FAQ Übernahmeschlüssel
Grundlegende Informationen zum Übernahmeschlüssel finden Sie unter Übernahmeschlüssel.Wie lege ich einen Kostenschlüssel an?
Kostenschlüssel ist der Überbegriff für Übernahmeschlüssel und Umlageschlüssel. Die Kostenschlüssel sind unter Stammdaten → Kostenschlüssel zu finden und können dort angelegt, geändert oder gelöscht werden.
Hier kann sowohl ein Übernahme- als auch ein Umlageschlüssel angelegt werden. Durch die Combobox rechts oben wird ausgewählt, welchen Kostenschlüssel man anlegt:
Der Unterschied zwischen einem Übernahmeschlüssel und einem Umlageschlüssel ist folgender:
Mithilfe von Übernahmeschlüsseln werden Werte von einer Buchung direkt auf verschiedene Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...) verteilt. Übernahmeschlüssel können fix oder als Vorschlagswert am FIBU-Konto hinterlegt oder beim Buchen erfasst werden. Die Verteilung erfolgt bei der Übernahme der Buchung von der FIBU in die KORE. Ein Auswerten der Buchungen auf den einzelnen, im Schlüssel enthaltenen Kostennummern ist danach möglich.
Umlageschlüssel werden in der Kostenrechnung angelegt, um Werte von einer Kostennummer (ganz oder teilweise) auf andere Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...) umzulegen. Die Umlageschlüssel müssen in den Umlagereihenfolgen auf den abgebenden Kostennummern hinterlegt werden. Die Umlage wird im Zuge der Übernahme und Umlage berechnet. Bei den Auswertungen kann anschließend wahlweise mit oder ohne Umlage ausgewertet werden.
Warum kann ich bei einem Kostenschlüssel (Übernahmeschlüssel bzw. Umlageschlüssel) die Schlüsselart nicht ändern?
Bei einem Kostenschlüssel (Übernahmeschlüssel bzw. Umlageschlüssel) kann die Schlüsselart nur verändert werden, wenn die Schlüsseleingabe leer ist. Löschen Sie bitte bei dem betreffenden Kostenschlüssel die Schlüsseleingaben in der untere Bildschirmhälfte:
Sobald die Schüsseleingabe leer ist, kann die Schlüsselart gewechselt werden und es können neue Schlüsseleingaben erfasst werden.
Wie kann ich einen Übernahmeschlüssel unterjährig "für" einen oder "ab" einem bestimmen Monat ändern?
Grundsätzliches: Wird bei einem Übernahmeschlüssel die Schlüsseleingabe (z. B. Prozentsatz, Bezugsgröße ...) geändert, wird bei der nächsten Übernahme dieser geänderte Schlüssel für das gesamte Jahr angewendet. Die Verteilung der Werte wird dadurch auch rückwirkend verändert.
Durch Anlage von einem Monatsschlüssel kann dies jedoch vermieden werden.
Dazu kopieren Sie unter Stammdaten → Kostenschlüssel → Funktionen → Kopieren Schlüssel ihren bestehenden Schlüssel.
Für die Anlage von Monatsschlüsseln bleibt die Schlüsselnummer gleich, es wird nur der Monat zusätzlich erfasst und es muss im Feld "Kennzeichen für Monatsschlüssel" definiert werden, ob der Monatsschlüssel nur in dem angegebenen Monat gültig sein soll oder ab dem angegebenen Monat:
Nach dem Kopieren gibt es nun einen weiteren Schlüssel mit derselben Nummer, der für den ausgewählten Zeitraum gültig ist. In diesem Monatsschlüssel können Sie nun in der Schlüsseleingabe die gewünschte Änderung vornehmen:
Bei der nächsten Übernahme wird der soeben angelegte Monatsschlüssel berücksichtigt.
Der letzte gültige "ab diesem Monatsschlüssel" wird bei der Anlage eines neuen Jahres im Zuge der Jahresübernahme wieder als allgemeiner Schlüssel (Monat 0) angelegt.
Welche Auswirkungen hat es auf die Übernahmeschlüssel, wenn Kostennummern inaktiv werden?
Wenn Kostennummern (Kostenstelle, Kostenträger ...) durch das Endedatum inaktiv werden, bleibt die Hinterlegung der Kostennummer im Übernahmeschlüssel für das laufende Jahr erhalten. Die abgelaufene Kostennummer kann dadurch Werte erhalten.
Wir empfehlen Ihnen, nach dem Setzen des Endedatums auch die Übernahmeschlüssel zu überprüfen.
Wir empfehlen Ihnen, nach dem Setzen des Endedatums auch die Übernahmeschlüssel zu überprüfen.
Kostennummern, die durch die Jahresübernahme inaktiv werden, werden bei den Übernahmeschlüsseln im neuen Jahr entfernt. Ein manuelles Nachbearbeiten des Übernahmeschlüssels ist notwendig!
Wie kann ich einen Übernahmeschlüssel löschen, sperren oder inaktiv setzen?
Wird ein bestehender Übernahmeschlüssel nicht mehr benötig, kann folgendermaßen vorgegangen werden.
- Der Übernahmeschlüssel soll beim Buchen nicht mehr vorgeschlagen bzw. nicht mehr fix gebucht werden:
Einstieg unter FIBU → Stammdaten → Konten und dort am betroffenen Sachkonto bei den Feldern Schlüssel-Kz und Schlüssel die Hinterlegungen entfernen. Der Übernahmeschlüssel wird auf diesem Konto nicht mehr vorgeschlagen oder fix verbucht, kann aber bei z. B. einem anderen Konto noch verwendet werden. - Der Übernahmeschlüssel soll gar nicht mehr existieren und gelöscht werden:
Einstieg unter KORE → Stammdaten → Kostenschlüssel → Combobox (rechts oben) auf Übernahmeschlüssel stellen. Hier kann der Übernahmeschlüssel in der oberen Bildschirmhälfte mit F7 gelöscht werden. Wird der Übernahmeschlüssel noch verwendet (in Buchungen, in Detailplänen der Planung oder in der ANBU), wird mit einer Meldung darauf hingewiesen. Die Hinterlegung des Schlüssels in der Buchung bzw. in den Detailplänen bleibt nach dem Löschen erhalten. Der Übernahmeschlüssel kann beim Buchen nicht mehr verwendet werden.
Hinweis
 | Die Entfernung oder das Löschen von Kostenschlüsseln ist grundsätzlich jahresbezogen. Das heißt, eine Änderung in einem Jahr hat keine Auswirkungen auf Vor- oder Folgejahre. Achten Sie bitte bei der Entfernung des Übernahmeschlüssels auf FIBU Konten auf die Einstellung folgenden Parameters. Je nach Hinterlegung ist hier eine automatische Übernahme in das Vor- bzw. Folgejahr möglich! FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter→ Kontenanlage → Allgemein
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