In diesem Kapitel informieren wir Sie über Änderungen an der Jahresupdatebeilage, in der Sie alles Wissenswerte in Bezug auf Jahresumstellung, Jahresauswertungen etc. finden.

Kapitel 3.2. Jahresumstellung durchführen
Neue Funktion im Jahresumstellungs-Assistenten, mit dem das Protokoll zu den globalen Daten der ersten Jahresumstellung einfacher gefunden werden kann.
Kapitel 3.4. Automatische Änderungen
In der Updatebeilage sind nur mehr die jährlich wiederkehrenden Automatiken beschrieben. Jahresspezifische Automatiken finden Sie im Neuerungen-Dokument.
Kapitel 4.1. In Vorjahren ausgeschiedene Dienstnehmer/innen
Erweiterung der Beschreibung bei Austritt eines Dienstnehmers im Vorjahr, wenn es im neuen Jahr schon eine Abrechnung gibt und keine UEL abgerechnet wird, die ins Vorjahr reicht.
Kapitel 4.5. Spezifische Feiertage
Hinweis darauf, wie "halbe Feiertage" für Weihnachten und Silvester in der Urlaubsverwaltung abgebildet werden können.
Kapitel 4.8.1. Sperre Jänner
Ergänzender Hinweis, dass im Jänner vorerst nicht nur die Endverspeicherung gesperrt ist, sondern auch das Programm "Körperschaften überweisen".
Kapitel 5.3.2. Fertig-Kennzeichen setzen
Kapitel neu formuliert, weil die Wartung des Fertig-Kennzeichens in die Programme "Monat abschließen" und "Abrechnungsmonitor" gewandert ist.
Kapitel 6.6. DGA Erklärung
Beschreibung bez. Erstellung des XML-Files zu Upload über die Seite der Gemeinde Wien ergänzt.

2. FAQ zur Jahresumstellung – die Top 10

In dieser Rubrik werden die häufigsten Fragen zur Jahresumstellung kurz und übersichtlich erklärt. Gibt es zu Themen auch detaillierte Beschreibungen, dann finden Sie die Verweise auf die entsprechenden Kapitel.

Weitere FAQ im Paket LOHN stehen in der Onlinehilfe zur Verfügung.

2.1. Warum ist eine Jahresumstellung auf das nächste Lohnjahr noch nicht möglich?

Weil das Jahresupdate noch nicht eingespielt worden ist.

2.2. Woran erkenne ich, ob das Jahresupdate eingespielt worden ist?

In der Kopfzeile des Programms steht die Jahreszahl, gefolgt von der Programmversion. Die erste Zahl der Programmversion ist eine sich jährlich erhöhende fortlaufende Nummer. Die zweite Zahl ist eine interne Kennung des Release und die dritte Zahl ist eine sich bei jedem WebUpdate erhöhende fortlaufende Zahl. Die für das LOHN Jahresupdate 2024/2025 erforderliche Programmversion lautet 2024.27.45.00. Nach erfolgtem Steuerupdate lautet die Programmversion 2025.28.01.00.

Die Jahresumstellung vom Jahr 2024 auf das Jahr 2025 ist ab der Version 2024.27.45.00 möglich. Hier reicht es nicht, ein WebUpdate einzuspielen. Eine neue Hauptversion ist notwendig.

Achtung!

Für die Lohnverrechnung ist es unbedingt notwendig, jedes Jahr auf die Version xx.01 upzudaten (für 2025 = 28.01), sobald diese verfügbar ist. Unterjährige Updates und Korrekturen werden in vielen Fällen nur bis zur Version xx.01 zurückgegeben. Mit der Version xx.45 ist eine Endverspeicherung nur bis Monat Juni möglich.

2.3. Muss der Monat 12 im alten Jahr endverspeichert werden?

Ja. Alle relevanten Dienstnehmer müssen im Monat 12 zwingend endverspeichert sein. Ist bereits eine Aufrollung aus einem der Monate 13–24 (Aufrollungsmonate) durchgeführt worden, müssen diese Monate nicht endverspeichert sein. Lediglich der Monat 12 wird geprüft.

Weitere Informationen: Aufrollungen über die Monate 13–24 in der LOHN Jahresupdatebeilage

2.4. Kann eine Jahresumstellung schrittweise für einzelne Klienten durchgeführt werden?

Ja. Der Assistent Jahresumstellung durchführen kann beliebig oft gestartet werden. Sie können für jeden Klienten und/oder für jeden Dienstnehmer einzeln entscheiden, ob die Jahresumstellung gestartet werden soll.

Weitere Informationen: Schrittweise/Mehrmalige Jahresumstellung in der Jahresupdatebeilage

2.5. Kann eine Jahresumstellung für einen Klienten erneut durchgeführt werden?

Grundsätzlich ja. Allerdings ist zu beachten, dass keine Änderungen bei Firmen oder Dienstnehmern übernommen werden, wenn diese im neuen Jahr bereits existieren.

Weitere Informationen: Schrittweise/Mehrmalige Jahresumstellung in der LOHN Jahresupdatebeilage

2.6. Kann ich nach der Jahresumstellung im alten Jahr weiterarbeiten?

Ja. Grundsätzlich kann auch nach der Jahresumstellung ganz normal im alten Jahr weitergearbeitet werden (z. B. Aufrollungen aus den Monaten 13–24, Abrechnungen für Klienten, die noch nicht übernommen sind). Es ist aber Folgendes zu beachten:

Allgemeine (CRM) Felder sind jahresübergreifend. Eine Änderung dieser Felder ist in jedem Jahr gültig (sowohl in der Zukunft als auch in der Vergangenheit).
LOHN Felder sind jahresbezogen. Werden diese im alten Jahr geändert, muss die Änderung im neuen Jahr noch einmal durchgeführt werden.
LOHN Parameter sind jahresbezogen. Werden diese im alten Jahr geändert, muss die Änderung im neuen Jahr noch einmal durchgeführt werden.
NLZ-Einträge sind nicht jahresbezogen: Einträge in die Nichtleistungsverwaltung sind stets in allen Jahren ersichtlich.

2.7. Muss die Jahresumstellung durchgeführt sein, damit Dienstnehmer für das nächste Jahr angemeldet/abgemeldet werden können?

Nein. Anmeldungen für das neue Jahr sind auch im Vorjahr möglich. Dienstnehmer können mit Eintrittsdatum ab dem neuen Jahr schon im Vorjahr angelegt werden, auch die Funktion Wiedereintritt ist möglich.

Abmeldungen für das neue Jahr sind ebenfalls im Vorjahr möglich, die Funktion Austritt kann bereits verwendet werden.

2.8. Werden Lohnarten über das Jahresupdate automatisch gewartet?

Teilweise. Neue Lohnarten werden über das Jahresupdate nicht angelegt (Ausnahme: Systemlohnarten). Für bestehende Lohnarten wird versucht, gesetzliche Änderungen anzupassen. Diese automatischen Änderungen sind in der LOHN Jahresupdatebeilage im Kapitel Automatische Änderungen genau beschrieben und werden im Protokoll zur Jahresumstellung dezidiert angeführt.

Sollten Sie selbständig Lohnartenpflichtigkeiten anpassen, dann ist das ausschließlich nach der Jahresumstellung und vor der ersten Abrechnung möglich. Sind im neuen Jahr bereits Abrechnungen durchgeführt worden, muss die Lohnart kopiert werden. Die kopierte Lohnart kann dann angepasst und für die Zukunft verwendet werden. Für die Vergangenheit müsste diese Lohnart dann per Rollung gegen die falsche Lohnart ausgetauscht werden.

2.9. Wie führt man eine Aufrollung aus den Monaten 13–24 durch?

?Der Monat 12 muss endverspeichert sein. Danach kann aus den Monaten 13-24 gearbeitet werden wie in jedem anderen Monat auch (in der Bruttoerfassung sind nur Aufrollungen möglich). Auch die Auswertungen werden, wie in jedem Monat üblich, durchgeführt.

Weitere Informationen:

Aufrollung

Aufrollung über die Monate 13-24 in der LOHN Jahresupdatebeilage

Aufrollung von Lohnarten (Lernvideo)

2.10. Kann eine Firma von einem Datenbestand in einen anderen bzw. von einer Datenbank in eine andere übernommen werden?

Beide Aspekte dieser Frage können mit "Ja" beantwortet werden.

Ja, der Export einer oder mehrerer Firmen inkl. aller Abrechnungen aller Jahre aus einer Datenbank sowie der Import auf einer anderen Datenbank ist mithilfe der Programme Lohndaten exportieren und Lohndaten importieren möglich. Dabei wird immer ein eigener Datenbestand angelegt.

Die Programme Lohndaten exportieren und Lohndaten importieren stehen im Paket LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export zur Verfügung.

Eine Migration der Lohnfirmen in einen bestehenden Datenbestand ist mit dem Programm LOHN → Weitere Funktionen → Lohnfirmen migrieren idealerweise zum Jahreswechsel möglich.

Weitere Informationen:

Lohndaten exportieren

Lohndaten importieren

Ja, mit dem Programm LOHN → Weitere Funktionen → Lohnfirmen migrieren kann eine Lohnfirma von einem Datenbestand in einen anderen übernommen werden.

Auf dem bisherigen Datenbestand wird eine Sicherung der Firma erzeugt, auf der die "alten" Abrechnungen gespeichert bleiben. Die Firmen- und Dienstnehmerstammdaten können danach teilweise auf einen bestehenden Datenbestand übernommen werden. Welche Daten automatisch migriert werden und welche manuell nachzupflegen sind, entnehmen Sie unserer Dokumentation Datenbestandswechsel.

Weitere Informationen: Datenbestandswechsel

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3. LOHN Jahresumstellung

3.1. Checkliste Jahresumstellung

	Update für Version 27.45 einspielen (auch der aktuelle Patch muss eingespielt werden)
	Datenbank sichern
	Endverspeicherung Dezember
	Durchführung der Jahresumstellung
	Hinweise laut Logdateien beachten
	Ins neue Lohnjahr wechseln
	KV-spezifische Feiertage müssen definiert werden (siehe Kapitel "Spezifische Feiertage")
	Gemeinde-Kundendaten: Bei Verwendung der "Kundendaten-Automatik" (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Gemeinde" → Bearbeiten F6) mit der Ausprägung "Kundendaten" müssen diese manuell angepasst werden (siehe Kapitel Kundendaten-Automatik).
	Lohnarten hinsichtlich der Pflichtigkeit kontrollieren und ggf. abändern

3.2. Jahresumstellung durchführen

Die Jahresumstellung kann unter LOHN → Jahresende → Jahresumstellung durchführen gestartet werden. Es öffnet sich ein Assistent, der Sie Schritt für Schritt duch die Jahresumstellung begleitet.

Es werden immer zunächst die globalen Daten (Lohnarten, Lohnartengruppen, Kollektivverträge, die im neuen Jahr noch nicht existieren) übernommen, danach wird ein Protokoll angezeigt.

Im nächsten Schritt können Firmen- und Dienstnehmerdaten übernommen werden. Im Feld "Firma" können Sie auswählen:

Alle Firmen (Feld bleibt leer)
Eine selektive Auswahl von Firmen (mit der F8-Auswahlfunktion)
Eine einzelne Firma (mit der F4-Suchfunktion)

Ist eine einzelne Firma selektiert worden, können Sie im Feld "Dienstnehmer" auswählen:

Alle Dienstnehmer (Feld bleibt leer)
Eine selektive Auswahl von Dienstnehmern (mit der F8-Auswahlfunktion)
Einen einzelnen Dienstnehmer (mit der F4-Suchfunktion)

Hinweis

Die Lohnvorschlagswerte-Firma wird bei der ersten Jahresumstellung automatisch ins neue Jahr übernommen und muss nicht extra umgestellt werden.

Auch hier erhalten Sie im Anschluss wieder ein Protokoll.

Im letzten Schritt können Sie in den Lohn-Basiseinstellungen das Jahr setzen.

Unter "Extras" können Sie die oben beschriebenen Protokolle mit dem Punkt "Logdateien ansehen" noch einmal aufrufen.

Sie können hier wie folgt filtern:

Aus welchem Zeitraum Sie die Übernahmen sehen möchten
Übernahmen von bestimmten Usern
Ob Informationen, Warnungen und/oder Fehler angezeigt werden sollen

Im Anschluss finden Sie wieder jene Meldungen, die bereits zuvor im Zuge des Assistenten angezeigt worden sind.

Änderungen und Anpassungen an globalen Daten werden fast ausschließlich im Zuge der ersten Jahresumstellung durchgeführt. Wenn mehrere User in der Lohnverrechnung arbeiten, ist das Protokoll für die Änderungen und Anpassungen an globalen Daten im Zuge der ersten Jahresumstellung grundsätzlich nur für jenen User sichtbar, der die erste Jahresumstellung durchführt. Um das Finden dieses ersten Protokolls zu den globalen Daten auch für andere User zu erleichtern, gibt es im Jahresumstellungsassistenten unter "Extras" die Funktion "Logdateien aller bisherigen Jahresumstellungen" anzeigen. Mit der Tastenkombination "Strg + Pos 1" gelangen Sie ganz nach oben und können das Protokoll der ersten Jahresumstellung aus diesem Jahr ansehen.

Spezialfall: Nicht-endverspeicherte Dienstnehmer finden

Dienstnehmer/innen, die im Monat 12 nicht endverspeichert sind, werden bei der Jahresumstellung nicht in das neue Jahr übernommen. Im Protokoll wird zunächst nur die Gesamtzahl angezeigt. Um herauszufinden, welche Dienstnehmer/innen betroffen sind, können Sie unter "Extras" die Funktion "INFO-Logdatei anzeigen" anwählen. Wenn Sie dann in der Spalte "Titel + Text" nach "%Status" suchen, sehen Sie, welche Dienstnehmer/innen nicht endverspeichert sind.

3.3. Schrittweise/Mehrmalige Jahresumstellung

Eine Jahresumstellung kann im NTCS LOHN beliebig oft durchgeführt werden. Es werden im Schritt 2 des Assistenten (Globale Daten umstellen) immer die globalen Daten übernommen. Lohnarten, Lohnartengruppen, Kollektivverträge etc., die bereits einmal übernommen worden sind, werden bei einer weiteren Übernahme aber nicht mehr verändert. Es werden nur Datensätze übernommen, die im neuen Jahr noch nicht existieren. Somit werden keine Daten überschrieben, die im neuen Jahr bereits vorhanden sind.

Das gleiche Prinzip gilt für den Schritt 4 des Assistenten (Firmen/Dienstnehmer umstellen), in dem Firmen- und Dienstnehmerdaten übernommen werden. Es werden nur Datensätze übernommen, die im neuen Jahr nicht existieren. Firmen und Dienstnehmer, die im neuen Jahr schon vorhanden sind, werden nicht verändert.

Beispiel

Im Datenbestand sind die Firmen 1 und 2 angelegt.

Alle Dienstnehmer/innen der Firma 1 werden im Rahmen der ersten Jahresumstellung in das neue Jahr übernommen.

Stamm/Programm	Übernommen	Nicht übernommen
Lohnarten	Globale Lohnarten Firmenspezifische Lohnarten der Firma 1	Firmenspezifische Lohnarten der Firma 2
Kollektivverträge	Alle
Lohnartengruppen	Alle
Parametereinstellungen	Allgemeine Firmenbezogene für Firma 1	Firmenbezogene für Firma 2
Firmen	Firma 1
Dienstnehmer	Alle Dienstnehmer der Firma 1

Eine Woche später wird Firma 1 noch einmal übernommen und Firma 2 zum ersten Mal. In der Eingabemaske werden alle Dienstnehmer ausgewählt.

Stamm/Programm	Übernommen	Nicht übernommen
Lohnarten	Neu angelegte Lohnarten Firmenspezifische Lohnarten der Firma 2	Änderungen bei bereits übernommenen Lohnarten
Kollektivverträge	Neu angelegte Kollektivverträge	Änderungen bei bereits übernommenen Kollektivverträgen
Lohnartengruppen	Neuanlagen	Änderungen bei bestehenden Lohnartengruppen
Parametereinstellungen	Firmenbezogene für Firma 2	Änderungen bei allgemeinen Parametern Änderungen bei firmenbezogenen für Firma 2
Firmen	Firma 2	Änderungen bei der Firma 1
Dienstnehmer	Alle Dienstnehmer der Firma 2 Neue Dienstnehmer der Firma 1	Änderungen bei bestehenden Dienstnehmern der Firma 1 (Hinweis: CRM Felder sind nicht jahresbezogen)

3.4. Automatische Änderungen

In der Jahresupdatebeilage sind anders als in den Vorjahren nur mehr die jährlich wiederkehrenden Automatiken beschrieben. Jahresspezifische Automatiken finden Sie in den Neuerungen 2025.

3.4.1. Programmspezifische Änderungen

Die folgenden Punkte werden bei der Jahresumstellung automatisch vom Programm durchgeführt:

Der Wert des Feldes "Lohnsteuer Freibetrag Folgejahr" wird in das Feld "Lohnsteuer Freibetrag" eingetragen.
Vordienstbezüge werden auf null gestellt.
Das Feld "LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a" wird wieder auf die Standardeinstellung "automatisch" umgestellt.
Das Feld "Erstes Beschäftigungsende" wird wieder auf "leer" gesetzt.
Das Feld "J/6-Neuber. bei Aufrollung" wird wieder auf die Standardeinstellung "Ja, bei Bezüge § 67 1,2" umgestellt.
Das Feld "Aliquotierung § 68 (1),(2)" wird wieder auf Standardeinstellung "Nein" gestellt.
Dienstnehmer/innen, bei denen "alte" Tarifgruppen hinterlegt sind, die nicht mehr existieren, werden ins neue Jahr mitübernommen, aber das Feld "Tarifgruppe" im Programm "Dienstnehmer" bleibt leer. Um abrechnen zu können, muss eine korrekte Tarifgruppe hinterlegt werden.
Die Parameter gemeinsame monatl. LSt-Ber. bei mehreren DVs und gemeinsame LSt-Ber. fallweiser Beschäftigter für das Programm Abrechnungen durchführen werden unabhängig von der im alten Jahr eingestellten Ausprägung im Zuge der Jahresumstellung im neuen Jahr immer auf "Ja" gestellt. Diese Automatik gilt auch für zukünftige Jahre.

Hinweis

Spezifische Änderungen im Zuge der Jahresumstellung für einzelne Jahresumstellungen im Paket LOHN finden Sie im Dokument "Neuerungen" des jeweiligen Jahres.

3.4.2. Anpassungen von gesetzlichen Werten

Alle gesetzlichen Werte werden automatisch eingespielt und angepasst. Für eine Übersicht über die relevanten Gesetzeswerte empfehlen wir die Werte-Kärtchen des Vorlagenportals.

Unter www.vorlagenportal.at stehen diese auch Nicht-Kunden des Vorlagenportals zur Verfügung. Unter Vorlagen-Datenbank → 1. Aktuelles, PV-Werte und Rechner → Wichtige Werte für die Personalverrechnung stehen die Werte-Kärtchen auch ohne Anmeldung zum Download bereit.

4. Besonderheiten am Jahresbeginn

4.1. In Vorjahren ausgeschiedene Dienstnehmer/innen

Dienstnehmer/innen, die in Vorjahren ausgeschieden sind (Austritt und Ende Entgelt im Vorjahr), sind grundsätzlich im neuen Jahr nicht mehr ersichtlich. Diese Dienstnehmer/innen können aber im Programm Dienstnehmer über die Combobox eingeblendet werden. Sollte der/die Dienstnehmer/in wieder eintreten, können Sie das über die Funktion Wiedereintritt durchführen.

Wenn nach der Jahresumstellung im Vorjahr ein Austritt erfasst wird und es keine UEL ins aktuelle Jahr gibt, aber die Lohnartenaktivierung schon durchgeführt worden ist, dann kann die Abrechnung im neuen Jahr nicht gelöscht werden. Die Abrechnungswerte sind aber vorhanden und der Dienstnehmer wird auf diversen Auswertungen verarbeitet. Der Dienstnehmer muss im neuen Jahr gelöscht werden. Dazu ist der Dienstnehmer über die Combobox-Einstellung "irrelevante Dienstnehmer" anzuzeigen und mit F7 zu löschen.

4.2. Dienstnehmer/innen mit Urlaubsersatzleistung ins Folgejahr

4.2.1. Erfassung vor Jahresumstellung

Reicht eine Urlaubsersatzleistung für Dienstnehmer/innen, die im alten Jahr ausgeschieden sind, in das Folgejahr, ist keine spezielle Vorgehensweise zu beachten, wenn der Austritt und die UEL-Schablone vor der Jahresumstellung erfasst worden sind. Im neuen Jahr wird in den jeweiligen Monaten mit der Lohnartenaktivierung für diese Dienstnehmer/innen automatisch eine Systemlohnart erzeugt. Damit werden die Beiträge im neuen Jahr auf der mBGM angedruckt und abgeführt.

4.2.2. Erfassung Austritt und UEL nach der Jahresumstellung

Wird nach der Jahresumstellung im alten Jahr (über die Monate 13–24) bei einem Dienstnehmer ein Austritt und eine UEL mittels Schablone erfasst, muss danach im neuen Jahr für diesen Dienstnehmer im Jänner die Lohnartenaktivierung gestartet werden. Dadurch werden im Jänner die UEL-Lohnarten für die Folgemonate erzeugt.

Ist aber davor im neuen Jahr bereits die Lohnartenaktivierung durchgeführt worden bzw. sind andere Anwender-Lohnarten erfasst worden, dann können diese aufgrund des Austritts im Vorjahr im Jänner in der Bruttoerfassung nicht mehr gelöscht werden.

Idealerweise wird die Bruttoerfassung im Jänner daher "geleert", bevor die Aufrollung des Austritts im alten Jahr durchgeführt wird. Im Nachhinein ist es möglich, dies unter LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Abrechnungen löschen durchzuführen. Danach ist noch einmal eine Lohnartenaktivierung für diesen Dienstnehmer zu initiieren.

4.2.3. Erfassung Austritt vor Jahresumstellung, UEL danach

Wenn bei einem Dienstnehmer im alten Jahr der Austritt bereits korrekt erfasst worden ist, aber ohne UEL ins neue Jahr, dann ist der Dienstnehmer nicht ins neue Jahr übernommen worden. In dem Fall muss nach Korrektur der Austrittsdaten und Erfassung der UEL-Schablone für den Dienstnehmer noch einmal eine Jahresumstellung durchgeführt werden. Danach können mit der Lohnartenaktivierung die UEL-Lohnarten erzeugt werden.

4.2.4. Erfassung für neue Klienten ohne Abrechnung im Vorjahr

Wenn Klienten ab Jänner neu übernommen werden, können auch Dienstnehmer/innen dabei sein, die im Vorjahr ausgetreten sind, aber für die eine UEL im aktuellen Jahr abzurechnen ist. Für diese Fälle steht Ihnen im Programm "Dienstnehmer" unter dem Menü "Extras" die Funktion "UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden" zur Verfügung. Diese Schablone ist aufrufbar, wenn das Austrittsdatum des Dienstnehmers im Vorjahr, aber Ende Entgelt im aktuellen Jahr liegt.

In der Schablone können Sie die Verlängerungstage und das Brutto der UEL erfassen. Wenn Sie die Werte übernehmen, werden diese in den Importpuffer gestellt und können von dort wie gewohnt entleert werden.

4.3. Zahltage im Überweisungsprogramm aktualisieren

In den Überweisungsprogrammen (für Körperschaften, Dienstnehmer und Gläubiger) können unter dem Menü "Extras" Zahltage definiert werden. Diese Zahltage werden als "Durchführungsdatum" für die Telebankingdatei verwendet. Wenn hier im alten Jahr allgemein oder firmenbezogen spezifische Zahltage definiert worden sind, werden diese bei der Jahresumstellung 1:1 übernommen. Es ist aber zu überprüfen, ob diese im neuen Jahr anzupassen sind. Nachstehend sehen Sie beispielsweise eine mögliche Hinterlegung von Zahltagen für die Dienstnehmerüberweisungen für das kommende Jahr.

4.4. Kundendaten-Automatik

Sind Kundendaten-Automatiken für Gemeinden hinterlegt, können diese unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Gemeinde" → Bearbeiten F6 kontrolliert werden. Für folgende Ausprägungen werden diese bei der Jahresumstellung automatisch angepasst:

Wien,
Wien (neu)
Salzburg
Graz
Graz (neu)
Innsbruck
Kufgem
GeOrg
K5

Sind individuelle Werte hinterlegt, müssen diese manuell angepasst werden.

4.5. Spezifische Feiertage

KV- und religionsspezifische Feiertage sind im Kalender im Paket CRM hinterlegt. Diese müssen über den BMD Kalender daher für jedes Jahr manuell angelegt werden. Das ist auch im Vorhinein für beliebig viele Nachfolgejahre möglich.

Eine Hinterlegung von "halben" Feiertagen oder "Feiertag ab Mittag“" ist nicht möglich. Diese Problematik lässt sich am besten im Zusammenspiel mit der Zeiterfassung lösen. Hier können die Tage entsprechend übergeleitet werden, sodass sie korrekt in der Urlaubsverwaltung landen. Wenn Sie keine Zeiterfassung haben, können Sie in der Urlaubsverwaltung im "Detail" die Tage und Stunden für den 24.12. und den 31.12. anpassen.

4.6. Übernahme/Erfassung von Nichtleistungszeiten im Nachhinein

Für die Übernahme/Erfassung von Nichtleistungszeiten sind in Bezug auf den Jahreswechsel keine Besonderheiten zu beachten. Die NLZ-Verwaltung ist nicht jahresabhängig. Wenn nach der Jahresumstellung Nichtleistungszeiten für das Vorjahr importiert/übergeleitet/erfasst werden, werden die Werte im Vorjahr in den Importpuffer gestellt. Über die Monate 13–24 können diese Werte aus dem Importpuffer entleert werden.

4.7. Anpassung Stapel für Benachrichtigung bei Clearingmeldungen

Der Stapelschritt zur E-Mail-Benachrichtigung für neue Clearingmeldungen ist immer für ein Lohnjahr definiert. Der Stapel muss daher für das neue Jahr angepasst werden, um weiterhin zu funktionieren. Idealerweise wird ein neuer Stapelschritt für die Funktion MCS_HRSSENDCLEARINGMAILS für das neue Jahr im bestehenden Stapel eingefügt.

Es wird empfohlen, zumindest zwei Stapelschritte mit dieser Funktion für das neue und vergangene Jahr zu verwenden, da zum Jahreswechsel möglicherweise Clearingfälle sowohl für das neue als auch für das alte Jahr angeliefert werden. Stapelschritte für weiter in der Vergangenheit liegende Jahre müssen prinzipiell nicht aus dem Stapel entfernt werden. Allerdings sind für noch weiter in der Vergangenheit liegende Vorjahre vermutlich keine Clearingfälle zu erwarten. Bei Performanceproblemen des Stapels können die entsprechenden Stapelschritte für nicht mehr relevante Lohnjahre entfernt werden.

Eine ausführliche Beschreibung, wie der Stapel angelegt wird, finden Sie in der Stapelbeschreibung Stapel E-Mail senden bei ELDA Clearing.

4.8. Sperren für Endverspeicherung

4.8.1. Sperre Jänner

Aus Sicherheitsgründen sind die Überweisung für Körperschaften sowie die Endverspeicherung für den Monat Jänner mit dem Vorupdate nicht möglich. Beim Versuch der Körperschaftsüberweisung bzw. der Endspeicherung für den Monat Jänner mit dem Vorupdate erscheint eine entsprechende Programmmeldung.

Damit soll sichergestellt werden, dass mögliche kurzfristige Änderungen noch im Jänner berücksichtigt werden können. Insbesondere die DZ-Sätze werden oft sehr spät bekannt gegeben und von BMD über ein WebUpdate eingespielt. Sie erhalten diesbezüglich voraussichtlich in der 2. Kalenderwoche des neuen Jahres eine Kundeninformation.

Sollten sich tatsächlich noch Gesetzeswerte ändern, obwohl bereits abgerechnet worden ist, können Sie in solchen Fällen in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Divers den "Abrechnungsstatus zurücksetzen". Dadurch erhalten alle Dienstnehmer/innen, für die noch keine Überweisung erfolgt ist, wieder den Status 0 und die Abrechnung kann erneut gestartet werden. Danach ist die Endverspeicherung für Jänner und eine Abrechnung für Februar möglich.

Ist die Dienstnehmerüberweisung bereits durchgeführt worden, dann muss der Zustand des Programms Dienstnehmer überweisen auf "Nein" geändert werden. In der Zustandsverwaltung kann der Zustand mit der Funktion "Spalte bearbeiten" auf "Nein" geändert werden. Danach lässt sich der Abrechnungsstatus wie oben beschrieben zurücksetzen. Im Anschluss sollte der Zustand für die Dienstnehmerüberweisungen wieder auf den tatsächlichen Zustand "Ja" zurück geändert werden.

4.8.2. Sperre Juni

Mit der Version xx.45 ist eine Abrechnung nur bis Juni möglich. Da im Jahresverlauf manche Korrekturen und Anpassungen nur mehr bis zur Version xx.01 ausgeliefert werden, ist es zwingend notwendig, diese Hauptversion einzuspielen. Mit der Version xx.45 ist daher keine Endverspeicherung im Monat Juni mehr möglich. Sorgen Sie sich rechtzeitig dafür, dass die notwendigen Updates eingespielt werden.

Die Version xx.01 steht üblicherweise ab Februar bzw. März zur Verfügung.

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5. Besonderheiten am Jahresende

5.1. Anmeldungen für das Folgejahr

Anmeldungen für das Folgejahr können im alten Lohnjahr durchgeführt werden. Dafür ist das aktuellste WebUpdate notwendig. Das Einspielen des Jahresupdates oder die Jahresumstellung auf das Folgejahr sind nicht erforderlich. Auch in der ELDA-Software ist ein entsprechendes Update notwendig.

Es können sowohl Dienstnehmer/innen neu angelegt werden, die im Folgejahr erstmalig eintreten, als auch neue Dienstverhältnisse für Wiedereintritte von Dienstnehmern, die bereits früher im Unternehmen beschäftigt gewesen sind. Grundsätzlich gibt es hier keine abweichende Vorgehensweise zu (Wieder-)Eintritten während des Jahres.

5.2. Geringfügig Beschäftigte mit Zahlung am Jahresende

Seit Einführung der mBGM werden die Beiträge der geringfügigen Dienstnehmer auch dann monatlich gemeldet, wenn die Beiträge erst am Jahresende überwiesen werden. Die Überweisung dieser Beiträge erfolgt automatisch durch das Programm mit der Überweisung der Körperschaften im Monat 12. Vom Anwender sind keine Besonderheiten zu beachten. Ob die Beiträge monatlich oder am Jahresende abgeführt werden, wird über das Feld "Jährliche Abrechnung bei geringfügig Beschäftigten" am Reiter "Lohnfirma - Lohndaten" im Programm Lohnfirmen gesteuert. Dieses Feld gilt sowohl für SV-Beiträge (UV bzw. DAG) als auch BV-Beiträge.

Dieses Feld kann nur unmittelbar nach der Jahresumstellung und vor der Jänner-Abrechnung umgestellt werden.

Bei Firmen mit geringfügig beschäftigten Dienstnehmern, bei denen im Monat Dezember kein einziger Dienstnehmer (auch kein vollversicherter Dienstnehmer) abgerechnet wird (beispielsweise Saisonbetriebe), muss unter LOHN → Weitere Funktionen das Programm Körperschaften summieren im Monat 12 manuell gestartet werden.

Anschließend kann wie gewohnt der Auswertungsstapel gestartet werden.

5.3. Aufrollung über die Monate 13–24

Aufrollungen für Vorjahre (sowohl für den Dezember als auch für frühere Monate) sind über die fiktiven Monate 13–24 möglich. Die Durchführung der Abrechnung und die Erstellung der Auswertungen erfolgt in den Monaten 13–24 analog zur Standardlohnabrechnung in einem laufenden Monat.

Dadurch, dass später anfallende Aufrollungen nicht im Monat 13 (bis 24), sondern in den Monaten 14–24 durchgeführt werden können, erhalten Sie für jeden "Aufrollungsdurchgang" getrennte und abgegrenzte Auswertungen.

Für die Jahresumstellung werden immer jene Stammdatenwerte herangezogen, mit denen der Monat Dezember endverspeichert worden ist. Das gilt für alle monatlichen Stammdaten, aber auch z. B. für Fixwerte. Das gilt auch, wenn die Rollung aus Monat 13 (–24) vor der Jahresumstellung durchgeführt worden ist. In diesem Fall muss die Änderung in beiden Jahren durchgeführt werden.

Beispiel

Gehalt Dezember Original	3.000,00
Aufrollung Gehalt für Dezember aus Monat 13	3.100,00
Gehalt Jänner durch LA-Aktivierung	3.000,00

5.3.1. Arbeiten in Monat 13–24 oder im Aufrollmonat

Funktionen und Tätigkeiten in der Bruttoerfassung, die direkt in den Monaten 13–24 durchgeführt werden (können):

Rückwirkende Austritte über die Austrittsschablone
Eingabe der UEL-/KÜE-Schablone für rückwirkende Austritte
Ansehen der pfändbaren Beträge, bewirkt durch die Aufrollungen
Eingabe von Nichtleistungszeiten (Urlaube, Krankenstände …)
Änderung Tarifgruppe (z. B. vollversichert auf geringfügig)
Aktiv → Ruhend (z. B. Mutterschutz, Präsenzdienst)
Netto-Vorschau (Netto durch die Aufrollungen)
Importpuffer entleeren (über "Funktionen")

Durch diese Funktionen werden die von ihnen abhängigen Lohnarten automatisch entsprechend aufgerollt (z. B. Aliquotierung Gehalt bei Austritt, UEL-Lohnarten bei Urlaubsersatzleistung, NLZ- und Schnittlohnarten bei Krankenstand oder Urlaub …).

Funktionen und Tätigkeiten in der Bruttoerfassung, die über die Aufrollung im jeweiligen Monat durchgeführt werden (können):

Manuelle Lohnarteneingabe (Erfassung, Bearbeitung, Löschung)
Stammdatenänderungen und -aufrollungen
Netto-Vorschau (Netto des jeweiligen Monats)

5.3.2. Fertig-Kennzeichen setzen

Sind die nötigen Aufrollungen abgeschlossen und die Auswertungen erstellt, sollten die Monate 13–24 wie üblich endverspeichert werden. Die Endverspeicherung der Monate 12–23 ist die Voraussetzung dafür, dass die im Monat 13–24 aufgerollten Dienstnehmer aus einem der Nachfolgemonate aus aufgerollt werden können. Da aber nur die tatsächlich im jeweiligen Monat abgerechneten Dienstnehmer endverspeichert werden, wäre es programmtechnisch möglich, andere Dienstnehmer wieder im Monat 13 (bis 24) anzusprechen. Aus diesem Grund sollte das Programm "Monat abschließen" auch für die Monate 13 (bis 24) gestartet werden, damit das Fertig-Kennzeichen gesetzt wird.

Das Programm "Monat abschließen" ist stapelfähig. Das dadurch gesetzte Kennzeichen löst aus, dass keine Eingaben in der Bruttoerfassung mehr möglich sind. Bei Bedarf können Sie dieses Kennzeichen im Programm "Abrechnungsmonitor" wieder zurücksetzen.

Beim Einstieg in einen bereits fertig gemeldeten Monat erhalten Sie folgende Meldung:

"Firma ist für diesen Monat bereits abgeschlossen (Fertig Kz. gesetzt). Eine Änderung ist nicht mehr möglich."

Hinweis

Dieses Fertig-Kennzeichen ist auch (in allen Monaten) die Voraussetzung dafür, dass der Lohn-Buchungsbeleg direkt aus der NTCS FIBU "abgeholt" werden kann (FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen → Menü "Buchen" → Lohn-Buchungsbeleg verbuchen).

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6. Jahresauswertungen

6.1. Jahresendestapel durchführen

Im Jahresendestapel können Sie alle Jahresabschlussprogramme automatisch der Reihe nach ausführen lassen. Dadurch müssen Sie nicht alle Programme einzeln aufrufen. Dieser Stapel funktioniert anlog zu den gewohnten Abrechnungsstapeln.

Auch hier können Sie über LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Stapeleinstellungen festlegen, welche Programme gestartet werden sollen und unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Lohnstapel durchführen, welcher Stapel im "Jahresendestapel“ gestartet werden soll. Natürlich lassen sich die Programme auch einzeln starten.

6.2. Überblick Jahresmeldungen

Am Jahresende sind bestimmte Jahresauswertungen an die jeweils zuständigen Körperschaften zu übermitteln.

Auswertung	Körperschaft	Übermittlung per	Stichtag
Jahreslohnzettel (L16/E109a)	ÖGK (bzw. Finanzamt)	ELDA	28.02. (29.02.)
Arbeitsstättenmeldung	ÖGK (bzw. Statistik Austria)	ELDA	28.02. (29.02.)
Schwerarbeitsmeldung	ÖGK	ELDA	28.02. (29.02.)
Kommunalsteuererklärung	Gemeinde	FinanzOnline	31.03.
DGA-Erklärung (U-Bahn-Steuer)	Gemeinde Wien	Onlineformular	31.03.
Einkommensbericht			Alle zwei Jahre 31.03.
Lohnkonten	(G)PLB-Prüfer/innen	Exportdatei	(G)PLB-Prüfung

6.3. Jahreslohnzettel (L16/E18)

6.3.1. Jahreslohnzettel erzeugen

Mit dem Programm LOHN → Jahresende → Jahreslohnzettel können L16- bzw. E18-Daten erstellt, gedruckt und über die ELDA-Datendrehscheibe an die ÖGK gesendet werden. Der lohnsteuerliche Teil wird von der ÖGK an das zuständige Finanzamt weitergeleitet.

Wie auch in anderen Auswertungsprogrammen stehen im oberen Bereich des Reiters "Allgemein" einige Sortier- und Filterfelder zur Verfügung. Bleibt – wie in diesem Beispiel – das Feld "Dienstnehmer" leer, werden Jahreslohnzettel für alle Dienstnehmer/innen gedruckt/erstellt. Ansonsten können Sie auch über die F4-Suchfunktion einen einzelnen Dienstnehmer auswählen bzw. über die F8-Auswahlfunktion eine selektive Auswahl von Dienstnehmer/innen treffen.

Über das Feld "ELDA-Meldung erstellen" wird gesteuert, ob eine ELDA-Meldung für den Jahreslohnzettel in die ELDA-Datendrehscheibe zum Versand an die ÖGK bereitgestellt werden soll. Außerdem kann festgelegt werden, ob ein Ausdruck erzeugt werden soll, ob die Lohnzettel ins Archiv übernommen werden sollen und ob eine E-Mail erstellt werden soll.

Hinweis

Wie in allen anderen Auswertungsprogrammen auch wird nur über die Funktion "Ausführen" eine ELDA-Meldung erstellt. Die Zustandsverwaltung funktioniert in diesem Programm ebenfalls analog zu den anderen Programmen.

Mitteilung § 109a EStG

Seit 2003 müssen Mitteilungen über Leistungen gem. § 109a EStG (das betrifft insbesondere freie Dienstnehmer) elektronisch übermittelt werden.

Prüfung der 450- bzw. 900-Euro-Grenze
Eine Mitteilung kann unterbleiben, wenn das geleistete Entgelt einer Person pro Leistungsart im Kalenderjahr insgesamt nicht mehr als € 900,00 und das Entgelt für jede einzelne Leistung nicht mehr als € 450,00 beträgt. Das bedeutet, dass alle §109a-Meldungen gemeldet werden müssen, falls eine §109a-Meldung ein Entgelt größer als € 450,00 aufweist. Geprüft wird nur die Kennzahl 341, die Umsatzsteuer wird nicht berücksichtigt. Die Prüfung selbst wird vom Programm automatisch durchgeführt.

Voraussetzung dafür ist, dass diese Prüfung am Reiter "Erweitert" aktiviert ist. Diese Einstellung sollte je nach Bedarf über die allgemeinen/firmenbezogenen Einstellungen fixiert werden.

L19-Meldungen

Das Formular L19 "Mitteilung über pauschale Reiseaufwandsentschädigung" für Sportler/innen und Sportbetreuer/innen kann ab der Version 2023.26.45 ohne Weiteres in der NTCS über die Pakete BILANZ und LOHN erstellt werden. Im Paket BILANZ kann ohne Abrechnung ein L19 erstellt werden. Im Paket LOHN wird bei Abrechnung der Lohnsteuerpflichtigkeit immer ein L16 (Lohnzettel - Finanz) erstellt.

6.3.2. Daten senden

Die Jahreslohnzettel (L16/E18/L19-Meldungen) können entweder über die ELDA-Datendrehscheibe oder über die Programme Lohnfirmen bzw. Dienstnehmer am Reiter "ELDA" gesendet werden. In der ELDA-Datendrehscheibe sehen Sie alle Meldungen aller Dienstnehmer aller Lohnfirmen. Im Programm Lohnfirmen sehen Sie alle L16 aller Dienstnehmer dieser Firma. Im Programm Dienstnehmer sehen Sie das L16 des Dienstnehmers.

ELDA-Datendrehscheibe

Reiter "ELDA" im Programm "Dienstnehmer"

6.3.3. Fehler beim Übermitteln

Wenn bei der Übermittlung Fehler auftreten, kann die Anzahl der gesendeten und empfangenen Daten abweichen. In diesem Fall sehen Sie in der ELDA-Datendrehscheibe, dass der Datensatz als fehlerhaft gekennzeichnet worden ist. Filtern Sie ggf. nach jenen Datenzeilen, die im Feld "fehlerhaft" einen Wert > 0 eingetragen haben.

Wenn Sie mit Doppelklick in den Datensatz einsteigen, sehen Sie, welche konkrete Fehler vorliegen. Fehler bzw. Warnungen haben stets einen eindeutigen Code, der in Klammer steht. Im jeweils aktuellen Prüfkatalog (downloadbar auf der ELDA-Webseite unter Downloads Dienstgeber) finden Sie ggf. nützliche Informationen zur Lösung des konkreten Falls.

Wenn Sie noch einmal mit Doppelklick einsteigen, können Sie den Fehler beheben. Danach wird der Datensatz wieder auf "sendefähig" umgestellt.

Bitte beachten Sie in jedem Fall die Rückmeldeprotokolle der ELDA. Nur diese gelten als Nachweis, dass die Meldungen tatsächlich übermittelt worden sind.

Hinweis

Bezüglich der Einstellungen auf den Reitern "Allgemein" und "Erweitert" beachten Sie bitte unsere Onlinehilfe zum Programm Jahreslohnzettel.

6.3.4. §109a-Meldungen aus FIBU erstellen

Ab 2021 ist es möglich, direkt aus der NTCS FIBU heraus §109a-Meldungen zu erstellen. Eine detaillierte Beschreibung zum Vorgang finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema §109a-Meldung.

6.4. Arbeitsstättenmeldung

6.4.1. Arbeitsstättenmeldung erzeugen

Für Zeiträume ab dem Lohnjahr 2019 wird die Arbeitsstättenmeldung über das eigenständige Programm LOHN → Jahresende → Arbeitsstättenmeldungen erzeugt.

Eine Arbeitsstättenmeldung wird für alle Dienstnehmer erstellt,

die eine Arbeitsstätte im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Gemeinde" im Feld "Arbeitssstätte" hinterlegt haben und
die kein Austrittsdatum oder ein Austrittsdatum im aktuellen Jahr oder einem Folgejahr eingetragen haben und
bei denen in irgendeinem Monat ein Abrechnungsstatus existiert und
bei denen das Feld "SV-Berechnung" nicht auf "Keine SV" steht und
bei denen das Feld "Versicherung" nicht auf "GSVG" oder auf "NVG" steht.

Sie können mit diesem Programm sowohl einen Ausdruck erzeugen, als auch eine ELDA-Meldung erstellen.

6.4.2. Daten senden

Die erzeugten Daten können dann in der ELDA-Datendrehscheibe gesendet werden.

6.5. Kommunalsteuererklärung

Die Kommunalsteuererklärung kann elektronisch über FinanzOnline (https://finanzonline.bmf.gv.at) an die zuständige Gemeinde übermittelt werden. Der Steuerpflichtige muss die Steuererklärung elektronisch übermitteln, wenn er über einen Internetanschluss verfügt und er wegen Überschreitens der Umsatzgrenze zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist.

6.5.1. Kommunalsteuererklärung erzeugen

Die Erstellung der Kommunalsteuererklärung findet unter LOHN → Jahresende → Kommunalsteuererklärungen statt. Über die Funktion "Erstellen" kann die Kommunalsteuererklärung erzeugt werden. Im ersten Eingabefeld können Sie entweder alle Firmen (Feld bleibt leer), eine einzelne Firma (Eingabe der Nummer, F4-Suchfunktion) oder eine bestimmte Auswahl von Firmen (über F8-Auswahlfunktion) selektieren.

Ist eine einzelne Firma gewählt worden, können Sie über das zweite Feld einzelne Gemeinden auswählen. Bleibt das Feld leer, werden automatisch alle Gemeinden erstellt. Handelt es sich um eine Betriebsschließung, können Sie im dritten Feld das entsprechende Kennzeichen setzen.

Hinweis

Ob für eine angelegte Gemeinde, auf der das ganze Jahr kein Dienstnehmer abgerechnet worden ist, eine Nullmedlung erzeugt werden soll, hängt von dem Parameter "Nullmeldung" ab.

Hinweis

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass beim Datensender keine Steuernummer hinterlegt ist, dann liegt es in den meisten Fällen daran, dass es für den Datensender noch kein aktuelles Firmenjahr gibt. Ein neues Firmenjahr kann unter CRM → Stammdaten → Firmen mit der Funktion "Firmen Vorjahre" angelegt werden.

Im Anschluss an die Erstellung sehen Sie für jede Firma eine eigene Zeile mit der Anzahl der Gemeinden, der Gesamtsumme und dem Sendestatus.

Ist der Status "sendefähig", können Sie die Meldungen senden (Vorgang abhängig vom Parameter "Erstellungsart", siehe Kapitel Daten senden von Kommunalsteuererklärungen). Mit "Status ändern" können Sie den Sendestatus manuell beeinflussen. Über "Drucken" erhalten Sie eine Auswertung, in welchen Monaten für welche Gemeinden welche Summen angefallen sind. Zu diesen Informationen gelangen Sie aber auch, wenn Sie mit Doppelklick in die Firma einsteigen. Hier sehen Sie, wie sich der Gesamtbetrag der Kommunalsteuer aus den einzelnen Gemeinden zusammensetzt. Außerdem sind im rechten Block die Monatswerte ersichtlich.

Sollte sich an den Werten etwas ändern, können Sie jederzeit für eine Firma die Kommunalsteuererklärung neu erstellen. Dadurch wird die Kommunalsteuererklärung wieder als "sendefähig" gekennzeichnet, die Datei kann erneut übermittelt werden.

6.5.2. Daten senden

Die Voraussetzung für die Übermittlung der Kommunalsteuererklärung ist die korrekte Anlage der Gemeindestammdaten mit den korrekten Gemeindekennziffern im Programm Lohnfirmen. Die Einstellungen für die Kommunalsteuererklärung nehmen Sie unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Kommunalsteuererklärungen vor. Sie können diese Einstellungen allgemein oder firmenbezogen hinterlegen. Entscheidend ist vor allem die Erstellungsart.

Erstellungsart "1 – Sendedatei automatisch versenden"
In diesem Fall wird die Kommunalsteuererklärung automatisch an FinanzOnline gesendet und hochgeladen. Voraussetzung dafür sind die korrekten Einstellungen im Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten.

Erstellungsart "2 – Sendedatei in E-Government stellen"
In diesem Fall wird die Kommunalsteuererklärung im E-Government bereitgestellt und kann von dort hochgeladen werden. Das E-Government befindet sich im Paket BILANZ unter E-Government → E-Government Zentrale.

Hier ist zunächst unter "Details" die jeweils markierte Meldung freigegeben und das Paket kann erstellt werden.

Danach kann am Reiter "Pakete" die tatsächliche Übermittlung an FinanzOnline durchgeführt werden (Funktion "Paket senden").

Erstellungsart "3 – Sendedatei in bestimmtes Verzeichnis stellen"
In diesem Fall wird pro Klient eine Datei erstellt und in dem Verzeichnis abgespeichert, das Sie unter Parameter "Verzeichnis für Sendedatei" im Programm Kommunalsteuererklärungen hinterlegt haben.

Von dort kann die Datei manuell in FinanzOnline hochgeladen werden. Wird die Datei erstellt, erhalten Sie einen Hinweis auf den Namen der Datei (Kommst_<Firmennummer>.xml) und das Verzeichnis. Das könnte beispielsweise so aussehen:

Die Datei kann dann über die Homepage https://finanzonline.bmf.gv.at hochgeladen werden. Geben Sie hier Ihre Zugangsdaten (Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation, PIN) ein und klicken Sie auf den Button "LOGIN". Sie gelangen auf die Hauptseite. Danach ist auf "Eingaben" und "Übermittlung" zu klicken. Nun können Sie auswählen, welche Daten gesendet werden sollen. Bitte klicken Sie nur den Punkt "Kommunalsteuererklärung" an. Bei "Dateiname" kann mit "Durchsuchen" der Pfad, wo die XML-Datei abgespeichert worden ist, ausgewählt werden. In unserem Beispiel: Y:\Kommst\Kommst_1.xml

Dann ist auf den Button "Datei senden" zu klicken. Sie erhalten danach eine Meldung mit der Anzahl der Erklärungen, die gesendet worden sind.

Hinweis

Durch eine im Bundesrechenzentrum durchgeführte Erhöhung der Sicherheitsstandards kann FinanzOnline auf Rechnern nicht mehr gestartet werden, die mit Windows XP oder Windows 2003 in Verbindung mit dem Internet Explorer 8 oder noch älteren Versionen ausgestattet sind. Auch der direkte Einstieg aus der BMD Software (und damit die automatische Übermittlung der KommSt-Erklärung) ist auf diesen Systemen nicht mehr möglich.

6.6. DGA-Erklärungen

Die DGA-Erklärung kann seit 2023 nur mehr elektronisch übermittelt werden. Es gibt auf der Homepage des Magistrats Wien eine Online-Erfassung. Sie können hier die Daten manuell anhand des Ausdruck aus dem Programm eingeben oder ein XML-File hochladen (www.wien.at/finanzen/abgaben → "Dienstgeberabgabe" auswählen, unter Formulare auf "Online-Formular: Dienstgeberabgabe-Erklärung" klicken).

Dieses XML-File können Sie erstellen, indem Sie im Programm LOHN → Jahresende → DGA-Erklärungen im Parameter Verzeichnis für XML-Massenexport ein Verzeichnis hinterlegen, in dem dieses File abgespeichert werden soll. Wenn Sie danach die Funktion "Ausführen" starten, wird das File erzeugt.

6.7. Schwerarbeitsmeldung

Für Dienstnehmer, die der Schwerarbeitsverordnung unterliegen, ist der Dienstgeber verpflichtet, bis zum 28. Februar des Folgejahres hinsichtlich der bei ihm beschäftigten männlichen Versicherten, die bereits das 40. Lebensjahr vollendet haben, und weiblichen Versicherten, die bereits das 35. Lebensjahr vollendet haben, gesondert folgende Daten an die ÖGK zu melden:

alle Tätigkeiten, die auf das Vorliegen von Schwerarbeit schließen lassen (siehe dazu BGBl II Nr. 104/2006 § 1)
die Namen und Sozialversicherungsnummern jener Personen, die diese Tätigkeiten verrichten und
die Dauer dieser Schwerarbeit

6.7.1. Kandidatenliste

Im Programm LOHN → Jahresende → Schwerarbeitsmeldungen können Sie auch eine "Kandidatenliste" drucken. Auf dieser Liste sind alle Dienstnehmer/innen angeführt, die die persönlichen Voraussetzungen für Schwerarbeit erfüllen (im Hinblick auf Alter, Vollversicherung …).

6.7.2. Erfassung

Die Schwerarbeitsmeldung wird im Programm Dienstnehmer am Reiter "Schwerarbeit" (oder in der Bruttoerfassung über Funktion → Schwerarbeit) mit F5 erfasst.

Im Feld "Art der Tätigkeit" kann ebendiese ausgewählt werden. In der Von- und Bis-Spalte kann der Beginn bzw. das Ende der Schwerarbeitstätigkeit eingegeben werden. Bleiben diese Felder leer, so wird bei einem leeren Von-Feld der 1.1. und bei einem leeren Bis-Feld der 31.12. angenommen. In der Spalte "Anmerkung" können Sie individuelle Hinweise eintragen, die für die Meldung an sich aber ohne Bedeutung sind.

Achtung!

Die Liste der körperlich anspruchsvollen Tätigkeiten, die dazu führen, dass Schwerarbeit vorliegt, wird regelmäßig überarbeitet. Wenn Sie Schwerarbeit, wie oben beschrieben, ohne Datum erfassen, kontrollieren Sie unbedingt jährlich die offizielle Liste der Tätigkeiten und entfernen Sie bei Bedarf den Eintrag der Schwerarbeit bei den betroffenen Dienstnehmern/Dienstnehmerinnen.

Wird bei einem Dienstnehmer, der die Altersgrenze noch nicht erreicht hat (außer Von-/Bis-Feld bleibt leer) oder bei einem geringfügigen Dienstnehmer eine Meldung erfasst, erhalten Sie entsprechende Hinweise. Die Schwerarbeit kann zwar trotzdem erfasst werden, allerdings werden diese Dienstnehmer beim Drucken der Liste bzw. beim Erstellen der ELDA-Meldung nicht verarbeitet. Schwerarbeit kann also auch schon im Vorhinein erfasst werden.

Die Hinweismeldungen lauten:

"Dienstnehmer ist derzeit geringfügig beschäftigt!"

"Dienstnehmerin hat das 35. Lebensjahr noch nicht vollendet!"

6.7.3. Schwerarbeitsmeldung erzeugen

Unter LOHN → Jahresende → Schwerarbeitsmeldungen können Sie anschließend sowohl eine Liste drucken (Verarbeitungsart "Schwerarbeitsliste detailliert"), als auch eine ELDA-Meldung erstellen (Verarbeitungsart "ELDA-Meldung erstellen").

Ausdruck

6.7.4. Daten senden

Die erzeugten Dateien können dann in der ELDA-Datendrehscheibe gesendet werden.

6.8. Einkommensberichte

Ab dem Jahr 2013 müssen Dienstgeber mit einer Anzahl ab 150 Dienstnehmern laut § 11a des Gleichbehandlungsgesetzes alle zwei Jahre, jeweils bis zum 31. März des Folgejahres, einen Bericht zur Entgeltanalyse (= Einkommensbericht) erstellen. Die Erstellung des Einkommensberichts ist unter LOHN → Jahresende → Einkommensberichte möglich. Voraussetzung ist eine korrekte Zuordnung der Dienstnehmer in Verwendungsgruppen und Beschäftigungsjahre im Programm Dienstnehmer.

Neben dem Einkommensbericht kann der "Einkommensbericht je Mitarbeiter" zur Kontrolle ausgedruckt werden.

Am Reiter "Erweitert" kann die Berechnungsnummer hinterlegt werden, die zur Ermittlung der Einkommen herangezogen wird. Darunter können Sie entscheiden, wie viele Dienstnehmer in einer Gruppe (gleiche Verwendungsgruppe und gleiches Beschäftigungsjahr) sein müssen, damit eine Berechnung stattfindet (notwendig zur Anonymisierung).

Hinweis

Personen mit dem Geschlecht "Divers", "Inter" oder "Offen" werden nicht verarbeitet.

6.9. Lohnkonten BAO-gerecht exportieren

In den Programmen LOHN → Jahresende → Dienstnehmer-Lohnkonten und Firmen-Lohnkonten können die Lohnkonten BAO-gerecht (notwendig für (G)PLB) exportiert werden. Wenn Sie in den beiden Programmen auf den Reiter "Export" wechseln, können Sie hier das erste Feld "BAO-Export" auf "Ja" setzen. Im Feld "Zieldatei" wird dann sofort ein Musterpfad inklusive Platzhaltern vorgeschlagen. Sie können an der ersten Stelle das gewünschte Laufwerk hinterlegen, dann werden die Lohnkonten mit entsprechender Bezeichnung dort abgespeichert.

Hinweis

Für detaillierte Hilfe zum Export beachten Sie bitte unsere Onlinehilfe zu den Programmen Dienstnehmer-Lohnkonten und Firmen-Lohnkonten.

6.10. Jahresvergleich ansehen

Wenn Auswertungen gefordert werden, bei denen Lohnarten etc. über Jahre hinweg verglichen werden sollen, empfehlen wir das Programm Jahresvergleiche ansehen unter LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten.

Sie können hier beliebig viele Jahre auswählen und im Einstiegsbereich über die Feldauswahl noch weitere Filterfelder hinzufügen. Sie sehen dann alle abgerechneten Lohnarten sowie alle Systemlohnarten. Sie können über Comboboxen die Ansicht einschränken und auch die Ansicht der Rollungen einstellen. Über "Ansicht" können Sie die "Details anzeigen" und sehen dann im unteren Bereich, von welchen Dienstnehmern die Summen der Lohnarten stammen, wie sich die Summe auf die Monate aufteilt und noch weitere Details. Alle Ansichten lassen sich mit der rechten Maustaste in Excel exportieren.

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Siehe auch:

Neuerungen 2025

Jahresumstellung durchführen

Jahreslohnzettel

Arbeitsstättenmeldungen

Kommunalsteuererklärungen

DGA-Erklärungen

Schwerarbeitsmeldungen

Einkommensberichte

Dienstnehmer-Lohnkonten

Firmen-Lohnkonten

Jahresvergleiche ansehen

Jahresumstellung durchführen im Paket LOHN

Jahresupdatebeilage 2025