Mit dem Programm "Lohnfirmen migrieren" können die Lohnfirmen inkl. der Dienstnehmer aus einem Datenbestand in einen anderen bestehenden Datenbestand (meist Haupt-Datenbestand) migriert werden. Ein Assistent führt Sie durch den Prozess. Die Lohnfirmennummer bleibt im Ziel-Datenbestand (Haupt-Datenbestand) unverändert. Im Quell-Datenbestand wird die Lohnfirma auf eine neue Nummer sicherheitshalber kopiert. Auf dieser Nummer liegen in weiterer Folge die Abrechnungen aus der Vergangenheit.

Üblicherweise findet die Migration von Lohnfirmen in einen anderen Datenbestand direkt nach der Jahresumstellung in einem neuen Lohnjahr und vor der ersten Abrechnung statt.

Achtung!

Unterjährige Anwendungen des Programms "Lohnfirmen migrieren" müssen mit einem LOHN Supportmitarbeiter in einem Analysetermin besprochen werden.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Beispiel

Ein Steuerberater führt alle seine Lohnklienten auf dem Datenbestand 1, bis auf jene Firmen, die er im abgelaufenen Kalenderjahr übernommen und deshalb beispielsweise das Programm Lohndaten importieren verwendet hat. Die übernommenen Firmen werden derzeit auf dem Datenbestand 99 abgerechnet. Ziel ist es, alle Firmen vom Datenbestand 99 auf den in der Kanzlei üblichen Datenbestand 1 zu migieren.

Eine konkrete Firma am Datenbestand 99 hat beispielsweise die Nummer 280001.

Die Firma wird mit dem Programm Lohnfirmen migrieren in den Datenbestand 1 migriert. Ab diesem Zeitpunkt existiert die Firma 280001 nur mehr im Datenbestand 1. Zur Sicherheit wird von der Firma 280001 eine Kopie auf einer anderen Nummer im urspünglichen Datenbestand 99 angelegt. Die Nummer der Sicherungskopie kann frei gewählt werden. Es wird empfohlen, die Sicherungsfirma auf einen eigenen Firmennummernkreis im 6-Mrd.-Bereich zu erstellen.

Alle Abrechnungen der Vergangenheit bzw. bis zur Ausführung des Programms Lohnfirmen migrieren liegen nun auf der Sicherungsfirma im Datenbestand 99.

Ab dem Zeitpunkt der Migration bzw. dem nächstgelegenen Kalenderjahrsbeginn wird die Abrechnung auf der Firma 280001 im Datenbestand 1 durchgeführt. Aus diesem Grund sollte die Migration direkt nach der Jahresumstellung erfolgen, da andernfalls Nacherfassungen notwendig sind.

Hinweis

Die Migration bzw. der Datenbestandswechsel von einzelnen Firmen, die einer Firmengruppe (einem Konzern) angehören, ist technisch derzeit nicht möglich. Bei Vorliegen einer Firmengruppe kann nur die gesamte Firmengruppe übernommen werden, nicht einzelne Firmen daraus.

Falls es Lohnfirmen der Firmengruppe gibt, auf denen seit Jahren keine Lohnverrechnung mehr durchgeführt worden ist, muss durch die Durchführung von Jahresumstellungen sichergestellt werden, dass alle Lohnfirmen der Firmengruppe im aktuellen (dem höchsten) Lohnjahr sind.

1.1. Anwendungsfälle

Im Folgenden werden einige Anwendungsfälle beispielhaft beschrieben.

Ein Steuerberater hat einen Hauptdatenbestand 1, in dem fast alle Mandanten abgerechnet werden. Der Steuerberater erhält die Lohndaten eines Mandanten. Die Lohndaten können technisch nicht auf einen bestehenden Datenbestand importiert werden. Im Zuge des Lohndatenimports wird demnach ein neuer Datenbestand angelegt. Im Jahr der Übernahme wird der Mandant am durch den Import angelegten Datenbestand fertig abgerechnet. Mit dem nächsten Jahreswechsel soll der Mandant in den Hauptdatenbestand 1 der Kanzlei migriert werden.
Eine Kanzlei kauft eine andere Kanzlei und importiert deshalb die Lohndaten auf einen neuen Datenbestand. Ab dem nächsten Kalenderjahr soll kanzleiweit am Hauptdatenbestand abgerechnet werden.
Es besteht die Möglichkeit, einen neuen Datenbestand im Paket LOHN anzulegen und danach sämtliche Mandanten vom bisherigen Datenbestand in den neuen Datenbestand zu migrieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn man mit dem zu dieser Zeit aktuellen BMD Standard arbeiten möchte und sämtliche Individualeinstellungen, individuelle Lohnarten, KVs etc. komplett neu überdacht werden.

1.2. Vorteile

Einige Vorteile, die sich aus dem Datenbestandswechsel ergeben sind nachfolgend zusammengefasst:

Weg von mehreren Datenbeständen in einer Datenbank hin zu einem oder wenigen Datenbeständen
Sämtliche Stammdaten im Paket LOHN werden zentral in einem Datenbestand gewartet. Dazu zählen insbesondere Lohnarten, Kollektivverträge, Berechnungen, Auswertungen etc.
Mehr Übersichtlichkeit in der Lohnverrechnung
Neue Lohnverrechner/innen werden gezielt für einen zentralen Datenbestand geschult und können rascher andere Kollegen vertreten, da generelle Stammdaten bei den Klienten gleich sind.
Vereinheitlichung der Mandanten. Grundsätzlich gelten für alle Mandanten die allgemeinen Einstellungen. Firmenbezogene Einstellungen sind weiterhin möglich.

1.3. Zielgruppe des Dokuments

Einen Datenbestandswechsel sollten nur Key-User in einer Kanzlei durchführen, die sich in die Thematik eingelesen haben bzw. von einem BMD Consultant bei diesem Vorhaben begleitet werden. Diese Dokumentation wendet sich an Key-User im Paket LOHN.

Es wird empfohlen, das Programm Lohnfirmen migrieren nur für einen ausgewählten Personenkreis (Key-User) zu berechtigen.

1.4. Inhalt des Dokuments

In den Kapiteln 2 und 3 werden die wichtigsten Punkte aufgelistet, welche Daten durch das Programm Lohnfirmen migrieren nicht übernommen bzw. welche Daten übernommen werden.

Das Kapitel 4 erklärt den groben Ablauf des Datenbestandswechsels. Die Ausführung des Programms Lohnfirmen migrieren bildet den Ausgangspunkt. Danach sind jedoch viele Nacharbeiten zu tätigen. Auf diese Nacharbeiten wird detailliert in den Kapiteln 5 bis 17 eingegangen.

Im Kapitel 18 wird ein Punkt beschrieben, der keiner Nacharbeit bedarf, jedoch häufig Fragen aufwirft.

Das Thema Aufrollungen für Zeiträume vor der Migration wird im Kapitel 19 behandelt.

Ein jeder Datenbestandswechsel stellt Aufwand dar und sollte gut geplant sein. Erfahrungswerte und hilfreiche Tipps dazu finden Sie in den Kapiteln 20 und 21.

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2. Welche Daten werden mit dem Programm "Lohnfirmen migrieren" NICHT übernommen?

Thema	Mögliche Lösung
Lohnarten	manuelle Anlage
Schnittzuordnung	manuelle Anlage
Schnittberechnungsbasis	manuelle Anlage oder Import
Fixwerte außer Grundbezug am Fixwert 1	manuelle Anlage oder Import
Kollektivverträge	manuelle Anlage oder Anlage mit KV-Service
Pfändungen	manuelle Anlage (oder theoretisch Import)
Berechnungen in den Kollektivverträgen	Kopierfunktion mit anschließender manueller Bearbeitung
Auswertungen des Auswertungsdesigners	Kopierfunktion mit anschließender manueller Bearbeitung
Gliederungen von Personalkennzahlen	Export- und Importmöglichkeit bzw. manuelle Anlage
Dienstreisen	Sowohl bereits übergeleitete als auch aktuelle bleiben auf der exportierten Firma.
Spesenarten	manuelle Anlage
Eingaben in der Bruttoerfassung im aktuellen Monat	manuelle Anlage bzw. Import oder Aktivierung
Abrechnungsdaten	Ggf. sind Monate seit dem Jahresanfang nachzuerfassen.
Schlechtwetterstunden	Bleiben auf der kopierten Firma im Quell-Datenbestand erhalten und müssen ggf. nacherfasst werden.
sämtliche Daten des Importpuffers zum Zeitpunkt der Migration (z. B. Nichtleistungszeiten, Diäten, UEL Folgemonat, BV Wochengeld ...)	manuelle Nacherfassung
Parametrierungen von Individualprogrammierungen oder beispielsweise Lohnarten	manuelle Anlage
Lohnartenschablonen	manuelle Anlage
sämtliche globale Daten des Quell-Datenbestandes (diverse Nichtleistungszeiten, Gutstunden, Entgeltfortzahlungstabelle ...), darunter fallen auch firmenbezogene Gutstundenbezeichnungen	manuelle Anlage
Saldo bzw. Reststände von Gutstunden und diverse Nichtleistungszeiten	manuelle Anlage oder Restimport
Entgeltfortzahlungstabelle	Entgeltfortzahlungstabellen werden, wenn sie nicht dem Standard entsprechen, aus dem Datensatz des Dienstnehmers bzw. der Firma gelöscht. In diesen Fällen ist die manuelle Anlage und Hinterlegung notwendig.
Terminlohnarten	manuelle Anlage
ELDA-Meldungen	in der Regel kein Handlungsbedarf
Krankenstandsbescheinigungen	Bleiben auf der kopierten Firma im alten Datenbestand erhalten.
einzelne Daten der Lohnfirma	manuelle Anlage

3. Welche Daten werden mit dem Programm "Lohnfirmen migrieren" übernommen?

Sämtliche CRM Daten wie etwa Name, Adresse, Bankverbindungen, Datensender, Kostenstelle des Dienstnehmers aber auch Angehörige und diverse Personen wie z. B. Rechtsvertreter oder Gläubiger mit ihren CRM Daten.
Wochenmodelle, da die Wochenmodelle stets auf der Firma liegen.
Dienstnehmerstammdaten: Jedoch nur Daten des Monats 0 und keine KV-Zuordnung, keine PK-Berechnungsmodelle für Pensionskassen
Nichtleistungszeiten: Diese sind zu korrigieren, falls eine Entgeltfortzahlungstabelle verwendet worden ist, die nicht dem Standard entspricht. Ausnahmen bilden diverse Nichtleistungszeiten und Gutstunden.
Stammdaten der Pfändungen wie beispielsweise Gläubiger, Rechtsvertreter, Verwalter, jedoch keine Bewegungsdaten wie Restschuld oder Tilgung.
Hinweise am Dienstnehmer
Vordienstzeiten (Achtung bei unterschiedlichen Vordienstzeitarten)
Kostenverteilung
Gemeindeverteilung
Firmenbezogene Parametereinstellungen: Falls Parameterwerte im Zuge der Migration nicht ausgetauscht werden können, weil beispielsweise die Lohnarten-ID im Zieldatenbestand nicht bekannt ist, wird dies im Logfile zur Migration mitprotokolliert. Die betroffenen Parameter werden geleert, sodass keine Folgefehler aufgrund nicht bekannter oder ungültiger Parametereinstellungen am Zieldatenbestand entstehen können. Kontrollieren Sie am Zieldatenbestand die Parametereinstellungen bzw. parametrieren Sie neu.
Tarifgruppen
Aktuelle Kontoreferenzierungen mit Ausnahme der KV-bezogenen Kontoreferenzierung (sehr selten) sowie manuell angelegte Kontoreferenzierungen ab der Nummer 1000.
Das Gültig-ab-Datum der migrierten Kontoreferenzierungen wird auf das höchste Lohnjahr im Zieldatenbestand festgesetzt.
Alle Dienstverhältnisse, auch historische
Grundbezüge am Fixwert 1
Dokumente aus dem Personalakt
Notizen
Programmsperren
Änderungsprotokolle
Vorrückungstopf, Überzahlung dämpfen
KV-Vorrückung
Vorrückungsdatum
Verwendungsgruppe und Beschäftigungsjahr im Kollektivvertrag. Beides muss jedoch nach der Migration kontrolliert werden.
Rückstellungen bleiben erhalten.
Datenbesitzergruppen auf der Lohnfirma und am Dienstnehmer bleiben erhalten.
Passwörter für Lesen/Öffnen des Lohnsets im Programm "Dienstnehmer"
Freifelder aus dem Programm Dienstnehmer
Lohnfirmenstammdaten wie das Finanzamt, die ÖGKs, Gemeinden, Arbeitsstätten, AUVA-Zuschussberechtigung inkl. Ansprechpartner, Betriebsrat, Gewerkschaft, BVK Leitzahl, Div. Körperschaften (die Lohnartengruppen für die Auszahlung müssen nachgepflegt werden), Abrechnungskreise, Fibukreise, Hinweise, DN Vorschläge, Wochenmodelle, BUAK-BKZ, BUAK-Direktverrechnung, Datenbesitzer, Fertig-Kennzeichen, Beginn der BMD Abrechnung

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4. Ablauf

Der Abrechnungsstatus im Quell-Datenbestand spielt für den Datenbestandswechsel keine Rolle, da die Abrechnungen nicht mitgenommen werden und somit auf den Abrechnungsstatus keine Rücksicht genommen werden muss. Im Dezember stehend kann das Programm jedoch nicht gestartet werden.

Idealerweise wird die Funktion vor der ersten Abrechnung in einem neuen Kalenderjahr gestartet. Die Dezember-Abrechnung wird noch im "alten" Datenbestand erledigt. Sämtliche Jahresabschlusstätigkeiten werden im alten Datenbestand durchgeführt. Danach werden die Firmen in den Ziel-Datenbestand migriert.

Die Funktion kann prinzipiell zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden, jedoch muss dann genügend Zeit für die Nacherfassung der Abrechnung eingeplant werden. Man kann beispielsweise auch im März eine Lohnfirma migrieren und dann im Ziel-Datenbestand die Abrechnungen der Monate Jänner, Februar und März nacherfassen. Einige Planungsvarianten werden im Kapitel Planung des Datenbestandswechsels vorgestellt.

Das Programm Lohnfirmen migrieren wird im Paket LOHN über Weitere Funktionen → Lohnfirmen migrieren gestartet. Ein Assistent führt durch die Migration. Im Zuge der Migration wird die bisherige Firmennummer auf den neuen Ziel-Datenbestand umgestellt, sodass zukünftig mit der bisherigen Lohnfirmennummer gearbeitet wird. Die Lohnjahre der vergangenen Lohnjahre bleiben im Quell-Datenbestand auf einer Sicherungsfirma. Im Zuge der Migration können Sie die Nummer der Sicherungsfirma wählen. Es wird empfohlen, die Sicherungsfirma auf einen eigenen Firmennummernkreis im 6-Mrd.-Bereich zu erstellen.

Im Anschluss daran sind gewisse Stammdaten und Bewegungsdaten nachzuerfassen. Eine detaillierte Beschreibung dieser Aufgaben nach der Migration ist in den folgenden Kapiteln 5 bis 17 zu finden.

Hinweis

Beachten Sie, dass die Sicherungsfirma als Testfirma gekennzeichnet wird. Somit gibt es nur eine Firma (nämlich die, auf der nach der Migration weiter abgerechnet wird), bei der die jeweilige Beitragskontonummer der ÖGK hinterlegt ist. Somit können beispielsweise Krankenstandsbescheinigungen oder ELDA-Clearingmeldungen der jeweiligen Firma zugeordnet werden.

Sind noch ELDA-Meldungen, Kommunalsteuererklärungen oder BUAK-Meldungen aus den vergangenen Jahren der Sicherungsfirma zu senden, muss das Feld "Testfirma" im Programm "Lohnfirmen" auf der Sicherungsfirma kurzzeitig entfernt und nach dem Sendevorgang wieder gesetzt werden.

Falls möglich, sollte die Migration einer Lohnfirma dann erfolgen, wenn bereits alle Meldungen für die Vorjahre versendet worden sind.

4.1. Nachträglicher Import oder manuelle Erfassung

In den nachfolgenden Kapiteln werden Nacharbeiten nach der Migration der Lohnfirmen im engeren Sinn erörtert. Einige Daten können importiert oder manuell nacherfasst werden.

Es sollte immer anhand der konkreten Situation entschieden werden, ob eine manuelle Nacherfassung oder ein Import zielführender ist. Die Aufbereitung der Importdateien ist ein wesentlicher Zeitfaktor. Das heißt, bei wenigen Daten oder bei Daten, bei denen sich vieles durch den Datenbestandswechsel ändert und somit zu referenzieren ist, sollte eine manuelle Nacherfassung durchgeführt werden.

Fällt die Entscheidung zu Gunsten des Imports, dann sollte der Export vor der Migration durch das Programm Lohnfirmen migrieren erfolgen, sodass die Firmennummer nicht referenziert werden muss. Falls der Export nach der Migration erfolgt, dann muss die Firmennummer bei allen CSV-Importen referenziert werden. Alle Importe benötigen im Prinzip die Felder "DV-Firma", "Mitarbeiternummer" und "DV-Nr.". Diese Felder müssen bei jedem Export berücksichtigt werden.

Auch importierte Daten müssen vom Anwender kontrolliert werden.

4.2. Checkliste

In folgender Checkliste sind alle Nacharbeiten übersichtlich aufgelistet und können nach der Erledigung abgehakt werden. Details zu den einzelnen Nacharbeiten sind den jeweiligen Kapiteln dieses Dokuments zu entnehmen.

	Lohnarten
	Schnitte
	Fixwerte
	Kollektivverträge
	Pfändungen
	Kontoreferenzierungen
	Berechnungen
	Auswertungsdesigner
	Personalkennzahlen-Gliederungen
	Dienstreisen
	BMD Com
	Importpuffer, Diverse NLZ und Gutstunden
	ELDA
	einzelne Daten der Lohnfirma
	Kontrolle und Individualisierung der Parametrierung

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5. Lohnarten

Individuelle Lohnarten des Quell-Datenbestandes müssen am Ziel-Datenbestand angelegt werden. Legen Sie nur jene Lohnarten im Ziel-Datenbestand an, die tatsächlich für die zukünftige Abrechnung benötigt werden. Möglicherweise finden Sie im Ziel-Datenbestand Lohnarten, die prinzipiell passen und nur firmenbezogen abgeändert werden müssen.

Wird das Programm Abrechnungen importieren verwendet und ist eine Änderung der Lohnartennummern vorgenommen worden, dann ist unter Umständen eine Anpassung der Schnittstelle erforderlich. Eine Feldwertreferenzierung in der Importschnittstelle ist möglich.

6. Schnitte

Weder Schnitttöpfe noch Schnittberechnungsbasen werden bei der Migration auf den Ziel-Datenbestand mitgenommen, da diese Daten zu den abrechnungsrelevanten Daten gehören. Im Programm Dienstnehmer sind der linke und rechte Bereich am Reiter "Schnitte" leer.

6.1. Schnitttöpfe im Lohnfirmenstamm anlegen

Schnitttöpfe können von einer Firma auf eine andere kopiert werden. Meistens wird als Kopierquelle die Lohnvorschlagswertefirma verwendet. Im Programm "Lohnfirmen" gibt es dazu am Reiter "Schnitte - Vorschlag" im Menü "Funktionen" die Funktion "Schnittvorschlag kopieren auf Firma".

In diesem Schritt werden die gewünschten Schnitttöpfe von der Lohnvorschlagswertefirma auf die soeben migrierte Firma kopiert. Danach sind die Schnitttöpfe auf der migierten Lohnfirma im Ziel-Datenbestand vorhanden. Dieser Schritt ist für neue Dienstnehmer wichtig, damit bei einer Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch die gewünschten Schnitttöpfe angelegt werden.

6.2. Schnitttöpfe im Dienstnehmer anlegen

In diesem Schritt ist die Funktion "Schnittvorschlag kopieren auf Mitarbeiter" im Programm "Lohnfima" auf der Lohnvorschlagswertefirma und am Reiter "Schnitte - Vorschlag" stehend über das Menü "Funktionen" zu starten.

Geben Sie in den Feldern "Von Firma" und "Auf Firma" die migrierte Firma ein. Mit diesem Schritt werden die Schnitttöpfe bei den Dienstnehmern angelegt.

6.3. Erfassung der Schnittberechnungsbasis

In diesem Schritt werden die Beträge, Menge bzw. Teiler am Reiter "Schnitte" im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt. Grundsätzlich gibt es dafür die Möglichkeit der manuellen Erfassung oder des Imports mit dem Programm Berechnungsbasis für Schnitte importieren. Entscheiden Sie individuell und für die konkrete Situation, welche Variante für Sie am effizientesten ist. Beachten Sie, dass im Falle einer Überwiegendprüfung im Schnitt eine Referenzierung der Lohnarten notwendig ist.

6.3.1. Manuelle Erfassung

Je Dienstnehmer, je Schnitttopf und je Monat sind die Berechnungsbasiswerte manuell am Reiter "Schnitte" mit der Comboboxausprägung "Berechnungsbasis" zu erfassen.

Im Idealfall werden alle Schnitttöpfe der Reihe nach wie im bisherigen Datenbestand erfasst. Sofern keine Überwiegendprüfung im Schnitt vorliegt, reicht es, die gesamte Berechnungsbasis summiert und den Teiler in je einer Datenzeile je Schnitttopf nachzuerfassen. Eine Eins-zu-eins-Übertragung ist aufgrund der späteren Nachvollziehbarkeit im Detail empfehlenswerter, jedoch bei manueller Erfassung zeitaufwendig. Soll eine Überwiegendprüfung im Schnitt stattfinden, dann müssen die jeweilige Berechnungsbasis für jede schnittrelevante Lohnart und der Teiler separat erfasst werden.

Schlussendlich müssen je Dienstnehmer, je Schnitttopf und je Monat die Werte und Teiler vorhanden sein. Manuelle Erfassungen werden im Feld "Herkunft" mit der Ausprägung "Manuell" gekennzeichnet.

Das Nacherfassen der Schnittberechnungsbasis muss vor Beginn der Abrechnung erledigt sein, damit in der ersten Abrechnung die Schnittvorschläge (Schnittsätze) genutzt werden können. Wird die Schnittberechnungsbasis erst später nacherfasst, dann müssen in den Abrechnungsmonaten, in denen die Nacherfassung noch nicht erfolgt ist, die Schnittsätze manuell ermittelt und erfasst werden.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass alle Schnitttöpfe auf diese Weise bearbeitet werden. Auch die Schnitttöpfe 31 bis 34 müssen übertragen werden. Sie sind für die lohnsteuerliche Betrachtung wichtig.

6.3.2. Berechnungsbasis für Schnitte importieren

Im bisherigen Datenbestand können über das Programm Berechnungsbasis für Schnitte exportieren die Berechnungsbasen der Schnitttöpfe der letzten 3 Jahre exportiert werden. Dieser Export muss in einem Tabellenkalkulationsprogramm weiterverarbeitet werden. Beispielsweise sind die Firmen- und/oder Lohnartennummern anzupassen.

Die aufbereitete Importdatei kann danach über das Programm Berechnungsbasis für Schnitte importieren importiert werden.

Hinweis

Beachten Sie, dass sich die Nummern der Schnitttöpfe und Lohnarten im Quell- und Ziel-Datenbestand unterscheiden können.

Sofern keine Überwiegendprüfung im Schnitt vorliegt, reicht es, die gesamte Berechnungsbasis je Schnitttopf summiert zu importieren. Eine Eins-zu-eins-Übertragung ist aufgrund der späteren Nachvollziehbarkeit im Detail empfehlenswerter, möglicherweise wird dadurch jedoch eine Lohnartenreferenzierung notwendig. Soll eine Überwiegendprüfung im Schnitt stattfinden, dann müssen die jeweilige Berechnungsbasis für jede schnittrelevante Lohnart und der Teiler separat erfasst werden.

6.3.3. Voraussetzungen, Prüfstellen und Nachkontrolle

Im Folgenden werden einige typische Fehlerquellen beschrieben und es wird erklärt, wie man diese durch optimale Vorbereitung, diverse Prüfschritte oder eine Nachkontrolle umgehen kann:

Beim Export und Import der Berechnungsbasis für Schnitte wird eine Momentaufnahme exportiert und importiert. Es erfolgt dadurch kein rollierender Abgleich zwischen Quelle und Ziel. Das heißt, wenn nach dem Export noch schnittrelevante Abrechnungsdaten an der Quelle geändert werden, sind diese im Ziel natürlich nicht vorhanden. Insbesondere wenn schnittrelevante Lohnarten zeitversetzt ausbezahlt werden, sollte der Export bzw. Import zeitlich so geplant werden, dass in der Quelle die endgültigen Daten bereits vorliegen. Export und Import können grundsätzlich nachträglich wiederholt werden und bei einzelnen Änderungen an den Quelldaten können im Ziel auch manuelle Anpassungen an den Berechnungsbasen der Schitte direkt in den Programmen "Dienstnehmer" oder "Bruttoerfassung" vorgenommen werden.
Die Exportschnittstelle für den Export der Berechnungsbasis für Schnitte ist unveränderlich. Stellen Sie sicher, dass die im Programm "Berechnungsbasis für Schnitte importieren" verwendete Importschnittstelle zum Satzaufbau der Exportdatei passt. Kontrollieren Sie die Überschriftenzeile in der 1. Zeile der CSV-Datei mit der Importschnittstelle. Ändern Sie ggf. mittels Drag & Drop die Reihenfolge der Feldauswahl.

Das Programm "Berechnungsbasis für Schnitte exportieren" kann über das Feld "Spaltenüberschriften" so konfiguriert werden, dass die Datenbankfeldnamen exportiert werden. Dann muss die Importschnittstelle mit einer Dokuzeile eingerichtet werden, sodass Datenbankfeldnamen beim Import korrekt interpretiert werden.
Kontrollieren Sie, ob alle Lohnarten, die durch "Berechnungsbasis für Schnitte exportieren" exportiert worden sind, im Ziel-Datenbestand, in den importiert werden soll, angelegt sind. Falls eine Lohnart in der Quelle existiert, aber im Ziel nicht, muss sie entweder vor dem Import der Berechnungsbasis für Schnitte angelegt oder vor dem Import referenziert werden. Die Referenzierung auf eine andere Lohnartennummer kann dabei direkt in der CSV-Datei erfolgen oder über den Punkt "Feldwertreferenzierungen" in der Importschnittstelle.

Verlassen Sie sich nicht auf gleiche Lohnartennummer, sondern kontrollieren Sie im besten Fall auch die Lohnartenbezeichnung.
Bei Mengenschnitten werden nur die Mengen in die Berechnungsbasis für Schnitte importiert. Die Sätze werden im Ziel dynamisch aus der Lohnarteneinstellung ermittelt. Stellen Sie sicher, dass Fixsätze sowie Fixwertzuordnungen für alle schnittrelevanten Lohnarten korrekt im Ziel hinterlegt sind.

Beispiel 1
Die Menge 10 einer Mengenlohnart (z. B. Zulage) wird im Schnitttopf durch den Import angelegt und entspricht der Menge der Quelle. Für diese Mengenzulage ist in der Quelle (€ 15) jedoch ein anderer Fixsatz als im Ziel (€ 12) hinterlegt. Dadurch wird im Ziel bei der Ermittlung des Schnittsatzes mit dem Betrag 10 * 12 = 120 weitergerechnet. Es kommt zu einer Abweichung des Schnittsatzes zwischen Quelle und Ziel aufgrund des unterschiedlichen Satzes der Lohnart.

Beispiel 2
Die Menge 10 einer Mengenlohnart (z. B. Überstundengrundlohn) wird im Schnitttopf durch den Import angelegt und entspricht der Menge der Quelle. Die Fixwertzuordnung im Lohnartenstamm der Mengenzulage ist in der Quelle und im Ziel unterschiedlich. In der Quelle wird beispielsweise auf den Grundbezug und eine Provision zugegriffen, im Ziel nur auf den Grundbezug. Dadurch wird im Ziel bei der Ermittlung des Schnittsatzes mit einem anderen Betrag weitergerechnet. Es kommt zu einer Abweichung des Schnittsatzes zwischen Quelle und Ziel aufgrund des unterschiedlichen Satzes der Lohnart.

Erstellen Sie mit den Programm Auswertungsdesigner sowohl in der Quelle als auch im Ziel eine Kontrollliste, die für alle Dienstnehmer und alle Schnitttöpfe den Schnittsatz eines Abfragemonats anzeigt. Diese Kontrollliste kann auf einen anderen Datenbestand innerhalb derselben Datenbank kopiert und eingefügt werden. Werden zwei unterschiedliche Datenbanken verwendet, kann diese Kontrollliste im Programm Auswertungsdesigner exportiert und importiert werden. Erstellen Sie nach dem Export in der Quelle und nach dem Import im Ziel diese Kontrollliste und vergleichen Sie die beiden Auswertungen. Bei all jenen Dienstnehmern, bei denen die Schnittsätze der einzelnen Schnitttöpfe unterschiedlich sind, ist der Ursache auf den Grund zu gehen.

Beachten Sie, dass durch den Vergleich der Kontrolllisten nur ein Unterschied zwischen Quelle und Ziel festgestellt werden kann. Es bedarf der fachlichen Beurteilung des Anwenders, was korrekt ist und ob eine Anpassung im Ziel notwendig ist.
Einzelne Abweichungen können nach dem Import im Ziel durch manuelle Eingabe einer Berechnungsbasis im jeweiligen Schnitttopf vorgenommen werden.

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7. Fixwerte

Bei der Migration der Lohnfirmen in den Ziel-Datenbestand werden die Grundbezüge (Fixwert 1) mitgenommen – egal, ob es sich um einen Betrag oder Satz handelt. Vorausgesetzt am Kollektivvertrag wird die korrekte Referenzlohnart erfasst, wird beim Lohnartenaktivieren in der Bruttoerfassung der jeweilige Grundbezug mit der gewünschten Lohnart erzeugt.

Nicht übernommen werden alle weiteren Fixwerte, ausgenommen der Grundbezug.

Ist die Anzahl der Dienstnehmer mit weiteren Fixwerten, im Programm Dienstnehmer, hinlänglich hoch, dann ist ein Export und Import der Fixwerte überlegenswert. Die manuelle Erfassung im Zuge der ersten Abrechnung im Ziel-Datenbestand ist natürlich ebenso möglich und in den meisten Fällen die empfohlene Vorgehensweise.

Im Auswertungsdesigner kann eine Auswertung erstellt werden, in der alle Fixwerte der Dienstnehmer außer dem Grundbezug aufgelistet sind. Wählen Sie dazu die Sortier- und Datenfelder der Kategorie "Fixwerte" und hinterlegen Sie den Filter "LA-Nr. größer als 1", wobei das Feld "LA-Nr." ebenso aus der Kategorie "Fixwerte" stammt. Diese Liste kann exportiert und für den Import mit dem Programm Fixwerte importieren aufbereitet werden.

Die Liste muss folgende Felder enthalten:

DV-Firma
Mitarb-Nr.
Dienstverhältnis
Monat
LA-Nr.
Betrag
Satz

Falls notwendig kann eine Referenzierung der Lohnartennummern in einem Tabellenkalkulationsprogramm erfolgen.

Firmen- und KV-spezifische Fixwerte sind manuell nachzuerfassen.

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8. Kollektivverträge

Die Kollektivverträge des Quell-Datenbestandes werden durch die Migration nicht in den Ziel-Datenbestand übernommen. In den meisten Fällen sind im Ziel-Datenbestand bereits viele Kollektivverträge mit allen erforderlichen und gewünschten Daten angelegt. Fehlende Kollektivverträge vom Quell-Datenbestand müssen im Ziel-Datenbestand manuell oder mit dem KV-Service angelegt und nach eigenen Wünschen erweitert werden.

Hinweis

In jedem Fall ist zwingend die KV-Einstufung der migrierten Dienstnehmer zu kontrollieren und ggf. zu überarbeiten. Die Felder "Verwendungsgruppe" und "Beschäftigungsjahr" werden zwar vom Quell-Datenbestand im Zuge der Migration übernommen, aber die Lohn- und Gehaltstabelle kann in den Datenbeständen grundlegend anders aufgebaut sein.

Die Verwendungsgruppe bzw. das Beschäftigungsjahr oder auch die KV-Unternummer mit der Nummer x haben möglicherweise im Quell-Datenbestand eine ganz andere Bedeutung als im Ziel-Datenbestand.

8.1. Manuelle Hinterlegung

In vielen Fällen ist die manuelle Kontrolle und Hinterlegung der korrekten Daten in den Feldern Verwendungsgruppe, Beschäftigungsjahr, Kollektivvertrag und KV Unternummer die einfachste und schnellste Lösung. Hier empfiehlt sich die Funktion "Automatisches Bearbeiten" im Programm "Dienstnehmer" (Ansicht-Modus) → Menü "Dienstnehmer". Mit der Funktion "Automatisches Bearbeiten" kann ein Dienstnehmer nach dem anderen effizient bearbeitet werden, ohne dazwischen zu speichern.

8.2. Export und Import

Die folgenden Felder können über den Auswertungsdesigner im Quell-Datenbestand exportiert werden:

DV-Firma
Mitarb-Nr.
Dienstverhältnisnummer
KV-Nr.
KV-Unternummer
Verwendungsgruppe
Beschäftigungsjahr

Die Referenzierung passiert in einem Tabellenkalkulationsprogramm für jeden Kollektivvertrag. Die Daten können mit dem Programm Dienstnehmer importieren eingespielt werden.

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9. Pfändungen

Pfändungen werden nicht migriert, da sie zu den abrechnungsrelevanten Daten zählen. Die Stammdaten der Gläubiger, Rechtsvertreter und Verwalter werden angelegt.

Die Pfändungen selber können prinzipiell manuell angelegt oder importiert werden, wobei in der Praxis am häufigsten die manuelle Anlage einem Import vorgezogen wird.

9.1. Manuelle Erfassung

Pfändungen sind beim jeweiligen Dienstnehmer manuell nachzuerfassen. Die diversen Personen (Gläubiger, Rechtsvertreter oder Verwalter) werden zwar migriert, aber die Pfändungsdaten sind manuell anzulegen. Am einfachsten ist es, wenn die Pfändung gleich wie im Quell-Datenbestand angelegt und natürlich dieselbe Rangreihenfolge eingehalten wird. Der insgesamt bereits getilgte Betrag kann im Quell-Datenbestand im Feld "Tilgung berechnet" abgelesen und am Ziel-Datenbestand im Feld "Tilgung manuell" erfasst werden.

Alle übrigen Felder können Sie ohne Änderung nacherfassen.

Hinweis

Keinesfalls sollte die Gesamtschuld um den bereits getilgten Betrag gekürzt werden, sodass das Feld "Tilgung manuell" vermeintlich leer bleiben kann.

Im Falle von weiteren neuen Pfändungen des Dienstnehmers ist eine Drittschuldnererklärung zu erstellen, worauf die urspüngliche Gesamtschuld gegenüber dem Gläubiger anzuführen ist.

9.2. Export und Import

Prinzipiell können die Daten der Pfändung über den Auswertungsdesigner als Liste exportiert werden. Diese Liste ist in einem Tabellenkalkulationprogramm zu bearbeiten. Die Spalte "Tilgung berechnet" ist zum Wert der Spalte "Tilgung manuell" des Quell-Datenbestandes zu addieren. Die Summe ergibt den Importwert der Spalte "Tilgung manuell" für den Ziel-Datenbestand.

Hinweis

Es ist jedoch zu beachten, dass offene und getilgte Rückstände (Felder "Rückstand offen" und "Rückstand getilgt") NICHT importiert werden können.

Aus diesem Grund ist insbesondere bei Unterhaltszahlungen trotz Import eine manuelle Nachbearbeitung zwingend erforderlich. Der offene Rückstand im Quell-Datenbestand ist am Ziel-Datenbestand im Feld "Rückstand Anfang" einzutragen.

Weiters sind folgende Felder IMMER manuell im Ziel-Datenbestand zu befüllen:

Grundbeträge Sonderzahlungen rechnen
Indiv. Grundbetrag Sonderzahlungen
Grundbeträge Beeendigungsbezüge rechnen
Indiv. Grundbetrag Beendigungsbezüge

Da diese Felder stets manuell zu bearbeiten sind, wird in der Praxis meistens die manuelle Nacherfassung einem Import vorgezogen.

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10. Kontoreferenzierungen

Ab dem Zeitpunkt der Migration in den Ziel-Datenbestand liegt möglicherweise eine andere allgemeine Kontoreferenzierung vor, die vom Quell-Datenbestand abweicht. Die Kontierung muss jedenfalls kontrolliert werden. Gegebenenfalls sind firmenbezogene Kontoreferenzierungen und manuell angelegte Kontoreferenzierungen ab der Nummer 1000 manuell nachzuerfassen. Die Fibu-Konten der migrierten Firma sind natürlich in der Fibu der Firma weiterhin vorhanden und bleiben von der Migration unberührt.

Firmenbezogene, dienstnehmerbezogene und kostenstellenbezogene Kontoreferenzierungen werden im Zuge der Migration in den Ziel-Datenbestand übernommen. Sehr selten sind KV-bezogene Kontoreferenzierungen im Einsatz. Diese werden nicht übernommen und sind jedenfalls im Programm Kontoreferenzierungen nachzuerfassen.

11. Berechnungen

Berechnungen in Kollektivverträgen werden bei der Migration in den Ziel-Datenbestand nicht übernommen, weil auch der Kollektivvertrag nicht übernommen wird. Allerdings können Berechnungen im Makro-Editor Lohn mit den Funktionen "Kopieren" und "Einfügen" leicht vom Quell-Datenbestand kopiert und in den Ziel-Datenbestand eingefügt werden.

Bei jeder Verwendung der LOHN Funktionen "Lohnarten" und "Fixwerte" ist nach dem Einfügen im Ziel-Datenbestand die Lohnarten-ID anzupassen.

12. Auswertungsdesigner

Auswertungen des Auswertungsdesigners können von einem beliebigen Datenbestand in einen anderen übertragen werden. Dazu stehen die Funktionen "Kopieren" und "Einfügen unter" im Quell-Datenbestand stehend zur Verfügung. Nach dem Einfügen sind alle Makros der kopierten Auswertungen hinsichtlich der Lohnarten-IDs zu bearbeiten. Betroffen ist jede Verwendung der LOHN Funktionen "Lohnarten" und "Fixwerte".

13. Gliederungen von Personalkennzahlen

Gliederungen von Personalkennzahlen bleiben von der Migration unberührt. Im Programm Gliederungen von Personalkennzahlen ist im Quell-Datenbestand stehend ein Export möglich. Der Import erfolgt am Ziel-Datenbestand ebenso über dieses Programm.

14. Dienstreisen

Sämtliche Dienstreisen werden beim Migrieren in den Ziel-Datenbestand ignoriert. Alle bisher erfassten Dienstreisen bleiben im Quell-Datenbestand.

Dienstreisen ab dem Migrationsjahr können im Ziel-Datenbestand manuell nacherfasst werden. Kontrollieren Sie die ermittelten Diäten, um die KV-Einstellungen zu prüfen. Ein Verschieben der Dienstreisen vom Quell- zum Ziel-Datenbestand ist prinzipiell möglich. Der BMD Support berät Sie gerne.

Spesenarten müssen manuell angelegt werden.

15. BMD Com

Die BMD Com-Benutzerverwaltung wird durch die Lohnmigration nicht berührt, da die BMD Com-Benutzer am Kunden liegen und die Kundennummer dieselbe bleibt bzw. die Ziel-Firmennummer dieselbe ist. Allerdings ändert sich die Nummer des Datenbestandes auf der CRM Firma.

Bei Verwendung des Lohnportals enthalten darin abgelegte Dokumente stets die Nummer des Datenbestandes. Da sich die Nummer des Datenbestandes durch die Migration ändert, können im Quell-Datenbestand im Lohnportal abgelegte Dokumente danach nicht mehr geöffnet werden. Damit die "alten" Dokumente weiterhin über das Lohnportal geöffnet werden können, müssen die Dateinamen entsprechend umbenannt werden. Im Dateinamen muss die alte Datenbestandsnummer durch die neue Datenbestandsnummer ausgetauscht werden.

Dies kann abhängig von der Dienstnehmeranzahl und der bereits archivierten Monate sehr viele Dateien betreffen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, dafür ein Programm zur Umbenennung von Massendateien zu verwenden wie beispielsweise den "TotalCommander".

16. Importpuffer, Diverse NLZ und Gutstunden

Sämtliche Daten des Importpuffers gehen bei der Migration verloren. Die jeweiligen Lohnarten müssen manuell in der Bruttoerfassung eingegeben werden. Bei einer Urlaubsersatzleistung oder Kündigungsentschädigung (UEL bzw. KÜE) ins Folgejahr muss mit der Funktion "UEL Schablone für Neukunden" in Programm Bruttoerfassung gearbeitet werden.

Sämtliche diverse Nichtleistungszeiten- und Gutstunden-Einträge gehen bei der Migration verloren. Üblicherweise wird der Rest bzw. Saldo manuell nacherfasst oder mit dem Programm Nichtleistungszeiten importieren eingespielt.

17. ELDA

Nach der Migration greift am Ziel-Datenbestand der allgemein hinterlegte Pfad zur ELDA-Software. Soll jedoch die ELDA-Installation vom Quell-Datenbestand weiterhin greifen, dann müssen die ELDA-Einstellungen firmenbezogen am Ziel-Datenbestand für die migrierte Firma geändert werden. Wird der Pfad zur ELDA-Software geändert, dann ist auch die ELDA-Seriennummer firmenbezogen zu ändern. Sowohl den Pfad zur ELDA-Software als auch die ELDA Seriennummer findet man unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe.

18. Einzelne Daten der Lohnfirma

Notizen, die direkt auf der Lohnfirma hinterlegt waren, müssen nach der Migration nachgepflegt werden, sofern sie noch benötigt werden.

Diverse Körperschaften, die in der migrierten Lohnfirma hinterlegt sind, werden zwar angelegt, allerdings ist die Lohnartengruppe für die Auszahlung an die diverse Körperschaft manuell zu hinterlegen.

Das Bearbeiterkennzeichen der Lohnfirma ist ebenfalls manuell zu hinterlegen.

19. Kontrolle und Individualisierung der Parametrierung

Firmenbezogene Parametrierungen werden zwar übernommen, aber falls Parameterwerte im Zuge der Migration nicht ausgetauscht werden können, weil beispielsweise die Lohnarten-ID im Zieldatenbestand nicht bekannt ist, wird dies im Logfile zur Migration mitprotokolliert. Die betroffenen Parameter werden geleert, sodass keine Folgefehler aufgrund nicht bekannter oder ungültiger Parametereinstellungen am Zieldatenbestand entstehen können.

Ebenso ist die Parametrierung von Individualprogrammierungen erneut vorzunehmen. Kontrollieren Sie am Zieldatenbestand die Parametereinstellungen bzw. parametrieren Sie neu.

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20. Archiv - Dokumente

Im Dokumentenmanagement archivierte Dokumente sind durch die Migration nicht beeinträchtigt, da die Kundennummer und CRM Firmennummer gleich bleiben. Hier ist keine Anpassung notwendig.

21. Aufrollungen - Korrekturen für einen Zeitraum vor der Migration

Sollen Aufrollungen oder Nach- und Vergleichszahlungen für einen Zeitraum vor der Migration vorgenommen werden, dann muss dies am Quell-Datenbestand passieren. Zu beachten ist, dass bei der Migration die kopierte Firma am Quell-Datenbestand als Testfirma angelegt und die Beitragskontonummer entfernt worden ist.

Die Beitragskontonummer ist für die Dauer der Abrechnung der Aufrollung oder Nach- bzw. Vergleichzahlung auf der kopierte Firma im Quell-Datenbestand einzutragen und das Feld Testfirma ist auf der Firmenkopie zu deaktivieren. Die bereits gesendeten mBGMs sind weiterhin vorhanden. Somit wird bei einer Aufrollung die damals gesendete mBGM storniert und neu gemeldet.

Nachdem die Abrechnung der Aufrollung oder Nach- bzw. Vergleichzahlung abgeschlossen ist, muss die Beitragskontonummer auf der Firmenkopie im Quell-Datenbestand wieder gelöscht und die Firmenkopie wieder auf als Testfirma gekennzeichnet werden. Andernfalls ist auf der "echten" Firma im Ziel-Datenbestand keine Zuordnung der Krankenstandsbescheinigung möglich. Allgemein gilt der Grundsatz, dass eine Beitragskontonummer nur bei einer Firma hinterlegt werden darf.

22. Personalrückstellungen für einen Stichtag vor der Migration

Durch die Migration einer Lohnfirma auf einen anderen Datenbestand werden die alten Lohnjahre auf einer Sicherungsfirma mit einer eigenen Nummer im alten Datenbestand belassen. Im Zieldatenbestand wird die Firma zukünftig auf der gewünschten Firmennummer abgerechnet, auf welcher beispielsweise auch eine Fibu geführt werden kann.

Nun stellt sich die Frage, wie Personalrückstellungen, die einen Stichtag vor der Migration betreffen, behandelt werden müssen, damit sie letztlich in der Firma verbucht werden können.

Personalrückstellungen sind grundsätzlich auf der Firma und zu dem Stichtag zu erstellen, wo und mit dem verbucht werden soll. Das ist die Firmennummer, die weiterhin verwendet wird und nicht die Nummer der Sicherungsfirma. Allerdings liefern die Personalrückstellungsberechnungen keine Werte für einen Berechnungsmonat vor der Migration, weil die Abrechnung fehlt.

Mit dem Programm LOHN → Personalrückstellungen → "Dienstnehmer aus Lohnverrechnung exportieren" ist von der Sicherungsfirma für einen Stichtag vor der Migration eine PRSE-Datei zu exportieren. Dabei werden die Dienstnehmerdaten und Beträge exportiert, die zur Berechnung der Personalrückstellung notwendig sind.

Im Programm LOHN → Personalrückstellungen wird unter der weiterhin verwendeten Firmennummer und dem korrekten Stichtag ein Personalrückstellungsmodell angelegt. Im Bereich "Rückstellungsarten" kann die PRSE-Datei mit der Menü-Funktion → Dienstnehmer → Import → "Dienstnehmer aus Datei" importiert werden.

Beachten Sie dass die Migration stets mit Jänner eines Jahres erfolgt und nicht unterjährig. Wenn der Bilanzstichtag nicht der 31.12. ist, können Schnitte für Entgeltsberechnungen auf der weiterhin verwendeten Firma nicht ermittelt werden, da die Vorjahresabrechnung auf der Sicherungsfirma verbleibt und durch die Migration nicht auf die weiterhin verwendete Firmennummer mitgenommen wird. Je nach Situation (Anzahl der Dienstnehmer, Anzahl Monate ...) ist zu entscheiden, wie in diesem Fall vorgegangen werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Monat bis zum Bilanzstichtag im neuen Jahr zusätzlich auf der Sicherungsfirma abrechnen, damit die Daten exportiert werden können
Entgelte manuell im Personalrückstellungsprogramm anpassen
Fehlende Beträge aus Zeiträumen vor der Migration auf der weiterhin verwendeten Firma auf Informationslohnarten im aktuellen Jahr abrechnen und in Personalrückstellungsberechnungen berücksichtigen.
Problem ignorieren

23. Geschätzte Dauer des Datenbestandswechsels

Die Migration mit dem Programm Lohnfirmen migrieren dauert abhängig von der Anzahl der Dienstnehmer und der Rechnerleistung unterschiedlich lange. Für etwa 400 Dienstnehmer dauert die Migration ca. 16 Minuten. Allerdings sind viele Arbeiten nach der Migration notwendig, um im Ziel-Datenbestand korrekt und effizient arbeiten zu können. Für diese Nacharbeiten sollten etwa 4 Stunden eingeplant werden.

Der Datenbestandswechsel sollte das erste Mal gemeinsam mit einem BMD Consultant durchgeführt werden, um alle Punkte gemeinsam zu besprechen, sodass die Migration sauber abgewickelt wird. Bei diesem Termin wird üblicherweise detailliert besprochen, welche Daten migriert werden und welche nicht.

24. Planung des Datenbestandswechsels

Werden mehrere oder gar viele Firmen in einen bereits existierenden Ziel-Datenbestand migriert, dann sollte das Vorhaben gut geplant werden, zumal die Nacharbeiten nicht unterschätzt werden dürfen und gerade zum Jahreswechsel Zeitmangel besteht.

Folgende Planungsvarianten sind denkbar. Die Entscheidung ist grundsätzlich vom Anwender ggf. zusammen mit dem diesbezüglich betreuenden BMD Consultant zu treffen.

24.1. Variante A: Laufende Migration

Im Laufe des Jahres werden alle Klienten migriert, die keine Schnittverwaltung haben. Für die im laufenden Kalenderjahr migrierten Klienten wird die Abrechnung im Ziel-Datenbestand nacherfasst. Direkt nach dem Jahreswechsel werden nur noch jene Klienten migriert, die eine Schnittverwaltung haben. Bei diesen Klienten sind die Berechnungsbasiswerte für die Schnitte je Dienstnehmer wie im Kapitel Schnitte beschrieben nachzuerfassen.

Diese Variante wird dann gewählt, wenn unterjährig zur Nacherfassung der Abrechnungen und am Jahresanfang zur Nacherfassung der Berechnungsbasiswerte für die Schnitte genug Zeit eingeplant werden kann.

Alle bereits gesendeten mBGMs der betroffenen Klienten sollten bei dieser Variante storniert werden, bevor die Kopie im Zuge der Migration erstellt wird. Vom Ziel-Datenbestand sind die mBGMs neu zu erstellen und wieder zu übermitteln. Kommt es nach dem erfolgreichen Datenbestandswechsel in einem nacherfassten Monat zu Aufrollungen, dann müssen bei der Erstellung und dem Versand der mBGMs keine Besonderheiten beachtet werden.

24.2. Variante B: Zuerst die einfachen, danach die komplexeren Klienten

Nach der Jahresumstellung und vor der Jänner-Abrechnung werden die "einfachen und kleinen" Klienten in den Ziel-Datenbestand migriert. Das sind beispielsweise Firmen mit bis zu 5 Dienstnehmern, wobei der Anwender die Kriterien festlegen muss.

Im Februar werden die "mittelgroßen" Klienten migriert. Das sind beispielweise alle Klienten mit 6 bis 50 Dienstnehmern. Die Jänner-Abrechnung ist nach der Migration am Ziel-Datenbestand nachzuerfassen. Alle bereits gesendeten mBGMs der betroffenen Klienten sollten bei dieser Variante storniert werden, bevor die Kopie im Zuge der Migration erstellt wird. Vom Ziel-Datenbestand sind die mBGMs neu zu erstellen und wieder zu übermitteln. Kommt es nach dem erfolgreichen Datenbestandswechsel in einem nacherfassten Monat zu Aufrollungen, dann müssen bei der Erstellung und dem Versand der mBGMs keine Besonderheiten beachtet werden.

Im März werden die restlichen, also "großen" Klienten mit über 50 Dienstnehmern migriert. Die Jänner- und Februar-Abrechnung sind nachzuerfassen. Alle bereits gesendeten mBGMs der betroffenen Klienten sollten bei dieser Variante storniert werden, bevor die Kopie im Zuge der Migration erstellt wird. Vom Ziel-Datenbestand sind die mBGMs neu zu erstellen und wieder zu übermitteln. Kommt es nach dem erfolgreichen Datenbestandswechsel in einem nacherfassten Monat zu Aufrollungen, dann müssen bei der Erstellung und dem Versand der mBGMs keine Besonderheiten beachtet werden.

Trotz Nacherfassungsaufwand wird diese Variante gewählt, weil dadurch die Migration in machbaren Etappen passiert und sich das Vorhaben nicht rund um den Jahreswechsel staut.

24.3. Variante C: Komplexe Klienten zuerst

Mit Oktober des laufenden Jahres werden zuerst jene Klienten migriert, die über eine Schnittverwaltung verfügen. Allerdings werden diese Klienten weiterhin im Quell-Datenbestand abgerechnet und von diesem werden auch sämtliche Jahresmeldungen gesendet. Die Monate Oktober bis Dezember des Migrationsjahres werden parallel am Ziel-Datenbestand abgerechnet. Dadurch baut sich im Ziel-Datenbestand ein 3-Monatsschnitt auf.

Mit Jänner des Folgejahres werden die restlichen Klienten ohne Schnittverwaltung migriert, sodass alle Klienten im Jänner im Ziel-Datenbestand startklar sind.

Diese Variante wird beispielsweise dann gewählt, wenn variable Bezüge weitestgehend in beiden Datenbeständen importiert werden können, sodass die Parallelabrechnung mit möglichst wenig Aufwand betrieben werden kann.

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Siehe auch:

Lohnfirmen migrieren

FAQ LOHN Weitere Funktionen - Lohnfirmen migrieren

Auswertungsdesigner

Berechnungsbasis für Schnitte importieren

Fixwerte importieren