Reisekostenabrechnung - Genehmigungsverfahren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte Lohn. Grundlegende Informationen zur Inbetriebnahme der Dienstreiseprogramme finden Sie unter Reisekostenabrechnung - Inbetriebnahme. Grundlegende Informationen zur Anwendung der Dienstreiseprogramme finden Sie unter Reisekostenabrechnung - Anwendung.Allgemeines
Über das Lizenzpaket "NTCS Reisekostenabrechnung" (Lizenzpaket 209 bzw. Paketnummer 10209, Name "nsreiko") kann die Abrechnung von Inlands- und Auslandsdienstreisen (Abrechnung von Spesen, Tag-, Nacht- und KM-Geldern) unter der Berücksichtigung verschiedenster Kollektivvertragsanforderungen auf einfache Weise durchgeführt und mithilfe von unterschiedlichen Auswertungen jederzeit nachvollzogen werden.
Genehmigungsprozesse können individuell definiert werden.
Zusätzlich zur Überleitung der entsprechenden Lohnarten in die NTCS Bruttoerfassung ist auch der CSV-Export für andere Lohnverrechnungsprogramme möglich.
Die Dienstreiseerfassung über die BMD Com bzw. das BMD Web ist jeweils über zusätzliche Lizenzpakete erweiterbar.
Zielgruppe des Dokuments
Dieses Dokument wendet sich an jenen Keyuser, welcher die Konfiguration des Lizenzpakets "NTCS-Reisekostenabrechnung" zusammen mit einem BMD Software Consultant vornimmt. Dieser Keyuser sollte über alle erforderlichen Berechtigungen verfügen und Entscheidungen in Bezug auf die Konfiguration des Dienstreisepakets selbstständig treffen oder herbeiführen können. Dies erleichtert die Inbetriebnahme und senkt den Einführungsaufwand des Lizenzpakets.
Wir empfehlen zur Vorbereitung auf den Konfigurationstermin die Vorbereitungs-Checkliste BMD NTCS Dienstreise auszufüllen und zu retournieren, damit sich auch der BMD Schulende auf den Termin vorbereiten kann. Falls ein Genehmigungsprozess mittels Workflow umzusetzen ist, bitten wir darum, dieser Checkliste eine Skizze des gewünschten Workflows beizulegen.
Diese Vorbereitsungs-Checkliste erhalten Sie automatisch im Zuge der Terminvereinbarung zur Einrichtung des Dienstreisemoduls von der Terminvermittlung.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Inhalt des Dokuments
Der Genehmigungsprozess für Dienstreisen kann weitestgehend individualisiert werden. In diesem Dokument werden Fragestellungen zur Analyse des gewünschten Genehmigungsprozesses geboten, damit allen Beteiligten die Zielvision klar wird.
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, den Genehmigungsprozess abzubilden. Über eine Parametrierung oder über einen Workflow, wobei ein Workflow zwar mehr Gestaltungspielraum zulässt, allerdings wird das zusätzliche Lizenzpaket "Workflow im CRM-Bereich" (Lizenzpaket 232 bzw. Paketnummer 10232, Name "nscrmwfl") vorausgesetzt. Möglicherweise ist bei Verwendung eines Workflows eine Individualprogrammierung notwendig.
Die Analyse des Genehmigungsprozesses soll Klarheit schaffen und aufzeigen, ob eine Umsetzung mittels Parametern möglich ist oder ein Workflow gebraucht wird.
In den Hauptkapiteln dieses Dokuments werden jeweils das Genehmigungsverfahren mittels Parameter sowie via Workflow vorgestellt. Abhängig von der Analyse des Genehmigungsprozesses kann ein Kapitel bei der Lektüre dieser Dokumentation übersprungen werden.
Abschließend werden in diesem Dokument einige beispielhafte Genehmigungsworkflows vorgestellt, die in ähnlicher Form bei Kunden im Einsatz sind. Dies kann Ihnen als Inspirationsquelle dienen. Die hier präsentierten Einstellungen können weitestgehend auf Ihre Wünsche angepasst werden.
Analyse des Genehmigungsprozesses
In den nachfolgenden Kapiteln sind einige Fragen und deren Hintergrund formuliert. Wird eine der nachfolgenden Fragen zugunsten eines Workflows beantwortet, dann kann der gewünschte Genehmigungsprozess nicht mit einer Parametereinstellung umgesetzt werden.
Im Rahmen der Analyse sind alle Fragen durchzugehen, um damit den Genehmigungsprozess für allen Beteiligten klar festzulegen. Das letzte Unterkapitel enthält alle Fragen in einer Übersichtstabelle dargestellt. Pro Frage kann die Spalte "Parameter" oder "Workflow" angehakt werden. Diese Tabelle kann ausgedruckt und um handschriftliche Notizen erweitert werden.
Wer soll genehmigen?
Über eine Parametereinstellung kann die Genehmigung durch
- einen fixen Genehmiger
- den Abteilungsleiter
- die Geschäftsführung
- den Stellvertreter
- manuelle Zuordnung der Genehmiger bei jeder vorgelegten Dienstreise
umgesetzt werden.
Im Parameter Fixer Reisegenehmiger kann ein bestimmter Mitarbeiter als Genehmiger für alle Dienstreisen definiert werden. Eine Mehrfachauswahl in diesem Parameter ist nicht möglich.
In den Parametern Genehmigung durch Abteilungsleiter, Genehmigung durch Geschäftsführer und Genehmigung durch Stellvertreter werden die in den historischen Feldern beim Dienstnehmer hinterlegten Mitarbeiter als Genehmiger eingesetzt.
Zusätzlich gibt es den Parameter Ermittlung Genehmiger. In den meisten Fällen wird dieser auf die Ausprägung "2 - automatisch - im Hintergrund" gestellt. Stellt man ihn jedoch auf "1 - manuell (mit Genehmigungsfenster)", dann kann der jeweilige Mitarbeiter für die zu genehmigende Dienstreise den gewünschten Genehmiger manuell auswählen. In den meisten Fällen soll der bzw. sollen die Genehmiger automatisch ermittelt werden.
Kann keine Parametrierung vorgenommen werden, weil beispielsweise der Kostenstellenverantwortliche oder der in den Feldern "Mitarbeiter 1" bzw. "Mitarbeiter 2" eingetragene Mitarbeiter genehmigen soll oder weil mehrere fixe Genehmiger gefordert werden, dann wird ein Workflow benötigt.
Reicht die Genehmigung von einem Genehmiger oder müssen alle genehmigen?
Eine Mehrfachgenehmigung kann prinzipiell parametriert werden. Werden mehrere Genehmiger ermittelt, dann kann über den Parameter Mehrfachgenehmigung gesteuert werden, ob nur einer genehmigen muss oder ob alle genehmigen müssen.
Es kann nicht mit Parametereinstellungen gearbeitet werden, wenn der Genehmigungsprozess zwei Instanzen beinhaltet, wobei zuerst der erste Genehmiger die Dienstreise genehmigen muss und nur wenn dieser zugestimmt hat, kann der zweite Genehmiger seine Genehmigung erteilen. Das heißt, hierbei soll die Reise bzw. der Reiseantrag den einzelnen Genehmigern in Etappen vorgelegt werden.
In welcher Form sollen die Aufgaben genutzt werden?
Falls die Aufgaben im Paket CRM bereits in Verwendung ist, sollte überlegt werden, wie Aufgaben im Genehmigungsprozess sinnvoll genutzt werden können.
Soll der jeweilige Genehmiger eine Aufgabe zur Genehmigung erhalten, dann kann dies über eine Parametereinstellung gelöst werden. Die Parametrierung für die Aufgabenart ist ebenfalls möglich. Sollen zusätzliche Aufgaben beispielsweise für weitere Mitarbeiter angelegt werden, die nicht zu den Genehmigern zählen, dann ist ein Workflow zu verwenden.
In welcher Form soll die Rückmeldung an den Mitarbeiter erfolgen?
Ob eine Rückmeldung an den Mitarbeiter in Form einer E-Mail erfolgt, muss im entsprechenden Parameter definiert werden. Zu beachten ist allerdings, dass die Rückmeldung hardcodiert ist. Somit enthält die E-Mail alle wichtigen Informationen zur Reise bzw. zum Reiseantrag und ob eine Genehmigung bzw. eine Ablehnung erfolgt. Des Weiteren kann auch über einen Parametereinstellung geregelt werden, ob die Rückmeldung nur bei einer Ablehnung erfolgen soll.
Soll jedoch der Text der E-Mail individuell formuliert sein oder soll eine andere Form der Rückmeldung an den Mitarbeiter erfolgen, dann muss ein Workflow verwendet werden.
Soll die Genehmigung eines Reiseantrags und einer Reise unterschiedlichen Genehmigern vorgelegt werden?
Soll beispielsweise ein Reiseantrag jeweils dem Abteilungsleiter, aber die durchgeführte Reise dem Geschäftsführer zur Genehmigung vorgelegt werden, dann muss ein Workflow zur Anwendung kommen.
Die ermittelten Genehmiger bei Parametrierung beziehen sich immer sowohl auf den Reiseantrag als auch auf die Reise selbst.
Sollen individuelle Aktionen ausgelöst werden?
Dass ein Reiseantrag nach seiner Genehmigung in eine Reise umgewandelt wird, kann parametriert werden. Ebenso, dass die Genehmigungshistorie in den Notizen aufscheint oder der Mitarbeiter eine Rückmeldung bei Genehmigung erhält. Über einen Parameter ist definierbar, dass bei Genehmigung des Reiseantrags ein Termin im Kalender des Mitarbeiters erstellt wird.
Sollen jedoch weitere individuelle Aktionen ausgelöst werden, wie z. B. der E-Mail-Versand zur Information über eine mehrtägige Reise an die Reisestelle der Firma, die zentral die Hotelbuchungen durchführt, dann ist ein Workflow notwendig.
Haben bestimmte Bedingungen Auswirkung auf das Genehmigungsverfahren?
Das Genehmigungsverfahren mittels Parameter nimmt keine Fallunterscheidung vor. Das heißt, dass zum Beispiel Auslandsreisen im Genehmigungsprozess gleich wie Inlandsreisen behandelt werden.
Soll der Genehmigungsprozess bei Reise mit einer gesonderten Bedingung anders verlaufen als bei allen anderen Reisen, dann kann diese Fallunterscheidung nur in einem Workflow umgesetzt werden.
Beispielsweise muss bei einer mehrtägigen Reise die Genehmigung des Geschäftsführers erfolgen oder Reisen mit pflichtigen Diäten müssen einen komplexeren Genehmigungsprozess durchlaufen als Reisen mit ausschließlich freien Diäten.
Überlegen Sie sich, ob das Genehmigungsverfahren für alle Reisen bzw. Reiseanträge gleich ist oder mehrere Fälle anhand bestimmter Bedingungen unterschieden werden müssen.
Fragen-Übersicht
In dieser Übersicht sind alle Fragen der vorangegangenen Unterkapitel genannt. Haken Sie an, ob die Frage zugunsten einer Parametrierung oder eines Workflows beantwortet wird. Ist die Spalte "Workflow" in einer Zeile angehakt, dann kommt ein Genehmigungsverfahren allein mittels Parametern nicht mehr in Frage.
| Frage | Parameter | Workflow |
Wer soll genehmigen? |  | |
Reicht die Genehmigung von einem Genehmiger oder müssen alle genehmigen? | | |
In welcher Form sollen die Aufgaben genutzt werden? | | |
In welcher Form soll die Rückmeldung an den Mitarbeiter erfolgen? | | |
Soll die Genehmigung eines Reiseantrags und einer Reise unterschiedlichen Genehmigern vorgelegt werden? | | |
Sollen individuelle Aktionen ausgelöst werden? | | |
Haben bestimmte Bedingungen Auswirkung auf das Genehmigungsverfahren? | | |
Genehmigungsprozess mittels Parametersteuerung
Sämtliche Parameter für den Genehmigungsprozess von Dienstreisen findet man im Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Genehmigung. Um das Genehmigungsverfahren generell zu aktivieren, muss der Parameter "Genehmigungsfunktionen aktivieren" auf "Ja" gesetzt sein.
Sollen Abteilungsleiter, Geschäftsführung oder Stellvertreter des Mitarbeiters genehmigen, dann müssen im Programm CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter bzw. im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer folgende historische Felder befüllt sein:
Beachten Sie, dass sich im Zeitablauf die Vorgesetzten eines Mitarbeiters durch einen Wechsel der Abteilung oder einen Schritt in der Karriere ändern können und deshalb diese Felder historisch gewartet werden müssen.
Ist ein Mitarbeiter selbst Abteilungsleiter, Geschäftsführer oder Stellvertreter und soll als solcher bei einem anderen Mitarbeiter hinterlegt werden, dann ist das Feld Position entsprechend zu befüllen.
Der Parameter Fixer Reisegenehmiger kann nicht allgemein, sondern nur auf Firmenebene hinterlegt werden.
Über den Parameter Ermittlung Genehmiger wird gesteuert, ob die Reisegenehmiger automatisch im Hintergrund (empfohlen und am häufigsten verwendet) oder manuell über eine Mehrfachzuordnung des Mitarbeiters gewählt werden sollen. Bei manueller Zuordnung wird bei "Fertig"-Meldung der Dienstreise ein Fenster zur Mehrfachauswahl geöffnet, in dem der Mitarbeiter den oder die Genehmiger manuell auswählen kann.
Bekommen mehrere Personen eine Reise bzw. einen Reiseantrag zur Genehmigung vorgelegt, dann muss über den Parameter Mehrfachgenehmigung festgelegt werden, ob es reicht, wenn nur einer genehmigt oder ob alle genehmigen müssen.
Meistens reicht es, wenn nur einer die Reise bzw. den Reiseantrag genehmigt oder ablehnt. Bei dieser Parametereinstellung wird die jeweilige Reise bzw. der Reiseantrag aus der Ansicht für die anderen Genehmiger entfernt, sobald einer die Reise bzw. den Reiseantrag genehmigt bzw. abgelehnt hat. Natürlich wird auch eine eventuell angelegte Genehmigungsaufgabe entfernt, sofern einer der Genehmiger diese erledigt hat. Durch diese Programmlogik wird verhindert, dass sich ein weiterer Genehmiger über einen Datensatz Gedanken macht, den ein anderer bereits genehmigt hat.
Werden die Aufgaben im Paket CRM verwendet, können über den Parameter Aufgabe erstellen auch Genehmigungsaufgaben angelegt werden. In diesem Fall ist eine Aufgabenart und optional eine Unterkategorie zu hinterlegen.
Die Aufgaben können auch über die BMD Com oder das BMD Web genutzt werden.
In den meisten Fällen soll der Mitarbeiter eine Rückmeldung bei Ablehnung oder auch bei der Genehmigung erhalten. Über den Parameter Rückmeldung an Mitarbeiter wird eine automatisch generierte und unveränderliche Standard-E-Mail an die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet. Stellen Sie bei Verwendung dieser Funktion sicher, dass die gewünschten E-Mail-Adressen bei den Mitarbeitern hinterlegt sind.
Prinzipiell muss unterschieden werden, ob eine neue Erfassung im Programm Dienstreisen erfassen eine bereits getätigte Reise oder einen Reiseantrag für eine geplante Reise darstellt. Je nachdem ist der Parameter Neue Reise = Reiseantrag einzustellen.
Bei Verwendung von Reiseanträgen empfiehlt es sich, den Parameter Antrag nach Genehmigung in Reise umwandeln auf "Ja" zu setzen.
Der Parameter Genehmigungshistorie in Notiz eintragen sollte zur besseren Nachvollziehbarkeit immer auf "Ja" gestellt sein. Nur so können Sie nachvollziehen, wenn eine Reise zuerst abgelehnt, dann wieder bearbeitet und später doch genehmigt worden ist.
Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Überleitung in PLE/CRM können zusätzliche Einstellungen getroffen werden, die in den Paketen PLE bzw. CRM bei der Genehmigung von Reisen bzw. Reiseanträgen Automatismen auslösen.
Beispielsweise wird in den Parametern definiert, ob bei der Genehmigung einer Reise die auf ihr entfallenen Kosten in die PLE übergeleitet werden sollen. Für den Spesentext können Sie im Parameter Text der Spesen für PLE-Überleitung zwischen zwei Ausprägungen wählen.
Ebenso kann die Dokumentenzuordnung von auf der Dienstreise archivierten Dokumenten in die PLE übergeleitet werden.
Bei der Genehmigung eines Reiseantrages für eine geplante Reise empfiehlt es sich, den Parameter Automatische Terminanlage auf "Ja" zu setzen. In diesem Fall ist zusätzlich ein Terminkennzeichen zu parametrieren. Die geplante Reise wird dadurch in den Terminkalender des Mitarbeiters übertragen.
Eine detailliertere Parameterbeschreibung finden Sie im Dokument Reisekostenabrechnung - Inbetriebnahme Kapitel Parameter.
Hinweis
 | Um die Genehmigung und Genehmigungsaufgaben von Dienstreisen auszuführen, muss der Genehmiger in den Lohn-Basiseinstellungen am richtigen Datenbestand arbeiten. Sofern die Genehmiger nicht mit dem Programm LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen arbeiten, sollte von zentraler Stelle zumindest nach der Jahresumstellung über das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Liste der Lohn-Basiseinstellungen das Lohnjahr auf das aktuelle Jahr gesetzt werden. |
Genehmigungsprozess mittels Workflow
Allgemeine Informationen über Workflows sind der Dokumentation Workflow zu entnehmen.
Grundlegende Parametrierung
Bei Verwendung eines Genehmigungsverfahrens mittels Workflow sind unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Genehmigung nur die vier folgenden Parameter relevant:
- Genehmigungsfunktionen aktivieren = "Ja"
- Workflow für Reiseanträge: Nummer des Workflows, der bei Vorlage eines Reiseantrags ausgeführt werden soll. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden. Hier ist nur dann eine Workflownummer einzutragen, wenn der Parameter "Neue Reise = Reiseantrag" auf "Ja" gestellt ist.
- Workflow für Reisen: Nummer des Workflows, der bei Vorlage einer Reise ausgeführt werden soll. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden.
- Neue Reise = Reiseantrag = "Ja"
Alle Aktionen, die im Genehmigungsprozess ausgeführt werden sollen, wie z. B. der Versand von E-Mails, das Erstellen von Aufgaben, die Ermittlung der Genehmiger etc. erfolgen über den Workflow.
Aktionen, die nach der Genehmigung ausgelöst werden sollen, wie z. B. die Überleitung in die Pakete PLE und CRM, müssen parametriert werden (LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Überleitung in PLE/CRM). Dazu gehören beispielsweise die automatische Terminanlage oder das Überleiten von Spesen in die PLE.
Wichtige Mitarbeiterfelder
Sollen Abteilungsleiter, Geschäftsführer oder Stellvertreter des Mitarbeiters, Mitarbeiter 1, Mitarbeiter 2 oder Verantwortliche von Kostentypen bzw. Abteilungen in den Genehmigungsprozess eingebunden werden, dann müssen im Programm CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter bzw. im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer die entsprechenden Daten erfasst sein.
Bei den Stammdaten von Kostentypen bzw. Abteilungen können Verantwortliche bzw. Teamleiter hinterlegt werden.
Prinzipiell könnten auch weitere Freifelder am Mitarbeiter für die Hinterlegung bestimmter Daten zur Fallunterscheidung oder Gruppenzugehörigkeit herangezogen werden.
Es ist sicherzustellen, dass die Daten, die für den Genehmigungsprozess wichtig sind, korrekt und aktuell befüllt sind. Überlegen Sie sich einen internen Prozess, wer diese Felder bei etwaigen Änderungen wartet.
Aktionsstatus
Über das Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Aktionsstatus müssen die möglichen Entscheidungsausgänge vor der Anlage eines Workflows definiert werden. Im Genehmigungsworkflow einer Reise oder eines Reiseantrages geht es grundsätzlich um die Entscheidung, ob die Reise genehmigt wird oder nicht. Das heißt, man hat zumindest diese Entscheidung zu treffen. In den meisten Fällen soll jedoch, abhängig von bestimmten Bedingungen, der Genehmiger ermittelt oder nach Ablehnung der Reise diese in korrigierter Form wieder vorgelegt werden und nur noch einen kürzeren Genehmigungsprozess durchlaufen.
Im gewünschten Genehmigungsprozess sind in den meisten Fällen mehrere Entscheidungen zu durchlaufen. Einige davon können mit "Ja" bzw. "Nein" entschieden werden und bei anderen sind prinzipiell mehrere Ausgänge möglich. Im Programm "Aktionsstatus" sind die möglichen Ausgänge aller Entscheidungen zuerst zu definieren, denn diese kommen später im Workflow zur Anwendung.
Der Aktionsstatus wird auf der Hauptfirma einer Firmengruppe definiert. Sie finden einige vorbereitete Aktionsstatus, können aber auch eigene ganz individuell definieren.
Bei individuellen Aktionsstatus kann die Bezeichnung der möglichen Ausgänge frei definiert werden. Legen Sie fest, welche Ausgangsmöglichkeit Ihrer Meinung nach der Standard sein sollte (Feld "Ist Standard"). Im Feld "Texteingabe erforderlich setzen" legen Sie fest, ob der Anwender bei der Wahl der entsprechenden Ausgangsmöglichkeit eine Erklärung in textueller Form erfassen soll.
Makros
Makros werden im Programm CRM → Stammdaten → Einstellungen → Makros definiert. Im Rahmen des Genehmigungsprozesses mittels Workflow werden diese vor allem für die E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter benötigt.
Makros können auf allen Firmen innerhalb einer Firmengruppe, also nicht nur auf der Hauptfirma, definiert werden. Allerdings werden Makros in Workflows immer nur von jener Firma verwendet, die im Parameter Eigene Firma hinterlegt ist. Für die Ausführung von Makros ist die korrekte Hinterlegung dieses Parameters von besonderer Wichtigkeit.
Workflowstudio
Über das Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio wird das "Workflowstudio" gestartet. Darin werden Workflows verwaltet und gezeichnet. Workflows sind immer nur auf der Hauptfirma einer Firmengruppe zu erstellen. Wird eine andere Firma der Firmengruppe gewählt, werden die Workflows trotzdem automatisch auf der Hauptfirma der jeweiligen Firmengruppe erstellt.
Das Programm verfügt über zwei Bereiche. Im Bereich "Workflow" werden neue Workflows angelegt, bestehende bearbeitet oder gelöscht. Jeder Workflow hat eine Nummer, die in den Parametern zur Dienstreisegenehmigung hinterlegt werden muss.
Der Workflowtyp ist für Genehmigungsprozesse von Reisen bzw. Reiseanträgen immer auf die Ausprägung "LOHN Workflow allgemein" zu stellen. Im Feld "Mitarbeiter" ist der Verantwortliche für den Workflow zu hinterlegen. In den meisten Fällen ist das der Keyuser, mit dem der Genehmigungsprozess erarbeitet wird. Ausschließlich aktive Workflows können genutzt werden.
Im Bereich "Workflowdiagramm" wird der gezeichnete Workflow angezeigt. Gezeichnet wird der Workflow im Fenster "Diagrammstudio", welches über das Menü "Funktionen" → Diagrammstudio gestartet wird.
Für jeden Start des Workflows wird eine Workflowinstanz angelegt, das heißt, eine Workflowinstanz stellt einen konkreten Workflowablauf dar.
Hinweis
| Falls es zu einem bestehenden Workflow bereits Workflowinstanzen gibt und Entscheidungswege im Workflow neu gezeichnet werden müssen, dann ist die Bearbeitung des Workflows im Diagrammstudio gesperrt. Folgende Meldung wird angezeigt. "Workflow kann nicht bearbeitet werden, da Abläufe auf diesen Workflow zugreifen."  Prinzipiell bestehen zwei Lösungsmöglichkeiten: Variante A: Der bestehende Workflow wird kopiert, die Kopie geändert und danach im Parameter hinterlegt. Die bereits begonnenen Genehmigungsprozesse haben alle ihre Workflowinstanz nach dem alten unveränderten Workflow und können auf gewohnte Weise zu Ende gebracht werden. Wird ein neuer Genehmigungsprozess gestartet, greift der neue Workflow, sobald er im Parameter hinterlegt ist. Diese Variante ist dann empfehlenswert, wenn es bereits viele unvollendete Workflowinstanzen gibt und die Änderung nur für neu vorgelegte Reisen bzw. Reiseanträge gelten soll. Man hat allerdings eine gewisse Übergangszeit, in der noch einige bereits angelegte Workflowinstanzen nach dem alten Workflow abgeschlossen werden, aber auch schon der neue Workflow gilt. Variante B: Workflowinstanzen können im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio → Workflowinstanzen über das Menü "Funktionen" → Workflowinstanz abbrechen zum vorzeitigen Abbruch gebracht werden. Es erscheint die Sicherheitsabfrage "Möchten Sie die Workflowinstanz abbrechen? Noch offene Aufgaben werden dabei auf "Erledigt" gesetzt." Diese Variante ist dann empfehlenswert, wenn der Workflow noch nicht im Echtbetrieb eingesetzt ist, sondern im Zuge der Inbetriebnahme eingehend getestet wird.  |
Der Workflow beginnt immer mit einem "Start" und schließt mit einem "Ende" ab. Üblicherweise führen mehrere Pfeil-Pfade, die unterschiedliche Aufgabenaktionen und Entscheidungen auslösen, vom "Start" bis zum "Ende". Eine Aufgabenaktion kann als Frage verstanden werden. Jede Antwortmöglichkeit auf diese Frage wird durch einen Pfeil auf eine "Aufgabenaktion Statusprüfung" dargestellt. Von dort aus können weitere Aufgabenaktionen oder Ähnliches aufgerufen werden.
Jeder Pfad im Workflow muss irgendwann bei "Ende" enden, das heißt, dass ein Workflow nicht in einer Sackgasse landen darf. Mehrere Durchläufe, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, sind möglich. Beim Speichern des Workflows erfolgen diverse Prüfungen, die sicherstellen sollen, dass der Workflow formal korrekt gezeichnet worden ist. Es handelt sich nicht um inhaltliche Prüfungen oder um Prüfungen, ob der Workflow "Sinn" macht.
Bei einer typischen Aufgabenaktion zur Genehmigung von Dienstreisen sind folgende Felder von besonderer Bedeutung:
- Aktionsstatus: Falls die Funktionsart "Spezialfunktion" selektiert wird, ist hier der gewünschte Aktionsstatus zu wählen.
- Hauptkategorie: Dies entspricht der Aufgabenart für die entsprechende CRM Aufgabe.
- Mitarbeiterermittlung: In diesem Feld wird festgelegt, wer die Aktionsaufgabe erhalten soll. Über eine Mitarbeitervorlage kann beispielsweise auf den Teamleiter, Abteilungsleiter etc. des reisenden Mitarbeiters zugegriffen werden.
- Mitarbeitervorlage: Falls im Feld "Mitarbeiterermittlung" eine Ausprägung mit "Mitarbeitervorlage" gewählt wurde, dann ist hier die gewünschte Mitarbeitervorlage zu wählen.
- Erledigt-Bedingung: Über dieses Feld kann entschieden werden, ob diese Aufgabenaktion von allen zugeordneten Mitarbeitern oder von nur einem erledigt werden muss, um für die Workflowinstanz als "erledigt" zu gelten.
- Funktionsart: Für Genehmigungsworkflows werden häufig Spezialfunktionen wie das Kontrollieren, Genehmigen bzw. Ablehnen der Reise oder Hintergrundfunktionen wie das Setzen von Status oder der E-Mail-Versand ausgeführt.
- Spezial-/Hintergrundfunktion: In diesem Feld wird die gewünschte Spezial- oder Hintergrundfunktion gewählt.
In der Praxis werden meist die Felder "Funktionsart" und "Spezial-/Hintergrundfunktion" als Erstes in einer Aufgabenaktion festgelegt, weil davon abhängig der Aktionsstatus gesetzt werden muss.
Nach jeder Aufgabenaktion mit der Ausprägung "Spezialfunktion" im Feld "Funktionsart" wird für jede mögliche Ausprägung des Aktionsstatus eine "Aufgabenaktion Statusprüfung" benötigt. Falls ein Aktionsstatus mit drei Ausgangsmöglichkeiten in der Aufgabenaktion hinterlegt worden ist, müssen drei Pfeile von der Aufgabenaktion auf jeweils eine "Aufgabenaktion Statusprüfung" führen, wobei jede "Aufgabenaktion Statusprüfung" eine Ausgangsmöglichkeit repräsentiert.
Danach folgen weitere Aufgabenaktionen.
Einen Überblick über Workflowfunktionen im Paket LOHN finden Sie im Dokument Workflowfunktionen LOHN in der Onlinehilfe.
Der Versand einer E-Mail erfolgt in einem Workflow in Form der Hintergrundfunktion "MCS_WF_MAKROAUSFUEHREN" bzw. der Spezialfunktion "MCS_EMAIL_ZUR_KENNTNIS". Unter Umständen ist dafür eine Individualprogrammierung notwendig. Wenden Sie sich für den E-Mail-Versand in Workflows an unseren Support. Makros müssen immer direkt im System getestet werden, selbst wenn sie kopiert worden sind.
Workflowinstanzen
Sobald der Mitarbeiter eine Reise oder einen Reiseantrag "Fertig" meldet und somit zur Genehmigung vorlegt, wird jeweils eine eigene Workflowinstanz angelegt. Workflowinstanzen können allgemein über das Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio → Workflowinstanzen eingesehen werden bzw. kann die konkrete Workflowinstanz zu einer Reise bzw. einem Reiseantrag über die Spalten "Workflow" bzw. "Workflow Antrag" eingesehen werden. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn nachvollzogen werden muss, bei welchem konkreten Schritt oder bei wem der Workflow zum Stillstand gekommen ist. Im Workflowdiagramm einer Workflowinstanz werden sämtliche Kästchen in unterschiedlichen Farben dargestellt, die anzeigen, ob dieser Schritt bereits erledigt ist oder nicht. Details, wem die Aufgabenaktion zugeordnet ist, findet man im Bereich "Aufgaben zu Workflowinstanz" bzw. "Aufgabendetails".
- Grün: Schritt ist bereits erledigt.
- Orange: Hier steht der Workflow gerade.
- Gelb: Dieser Schritt ist in dieser Workflowinstanz noch nicht zur Anwendung gekommen.
Workflow kopieren, exportieren und importieren
Im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio können Workflows über das Menü "Funktionen" kopiert, exportiert oder importiert werden.
Ein ähnlicher oder der bisherige Workflow kann auf diese Weise kopiert werden. Die Kopie wird danach angepasst oder ergänzt. Im nächsten Kapitel finden Sie einige beispielhafte Workflows, die zum Download bereitgestellt werden. Diese Workflows können auf Ihrem System als Arbeitsgrundlage importiert und angepasst werden. Ein importierter Workflow muss stets individualisiert und eingehend getestet werden.
Beispiele für Genehmigungsworkflows
Im Folgenden werden einige beispielhafte Genehmigungsworkflows für Dienstreisen präsentiert, die so oder in leicht abgewandelter Form in der Praxis eingesetzt werden. Der jeweilige Genehmigungsprozess wird kurz erklärt und der gezeichnete Workflow in Form eines Bildes dargestellt. Alle angeführten Beispielworkflows finden Sie direkt nach einem illustierenden Bild zum Download bereitgestellt.
Die nachfolgenden bereitgestellten Genehmigungsworkflows können zwar importiert werden, müssen jedoch immer den individuellen Gegebenheiten angepasst und eingehend getestet werden. Insbesondere sind
- der für den Workflow verantwortliche Mitarbeiter zu hinterlegen,
- die Mitarbeiterermittlung in einer Aufgabenaktion zu treffen,
- diverse Makrofunktionen zu definieren.
Das heißt, die Nachbearbeitung eines Beispiel-Genehmigungsworkflows ist in jedem Fall notwendig.
Kontrolle durch einen konkreten Mitarbeiter vor der Genehmigung durch einen Abteilungsleiter
Ein konkreter Mitarbeiter aus der Lohnverrechnungsabteilung muss alle "Fertig" gemeldeten Dienstreisen kontrollieren. Gegebenenfalls muss die erfasste Reise korrigiert werden. Erst nach der erfolgreichen Kontrolle durch diesen Mitarbeiter wird die Genehmigung vom Abteilungsleiter des reisenden Mitarbeiters eingeholt. Dieser kann die Reise genehmigen oder auch ablehnen.
Unterschied nach In- und Auslandsdienstreise
Je nachdem, ob es sich um eine In- oder Auslandsdienstreise handelt, soll entweder der Abteilungsleiter oder der Abteilungsleiter und Geschäftsführer (also beide) genehmigen. Auf ähnliche Weise kann nach anderen Gesichtspunkten eine Fallunterscheidung vorgenommen werden.
Unterschied nach der betraglichen Höhe
Falls die Dienstreise einen Betrag von € 150 übersteigt, soll der jeweilige Abteilungsleiter genehmigen, ansonsten ein fixer Mitarbeiter. In analoger Weise können weitere Fallunterscheidungen auf die freien bzw. pflichtigen Diäten, das Kilometergeld oder Spesen erstellt werden.
Genehmigung in mehreren Etappen
Erst nach erfolgter Genehmigung durch den Abteilungsleiter wird die Dienstreise dem Geschäftsführer zur Genehmigung vorgelegt. Dieses Beispiel illustriert das Genehmigungsverfahren in mehreren Schritten.
Download:
