Diverse Checklisten im Paket LOHN

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Grundlegende Informationen zu Checklisten finden Sie unter Checklistvorlagen.

Die Checkliste LOHN bietet insbesondere Steuerberatern die Möglichkeit, den laufenden Lohnverrechnungsprozess in Form einer Checkliste, die dem Kanzleistandard entspricht, abzubilden. Die Checkliste ist am Kunden-Navigator hinterlegt und wird von dort aus jeden Monat gestartet. Direkt aus der Checkliste können einzelne Programme gestartet werden. Darüber hinaus können Notizen erfasst, Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert und sowohl Termine als auch Aufgaben angelegt werden.

Im Kapitel Checkliste im Abrechnungsmonitor wird auf die ab 2026 neue Checkliste im Abrechnungsmonitor kurz eingegangen. Eine detailliert Beschreibung finden Sie im Dokument Checklisten im LOHN. Die Lohnchecklistenvorlage für die Checkliste im Abrechnungsmonitor wird per WebUpdate ausgeliefert und deshalb nicht zum Download angeboten.

In diesem Dokument wird im Kapitel Jährliche Checkliste auf der Lohnfirma (frühere Vorgehensweise) ausführlich eine Vorgehensweise beschrieben, wie bisher Checklistenvorlagen genutzt und Checklisten auf der Lohnfirma hinterlegt werden konnten. Hierfür steht auch ein Download als Kopiervorlage zur Verfügung. Auch das Arbeiten mit Checklisten für die Lohnverrechnung wird in diesem Dokument kurz erläutert.

Speziell für die Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 stehen einige Checklisten zur Verfügung, die Sie während des Übernahmeprozesses begleiten. Einen Überblick darüber erhalten Sie im Kapitel Checklisten für Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5. Da die Lohnverrechnung mit BMD 5.5 LOHN nur bis Ende 2025 möglich war, werden derzeit (1. Quartal 2026) nur noch die letzten Übernahmen der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 mit vereinzelten Kunden durchgeführt. Insofern ist dieses Kapitel nur noch historisch relavant.

Die Checkliste im Abrechnungsmonitor wird ab der Version 28.45 unterstützt und ab dem Frühjahr 2026 wird per WebUpdate eine Checklistenvorlage für die Checkliste im Abrechnungsmonitor ausgeliefert. (Die Auslieferung des WebUpdates ist zum Stand 16.01.2026 noch nicht erfolgt. Die Auslieferung ist für das Frühjahr 2026 geplant.) Durch das WebUpdate wird die Lohnchecklistenvorlage im Programm "Lohnchecklistenvorlage" importiert und im Parameter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Checkliste → Allgemein → Jahr hinterlegt.

Über das Programm Abrechnungsmonitor kann für eine Lohnfirma eine Checkliste abgeleitet aus der im Parameter hinterlegten Lohnchecklistenvorlage erzeugt, anschließend konfiguriert und letztlich abgearbeitet werden.

Die Checkliste im Abrechnungsmonitor bietet Ihnen viele Vorteile, um kollaboratives Arbeiten mit mehreren Lohnverrechner/innen zu erleichtern und den Überblick über den Abrechnungsfortschritt zu bewahren.

Detaillierte Informationen zur Checkliste im Abrechnungsmonitor finden Sie in der Dokumentation Checklisten im LOHN.

 

Beachten Sie bitte, dass es sich bei der in diesem Kapitel beschriebenen Vorgehensweise und dem Download in diesem Kapitel um eine ältere früher empfohlene Vorgehensweise handelt. Die Funktionen stehen immer noch zur Verfügung.

Ab dem Frühjahr 2026 wird wie unter Punkt 2. beschrieben die Checkliste im Abrechnungsmonitor empfohlen, die im gleichnamigen Kapitel und detaillierter im Dokument Checklisten im LOHN beschrieben ist.

Um möglichst einheitlich in der Kanzlei zu arbeiten, wird mit Checklistenvorlagen gearbeitet. Checklistenvorlagen für die Lohnverrechnung sind für Sie zum kostenlosen Download als Zipdatei bereitgestellt (Checklisten für Lohnverrechnung - Vorlagen).

Nach dem Download wird die Checklistenvorlage im Programm CRM → Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen → Funktionen "Importieren" eingespielt. Navigieren Sie zum Dateipfad, in dem die heruntergeladene Datei abgespeichert worden ist, und bestätigen Sie den Dialog mit "Öffnen".

Die Checklistenvorlage kann nun mit F6 bearbeitet werden. Auf diese Weise können Sie eigene Standardchecklistenpunkte direkt in die Checklistenvorlagen der Kanzlei einbinden, sodass weniger Anpassungen in den aus der Vorlage abgeleiteten Checklisten für einzelne Firmen notwendig sind. Handelt es sich um einen monatlich wiederkehrenden Arbeitsschritt, welcher in der Checklistenvorlage aufgenommen werden soll, dann vergessen Sie nicht, ihn in allen relevanten Monaten aufzunehmen.

Sie können mehrere Checklistenvorlagen anlegen und beispielsweise den Kanzleiablauf für kleine, mittlere und große Klienten abbilden.

Checklistenpunkte können mit der Funktion "F7 Löschen" aus der Checkliste gelöscht werden. Ist das Löschen nicht aktiv, dann ist die Checkliste von der Standardvorlage zu entkoppeln (Funktion "Von Standardvorlage entkoppeln").

Es erfolgt der Hinweis "Der Eintrag und alle Untereinträge werden auf den kanzlei- bzw. firmenbezogenen Standard übernommen. Wollen Sie fortfahren?".

Wird auf "Übernehmen" geklickt, dann ändert sich die Schriftfarbe von Schwarz auf Grün und der Eintrag kann gelöscht werden.

Das Hinzufügen einzelner Checklistenpunkte ist über die Funktion "F5 Neu" möglich. Die Auswahl "Gruppe" ermöglicht eine detailliertere Stukturierung in Unterordner. Bei der Auswahl "Tätigkeit" können beispielsweise über den Punkt "BMD NTCS Funktion" bestimmte Programme im Checklistenpunkt hinterlegt werden, die bei Abarbeitung dieses Punktes gestartet werden.

Als "Benutzerbezogene Tätigkeiten" werden beispielsweise Tätigkeiten hinterlegt, die offline und ohne Programmunterstützung passieren müssen.

Eine Checkliste für einen beliebigen Kunden kann aus der Checklistenvorlage abgeleitet werden.

Eine Übersicht über alle Checklisten des Kunden erhalten Sie auf bequeme Art und Weise über den Kunden-Navigator (Aufruf über Paket CRM → CRM → Navigatoren und Cockpits → Kunden-Navigator). Nach Eingabe der Kundennummer können im Kunden-Navigator unter dem Punkt CRM → "Checklisten" bestehende Checklisten des Kunden eingesehen oder neue Checklisten aus einer Vorlage angelegt werden.

Eine Checkliste wird mit "F5 Neu" aus einer bestehenden Vorlage angelegt. Operativ wird auf der Checkliste und nicht auf der Checklistenvorlage gearbeitet. Die Checkliste kann mit einem Jahr und Monat versehen werden, wobei für diese Checkliste ausschließlich das Jahr relevant ist. Mit der Funktion "Checkliste öffnen" wird die Checkliste der Firma geöffnet und kann adaptiert oder abgearbeitet werden.

Wird eine Checklistenvorlage nach der Anlage einer Checkliste für einen Kunden geändert, will man möglicherweise die neue Checklistenvorlage auf die bestehende Checkliste übertragen. Dafür ist die Funktion "Mit Vorlage abgleichen" im Menü "Extras" des Programms "CRM Checklisten" (Aufruf über den Kunden-Navigator) vorgesehen.

Im Programm CRM → Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen kann folgende Checklistvorlage für die Lohnverrechnung importiert werden. Die Checkliste beinhaltet alle Arbeitsschritte für den monatlichen Abrechnungslauf und kann schrittweise abgearbeitet werden. Je Kalenderjahr und Kunde ist eine neue Checkliste aus dieser Vorlage abzuleiten.

Über den Kunden-Navigator kann die Checkliste des Kunden geöffnet und abgearbeitet werden. Tätigkeiten der Art "BMD NTCS Funktion" starten durch einen Doppelklick auf den Checklistenpunkt direkt das angegebene Programm.

Sobald eine Tätigkeit durch einen Doppelklick begonnen worden ist, wird der Checklistenpunkt als "In Arbeit" mit dem Kennzeichen einer kleinen gelben Uhr () markiert. Sobald eine Tätigkeit erledigt oder nicht mehr notwendig ist, sollte der Status über die Funktionen der rechten Maustaste angepasst werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Wird der Status der Tätigkeit auf diese Weise umgestellt, erfolgen automatische Einträge in die Felder "Status geändert von" und "Status geändert am". Auf diese Weise behalten Sie stets die Übersicht, welcher Benutzer wann die Tätigkeit ausgeführt hat. Diese Felder können nicht manuell beeinflusst werden.

Sind alle Tätigkeiten einer Gruppe erledigt oder als "Nicht notwendig" gekennzeichnet, dann wird die Gruppe im Übersichtsbaum links von "Offen" auf "Erledigt" gestellt.

Der Status der Tätigkeiten einer Gruppe kann auch direkt im Übersichtsbaum für die ganze Gruppe verändert werden.

Der Fortschritt der Abarbeitung der Checkliste wird unten links als Balken und als Prozentwert dargestellt.

Für eine Tätigkeit kann ein Termin oder eine Aufgabe für den eigenen Benutzer oder einen Kollegen angelegt werden. Natürlich können Termine mit Erinnerungen versehen werden. Hinterlegte Termine werden mit dem Kalendersymbol () und Aufgaben mit dem Aufgabensymbol () dargestellt.

Bei manchen Tätigkeiten will der Benutzer zusätzliche Notizen direkt auf dem jeweiligen Checklistenpunkt vermerken. Dafür steht die Funktion "Notiz" über das Menü der rechten Maustaste zur Verfügung. Wie in der NTCS üblich, wird eine hinterlegte Notiz durch das Post-it-Symbol () dargestellt. 

 

Oftmals liegen zusätzliche Unterlagen zu einer Tätigkeit vor, weil der Kunde beispielsweise eine Datei oder E-Mail geschickt hat. Diese zusätzlichen Dokumente werden üblicherweise im Mandantenarchiv abgelegt und können im Anschluss direkt mit der Tätigkeit verknüpft werden. Auf diese Weise behält man stets den Überblick, aufgrund welcher Unterlagen eine Tätigkeit ausgeführt worden ist und hat alle Unterlagen gut und strukturiert nachvollziehbar für Kollegen sowie für Prüfungen wie die GPLB-Prüfung abgelegt.