Datei <Dateiname>, Zeile <Zeilennummer>, Datei enthält Steuerzeichen [Datei wird zurückgewiesen, wenn TAB (0x09) und ACK (0x06)] (E41)

Öffnen Sie die zurückgewiesene Datei in einem Editor und eruieren Sie, um welchen Dienstnehmer es in der angegeben Zeile geht. Bei diesem Dienstnehmer sind unsichtbare Zeichen in Feldern wie "Name", "Vorname" oder "Adresse" enthalten. Diese unsichtbaren Zeichen können seitens ELDA nicht weiterverarbeitet werden und deshalb kommt es zur Zurückweisung der Übermittlungsdatei.

Stellen Sie sicher, dass insbesondere in den genannten Feldern keine unsichtbaren Zeichen enthalten sind, indem Sie die Daten dieser Felder im Programm "Dienstnehmer" komplett löschen und neu erfassen.

1.2. Was bedeutet die Meldung E2 bei der Übermittlung des Jahreslohnzettels?

Folgende Meldung erscheint beim Übermitteln des L16:

Die Datei <Dateiname>, Zeile <Zeilennummer>, Falsche Satzlaenge! <Zeilenlänge> anstatt <Zeilenlänge> Zeichen. (E2)

Folgende Felder sind im Dienstnehmerstamm zu kontrollieren, ob sich ein Leerzeichen am Ende befindet.

Vorname (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "Vorname")
Nachname (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "Nachname")
SV-Nummer des Dienstnehmers (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "SVNR")

Ebenfalls sind folgende Felder in der Lohnfirma zu kontrollieren, ob sich am Ende ein Leerzeichen befindet:

Steuernummer (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Finanzamt" → Feld "Steuernummer")
Beitragskontonummer (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "ÖGK" → Feld "Beitragsnummer")

1.3. Was bedeutet der Protokollfehler 9192 beim Übermitteln des Jahreslohnzettels?

Folgende Meldung wird nach dem Senden des L16 übermittelt:

Status *P*/Fehler 9192: Erhöhter VAB bei KZ 245 > als <Betrag> vorhanden

BMD berücksichtigt den erhöhten Verkehrsabsetzbetrag monatsgetreu. Sollte dieser auch nur in einem Abrechnungsmonat zur Anwendung kommen, steht das Jahresfeld auf "Ja". Die Übermittlung hat trotzdem ordnungsgemäß stattgefunden.

1.4. Warum habe ich eine Differenz zwischen dem Verkehrsabsetzbetrag in BMD NTCS und beim Finanzamt?

Bei BMD NTCS wird der Verkehrsabsetzbetrag monatsgetreu abgerechnet! Hingegen zieht das Finanzamt einen Jahreswert heran. Hier besteht kein Handlungsbedarf, da die Werte dennoch ordnungsgemäß an das Finanzamt übermittelt worden sind.

1.5. Fehlermeldung: KA62 - Der Zeitraum ganzer FABO+ und halber FABO+ ist größer als 12 Monate?

Bei mehrmaligem Wechsel von vollem auf halben FABO+ und umgekehrt kommt es zu dieser Meldung. Der Zeitraum muss nach Rücksprache mit dem Finanzamt manuell bearbeitet werden.

1.6. Warum erhalte ich eine Warnung beim Erstellen des Jahreslohnzettels, dass der Pendlereuro fehlt?

In der Bruttoerfassung kann bei den "Monatsstammdaten" das Feld "KM-Arbeitsstätte" befüllt und dementsprechend aufgerollt werden. Erstellen Sie nach der Abrechnung einen neuen Jahreslohnzettel.

1.7. Wo kann der Pendlereuro korrigiert werden, wenn ich eine Warnung beim Erstellen des Jahreslohnzettels erhalte?

Kontrollieren Sie den Reiter "Finanzamt" im Dienstnehmerstamm. Wenn das Feld "KM-Arbeitsstätte" leer ist, dann muss mittels Aufrollung in der Bruttoerfassung über den Button "Monatsstammdaten" das Feld dementsprechend befüllt werden.

1.8. Was ist zu tun bei der Meldung "ungültige Steuernummer des Arbeitgebers"?

Löschen Sie die Steuernummer bei der Lohnfirma und geben Sie diese erneut ohne Leerzeichen oder "/" ein.

1.9. Was ist zu tun bei der Meldung "Datei enthält Steuerzeichen"?

Bitte kontrollieren Sie die Felder "Vor-/Nachname" sowie "Adresse" beim Dienstnehmerstamm auf Leer- bzw. Sonderzeichen.

1.10. Ich erhalte für das L16 die Fehlermeldung "Unzulässiger Code für Art der Daten", was ist hier zu tun?

Kontrollieren Sie die Steuernummer der Lohnfirma bzw. löschen Sie diese gegebenfalls und erfassen sie erneut ohne Leerzeichen sowie "/". Dann sollte das L16 ohne Weiteres erneut erstellt werden können.

1.11. Ich erhalte für das L16 die Fehlermeldung "Strukturversion ungültig", was ist hier zu tun?

1.12. Warum kommt beim Versenden der L16 der Fehler "3,4E-4930 ist kein gültiger Integerwert"?

Dieser Fehler kann entstehen, wenn in einem sendefähigen L16 Werte manuell angepasst worden sind. Möchten Sie ein L16 adaptieren, dann muss darauf geachtet werden, dass in jedem Betragsfeld mindestens der Wert 0,00 steht und es nicht leer bleibt. Werden alle leeren Felder mit 0,00 nachträglich befüllt, können Sie das L16 ohne Weiteres übermitteln.

1.13. Wie erstelle ich ein Storno-L16?

Ist bereits ein Lohnzettel L16 (bzw. ein Beitragsgrundlagennachweis (BGN) vor 2019) erstellt und gesendet worden, so kann ein neuer Jahreslohnzettel erstellt werden, indem das Programm LOHN → Jahresende → Jahreslohnzettel noch einmal ausgeführt wird. Ist in der Bruttoerfassung etwas verändert worden, so muss der Dienstnehmer neu abgerechnet werden (Abrechnungen durchführen). Vor der Ausführung des Programms "Jahreslohnzettel" muss der Zustand unter dem Menü Extras → Zustände kontrolliert und ggf. zurückgesetzt werden (Details zu Zustände).

Beim erneuten Ausführen werden für den bereits gesendeten Lohnzettel (L16) ein Storno und ein neuer Lohnzettel (L16) erzeugt und zum Versand in der ELDA-Datendrehscheibe bereitgestellt.

Beachtenswert ist, dass der Storno-Lohnzettel (Storno-L16) keine Daten in den Betragsfeldern enthält, was natürlich korrekt ist. Der Storno-Lohnzettel (Storno-L16) darf nicht bearbeitet werden, da er durch eine Bearbeitung das Storno-Kennzeichen verliert.

1.14. Kann ich einen neuen Jahreslohnzettel erstellen, wenn sich die Abrechnungsdaten nicht ändern ?

In der ELDA-Datendrehscheibe kann man manuell einen Storno-Satz von dem gewünschten Jahreslohnzettel generieren. Das Storno muss an die ÖGK übermittelt oder der Status auf "Gesendet" gestellt werden. Danach muss der Zustand auf "NEIN" gesetzt sein (Details zu Zustände). Jetzt kann der neue Jahreslohnzettel erstellt und übermittelt werden.

1.15. Warum wird der Jahreslohnzettel nicht erstellt?

Ist beim Dienstnehmerstamm am Reiter "Finanzamt" die Ausprägung auf "keine Lohnsteuer" oder "Fixer %-Satz unter Wert 20" hinterlegt, dann wird kein Jahreslohnzettel erstellt. Hier ist mit einer Aufrollung zu prüfen, ob in Vormonaten eines der beiden betreffenden Felder gesetzt worden ist.

1.16. Warum stimmt der angegeben Zeitraum am Jahreslohnzettel nicht?

Bei der Übersicht der Dienstverhältnisse muss die L16-Nummer kontrolliert werden. Sollte diese nicht übereinstimmen, dann kann die L16-Nummer am Reiter "Finanzamt" im Dienstnehmerstamm manuell angepasst werden.

1.17. Wie kann die L16-Nummer bei den Dienstverhältnissen angepasst werden?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Dienstverhältnisse" in der Spalte "L16/E109a Nr" kann durch Spalte bearbeiten die "L16/E109aNr" bearbeitet werden.

1.18. Wann ist am Jahreslohnzettel das Feld "Vollzeit" angehakt?

Am Jahreslohnzettel wird Vollzeit angedruckt, wenn der Dienstnehmer zumindest oder mehr als 50% seiner Versicherungszeit im Dienstnehmerstamm als "Vollversichert" geführt wird. Der Betrachtungszeitraum bezieht sich hier auf das Kalenderjahr.

Ob es sich um Vollzeit oder Teilzeit handelt wird über das Feld "Teilzeitprozentsatzes laut Wochenmodell" (Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag") ermittelt.

z.B. Der Dienstnehmer ist in den Monat 1-4 Teilzeit und in den Monaten 5-12 Vollzeit, somit wird am L16 Vollzeit angedruckt.

1.19. Wann ist am Jahreslohnzettel das Feld "Teilzeit" befüllt?

Wenn die Monate mit der Ausprägung "Geringfügig" beim Feld "Versicherung" im Dienstnehmerstamm überwiegen, dann gilt der Dienstnehmer als "Teilzeit". Der Betrachtungszeitraum bezieht sich hier auf das Kalenderjahr.

z.B. Ist der Dienstnehmer in den Monat 1-2 Vollzeit und in den Monaten 3-12 geringfügig, dann wird am L16 Teilzeit angedruckt.

1.20. Wann ist am L16 Vollzeit oder Teilzeit befüllt?

Wenn die Anzahl der Monate mit der Ausprägung "Vollversichert" im Dienstnehmerstamm größer oder gleich den Monaten mit der Ausprägung "Geringfügig" ist, dann gilt der Dienstnehmer als "Vollzeit".

1.21. Wie wird das Feld "Vollzeit" oder "Teilzeit" am L16 ermittelt?

Die Ermittlung des Feldes "Vollzeit" oder "Teilzeit" erfolgt auf Basis des "Teilzeitprozentsatzes laut Wochenmodell" (Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag").

Der Teilzeitprozentsatz gibt an, wie hoch der Beschäftigungsumfang im Vergleich zu einer Vollzeitstelle ist.

Liegt der Teilzeitprozentsatz bei 100% handelt es sich um eine Vollzeitbeschäftigung. Liegt der Teilzeitprozentsatz unter 100%, wird das Arbeitsverhältnis als Teilzeitbeschäftigung eingestuft.

Wird das Feld am L16 falsch ausgewiesen, dann muss über den Reiter "Historische Daten" im Dienstnehmerstamm die Korrektur des Wochenmodells vorgenommen werden. Anschließend ist im Programm Bruttoerfassung die Funktion "Tage neu berechnen" (Strg+T) auszuführen. Nachdem der Dienstnehmer abgerechnet wurde (Programm Abrechnungen durchführen), ist der Lohnzettel neu zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass eine rückwirkende Änderung des Wochenmodells weitere Anpassungen erfordert (NLZ, Fixwerte ...).

1.22. Warum fehlt bei einem erstellten L16 das Länderkennzeichen?

Unter Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" ist das Feld "PLZ" zu kontrollieren.

Hier muss in Klammer das Länderkürzel angeführt sein. Sollte dieses fehlen, dann löschen Sie die PLZ und geben diese noch einmal neu ein. Danach das L16 nochmals neu erstellen.

1.23. Warum können nach einer Migration der Firma keine Jahreslohnzettel erzeugt werden?

Kontrollieren Sie die Einstellungen bei der vorherigen CRM Firma. Ist diese als "Testfirma" gekennzeichnet, können keine Jahreslohnzettel erzeugt werden. Entfernen Sie das Häkchen "Testfirma" und erstellen Sie die Jahreslohnzettel erneut. Danach kann die Firma wieder als "Testfirma" gekennzeichnet werden.

1.24. Vor 2019: Warum besteht meine/e Jahreslohnzettel/BGN/Arbeitsstättenmeldung nicht wie gewohnt aus 3 Teilen?

Verhalten und Rechtslage ab 2019 (Einführung der mBGM)
Seit 2019 ist der Beitragsgrundlagennachweis (BGN) entfallen und die Arbeitsstättenmeldung ist separat zu erstellen und zu melden. Das heißt, ab 2019 gibt es ohnehin nicht mehr drei Teile. Dafür stehen die Programme Jahreslohnzettel und Arbeitsstättenmeldungen zur Verfügung, die die Meldungen in die ELDA-Datendrehscheibe zum Versand bereitstellen.

Wenn in einem Kalenderjahr nur ruhende Bezüge abgerechnet werden (Karenz, Mutterschutz, Präsenzdienst usw.), muss kein Lohnsteuerteil gemeldet werden. Beide Programme können im Jahresendestapel aufgenommen werden.

Verhalten und Rechtslage vor 2019 (Einführung der mBGM)
Im Programm "Jahreslohnzettel" können Lohnzettel (L16), Beitragsgrundlagennachweise (BGN) und Arbeitsstättenmeldungen erstellt und in der ELDA-Datendrehscheibe zum Versand bereitgestellt werden. Grundsätzlich werden immer alle drei Teile erstellt, sofern diese notwendig sind. Einige Besonderheiten sollten beachtet werden:

Wenn in einem Kalenderjahr nur ruhende Bezüge abgerechnet werden (Karenz, Mutterschutz, Präsenzdienst usw.), muss kein Lohnsteuerteil gemeldet werden.
Wird ein Beitragsgrundlagennachweis erstellt, wird auch eine Arbeitsstättenmeldung erstellt. Die Anzahl der Meldungen kann sich jedoch unterscheiden.
Wenn keine allgemeine Beitragsgrundlage angeführt ist, muss auch keine Arbeitsstätte gemeldet werden.

Eine Dienstnehmerin ist zum Beginn des Jahres in Mutterschutz. Die BV-Bemessungsgrundlage wird dafür abgerechnet. Danach wechselt sie in Karenz. Hier fällt keine BV-Bemessungsgrundlage an. Da die Mitarbeiterin das ganze Jahr keine lohnsteuerpflichtigen Bezüge erhalten hat, wird kein Lohnzettel (L16) erstellt. Natürlich wird aber ein Beitragsgrundlagennachweis (BGN) erstellt, denn die BV-Beträge müssen gemeldet werden. Ebenso fällt eine Arbeitsstättenmeldung an.

1.25. Wie kann man L17-Lohnzettel erstellen?

L17-Lohnzettel können im Paket "Bilanzierung und Steuererklärungen" erstellt und übermittelt werden.

Die Voraussetzungen und grundlegenden Informationen entnehmen Sie unserem Beitrag L17 - Erstellung und Übermittlung.

Die Erstellung und Übermittlung von L17-Lohnzetteln direkt über die Lohnverrechnung ist nicht möglich.

1.26. Wie kann ich eine L19-Meldung erstellen?

Ab Februar 2024 müssen für Sportvereine erstmals Meldungen für Bezieher/innen von Reiseaufwandsentschädigungen erstellt werden. Dies gilt auch schon rückwirkend für das Kalenderjahr 2023.

Das "L19 - Mitteilung über pauschale Reiseaufwandsentschädigung" für Sportler/innen und Sportbetreuer/innen kann ab der Version 2023.26.45 ohne Weiteres in der NTCS über die Pakete BILANZ und LOHN erstellt werden. Im Paket BILANZ kann ohne Abrechnung ein L19 erstellt werden. Im Paket LOHN wird bei Abrechnung der Lohnsteuerpflichtigkeit immer ein L16 (Lohnzettel - Finanz) erstellt.

1.27. Warum wird keine E109a- bzw. E18-Meldung erstellt?

Für den Fall, dass keine §109a - bzw. E18-Meldung erstellt wird, sind folgende Punkte zu kontrollieren:

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" → Feld "Versichertengruppe": Hier ist die Ausprägung "Freier Dienstnehmer" zu hinterlegen.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" → Feld "Gesetzl. Grundlage ": Hier ist die Ausprägung "freier Dienstvertrag gemäß § 4 Abs. 4 ASVG" zu hinterlegen.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Finanzamt" → Feld "Lohnsteuerberechnung": Hier ist die Ausprägung "Freier Dienstvertrag" zu hinterlegen.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Finanzamt" → Feld "E109a-Leistungsart": Hier ist die Ausprägung "freier Dienstvertrag" zu hinterlegen.

Unter LOHN → Jahresende → Jahreslohnzettel → Reiter "Erweitert" ist zu kontrollieren, ob das Häkchen im Feld "E109a-Meldegrenzen prüfen" gesetzt ist. Falls hier das Häkchen gesetzt ist, werden folgende Meldegrenzen geprüft:

450 Euro für die einzelne Leistung
900 Euro für alle Leistungen im ganzem Jahr

Bei einem Wert unter 450 Euro für die einzelne Leistung bzw. 900 Euro für alle Leistungen für das ganze Jahr wird nur ein Ausdruck erzeugt, wenn das Häkchen nicht gesetzt ist.

Es wird keine Meldung für die ELDA erstellt, wenn die Werte unter 450 Euro bzw. 900 Euro liegen.

Externe Quelle

Mitteilung nach § 109a EStG

Wenn die oben genannten Punkte alle kontrolliert worden sind und trotzdem kein Ausdruck erstellt wird, sind die Monatsstammdaten in der Bruttoerfassung zu überprüfen.

LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → Funktionen → Monatsstammdaten

Es ist für jeden abgerechneten Monat einzeln zu kontrollieren, ob einer der oben genannten Punkten in den Monatsstammdaten falsch hinterlegt ist.

1.28. Warum wird eine E109a- bzw. E18-Meldung erstellt, obwohl die Meldegrenzen unterschritten ist?

Beim Erstellen des Jahreslohnzettels ist am Reiter "Erweitert" gegebenfalls das Häkchen für "Meldegrenzen prüfen" nicht gesetzt. Bitte prüfen Sie die Einstellung.

1.29. Warum wird bei einem GSVG-Versicherten der Sachbezug nicht bei der E109a- bzw. E18-Meldung ausgewiesen?

Steht das Feld "Versicherung" im Dienstnehmerstamm auf "keine SV", dann wird der Sachbezug nicht bei der E109a- bzw. E18-Meldung angedruckt. Das Feld muss gegebenfalls per Aufrollung in der Bruttoerfassung mit dem Button "Monatsstammdaten" adaptiert werden.

1.30. Warum wird bei einem GSVG-Versicherten der Sachbezug bei der E109a- bzw. E18-Meldung ausgewiesen?

Steht das Feld "Versicherung" im Dienstnehmerstamm auf "Normale SV", dann wird der Sachbezug auf der E109a- bzw. E18-Meldung ausgewiesen. Das Feld muss gegebenfalls per Aufrollung in der Bruttoerfassung mit dem Button "Monatsstammdaten"adaptiert werden.

1.31. Wie kann ich die Bruttobezüge gemäß § 25 (ohne § 26 und ohne § 3 Abs. 1 Z 16b) am Lohnzettel unter der Kennzahl 210 nachvollziehen?

Unter "Bruttobezüge gemäß § 25 (ohne § 26 und ohne § 3 Abs. 1 Z 16b)" wird am Lohnzettel unter der Kennzahl 210 die Summe aller abgerechneten Lohnarten ausgewiesen, die die Ausprägung "LSt lfd." bzw. "LSt lfd. (mit monatlichem Lohnzahlungszeitraum)" im Feld Lohnsteuer (gem. EStG) im Programm Lohnarten aufweisen. Dazu zählen insbesondere Sachbezüge, diese sind zwar lohnsteuerpflichtig, weisen allerdings nicht die Pflichtigkeit "Brutto" auf.

1.32. Was bedeutet die Meldung "Status P/Fehler 1706: Übermittelung außerhalb des Aufrollzeitraumes nicht zulässig"?

Diese Prüfung gibt es seit 12/2025 und es wird das Jahr sowie das aktuelle Datum bei Eingang der ELDA Meldung geprüft.

Die Meldung "*P*/Fehler 1706 Übermittelung außerhalb des Aufrollzeitraums nicht zulässig" bedeutet, dass ein Jahreslohnzettel (L16) nach dem 30.04. an die ELDA übermittelt worden ist.

Der Datensatz wird trotzdem von der ELDA übernommen.

Externe Quelle

https://www.elda.at/cdscontent/load?contentid=10008.806768&version=1778650696

Downloads Dienstgeber

1.33. Kann der Jahreslohnzettel per E-Mail an den Dienstnehmer versendet werden?

Ja, der Jahreslohnzettel kann via E-Mail an den Dienstnehmer versendet werden.

Dazu ist im Dienstnehmerstamm die E-Mail-Adresse des Dienstnehmers einzutragen:

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "E-Mail"

Damit eine E-Mail erstellt wird, ist im Programm "Jahreslohnzettel" am Reiter "Allgemein" im Feld "E-Mail" die Ausprägung "Ja, pro Dienstnehmer" zu hinterlegen:

LOHN → Jahresende → Jahreslohnzettel → Reiter "Allgemein" → Feld "E-Mail"

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2. Schwerarbeitsmeldungen

2.1. Wann zählt ein Rumpfmonat als Schwerarbeitsmonat?

Dies ist in § 4 Schwerarbeitsverordnung geregelt. Ein Schwerarbeitsmonat liegt nur dann vor, wenn ein Versicherungsmonat laut § 231 Z1 lit a ASVG vorliegt. Prinzipiell ist das ab 15 Tagen der Fall. Beachten Sie stets die aktuelle Rechtslage.

2.2. Wie wird eine Schwerarbeit für einen BUAK-Mitarbeiter erfasst?

Durch die Änderung der Schwerarbeitsverordnung (BGBl. II Nr. 201/2013), die mit 1.9.2013 in Kraft trat, wurde geregelt, dass Beschäftigungszeiten nach dem Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) als besonders belastende Berufstätigkeiten und daher als Zeiten der Schwerarbeit zu werten sind.

Daher ist für Betriebe die Bekanntgabe von verrichteten Schwerarbeitszeiten eines Arbeitnehmers, der dem BUAG unterliegt, an die zuständige Gesundheitskasse nicht mehr notwendig. Die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) meldet nun an den Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger alle BUAG-Beschäftigungszeiten.

Aus diesem Grund werden keine Schwerarbeitsmeldungen für BUAK-zugehörige Mitarbeiter (Feld "BUAK-Zugehörigkeit") erstellt.

3. Kommunalsteuererklärungen

3.1. Beim Versand der Kommunalsteuererklärung tritt ein Fehler auf. Was ist zu tun?

Beim Versand der Kommunalsteuererklärung kommt es zu einer Fehlermeldung mit folgendem Wortlaut:

Paket <Paketnummer>: Aufgrund eines fehlerhaften Dateninhalts ist das Senden an FinanzOnline fehlgeschlagen. Das Paket wurde NICHT eingereicht. Bitte erstellen und senden Sie die XML-Datei erneut.

Diese Meldung wurde von FinanzOnline zurückgegeben. Die häufigste Ursache für diese Meldung ist, dass die Steuernummer nicht korrekt erfasst worden ist. Eine österreichische Steuernummer ist immer in der Form AA BBB/CCCC einzugeben, wobei die ersten zwei Ziffern AA nicht manuell zu erfassen sind, sondern automatisch aus der Finanzamtsnummer eingetragen werden.

3.2. Wie erhalte ich eine Nullmeldung bei der Kommunalsteuererklärung?

Im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Kommunalsteuererklärungen kann der Parameter "Nullmeldung" auf "Ja" gestellt werden.

3.3. Wie kann ich die Kommunalsteuererklärung automatisch versenden?

Die Erstellungsart "1 - Sendedatei automatisch versenden" muss im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Kommunalsteuererklärungen gesetzt werden. Hinterlegen Sie zusätzlich im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zugangsdaten die Teilnehmer-ID, Benutzer-ID und PIN für FinanzOnline-Webservice.

3.4. Wo kann ich die Erstellart bei der Kommunalsteuererklärung hinterlegen?

Die entsprechenden Einstellungen können unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Kommunalsteuererklärungen definiert werden.

3.5. Wie kann ich mir bei der Kommunalsteuererklärung eine etwaige Fehlermeldung ansehen?

Die Kommunalsteuererklärung muss mit Doppelklick geöffnet werden. Hier kann nun die Spalte "Fehlermeldung" eingeblendet und eruiert werden.

3.6. Warum kann nach einer Migration der Firma keine Kommunalsteuererklärung erstellt werden?

Kontrollieren Sie die Einstellungen bei der vorherigen CRM Firma. Ist diese als "Testfirma" gekennzeichnet, kann keine Kommunalsteuererklärung erzeugt werden. Entfernen Sie das Häkchen "Testfirma" und erstellen Sie die Kommunalsteuererklärung erneut. Danach kann die Firma wieder als "Testfirma" gekennzeichnet werden.

3.7. Was ist zu beachten, wenn ich als Steuerberater ein XML-File für die Kommunalsteuerklärung eines Mandanten hochladen muss?

In diesem gesonderten Fall muss der Datensender kontrolliert und gegebenfalls kurzzeitig auf die jeweilige Firma des Mandanten umgestellt werden.

3.8. Was bedeutet die Fehlermeldung "falscher Identifikationsbegriff" bei der Übermittlung der Kommunalsteuererklärung?

Beim Erhalt dieser Fehlermeldung stimmen der Datensender und die Steuernummer in der XML-Datei nicht überein. Stellen Sie den Datensender kurzzeitig auf die jeweilige Firma des Mandanten für die Erstellung des Files um.

3.9. Wann ist die Kommunalsteuererklärung bei der Schließung einer Betriebsstätte (Betriebsschließung) zu übermitteln?

Die Kommunalsteuererklärung ist binnen einem Monat ab Schließung der Betriebsstätte zu übermitteln.

3.10. Wie kann die Gemeinde für die Kommunalsteuererklärung gerollt werden?

Wenn bei einem Dienstnehmer eine falsche Gemeinde erfasst worden ist, dann ist die Gemeinde im Dienstnehmerstamm richtig zu hinterlegen.
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Gemeinde" → Feld "Gemeinde Lfd-Nr"

Falls die Gemeinde zusätzlich noch aufgerollt werden muss, ist dies über die Monatsstammdaten in der Bruttoerfassung möglich.
LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung

Für die Monatsstammdatenaufrollung ist wie folgt vorzugehen:

Der Dienstnehmer wird in der Bruttoerfassung ausgewählt.
Über die Aufrollung wird in den jeweiligen Monat gerollt.
Anschließend werden die Monatsstammdaten aufgerufen.
Am Reiter "Gemeinde" → Feld "Gemeinde Lfd-Nr." wird die richtige Gemeinde hinterlegt. Mit der Funktion "F6 Bearbeiten" oder über das Stift-Symbol lässt sich das Feld bearbeiten.
Falls die Gemeinde in mehreren Monaten geändert werden muss, kann das über "Aufrollung Monatsfeld" in den Monatsstammdaten für alle Monate auf einmal durch geführt werden. Hier stellen Sie sich in das Feld "Gemeinde Lfd-Nr." und drücken den Button "Aufrollung Monatsfeld". Anschließend kann der Wert über die Funktion "Wert auf alle Monate kopieren" auf alle Monate übertragen werden.

Achtung: In diesem Fall darf die Funktion "Bearbeiten" in den "Monatsstammdaten" nicht aktiviert sein.
Wenn die Gemeinde bei mehreren Dienstnehmern geändert werden muss, ist die Änderung je Dienstnehmer einzeln durchzuführen.
Anschließend das Programm "Abrechnung durchführen" anwenden.
Nun kann die Kommunalsteuererklärung erneut erstellt werden.

3.11. Kann man eine Kommunalsteuererklärung im laufenden Jahr übermitteln?

Eine Kommunalsteuererklärung kann nicht vom laufenden Jahr übermittelt werden.

Wenn eine Kommunalsteuererklärung vom laufenden Jahr übermittelt wird, kommt folgende Fehlermeldung von FinanzOnline:

"Der Zeitraum der Erklärung muss größer oder gleich 2005 und kleiner als das laufende Jahr sein."

Eine Ausnahme besteht, wenn eine Betriebsschließung vorliegt. Die Kommunalsteuererklärung bei einer Betriebsschließung ist im laufenden Jahr zu übermitteln.

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4. Arbeitsstättenmeldungen

4.1. Wie kann ich eine Arbeitsstättenmeldung erstellen?

Eine Arbeitsstättenmeldung wird mit dem Programm LOHN → Jahresende → Arbeitsstättenmeldungen erstellt werden. Die Übermittlung erfolgt über LOHN → Abrechnungen → ELDA-Datendrehscheibe.

4.2. Wann wird eine Arbeitsstättenmeldung erzeugt?

Eine Arbeitsstättenmeldung wird für alle Dienstnehmer erstellt,

die kein Austrittsdatum oder ein Austrittsdatum im aktuellen Jahr eingetragen haben,
bei denen in irgendeinem Monat ein Abrechnungsstatus existiert,
bei denen das Feld "SV-Berechnung" nicht auf "Keine SV" steht,
bei denen das Feld "Versicherung" nicht auf "GSVG" oder auf "NVG" steht.

4.3. Warum werden nicht alle Arbeitststätten des Dienstnehmers gemeldet?

Hier wird die letzte gültige Arbeitsstätte des Dienstnehmerstammes herangezogen.

4.4. Warum erhalte ich keine Arbeitsstättenmeldung, obwohl der Dienstnehmer vor der GSVG-Versicherung ASVG versichert war?

Wenn der Dienstnehmer von ASVG auf GSVG wechselt, dann muss keine Arbeitsstättenmeldung übermittelt werden.

4.5. Warum kann nach einer Migration der Firma die Arbeitsstättenmeldung nicht erzeugt werden?

Kontrollieren Sie die Einstellungen bei der vorherigen CRM Firma. Ist diese als "Testfirma" gekennzeichnet, kann keine Arbeitsstättenmeldung erzeugt werden. Entfernen Sie das Häkchen "Testfirma" und erstellen Sie die Arbeitsstättenmeldung erneut. Danach kann die Firma wieder als "Testfirma" gekennzeichnet werden.

4.6. Warum ist das Feld "von Datum" auf der Arbeitsstättenmeldung nicht befüllt?

Führen Sie unter "Extras" im Dienstnehmerstamm die Funktion "Ein-/Austrittsdatum (Lohn) berechnen (alle Jahre)" durch. Nach der erneuten Erstellung der Arbeitsstättenmeldung wird der korrekte Monat angedruckt.

4.7. Wie storniert man eine Arbeitsstättenmeldung?

Die gesendete Arbeitsstättenmeldung befindet sich unter

LOHN → Abrechnungen → ELDA-Datendrehscheibe.

Durch Doppelklick auf die Arbeitsstättenmeldung wird ein neues Fenster geöffnet, in dem die Arbeitstättenmeldungen ersichtlich sind.

Unter Funktionen → Stornieren kann eine bereits gesendete Arbeitsstättenmeldung storniert werden.

Es wird ein Stornosatz erstellt, der dann wie gewohnt übermittelt werden kann.

5. DGA-Meldungen

5.1. Bei der DGA-Meldung erhalte ich den Fehler "DGA-Massenmeldung fehlgeschlagen", woran liegt das?

Bitte kontrollieren Sie die DGA-Steuernummer, diese ist immer 9-stellig und beginnt mit 617xxxxxx.

Weitere Informationen finden Sie in folgendem Hilfedokument DGA-Erklärungen

5.2. Bei der DGA-Meldung erhalte ich die Meldung "Fehlerhafte Abgabenkonto-Nummer", woran liegt das?

Bitte kontrollieren Sie die DGA-Steuernummer, diese ist immer 9-stellig und beginnt mit 617xxxxxx.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfedokument DGA-Erklärungen.

5.3. Wie hoch ist die Dienstgeberabgabe (DGA-Beitrag)?

Die Dienstgeberabgabe beträgt 2 Euro pro Dienstnehmer pro angefangener Woche.

Durch die Berechnung pro angefangener Arbeitswoche ergibt sich bei der Zahlung je nach Monat ein 4-wöchiger oder 5-wöchiger Abrechnungszeitraum.

5.4. Wie setzt sich der Abrechnungszeitraum bei der Dienstgeberabgabe (DGA) zusammen?

Der Abrechnungszeitraum beginnt mit jener Kalenderwoche, in welche der Monatserste fällt und umfasst alle weiteren darauffolgenden vollen Kalenderwochen des jeweiligen Monats.

5.5. Warum sind bei einem Austritt oder bei Beginn eines ruhenden Dienstverhältnisses 6 Wochen DGA (U-Bahn-Steuer) zu bezahlen?

Im Falle eines DV-Endes oder von ruhenden Bezügen wird eine angefangene Kalenderwoche hinzugerechnet.
Beinhaltet ein Monat somit 5 volle Kalenderwochen und fallen die letzten Tage des Kalendermonats in eine neue Woche, dann wird die Dienstgeberabgabe für 6 Wochen veranschlagt.

6. Jahresumstellung durchführen

6.1. Warum ist eine Jahresumstellung auf das nächste Lohnjahr noch nicht möglich?

Weil das Jahresupdate noch nicht eingespielt worden ist.

6.2. Woran erkenne ich, ob das Jahresupdate eingespielt worden ist?

In der Kopfzeile des Programms steht die Jahreszahl, gefolgt von der Programmversion. Die erste Zahl der Programmversion ist eine sich jährlich erhöhende fortlaufende Nummer. Die zweite Zahl ist eine interne Kennung des Release und die dritte Zahl ist eine sich bei jedem WebUpdate erhöhende fortlaufende Zahl.

Die für das LOHN Jahresupdate für LOHNKUNDEN 2025/2026 erforderliche Programmversion lautet 2025.28.45.00. Nach erfolgtem Jahres- und Steuerupdate lautet die Programmversion 2026.29.01.00.

Die Jahresumstellung vom Jahr 2025 auf das Jahr 2026 ist ab der Version 2025.28.45.00 möglich. Hier reicht es nicht, ein WebUpdate einzuspielen. Eine neue Hauptversion ist notwendig.

Achtung!

Für die Lohnverrechnung ist es unbedingt notwendig, jedes Jahr auf die Version xx.01 upzudaten (für 2026 = 29.01), sobald diese verfügbar ist. Unterjährige Updates und Korrekturen werden in vielen Fällen nur bis zur Version xx.01 zurückgegeben. Mit der Version xx.45 ist eine Endverspeicherung nur bis Monat Juni möglich.

6.3. Muss der Monat 12 im alten Jahr endverspeichert werden?

Ja. Alle relevanten Dienstnehmer müssen im Monat 12 zwingend endverspeichert sein. Ist bereits eine Aufrollung aus einem der Monate 13–24 (Aufrollungsmonate) durchgeführt worden, müssen diese Monate nicht endverspeichert sein. Lediglich der Monat 12 wird geprüft.

Weitere Informationen: Aufrollungen über die Monate 13–24 in der LOHN Jahresupdatebeilage

6.4. Kann eine Jahresumstellung schrittweise für einzelne Klienten durchgeführt werden?

Ja. Der Assistent Jahresumstellung durchführen kann beliebig oft gestartet werden. Sie können für jeden Klienten und/oder für jeden Dienstnehmer einzeln entscheiden, ob die Jahresumstellung gestartet werden soll.

Weitere Informationen: Schrittweise/Mehrmalige Jahresumstellung in der Jahresupdatebeilage

6.5. Kann eine Jahresumstellung für einen Klienten erneut durchgeführt werden?

Grundsätzlich ja. Allerdings ist zu beachten, dass keine Änderungen bei Firmen oder Dienstnehmern übernommen werden, wenn diese im neuen Jahr bereits existieren.

Weitere Informationen: Schrittweise/Mehrmalige Jahresumstellung in der LOHN Jahresupdatebeilage

6.6. Kann ich nach der Jahresumstellung im alten Jahr weiterarbeiten?

Ja. Grundsätzlich kann auch nach der Jahresumstellung ganz normal im alten Jahr weitergearbeitet werden (z. B. Aufrollungen aus den Monaten 13–24, Abrechnungen für Klienten, die noch nicht übernommen sind). Es ist aber Folgendes zu beachten:

Allgemeine (CRM) Felder sind jahresübergreifend. Eine Änderung dieser Felder ist in jedem Jahr gültig (sowohl in der Zukunft als auch in der Vergangenheit).
LOHN Felder sind jahresbezogen. Werden diese im alten Jahr geändert, muss die Änderung im neuen Jahr noch einmal durchgeführt werden.
LOHN Parameter sind jahresbezogen. Werden diese im alten Jahr geändert, muss die Änderung im neuen Jahr noch einmal durchgeführt werden.
NLZ-Einträge sind nicht jahresbezogen: Einträge in die Nichtleistungsverwaltung sind stets in allen Jahren ersichtlich.

6.7. Muss die Jahresumstellung durchgeführt sein, damit Dienstnehmer für das nächste Jahr angemeldet/abgemeldet werden können?

Nein. Anmeldungen für das neue Jahr sind auch im Vorjahr möglich. Dienstnehmer können mit Eintrittsdatum ab dem neuen Jahr schon im Vorjahr angelegt werden, auch die Funktion Wiedereintritt ist möglich.

Abmeldungen für das neue Jahr sind ebenfalls im Vorjahr möglich, die Funktion Austritt kann bereits verwendet werden.

6.8. Werden Lohnarten über das Jahresupdate automatisch gewartet?

Teilweise. Neue Lohnarten werden über das Jahresupdate nicht angelegt (Ausnahme: Systemlohnarten). Für bestehende Lohnarten wird versucht, gesetzliche Änderungen anzupassen. Diese automatischen Änderungen sind in der LOHN Jahresupdatebeilage im Kapitel Automatische Änderungen genau beschrieben und werden im Protokoll zur Jahresumstellung dezidiert angeführt.

Sollten Sie selbständig Lohnartenpflichtigkeiten anpassen, dann ist das ausschließlich nach der Jahresumstellung und vor der ersten Abrechnung möglich. Sind im neuen Jahr bereits Abrechnungen durchgeführt worden, muss die Lohnart kopiert werden. Die kopierte Lohnart kann dann angepasst und für die Zukunft verwendet werden. Für die Vergangenheit müsste diese Lohnart dann per Rollung gegen die falsche Lohnart ausgetauscht werden.

6.9. Wie führt man eine Jahresumstellung für vorherige Jahre durch?

Manchmal kommt es vor, dass eine Lohnverrechnung in einem älteren Jahr vorhanden ist und nun die Lohnabrechnung im aktuellen Jahr benötigt wird.

In solchen Fällen muss die Lohnfirma von dem letzten vorhandenem Lohnjahr Jahr für Jahr in das aktuelle Lohnjahr gebracht werden.

Beispiel: Die Lohnfirma ist im Jahr 2022. Aktuelles Lohnjahr ist 2025.

Steigen Sie in die Lohn-Basiseinstellungen in das Jahr 2022 ein.
Steigen Sie in das Programm "Jahresumstellung durchführen" ein und starten Sie für die gewünschte Firma die Jahresumstellung.
Nach der Jahresumstellung ist die Lohnfirma im Jahr 2023.
Steigen Sie in die Lohn-Basiseinstellungen in das Jahr 2023 ein und führen Sie erneut die Jahresumstellung für das Jahr 2024 durch.
Diesen Vorgang wiederholen Sie, bis Sie im aktuellen Lohnjahr sind.

6.10. Die Jahresumstellung wurde für einige Dienstverhältnisse aufgrund eines falschen Abrechnungsstatus nicht durchgeführt. Wie finde ich die entsprechenden Dienstverhältnisse?

Dienstnehmer, die im Monat 12 nicht endverspeichert sind, werden bei der Jahresumstellung nicht in das neue Jahr übernommen. Im Protokoll zur Jahresumstellung wird zunächst nur die Gesamtzahl angezeigt.

Um herauszufinden, welche Dienstnehmer betroffen sind, können Sie im Programm Jahresumstellung durchführen unter dem Menü "Extras" die Funktion "INFO-Logdatei anzeigen" anwählen. Wenn Sie dann in der Spalte "Titel + Text" nach "%Status" suchen, sehen Sie, welche Dienstnehmer nicht endverspeichert sind und somit für welche Dienstnehmer die Jahresumstellung im Paket LOHN nicht durchgeführt worden ist.

Nach deren Endverspeicherung kann die Jahresumstellung mit dem Programm Jahresumstellung durchführen auch für einzelne Dienstnehmer durchgeführt werden.

7. Logdateien

7.1. Können Logdateien von vergangenen Jahresumstellungen noch eingesehen werden?

Im Assistenten für die Jahresumstellung kann unter "Extras" → "Logdateien aller bisherigen Jahresumstellungen anzeigen" auf den Zeitraum des Jahreswechsels des jeweiligen Datenbestandes gefiltert werden. Sofern sich der Logordner nicht geändert hat bzw. die Logfiles darin noch enthalten sind, können hier alle Logs aller User, die im selben Datenbestand die Jahresumstellung durchgeführt haben, nachvollzogen werden.

7.2. Welche Arten von Logs gibt es bei der Jahresumstellung?

In der Detailliste gibt es 2 Arten von Logs:

Detailliste "Log"
Detailliste "Info.Log"

In der Detailliste "Log" finden Sie alle relevanten Infos zur Jahresumstellung.

Falls bei der Jahresumstellung Fehler oder Warnungen aufpoppen, dann kann auf die Detailliste "Info.Log" gefiltert werden.

7.3. Wie kann ich mir die Fehlermeldung bei der Jahresumstellung ansehen?

Im Assistenten für die Jahresumstellung kann unter "Extras" → "Logdateien aller bisherigen Jahresumstellungen anzeigen" auf die Detailliste "Info.Log" gefiltert werden. Hier werden alle Warnungen bzw. Fehlermeldungen der jeweiligen Jahresumstellung ausgewiesen.

7.4. Besteht die Möglichkeit, auf Logdateien vergangener Jahresumstellungen zuzugreifen?

8. Dienstnehmer

8.1. Wie erfasse ich einen Wiedereintritt in das Folgejahr?

Um einen Wiedereintritt im Folgejahr zu erfassen, ist zunächst unter LOHN → Jahresende → Jahresumstellung durchführen eine Jahresübernahme durchzuführen.

Es ist zu beachten, dass es nicht nötig ist, den entsprechenden Dienstnehmer bei der Jahresumstellung auszuwählen. Da der Dienstnehmer im Vorjahr ausgetreten ist, wird dieser bei der Jahresübernahme nicht mitgenommen.

Folgejahr: Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer ist rechts oben die Combobox auf "Ausgetretene Dienstnehmer" zu ändern:

Daraufhin ist im gleichen Fenster unter Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt beim entsprechenden Dienstnehmer der Wiedereintritt zu erfassen.

Achtung!

Sollte die Funktion aus dem Vorjahr gestartet werden, erscheint folgende Meldung:

"Sie stehen im falschen Jahr, bitte wechseln Sie in den Basiseinstellungen auf das Jahr JJJJ"

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8.2. Was ist zu tun, wenn die Lohnfirma z. B. im Jahr 2026 steht und ein Dienstnehmer noch im Jahr 2025 ist?

Wenn die Jahresumstellung der Firma bereits in das "neue" Lohnjahr durchgeführt wurde und ein Dienstnehmer noch im "alten" Jahr ist, gehen Sie wie folgt vor:

In den Lohn-Basiseinstellungen (LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellung) wird das Lohnjahr des benötigten Jahres hinterlegt.
Die Jahresumstellung wird für Dienstnehmer durchgeführt, die im Monat 12 endverspeichert sind.
Als nächstes ist das Programm "Jahresumstellung durchführen" (LOHN → Jahresende → Jahresumstellung durchführen) zu öffnen.
Dieses Programm führt Schritt für Schritt durch die Jahresumstellung.
Im Punkt "Firma/Dienstnehmer umstellen" ist die gewünschte Firma und der jeweilige Dienstnehmer bzw. mehrere oder alle Dienstnehmer auszuwählen.

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9. Dienstgeberlohnkonto

9.1. Warum kommt es zu einer Centdifferenz zwischen Jahres- und Monatsauswertungen?

Abweichungen können entstehen, da die Bewertung auf zwei Varianten erfolgen kann.

Variante 1 - alle lfd. mtl. Auswertungen:

Die bereits berechneten Abgaben je Dienstnehmer werden addiert

Variante 2 - Körperschaften summieren / Jahresauswertungen:

Es wir die Bemessungsgrundlage der Abgabe je Firma mit dem Prozentsatz XY mulitpliziert.

Dadurch können sich Centdifferenzen ergeben.

Differenzen können auch auftreten, da die NTCS mit 4 Nachkommastellen rundet.

9.2. Weshalb kommt es zu Centdifferenzen zwischen dem Dienstgeberjahreslohnkonto und dem Buchungsbelege?

Bei dem Dienstgeberjahreslohnkonto handelt es sich um eine Jahresauswertung. Hier wird die Bemessungsgrundlage der Abgabe je Firma mit dem Prozentsatz XY mulipliziert.

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei einem Buchungsbeleg um eine monatliche Auswertung, auch wenn diese für das ganze Jahr durchgeführt wird. Hier werden die Abgaben je Dienstnehmer je Monat aufsummiert.

9.3. Wieso erhalte ich Centdifferenzen am Buchungsbeleg bei einer Kostenverteilung?

Erfolgt die Kostenverteilung auf mehrere Kostentypen, dann wird der Betrag je abgerechneter Lohnart nach Prozent, Bezugsgröße oder Stunden aufgeteilt.

Hingegen wird in der Finanzbuchhaltung die Summe pro Konto herangezogen, um davon den Prozentsatz (USt) zu berechnen.

Diese Differenzen können programmtechnisch nicht verhindert werden.

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Siehe auch:

FAQ im Paket LOHN

Jahresupdatebeilage 2026

Jahresupdatebeilage 2025

FAQ LOHN Jahresende

6.9. Wie führt man eine Jahresumstellung für vorherige Jahre durch?