Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN
Kontrolle der LOHN Parameter
Beim Import der Entgelte für Dienstnehmer wird auf die Einstellung der LOHN Parameter zugegriffen und danach in weiterer Folge auf das im Kollektivvertrag von NTCS LOHN hinterlegte Makro.
Im Paket LOHN müssen die Berechnungsnummern für die jeweiligen Personalrückstellungen bzw. die entsprechenden Lohnartengruppen hinterlegt sein unter:
Im Paket LOHN müssen die Berechnungsnummern für die jeweiligen Personalrückstellungen bzw. die entsprechenden Lohnartengruppen hinterlegt sein unter:
Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter: Rückstellungen → Allgemein
Hinweis
 | Wenn in den LOHN Parameter im Punkt "Rückstellungen" keine Berechnungsnummern hinterlegt sind, erhalten Sie beim Import der Dienstnehmer in die Personalrückstellungen eine Fehlermeldung, dass kein Makro vorhanden ist. |
Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte
Für die Ermittlung der Entgelte, die für die Berechnung der Personalrückstellungen verwendet werden, sind im LOHN in den Kollektivverträgen die Makros für die Entgeltberechnung hinterlegt.
Zu finden sind diese Makros im Lohn unter Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" meistens beim Generalkollektivvertrag.
Fehler in den Makros
Die Berechnungen für Personalrückstellungen im Lohn dürfen nicht fehlerhaft sein, andernfalls erscheint ein Makrofehler beim Import der Dienstnehmer in die NTCS Personalrückstellung oder es werden falsche Entgelte importiert.
Diese Makros sind im Lohn unter Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" meistens beim Generalkollektivvertrag zu finden. Mit F6 "Bearbeiten" und dem F8-Symbol kann direkt in das Lohnmakro verzweigt und dieses korrigiert bzw. angepasst werden.
Berechnungsanalyse für Engelt und Sonderzahlung
Nach dem Import aus dem NTCS LOHN können die Entgelte und die Sonderzahlung in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Funktion "Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung" geprüft werden. Es stehen Ihnen die Berechnungsanalyse für das Entgelt und für die Sonderzahlung zur Auswahl.
In diesen Analysefenstern werden die Zwischenschritte der Berechnung von Entgelten bzw. Bezügen und Sonderzahlungsanteilen für die Personalrückstellungen, inklusive aller Teilergebnisse angezeigt.
Sie können die Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung unter "Funktionen" in der Dienstnehmerliste aufrufen.
Ebenso können Sie die Funktion "Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung" aus dem Bearbeitungsmodus eines einzelnen Dienstnehmers starten.
Es öffnet sich ein Berechnungsdialog. Hier können Sie sehen, auf welches Makro zurückgegriffen wird, und die einzelnen Berechnungsschritte von Berechnungen und Lohnartenbewertungen im Detail nachvollziehen.
In den ersten Zeilen ist ersichtlich, welche Berechnung aus welchem Kollektivvertrag für welchen Dienstnehmer und Monat ausgeführt worden ist. Diese Information ist nützlich, um zu verifizieren, ob der Dienstnehmer im korrekten Kollektivvertrag eingestuft ist und man die Berechnung im korrekten Monat aufgerufen hat.
Danach werden alle Berechnungszeilen vom Berechnungsmakro separat mit ihren Zwischenergebnissen dargestellt. Die Nummer in Klammer am Zeilenanfang entspricht der um 1 erhöhten Berechnungszeile innerhalb des Makroeditors in der Lohnverrechnung. Im Analysefenster für Berechnungsgenerator wird das Gehalt/der Monatslohn in der Zeilennummer 9 angezeigt.
Danach werden alle Berechnungszeilen vom Berechnungsmakro separat mit ihren Zwischenergebnissen dargestellt. Die Nummer in Klammer am Zeilenanfang entspricht der um 1 erhöhten Berechnungszeile innerhalb des Makroeditors in der Lohnverrechnung. Im Analysefenster für Berechnungsgenerator wird das Gehalt/der Monatslohn in der Zeilennummer 9 angezeigt.
Weiters können Sie in diesem Analysefenster für Berechnungsgenerator die Summen von folgenden, beispielhaft angeführten Entgeltsbestandteilen ansehen:
- Gehalt/Monatslohn
- Sachbezüge
- Überstundengrundlohn und Zuschläge
- Zulagen (fixe Zulagen, SEG-Zulagen, ...)
- Prämien
- Nichtleistungslohnarten
Sollte hier ein bestimmter Wert falsch sein, können Sie einen Abgleich mit dem Lohnkonto durchführen und die Berechnungsmakros im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge kontrollieren.
Im Makroeditor sehen Sie beispielsweise das Gehalt bzw. den Monatslohn in der Zeilennummer 8. So kann die jeweilige Stelle innerhalb der Berechnung leicht wiedergefunden werden.
Die Berechnung des Entgelts für die Personalrückstellungen kann auch im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" mit der Funktion "Berechnung ausführen" aufgerufen werden.
Sollten im Analysefenster Unstimmigkeiten vorliegen, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Einen Abgleich mit dem Lohnkonto am Dienstnehmerstamm im Paket LOHN durchführen. Nähere Informationen dazu können Sie im Punkt Lohnkonto nachlesen.
- Das entsprechende Makro im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge anpassen lassen.
Hinweis
| Gerne stehen wir Ihnen bei notwendigen Anpassungen oder Korrekturen zur Verfügung. Um ausreichend Zeit einplanen zu können, bitten wir Sie, vorab einen Termin für Anpassungen in den Berechnungsmakros zu vereinbaren. |
Besonderheit Gutstundenrückstellung
Hinterlegung Berechnungsmakro für Gutstundensatz und Übernahme in die Personalrückstellung
Eine Ausnahme bilden die Gutstunden, für die in den LOHN Parametern → Rückstellungen keine Berechnungsnummern hinterlegt werden können. Es können beliebig viele Gutstundentöpfe angelegt werden und für jeden Topf kann bei Bedarf eine eigene Stundensatzberechnung für die Personalrückstellung definiert werden.
Die Zuordnung der Berechnungen für Gutstunden erfolgt im LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Gutstunden und Diverse NLZ.
Die Zuordnung der Berechnungen für Gutstunden erfolgt im LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Gutstunden und Diverse NLZ.
Im Bearbeitungsmodus kann hier definiert werden, ob für die einzelne Gutstundenart eine Personalrückstellung gebildet und welche Berechnung aus dem KV verwendet werden soll.
Wenn im Feld "Aufschlagsprozentsatz" ein Wert hinterlegt ist, so wird in der Personalrückstellung der Gutstundenrest aus dem Lohndienstnehmerstamm mit diesem Prozentsatz aufgewertet.
Beispiel 1
 | Die Gutstunden 1 werden im Lohn für Überstunden mit 50 % Zuschlag verwendet. Eine Einheit aus diesem Topf ist dann 1,5 Stunden wert → Feld "Aufschlagsprozentsatz" = 50. |
Beispiel 2
| Die Gutstunden 1 werden im Lohn ebenfalls für Überstunden mit 50 % Zuschlag verwendet. Bei der Erfassung der Gutstunden wird aber im Lohn der Zuschlag gleich miterfasst (für eine ÜStd. wird in den Gutstunden gleich der Wert 1,5 eingetragen). Das Feld "Aufschlagsprozentsatz" kann in diesem Fall leer bleiben. |
Hinweis
| Nach derzeitigem Programmstand muss in der hinterlegten Berechnung für Gutstunden (Berechnungsnummer) als Ergebnis ein Stundensatz geliefert werden (bei allen anderen Personalrückstellungsarten wird in den Berechnungen ein Monatsentgelt ausgegeben). |
Kontrolle Lohndienstnehmerstammdaten
Reiter Rückstellungen am Dienstnehmerstamm im NTCS LOHN
Öffnen Sie im Paket LOHN unter Stammdaten → Dienstnehmer das Fenster "Dienstnehmer". Wählen Sie anschließend einen Dienstnehmer aus und drücken Sie F6 (Bearbeiten), um in den Dienstnehmerstamm zu wechseln. Hier, im Fenster "Dienstnehmer (Bearbeiten)", gibt es u. a. folgende Reiter:
- Allgemein/CRM
- DV (Dienstverhältnis)
- Versicherung
- Kollektivvertrag
- Finanzamt
- Rückstellungen
Der Reiter "Rückstellungen" ist für das Weiterarbeiten in den Personalrückstellungen relevant.
Mit dem Feld "Rückstellung" wird gesteuert, ob ein Dienstnehmer überhaupt in die Personalrückstellungen übernommen wird. Ist in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, wird dieser Dienstnehmer in die Personalrückstellungen übernommen.
Das Häkchen im Feld "Wiedereinstellungszusage" wird automatisch gesetzt, wenn bei der Erfassung des Austritts (Funktion in der Bruttoerfassung oder im Dienstnehmerstamm) das entsprechende Feld in der Austritts-Schablone angehakt wird. Dienstnehmer mit Wiedereinstellungszusage werden in die Personalrückstellungen übernommen. Auch in alten Dienstverhältnissen muss dies überprüft werden.
Details zur Erfassung von einem Austritt finden Sie hier: Abrechnung von Austritten
Stammdaten zum Bilanzstichtag
Für die Personalrückstellungen relevante Stammdaten wie z. B. Tarifgruppe, Kostenstelle, Monatsteile usw. sind grundsätzlich im Lohndienstnehmerstamm zu finden (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer). Hier muss aber nicht unbedingt die Einstellung zu sehen sein, die im Monat des Bilanzstichtages Gültigkeit hatte. Im Lohndienstnehmerstamm steht immer der zuletzt erfasste bzw. abgerechnete Wert.
Will man also im LOHN kontrollieren, welche Einstellung (z. B. beim Feld "Tarifgruppe") bei der Übernahme der Daten in die Personalrückstellungen zum Tragen kommt, dann ist der Lohndienstnehmerstamm keine zuverlässige Quelle.
Die monatlichen Stammdaten können im folgenden Programm kontrolliert werden: LOHN → Abrechnung → Abrechnung ansehen
Die monatlichen Stammdaten können im folgenden Programm kontrolliert werden: LOHN → Abrechnung → Abrechnung ansehen
Übersicht: Welche Felder werden vom Paket LOHN übernommen?
| Feld am Dienstnehmer in den Personalrückstellungen | Herkunft NTCS LOHN | ||
Eintritt  | Das Feld "Eintritt" wird für die Berechnung der Dienstzeit benötigt. Aus dem NTCS Lohndienstnehmerstamm (Reiter "Dienstverhältnisse") wird der Inhalt des Feldes Beginn Dienstverhältnis von jenem DV übernommen, das als Eintritts-DV gekennzeichnet ist.  | ||
| Ang./Arb. | Stammdaten → Dienstnehmer Ansehen → Reiter "Allgemein / CRM" → Feld "Arbeitsverhältnis" | ||
| Vers. Grp. | Stammdaten → Dienstnehmer Ansehen → Reiter "Versicherung" → Feld "Versichertengruppe" | ||
| BVK-KZ | Stammdaten → Dienstnehmer Ansehen → Reiter "Versicherung" → Feld "Betriebliche Vorsorge" Betriebl. Vorsorge: nein = Abfertigung alt | ||
| Kostenstelle | Stammdaten → Dienstnehmer Ansehen → Reiter "Allgemein / CRM" → Feld "Kostenstelle" | ||
| KV-Nr. | Stammdaten → Dienstnehmer Ansehen → Reiter "Allgemein / CRM" → Reiter "Kollektivvertrag" → Feld "Kollektivvertrag" | ||
| Entgelt lfd. Abf | LOHN Parameter → Menü Stammdaten → Einstellungen → Rückstellungen → Berechnungsnummer für Abfertigung lfd. Entgelt | ||
| Sonderzlg. Abf. | LOHN Parameter → Menü Stammdaten → Einstellungen → Rückstellungen → Berechnungsnummer für Abfertigung SZ Entgelt | ||
Vordienstzeit a. U. Abf. Vordienstzeit i. U. Abf. | Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Vordienstzeiten" abhängig vom Feld "Art.Nr." | ||
| Beginn Urlaubsjahr | Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten" → Zeile Urlaub, Spalte "Beginn" | ||
Ruhendes DV  | Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Dienstverhältnisse" → Spalte "Ruhendstatus"  | ||
Anspruch Urlaub Urlaub Vorjahr Urlaub Verbrauch  | Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten" → Doppelklick auf Zeile Urlaub → Funktion Rest per Stichtag  | ||
Resturlaub Offener Url. Rest  | Lohndienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten" → Doppelklick auf Zeile "Urlaub" → Funktion "Rest per Stichtag" → Feld "Rest" / Feld "Aliquoter Rest"   | ||
Urlaubsteiler  | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Reiter "Dienstnehmer" → Feld "Tagesteiler"  Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "Tagesteiler" am Reiter "Kollektivvertrag" zu finden. | ||
| SV-DG | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Reiter "Dienstnehmer" → Feld "Tarifgruppe" Am Reiter "Brutto-Netto-Abrechnung" kann der verwendete SV-DG-Prozentsatz abgelesen werden:  Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "Tarifgruppe" am Reiter "Versicherung" zu finden. | ||
DB | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Reiter Mitarbeiter → Feld "DB" Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "DB" am Reiter "Finanzamt" zu finden. | ||
DZ | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Reiter Dienstnehmer → Feld "DZ" Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "DZ" am Reiter "Finanzamt" zu finden. | ||
BVK | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Reiter Dienstnehmer → Feld "Betriebliche Vorsorge" Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "Betriebliche Vorsorge" am Reiter "Versicherung" zu finden. | ||
KommST | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Karteireiter Dienstnehmer → Feld "KommSt" und "KommSt-BMG Prozentsatz" Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "KommSt" am Reiter "Gemeinde" zu finden. | ||
Monatsteiler Gst | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Karteireiter Dienstnehmer → Feld "Monatsteiler" Hinweis
Im Dienstnehmer ist das Feld "Monatsteiler" am Reiter "Kollektivvertrag" zu finden. | ||
Überstd. Teiler Gst. | Menü Abrechnung → Abrechnung ansehen → Monat des Stichtags auswählen → Firma und Dienstnehmer auswählen → Wechsel auf Karteireiter Dienstnehmer → Feld "Überstundenteiler" Hinweis
Im Dienstnehmerstamm ist das Feld "Überstundenteiler" am Reiter "Kollektivvertrag" zu finden. |
Abgleich der relevanten Dienstnehmerstammdaten
Diverse Teiler (Monats-/Überstunden-/Tagesteiler)
Wichtig: Im Abrechnungsmonat des Rückstellungsstichtages muss der korrekte Teiler bereits im Stamm des jeweiligen Dienstnehmers hinterlegt sein. Die Felder "Monatsteiler" oder "Tagesteiler" sind Teil der monatlichen Stammdaten im Paket LOHN.
Diese Teiler finden Sie hier:
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer im Reiter "Kollektivvertrag".
Ist die Verwaltung des Urlaubs in "Tagen" definiert worden, wird der Tagesteiler in die DN-Liste der Personalrückstellungen übernommen. Ist die Urlaubsverwaltung in "Stunden" definiert worden, wird der Monatsteiler in die Personalrückstellungen übernommen.
Im Lohnkonto sehen Sie sofort, welcher Teiler in die Personalrückstellungen übernommen wird. Falls der falsche Teiler hinterlegt ist, muss die Korrektur in der Bruttoerfassung erfolgen.
Lohnkonto anzeigen: LOHN → Auswertung → Bildschirmansichten → Lohnkonto ansehen → Reiter "Stammdaten
Damit ist sichergestellt, dass die Urlaubsrückstellung mit dem richtigen Tages- bzw. Monatsteiler berechnet wird.
Parallele Dienstverhältnisse und Import mit „Alle aktuellen Dienstverhältnisse“
Im Lohndienstnehmerstamm wird in der Dienstnehmerliste jedes Dienstverhältnis als eigene Zeile dargestellt. Daher scheint in vielen Fällen der DN mehrmals in der Liste auf.
In den Personalrückstellungen ist beim Ausführen der Funktion "Import aus NTCS LOHN" im Feld "Übernahme Dienstverhältnis" die Auswahl "Alle aktuellen Dienstverhältnisse" erforderlich.
Aliquoter Urlaubsrest zum Stichtag
Für die Urlaubsrückstellung wird der offene Resturlaub zum Rückstellungsstichtag übernommen.
Sie finden diesen Wert im Lohndienstnehmer-Stamm am Reiter "Nichtleistungszeiten". Ein Doppelklick auf die Zeile "Urlaub" öffnet die Urlaubsverwaltung des jeweiligen Dienstnehmers.
Der Rest zu einem bestimmten Stichtag kann mit der Funktion "Rest per Stichtag" (Strg+R) abgerufen werden.
Der aliquote Rest zum Stichtag im Lohn muss mit dem im Berechnungsnachweis der Personalrückstellungen angegebenen aliquoten Rest übereinstimmen.
Der Resturlaub wird im Personalrückstellungstool aus dem tatsächlichen Resturlaub ermittelt, wobei die "Noch nicht erarbeiteten Urlaubstage" anteilig berücksichtigt werden.
So finden Sie den Berechnungsnachweis:
- Öffnen Sie die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen.
- Wählen Sie Ausdruck → Berechnungsnachweis drucken → Vorschau.
Ebenso können Sie diesen aliquoten Rest auch in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in der Spalte "Offener Url. Rest" überprüfen.
Hinweis
| Bei ruhenden Dienstverhältnissen wird der aliquote Rest an die Personalrückstellungen übergeben, weil in der Bilanz damit nicht mehr weitergerechnet wird. Bei aktiven Dienstverhältnissen wird weiterhin der tatsächliche Resturlaub mitgegeben und dann in der Bilanz aliquotiert. |
Ruhezeiten
Die Ruhezeiten in den Personalrückstellungen werden wie folgt berücksichtigt:
In der NTCS sind die Ruhendzeiten (Karenz, Präsenzdienst …) am Reiter "Dienstverhältnisse" zu finden und werden von hier in die Personalrückstellungen übernommen.
Vordienstzeiten
Die Vordienstzeiten in den Personalrückstellungen werden wie folgt berücksichtigt:
Anrechenbare Vordienstzeiten (für Abfertigung, Urlaub, Jubiläum) werden aus dem LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Vordienstzeiten" in die Personalrückstellungen übernommen.
Ob die jeweilige Vordienstzeit innerhalb oder außerhalb des Unternehmens geleistet worden ist, ist in der jeweiligen Vordienstzeitart (Spalte "Art-Nr.") definiert.
Mit rechtem Mausklick → Spaltenweise bearbeiten → F4 können die Vordienstzeitarten eingesehen und gegebenenfalls abgeändert werden.
Im LOHN → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstzeit ansehen kann man sich einen Überblick über die Gesamtdienstzeit eines Mitarbeiters inkl. VDZ verschaffen.
MVK-Kennzeichen
Das Mitarbeitervorsorgekennzeichen können Sie im LOHN unter Stammdaten → Dienstnehmer in der Spalte "Betriebliche Vorsorge" überprüfen.
Die unterschiedlichen Ausprägungen im Lohn am Dienstnehmer werden wie folgt in die Personalrückstellungen übernommen:
- Lohn "Nein" → Personalrückstellung "Abfertigung Alt"
- Lohn "Ja, weil Neueintritt" → Personalrückstellung "Abfertigung Neu (Neueintritt)"
- Lohn "Ja, weil Vollübertritt" → Personalrückstellung "Abfertigung Neu (Vollübertritt)"
- Lohn "Ja, weil Teilübertritt" → Personalrückstellung "Abfertigung Neu (Teilübertritt)"
- Lohn "Ja, weil Neueintritt" und Einstellung am Kollektivvertrag "Abfertigungsrückstellung mit KV-Besserstellung" → Personalrückstellung "Abfertigung Alt (Neueintritt)". Details dazu können Sie im Hilfedokument Kollektivverträge nachlesen.
Kontrolle Gutstundensaldo
Der Saldo der Gutstunden zum Stichtag wird aus der Gutstundenverwaltung übernommen. Diese ist im Lohndienstnehmerstamm am Reiter "Nichtleistungszeiten" zu finden. Mit einem Doppelklick auf die Zeile "Gutstunden" wird die Gutstundenverwaltung geöffnet.
Ob in der Liste der Nichtleistungszeiten eine eigene Zeile für die jeweilige Gutstundenart existiert und/oder bei Doppelklick auf eine beliebige Nichtleistungszeit in der jeweiligen Maske ein Reiter für die Gutstunden ausgewählt werden kann, hängt von der Einstellung im Programm LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Gutstunden/Diverse NLZ ab.
Fehlende Lohnnebenkosten
Die Lohnnebenkosten werden aus der entsprechenden Tarifgruppe in die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen beim Import übernommen.
Hinweis
|
|
Voraussetzung dafür ist, dass die Tarifgruppe in der NTCS Lohnverrechnung existiert. |
Es werden alle Lohnnebenkosten der Tarifgruppe aus dem Lohn übernommen.
Der Aufruf erfolgt im Paket LOHN → Dienstnehmerstammdaten → Reiter "Versicherung" → Feld "Tarifgruppe".
Kontrolle der Entgelte und deren Bestandteile
Allgemein
Bei Verwendung vom NTCS LOHN werden die Entgelte bzw. die Bezugsbestandteile direkt aus der Lohnverrechnung importiert. Voraussetzung für einen korrekten Import sind korrekt hinterlegte Berechnungsmakros im Paket LOHN. Details dazu können Sie hier nachlesen:
Die Berechnung der Entgelte können Sie direkt in den Personalrückstellungen in der Dienstnehmerliste mit der Funktion "Berechnungsanalyse - Lohnverrechnung" ansehen. Details dazu sind im Punkt Berechnungsanalyse Entgelt genau beschrieben.
Sollten diese Entgelte in den Personalrückstellungen falsch sein, müssen diese direkt im LOHN angepasst werden, fallweise kann auch eine Korrektur der Abrechnung notwendig sein.
Nachfolgend bekommen Sie eine Beschreibung von möglichen Kontrollvarianten.
Lohnkonto
Am Lohnkonto ist ersichtlich, welche Lohnarten ausbezahlt worden sind. Es kann für den Abgleich des Entgelts laut Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Abrechnung im Paket Lohnverrechnung verwendet werden.
Lohnkonto über Bildschirmansichten
Das Lohnkonto kann über LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten → Lohnkonto ansehen aufgerufen werden.
Hier kann unterhalb der Werte vom aktuellen Jahr der Detailbereich mit dem Vorjahr eingeblendet werden.
Lohnkonto am Dienstnehmerstamm
Es ist auch am Dienstnehmer im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Lohnkonto" ersichtlich.
Mit dem Plus-/Minus-Symbol im rechten unteren Bereich kann in das Folgejahr oder in das Vorjahr gewechselt werden.
Bereits ausbezahlte Sonderzahlung
Vom Zwischenergebnis (monatliche Sonderzahlung * Multiplikator) wird die bereits erhaltene Sonderzahlung abgezogen. Dieser Wert wird bei Übernahme der Dienstnehmer aus der BMD Lohnverrechnung in die Personalrückstellungsberechnung übernommen.
Der Wert am Dienstnehmerstamm im Feld "Bereits erhaltene Sonderzahlung" wird ebenfalls in den LOHN Parametern verknüpft.
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter im Punkt "Rückstellungen" unter "Allgemein" in der Zeile "Lohnartengruppe für bereits ausbezahlte SZ".
Der Wert am Dienstnehmerstamm im Feld "Bereits erhaltene Sonderzahlung" wird ebenfalls in den LOHN Parametern verknüpft.
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter im Punkt "Rückstellungen" unter "Allgemein" in der Zeile "Lohnartengruppe für bereits ausbezahlte SZ".
Hier ist eine Lohnartengruppe hinterlegt. Diese kann gegebenenfalls im LOHN unter Stammdaten → Lohnartengruppen um weitere Lohnarten ergänzt werden.
Beispiel
| Berechnung der Sonderzahlungsrückstellung per 30.06.2023 Multiplikator = 6 Bereits erhaltene Sonderzahlung: 2.500,00   |
Feldsperre in der Dienstnehmerliste
Unter Umständen ist in der NTCS Dienstnehmerliste eine Feldsperre gesetzt, d. h., ein Feld wird bewusst aus dem Vorgang der Datenübernahme ausgeklammert.
Sie finden die Feldsperre in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in der Menüleiste unter Extras → Feldsperren für Importe.
Dabei muss im rechten Fensterbereich auf die Combobox geachtet werden.
Kostenstellen am Dienstnehmerstamm und Lohnkostenaufteilung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die Abrechnung eines Mitarbeiters auf Kostentypen (z. B. Kostenstellen) aufgeteilt werden kann. Die beiden wichtigsten sind im Folgenden beschrieben.
Kostenstellenzuordnung im (Lohn-)Dienstnehmerstamm
Die Felder können bei Bedarf im Lohndienstnehmerstamm → F6 Bearbeiten → Reiter "Allgemein/CRM" eingeblendet und befüllt werden.
Die Kostentypen sind zwar auch in den historischen Dienstnehmerdaten sichtbar und mit einem Gültigkeitszeitraum versehen.
Wesentlich für die Verbuchung ist aber die Speicherung in den monatlichen Stammdaten (Bruttoerfassung).
Die monatlichen Werte finden Sie unter LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → rechter Bildschirmbereich.
Hier können Sie in der Combobox gegebenenfalls umstellen auf "Mit KORE" und so die die Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen usw. vom Einstiegsmonat sehen.
Wenn Sie die Werte eines früheren Monats einsehen und gegebenenfalls korrigieren wollen, müssen Sie dies über LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → Funktion "Aufrollung" erledigen.
Nach Aktivieren der Funktion "Aufrollung" wählen Sie im nächsten Dialogfeld den gewünschten Monat.
Sie sehen nun im rechten Bildschirmbereich mit einer roten Umrahmung die Kore-Stammdaten des definierten Monats. In unserem Fall sind es die Kostenstammdaten von Monat 6.
Hier können Sie in den entsprechenden Spalten bei Bedarf auch Anpassungen vornehmen.
Kostenverteilung (Reiter im Lohndienstnehmerstamm)
Sollen die Kosten nicht zu 100 % auf beispielsweise die Stammkostenstelle gehen, so kann unter LOHN → Stammdaten→ Dienstnehmer → Reiter "Kostenverteilung" eine prozentuelle/mengenmäßige Verteilung definiert werden.
Es werden alle Lohnarten, die im Lohnartenstamm am Reiter Buchungsbeleg beim Feld "Kostenverteilung anwenden" ein Häkchen haben, nach dem hinterlegten Schlüssel auf die Kostentypen aufgeteilt.
Bei Bedarf können Sie dies auf der Lohnart überprüfen. Sie finden die Lohnarten im LOHN unter Stammdaten → Lohnarten → gewünschte Lohnart markieren → F2 Ansehen → Reiter "Buchungsbeleg" → Feld "Kostenverteilung ansehen".
Die Kostenverteilung wird vom Programm monatlich gespeichert. Im Lohndienstnehmerstamm ist nur die aktuelle Einstellung zu sehen. Es könnte also sein, dass die Kostenverteilung im Monat des Bilanzstichtages von jener im Lohndienstnehmerstamm abweicht! Das heißt, Gültigkeit hat immer die Kostenstellenerfassung, die in der Bruttoerfassung eingetragen worden ist.
Beispiel
| Der Bilanzstichtag liegt im Monat 3. Dieser ist bereits endverspeichert, weil der aktuelle Abrechnungsmonat April ist. Im Wege der Aufrollung über die Bruttoerfassung kann die im Monat 3 gültige Kostenverteilung angesehen werden. |
Die Kontrolle der Kostenverteilung kann im LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → Funktion "Kostenverteilung" erfolgen.
Hier sehen Sie die verwendete Kostenverteilung des Einstiegsmonats, in unserem Fall ist es der Monat 7/2023.
Wollen Sie die Kostenverteilung eines früheren Monats kontrollieren und gegebenenfalls abändern, starten Sie im LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → die Funktion "Aufrollung".
Im nächsten Dialogfeld wählen Sie den gewünschten Monat. Danach starten Sie in der Menüleiste die Funktion "Kostenverteilung".
In diesem Dialogfeld sehen Sie nun die LOHN Kostenaufteilung für den zuvor gewählten Monat und können diese hier bei Bedarf auch bearbeiten.
Details zur Lohn-Kostenverteilung finden Sie im Hilfedokument Kostenverteilung.
Auswertung Kostentypen – Dienstnehmer-Kore-Report ansehen
Im LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten finden Sie das Programm Dienstnehmer-Kore-Auswertungen. Hier kann für einzelne oder für alle Mitarbeiter die Aufteilung der Lohnarten auf Kostentypen überprüft werden.
Die Lohnnebenkosten können dabei über die Combobox detailliert je Zeile oder in einer eigenen Zeile dargestellt werden.
Damit in der Liste die Namen der Dienstnehmer und die Bezeichnungen der Lohnarten eingeblendet werden, können über die Schaltfläche "Einstellungen" (Strg + E) die entsprechenden Häkchen gesetzt werden.
Damit in der Liste die Namen der Dienstnehmer und die Bezeichnungen der Lohnarten eingeblendet werden, können über die Schaltfläche "Einstellungen" (Strg + E) die entsprechenden Häkchen gesetzt werden.
