Berechnungsbasis für Schnitte exportieren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Berechnungsbasis für Schnitte exportierenMit diesem Programm können die Berechnungsbasen für Schnitte exportiert werden und später über das Programm Berechnungsbasis für Schnitte importieren auf einem anderen Datenbestand oder einer anderen Datenbank importiert werden. Dies ist beispielsweise bei einem Datenbestandswechsel notwendig. Es werden stets alle Berechnungsschnittbasen aller Schnitte exportiert, weshalb keine Einschränkung auf einen bestimmten Schnitttopf oder einen Zeitraum möglich ist.
Beachten Sie, dass beim Export und Import von Berechnungsbasen für Schnitte einige Voraussetzungen, Prüfpunkte bei der Ausführung und eine Nachkontrolle erfolgen müssen, um eine 1:1-Übernahme sicherzustellen. Weitere Details finden Sie unter Voraussetzungen, Prüfstellen und Nachkontrolle.
Die Berechnungsbasis für Schnitte kann stets für eine Firma exportiert werden. Sind die Berechnungsbasen für Schnitte von mehreren Firmen zu exportieren, muss der Vorgang entsprechend oft wiederholt werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Berechnungsbasis für Schnitte exportieren
Nach der Eingabe bzw. Auswahl folgender Daten kann der Export gestartet werden.
Firma | Eine Firma ist auszuwählen. Eine Mehrfachselektion von Firmen ist nicht möglich. |
Dienstnehmer | In diesem Feld kann eine Mehrfachselektion ausgewählter Dienstnehmer oder eine Selektion einzelner Dienstnehmer erfolgen. Wird keine konkrete Auswahl getroffen, werden die Berechnungsbasen für Schnitte von allen Dienstnehmern exportiert. |
Dateiname | In diesem Feld sind der Pfad und der Dateiname für die Exportdatei anzugeben. Falls die angegebene Datei bereits existiert, dann wird bei Ausführung des Programms abgefragt, ob die Datei überschrieben werden soll. Falls die Datei nicht überschrieben werden soll, wird eine neue Datei mit dem angegebenen Dateinamen und einem Zeitstempel angelegt. |
Spaltenüberschriften | Mit diesem Feld kann festgelegt werden, ob und in welcher Form Spaltenüberschriften exportiert werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Exportieren: Die Bezeichnung aus der Feldbeschreibung wird exportiert (z. B. Lohnart). DB-Namen exportieren: Der Datenbankfeldname wird als Spaltenüberschrift exportiert (z. B. LAW_BEZEICHNUNG). nicht exportieren: Es werden keine Spaltenüberschriften exportiert. |
Datei öffnen | Soll die Datei nach dem Export geöffnet werden? |
Der Export der Berechnungsbasen für Schnitte kann nur dann korrekt erfolgen, wenn die Dienstnehmer zum Zeitpunkt des Exports endverspeichert sind. Aus diesem Grund erscheint beim Programmeinstieg die Meldung: "Achtung: Um die Korrektheit der Daten gewährleisten zu können, müssen alle ausgewählten Dienstnehmer endverspeichert sein!"
Nach erfolgreichem Export wird eine Programmmeldung mit folgendem Text angezeigt: "Datei <Pfad inkl. Dateiname> wurde erfolgreich erstellt"
Bevor die exportierten Daten auf einem anderen Datenbestand oder einer anderen Datenbank importiert werden können, müssen die Daten in einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet werden. In den meisten Fällen ist die Firmennummer vor dem Import zu ändern. Möglicherweise sind auch Lohnartennummern oder die Nummern von Schnitttöpfen anzupassen und es können ebenfalls nicht mehr benötigte bzw. sehr weit in der Vergangenheit liegende Daten gelöscht werden.
Voraussetzungen, Prüfschritte und Nachkontrolle
Im Folgenden werden einige typische Fehlerquellen beschrieben und es wird erklärt, wie man diese durch optimale Vorbereitung, diverse Prüfschritte oder eine Nachkontrolle umgehen kann:
- Beim Export und Import der Berechnungsbasis für Schnitte wird eine Momentaufnahme exportiert und importiert. Es erfolgt dadurch kein rollierender Abgleich zwischen Quelle und Ziel. Das heißt, wenn nach dem Export noch schnittrelevante Abrechnungsdaten an der Quelle geändert werden, sind diese im Ziel natürlich nicht vorhanden. Insbesondere wenn schnittrelevante Lohnarten zeitversetzt ausbezahlt werden, sollte der Export bzw. Import zeitlich so geplant werden, dass in der Quelle die endgültigen Daten bereits vorliegen. Export und Import können grundsätzlich nachträglich wiederholt werden und bei einzelnen Änderungen an den Quelldaten können im Ziel auch manuelle Anpassungen an den Berechnungsbasen der Schitte direkt in den Programmen "Dienstnehmer" oder "Bruttoerfassung" vorgenommen werden.
- Die Exportschnittstelle für den Export der Berechnungsbasis für Schnitte ist unveränderlich. Stellen Sie sicher, dass die im Programm "Berechnungsbasis für Schnitte importieren" verwendete Importschnittstelle zum Satzaufbau der Exportdatei passt. Kontrollieren Sie die Überschriftenzeile in der 1. Zeile der CSV-Datei mit der Importschnittstelle. Ändern Sie ggf. mittels Drag & Drop die Reihenfolge der Feldauswahl.
Das Programm "Berechnungsbasis für Schnitte exportieren" kann über das Feld "Spaltenüberschriften" so konfiguriert werden, dass die Datenbankfeldnamen exportiert werden. Dann muss die Importschnittstelle mit einer Dokuzeile eingerichtet werden, sodass Datenbankfeldnamen beim Import korrekt interpretiert werden. - Kontrollieren Sie, ob alle Lohnarten, die durch "Berechnungsbasis für Schnitte exportieren" exportiert worden sind, im Ziel-Datenbestand, in den importiert werden soll, angelegt sind. Falls eine Lohnart in der Quelle existiert, aber im Ziel nicht, muss sie entweder vor dem Import der Berechnungsbasis für Schnitte angelegt oder vor dem Import referenziert werden. Die Referenzierung auf eine andere Lohnartennummer kann dabei direkt in der CSV-Datei erfolgen oder über den Punkt "Feldwertreferenzierungen" in der Importschnittstelle.
Verlassen Sie sich nicht auf gleiche Lohnartennummer, sondern kontrollieren Sie im besten Fall auch die Lohnartenbezeichnung. - Bei Mengenschnitten werden nur die Mengen in die Berechnungsbasis für Schnitte importiert. Die Sätze werden im Ziel dynamisch aus der Lohnarteneinstellung ermittelt. Stellen Sie sicher, dass Fixsätze sowie Fixwertzuordnungen für alle schnittrelevanten Lohnarten korrekt im Ziel hinterlegt sind.
Beispiel 1
Die Menge 10 einer Mengenlohnart (z. B. Zulage) wird im Schnitttopf durch den Import angelegt und entspricht der Menge der Quelle. Für diese Mengenzulage ist in der Quelle (€ 15) jedoch ein anderer Fixsatz als im Ziel (€ 12) hinterlegt. Dadurch wird im Ziel bei der Ermittlung des Schnittsatzes mit dem Betrag 10 * 12 = 120 weitergerechnet. Es kommt zu einer Abweichung des Schnittsatzes zwischen Quelle und Ziel aufgrund des unterschiedlichen Satzes der Lohnart.
Beispiel 2
Die Menge 10 einer Mengenlohnart (z. B. Überstundengrundlohn) wird im Schnitttopf durch den Import angelegt und entspricht der Menge der Quelle. Die Fixwertzuordnung im Lohnartenstamm der Mengenzulage ist in der Quelle und im Ziel unterschiedlich. In der Quelle wird beispielsweise auf den Grundbezug und eine Provision zugegriffen, im Ziel nur auf den Grundbezug. Dadurch wird im Ziel bei der Ermittlung des Schnittsatzes mit einem anderen Betrag weitergerechnet. Es kommt zu einer Abweichung des Schnittsatzes zwischen Quelle und Ziel aufgrund des unterschiedlichen Satzes der Lohnart.
Erstellen Sie mit den Programm Auswertungsdesigner sowohl in der Quelle als auch im Ziel eine Kontrollliste, die für alle Dienstnehmer und alle Schnitttöpfe den Schnittsatz eines Abfragemonats anzeigt. Diese Kontrollliste kann auf einen anderen Datenbestand innerhalb derselben Datenbank kopiert und eingefügt werden. Werden zwei unterschiedliche Datenbanken verwendet, kann diese Kontrollliste im Programm Auswertungsdesigner exportiert und importiert werden. Erstellen Sie nach dem Export in der Quelle und nach dem Import im Ziel diese Kontrollliste und vergleichen Sie die beiden Auswertungen. Bei all jenen Dienstnehmern, bei denen die Schnittsätze der einzelnen Schnitttöpfe unterschiedlich sind, ist der Ursache auf den Grund zu gehen.
Beachten Sie, dass durch den Vergleich der Kontrolllisten nur ein Unterschied zwischen Quelle und Ziel festgestellt werden kann. Es bedarf der fachlichen Beurteilung des Anwenders, was korrekt ist und ob eine Anpassung im Ziel notwendig ist. - Einzelne Abweichungen können nach dem Import im Ziel durch manuelle Eingabe einer Berechnungsbasis im jeweiligen Schnitttopf vorgenommen werden.
