Verbuchung der Personalrückstellungen
Weitere Informationen zu den Personalrückstellungen finden Sie unter Themen Personalrückstellungen.Vorbereitungen
Hinterlegung der Konten für Verbuchung
Allgemeines zur Kontenhinterlegung
Der Aufruf der Kontenhinterlegung erfolgt im Hauptfenster der Personalrückstellungen über den Menüpunkt Extras → Konten für Verbuchung.
Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Hinterlegung der Konten:
- Verwendung des BMD Standardkontenrahmens
- Verwendung anderer Konten als im Standardkontenrahmen
Verwendung des Standardkontenrahmens
Werden die hinterlegten Konten für mehrere Firmen benötigt, empfiehlt es sich, diese direkt am Standardkontenrahmen zu hinterlegen. Dies kann beispielsweise der BMD Standardkontenrahmen auf der Firma 100 sein (4-stellig oder 5-stellig).
Einstieg über das Hauptfenster der Personalrückstellungen → Extras → Konten für Verbuchung → Firma 100 auswählen.
Zusätzlich muss im Fibu-Stamm der aktuelle RLGBMD-Standardkontenrahmen hinterlegt werden. Die Konten für die Verbuchung werden automatisch aus dem BMD Standardkontenrahmen in die jeweilige Firma geladen. Es sind keine weiteren Konteneinstellungen notwendig.
Die Kontonummer und -bezeichnung werden in diesem Fall in grauer Farbe dargestellt und die Konten werden im Falle der Verbuchung automatisch angelegt.
Verwendung anderer Konten als im Standardkontenrahmen
Ist im Fibu-Stamm ein Standardkontenrahmen hinterlegt, dann wird die Kontierung in Grau dargestellt.
Wollen Sie die Kontierung abändern, kann die entsprechende Zeile mit F6 bearbeitet werden. Danach mit F4 in die Kontoliste der aktuellen Fibu einsteigen, das gewünschte Konto markieren und mit der Schaltfläche "Übernehmen" in die Kontierungsliste übertragen.
Kontrolle mittels Summenblatt
Das Summenblatt dient als Buchungsbeleg. Hier ist ersichtlich, welcher Betrag in der Finanzbuchhaltung verbucht werden soll. Der aktuelle Betrag zum Stichtag wird mit dem Betrag der Vorperiode verglichen. Die Differenz wird verbucht.
Starten Sie den Druck des Summenblatts aus dem Startfenster der Personalrückstellungen über das Menü Ausdruck → Summenblatt drucken.
Am Ausdruck Summenblatt ist Folgendes ersichtlich:
- die in den Druckeinstellungen definierte "Rückstellungsart"
- Rückstellung laufende Periode
- Rückstellung Vorperiode
Als Vorperiode wird eine vordefinierte Berechnungsperiode oder die Spalte "Betrag Vorperiode" herangezogen. Details können Sie im nächsten Punkt nachlesen.
Vorperiode festlegen
Zur Definition der Vorperiode bzw. Vergleichsperiode gibt es zwei Möglichkeiten:
- Möglichkeit: Vorperiode laut Berechnungseinstellungen
- Möglichkeit: Vorperiode laut Übersichtsfenster der Personalrückstellungen
Vorperiode laut Berechnungseinstellungen
In den Berechnungseinstellungen der Personalrückstellungen kann die Berechnungsperiode definiert werden. Diese Einstellungen rufen Sie im Übersichtsfenster der Personalrückstellungen mit der Funktion "Berechnungseinstellungen" auf.
Am Reiter "Allgemein" finden Sie das Feld "Berechnungsperiode". Hier kann gewählt werden zwischen jährlich, halbjährlich, vierteljährlich, zweimonatlich und monatlich.
Werden die Personalrückstellungen monatlich verbucht, muss das Feld "Berechnungsperiode" mit dem Wert "monatlich" befüllt werden.
Vorperiode laut Übersicht der Personalrückstellungen
Gibt es keine berechnete Vorperiode, weil die Personalrückstellungen in der NTCS erstmalig berechnet werden, kann dies in zwei Spalten definiert werden: "Betrag Angestellte VP" und "Betrag Arbeiter VP"
Sie finden diese Spalten in der Übersicht der Personalrückstellungen im Bereich "Rückstellungsarten".
Aufruf der Verbuchung
Der Start zur Erstellung von Buchungen erfolgt über das Personalrückstellungshauptfenster mit der Funktionen "Verbuchung in Fibu".
Allgemeine Einstellungen für Verbuchung
Nach dem Start der Funktion öffnet sich das Fenster "Verbuchung in Fibu".
Hier kann Folgendes festgelegt werden:
- Rückstellung laufende Periode (Stichtag und Modell)
- Rückstellung Vorperioden (Stichtag und Modell)
- Fibu, in welche verbucht werden soll (Fibu-Firma, Fibu-Jahr, Buchugssymbol und Belegnummer)
- Rückstellungsarten, welche verbucht werden sollen
Die Vorperiode wird auf Grund der Allgemeinen Berechnungseinstellungen → Feld "Berechnungsperiode" vorgeschlagen.
Die Fibu, in welche verbucht wird, wird automatisch auf Grund der Personalrückstellungsanlage vorgeschlagen, kann aber gegebenenfalls abgeändert werden.
Das Buchungssymbol wird auf Grund einer Parametereinstellung ebenfalls vorgeschlagen:
BILANZ → Stammdaten → Bilanz Parameter → Personalrückstellungen → Verbuchung → Vorschlag des Buchungssymbols (Unternehmensrecht)
Ebenso wird die Belegnummer vorgeschlagen. Diese kann ebenfalls abgeändert werden (mit F8 oder manuell).
Verbuchung mit LOHN Kostenaufteilung
Die Verbuchung kann auch mit Kostenaufteilung (LOHN) erfolgen. Wählen Sie dazu im Fenster "Verbuchung in Fibu" am Reiter "Diverses" die Einstellung "Mit LOHN Kostenaufteilung" und/oder "Mit KORE Informationen verbuchen" aus.
Hinweis
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Die LOHN Kostenaufteilung ist in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen nicht ersichtlich. Erst in der Buchungsvorschau (oder am Dienstnehmer im Paket LOHN) können Sie die Aufteilung kontrollieren.
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Verbuchung mit KORE Informationen
Sofern keine LOHN Kostenaufteilung erfolgt, reicht es, das Häkchen "Mit KORE Informationen verbuchen" auszuwählen, um die Werte in die Fibu verbuchen und in weiterer Folge in die Kore überleiten zu können. Bei dieser Variante werden die Kostenstellen oder Kostenträger laut Dienstnehmerstamm verbucht.
Lohnnebenkosten getrennt verbuchen
Die Einstellung "LNK getrennt verbuchen" bezweckt, dass die Lohnnebenkosten auf eigene Konten gebucht werden. Als Zuweisungs- bzw Auflösungsbetrag wird dann der Betrag exkl. LNK verbucht.
Dafür stehen Ihnen bei der Jubiläumsgeld-, Urlaubs-, Gutstunden-, Sonderzahlungs- und Altersteilzeitrückstellung weitere Möglichkeiten zur Hinterlegung der Gegenkonten zur Verfügung.
Rundung
Im Feld "Rundung" können Sie Einstellung treffen, wie die Rundung zu erfolgen hat.
Differenz zu Unternehmensrecht verbuchen
Bei der Verbuchung der Personalrückstellungen kann mit der Einstellung "Differenz zu Unternehmensrecht verbuchen" eine Verbuchung der Differenz aus der SR- oder der IFRS-Personalrückstellung zu den UR-Werten in eine eigene Überleitungs-Fibu oder auf eine eigene Buchungsart in der Original-Fibu erfolgen.
Vorschlag Buchungstext
Sie haben die Möglichkeit, am Konto selbst einen Vorschlag für den Buchungstext zu hinterlegen, der für die Verbuchung der Personalrückstellungen herangezogen werden soll. Wechseln Sie dafür zu FIBU → Stammdaten → Konten → F6 Bearbeiten.
Eventuell muss das Feld "Vorschlag Buchungstext" über die Feldauswahl hinzugefügt werden.
Hier kann manuell ein Text eingetragen oder mit dem Symbol rechts neben dem Feld ein automatischer Text generiert werden.
Ist hier nichts hinterlegt worden, wird der automatisch generierte Buchungstext verwendet.
Wenn die Konten automatisch gedreht werden (negativer Betrag), dann wird dementsprechend auch der Buchungstext vom Gegenkonto verwendet.
Vorschau Buchungen
Erstmaliges Verbuchen
Wenn Sie im Fenster "Verbuchung in Fibu" auf die Schaltfläche OK klicken, öffnet sich das Vorschaufenster "Buchungen ansehen".
Hier sehen die Buchungen in der Vorschau und fallweise die KORE Informationen (Kostenstellen oder Kostenträger oder LOHN Kostenaufteilung), welche in die Finanzbuchhaltung gebucht werden.
Zu diesem Zeitpunkt wurde noch nichts in die Fibu übertragen.
Erst mit einem Klick auf die Funktion "Verbuchen" in der Menüleiste werden tatsächlich die Buchungen erstellt.
Mehrmaliges Verbuchen
Es ist möglich die Personalrückstellungen öfters in die Fibu zu verbuchen. Dabei werden Änderungsbuchungen im Fenster "Buchungen ansehen" visuell hervorgehoben, d. h. in Farbe abgebildet. Gleichbleibenden Buchungen bzw. die bereits korrekt gebuchten Werte werden grau gekennzeichnet.
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