Budgetdatenbestand anlegen

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Lohnverrechnung → Budget → Budgetdatenbestand anlegen

 

Mit diesem Programm kann aus einem beliebigen Datenbestand ein Budgetdatenbestand angelegt werden, auf dem in weiterer Folge Budgetdienstnehmer angelegt werden können und eine Budgetplanung erfolgt. Die Anlage des Budgetdatenbestandes erfolgt mit einem Assistenten in mehreren Schritten.

Voraussetzung zur Erstellung eines Budgetdatenbestandes ist, dass der ausführende User entsprechende Berechtigungen für die gewählten Lohnfirmen in den selektierten Lohnjahren hat. Der User muss insbesondere jener Datenbesitzergruppe angehören, mit der die Lohnfirma geschützt ist. Dies gilt analog auch für frühere Lohnjahre, falls damals die Lohnfirma mit einer anderen Datenbesitzergruppe geschützt gewesen ist.

Im ersten Schritt wird festgelegt, welcher Datenbestand für die Erstellung des Budgetdatenbestandes herangezogen bzw. kopiert werden soll. Auch ein bereits existierender Budgetdatenbestand kann hier ausgewählt werden.

Im nächsten Schritt ist zu entscheiden, ab welchem Jahr die Daten für die Budgeterstellung zur Verfügung stehen sollen.

In diesem Fenster können jene Firmen festgelegt werden, für die ein Budget erstellt werden soll.

Sollen nur bestimmte Firmen in den Budgetdatenbestand übernommen werden, kann dies über die Schaltfläche  definiert werden.

Hinweis 

Existiert - wie in diesem Beispiel - eine Firmengruppe, deren Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma läuft, kann keine einzelne Firma selektiert werden. Es werden automatisch alle Firmen innerhalb dieser Firmengruppe übernommen.

Achtung! 

Wird eine Firma ausgewählt, bei der es Dienstnehmer mit Aufrollungen gibt, die noch nicht abgerechnet worden sind, kann der Budgetdatenbestand nicht angelegt werden. Es erscheint folgende Meldung: Bevor mit der Anlage fortgefahren werden kann, muss die Abrechnung im Lohndatenbestand fertiggestellt werden.

Hinweis 

Der Abrechnungsstatus der Echtabrechnung verhält sich in der Budgetabrechnung wie folgt: Status F: Die Abrechnungsdaten werden in den Budgetdatenbestand übernommen. Eine Neuberechnung im Budget ist für diese Monate nicht mehr möglich (siehe Felder Echtabrechnung vorhanden bis und Neuberechnung ab im Budgetdienstnehmerstamm). Status L: Die Abrechnungsdaten werden in den Budgetdatenbestand zwar übernommen, sie sind jedoch nicht vor einer Neuberechnung geschützt und können unter Umständen verloren gehen (je nachdem welche Budgetregeln definiert worden sind). Status 0:  Die Abrechnungsdaten werden nicht in den Budgetdatenbestand übernommen.

Ist eine entsprechende Auswahl getroffen worden, wird in der Eingabemaske eine Zusammenfassung der zu kopierenden Firmen angezeigt.

Darin stehen folgende Informationen zur Verfügung:

Achtung! 

Bitte beachten Sie, dass bei der Anlage eines Budgetdatenbestands bereits zu Beginn feststehen muss, für welche Firmen budgetiert werden soll. Eine nachträgliche Ergänzung einzelner Firmen in einen bestehenden Datenbestand ist nicht möglich. Sollten Sie versuchen, Firmen in einen bereits vorhandenen Datenbestand zu übernehmen, erscheint die Meldung: "Datenbestand xy existiert bereits!" In diesem Fall müssten die gewünschten Firmen in einen neuen Budgetdatenbestand übernommen werden.

In diesem Schritt kann die Nummer des Budgetdatenbestandes und dessen Bezeichnung vergeben werden.

In diesem Fenster werden noch einmal alle Einstellungen, die in den vorhergehenden Schritten festgelegt worden sind, im Überblick dargestellt.

Das heißt, welcher Quell-Datenbestand wird auf welchen Budgetdatenbestand (Nummer und Bezeichnung) mit welchen Jahren und welchen Firmen übernommen.

Sind die Angaben korrekt, wird mit einem Klick auf die Funktion  ein neuer Budgetdatenbestand mit den angeführten Einstellungen angelegt.

Hinweis 

Falls eine der gewählen Lohnfirmen in einem Lohnjahr mit einer Datenbesitzergruppe geschützt ist, der der ausführende User nicht angehört, dann erscheint die Meldung "Budgetdatenbestand konnte nicht erstellt werden" und der Vorgang wird abgebrochen. Dieser und andere Gründe, warum der Budgetdatenbestand nicht angelegt werden konnte, werden in der Logdatei HRS_BUDGETDBSERZEUGEN.LOG mitprotokolliert.

Im letzten Schritt kann, wenn gewünscht, direkt in den Budgetdatenbestand gewechselt werden.

Wird die Funktion  gestartet, erscheint folgende Meldung:

Mit einem Klick auf "Ok" schließt sich der Assistent und wechselt in den Lohn-Basiseinstellungen automatisch in den Budgetdatenbestand.