UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
 
A_TREE1.bmp Lohnverrechnung → Dienstreisen → Spesen verteilen
 
Über das Programm "Spesen verteilen" können erfasste Sammelspesenarten bequem auf die jeweiligen Spesenarten aufgeteilt und somit korrekt in die Bruttoerfassung übergeben werden. Es besteht auch die Möglichkeit, beispielsweise Rechnungen, die mit der Dienstreise oder den Spesen archiviert worden sind, mittels Dokumentenvorschau anzusehen.

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Einstiegsfelder

Im Einstiegsbereich können die Firma, der Dienstnehmer und das Datum, ab dem die Sammelspesen angezeigt werden sollen, ausgewählt werden.
Bleibt das Feld "Mitarbeiter" beispielsweise leer, werden die Sammelspesen aller Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum angezeigt. 
 

Sammelspesen 

Im oberen Bereich des Fensters werden alle Spesen aufgelistet, die von den Dienstnehmern in der Dienstreiseerfassung über eine Sammelspesenart erfasst worden sind.

Über das Auswahlmenü kann man entscheiden, ob nur die noch nicht aufgeteilten Spesen, die bereits aufgeteilten oder alle Spesen angezeigt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
  • Noch nicht aufgeteilte Spesen
  • Bereits aufgeteilt
  • Alle
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Aufgeteilte Spesen

Nach dem Ausführen der Funktion "Spesen aufteilen" sind im unterem Bereich des Fensters die aufgeteilten Sammelspesen ersichtlich.

Diese können, wie erwähnt mit der Funktion "Spesen aufteilen" auf die einzelnen Spesenarten verteilt werden.
Mit der Funktionstaste F5 (Neu) ist die Verteilung der Sammelspesen händisch möglich. Weiters steht die Funktionstaste F6 (Bearbeiten) zur Verfügung, um beispielsweise fehlerhafte Eingaben zu korrigieren.

Beispiel 
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Der Dienstnehmer 3 hatte eine Dienstreise von 15.01.2025 bis 20.01.2025.
Der Dienstnehmer hat das Hotel selbst bezahlt und reicht somit bei der Erfassung der Dienstreise die Belege ein.
Der Dienstnehmer erfasste unter der Spesenart "1 - Hotel: Sammelspesen" einen Betrag in Höhe von € 850,00.

Diese wurden aufgeteilt in die Spesenart "2 - Hotel: 10%" mit € 450,00 und Spesenart "3 - Hotel 20%" mit € 400,00.

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Wird seitens Dienstnehmer nachträglich gemeldet, dass ein weiteren Beleg zu den Sammelspesen-Hotel hinzuzufügt werden muss, dann ist eine Korrektur der Spesen erforderlich.

In so einem Fall ist wie folgt vorzugehen:

Bearbeitung der Sammelspesen

Unter LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen → Funktionen → Spesen ist für den jeweiligen Dienstnehmer bzw. die jeweilige Dienstreise eine Korrektur möglich.

In diesem Fenster ist es relevant, die bisherigen Datensätze von aufgeteilten Spesen zuerst zu löschen, um dann die Sammelspesen bearbeiten zu können. Davor ist die Bearbeitung der Sammelspesen nicht möglich!

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Nachdem die bereits verteilten Spesen (in diesem Fall die Spesenart 2 und 3) gelöscht worden sind, ist das Aktualisieren des Fensters nötig, damit die Bearbeitung der Sammelspesen möglich ist.

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Die Sammelspesen können beispielsweise von € 850,00 auf € 1.000,00 geändert werden. In weiterer Folge können die Spesen, wie in diesem Dokument beschrieben, erneut verteilt werden.

Hinweis 
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Wurde zuvor keine Spesenverteilung vorgenommen, können die Sammelspesen direkt bearbeitet werden.

Dokumente

Im rechten Bereich Dokumente stehen das Archiv und eine Dokumentenvorschau zur Verfügung.
In diesem Fenster gibt es die Möglichkeit, die bereits unter den Spesen (oder der Dienstreise) archivierten Dokumente anzusehen, zu bearbeiten oder auch neue Dokumente zuzuordnen.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_Umbuchung.bmp Spesen aufteilen
Diese Funktion öffnet ein Fenster, in dem man die Spesenverteilung durchführen kann.

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Spesen aufteilen

Funktionen 
A_Document_Show.bmp Dokument ansehen Hier ist das Ansehen eines Dokuments auf den (Sammel-)Spesen möglich.
A_Document_Edit.bmp Dokument bearbeiten Hier ist das Bearbeiten eines Dokuments auf den (Sammel-)Spesen möglich.
A_Preview.bmp Dokumente in Vorschau anzeigen Damit lässt sich ein Dokument zur Anzeige in der Vorschau generieren.
A_Assign_Document.bmp Dokumente zuordnen Hiermit werden archivierte Dokumente zu (Sammel-)Spesen zugeordnet.
A_Dokumentenueb.bmp Zu Dokument in DMS Mit dieser Funktion wird man zum archivierten Dokument weitergeleitet.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Dokument versenden Bietet die Möglichkeit, Dokumente beispielsweise per E-Mail zu versenden.
A_EMPTY.bmp Neues Dokument Diese Funktion bewirkt die Neuanlage eines Dokuments.

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