Jahresumstellung durchführen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Jahresende → Jahresumstellung durchführenMit diesem Programm kann der "Lohnjahreswechsel" durchgeführt werden. Ein Assistent führt Sie durch die Jahresumstellung.
Jahresumstellung durchführen
Um eine Jahresumstellung der Lohnfirmen bzw. der Dienstnehmer durchführen zu können, müssen Sie die Firma oder Firmen bzw. die Dienstnehmer auswählen, welche in das neue Jahr übernommen werden sollen.
Achtung!
 | Bevor die Jahresumstellung durchgeführt werden kann, muss Monat 12 bei jedem Dienstnehmer, der übernommen werden soll, zwingend endverspeichert werden! Ist das nicht der Fall, erfolgt keine Übernahme. |
Eine Jahresumstellung kann entweder für
- alle Dienstnehmer einer Firma,
- einzelne Dienstnehmer einer Firma,
- eine selektive Auswahl der Dienstnehmer einer Firma,
- alle Dienstnehmer aller Firmen oder
- alle Dienstnehmer einer selektiven Auswahl von Firmen
durchgeführt werden.
Mit der F8-Taste öffnet sich in den Feldern "Firma" und "Dienstnehmer" ein neues Fenster, in dem eine selektive Auswahl der Firmen bzw. der Dienstnehmer, die übernommen werden sollen, getroffen werden kann.
Die F4-Taste öffnet ein Suchfenster, in dem jeweils eine Firma oder ein Dienstnehmer ausgewählt werden können.
Hinweis
 | Bei der Jahresumstellung wird immer auch die Firma, die in den Parametern als ELDA-Datensender hinterlegt ist, mitübernommen, da sie im neuen Jahr für die Übermittlung der Meldungen an die ÖGK benötigt wird. Es werden jedoch nur die Firmendaten umgestellt. Die Dienstnehmer und Körperschaftszuordnungen werden erst bei der tatsächlichen Jahresübernahme dieser Firma übernommen. Im Fall einer Konzernlösung wird auch immer die Hauptfirma mitübernommen. Auch hier werden wieder nur die Firmendaten umgestellt. |
Hinweis
| Eine Jahresumstellung kann beliebig oft durchgeführt werden! Wurden nicht alle Firmen auf einmal übernommen oder wurden nach einer Jahresumstellung neue Dienstnehmer, Lohnarten oder Kollektivverträge angelegt, können diese durch einen erneuten Start der Jahresumstellung ins neue Jahr übernommen werden, ohne das Risiko, bestehende Daten zu überschreiben. Änderungen, die noch auf bestehenden Dienstnehmern durchgeführt wurden, werden aber nicht übernommen, weshalb keine Gefahr besteht, Daten im neuen Lohnjahr unabsichtlich zu überschreiben. |
Sämtliche automatisch vorgenommenen Änderungen an den globalen Daten bzw. Firmen- und Dienstnehmerdaten werden protokolliert. Dieses Protokoll kann auch im Nachhinein in diesem Programm über die Funktion "Logdateien ansehen" im Menü "Extras" eingesehen werden.
Hinweis
| Die Jahresumstellung auf das nächste Lohnjahr ist immer erst mit der dazugehörigen Jahresversion möglich. Beispielsweise wird für die Jahresumstellung auf das Jahr 2027 die Jahresversion 29.45 benötigt. Ist die erforderliche Programmversion noch nicht installiert worden, dann erscheint folgende Meldung: Die Lohn-Jahresumstellung <altes Lohnjahr> - <neues Lohnjahr> ist noch nicht möglich!  |
Die Parameter gemeinsame monatl. LSt-Ber. bei mehreren DVs und gemeinsame LSt-Ber. fallweiser Beschäftigter für das Programm Abrechnungen durchführen werden unabhängig von der im alten Jahr eingestellten Ausprägung im Zuge der Jahresumstellung im neuen Jahr immer auf "Ja" gestellt. Diese Automatik gilt auch für zukünftige Jahre.
Grundsätzlich werden alle durch den Jahresumstellungsprozess durchgeführten Änderungen an Parametereinstellungen in der Logdatei HRS_JAHRESUMSTELLUNG_<Datenbestand>_<altes Lohnjahr>_<neues Lohnjahr>.LOG protokolliert. Alle anderen nicht in der Logdatei explizit genannten LOHN Parameter werden mit analogen Einstellungen in das neue Lohnjahr übernommen.
Wenn die Tarifgruppe im neuen Jahr nicht (mehr) im Tarifsystem vorhanden ist, dann wird im Zuge der Jahresumstellung des Dienstnehmers das Feld Tarifgruppe geleert und der Sachverhalt wird protokolliert. Nach der Jahresumstellung ist bei diesen Dienstnehmern die korrekte Tarifgruppe im gleichnamigen Feld im neuen Lohnjahr zu hinterlegen.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Info-Logdatei anzeigen | Mit dieser Funktion kann man umstellen, ob bei der Anzeige der Logdateien auch die Info-Logdateien angezeigt werden sollen. In Info-Logdateien stehen weitere protokollierte Informationen, die optional bzw. im Bedarfsfall angezeigt werden können. |
 Logdateien ansehen | Mit dieser Funktion kann das Logfile zu einer bereits erfolgten Jahresumstellung auch im Nachhinein eingesehen werden. |
 Logdateien aller bisherigen Jahresumstellungen anzeigen | Änderungen und Anpassungen an globalen Daten werden fast ausschließlich im Zuge der ersten Jahresumstellung durchgeführt. Wenn mehrere User in der Lohnverrechnung arbeiten, ist das Protokoll für die Änderungen und Anpassungen an globalen Daten im Zuge der ersten Jahresumstellung grundsätzlich nur für jenen User sichtbar, der die erste Jahresumstellung durchführt. Mit dieser Funktion können die Logdateien aller bisherigen Jahresumstellungen, die möglicherweise von anderen Usern durchgeführt worden sind, auch im Nachhinein angezeigt werden. Dies erleichtert das Finden des ersten Protokolls zu den globalen Daten auch für andere User. Mit der Tastenkombination "Strg + Pos 1" gelangen Sie im Protokoll nach ganz oben und können das Protokoll der ersten Jahresumstellung aus diesem Jahr ansehen. |
