Summencheck
Grundlegende Informationen zum Summencheck finden Sie unter Buchen.Allgemein
Unter Summencheckdifferenzen versteht man eine Soll-/Haben-Ungleichheit in der Buchhaltung bzw. Differenzen zwischen den einzelnen Personenkonten und den zugehörigen Sammelkonten. Sie können verschiedene Ursachen haben und nicht jeder Differenz liegt ein Fehler in der Buchhaltung zu Grunde. Beispielsweise können auch falsche Hinterlegungen im Firmenstamm diese Differenzen auslösen.
Kontrolle Summencheck
Der Summencheck kann unter Buchen und Vorerfassungen → Buchen → Buchen → Summencheck aufgerufen werden.
Hinweis
 | Wir empfehlen eine Kontrolle des Summenchecks regelmäßig durchzuführen. Je früher Differenzen erkannt werden, desto einfacher ist es, den Fehler zu lokalisieren und zu korrigieren. |
Unterschied Sachkonten- und Personenkontendifferenz
Bei Sachkontendifferenzen wird kontrolliert, ob in der Buchhaltung Soll-/Habengleichheit besteht.
Die "Summe Soll" muss der "Summe Haben" entsprechen. Wir empfehlen, Sachkontendifferenzen so schnell wie möglich zu behandeln, um den Aufwand der Fehlersuche zu vermindern.
Bei Personenkontendifferenzen wird der Kontosaldo (Summe der einzelnen Kunden bzw. Lieferanten) mit dem Saldo auf den zugehörigen Personensammelkonten (z. B. 2000 Lieferforderungen) verglichen.
Ursachen für Sachkontendifferenzen
Grundsätzlich kann in der BMD NTCS durch manuelle oder importierte Buchungen keine Summencheckdifferenz entstehen.
Werden dennoch Sachkontendifferenzen ausgewiesen, können Sie sich jederzeit an den NTCS FIBU Support wenden.
Ursachen für Personenkontendifferenzen
Neben Sachkontendifferenzen, welche auch Personenkontendifferenzen zur Folge haben können, gibt es im Personenkontenbereich auch Differenzen, die durch falsche Hinterlegung bzw. nachträgliche Änderung der Kontenkreise und Sammelkonten oder durch die falsche Verwendung individueller Sammelkonten entstanden sind. Auch Direktbuchungen auf den Personensammelkonten führen zu Differenzen.
Direktbuchung auf ein Personensammelkonto
Die Hinterlegung der Sammelkonten finden Sie unter Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten.
Wird eine Buchung direkt auf eines der hinterlegten Sammelkonten vorgenommen, führt diese Buchung zu Differenzen im Summencheck.
Bei einer Direktbuchung auf ein Sammelkonto wird mit folgender Hinweismeldung darauf aufmerksam gemacht, dass diese Buchung zu Differenzen führt.
Fehlerhafte Hinterlegung in den Kontenstammdaten
In den Kontenstammdaten der Kunden bzw. Lieferanten kann die jeweilige KreisNr bzw. ein individuelles Sammelkonto hinterlegt werden.
Wird die Hinterlegung der Sammelkonten bzw. Sammelkontenkreise auf den Personenkonten verändert bzw. die dazugehörige Umbuchung der Sammelkonten nicht getätigt, führt dies zu Differenzen im Summencheck.
Fehlerhafte Hinterlegung der Sammelkonten
Die Hinterlegung der Sammelkonten finden Sie unter Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten.
Beispiel 1 für Personenkontendifferenzen:
Lösen sich die Differenzen im Personenkontenbereich in Summe Plus/Minus auf, so liegt dies meist an der nachträglichen Änderung der Kunden- bzw. Lieferanten-KreisNr am Personenkontenstamm von bereits bebuchten Kunden oder Lieferanten.
Durch eine Umbuchung zwischen den betreffenden Sammelkonten kann die Differenz behoben werden.
Wird auf einem bebuchten Personenkonto die KreisNr geändert, wird jedoch durch folgenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht, dass durch diese Änderung Differenzen entstehen können.
Beispiel 2 für Personenkontendifferenzen:
Werden die Sammelkonten in den Fixkonten nachträglich verändert, führt dies ebenso zu Differenzen.
In diesem Fall ist zu kontrollieren, ob auf die richtigen Sammelkonten abgebucht wurde, welche in den Fixkonten hinterlegt sind.
Wenn nicht, gehören diese entweder richtig hinterlegt oder die Beträge auf die richtigen Sammelkonten umgebucht.
Bei der Änderung der Sammelkonten wird jedoch darauf hingewiesen, dass dies zu Differenzen führt.
Bei der Gesamtprüfung der Buchhaltung und bei der Funktion Saldo pro Beleg prüfen werden die Personen-Sammelbuchungen geprüft.
Wurde bei einer Sammelbuchung auf ein anderes Konto gebucht als in den Fixkonten eingetragen, wird folgende Meldung angezeigt:
Unbekannter Kontenkreis
Im Summencheck kann es vorkommen, dass eine rote Zeile mit "Unbekannter Kontenkreis" angezeigt wird.
Dies tritt auf, wenn unter Stammdaten → Kontenkreise der jeweilige Kontenkreis nicht existiert obwohl es ein Personenkonto zu diesem Kreis gibt und auch in den Fixkonten ein Sammelkonto dafür hinterlegt ist.
In diesem Fall muss entweder der jeweilige Kontenkreis angelegt werden oder die Hinterlegung am Kontenstamm auf eine andere KreisNr geändert werden.
Ohne Kontenkreis
Im Summencheck kann es vorkommen, dass eine rote Zeile mit "Ohne Kontenkreis" angezeigt wird.
Dies tritt auf, wenn bei einem Personenkonto am Kontenstamm kein Kunden- bzw. Lieferanten-KreisNr hinterlegt ist.
In manchen Fällen ist auch der Grund, dass bei einem KuLi-Konto der zweite Kontenkreis nicht eingetragen wurde.
Beispiel: Wird ein KuLi mit der Kontonummer "Kunde" (lt. Nummernkreise) angelegt, wird automatisch am Kontenstamm die Kunden-KreisNr eingetragen. Danach muss manuell die Lieferanten-KreisNr eingetragen werden, ansonsten erscheint diese rote Zeile im Summencheck.
Es kann jedoch vorkommen, dass diese Zeile angezeigt wird, obwohl alle Kreisnummern richtig hinterlegt sind. In diesen Fällen kann es sein, dass im Hintergrund noch falsche Daten verspeichert sind. Um dies zu korrigieren, gibt es unter Stammdaten → Konten → Funktionen → den Punkt "Prüfung und Korrektur fehlerhafter Konten". Dieser Punkt korrigiert die fehlerhaften Datensätze und somit sollte die rote Zeile nicht mehr gedruckt werden.
Keine Anzeige
Wenn im Summencheck bei einer Kontengruppe keine Daten angezeigt werden d. h. keine Salden bzw. keine Differenz, dann liegt es daran, dass das hinterlegte Sammelkonto keinen Saldo hat.
Differenzen aus Vorjahr
Personenkontendifferenzen können auch aus Vorjahren stammen. Bevor versucht wird, die Differenzen im aktuellen Jahr zu suchen, sollte unbedingt auch der Summencheck im Vorjahr kontrolliert werden.
Weiters empfehlen wir eine Jahresübernahme durchzuführen damit alle Konten vollständig übernommen sind. Wurden einzelne Personen- oder Sammelkonten nicht übernommen, kann dies zu einer Differenz führen.
Eine Kontrolle, ob die EB-Salden vollständig übernommen wurden, kann im Summencheck unter Funktionen → Saldenprüfung durchgeführt werden.
Differenzen in der BMD 5.5
Personenkontendifferenzen, welche bereits in der BMD 5.5 vorhanden waren, werden bei der Umstellung auf die BMD NTCS mitübernommen. Eine Analyse, woher die Differenzen kommen, kann in der BMD NTCS gemacht werden.
Hilfsprogramme zur Analyse der Differenzen
Sind im Summencheck Differenzen vorhanden, weisen diese auf Fehler in der Buchhaltung hin. Für die Analyse von Differenzen stehen direkt im Summencheck unter Funktionen die Punkte "Saldenprüfung" sowie "Saldo pro Beleg prüfen" zur Verfügung. Zusätzlich gibt es noch weitere Kontrollprogramme wie z. B. die Kontrolle der Belegnummern etc.
Sämtliche Möglichkeiten zur Analyse finden Sie unter Buchen und Vorerfassungen → Buchen unter Buchen → Summencheck. Im Summencheck finden Sie die jeweiligen Prüfungen unter den Funktionen.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Saldenprüfung | Mit dieser Funktion wird kontrolliert,
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| Saldo pro Beleg prüfen | Überprüft die Summengleichheit innerhalb von Belegen und zeigt gefundene Fehler in einem Fehlerprotokoll an. Zusätzlich werden auch die Personen-Sammelbuchungen geprüft. Wurde bei einer Sammelbuchung auf ein anderes Konto gebucht als in den Fixkonten eingetragen bzw. wurde die Kreis-Nr. in den Stammdaten geändert, wird folgende Meldung angezeigt:  | ||
| Kontrolle Belegnummern | Hier wird kontrolliert, ob bei bestimmten Buchungssymbolen Belegnummern doppelt oder lückenhaft vergeben worden sind. Wird mit alphanumerischen Belegnummern gebucht, kann die Kontrolle jedoch nur auf doppelte Belegnummern durchgeführt werden. Lücken können nicht geprüft werden. Gibt es zusätzlich auch numerische Belegnummern, werden diese geprüft und die kleinste bzw. höchste Belegnummer angedruckt.  Falls z. B. Ausgangsrechnungen und -gutschriften mit unterschiedlichen Buchungssymbolen gebucht werden, können bei dieser Kontrolle auch mehrere Buchungssymbole durch ";" (Strichpunkt) getrennt eingegeben werden. Außerdem können Sie die Kontrolle auf ein Konto eingrenzen. Falls Sie z. B. zwei Kassenkonten mit dem Buchungssymbol "KA" buchen, können Sie die Kontrolle je Kassenkonto starten. Sollten Fehler auftreten, wird ein Protokoll am Bildschirm angezeigt, auf dem Sie sehen, welche Belegnummern doppelt vergeben worden sind bzw. welche Belegnummern fehlen. Ist die Kontrolle auf ein Konto eingeschränkt worden, wird am Protokoll natürlich auch die Kontonummer angedruckt. Abgrenzungsumbuchungen und -auflösungsbuchungen sind von der Prüfung der Belegnummer ausgenommen. | ||
| Kontrolle Lfd-Nr Journal | Mit dieser Funktion wird kontrolliert, ob die Journalnummern fortlaufend sind. Sollten Fehler auftreten, wird ein Protokoll am Bildschirm angezeigt, auf dem Sie sehen, in welchem Journalkreis Lücken vorhanden sind. Hinweis
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| Kontrolle negativer Kassensaldo | Mit dieser Funktion wird bei allen Kassenkonten, auf denen das Kassenkonto-Kz gesetzt ist, geprüft, ob sich ein negativer Kassensaldo ergibt. Buchungen, die einen negativen Kassensaldo ergeben, werden in einem Fehlerprotokoll aufgelistet. | ||
 Kontrolle Anzahlungen | Mit dieser Funktion wird überprüft, ob es noch offene (d. h. nicht stornierte) Anzahlungen zu Abläufen gibt, bei denen bereits eine Schlussrechnung vorhanden ist. Wenn ja, wird ein entsprechendes Protokoll ausgegeben.  | ||
Bei der Gesamtprüfung werden immer automatisch alle Kontrollen gestartet. Mit dieser Funktion werden folgende Prüfungen für die Buchhaltung durchgeführt und in einem Protokoll angezeigt:
Beim Punkt "Prüfung fehlerhafte Auszifferung" stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Zusätzlich werden auch die Personen-Sammelbuchungen geprüft. Ist bei einer Sammelbuchung auf ein anderes Konto gebucht worden, als in den Fixkonten eingetragen ist, wird folgende Meldung angezeigt:  |
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