der einzelnen Berichte im Inhaltsverzeichnis angeführt. Diese Einstellung sorgt für eine kompakte Darstellung.
Seitentitel und Überschriften drucken: Zusätzlich zu den Haupttiteln werden auch die Unterüberschriften aus dem Bericht mit angeführt. Dies ermöglicht eine detailliertere Gliederung und bietet dem Leser eine bessere Orientierung innerhalb des Dokumentes.

Beispiel:

Wie detailliert die Überschriften der einzelen Berichte im Inhaltsverzeichnis dargestellt werden sollen, wird in der Druckliste festgelegt.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Stellen Sie sich in der Druckliste auf den gewünschten Bericht.
Wählen Sie mit rechter Maustaste "Drucker und Inhaltsverzeichnis".
Geben Sie im Feld "Max. Überschriftenebene" an, bis zu welcher Ebene die Überschriften im Ausdruck angezeigt werden sollen.

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1.3. Von-/Bis-Seitennummern

Hier können Sie festlegen, dass anstelle der Seitennummer, die "Von-/Bis-Seitennummern" gedruckt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Bericht über mehrere Seiten geht. In diesem Fall, wird dann die Start- und Endseitennummer gedruckt. Besteht der Bericht nur aus einer Seite, wird wie gewohnt nur diese Seite gedruckt.

Beispiel:

1.4. Position Überschrift

In diesem Feld wird die Position der Überschrift auf der Seite festgelegt. Dazu geben Sie den gewünschten Abstand von oberen Seitenrand in Millimertn (mm) ein. Der eingegebene Wert bestimmt, wie weit die Üerschrift vom oberen Rand der Seite nach unten verschoben wird.

1.5. Position 1. Eintrag

Hier kann die Position eingegeben werden, wo der 1. Eintrag beginnt. Die Eingabe entspricht dem Abstand vom oberen Seitenrand in Millimetern (mm).

1.6. Schriftart Überschrift

Mithilfe der F4-Funktion

kann die gewünschte Schriftart für den Textbereich ausgewählt werden. Nach dem Aufruf der Funktion öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie die Schriftart, die Schriftgröße, die Farbe sowie weitere Effekte für die Überschrift definieren können.

1.7. Schriftart Einträge

Mithilfe der F4-Funktion

kann die gewünschte Schriftart ausgewählt werden (Einstellmöglichkeiten wie bei Punkt "Schriftart Überschrift").

1.8. Schriftart Seitennummer

Mithilfe der F4-Funktion

kann die gewünschte Schriftart ausgewählt werden (Einstellmöglichkeiten wie bei Punkt "Schriftart Überschrift").

1.9. Abstand zwischen den Einträgen

In diesem Feld kann festgelegt werden, wie groß der Abstand zwischen den einzelnen Einträgen angezeigt oder gedruckt werden soll. Der angegebene Wert bestimmt also, wie viel Platz vertikal zwischen zwei aufeinanderfolgenden Einträgen bleibt. Durch das Anpassen dieses Abstands kann die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit der Darstellung gezielt beeinflusst werden.

1.10. Einrückung der Einträge

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie weit die Einträge vom linken Rand entfernt sein sollen. Der Abstand wird in Millimetern (mm) angegeben.

Standardmäßig ist eine Einrückung von 10 mm eingestellt - das bedeutet, dass jeder Eintrag 10 Millimeter (mm) vom linken Rand beginnt.

Sie können diesen Wert erhöhen, wenn Sie mehr Platz oder eine klarere Struktur wünschen, oder verringern, wenn Sie den Text näher am Rand platzieren möchten.

1.11. Einträge nummerieren

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob und in welcher Form die Einträge im Inhaltsverzeichnis nummeriert werden sollen. Diese Nummerierung ermöglicht eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Dokumentihnhalte und erleichtert das Auffinden einzelner Kapitel oder Unterabschnitte.

Zur Auswahl stehen dabei folgede Nummerierungsarten:

Nicht nummeriert
Arabisch
Großbuchstaben
Kleinbuchstaben
Römisch groß
Römisch klein

1.12. Überschrift Beilagen

In diesem Feld wird der Text bzw. die Überschrift eingetragen, die im Ihnhaltsverzeichnis vor den Beilagen erscheinen soll.

Dieser Eintrag dient dazu, den Beginn des Beilagenteils zu kennzeichnen und das Inhaltsverzeichnis übersichtlicher zu gestalten.

Über das F8-Symbol, links neben dem Feld, können zusätzlich Übersetzungen dieses Textes hinterlegt werden, sodass der Ausdruck des Inhaltsverzeichnisses auch in mehrsprachigen Dokumenten korrekt dargestellt wird.

Hinweis

Damit ein Eintrag im Inhaltsverzeichnis "als Beilage" angeführt wird, muss dieser in der Druckliste als Beilage definiert werden.

Dazu markieren Sie die gewünschte Position, wählen mit rechter Maustaste "Drucker und Inhaltsverzeichnis" und setzen das Hakerl bei "als Beilage".

1.13. Überschrift Beilagennummerierung

Eingetragen wird hier der Text (die Überschrift), die über der Beilagennummerierung im Inhaltsverzeichnis gedruckt werden soll. Mit dem F8-Symbol

können wieder Übersetzungen für fremdsprachige Ausdrucke hinterlegt werden.

1.14. Ausrichtung Überschrift Beilagen

Bei dieser Position kann die Ausrichtung der Beilagen-Überschrift festgelegt werden. Folgende Alternativen stehen zur Auswahl:

Linksbündig
Zentriert
Rechtsbündig

1.15. Abstand vor Beilagen-Überschrift

Hier kann individuell definiert werden, wie groß der vertikale Abstand vor der Beilagen-Überschrift im Inhaltsverzeichnis oder im Ausdruck sein soll.

Der angegebene Wert bestimmt, wie viel Platz oberhalb der Überschrift eingefügt wird, bevor die Bezeichnung "Beilagen" bzw. der entsprechende Titel erscheint.

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1.16. Schriftart Überschrift Beilagen

Die gewünschte Schriftart kann mithilfe des F4-Symbols

ausgewählt werden. Nachdem Anklicken bzw. Bestätigen der Funktionstaste öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die Schriftart, Schriftgröße, die Farbe und die Effekte definiert werden können.

1.17. Nummerierung Beilagen am Beginn

Sollen die Beilagen am Beginn nummeriert werden, so kann dies hier definiert werden.

Zur Auswahl stehen folgende Alternativen:

Nicht nummeriert
Arabisch
Großbuchstaben
Kleinbuchstaben
Römisch groß
Römisch klein

1.18. Nummerierung Beilagen am Ende

Sollen die Beilagen am Ende nummeriert werden, so kann dies hier definiert werden.

Zur Auswahl stehen folgende Alternativen:

Nicht nummeriert
Arabisch
Großbuchstaben
Kleinbuchstaben
Römisch groß
Römisch klein

Beispiel:

1.19. Seitennummern bei Beilagen

Soll bei den Beilagen die Seitennummerierung fortgeführt werden, ist diese Einstellung notwendig. Sollte zusätzlich die Nummerierung der Beilagen am Anfang bzw. Ende definiert sein wie in der Überschrift "Nummerierung Beilagen am Ende" bereits erklärt (z. B. Römisch groß), so wird diese links vor der Beilagenüberschrift angezeigt wie bei diesem Beispiel zu sehen ist:

1.20. Seiteneinstellungen

In den Feldern Kopf- und Fußbereich können bei Bedarf Kopf- und Fußzeilen hinterlegt werden. Die Neuanlage einer Kopf- oder Fußzeile erfolgt mit dem F8-Symbol

, die Auswahl einer bereits existierenden erfolgt mithilfe des F4-Symbols

. Weitere Informationen zum Thema Anlage und Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen finden Sie in der Doku Deckblatt.

Die Einstellungen für den Rand oben, unten, links und rechts erfolgen in Millimeter (mm).

Im Feld "Rahmen" kann eingestellt werden, ob ein Rahmen um das Inhaltsverzeichnis gedruckt werden soll.

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2. Einstellungen in der Druckliste

2.1. Allgemeines

In der Druckliste können Sie verschiedene Einstellungen für das Inhaltsverzeichnis vornehmen. Diese Einstellungen gelten jeweils für einen bestimmten Bericht, eine Auswertung oder ein anderes Dokument.

Wenn Sie in der Druckliste den gewünschten Punkt markieren, können Sie mit Rechtsklick das Menü "Drucker und Inhaltsverzeichnis" aufrufen.

Alternativ finden Sie diese Funktion auch in der Meüleiste - dort können ebenfalls die Einstellungen für "Drucker und Inhaltsverzeichnis" öffnen und anpassen.

Dieses Fenster unterteilt sich in Einstellungen für den Drucker bzw. Einstellungen für die Inhaltsverzeichnis-Einträge.

Anschließend werden die Einstellungen für die Einträge detaillierter beschrieben.

2.2. Eintrag erzeugen

Bei diesem Punkt wird definiert, ob das ausgewählte Element (Auswertung, Bericht, etc.) im Inhaltsverzeichnis angeführt werden soll.

Wenn die Option aktiviert ist, wird das Element automatisch mit seinem Titel in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen.

Ist die Option deaktiviert, bleibt das Element zwar Bestandteil des Dokuments, wird jedoch nicht im Inhaltsverzeichnis angeführt.

2.3. Bezeichnung

In diesem Feld kann eine abweichende Bezeichnung für das Element (Auswertung, Bericht, etc.) festgelegt werden, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt wrid.

Dadurch ist es möglich, dem Dokument im Inhaltsverzeichnis einen anderen Namen zu geben als dem tatsächlichen Dateinamen oder der interenen Bezeichnungen.

Dies ist beispielsweise bei externen Dokumenten, Platzhaltern oder Ausdrucken aus BMD 5.5 äußert nutzlich bzw. notwendig.

Für Ausdrucke aus NTCS wie Berichte oder Auswertungen ist es ebenfalls möglich eine abweichende Bezeichnung zu definieren. Diese wirkt sich nicht nur auf den Eintrag im Inhaltsverzeichnis aus, sondern auch auf die Bezeichnung in den Kopfzeilen.

Hier besteht auch die Möglichkeit mit dem F5 Symbol links neben dem Feld "

" diverse Variablen in die Bezeichnung einfließen zu lassen. Wenn das Symbol für die Variablen angeklickt wird, geht ein Fenster mit allen möglichen Variablen auf. Sie markieren die gewünschte Variable und wählen im Anschluss übernehmen. Es können mehrere Variablen ausgewält werden. Aus diesen setzt sich dann die Bezeichnung für das Dokument im Inhaltsverzeichnis zusammen.

Folgende Variablen stehen Ihnen zur Auswahl:

#BBL Beginn Bilanzjahr Langform Lfd. Jahr

#BSL Bilanzstichtag Langform Lfd. Jahr

#BBK Beginn Bilanzjahr Kurzform Lfd. Jahr

#BSK Bilanzstichtag Kurzform Lfd. Jahr

#BJ Bilanzjahr

#FIBN FIBU-Bezeichnung

#FIBK Kurzname

#ANAM1 Firmenname

#ANAM2 Firmenname 2

#ANAM3 Firmenname 3

#ASTR Straße

#APLZ Postleitzahl

#ORT Ort

Beispiel

Hier wurden aus der Liste folgende Variablen für die Bezeichnung ausgewählt:

#BBL (Beginn Bilanzjahr Langform Lfd. Jahr), #FIBK (Kurzname), #ASTR (Straße)

Im Feld Bezeichnung werden die Variablen angedruckt, beim tatsächlichen Ausdruck werden die Daten dann aus den Firmen- und Fibustammdaten geladen. Der Vorteil vom Einfügen der Variablen besteht darin, dass die aktuellen Werte automatisch aus den Firmen- und Fibustammdaten herangezeogen und gedruckt werden.

Wird eine abweichende Bezeichnung hinterlegt, so scheint beim nächsten Aufruf der Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" ein eigenes Feld mit der Original-Bezeichnung auf.

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, das das entsprechende Auswahlfenster öffnet.

Dort können die gewünschten Einstelungen bzgl. Schriftart, Schriftgröße, Farbe und Effekten definiert und übernommen werden.

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Siehe auch:

Anpassen der Drucklisten

Report (Bildschirmausdruck) als PDF exportieren

Gestaltungsmöglichkeiten im Report bei den Auswertungen

Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses