Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Grundlegende Informationen zur Anwendung der Dienstreiseprogramme finden Sie unter Reisekostenabrechnung - Anwendung.

1. Allgemeines

Hinweis 

Wird die Lohnverrechnung noch mit BMD 5.5 durchgeführt und Sie planen, Dienstreisen zukünftig mit NTCS LOHN zu erfassen und zu bewerten, dann wird dringend zur Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 vor Inbetriebnahme des Lizenzpakets "Reisekostenabrechnung" geraten. Dadurch entfällt die Synchronisation beider Systeme und die Wartung sowie Datenpflege erfolgt effizient in nur einem System, nämlich NTCS. Im NTCS LOHN können Sie viele zusätzliche und erweiterte Features und Funktionen nutzen. Bei Interesse kontaktieren Sie gerne unseren Verkauf.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. Detaillierte Informationen zur Übernahme finden Sie unter Übernahme Lohnverrechnung aus BMD 5.5.

1.1. Zielgruppe des Dokuments

 Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

1.2. Inhalt des Dokuments

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2. Kollektivvertrag

Der Kollektivvertrag bzw. die Betriebsvereinbarung bilden die Basis zur Ermittlung der Tages- und Nachtsätze. Neben der Diätentabelle müssen hier auch Aliquotierungsregeln, Einstellungen zur Ermittlung der Kosten für anfallende Arbeitsessen und KV-spezifische Sonderregeln hinterlegt werden. Allgemeine Informationen zur Anlage und Verwaltung von Kollektivverträgen erhalten Sie im Hilfe-Thema Kollektivverträge. Im Folgenden wird auf spezielle Einstellungen in Bezug auf Dienstreisen eingegangen.

Das Programm kann entweder über das Menü LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge oder LOHN → Dienstreisen → Stammdaten → Kollektivverträge gestartet werden.

In den Detail-Tabs steht der Reiter Diätentabelle zur Erfassung derselben zur Verfügung.

Mit der Funktionstaste F6 bzw. der Funktion "Bearbeiten" auf einem markierten Kollektivvertrag gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, wo am Reiter Reisekosten alle relevanten Daten erfasst werden können.

 

Hinweis 

Auch bei Verwendung des KV-Services HGKV müssen die Diätentabelle sowie Einstellungen am Reiter "Reisekosten" manuell hinterlegt werden.

2.1. Reiter "Diätentabelle"

Um im Programm eine Reisekostenerfassung mit automatischer Berechnung von Tag- und Nächtigungsgeldern durchführen zu können, muss zuerst eine Diätentabelle angelegt werden. Die Diätentabelle wird am gleichnamigen Detail-Reiter im Programm LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge angelegt. Der Reiter setzt sich aus den zwei Bereichen "Unternummer" und "Diätentabelle" zusammen.

 

Hinweis 

Ändern sich die Tag- und Nächtigungsgelder einer bestehenden Diätentabelle, darf keine neue Unternummer angelegt werden!

KV Handel Angestellte (Auszüge aus dem Kollektivvertrag, Stand 2023): ... erhält der Angestellte für jeden vollen Kalendertag eine Reiseaufwandsentschädigung. Die Reiseaufwandsentschädigung im Sinne des EStG in der Fassung vom Jahr 2023 beträgt: Taggeld € 26,40, Nächtigungsgeld € 15,00 Wenn in einem Monat Dienstreisen an mehr als 12 Kalendertagen anfallen, reduziert sich für jede Dienstreise ab dem 13. Kalendertag das Taggeld auf € 14,40 bzw. auf ein Zwölftel von € 14,40 je angefangene Stunde. Ein vom Arbeitgeber bezahltes Essen (außer dem Frühstück) führt zur Kürzung des Taggeldes um jeweils € 13,20. Dauert eine Dienstreise länger als 3 Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 des vollen Taggeldes berechnet werden.

Hinweis

Zahlt der Dienstgeber freiwillig das volle Taggeld, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig. Die Diätenstufe müsste dann wie folgt angelegt werden:

• keine Diäten bis Stunde "3" anfallen (Feld "Keine Diäten bis Stunde"),
• ein Abzug für Arbeitsessen erfolgen soll und
• die Sonderregel Kalendertage/Monat angewandt werden soll.

• obwohl keine Diäten bis zur 3. Stunde anfallen, diese Zeilen dennoch in der Diätentabelle erfasst werden müssen und  
  
  
• in einigen Sonderregeln eine abweichende Diätenstufe hinterlegt werden kann, die zuvor in der Diätentabelle des Kollektivvertrags definiert werden muss.
  
  

Unternummer - Funktionen

Haupt-Unternummer	Die Diätentabelle, die als Haupt-Unternummer definiert worden ist, wird im Zuge der Neuanlage eines Dienstnehmers bei der Hinterlegung der Diätenstufe automatisch vorgeschlagen.
Unternummer kopieren	Diese Funktion kopiert die markierte Unternummer mit allen vorhandenen Diätentabellen auf eine neue Unternummer.

  

Diätentabelle

Beschriftung	Mit dieser Funktion kann die Beschriftung der Tabelle geändert werden.
Diätentabelle kopieren	Diese Funktion kopiert die aktuelle Diätentabelle auf eine Diätentabelle mit neuem Gültigkeitsdatum. Die Werte müssen anschließend manuell erhöht werden.
Diätenstufe löschen	Mit dieser Funktion kann eine bereits angelegte Diätenstufe gelöscht werden.
Diätenstufe laden (Standard)	Diese Funktion lädt die Standard-Diätensätze laut § 26 EStG in die Diätentabelle.

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2.2. Reiter "Reisekosten"

• Inland
• Ausland
• Spezial

2.2.1. Abschnitt "Inland"

Im Abschnitt "Inland" stehen folgende Felder für individuelle Einstellungen im Kollektivvertrag zur Verfügung:

Diätentabelle	In der Diätentabelle können die Diätensätze pro Kollektivvertrag hinterlegt werden. Nach dem Einstieg mit F8 oder einem Mausklick auf  können Sätze für bis zu 9 Stufen erfasst werden. Dabei müssen in jeder verwendeten Stufe für jede Stunde der entsprechende Diätensatz laut KV sowie Tag- und Nachtsatz hinterlegt werden. Weitere Informationen zur Anlage von Diätentabellen erhalten Sie unter Anlage Diätentabelle.
keine Diäten bis Stunde	Zahlreiche Kollektivverträge sehen vor, dass für eine Dienstreise erst ab einer gewissen Anzahl von Stunden Reisekosten bezahlt werden. In diesem Feld hinterlegen Sie, bis zu welcher Reisezeit keine Diäten bezahlt werden. Üblicherweise stehen Taggelder erst zu, wenn die Reise länger als drei Stunden gedauert hat.   Beispiel Auszug KV Handelsangestellte:   Dauert eine Dienstreise länger als 3 Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 des vollen Taggeldes berechnet werden.   Es gibt aber auch Kollektivverträge, die bei nicht vollen Tagen auch bei mehrtägigen Dienstreisen bis inklusive 3 Stunden (oder auch 5 Stunden) keine Taggelder ausbezahlen. In diesem Fall müssen für eine korrekte Abrechnung in der Diätentabelle die ersten drei bzw. fünf Zeilen frei bleiben.   Beispiel Auszug KV für Angestellte der Elektro- und Elektronikindustrie: Dauert die Dienstreise weniger als 24 Stunden, gebührt für ...  bis zu 5 Stunden  kein Inlandstaggeld  mehr als 5 bis höchstens 8 Stunden  1/3 des Inlandstaggeldes  mehr als 8 bis höchstens 12 Stunden  2/3 des Inlandstaggeldes  mehr als 12 Stunden  volles Inlandstaggeld Für die das Vielfache von 24 Stunden überschreitende Zeit gilt diese Aliquotierungsregel ebenfalls.
Aliquotierung (Inland)	Hier wird festgelegt, ob die Diäten nach der 24-Stunden-Regel oder nach der Kalendertags-Regel aliquotiert werden.     Beispiel Beginn der Dienstreise: Dienstag 07:00 Uhr → Dauer: 3 aufeinanderfolgende Tage 1. Anwendung der 24-Stunden-Regel:  1. Dienstreisetag  Dienstag 07:00 Uhr bis Mittwoch 07:00 Uhr  2. Dienstreisetag  Mittwoch 07:00 Uhr bis Donnerstag 07:00 Uhr  3. Dienstreisetag  Donnerstag 07:00 Uhr bis Freitag 07:00 Uhr 2. Anwendung der Kalendertags-Regel:  1. Dienstreisetag  Dienstag 07:00 Uhr bis Dienstag 24:00 Uhr  2. Dienstreisetag  Mittwoch 00:00 Uhr bis Mittwoch 24:00 Uhr  3. Dienstreisetag  Donnerstag 00:00 Uhr bis Donnerstag 24:00 Uhr
Abzug Arbeitsessen (Inland)	An dieser Stelle wird definiert, in welcher Form Arbeitsessen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) berücksichtigt werden. Dabei kann zusätzlich zur gesetzlichen Regelung nach RGV (pro bezahltem Essen werden € 15,- vom steuerfreien Taggeld abgezogen und als steuerpflichtig gerechnet) ein prozentueller oder betragsmäßiger Abzug berücksichtigt werden. In einem weiteren Feld wird festgelegt, ob der Abzug vom vollen oder vom aliquoten Taggeld erfolgen soll.   Abzugsbasis In der Abzugsbasis wird hier festgelegt, ob der Abzug vom vollen Taggeld oder vom bereits aliquotierten Taggeld erfolgen soll.   Beispiel Taggeld = € 30,-, 15 % für Frühstück, 6 Stunden Dienstreise, aliquotiertes Taggeld = € 15,- Bei der Einstellung "Abzug vom vollen Taggeld" beträgt der Abzug € 4,50 (15 % von € 30,-), bei der Einstellung "Abzug vom aliquotierten Taggeld" sind es € 2,25 (15 % von € 15,-). Wenn für eine Reise das volle Taggeld zusteht, ist das Ergebnis bei beiden Einstellungen natürlich gleich. Wurde eine Abzugsregel mit absolutem Betrag festgelegt, ist die Abzugsbasis irrelevant, da der Abzug immer mit dem definierten Betrag erfolgt, unabhängig von der Höhe des Taggeldes. Eine Kürzung unter null gibt es übrigens nicht.

2.2.2. Abschnitt "Ausland"

Im Abschnitt "Ausland" stehen folgende Felder für individuelle Einstellungen im Kollektivvertrag zur Verfügung:

Aliquotierung (Ausland)	In diesem Feld kann die Aliquotierung für Auslandsdienstreisen hinterlegt werden. Die Tagsätze werden entweder laut Kalendertagsregel oder 24-Stunden-Regel, per Zwölftel- oder Drittelregelung berechnet. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 24-Stunden + 1/3-Regel 24-Stunden + 1/12-Regel Kalendertag + 1/3-Regel Kalendertag + 1/12-Regel Aliquotierung Ausland 1/12-Regel (EStG): Auslandsdiäten stehen erst bei Reisen von einer Dauer über 3 Stunden im Ausland zu. Bei einer Reise mit weniger als 3 Stunden im Ausland müssen die Auslandsstunden auf den Inlandsanteil angerechnet werden. Weitere Informationen sind dem EStG (Einkommensteuergesetz) zu entnehmen. Aliquotierung Ausland 1/3-Regel (RGV): Auslandsdiäten stehen erst bei Reisen von einer Dauer über 5 Stunden im Ausland zu. Bei einer Reise mit weniger als 5 Stunden im Ausland müssen die Auslandsstunden auf den Inlandsanteil angerechnet werden. Weitere Informationen sind der RGV (Reisegebührenvorschrift) zu entnehmen.
Auslandsgebührenstufe	Es gibt vier Auslandsgebührenstufen. Normalerweise wird hier die Stufe 3 hinterlegt. Das ist die höchste Stufe des jeweiligen Landes, die abgabenfrei bleiben kann.   Die Gebührenstufen können je Land unter Dienstreisen → Stammdaten → Regionen angesehen werden.   Beispiel für Deutschland:
Indiv. Auslandsdiätensätze	Sieht ein Kollektivvertrag für Auslandsdienstreisen eigene Tag- und Nächtigungsgelder vor, können sie in diesem Fenster hinterlegt werden.
Abzug Arbeitsessen (Ausland)	Wie im Feld "Abzug Arbeitsessen Inland" wird auch hier festgelegt, in welcher Form die Arbeitsessen berücksichtigt werden. Bei Arbeitsessen innerhalb einer Auslandsdienstreise wird nach der Reisegebührenverordnung (RGV) vorgegangen. Das heißt, eine Kürzung erfolgt erst ab dem zweiten Essen pro Tag auf 1/3 bzw. 4/12 des entsprechenden Auslandsreisesatzes.   Manche Kollektivverträge enthalten besondere Vorschriften, die den Abzug von Arbeitsessen regeln. So kann es erforderlich sein, dass auch eine prozentuelle bzw. betragsmäßige Kürzung erfolgt oder die Abzugsbasis das volle bzw. das aliquotierte Taggeld darstellt.   Abzugsbasis In der Abzugsbasis wird hier festgelegt, ob der Abzug vom vollen Taggeld oder vom bereits aliquotierten Taggeld erfolgen soll.   Beispiel Taggeld = € 35,30; 15 % für Frühstück, 10 Stunden Dienstreise, aliquotiertes Taggeld = 35,30 / 12 * 10 = € 29,42. Bei der Einstellung "Abzug vom vollen Taggeld" beträgt der Abzug € 5,30 (15 % von 35,30), bei der Einstellung "Abzug vom aliquotierten Taggeld" sind es € 4,41 (15 % von 29,42). Wenn für eine Reise das volle Taggeld zusteht, ist das Ergebnis bei beiden Einstellungen natürlich gleich. Wurde eine Abzugsregel mit absolutem Betrag festgelegt, ist die Abzugsbasis irrelevant, da der Abzug immer mit dem definierten Betrag erfolgt, unabhängig von der Höhe des Taggeldes. Eine Kürzung unter null gibt es übrigens nicht.

2.2.3. Abschnitt "Spezial"

Dieser Abschnitt enthält die in Kollektivverträgen am häufigsten vorkommenden Sonderregeln. Soll eine Sonderregel ausgewählt werden, setzen Sie mit der linken Maustaste das Häkchen. Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  gelangen Sie in das Fenster, in dem die Einstellungen für die jeweilige Sonderregel getroffen werden können.

Sonderregel Anreise-/Rückreisetag	Soll bei Reisen, die am Anreisetag vor einer bestimmten Uhrzeit beginnen oder am Rückreisetag nach einer bestimmten Uhrzeit enden, abweichende Diätenstufen gelten, dann ist diese Sonderregel zu verwenden. Zur genauen Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: wenn am Anreisetag vor bzw. am Rückreisetag nach dann gilt sonst gilt Regelung ist gültig für Auslandssatz mit Inlandssatz begrenzen Beispiel
Sonderregel Kalendertage/Monat	Mit dieser Sonderregel kann festgelegt werden, ob ab einem Kalendertag pro Monat eine andere Diätenstufe gilt als davor. Zur genauen Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: Ab Kalendertag/Monat dann gilt welche Reisen zählen Beispiel Im KV-Handel gibt es seit 1.7.2001 folgende Regelung: Wenn in einem Monat Dienstreisen an mehr als 12 Kalendertagen anfallen, so reduziert sich für jede Dienstreise ab dem 13. Kalendertag das Taggeld auf € 14,40 bzw. auf ein Zwölftel von € 14,40 je angefangene Stunde. Bei der Ermittlung der 12 Kalendertage bleiben jedoch Dienstreisen, die insgesamt nicht mehr als 3 Stunden dauern, unberücksichtigt. Zur richtigen Behandlung in der Diätenabrechnung muss in der Diätentabelle das gekürzte Taggeld (€ 14,40) in einer eigenen Stufe hinterlegt werden. Außerdem sind die Felder "ab Kalendertag/Monat" und "dann gilt Diätenstufe" mit den jeweiligen Werten zu hinterlegen (z. B. ab Kalendertag 13 gilt Stufe 2).
Sonderregel Reisezeit KT-Regel<->24h-Regel	Sieht der Kollektivvertrag ab einer bestimmten Reisezeit eine andere Aliquotierungsregel vor, muss diese Sonderregel erfasst werden. Zur genauen Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: bzw. am Rückreisetag nach gilt Aliquotierungsregelung Beispiel Bei dieser Sonderregel wird für Stunden vor dem Erreichen der in der Sonderregel hinterlegten Mindeststundenanzahl die 24h-Regel herangezogen. Es ist zu beachten, dass diese Sonderregeln nur bei Dienstreisen im Inland zur Anwendung kommt!
Sonderregel Nächtigungsgeld ab Kalendertag	Sieht der Kollektivvertrag vor, dass beispielsweise ab dem 8. Kalendertag ein anderer Satz für das Nächtigungsgeld gewährt wird, kann hier die entsprechende Diätenstufe mit dem geänderten Nachtsatz hinterlegt werden. Zur genaueren Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: Ab Kalendertag dann gilt welche Tage zählen Beispiel
Sonderregel Nahbereich	In diesem Feld können eigene Regeln für eine Dienstreise im Nahbereich festgelegt werden.   Folgende Einstellungen sind zu treffen: Definition des Nahbereichs durch die Angabe der Kilometer im Feld Nahbereich = Entfernung bis zu (KM) Festlegung der Aliquotierungsregel im Nahbereich im Feld im Nahbereich gilt  Festlegung der Diätenstufe im Nahbereich im Feld im Nahbereich gilt Diätenstufe Beispiel   Hinweis Damit diese Regel funktioniert, muss in der Dienstreiseerfassung das Feld "Entfernung" erfasst werden. Diese Sonderregel wird auch angewendet, wenn in der Dienstreiseerfassung das Feld "im Nahbereich" auf "Ja" gesetzt wird.
Sonderregel mehrtägige Reise über X Tage	Mit der Sonderregel mehrtägige Reise über X Tage können abweichende Diätenstufen bei Inlandsdienstreisen und prozentuelle Reduktionen bei Auslandsdienstreisen ab einem bestimmten Kalendertag definiert werden. Zur genauen Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: Inlandsreise: Ab Kalendertag dann gilt Stufe Auslandsreise: Ab Kalendertag Verringerung um (%) Anwenden auf Für mehrtägige Inlandsdienstreisen kann hinterlegt werden, dass ab einem bestimmten Kalendertag eine andere Diätenstufe verwendet werden soll. Für mehrtägige Auslandsdienstreisen kann hinterlegt werden, dass eine Verringerung des Tag- und oder Nächtigungsgeldes um x Prozent erfolgen soll.   Beispiel
Sonderregel Vergleich Ausland - Inlandssatz	Falls ein Vergleich zwischen dem Auslands- und Inlandtag- bzw. -nächtigungssatz erfolgen soll, ist diese Sonderregel zu verwenden. Zur genauen Definition dieser Sonderregel sind die folgenden Felder zu beachten: Sonderegel anwenden auf Vergleichsart Anwenden auf Sonderregelung anwenden auf: Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Nein EU-Länder: Information zum Brexit: Für Dienstreisen, mit Reisebeginn ab 1.1.2021 wird Großbritannien nicht mehr als EU-Land gewertet. Bei Dienstreisen mit Reisebeginn vor 1.1.2021 und Reiseende nach 31.12.2020 wird keine automatische Splittung durchgeführt. Teilen Sie ggf. derartige Dienstreisen manuell auf. EU-Länder (+Schweiz, Liechtenstein): Information zum Brexit: Für Dienstreisen, mit Reisebeginn ab 1.1.2021 wird Großbritannien nicht mehr als EU-Land gewertet. Bei Dienstreisen mit Reisebeginn vor 1.1.2021 und Reiseende nach 31.12.2020 wird keine automatische Splittung durchgeführt. Teilen Sie ggf. derartige Dienstreisen manuell auf. EU-Länder (per 1.11.2001 + Schweiz, Liechtenstein): Informationen zum Brexit: Bei dieser Ausprägung wird Großbritannien aufgrund des Stichtags "1.11.2001" weiterhin als EU-Land gewertet. Alle Länder: Die Sonderregel wird für alle Länder angewandt. Vergleichsart: Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Als Inlandsreise simulieren und vergleichen: Im Hintergrund wird eine Inlandsreise simuliert und mit der eingegebenen Auslandsreise verglichen. Der Differenzbetrag wird KV-rechtlich als pflichtiger Anteil zur Inlandsreise aufgeteilt. Zur Auszahlung kommt es nur dann, wenn die Sonderregel "Umschichtung bei 12/12-Überschreibung" aktiviert ist. Auslandssatz aufwerten auf Inlandssatz: Im Hintergrund wird die Auslandsreise mit einer Inlandsreise verglichen. Der jeweils höhere Diätensatz wird verwendet. Der Differenzbetrag wird als pflichtiger Anteil im Ausland aufgeteilt. Ausland aufwerten + mit Inland vergleichen: Im Hintergrund wird eine Inlandsreise simuliert. Ist der Wert der simulierten Inlandsreise größer als jener der Auslandsreise, wird der Differenzbetrag als pflichtiger Anteil im Ausland ausgewiesen. Die Zwölftel verteilen sich auf den Inlandsanteil. Für den ersten Tag wird der Wert laut Diätentabelle herangezogen und der noch offene Betrag wird auf den letzten Tag aufgeteilt. Dies erfolgt ungeachtet der Zwölftel, die an diesem Tag noch anstehen. Auslandssatz mit Inlandssatz begrenzen: Hier wird für die Auslandsreise nur der Inlandssatz steuerfrei gerechnet. Der Differenzbetrag auf eine fiktive Inlandsreise wird als pflichtiger Anteil im Inland aufgeteilt. - Ist der Auslandssatz geringer als der Inlandssatz, wird der geringere Auslandssatz verwendet. - Ist der Auslandssatz höher als der Inlandssatz, wird der geringere Inlandssatz verwendet. Anwenden auf: Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: nur Taggeld Tag- und Nächtigungsgeld
Legaldefinition anwenden	Die Legaldefinition kommt dann zum Einsatz, wenn für Dienstreisen im Nahbereich oder Fernbereich keine lohngestaltenden Vorschriften vorhanden sind. Ist das der Fall und soll für die Berechnung der Reisekosten die Legaldefinition herangezogen werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen.   Die Berechnung der Legaldefinition wird jedoch nur bei jenen Dienstreisen durchgeführt, bei denen in der Dienstreiseerfassung der Zielort erfasst wurde. Ob eine "kleine" oder eine "große" Dienstreise behandelt werden soll, wird über das Feld Legaldefinition im Zuge der Erfassung gesteuert.   "Kleine" Dienstreise Reise im Nahbereich (tägliche Rückkehr ist zumutbar) Regelmäßigkeit der Dienstreise ist relevant (mind. 1x pro Woche) Tag- und Nächtigungsgelder sind für die Dauer von 5 Tagen steuerfrei, danach steuerpflichtig. Hält sich der Dienstnehmer länger als ein halbes Jahr nicht mehr in der betreffenden politischen Gemeinde auf, beginnen die 5 Tage wieder von vorne zu laufen. Bei Unregelmäßigkeit gilt eine Anlaufphase von 15 Tagen steuerfrei, danach steuerpflichtig, und eine Vergessenszeit von einem Kalenderjahr. "Große" Dienstreise Reise im Fernbereich (tägliche Rückkehr unzumutbar) Regelmäßigkeit ist irrelevant Tag- und Nächtigungsgelder sind für die Dauer von 6 Monaten (= 183 Tage) steuerfrei, danach steuerpflichtig. Hält sich der Dienstnehmer länger als ein halbes Jahr nicht mehr in der betreffenden politischen Gemeinde auf, beginnt eine neue 6-Monats-Frist zu laufen. In der Dienstreiseerfassung sind für die Anwendung der Legaldefinition folgende Eingabefelder zu berücksichtigen: Zielort(e) Im Nahbereich Entfernung Legaldefinition
Reisestunden abrunden	Diese Eingabe bewirkt, dass die Dienstreisezeit immer abgerundet wird, d. h., nur jede volle Stunde zählt! Beispiel Die Reisedauer beträgt 5 Stunden 50 Minuten → Reisezeit wird auf 5 Stunden abgerundet. Hinweis  Bei der Prüfung des Feldes Keine Diäten bis Stunde wird in Verbindung mit "Reisestunden abrunden" nicht abgerundet.   Beispiel: Reise von 14:53 - 18:34 (3 h 41 min) wären abgerundet 3 Stunden. Ist im Feld "Keine Diäten bis Stunde" der Wert 3 hinterlegt, werden trotzdem Diäten berechnet.   Zusätzlich gibt es eine Prüfung hinsichtlich der Auslandszeit. Beträgt diese mehr als 3 Stunden, wird auch hier keine Abrundung durchgeführt.
Individuelle Sonderregelungen	Mit der Funktionstaste F8 öffnet sich ein Fenster, in dem Spezialprogrammierungen zu individuellen Betriebsvereinbarungen oder speziellen Kollektivvertragsregelungen hinterlegt werden können.   Beispiel Die Einstellung FEEI (Elektro-/Elektronikindustrie) im Feld Spezielle Kollektivvertrag-Regelung bewirkt, dass bei Reisen in die am 01.05.2004 beigetretenen Mitgliedsstaaten sowie bei Reisen nach Rumänien und Bulgarien die Auslandstagsätze schrittweise ab 01.01.2007 jeweils um € 3,00 pro Kalenderjahr angehoben werden, bis der Wert des Inlandstaggeldes bzw. -nächtigungsgeldes erreicht ist. Ab 01.01.2016 sind auch Kroatien, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz dabei. In der Schweiz gilt beispielsweise ein Tagsatz von 36,80 €. Durch diese Sonderregel passiert eine Aufwertung auf 9 € (Jahr 2016, 2017, 2018), sodass für die Schweiz im Jahr 2018 ein Tagsatz von 45,80 € ermittelt wird.  Beachten Sie, wenn das Feld Sonderregelung Vergleich Ausland - Inlandssatz auf "Ja" gesetzt ist, wird Norwegen als EU-Land gewertet. Wenn Dienstreisen im Nahbereich (bei einer betroffenen Dienstreise ist das Feld im Nahbereich auf "Ja" gesetzt) erfasst werden, erfolgt der Essensabzug fix nach dem Muster bis 11 Stunden 100% Kürzung, über 11 Stunden 50% Kürzung. Für Reisen im Fernbereich erfolgt der Essensabzug nach den hinterlegten Abzugsregeln. Beispiel Im KV Metallindustrie (Ausprägung Metallindustrie im Feld Spezielle Kollektivvertrag-Regelung) wird der Inlandsteil bei Auslandsreisen speziell bewertet. Der Inlandsteil ergibt sich aus Gesamt-Reisezeit - Auslandsreisezeit. Die hier berechneten Stunden werden dann aufgrund einer speziellen Drittelregelung wie folgt bewertet: > 12 → Tagsatz > 9 → Stufe 10 > 6 → Stufe 7 > 3 → Stufe 4 Seit 2018 werden die Tagsätze für die Metallindustrie an die jährliche KV-Erhöhung für einige europäische Länder (darunter Slowenien, Slowakei, Tschechien, Ungarn, Rumänien und einige mehr) angepasst. Das bedeutet in Formeln ausgedrückt: 01.01.2018 - 31.10.2018 Gebührenstufe 3 + 3,00 01.11.2018 - 31.10.2019 Wert aus 2018 + 2,1 % + 3,00 01.11.2019 - 31.10.2020 Wert aus 2019 + 2,0 % + 3,00 01.11.2020 - 31.10.2021 Wert aus 2020 + 1,45 % + 3,00 01.11.2021 - 31.10.2022 Wert aus 2021 + 2,5 % + 3,00 01.11.2022 - 31.10.2023 Wert aus 2022 + 7,0 % + 3,00 01.11.2023 - 31.10.2024 Wert aus 2023 + 8,5 % + 3,00 01.11.2024 - 31.10.2025 Wert aus 2024 + 3,8 % + 3,00 01.11.2025 - 31.10.2026 Wert aus 2025 + 2,0 % + 3,00 01.11.2026 - 31.10.2027 Wert aus 2026 + 2,1 % + 3,00 ... solange bis das Inlandstaggeld erreicht wird. Um diese Bewertungen abbilden zu können, muss im Feld Spezielle Kollektivvertrag-Regelung die Ausprägung Metallindustrie ausgewählt werden. Beispiel Im Feld Faktorentabelle für Auslandsaliquotierung können spezielle Auslandsaliquotierungsregeln eingestellt werden. Der KV "Chemische Industrie Angestellte" sieht beispielsweise folgende Regel vor:  Bei einer Abwesenheit bis zu 4 Stunden  kein Taggeld  Bei einer Abwesenheit über 4 bis zu 8 Stunden  das halbe Taggeld  Bei einer Abwesenheit über 8 Stunden  das volle Taggeld Um diese Anforderung abzubilden, muss im Feld "Faktorentabelle für Auslandsaliquotierung" eine entsprechende Tabelle angelegt werden. Aufgrund dieser Faktorentabelle würde bei Auslandsdienstreisen mit folgenden Werten gerechnet werden:

 

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3. Dienstnehmer

3.1. Reiter "Kollektivvertrag"

Im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer müssen am Reiter "Kollektivvertrag" bei allen Dienstnehmern, bei denen Reisekosten erfasst werden sollen, die entsprechende KV-Nummer, Diätenstufe und Diäten-Unternummer hinterlegt werden.

Die genannten Felder können bei Bedarf importiert werden (LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Dienstnehmer importieren).

3.2. Reiter "Allgemein/CRM"

Sollen die erfassten Dienstreisen ein Genehmigungsverfahren durchlaufen, muss am Reiter "Allgemein/CRM" bei jedem Dienstnehmer die jeweilige Abteilungsleitung und/oder Geschäftsführung hinterlegt werden. Bei Dienstnehmern, die selbst der Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung angehören, ist die jeweilige Position im gleichnamigen Feld auszuwählen, sodass diese Person bei anderen Dienstnehmern als Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung hinterlegt werden kann. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Kapitel 9.

Bei Mitarbeiter 2 Wolfgang Schrenk sind die Felder wie folgt befüllt. Die Mitarbeiterin 1 Dr. Karoline Binder-Grau ist seine Abteilungsleiterin.

Bei Mitarbeiter 1 Karoline Binder-Grau sind die Felder wie folgt befüllt. Damit sie als Abteilungsleiterin bei anderen Dienstnehmern hinterlegt werden kann, muss ihre Position entsprechend gesetzt sein.

Die genannten historischen Felder aus dem Paket CRM können insbesondere über die Funktion CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter → Menü Funktionen → Wechsel Organisationseinheit verändert werden.

 

• bei der Dienstreiseerfassung im Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen die Funktion "Mitarbeitervorschlag" verwendet werden soll oder
• die Mitarbeiter über das BMD Web ihre Dienstreisen selbstständig erfassen sollen oder
• ein Termin im Kalender des Mitarbeiters für die Reise angelegt werden soll oder
• das Genehmigungsverfahren genutzt werden soll,

• 1 - BMD 5.5 LOHN (LV060 → LV580)
• 2 - BMD 5.5 LOHN (LV580)
• 3 - Abrechnungsimport in NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN

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4. Lohnarten

4.1. Anlage sämtlicher relevanter Lohnarten

• auf die in weiterer Folge die Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgen soll (Tag- bzw. Nächtigungsgelder),
• die bei Spesenarten hinterlegt sind,
• die zur Eingabe von Kilometergeldern vorgesehen sind,
• die direkt in Parametern zur Dienstreise hinterlegt sind,

• eine andere Datenbank und andere Lohnarten oder
• ein anderes Lohnverrechnungsprogramm (z. B. BMD 5.5),

4.2. Sichtbarkeit

In der Reiseerfassung können zusätzlich zu den Reisezeiten auch Kilometergelder und Lohnarten, die mit der Dienstreise in Zusammenhang stehen (z. B. ein Reisekostenvorschuss), erfasst werden. Jene Lohnarten, die in der Dienstreiseerfassung zur Eingabe bereitstehen sollen, müssen im Lohnartenstamm am Reiter "Divers" entsprechend gekennzeichnet werden.

 

4.3. Verbuchung

4.4. Lohnartengruppen-Zuordnung

• 250 Diäten: Umfasst alle Diätenlohnarten ungeachtet ob frei oder pflichtig, Tag oder Nacht oder der Eingabeform als Betrag oder Menge
• 260 Kilometergeld: Umfasst alle Lohnarten, die ein Kilometergeld repräsentieren
• 280 Fahrtersatz: SV-freier und -pflichtiger Fahrtersatz
• 290 Barauslagen: Sämtliche Barauslagen
• 601 Standardlohnarten mit Pflichtigkeit §26 Z 4: Lohnarten mit der Lohnsteuer-Pflichtigkeit § 26 Z 4
  
  

4.5. 1/7 bzw 1/4-Regelung

Lohnart 1

Wenn Sie hier eine Lohnart (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegen, können Sie bei der Erfassung der Reise im Haupterfassungsfenster stehend einen Wert auf dieser Lohnart eingeben. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Sie die entsprechende Lohnart über die Feldauswahl aktivieren.   Hinweis In der Feldauswahl wird die Lohnart mit der tatsächlichen Bezeichnung angezeigt. Wird hier z. B. die Lohnart "Reisevorschuss" hinterlegt, muss in der Feldauswahl auch nach dieser Bezeichnung gesucht werden.   Parametereinstellung:   Darstellung in der Reiseerfassung:

Direkt auf der Dienstreise kann die gewünschte Menge erfasst werden. Im Berechnungsjournal zur Dienstreise kann der ermittelte Satz leicht nachvollzogen werden. Im nachfolgenden Bild betragen das Taggeld € 26,40 und das Nächtigungsgeld € 15,00 und es wird die 1/7-Regelung angewendet.

Summe aus Tag- und Nächtigungsgeld * Prozentsatz = (26,40 + 15,00) * 14.29 % = 41,40 * 0,1429 = 5,9181 = 5,92

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5. Spesenarten

Um auch Reisespesen (z. B. Hotelrechnungen, Taxi, Flug- und Mobiltelefonspesen ...) erfassen zu können, müssen im Programm LOHN → Dienstreisen → Stammdaten → Spesenarten alle benötigten Spesenarten angelegt werden. Der Detailierungsgrad an Spesenarten ist von den individuellen Bedürfnissen abhängig. Es wird empfohlen, für jede Reisespesen- bzw. Barauslagen-Lohnart, die aus diversen Gründen separat abgerechnet werden muss, zumindest eine Spesenart zu verwenden.

Beispielsweise müssen aufgrund unterschiedlicher Steuersätze mehrere Barauslagenlohnarten für den Buchungsbeleg oder die UVA etc. unterschieden werden. Aus diesem Grund ist es ratsam, für jeden Steuersatz zumindest eine Spesenart zu besitzen, um diese zusammengefasst zu erfassen und an die Lohnverrechnung zu übergeben. Natürlich ist es auch möglich, dass mehrere Spesenarten dieselbe Lohnart hinterlegt haben.

 

Hinweis 

Wird die Dienstreiseabrechnung für mehrere Firmen durchgeführt, ist es ratsam, die Spesenarten zuerst unter der Lohn-Vorschlagswertefirma anzulegen, da sie in weiterer Folge über die Funktion "Kopieren vom Standard" auf die einzelnen Firmen übernommen werden können.

Hinweis 

In Ausnahmefällen sind Barauslagen mit nicht österreichischen Steuersätzen zu erfassen. In diesem Fall sollte eine eigene Spesenart und eine eigene Lohnart zur Abrechnung der Barauslage verwendet werden. In der FIBU ist der ausländische Steuersatz manuell anzulegen und bei der Lohnart zu hinterlegen. Diese Barauslagenlohnart sollte auf ein separates FIBU-Konto verbucht werden und das FIBU-Konto ist in der FIBU hinsichtlich der UVA zu fixieren (z. B. über das Feld FilialNr-Kz).

Bezeichnung	Eingabe der Spesenarten-Bezeichnung
Ist Sammelspesenart	Über dieses Feld kann eine Sammelspesenart definiert werden. Diese dient beispielsweise zur Vorerfassung bzw. zur Vereinfachung, wenn der Erfasser der Dienstreise mit den Aufteilungsmodalitäten nicht vertraut ist. Wird dieses Feld auf "Ja" gestellt, muss der erfasste Aufwand in einem weiteren Schritt mit dem Programm Spesen verteilen aufgeteilt werden. Dazu müssen in den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" die entsprechenden Lohnarten hinterlegt werden.   Beispiel Definition einer Sammelspesenart Der erfasste Aufwand auf der Sammelspesenart kann im Programm LOHN → Dienstreisen → Spesen verteilen auf die angegebenen Spesenarten in den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" aufgeteilt werden.
Lohnart	Nummer der Lohnart
Verteil-Spesenart 1	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 2	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 3	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 4	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 5	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 6	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 7	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 8	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 9	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Verteil-Spesenart 10	In den Feldern "Verteil-Spesenart 1" bis "Verteil-Spesenart 10" sind jene Spesenarten zu hinterlegen, auf die der auf der Sammelspesenart erfasste Aufwand aufgeteilt werden soll. Die genaue Aufteilung erfolgt in einem weiteren Schritt im Programm Spesenverteiler. Diese Felder sind nur bei Sammelspesen (Feld Ist Sammelspesenart) aktiv.
Sichtbar in Dienstreise	Soll die Spesenart in der Diätenerfassung sichtbar sein, muss dieses Feld auf "ja" stehen.
Buchungssymbol	An dieser Stelle kann ein Buchungssymbol für die Verbuchung in die Fibu hinterlegt werden.

 

 

Funktionen

Kopieren vom Standard

Übernimmt die Spesenarten aus der Lohn-Vorschlagswertefirma des aktuellen Datenbestandes auf die jeweilige Firma.

Seitenanfang 

6. Regionen

Beispiel 

Großbritannien verfügt über zwei Regionen, in denen unterschiedliche Reisekostensätze zur Anwendung kommen.

Beispiel 

Für Serbien sind keine Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen definiert. Hier muss für jede Dienstreise der konkrete Auslandsdienstort und das nächstgelegene Land beachtet werden. Bei der einen Dienstreise kommen beispielsweise die Tages- und Nächtigungsgelder für Kroatien und bei der anderen für Rumänien zu tragen, immer abhängig vom jeweiligen Auslandsdienstort in Serbien. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Tages- und Nächtigungsgelder manuell bei der jeweiligen Dienstreise im Detail zu erfassen, anstatt einen festen, den Lohnsteuerrichtlinien nicht in allen Fällen entsprechenden Satz für Serbien zu definieren.

7. Währung und Kurse

Seitenanfang 

8. Parameter

Neben den Stammdaten in den bisherigen Kapiteln sind Parameter bei der Inbetriebnahme der Reisekostenabrechnung einzustellen.

Die Parametereinstellungen können entweder über das Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen oder direkt in den Programmen Dienstreisen erfassen, Dienstreisen genehmigen bzw. Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten jeweils über das Menü Extras → Allgemeine oder firmenbezogene Einstellungen vorgenommen werden. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Fenster:

Die Parameter sind thematisch in fünf Abschnitte unterteilt, die im Folgenden beschrieben werden.

Den Abschluss bildet ein Unterkapitel, in dem weitere Einstellungen und Parametrierungen in anderen optionalen Paketen behandelt werden.

 

8.1. Allgemein

Darstellung Feld Kilometergeld	Über diesen Parameter können Sie festlegen, wie das erfasste Kilometergeld in der Reiseübersicht dargestellt werden soll.    Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:   1 - Menge / Betrag 2 - Menge 3 - Betrag Hinweis  Die Einstellung wirkt sich auch auf die Darstellung in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)", "KM-Geld-Lohnart (1 Beif.)", "KM-Geld-Lohnart (2 Beif.)" usw. aus.
Darstellung Feld Lohnarten	Über diesen Parameter können Sie festlegen, wie erfasste Lohnarten in der Reiseübersicht dargestellt werden sollen.   Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:   1 - Menge / Betrag 2 - Menge 3 - Betrag Hinweis  Die Einstellung wirkt sich auch auf die Darstellung in den Feldern "Lohnart 1", "Lohnart 2", "Lohnart 3" usw. aus.
Änderungen von Reisen zulassen	Entscheiden Sie hier, ob Reisen, die bereits in den Lohn übergeleitet wurden, geändert werden dürfen. Folgende Ausprägungen stehen ab nun zur Verfügung: 0 - Nein (weil in Lohn übergeleitet): Alle Reisen, die den Reisestatus "Übergeleitet" oder "Storniert+Übergeleitet" haben, sind für die Änderung gesperrt. Hat die Dienstreise jedoch erst den Status "Genehmigt", kann sie mit dieser Ausprägung bearbeitet werden. 1 - Ja: Alle Reisen können bearbeitet werden. . 2 - Nein (weil genehmigt): Alle Reisen, die den Reisestatus "Genehmigt" oder "Übergeleitet" oder "Storniert+Übergeleitet" haben, sind für die Änderung gesperrt.
autom. Reisenummernvergabe	In diesem Feld wird festgelegt, ob und wie eine automatische Reisenummernvergabe erfolgen soll. 1 - Nein 2 - fortlaufend je Firma 3 - fortlaufend je Konzern
Reisebeginn/-ende aus Zeiterfassung vorschlagen	Haben Sie auch das Zeiterfassungsmodul von BMD im Einsatz, können Sie hier festlegen, ob der Reisebeginn bzw. das Reiseende aus der Zeiterfassung vorgeschlagen werden soll. 0 - Nein 1 - Ja
Vorlage RTF-Text	Hier kann mit F4 eine eigene RTF-Text-Vorlage definiert werden, die bei der Neuanlage einer Dienstreise automatisch kopiert und der Reise im Feld "Text" zugeordnet wird.
Kunde/Projekt aus Auftrag vorschlagen	Steht dieser Parameter auf "Ja", so werden bei Eingabe/Übergabe einer Auftragsnummer die Kundennummer, das Projekt und die Kostentypen aus dem Auftrag vorgeschlagen. Mit der Ausprägung "Nein" kann die Ermittlung aus dem Auftrag deaktiviert werden. 0 - Nein 1 - Ja
Kunde aus Projekt vorschlagen	Steht dieser Parameter auf "Ja", so wird bei Eingabe eines Projektes die Kundennummer des Projektes in der Reise vorgeschlagen, selbst wenn die Kundennummer inaktiv ist.
Makro: Vorschlag für Betreff bei DMS-Archivierung	In diesem Parameter kann ein Makro für den Vorschlag eines Betreffs hinterlegt werden. Das Makro wird bei der Archivierung eines neuen Dokuments zu einer Dienstreise ausgeführt. Wenn man beispielsweise ein neues Dokument in der Dienstreise anlegt, dann wird dieses Makro für den Betreff des Dokuments herangezogen. Es wird jedoch nicht ausgeführt, wenn ein bestehendes Dokument im Dokumentenmanagementsystem zu einer Dienstreise zugeordnet wird oder wenn das Programm Dienstreise drucken gestartet wird.
Auswahl Arbeitsessen	Mit diesem Parameter kann definiert werden, welche Ausprägungen für Arbeitsessen zur Verfügung stehen sollen. Dieser Parameter bezieht sich auf die Combobox bei der Erfassung und auf die Anzeige in der Liste. In der Verwaltung der Arbeitsessen (Feld Arbeitsessen - F8, Fenster Arbeitsessen) selbst bleibt die Spalte Frühstück. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Alle: Bei der Combobox für die Arbeitsessen werden wie bisher alle Kombinationen von Frühstück (F), Mittagessen (M) und Abendessen (A) angeboten. 1 - ohne Frühstück (M, A, MA): Bei dieser Ausprägung werden nur mehr Kombinationen ohne Frühstück angeboten. Diese Ausprägung sollte insbesondere dann gewählt werden, wenn Frühstück nicht als Arbeitsessen erfasst werden darf bzw. soll.
Kostenstelle ermitteln aus...	Mit diesem Parameter wird die Kostentypermittlung von Dienstreisen geregelt. Es kann gewählt werden, ob der Kostentyp aus dem Mitarbeiter, dem Projekt oder dem Auftrag in dieser Reihenfolge übernommen werden soll. Die Einstellung Mitarbeiter, Projekt, Auftrag bedeutet: Ist "Mitarbeiter" ausgewählt, so wird nach Eingabe des Reisebeginns der Kostentyp des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist "Projekt" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Projektnummer der Kostentyp, der im Projekt hinterlegt ist, vorgeschlagen. Ist "Auftrag" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Auftragsnummer geprüft, ob ein Projekt im Auftrag hinterlegt ist, die Einstellung Projekt aktiviert ist und die Kostentypen des Projektes vorgeschlagen anschließend werden die Kostentypen des Auftrages, wenn welche hinterlegt sind, auf die Reise übernommen. Ist alles ausgeschaltet, erfolgt kein Vorschlag für den jeweiligen Kostentyp.
Kostenträger ermitteln aus...	Mit diesem Parameter wird die Kostentypermittlung von Dienstreisen geregelt. Es kann gewählt werden, ob der Kostentyp aus dem Mitarbeiter, dem Projekt oder dem Auftrag in dieser Reihenfolge übernommen werden soll. Die Einstellung Mitarbeiter, Projekt, Auftrag bedeutet: Ist "Mitarbeiter" ausgewählt, so wird nach Eingabe des Reisebeginns der Kostentyp des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist "Projekt" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Projektnummer der Kostentyp, der im Projekt hinterlegt ist, vorgeschlagen. Ist "Auftrag" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Auftragsnummer geprüft, ob ein Projekt im Auftrag hinterlegt ist, die Einstellung Projekt aktiviert ist und die Kostentypen des Projektes vorgeschlagen anschließend werden die Kostentypen des Auftrages, wenn welche hinterlegt sind, auf die Reise übernommen. Ist alles ausgeschaltet, erfolgt kein Vorschlag für den jeweiligen Kostentyp.
Abteilung ermitteln aus...	Mit diesem Parameter wird die Kostentypermittlung von Dienstreisen geregelt. Es kann gewählt werden, ob der Kostentyp aus dem Mitarbeiter, dem Projekt oder dem Auftrag in dieser Reihenfolge übernommen werden soll. Die Einstellung Mitarbeiter, Projekt, Auftrag bedeutet: Ist "Mitarbeiter" ausgewählt, so wird nach Eingabe des Reisebeginns der Kostentyp des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist "Projekt" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Projektnummer der Kostentyp, der im Projekt hinterlegt ist, vorgeschlagen. Ist "Auftrag" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Auftragsnummer geprüft, ob ein Projekt im Auftrag hinterlegt ist, die Einstellung Projekt aktiviert ist und die Kostentypen des Projektes vorgeschlagen anschließend werden die Kostentypen des Auftrages, wenn welche hinterlegt sind, auf die Reise übernommen. Ist alles ausgeschaltet, erfolgt kein Vorschlag für den jeweiligen Kostentyp.
Dimension ermitteln aus...	Mit diesem Parameter wird die Kostentypermittlung von Dienstreisen geregelt. Es kann gewählt werden, ob der Kostentyp aus dem Mitarbeiter, dem Projekt oder dem Auftrag in dieser Reihenfolge übernommen werden soll. Die Einstellung Mitarbeiter, Projekt, Auftrag bedeutet: Ist "Mitarbeiter" ausgewählt, so wird nach Eingabe des Reisebeginns der Kostentyp des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist "Projekt" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Projektnummer der Kostentyp, der im Projekt hinterlegt ist, vorgeschlagen. Ist "Auftrag" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Auftragsnummer geprüft, ob ein Projekt im Auftrag hinterlegt ist, die Einstellung Projekt aktiviert ist und die Kostentypen des Projektes vorgeschlagen anschließend werden die Kostentypen des Auftrages, wenn welche hinterlegt sind, auf die Reise übernommen. Ist alles ausgeschaltet, erfolgt kein Vorschlag für den jeweiligen Kostentyp.
Geschäftsbereich ermitteln aus...	Mit diesem Parameter wird die Kostentypermittlung von Dienstreisen geregelt. Es kann gewählt werden, ob der Kostentyp aus dem Mitarbeiter, dem Projekt oder dem Auftrag in dieser Reihenfolge übernommen werden soll. Die Einstellung Mitarbeiter, Projekt, Auftrag bedeutet: Ist "Mitarbeiter" ausgewählt, so wird nach Eingabe des Reisebeginns der Kostentyp des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist "Projekt" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Projektnummer der Kostentyp, der im Projekt hinterlegt ist, vorgeschlagen. Ist "Auftrag" ausgewählt, so wird nach Eingabe der Auftragsnummer geprüft, ob ein Projekt im Auftrag hinterlegt ist, die Einstellung Projekt aktiviert ist und die Kostentypen des Projektes vorgeschlagen anschließend werden die Kostentypen des Auftrages, wenn welche hinterlegt sind, auf die Reise übernommen. Ist alles ausgeschaltet, erfolgt kein Vorschlag für den jeweiligen Kostentyp.
Zielort aus Kundenstamm	Soll der Zielort aus dem Kundenstamm ermittelt werden? Voraussetzung dafür ist, dass bei der Dienstreise ein Kunde hinterlegt ist und dessen Adresse im Kundenstamm hinterlegt ist. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein: Es erfolgt keine Ermittlung des Zielortes aus dem Kundenstamm 1 - Ja, (wenn noch kein Zielort erfasst): Nur wenn noch kein Zielort erfasst worden ist, wird als Zielort die Adresse des bei der Dienstreise hinterlegten Kunden herangezogen. 2 - Ja, mit Update bei Änderung des Kunden: Als Zielort wird die Adresse des bei der Dienstreise hinterlegten Kunden herangezogen. Der Zielort wird automatisch geändert, wenn der Kunde geändert wird.

8.2. Erfassung

Standardlohnart für Kilometergeldeingabe	Sofern Sie keine detaillierte Aufgliederung (Unterscheidung zwischen KM-Geld mit und ohne Beifahrer) wünschen, kann in diesem Feld die Standardlohnart für Kilometergeld hinterlegt werden. Im Zuge der Reiseerfassung kann dann im Feld "Kilometer" direkt ein Wert eingegeben werden, der automatisch auf der hier hinterlegten Lohnart gespeichert wird.  Besonderheit bei Verwendung von BMD Go Es muss sich um eine Lohnart mit Mengeneingabe handeln.
KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)	Wird in diesem Feld eine Lohnart mit Mengeneingabe hinterlegt, können Sie bei der Reiseerfassung die gefahrenen Kilometer direkt im entsprechenden Feld eingeben. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Sie das benötigte Feld über die Feldauswahl aktivieren.   Beispiel Parametereinstellung: Darstellung in der Reiseerfassung: Jene Felder, für die keine Lohnart im entsprechenden Parameter hinterlegt ist, im Bild oben KM-Geld-Lohnart (4 Beif.), werden im Editbereich der Dienstreise inaktiv dargestellt.
	Die Parameter "KM-Geld-Lohnart (1 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" verhalten sich analog.
Standardspesenart für Speseneingabe	Sofern Sie keine detaillierte Aufgliederung wünschen, kann hier die Standardspesenart für die Speseneingabe hinterlegt werden. Im Zuge der Reiseerfassung kann dann im Feld "Spesen" direkt ein Wert eingegeben werden, der automatisch auf der hier hinterlegten Standardspesenart gespeichert wird.
Spesenart 1	Möchten Sie auch die unterschiedlichen Spesenarten in einem eigenen Feld erfassen, müssen Sie unter Parameter "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" die entsprechenden Spesenarten hinterlegen. Die Spesenarten müssen zur Erfassung auch hier erst über die Feldauswahl aktiviert werden. Dieser Parameter kann nur firmenbezogen hinterlegt werden.   Hinweis In der Feldauswahl wird die Spesenart mit der tatsächlichen Bezeichnung angezeigt. Wird hier z. B. die Spesenart "Taxispesen" hinterlegt, muss in der Feldauswahl auch nach dieser Bezeichnung gesucht werden. Parametereinstellung: Darstellung in der Reiseerfassung: Ist bei einem Parameter keine Spesenart hinterlegt, dann heißt das Feld wie im Standard ausgeliefert.
	Die Parameter "Spesenart 2" bis "Spesenart 20" verhalten sich analog.
Standardlohnart für Lohnarteneingabe	Sofern Sie keine detaillierte Aufgliederung wünschen, kann hier die Standardlohnart (z. B. Reisevorschuss) für die Lohnarteneingabe hinterlegt werden. Im Zuge der Reiseerfassung kann dann im Feld "Lohnarten" direkt ein Wert eingegeben werden, der automatisch auf dieser Standardlohnart gespeichert wird.
Lohnart 1	Wenn Sie hier eine Lohnart (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegen, können Sie bei der Erfassung der Reise im Haupterfassungsfenster stehend einen Wert auf dieser Lohnart eingeben. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Sie die entsprechende Lohnart über die Feldauswahl aktivieren.   Hinweis In der Feldauswahl wird die Lohnart mit der tatsächlichen Bezeichnung angezeigt. Wird hier z. B. die Lohnart "Reisevorschuss" hinterlegt, muss in der Feldauswahl auch nach dieser Bezeichnung gesucht werden.   Parametereinstellung:   Darstellung in der Reiseerfassung:
	Die Parameter "Lohnart 2" bis "Lohnart 20" verhalten sich analog.
Erfassung Dienstreise	Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, wie die Oberfläche zur Dienstreiseerfassung aussehen soll. Dieser Parameter steht nur allgemein oder benutzerbezogen zur Verfügung und nicht unter den firmenbezogenen Einstellungen. Folgende Parameter stehen zur Verfügung: 1 - Erfassung unterhalb der Liste 2 - Erfassung in der Liste 3 - Erfassung in eigenem Fenster
Erfassung Dienstreise (Web)	Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, wie die Oberfläche zur Dienstreiseerfassung in der BMD Web-Anwendung aussehen soll. Dieser Parameter steht nur allgemein oder benutzerbezogen zur Verfügung und nicht unter den firmenbezogenen Einstellungen. Folgende Parameter stehen zur Verfügung: 1 - Erfassung unterhalb der Liste 2 - Erfassung in der Liste 3 - Erfassung in eigenem Fenster
Erfassung Dienstreise (PLE,Zeit)	Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, wie die Oberfläche zur Dienstreiseerfassung in der PLE (Projektleistungserfassung) aussehen soll. Dieser Parameter steht nur allgemein oder benutzerbezogen zur Verfügung und nicht unter den firmenbezogenen Einstellungen. Folgende Parameter stehen zur Verfügung: 1 - Erfassung unterhalb der Liste 2 - Erfassung in der Liste 3 - Erfassung in eigenem Fenster
Erfassung Auslandsaufenthalt	Legen Sie fest, ob die Erfassung des Auslandsaufenthalts in horizontaler oder in vertikaler Form erfolgen soll. 1 - Horizontal 9 - Vertikal
Erfassung Lohnarten	Legen Sie fest, ob die Erfassung der Lohnarten in horizontaler oder in vertikaler Form erfolgen soll. 1 - Horizontal 9 - Vertikal
Erfassung Spesen	Legen Sie fest, ob die Erfassung der Spesen in horizontaler oder in vertikaler Form erfolgen soll. 1 - Horizontal 9 - Vertikal
Erfassung Kilometergeld	Legen Sie fest, ob die Erfassung des Kilometergeldes in horizontaler oder in vertikaler Form erfolgen soll. 1 - Horizontal 9 - Vertikal

8.3. Genehmigung

• ob Reiseanträge oder tatsächliche Reisen erfasst werden sollen und
• ob und wie ein Genehmigungsverfahren implementiert werden soll.

Genehmigungsfunktionen aktivieren	Sobald es eine Genehmigungsfunktion geben soll, ungeachtet dessen, ob diese über Parameter oder einen Genehmigungsworkflow umgesetzt wird, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. Erst wenn die Dienstreise genehmigt ist, kann eine Überleitung in den Lohn durchgeführt werden.  Voraussetzungen: Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer müssen im Dienstnehmerstamm am Reiter "Allgemein/CRM" im Feld Position als Abteilungsleiter bzw. Geschäftsführer gekennzeichnet werden. Des Weiteren muss die entsprechende User-ID hinterlegt werden. Im Dienstnehmerstamm muss am Reiter "Allgemein/CRM" bei jedem Mitarbeiter der jeweilige Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer in den gleichnamigen Feldern hinterlegt werden. Die Genehmiger müssen im Programm Lohn-Basiseinstellungen mit dem richtigen Datenbestand arbeiten.
Workflow für Reiseanträge	In diesem Parameter kann ein CRM Workflow für Reiseanträge hinterlegt werden. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden. Eine Beschreibung zu den zur Verfügung stehenden Workflowfunktionen finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument Workflowfunktionen Lohn.
Workflow für Reisen	In diesem Parameter kann ein CRM Workflow für das Genehmigungsverfahren hinterlegt werden. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden. Eine Beschreibung zu den zur Verfügung stehenden Workflowfunktionen finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument Workflowfunktionen Lohn.
Fixer Reisegenehmiger	In diesem Parameter kann ein Mitarbeiter hinterlegt werden, der als fixer Genehmiger für Dienstreisen fungieren soll. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden.
Genehmigung durch Abteilungsleitung	Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Abteilungsleiter genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können. 0 - Nein 1 - Ja
Genehmigung durch Geschäftsführung	Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Geschäftsführer genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können. 0 - Nein 1 - Ja
Genehmigung durch Stellvertretung	Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Stellvertreter genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können. Diese Parametereinstellung bezieht sich grundsätzlich auf Stellvertreter des Geschäftsführers bzw. Abteilungsleiters. Falls beide Parameter Genehmigung Geschäftsführer UND Genehmigung Abteilungsleiter) auf "Nein" und nur der Parameter Genehmigung Stellvertreter auf "Ja" gestellt sind, so wird als Stellvertreter der eigene Stellvertreter des Mitarbeiters (= Reisenden) herangezogen. Siehe Feld Stellvertreter des MA im Programm Dienstnehmer oder im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter.   0 - Nein 1 - Ja
Ermittlung Genehmiger	Wie soll die Ermittlung des Genehmigers erfolgen? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - manuell (mit Genehmigungsfenster): Beim manuellen Genehmigungsverfahren öffnet sich ein Fenster, in dem der Genehmiger aus allen Dienstnehmern ausgewählt werden kann. Dabei werden die im Dienstnehmerstamm hinterlegten Abteilungsleiter und Geschäftsführer automatisch als Genehmiger vorgeschlagen. 2 - automatisch - im Hintergrund: Beim automatischen Genehmigungsverfahren müssen Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer im Dienstnehmerstamm des Dienstnehmers hinterlegt sein. Es ist keine manuelle Auswahl möglich.
Mehrfachgenehmigung	Entscheiden Sie hier, ob es reicht, wenn Abteilungsleiter oder Geschäftsführer genehmigen oder ob beide genehmigen müssen.  Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl: 0 - Nur einer muss genehmigen 1 - Jeder muss genehmigen
Aufgabe erstellen	Soll nach einer erfassten Reise (bzw. nachdem die Reise als "Fertig" gekennzeichnet wurde) dem zuständigen Geschäftsführer bzw. Abteilungsleiter eine Aufgabe zur Genehmigung in den Aufgaben eingetragen werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen.  0 - Nein 1 - Ja   Hinweis Dies funktioniert nur, wenn das Feld "Ermittlung Genehmiger" auf "1 - automatisch im Hintergrund" steht und der Parameter Eigene Firma unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM korrekt gesetzt ist.
Aufgabenart	Legen Sie die Aufgabenart fest, unter der die Genehmigungsaufgabe in den Aufgaben eingetragen werden soll. 1 - öffentlich 2 - privat 3 - verdeckt
Unterkategorie	Hier kann eine Unterkategorie für die Reisegenehmigungsaufgabe ausgewählt werden.
Rückmeldung an Mitarbeiter	Legen Sie fest, wann und ob eine Rückmeldung an den Dienstnehmer per E-Mail erfolgen soll. Stellen Sie sicher, dass bei allen Dienstnehmern die korrekte geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Einstellung dieses Parameters wird sowohl beim Genehmigungsverfahren mittels Parametereinstellung als auch bei Verwendung eines Genehmigungsworkflows berücksichtigt. 1 - bei Genehmigung 2 - bei Ablehnung 3 - bei Genehmigung und Ablehnung 9 - Nein
Neue Reise = Reiseantrag	Soll für eine Dienstreise zuerst ein Reiseantrag gestellt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.  Falls die Dienstreise über das Paket ZEIT über Zeitbuchungen erzeugt wird, dann ist dieser Parameter auf "Nein" zu setzen, denn zu dem Zeitpunkt, in dem die Dienstreise über die Zeitbuchung in das Paket LOHN überführt wird, ist sie kein Antrag mehr, sondern schon erfolgt. 0 - Nein 1 - Ja
Antrag nach Genehmigung in Reise umwandeln	Soll der Antrag nach seiner Genehmigung direkt in eine Reise umwandeln, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja
Genehmigungshistorie in Notiz eintragen	Soll die Genehmigungshistorie in der Notiz der Dienstreise eingetragen werden? Mit dieser Einstellung kann der zeitliche Ablauf der Genehmigung dokumentiert werden. 0 - Nein 1 - Ja

8.4. Überleitung in LOHN

• Taggeld frei
• Taggeld pflichtig
• Nächtigungsgeld frei und
• Nächtigungsgeld pflichtig

Überleitung	Folgende Einstellungsmöglichkeiten für die Überleitung in den Lohn sind möglich:   1 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV580): Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, die Sie in einem zweiten Schritt mit dem Programm LV060 in die Diätenverwaltung (LV580) importieren können. Hinweis Bei dieser Überleitungsvariante erfolgt in der NTCS keine Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder. In der Dienstreiseerfassung sehen Sie ausschließlich Reisebeginn und -ende bzw. etwaige erfasste Spesen, Lohnarten und Kilometergelder. Wählt man diese Variante, mindert das auch die Aussagekraft unterschiedlicher Reise-Auswertungen in der NTCS bzw. können bestimmte Ausdrucke (z. B. Berechnungsjournal) überhaupt nicht gestartet werden.   Die tatsächliche Berechnung der Reisekosten erfolgt erst nach dem Import in BMD 5.5 im Programm LV580.   2 - BMD 5.5 Lohn (LV580): Die zu übernehmenden Reisen werden automatisch in die Diätenverwaltung (LV580) übergeleitet. Hinweis Auch bei dieser Überleitungsvariante erfolgt in der NTCS keine Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder. In der Dienstreiseerfassung sehen Sie ausschließlich Reisebeginn und -ende bzw. etwaige erfasste Spesen, Lohnarten und Kilometergelder. Wählt man diese Variante, mindert das auch die Aussagekraft unterschiedlicher Reise-Auswertungen in der NTCS bzw. können bestimmte Ausdrucke (z. B. Berechnungsjournal) überhaupt nicht gestartet werden. Die tatsächliche Berechnung der Reisekosten erfolgt erst nach dem Import in BMD 5.5 im Programm LV580.   3 - Abrechnungsimport in NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN: Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, die Sie in einem zweiten Schritt mit dem BMD 5.5 Programm LV060 bzw. mit dem NTCS Programm Abrechnungen importieren in die Bruttoerfassung importieren können. Der Satzaufbau des Exports kann nicht geändert werden. Hinweis Diese Ausprägung sollte dann gewählt werden, wenn die Dienstreisenerfassung und die NTCS Lohnverrechnung nicht auf derselben NTCS Datenbank erfolgen oder falls die Lohnverrechnung noch mit BMD 5.5 durchgeführt wird. Beispiel: Der Klient nutzt auf einer eigenen NTCS Datenbank die Dienstreiseverwaltung. In dieser Umgebung erfolgt die Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder. Die Abrechnung der Lohnverrechnung führt der Steuerberater auf einer anderen Datenbank durch. Der Klient erstellt mit dieser Parametereinstellung eine Exportdatei, die der Steuerberater über das Programm Abrechnungen importieren in seiner Umgebung einspielen kann.   4 - Importpuffer NTCS LOHN: Die zu übernehmenden Reisen werden automatisch über den Importpuffer in die Bruttoerfassung des NTCS Lohns übergeleitet.
Exportverzeichnis	Wählen Sie das Exportverzeichnis, in das die Datei für den Import in BMD 5.5 abgelegt werden soll. Dies ist nötig, wenn unter Parameter Überleitung die Ausprägungen 1 - "BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV580)"  oder 3 - "BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV068)" ausgewählt wurden.
Erstellart für Exportdatei	Grundsätzlich ist es so, dass eine Exportdatei pro Monat erzeugt wird (z. B. 6000_07.CSV, 6000_08.CSV, 6000_09.CSV ...). Wird der Überleitungsvorgang mehrmals pro Monat gestartet, kann über diesen Parameter die Erstellart festgelegt werden.   Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:   0 - Überschreiben:  Die Ausprägung "Überschreiben" bedeutet, dass der Inhalt einer bestehenden Datei durch einen weiteren Überleitungsvorgang im selben Monat mit den neuen Werten überschrieben wird.   1 - Hinzufügen: Wählt man die Ausprägung "Hinzufügen", wird im Fall einer mehrmaligen Übernahme die Datei um die neuen Werte erweitert. Das heißt, bestehende Inhalte bleiben erhalten und werden nicht überschrieben.   2 - Sichern + Überschreiben: Wie Ausprägung "0 - Überschreiben", nur wird hier zusätzlich eine Sicherung der ursprünglichen Datei erstellt.
Inland (Taggeld frei)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Inland (Taggeld pflichtig)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Inland (Nächtigungsgeld frei)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Inland (Nächtigungsgeld pflichtig)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Ausland (Taggeld frei)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Ausland (Taggeld pflichtig)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Ausland (Nächtigungsgeld frei)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.
Ausland (Nächtigungsgeld pflichtig)	Hinterlegen Sie hier jene Lohnarten, die für die Abrechnung der Tag- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen in der Bruttoerfassung produziert werden sollen.

8.5. Überleitung in PLE/CRM

Kosten in PLE verbuchen (bei Genehmigung)	Sollen die anfallenden Kosten einer Reise (Tag-/Nächtigungsgelder, Spesen, KM-Gelder) in die Projektleistungserfassung (früher zentrale Leistungserfassung, kurz ZLE) übergeben werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. Sobald der Reisestatus auf "fertig" bzw. "genehmigt" (bei aktiviertem Genehmigungsverfahren) gesetzt wird, werden die Lohnarten als Leistungen in die PLE (früher ZLE) importiert. Bei Verwendung der Ausprägung "2 - Ja, mit Nettobeträge" wird die Steuer abhängig von der Lohnarteneinstellung herausgerechnet. Beispiel: Die Lohnart ist so eingestellt, dass sie 10 % Vorsteuer enthält. Werden für die Diäten € 24,20 ermittelt, so wird der Nettobetrag in Höhe von € 22,00 übergeleitet (24,20 / (100+10) * 100). 0 - Nein 1 - Ja, mit Bruttobeträge 2 - Ja, mit Nettobeträge
Automatische Terminanlage	Hier kann eingestellt werden, ob bei Genehmigung eines Reiseantrages automatisch ein Termin im Terminkalender des Dienstnehmers angelegt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Genehmigung eines Reiseantrages
Terminkennzeichen	Hinterlegen Sie das gewünschte Terminkennzeichen, mit dem bei Verwendung der Funktion "In Terminkalender eintragen" im Programm Dienstreise erfassen bei einer Dienstreise ein Eintrag im Terminkalender des Dienstnehmers erfolgen soll.
Dokumentenzuordnung in PLE überleiten	Sollen der Dienstreise zugeordnete Dokumente in die PLE übergeleitet werden? 0 - Nein 1 - Ja
Text der Spesen für PLE-Überleitung	In diesem Parameter kann der Text der Spesen, welcher für die PLE-Überleitung verwendet werden soll, festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Reisekosten: [Spesenbez.]: [Spesentext] - [Reisezweck] 2 - Reisekosten: Nr. [Reisenr.]: [Reisezweck]

8.6. Parameter und Einstellungen in anderen Paketen

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9. Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Achtung! 

Über die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten regelt man sowohl das Erfassen als auch das Genehmigen von Dienstreisen!

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10. Wartungsarbeiten und Stammdatenpflege

• Dienstnehmer: Achten Sie darauf, dass die Einstellungen im Programm "Dienstnehmer" aktuell sind. Üblicherweise wird eine neue KV-Einstufung notwendig, wenn der Dienstnehmer sein Arbeitsverhältnis von Arbeiter auf Angestellter wechselt, da sonst ein falscher Kollektivvertrag für die Bewertung der Dienstreise herangezogen wird. Ein Karriereschritt oder Wechsel der Abteilung des Mitarbeiters zieht möglicherweise eine Änderung seiner Position und der bei ihm hinterlegten Vorgesetzten (Felder "Geschäftsführung" und "Abteilungsleiter") nach sich. Beides sind Voraussetzungen für den ordnungsgemäßen Ablauf des Genehmigungsverfahrens.
  
  
• Kurse: Falls erforderlich, können Wechselkurse für Fremdwährungen einmalig oder auch regelmäßig importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Import Kurse aus Webservice bzw. Kurse.
  
  
• Diätentabelle im Kollektivvertrag: Selten aber doch kommt es zu Änderungen der Diätentabelle eines Kollektivvertrags. Die Diätentabelle ist auf ein neues Gültig-ab-Datum zu kopieren und danach anzupassen (Funktion Diätentabelle kopieren). Beachten Sie diesbezügliche Änderungen des Kollektivvertrags. Ab 2025 gelten höhere steuerfreie Werte, sofern die arbeitsrechtlichen Werte höher sind als die bisherigen steuerfreien Werte. Die steuerfreien Werte dürfen in der Diätentabelle nicht höher sein als die arbeitsrechtlichen Werte.
  
  
• Sonderregelungen im Kollektivvertrag: Ebenso selten aber möglich ist es, dass neue Sonderregelungen in einen Kollektivvertrag aufgenommen oder bestehende (geändert im Zuge einer KV-Änderung) anzupassen sind. Beachten Sie diesbezügliche Änderungen des Kollektivvertrags.
  
  
• Lohnarten: Vereinzelt müssen individuelle Lohnarten beispielsweise für Barauslagen mit einem neuen Prozentsatz angelegt werden. Vergessen Sie nicht, die Lohnartengruppen-Zuordnung bei neu angelegten Lohnarten. Im Laufe der Zeit wurden auch Auslandstätigkeiten durch neue Gesetzlichkeiten eingeführt, die es vorher noch nicht gegeben hat. Daraufhin sind gegebenenfalls Lohnarten anzulegen und Parametereinstellungen vorzunehmen. Beachten Sie gesetzliche Änderungen insbesondere zum Jahreswechsel und erkundigen Sie sich über Steuersätze Ihrer üblichen Länder für Dienstreisen. Erfolgt die Abrechnung der Lohnverrechnung nicht mit dieser Datenbank bzw. sogar mit einem anderen Lohnverrechnungsprogramm, dann müssen sämtliche Änderungen an für Dienstreise relevanten Lohnarten in beiden Systemen gleichermaßen vorgenommen werden.
  
  
• Auf einen bestimmten Zeitraum befristete Übergangsregelungen: In den letzten Jahren kam es bereits mehrmals zu unterjährigen gesetzlichen und befristeten Übergangsregelungen, wodurch neue Lohnarten angelegt und Parameter eingestellt werden mussten. Derartige unterjährige gesetzliche Änderungen werden in Fachliteratur und Medien meist breit kommuniziert. BMD sendet in solchen Fällen eine Kundeninformation aus, worin sämtliche Details erklärt werden. (Anmeldung Kontakt-Newsletter)
  
  
• Regionen: Der Brexit im Jahr 2020 oder der EU-Beitritt weiterer Länder ist nur ein Beispiel, bei dem es zu Änderungen in Bezug auf Regionen kommen kann. Auch die Höhe ausländischer Reisekostensätze oder Regionen in einem Land kann sich ändern. Wir empfehlen die Einrichtung eines automatischen WebUpdates und die regelmäßige Kontrolle der für Sie relevanten ausländischen Reisekostensätze in Fachliteratur sowie die Lektüre unserer Kundeninformation.

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Siehe auch: Reisekostenabrechnung - Genehmigungsverfahren  Reisekostenabrechnung - Anwendung BMD Com: Lohn - Inbetriebnahme BMD Com: Lohn - Funktionen  Erfassung von Spesen zu Dienstreisen

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