Lohnfirmen migrieren

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Grundlegende Informationen zum Datenbestandswechsel finden Sie in der gleichnamigen Dokumentation.

 Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Lohnfirmen migrieren

 

Mit dem Programm "Lohnfirmen migrieren" können die Lohnfirmen inkl. der Dienstnehmer aus einem Datenbestand in einen anderen bestehenden Datenbestand (meist Haupt-Datenbestand) migriert werden. Ein Assistent führt Sie durch den Prozess. Die Lohnfirmennummer bleibt im Ziel-Datenbestand (Haupt-Datenbestand) unverändert. Im Quell-Datenbestand wird die Lohnfirma auf eine neue Nummer sicherheitshalber kopiert. Auf dieser Nummer liegen in weiterer Folge die Abrechnungen aus der Vergangenheit.

Üblicherweise findet die Migration von Lohnfirmen in einen anderen Datenbestand direkt nach der Jahresumstellung in einem neuen Lohnjahr und vor der ersten Abrechnung statt.

 

Achtung! 

Unterjährige Anwendungen des Programms "Lohnfirmen migrieren" müssen mit einem LOHN Supportmitarbeiter in einem Analysetermin besprochen werden.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Der Assistent gliedert sich in 7 Schritte. Nachfolgend finden Sie die einzelnen Ansichten erläutert.

 

Nutzen Sie idealerweise dieses Programm in einem neuen Lohnjahr ohne Abrechnungsdaten, um eine Lohnfirma in einen anderen bestehenden Datenbestand zu migieren. Andernfalls müssen Abrechnungen nacherfasst werden.

Hinweis 

Die Migration bzw. der Datenbestandswechsel von einzelnen Firmen, die einer Firmengruppe (einem Konzern) angehören, ist technisch derzeit nicht möglich. Bei Vorliegen einer Firmengruppe kann nur die gesamte Firmengruppe übernommen werden, nicht einzelne Firmen daraus. Falls es Lohnfirmen der Firmengruppe gibt, auf denen seit Jahren keine Lohnverrechnung mehr durchgeführt worden ist, muss durch die Durchführung von Jahresumstellungen sichergestellt werden, dass alle Lohnfirmen der Firmengruppe im aktuellen (dem höchsten) Lohnjahr sind.

Hinweis 

Beachten Sie, dass durch die Migration via Programm "Lohnfirmen migrieren" einige Stammdaten und sämtliche Bewegungsdaten nicht in den Ziel-Datenbestand übernommen werden. Weitere Schritte im Zuge eines Datenbestandswechsels sind im Themendokument Datenbestandswechsel detailliert beschrieben.

Im Startbildschirm wird die Programmfunktion erklärt und darauf hingewiesen, dass eine Auswahl der zu migrierenden Daten in den nachfolgenden Schritten getroffen werden kann:

 

Wählen Sie den Quell- und Ziel-Datenbestand. Daten des letzten Lohnjahres werden vom Quell-Datenbestand in den Ziel-Datenbestand übernommen. Stellen Sie durch Jahresumstellungen sicher, dass es dieses Lohnjahr im Ziel-Datenbestand gibt.

 

In diesem Schritt können alle oder bestimmte Firmen für die Migration gewählt werden.

Gehören die Firmen zu einem Konzern, also zu einer Firmengruppe, dann müssen alle Firmen der Firmengruppe gewählt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, macht Sie der Assistent darauf aufmerksam.

 

In diesem Schritt erfolgt die Firmenzuordnung der zuvor selektierten Firmen auf jene Firmennummern, auf die die Sicherung erfolgen soll. Im Assistenten wird eine Zusammenfassung der Firmenzuordnung angezeigt. 

Es wird empfohlen, die Firmenkopien auf einen eigenen Firmennummernkreis im 6-Mrd.-Bereich zu spielen. Auf diesen Firmenkopien liegen die Abrechnungen der vergangenen Monate und Vorjahre bis zum Zeitpunkt der Migration. Auf der Sicherungsfirma im 6-Mrd.-Bereich ist keine Informationsabrechnung möglich.

Hinweis 

Beachten Sie, dass die Sicherungsfirma als Testfirma gekennzeichnet wird. Somit gibt es nur eine Firma (nämlich die, auf der nach der Migration weiter abgerechnet wird), bei der die jeweilige Beitragskontonummer der ÖGK hinterlegt ist. Somit können beispielsweise Krankenstandsbescheinigungen oder ELDA-Clearingmeldungen der jeweiligen Firma zugeordnet werden. Sind noch ELDA-Meldungen, Kommunalsteuererklärungen oder BUAK-Meldungen aus den vergangenen Jahren der Sicherungsfirma zu senden, muss das Feld "Testfirma" im Programm "Lohnfirmen" auf der Sicherungsfirma kurzzeitig entfernt und nach dem Sendevorgang wieder gesetzt werden. Falls möglich, sollte die Migration einer Lohnfirma dann erfolgen, wenn bereits alle Meldungen für die Vorjahre versendet worden sind.

In diesem Schritt werden die Daten gesichert und der eigentliche Kopiervorgang – das heißt die Migration in den Ziel-Datenbestand – wird gestartet. Im Assistenten werden die in den vorhergehenden Schritten getroffenen Einstellungen zur Kontrolle angezeigt. Der Prozess startet mit dem Klick auf die Funktion "Weiter" und kann abhängig von der Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die Migration der Lohnfirmen im engeren Sinne ist mit diesem Schritt erfolgt.

 

Achtung! 

Der Kopiervorgang dauert je nach Datenmenge einige Zeit und darf keinesfalls abgebrochen werden!

Nach dem Kopieren auf den Ziel-Datenbestand kann direkt über den Assistenten zum Ziel-Datenbestand gewechselt werden. Das heißt, dass die Lohn-Basiseinstellungen für den aktuellen Benutzer auf den Ziel-Datenbestand geändert werden.

Die Migration der Lohnfirmen in einen anderen Datenbestand ist mit diesem Schritt beendet.

Hinweis 

Beachten Sie, dass durch die Migration via Programm "Lohnfirmen migrieren" einige Stammdaten und sämtliche Bewegungsdaten nicht in den Ziel-Datenbestand übernommen werden. Weitere Schritte im Zuge eines Datenbestandswechsels sind im Themendokument Datenbestandswechsel detailliert beschrieben.

Nach der Migration einer Lohnfirma sind viele Schritte erforderlich, um diese vollständig in den Ziel-Datenbestand zu integrieren. Eine umfangreiche Dokumentation mit vielen praktischen Tipps finden Sie im Dokument Datenbestandswechsel. Auf einige der wichtigsten Punkt wird im Folgenden hingewiesen.

Die globalen Daten des Ziel-Datenbestandes sind möglicherweise zu erweitern. Lohnarten, Kollektivverträge, Diverse Nichtleistungszeiten, Gutstundentöpfe etc. werden nicht aus dem Quell-Datenbestand in den Ziel-Datenbestand migriert. Daher muss zuerst geprüft werden, ob und welche Daten im Ziel-Datenbestand benötigt werden oder ob in Zukunft zur Abrechnung der migrierten Firmen die bereits bestehenden globalen Daten im Ziel-Datenbestand genutzt werden.

Beispielsweise kann es notwendig sein, dass zusätzliche Lohnarten im Ziel-Datenbestand anzulegen sind, weil diese für die Abrechnung gebraucht werden. Es kann auch Fälle geben, wo benötigte Lohnarten nicht extra im Ziel-Datenbestand angelegt werden müssen, weil sie auch im Ziel-Datenbestand möglicherweise unter einem anderen Namen existieren. Analoges kann für sämtliche andere globale Daten des Datenbestandes – allen voran die Kollektivverträge – gelten.

Falls Parameterwerte im Zuge der Migration nicht ausgetauscht werden können, weil beispielsweise die Lohnarten-ID im Zieldatenbestand nicht bekannt ist, wird dies im Logfile zur Migration mitprotokolliert. Die betroffenen Parameter werden geleert, sodass keine Folgefehler aufgrund nicht bekannter oder ungültiger Parametereinstellungen am Zieldatenbestand entstehen können. Kontrollieren Sie am Zieldatenbestand die Parametereinstellungen bzw. parametrieren Sie neu.

Sämtliche Fixwerte (außer Grundbezug und Terminlohnarten, die direkt am Mitarbeiter hinterlegt sind) sind manuell zu erfassen oder zu importieren (Programme Fixwerte importieren und Terminlohnarten importieren).

Die KV-Einstufung ist manuell vorzunehmen oder zu importieren (Programm Dienstnehmer importieren). Beachten Sie dabei, dass die Lohn- und Gehaltstabelle im Ziel-Datenbestand möglicherweise anders aufgebaut ist als im Quell-Datenbestand. Aus diesem Grund muss in den meisten Fällen eine manuelle Referenzierung erfolgen.

Nichtleistungszeiten sind zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren, insbesondere wenn individuelle Gutstunden/Diverse Nichtleistungszeiten oder Entgeltfortzahlungsansprüche verwendet werden.

PK-Berechnungsmodelle müssen ggf. neu angelegt und beim Dienstnehmer hinterlegt werden.

Importschnittstellen müssen im Ziel-Datenbestand angelegt und kontrolliert werden, da sich durch die Änderung der globalen Daten möglicherweise eine abweichende Feldwertreferenzierung ergibt.

Sehr seltene kollektivvertragsabhängige Kontoreferenzierungen sind manuell nachzuerfassen.

 

Die Schwerarbeitstabelle wird beim Migrieren der Lohnfirmen nicht auf das Ziel mitgenommen. Erfassungen für die Schwerarbeit, die Abrechnungsmonate ab dem Migrationsmonat betreffen, müssen erfasst werden. 

Die Berechnungsbasis für Schnitte kann grundsätzlich exportiert und importiert werden, allerdings sind einige Voraussetzungen, Prüfstellen und Nachkontrollen zu beachten.