UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte.
 

  Allgemeines

Rechtliches
§ 109a EStG 1988 (E18) sieht in Verbindung mit der Verordnung BGBI II NR. 417/2001 eine kalenderjahrbezogene Verpflichtung zur Mitteilung von personen- und leistungsbezogenen Daten (Werten) vor.
Für Dienstnehmer in einem Dienstverhältnis ist eine L16 Meldung abzugeben (Lohnzettel). Im Gegensatz zur Meldung von Honoraren an freie Dienstnehmer, hier erfolgt eine Mitteilung gem. § 109a EStG.

Unternehmen, die an natürliche Personen und Personengemeinschaften (hierzu zählen beispielsweise freie Dienstnehmer, Aufsichtsräte, Stiftungsvorstände, selbständig Vortragende etc.) Honorarzahlungen leisten, sind verpflichtet, für jeden Honorarnotenempfänger, sofern das Honorar EUR 900,-- pro Jahr übersteigt, eine Mitteilung gemäß § 109a EStG an das Betriebsfinanzamt zu machen.

Die "Mitteilung gemäß § 109a Einkommensteuergesetz 1988" ist in Papierform bis spätestens 31. Jänner des Folgejahres, die elektronische Mitteilung bis spätestens 28. Februar des Folgejahres zu übermitteln.
 

 Rechtliches 

Grenzwert

Die Mitteilung kann unterbleiben, wenn
  • das insgesamt im Kalenderjahr geleistete (Gesamt-)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze nicht mehr als EUR 900,-- und
  • das (Gesamt-)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung nicht mehr als EUR 450,-- beträgt.
Für das Unterbleiben der Mitteilungspflicht müssen beide Voraussetzungen gemeinsam vorliegen.

Achtung! 
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In der Übersicht der §109a-Meldung werden alle Positionen angezeigt. Bei der Dateierstellung werden jene Positionen, die den Grenzwert nicht überschreiten, ausgeschlossen und nicht in die XML-Datei geschrieben.

 Erfassungsmöglichkeiten 

Es gibt folgende Möglichkeiten, die Daten für die §109a-Meldung zu erfassen:
  • Abrechnung über die NTCS Lohnverrechnung als freier Dienstnehmer (LOHN) 
  • Buchen der Eingangsrechnung über die NTCS FIBU (FIBU)
  • Import in die BMD 5.5. Lohnverrechnung über eine Erfassungsdatei (FIBU)
  • Anlage einer Pro Forma Buchhaltung in der Firma (FIBU)

Abrechnung über die NTCS Lohnverrechnung als freier Dienstnehmer
Es besteht die Möglichkeit, die freien Dienstnehmer/innen gänzlich über die NTCS Lohnverrechnung abzurechnen. Näheres dazu erfahren Sie unter dem Thema Dienstnehmer.
Eine Erfassung der Daten für die §109a-Meldung ohne dieser Abrechnung der freien Dienstnehmer ist in der NTCS Lohnverrechnung NICHT möglich. Werden die freien Dienstnehmer über den Lohn abgerechnet, ist es nicht mehr notwendig, die §109a-Meldung über die FIBU abzugeben.

Buchen der Eingangsrechnung über die NTCS FIBU
In der FIBU besteht die Möglichkeit, die Eingangsrechnung in der Buchhaltung zu erfassen und die Datei für die §109a-Meldung zu erstellen. Dies wird in den weiteren Schritten dieser Dokumentation näher erklärt.

Import in die BMD 5.5. Lohnverrechnung über eine Erfassungsdatei
Auch bei dieser Erfassungsvariante, werden in der Buchhaltung die Eingangsrechnungen gebucht. Bei der Datei-Erstellung kann eine Importdatei für die BMD 5.5. Lohnverrechnung ausgewählt werden. Diese kann in die BMD 5.5. Lohnverrechnung importiert werden, die §109a-Meldung erfolgt dann über den BMD 5.5. LOHN. Ein Import in die NTCS Lohnverrechnung ist NICHT möglich.

Anlage einer Pro Forma Buchhaltung in der FIBU
Sollte es in der Firma keine Buchhaltung/FIBU geben in der die Eingangsrechnungen gebucht werden, besteht die Möglichkeit eine Pro Forma Buchhaltung/FIBU anzulegen und hier die Eingangsrechnungen sowie die Zahlungen dazu zu erfassen. So kann eine Datei-Erstellung für die §109a-Meldung erfolgen.

 Vorbereitungen

 Kontoeinstellungen

 In der FIBU muss ein Lieferantenkonto für den freien Dienstnehmer angelegt werden. Vorhandene Lieferanten können Sie unter FIBU → Stammdaten → Konten → Lieferanten bearbeiten:
 
Folgende Felder sind zu befüllen (für die Dateierstellung nicht verpflichtend):

am Reiter "Lieferant (Bearbeiten):
  • SVNR (zwingend, wenn eine vorhanden ist)
  • Geburtsdatum (zwingend)
  • Steuernummer (zwingend, wenn eine vorhanden ist)
  • Finanzamt
Entweder ist die SVNR oder die Steuernummer zwingend einzugeben.

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am Reiter "Personenkonto (Bearbeiten)" (für die Dateierstellung verpflichtend):
  • §109a-Leistungsart
  • §109a-pflichtig
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Feld
Erklärung
§109a-LeistungsartArt der Leistung 
1 = Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Verwaltungsrates u.a.
2 = Leistungen als Bausparkassenvertreter u. Versicherungsvertreter
3 = Leistungen als Stiftungsvorstand
4 = Leistungen als Vortragender, Lehrender, Unterrichtender
5 = Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller
6 = Leistungen als Privatgeschäftsvermittler
7 = Leistungen als Funktionär von öff. -rechtl. Körperschaften
8 = sonstige Leistungen ELDA-Portal
§109a-pflichtig
Einstellung, ob dieser Lieferant beim Export der § 109a-Meldung berücksichtigt werden soll.
§109a-SV-Beitrag
SV-DN-Anteil
§109a-VK-Beitrag
An die Vorsorgekasse eingezahlte Beträge

Hinweis 
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Die §109a-Leistungsart ist nicht ausschlaggebend, ob die Erfassung über die NTCS Lohnverrechnung (freie Dienstnehmer) oder über die FIBU (Buchen der Eingangsrechnungen) erfolgen muss.

Achtung! 
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Werden die Einstellungen bei einem KuLi getroffen, werden sowohl die bezahlten Eingangsrechnungen als auch die Ausgangsrechnungen in die Meldung geladen. Die Ausgangsrechnungen müssen manuell zu 100 % gekürzt werden (siehe Buchungsbeispiel Teilmeldung eines Betrages).

 Registrierung und Download der ELDA-Software

Vorab muss eine Registrierung bei ELDA erfolgen sowie der Download der ELDA-Software. 
Beides können Sie auf dem ELDA-Portal https://www.elda.at/cdscontent/?contentid=10007.839318&portal=eldaportal  durchführen. Bei Problemen zu diesem Thema verweisen wir auf die die ELDA-Hotline.
  
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Nachdem Sie sich bei erfolgreich bei ELDA registriert haben, erhalten Sie eine Seriennummer für Ihr Unternehmen.

Starten Sie nun den Download der ELDA-Software und führen Sie die Datei für die Installation der Software aus (notieren Sie sich den Installationspfad):

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Nachdem Sie die Registrierung und Installation der ELDA-Software abgeschlossen haben, können Sie in den Parametern diese Daten hinterlegen.
Sie finden diesen Parameter unter CRM →  Stammdaten →  Einstellungen →  Allgemeine CRM Parameter →  CRM →  Allgemeine Einstellungen →  ELDA

Tragen Sie hier die Seriennummer sowie den Pfad des Installationsverzeichnisses ein, auf dem die ELDA-Software installiert wurde:

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Wird das Installationsverzeichnis firmenbezogen hinterlegt, ist es auf dem jeweiligen Datensender zu hinterlegen (Achtung - Selbsteinreicher)!

Achtung! 
Achtung.png
Die Seriennummer wird IMMER von der Installation herangezogen. Die im Feld "Seriennummer" eingetragene Nummer dient als Information!
Sobald das ELDA-Programm geöffnet ist, wird die zur Installation hinterlegte Seriennummer oben im Kopf angezeigt.

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Es ist möglich, verschiedene Datensender unter einer Seriennummer zu melden (Steuerberater).

 Datensender

Der Datensender wird automatisch ermittelt.

Folgende Punkte werden geprüft:
  • Bei Wirtschaftskunden (ohne Steuerberater-Hinterlegung) wird als Datensender jene Firma genommen, mit der in die § 109a-Meldung der Einstieg erfolgt.
  • Bei Steuerberatern wird die Steuerberaterfirma als Datensender genommen.
  • Bei Steuerberatern mit Selbsteinreichern wird immer das Selbsteinreicherkennzeichen berücksichtigt und als Datensender herangezogen.
Näheres zur Hinterlegung von Selbsteinreichern finden Sie hier.

Achtung! 
Achtung.png
Fehlt der Datensender erscheint beim Senden der § 109a-Meldung folgende Fehlermeldung:

"Herstellerdaten fehlen"

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Kontrollieren Sie die aktuelle Version.

 Buchungen für die § 109a-Meldung

Im Standardfall wird auf dem Lieferanten die Eingangsrechnung des Honorars gebucht. Erst mit Bezahlung dieser Rechnung kommt die Position in die § 109a-Meldung.

Buchungsbeispiel 

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Auf dem Lieferanten 300020 wurde eine ER 20 gebucht und diese wurde mit BK 10 bezahlt:

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Hinweis 
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Damit bei der Zahlung die richtige Steuerinformation übergeben wird, ist eine korrekte Auszifferung zwischen Zahlung und Rechnung notwendig.
Zusätzlich muss die Zahlung mit dem Buchungstyp "Zahlung" und die Rechnung mit dem Buchungstyp "Rechnung" gebucht sein.

Weiters ist es möglich, auf dem Lieferanten Akontos über die Bank zu erfassen. Wenn diese gemeldet werden sollen, muss in der § 109a-Meldung das Kennzeichen "Vorauszahlungen melden" auf "JA" gesetzt werden.

Buchungsbeispiel 
Beispiel.png
Auf dem Lieferanten 300020 wurde ein Akonto mit dem Beleg BK 11 erfasst:

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Mit dem Kennzeichen Vorauszahlungen melden erscheint diese Position auch auf der § 109a-Meldung:

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Teilmeldung eines Betrages
Soll von einer Eingangsrechnung nur ein Teil in die § 109a-Meldung gerechnet werden, kann bei der Buchung im Feld "§ 109a-PZ-nicht-melden" ein Kürzungsprozentsatz eingegeben werden. Diese Hinterlegung wird ebenfalls bei ausgezifferten Zahlungen berücksichtigt.

Buchungsbeispiel 
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In unserem Fall soll von der ER 21 bei dem Lieferanten 300020 60 % nicht gemeldet werden, nach der Bezahlung scheint nur mehr der zu meldende Teil von 40 % in der Übersicht auf:

Buchung
 
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Kontoübersicht

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§ 109a Meldung Übersicht - Brutto 60.000 - davon 40 % = 24.000,-- brutto bzw. 20.000,-- netto
 
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Weitere Felder, die abweichend von den Einstellungen am Lieferantenstamm bzw. von der Buchung eingegeben werden können. Die Eingaben auf der Buchung werden in die Meldung übernommen und übersteuern die Einstellungen am Lieferantenstamm:
  • § 109a-Leistungsart abw.
  • § 109a-Netto abw.
  • § 109a-Steuer abw.
  • § 109a-PZ-nicht melden
In der § 109a-Meldung können einzelne Buchungen auch über die Funktion "Buchung ändern eingeschränkt" bearbeitet bzw. gesperrt werden. Positionen, bei denen der nicht-meldepflichtige Prozentsatz auf 100 gesetzt wurde, werden aus der Meldung herausgenommen, aber weiterhin in der Übersicht (mit Betrag 0,00) angezeigt.

Hinweis 
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Auch in der ER-Kontrolle stehen die Felder der § 109a-Meldung zur Verfügung.
Buchung bei unecht steuerbefreiten Buchhaltungen

In der § 109a-Meldung muss der Nettobetrag sowie die Steuer einer Rechnung gemeldet werden. Wenn in einer Buchhaltung keine Vorsteuer gebucht wird, stehen für die Erfassung dieser Daten folgende Felder in der Buchung zur Verfügung:
  • § 109a-Netto abweichend
  • § 109a-Steuer abweichend
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Buchungsbeispiel einer Abzugssteuer 
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Der Lieferant stellt die Rechnung mit EUR 1.000,-- die Steuer daraus mit EUR 200,-- muss der Empfänger der Rechnung direkt an das Finanzamt bezahlen. In diesem Fall muss die Rechnung auf dem Lieferanten ohne Steuer mit EUR 1.000,-- gebucht werden. Die Steuer wird auf den Aufwand gegen das FA-Zahllastkonto gebucht. Die Zahlung an das Finanzamt wird dann auf das Zahllastkonto zurückgebucht.

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 Nachträgliche Erfassung

 In der § 109a-Meldung ist KEINE manuelle Erfassung möglich. Es muss immer eine Buchung dazu geben.
Wurde ein Lieferant gebucht (Eingangsrechnung und die Zahlung) und diese Zahlung soll in die Meldung fließen, reicht es, auf dem Lieferantenstamm im Nachhinein die Pflichtfelder für die § 109a-Meldung zu setzen - siehe Konteneinstellung. 

Soll von den bereits erfassten Positionen nur ein Teil gemeldet werden, eine anderen Leistungsart oder abweichende Beträge, kann die Buchung immer eingeschränkt bearbeitet werden und es können die entsprechenden Felder befüllt werden. Die Änderungen werden automatisch in die § 109a-Meldung übernommen.

 Erstellung der § 109a-Meldung

Über die NTCS FIBU kann eine XML-Datei erzeugt werden, die über ELDA an das Finanzamt übermittelt werden kann.

Die § 109a-Meldung kann unter UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → § 109a-Meldung aufgerufen werden.

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Firma:Hier kann die betreffende Firma ausgewählt werden. 
FIBU:
Hier kann die betreffende FIBU ausgewählt werden. 
Vorauszahlungen melden:
Hier kann eingestellt werden, ob Akontozahlungen auf den Lieferanten (ohne Rechnungen) in die Meldung einfließen.

Hinweis 
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Bei einem Rumpfwirtschaftsjahr bzw. bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr wird automatisch auf das hinterlegte Vorjahr zugegriffen. Die Meldung erfolgt immer über ein Kalenderjahr.

Weiters muss im Firmenstamm die Steuernummer der eigenen Firma eingetragen sein, sollte diese fehlen erfolgt folgender Hinweis bei der Dateierstellung:

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Tragen Sie die Steuernummer in diesem Fall in den Firmenstammdaten nach und starten den Punkt erneut.

Fehlt das Finanzamt, wird auch in der Fehlermeldung von ELDA darauf verwiesen:

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Vor der Steuernummer steht immer die Finanzamtsnummer, welche automatisch angefügt wird:

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Übermittlung über den Steuerberater
Generell kann die 109a-Meldung auch vom Steuerberater übermittelt werden. Die nötigen Einstellungen für die Übermittlung finden Sie im Thema Umsatzsteuervoranmeldung.

Eine automatische Übermittlung ist jedoch nicht möglich, wenn die Steuerberaterzugangsdaten direkt beim Kunden in Verbindung mit einem Datenbesitzern hinterlegt ist (Sonderfall!).

Beispiel: Der Klient möchte nur die §109a-Meldung mit den eigenen Zugangsdaten abgeben. Die UVA wird jedoch vom Server des Klienten mit den Steuerberaterzugangsdaten übermittelt, welche beim Klienten hinterlegt sind und mit einem Datenbesitzer geschützt sind.
In diesem Fall erscheint die Fehlermeldung: "Sie haben nicht die erforderliche Berechtigung für die hinterlegte Steuerberaterfirma. Die XML-Datei kann nicht in die E-Government-Verwaltung geschrieben werden."
In diesem Sonderfall muss die STB-Firma im Firmenstamm vor der Übermittlung der 109a-Meldung kurz entfernt und dann wieder eingefügt werden.
 

Unter dem Punkt "Datei erstellen"  können Sie die Datei entweder für die ELDA-Meldung oder für den BMD 5.5. LOHN erstellen.

ELDA
Hier kann die Datei direkt übermittelt werden, sofern die ELDA-Zugangsdaten hinterlegt sind. Weiters ist die Datei in der E-Government-Paketliste ersichtlich.

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BMD 5.5. Lohnverrechnung
Hier wird eine CSV-Datei erstellt, welche Sie in den BMD 5.5. LOHN importieren können. Von hier aus kann die § 109a-Meldung gestartet werden.

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Sobald Sie den Punkt BMD NTCS Lohnverrechnung starten wird die Datei in die E-Government Liste gespeichert und es erscheint folgende Meldung:

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Über den Punkt "Liste öffnen" gelangen Sie direkt in die Übersicht E-Government-Detail:

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Unter dem Punkt "Freigeben" muss die Datei zuerst freigegeben werden, damit danach unter dem Punkt "Paket erstellen" das Paket erstellt bzw. versendet werden kann.
Nach der Erstellung des Pakets erscheint folgende Abfrage:
  • Paket senden - sendet das Paket sofort über den ELDA-Service
  • Paketliste öffnen - das Paket wird erstellt und kann dann über die Paketliste angesehen bzw. versendet werden
  • Paket wird nicht erstellt, der Vorgang wird abgebrochen.
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Der Versand des Pakets erfolgt über den ELDA-Service.
Näheres hierzu finden Sie unter dem Punkt Registrierung und Download ELDA-Service.

Achtung! 
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Wird die § 109a-Meldung über die FIBU erzeugt, wird der Datensender über die FIBU ermittelt: Ist ein Steuerberater hinterlegt und das Kennzeichen Selbsteinreicher nicht gesetzt, dann wird die Steuerberaterfirma verwendet. Ansonsten die Firma lt. Programmeinstieg.



Soll die § 109a-Meldung über den BMD LOHN 5.5. gemeldet werden, muss hierfür eine CSV-Datei erstellt werden. Unter dem Punkt "Datei erstellen" können Sie unter Exportart die BMD 5.5. Lohnverrechnung wählen. Tragen Sie unter Exportdatei den gewünschten Speicherpfad ein:

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Sobald der Export erfolgt ist, erscheint folgender Hinweis:

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Diese Datei kann in den BMD 5.5. LOHN mit dem Programm LV140j importiert werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung zur BMD 5.5 → E18 Mitteilungsverpflichtung gemäß § 109a EStG 1988.

Hinweis 
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Es ist möglich, die Datei pro Person zu erstellen. Dazu muss der Parameter unter Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → UVA/Meldungen → § 109a-Meldung → Datei je Person erzeugen auf "Ja" gesetzt werden.

Gibt es Leistungen, die unter den Betragsgrenzen liegen und deshalb nicht in der Datei gemeldet werden, wird vor der Dateierstellung darauf hingewiesen:

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Welche Leistungen nicht in der Datei gemeldet werden, wird in einer Logdatei protokolliert, die Sie mit dem Button "Logfile ansehen" öffnen können.

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 Ausdruck

In der § 109a-Meldung kann unter dem Punkt "Ausdruck" zwischen zwei Ausdrucken gewählt werden:

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Ausdruck § 109a-Meldung - Liste

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Ausdruck § 109a-Meldung - Formular

1438081515000004010_1.png

In beiden Fällen werden nur jene Personen bzw. Leistungsarten angedruckt, die unter Berücksichtigung der Betragsgrenzen, auch in der Datei gemeldet werden.

Hinweis 
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Es gibt im LOHN Paket einen Parameter (ELDA-Datendrehscheibe → Betriebsart) für Testübermittlungen. Testübermittlungen sind jedoch NUR möglich, wenn über die Datendrehscheibe aus dem Lohn übermittelt wird, nicht aber aus dem E-Government.

Hinweis 
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Serienbriefe an die Spender aus der 109 Meldung sind nicht möglich. 

 Rückmeldungen ELDA

Die Rückmeldungen der ELDA-Übermittlungen sind in der Databox ersichtlich. Wird diese automatisch ausgelesen, kann die Ansicht auch über das E-Government erfolgen.
Sollte die Databox nicht über die BMD Software ausgelesen werden, werden die Rückmeldungsprotokolle im Explorer gespeichert.
Sie finden diese Protokolle auf dem Laufwerk, auf welchem die ELDA-Software installiert ist.
  1. Auf diesem Laufwerk befindet sich ein Ordner "GKKDFU".
  2. In diesem Ordner gibt es einen weiteren Ordner "Empfange".
  3. In dem Ordner "Empfange" finden Sie die Rückmeldungsdateien von ELDA unter den Namen "mb_xxxxx"
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 Aufbau der Datei (Feldbeschreibung)

Feld
Erklärung
Klientennummer Firmennummer. Klientennummer muss im LV140j existieren.
PersonalnummerLieferanten-Kontonummer
§ 109a-Leistungsart
Art der Leistung
1 = Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Verwaltungsrates u.a.
2 = Leistungen als Bausparkassenvertreter u. Versicherungsvertreter
3 = Leistungen als Stiftungsvorstand
4 = Leistungen als Vortragender, Lehrender, Unterrichtender
5 = Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller
6 = Leistungen als Privatgeschäftsvermittler
7 = Leistungen als Funktionär von öff. -rechtl. Körperschaften
8 = sonstige Leistungen
Nachname
Nachname
Vorname
Vorname
Titel
Titel
Straße
Straße
PLZ
PLZ
Ort
Ort
Sozialversicherungsnummer
Sozialversicherungsnummer
Geburtsdatum
Geburtsdatum
Steuernummer
Steuernummer
KZ341
Entgelt ohne USt (Rechnungsbetrag ohne Steuer)
KZ344
USt (Steuerbetrag der Rechnung)
E18 FA-Nummer
E18 FA-Nummer
§ 109a-SV-Beitrag
SV-DN-Anteil
§ 109a-VK-Beitrag
An die Vorsorgekasse eingezahlte Beträge
Belegdatum 
Belegdatum der Rechnung (für Kontrollzwecke)
Belegnummer 
Belegnummer der Rechnung (für Kontrollzwecke)
Buchungstext 
Buchungstext der Rechnung (für Kontrollzwecke)
 

 Stornodatei erstellen

Zum Stornieren der § 109a-Meldung muss eine Stornodatei erzeugt und eingereicht werden. Dazu steht unter "Extras" die Funktion "Stornodatei erzeugen" zur Verfügung.
Bei der Erstellung dieser Datei wird geprüft, ob bereits eine Datei (bzw. mehrere Dateien) vorhanden sind und eine entsprechende Meldung ausgegeben:

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Um danach eine neue Meldung einzureichen, muss eine neue Datei erstellt und übermittelt werden.

Wird die Funktion "Stornodatei erzeugen" gestartet, obwohl keine Buchungen vorhanden sind, wird darauf hingewiesen:

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Dateiinhalt 
In die Stornodatei fließen alle Personen, auf denen das Kennzeichen für die §109a-Meldung gesetzt ist. Daher kann die Stornodatei auch eine größere Dateigröße haben als die ursprünglich eingereichte Datei. Die Beträge in der Stornodatei werden immer mit 0,-- übergeben.

Weiters gibt es in der Stornodatei für jede Leistungsart pro Lieferant eine Zeile. Dies ist aufgrund der buchungsbezogenen Leistungsarten notwendig um alle Positionen korrekt zu melden.

Wird eine Stornodatei für eine Person oder eine Leistungsart übermittelt, die nie gemeldet wurde, wird diese nicht akzeptiert und hat beim Finanzamt somit keine Auswirkung.
Es kommt für eingereichte Pakete ein Databoxstatus teilweise o.k. zurück, dies ist auch richtig, und die neue Datei kann versendet werden.


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