Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Lohnverrechnung → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor

1. Allgemeines

2. Einstiegsfelder

3. Abrechnungsmonitor

4. Informationen

5. Diagramm

6. Relevante LOHN Parameter

7. Betragsfelder

1. Allgemeines

Mit dem Abrechnungsmonitor lassen sich alle relevanten Schritte der Lohnabrechnung auf einen Blick nachvollziehen – ob bereits erledigt oder noch offen. Damit wird die Lohnabrechnung effizienter und transparenter gestaltet, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der monatlichen Abrechnung deutlich erhöht. So können unerwartete Probleme vermieden werden und Sie profitieren von einem nahtlosen Abrechnungsvorgang.

Der Abrechnungsmonitor beinhaltet verschiedene Prüfungen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Dies minimiert das Risiko, wichtige Punkte zu übersehen, die im nächsten Monat zu Problemen führen könnten.

Mögliche Prüfungen
Über den Abrechnungsmonitor wird eine breite Palette an Prüfungen ermöglicht. So ist sichergestellt, dass sämtliche wichtigen Aspekte der monatlichen Lohnabrechnung gründlich geprüft werden:

Abrechnungsstatus der Dienstnehmer
Monat abschließen (mit Workflowoption)
Abrechnungskontrolle
Anzahl mBGM (Status erzeugt; nicht gesendet)
Auszahlungsbetrag und Bruttobetrag
Eintritte
Austritte
Freifelder für selbst definierbare Prüfungen

Detailfenster mit Verknüpfung zum Programm Auszahlungen ansehen
Ist der jeweilige Monat als fertig gekennzeichnet, öffnet ein verzögerter Doppelklick auf eine der folgenden Felder den gleichnamigen Bereich des Programms Auszahlungen ansehen. Auszahlungen können damit bequem kontrolliert werden.

Auszahlungsbetrag an Dienstnehmer
Finanzamt
Gesundheitskasse
Gemeinde
Betriebsrat
Gewerkschaft
Diverse Körperschaften
Pfändung

Hinweis

Folgende Arten von Firmen werden nicht im Abrechnungsmonitor angezeigt, da für sie kein Monitoring notwendig ist:

Budgetfirmen
Firmenkopien für die Informationsabrechnung
Firmengruppen
Lohnvorschlagswertefirmen, sofern darauf keine Dienstnehmer angelegt wurden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Datenzeile aktualisieren	Diese Funktion aktualisiert die geladenen Daten und sollte nach jedem Schritt im Programm ausgeführt werden.
Zustände	Öffnet das Programm Zustände.

Extras
Logdatei ansehen	Zum Einsehen der Logdateien, bei denen Statusänderungen mitprotokolliert wurden, z. B. Logdatei HRS_ENDVERSPEICHERUNG.LOG
Eigene Einstellungen	Zum Ändern von "0 - Firmenansicht" auf "1 - Monatsansicht"
Allgemeine Einstellungen	Zum Ändern von "0 - Firmenansicht" auf "1 - Monatsansicht"
WEBEKU-Beitragskonto abfragen	Zum Abfragen des WEBEKU-Beitragskontos

Achtung!

Für die Abfrage des WEBEKU-Beitragskontos muss in der jeweiligen Lohnfirma bei allen angelegten ÖGKs eine Beitragskontonummer hinterlegt sein. Für den Fall der "Sonstigen Versicherung" kann auch eine fiktive Beitragskontonummer hinterlegt werden.

Weiters sind unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Punkt 1 "Allgemein" → Punkt 2 "Zugangsdaten" die WEBEKU-User-ID und das WEBEKU-Passwort zu hinterlegen.

2. Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder sind abhängig vom hinterlegten Parameter "Ansicht" in diesem Programm.

Dieser Parameter ist unter LOHN → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor im Menüpunkt "Extras" zu finden. Sie können zwischen eigenen und allgemeinen Einstellungen selektieren.

Bitte wählen Sie unter Punkt 31 "Abrechnungsmonitor" zwischen Firmen- bzw. Monatsansicht.

Bei Ansicht "0 - Firmenansicht"
Firma	Wählen Sie hier die Firma, für die der Abrechnungsmonitor die Daten laden soll.

Bei Ansicht "1 - Monatsansicht"
Monat	Wählen Sie hier den Monat, für den der Abrechnungsmonitor die Daten laden soll.

Hinweis

Bei Wechsel von Firmenansicht zu Monatsansicht bzw. Monatsansicht zu Firmenansicht muss das Programm "Abrechnungsmonitor" neu gestartet werden.

3. Abrechnungsmonitor

Im Abrechnungsmonitor werden die geladenen Daten in Form einer Liste dargestellt. Abhängig von der im gleichnamigen Parameter eingestellten Ansicht stehen zwei Varianten zur Verfügung.

Viele Felder des Abrechnungsmonitors verfügen über eine Clicklink-Funktion. Mit einem "verzögertem Doppelklick" auf den angezeigten Feldwert öffnet sich bei vielen Spalten ein Detailfenster.

Firmenansicht:

Alle Felder

Monatsansicht:

Alle Felder

Üblicherweise sind folgende Felder eingeblendet.

Firma	Firmennummer
Lohnjahr	Lohnjahr, für das die Daten des Abrechnungsmonitors angezeigt werden.
Lohnmonat	Lohnmonat, für den die Daten des Abrechnungsmonitors angezeigt werden.
Monat fertig	Kennzeichen, ob der Monat fertig gemeldet ist. Mithilfe dieser Felder kann eine Abrechnungssperre für den jeweiligen Monat und die entsprechende Firma erstellt werden. Die gesetzte Sperre verhindert, dass Daten in der Bruttoerfassung verändert werden, auch wenn die Endverspeicherung in diesem Monat noch nicht durchgeführt worden ist. Steigt ein User in die Bruttoerfassung einer bereits fertig gemeldeten Firma ein, erscheint folgende Meldung: "Firma ist für diesen Monat schon fertig gemeldet. Eine Änderung ist nicht mehr möglich." Das Aufheben des Fertig-Kennzeichens für einen Monat kann nur noch im Programm Abrechnungsmonitor erfolgen.
Eingaben sperren	Es dient zur Sperre der Bruttoerfassung. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, dann erscheint beim Einstieg in die Bruttoerfassung im gesperrten Monat bei der jeweiligen Firma der Hinweis "Die Erfassung in der Bruttoerfassung ist für diese Firma gesperrt!" In den meisten Fällen ist der Abrechnungsmonat in den Lohn-Basiseinstellungen korrekt mit dem aktuellen Monat zu hinterlegen. Danach kann ggf. eine Aufrollung in der Bruttoerfassung durchgeführt werden. In seltenen Ausnahmefällen ist die Sperre aufzuheben. Dies erfolgt ausschließlich im Programm Abrechnungsmonitor durch Bearbeitung dieses Feldes.
Anzahl DV gesamt	Anzahl aller relevanter Dienstverhältnis im jeweiligen Lohnmonat bei der Lohnfirma in "rot", sind alle Dienstverhältnisse endverspeichert ist die Anzeige in "grün"
Status "."	Anzahl der Dienstverhältnisse mit Status "."
Status 0	Anzahl der Dienstverhältnisse mit Status 0. Das sind Dienstverhältnisse, bei denen bereits eine Erfassung jedoch noch keine Abrechnung erfolgt ist.
Status L	Anzahl der Dienstverhältnisse mit Status L. Das sind Dienstverhältnisse, die bereits abgerechnet worden sind.
Status F+	Anzahl der Dienstverhältnisse mit dem Status F+. Das sind endverspeicherte Dienstverhältnisse mit dem Abrechnungsstatus F, M, K, P, D etc. Sind alle Dienstverhältnisse endverspeichert, wird die Zahl in "grün" angezeigt, davor in "rot".
mBGM-Hinweise	Anzahl der erstellten mBGMs
Anzahl mBGM nicht gesendet	Anzahl der noch nicht gesendeten mBGMs
Fehler – Abrechnungskontrolle	Anzahl der Fehler in der Abrechnungskontrolle. Dieses Feld verfügt über eine Clicklink-Funktion. Nach einem Mausklick auf die in dieser Spalte angezeigte Zahl, öffnet sich das Detailfenster Abrechnungsmonitorkontrolle, in dem sämtliche gefundene Meldungen der Abrechnungskontrolle nach deren Schwere kategorisiert angezeigt werden. Die drei Schwerekategorien "Information", "Warnung" und "Fehler" werden unterschieden. Geprüft bzw. angezeigt werden die aus dem Programm Abrechnungskontrollen drucken bekannten Prüfungen und Meldungen. Sämtliche Prüfungen sind mit Lösungswegen im Dokument Prüfungen der Abrechnungskontrolle und Fehlerbehebung beschrieben.
Auszahlungsbetrag an den Dienstnehmer	Auszahlungsbetrag in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Bruttobezug	Bruttobezug in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Pfändung	Pfändungen in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Finanzamt	Zahlungen an Finanzämter in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Gesundheitskasse	Zahlungen an Gesundheitskassen in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Gemeinde	Zahlungen an Gemeinden in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Betriebsratsumlage	Betriebsratsumlage in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Gewerkschaftsbeitrag	Gewerkschaftsbeiträge in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Diverse Körperschaften	Zahlungen an diverse Körperschaften in der Ausgangstabelle Original + Aufrollung
Workflow	Identifikationsnummer des Workflows
Notiz	Notiz
Farbcode	Farbcode

Über die Feldauswahl (Klick auf eine beliebige Spalte → rechte Maustaste → Feldauswahl → Bearbeiten) können weitere Felder eingeblendet werden.

Betragsfelder können bei Bedarf zusätzlich eingeblendet werden (Klick auf eine beliebige Spalte → rechte Maustaste → Feldauswahl → Bearbeiten).

Hinweis

Mit dem Programm Monat abschließen wird ein Monat in der Lohnverrechnung abgeschlossen und als "fertig" gekennzeichnet. Dabei setzt sich im Abrechnungsmonitor in der Spalte "Monat fertig" ein Häkchen. Diese Funktion muss nicht jeden Monat manuell aufgerufen werden, sondern ist stapelfähig und kann in einen Lohnstapel aufgenommen werden.

Ein als "fertig" gekennzeichneter Monat ist Voraussetzung dafür, dass der Lohn-Buchungsbeleg über das Programm Buchen direkt aus der FIBU geholt und verbucht werden kann.

Bei nachträglich erforderlichen Änderungen in der Bruttoerfassung muss dieses "Fertig-Kennzeichen" im Abrechnungsmonitor entfernt werden (Klick auf die Zelle → rechte Maustaste → Spaltenweise Bearbeiten). Zusätzlich muss auch die Endverspeicherung zurückgesetzt werden.

Zeichenerklärung:

	in Arbeit
	Fertigkennzeichen, wenn der Monat mit dem Programm "Monat abschließen" fertig gemeldet wurde, zu finden unter LOHN → Monatsende → Monat abschließen.
	Notiz vorhanden, mit Mouseover ist der Text ersichtlich, pro Monat kann eine Notiz erfasst werden.

Achtung!

Wenn im laufenden Monat das Programm "Abrechnungen durchführen" oder "Abrechnungsstapel durchführen" abgearbeitet worden ist, kann mit der Funktion "Datenzeile aktualisieren"die Ansicht aktualisiert werden. Die Beträge der Abrechnung sind in den einzelnen Spalten ersichtlich. Nach dem Setzen des Fertig-Kennzeichens kann mit einem verzögerten Doppelklick auf einen Betrag, das jeweilige Detailfenster aus dem Programm Auszahlungen ansehen geöffnet werden.

Es ist entscheidend, nach jedem Programmschritt eines Abrechnungsprozesses die Funktion "Datenzeile aktualisieren" auszuführen. Nur so werden stets die aktuellsten Daten in diesem Fenster angezeigt. Ist beispielsweise der Abrechnungsmonitor geöffnet und wird parallel vom selben oder einem anderen User abgerechnet, dann sind die Datenzeilen zu aktualisieren, damit im Abrechnungsmonitor die aktuellen Daten angezeigt werden.

4. Informationen

In diesem Bereich werden einige Informationen zur selektierten Firma angezeigt. Über die Feldauswahl (Klick auf eine beliebige Spalte → rechte Maustaste → Feldauswahl → Bearbeiten) können zusätzliche Felder eingeblendet werden.

Checkliste und Workflows
Der Abruf einer Checkliste für monatliche und jährliche Prüfungen ist ebenso möglich wie die Integration von Workflows (z. B. Reisekostenabrechnung - Genehmigungsverfahren). Mit diesen können Aufgaben erstellt und die jeweils zuständigen Sachbearbeiter benachrichtigt werden, sobald bestimmte Punkte in der Lohnabrechnung abgeschlossen sind. Die Sachbearbeiter können daraufhin mit den weiteren Arbeiten beginnen, beispielsweise mit der Abholung des Buchungsbelegs durch den Buchhalter.

Hinweis

Unter LOHN → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor sind unter "Extras" die eigenen bzw. allgemeinen Einstellungen zu finden.

Hier können unter den Punkten "Workflows" sowie "Checklisten" bei Bedarf individuelle Einstellungen hinterlegt werden.

5. Diagramm

Im Diagramm können Fortschritte je Abrechnungsmonat in verschiedenen Ansichten dargestellt werden

Tortendiagramm in 3D:

Ansichten:

	vertikale Balken
	horizontale Balken
	Tortendiagramm
	Markierung in Form des Wertes, eines Prozentsatzes, als Text, als Text mit Wert und als Text mit Prozentsatz möglich
	Legende, ist dieses Feld aktiv, kann der Text, der Wert mit Text, der Text mit Wert, die Prozent mit Text oder der Text mit Prozent eingeblendet werden
	Die Ansicht kann auf 3D umgeschalten werden
	Kopieren - um es in einem anderen Dokument zu verwenden
	Öffnet die Druckvorschau, in Folge kann die Auswertung gedruckt, gespeichert, als E-Mail versendet, archiviert und an die BMD Com gesendet werden.

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6. Relevante LOHN Parameter

Parametereinstellungen können direkt im Programm über das Menü "Extras" → Allgemeine oder firmenbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

Ansicht

Im Programm "Abrechnungsmonitor" kann über diesen Parameter die Ansicht des Programms festgelegt werden. Nach Änderung dieses Parameters ist der Abrechnungsmonitor neu zu starten, um die Daten mit der jeweils anderen Ansicht zu laden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - Firmenansicht: In den Einstiegsfeldern ist eine Firmennummer zu erfassen, für die der Abrechnungsmonitor die Daten ermittlen soll. Bei dieser Ansicht steht die Firma im Mittelpunkt und in der Liste werden die Daten für mehrere Monate dargestellt.

1 - Monatsansicht: In den Einstiegsfeldern ist der gewünschte Monat zu erfassen, für den der Abrechnungsmonitor die Daten ermitteln soll. Bei dieser Ansicht steht der Monat im Mittelpunkt und in der Liste werden die Daten für mehrere Firmen dargestellt.

Zukünftig sind Einstellungen der LOHN Parameter unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Checkliste von Bedeutung für den Abrechnungsmonitor. Über diese Parameter wird gesteuert, welche Checklisten aus dem Abrechnungsmonitor ausgeführt werden sollen.

Monat	Derzeit noch keine Funktion! Hier kann zukünftig eine monatliche Checklistvorlage hinterlegt werden. Die Checkliste kann im Abrechnungsmonitor im jeweiligen Monat stehend im Feld "Checkliste" gestartet werden. Checklistvorlagen werden unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnchecklistenvorlagen definiert.
Jahr	In diesem Parameter ist jene Checklistenvorlage zu hinterlegen, aus der für jede Lohnfirma Checklisten angelegt werden, die im Programm LOHN → Abrechnungen → Abrechnungsmonitor im Bereich "Informationen" geöffnet und abgearbeitet werden können. Checklistenvorlagen werden unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Lohnchecklistenvorlagen definiert.