Report (Bildschirmausdruck) als PDF exportieren
Grundlegende Informationen zur Bilanzierung finden Sie unter Themen Bilanzierung. Export als PDF
Nach dem Erstellen des Reports kann über die Menüleiste unter Report der Export Als Acrobat PDF gewählt werden:
Mögliche Einstellungen
Wenn Sie einen Report (Ausdruck) als PDF exportieren, gibt es die Möglichkeit, ein Wasserzeichen zu hinterlegen. Damit können Sie einen Jahresabschluss beispielsweise als "Entwurf" kennzeichnen. Dieses PDF kann bei Bedarf auch mit einem Passwort geschützt werden.
Hinterlegen Wasserzeichen
Hier kann nun jeder gewünschte Text erfasst werden:
In diesen Einstellungen legen Sie fest, wie das Wasserzeichen aussehen soll (Farbe, Schriftart, Größe, ...).
Exkurs: Hinterlegung Wasserzeichen in Druckliste
Ein Wasserzeichen auf einem Ausdruck ist ein deutlich erkennbares Muster, Bild oder auch ein Wort, das zusätzlich dem Ausdruck hinzugefügt wird. Es hat den Zweck, dem Ausdruck eine besondere oder wichtige Information hinzuzufügen.
In der Druckliste besteht über die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" die Möglichkeit, ein Wasserzeichen zu hinterlegen. Das Wasserzeichen sehen Sie
- in der Vorschau,
- am Ausdruck und
- beim PDF-Export (als PDF-Datei, E-Mail mit PDF-Anhang bzw. DMS).
Die Einstellung kann entweder für bestimmte Ausdrucksteile (z. B. nur Deckblatt) oder für den gesamten Ausdruck vorgenommen werden. Zusätzlich kann für die erste Seite ein abweichendes Wasserzeichen hinterlegt werden. Die Funktion kann über die rechte Maustaste bzw. über die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" gestartet werden:
In den Feldern "Wasserzeichen" bzw. "Wasserzeichen erste Seite" sind weitere Einstellungen über das F8 Symbol (links davor) möglich.
In der Praxis wird das Wasserzeichen oft verwendet, indem ein bestimmter Text eingeblendet wird oder das eigene Briefpapier hinterlegt wird.
Wird ein Wasserzeichen hinterlegt, fragt das Programm abschließend ab, ob diese Einstellung auf alle folgenden Druckteile übernommen werden soll oder lediglich für diesen Eintrag gilt.
Hinterlegung Passwort
Hinterlegt werden kann ein Lese- und/oder ein Bearbeitungspasswort.
Weitere Tipps
Schriften einlagern
Das Einlagern einer Schrift bedeutet, dass diese in die PDF-Datei eingebettet wird, um bei der Ausgabe zur Verfügung zu stehen. Somit wird die Datei auch beim Empfänger korrekt dargestellt, auch wenn dieser nicht alle verwendeten Schriften installiert hat. Diese Funktion führt jedoch dazu, dass die Datenmenge größer ist als bei einem anderen PDF.
PDF/A
Diese Funktion ist speziell für die Langzeit-Archivierung von Bedeutung. Das Dateiformat PDF/A basiert auf PDF und stellt einen Mechanismus zur Verfügung, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von Werkzeugen und Systemen zur Herstellung. Das dient zur Sicherstellung, dass diese Dokumente auch nach einigen Jahren einwandfrei reproduziert werden können, und ist somit im Hinblick auf die Aufbewahrungsfrist besonders relevant.
Lese- und Bearbeitungspasswörter sind in diesem Fall nicht erlaubt!
