BMD Com: LOHN – Inbetriebnahme
Allgemeines
In der folgenden Dokumentation geht es um die Inbetriebnahme der Internetplattform BMD Com im Bereich der Lohnverrechnung. Die notwendige Einstellung und Parametrierung wird hier für die NTCS Lohnverrechnung im Detail erklärt. Diese Dokumentation richtet sich im Besonderen an Administratorinnen und Administratoren, EDV-Betreuer/innen sowie Keyuser/innen und Lohnverrechner/innen bei der Einrichtung und Wartung der BMD Com mit dem Paket LOHN. Diese Dokumentation enthält die Beschreibung relevanter Parameter aus Lohnsicht, technisches Hintergrundwissen und Möglichkeiten der Automatisierung.
Die Lohnfunktionen der BMD Com sind im Dokument BMD Com: LOHN - Funktionen detailliert für Benutzer/innen der BMD Com im Paket LOHN beschrieben.
Generelle Einstellungen, die aus Sicht des BMD Com/Web-Anbieters getroffen werden müssen, finden Sie unter der Dokumentation Einstellungen für den BMD Com/Web-Anbieter. Informationen zu allgemeinen Themen rund um die BMD Com bietet zudem die Dokumentation BMD Com: Allgemeine Einstellungen.
Voraussetzungen für die Verwendung der BMD COM
Zur Ausführung der Webanwendungen sollten unbedingt die Browser Google Chrome oder Microsoft Edge verwendet werden! Andere Browser werden nicht getestet und es kann zu Darstellungsproblemen kommen.
Nähere Details zu den Voraussetzungen für BMD Webapplikationen finden Sie auf unserer Homepage.
Kundeneinstellungen
Da es sich bei der BMD Com um eine Klientenplattform handelt, also um eine Plattform, bei der die Kundinnen und Kunden des Steuerberaters im Mittelpunkt stehen, sind die Einstellungen im Kundenstamm von besonderer Bedeutung.
Ein BMD Com-Benutzer wird nicht unter der Firmennummer, sondern unter der Kundennummer angelegt. Ein Kunde hat im Feld Entspricht Firma die Firmennummer hinterlegt, bei der der Mitarbeiter des Kunden abgerechnet wird.
Beispiel
 | Der Steuerberater Huber & Maier hat den Kunden "Gärtnerei Flora", für den die Lohnverrechnung durchgeführt wird. Bei der Gärtnerei sind 10 Mitarbeiter/innen beschäftigt, die jeweils auf das Lohnportal zugreifen können sollen. Außerdem muss die Chefin der Gärtnerei Vorerfassungen über die BMD Com tätigen können. Die BMD Com-Benutzer für die 10 Mitarbeiter/innen und die Chefin werden nicht unter der Nummer der Lohnfirma angelegt, sondern unter der Kundennummer der "Gärtnerei Flora", die die Gärtnerei beim Steuerberater hat. Die Kundennummer, der Benutzername und das Passwort werden für die Anmeldung in der BMD Com benötigt.  |
Hinweis
 | Achten Sie bei neuen Kunden darauf, dass aus dem Kunden die Firma bzw. die Lohnfirma angelegt wird. Verwenden Sie dafür im Programm CRM → Stammdaten → Personen → Kunden im Menü "Funktionen" → Sonderfunktionen → Firma erstellen. Dabei wird das Feld Entspricht Firma automatisch korrekt befüllt. |
Firmeneinstellungen
In der dem Kunden zugeordneten Firma müssen diverse Felder befüllt sein, damit die Erstellung der BMD Com-Benutzer automatisch erfolgt.
- Datenbestand Lohn
- Aktuelles Lohnjahr
- Lohnklientennummer
- BMD Com-User anlegen: Ist nur bei automatischer Anlage der BMD Com-User im Zuge der Mitarbeiteranlage oder bei der erstmaligen Erstellung aller BMD Com-Benutzer für eine Firma relevant (siehe 3.2. Automatische Erstellung von BMD Com-Benutzern bei Mitarbeiteranlage).
Die Felder "Datenbestand Lohn", "Aktuelles Lohnjahr" und "Lohnklientennummer" werden bei der Anlage einer Lohnfirma automatisch vom Programm befüllt.
URL
Die Hinterlegung einer URL (Uniform Resource Locator) ist für die Verwendung der Webapplikation Voraussetzung.
Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein sollten folgende Felder befüllt werden:
Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein sollten folgende Felder befüllt werden:
Die URL zur BMD Com-Oberfläche für den externen Zugriff durch die BMD Com-Benutzer. Diese URL wird in E-Mails mit versendeten Benutzerdaten als Link hinzugefügt. Es muss die vollständige URL eingegeben werden (z. B. https://webserver/bmdcom2/bmdcom2.dll). | |
Hinterlegen Sie jene URL, auf die der Benutzer nach dem Abmelden aus BMD Com weitergeleitet werden soll (z. B. Ihre Kanzlei-Homepage). Wenn der Parameter leer ist, wird auf die Standardabmeldeseite umgeleitet. Es muss die vollständige URL eingegeben werden (z. B. http://www.kanzlei.at, https://www.kanzlei.at). |
BMD Com-Benutzer
In diesem Kapitel sind einige Besonderheiten aus Lohnsicht bei der Verwaltung der BMD Com-Benutzer dokumentiert. Allgemeine Informationen zu diesem Programm finden Sie in der dazugehörigen Fensterhilfe BMD Com-Benutzer oder im Kapitel BMD Com-Benutzerverwaltung in der Dokumentation BMD Com: Allgemeine Einstellungen.
BMD Com-Benutzer anlegen
Gerade bei der Implementierung der BMD Com bzw. des Lohnportals müssen BMD Com-Benutzer für bereits bestehende Dienstnehmer angelegt werden.
Für diesen Zweck gibt es im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Extras → die Funktion "BMD Com-User erstellen".
Achtung!
 | Für diese Funktion muss im Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen oder unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen das Feld BMD Com-User anlegen auf "Ja" stehen, ansonsten können keine BMD Com-User angelegt werden. Weist dieses Feld die falsche Ausprägung auf, erhalten Sie eine entsprechende Meldung: "Es wurde kein BMD Com-User erstellt."  Zusätzlich beinhaltet die Meldung eine Verlinkung auf dieses Hilfedokument. |
Bei Funktionsaufruf erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
"Wollen Sie für die in der Liste enthaltenen Mitarbeiter einen BMD Com-User erstellen?"
Hinweis
| Sollen nur für bestimmte Mitarbeiter BMD Com-Benutzer angelegt werden, dann ist vor der Ausführung der Funktion eine Filterung auf die gewünschten Dienstnehmer (im Paket LOHN) oder die Mitarbeiter (im Paket CRM) vorzunehmen. Die Funktion "BMD Com-User erstellen" führt im Paket LOHN sowie CRM zum identischen Ergebnis. |
Auch bei mehrmaliger Ausführung der Funktion werden bereits bestehende BMD Com-Benutzer NICHT überschrieben bzw. neu angelegt.
Anschließend finden Sie die erstellten Benutzer unter TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer:
Lediglich für jene Dienstnehmer, für die noch kein BMD Com-Benutzer existiert, werden die Felder "User-ID" und Feld "BMD Com-Benutzer" automatisch befüllt. Das Feld "BMD Com-Benutzer" kann nicht manuell bearbeitet werden und spiegelt das Feld "User-ID".
Anschließend finden Sie die erstellten Benutzer unter TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer:
Um in die Lohn-Basiseinstellungen einsteigen zu können, muss jeder BMD Com-Benutzer zusätzlich einen Benutzer in der Liste der Lohn-Basiseinstellungen am Vollclient angelegt haben.
LOHN → Weitere Funktionen → Liste der Lohn- Basiseinstellungen
Jeder BMD Com-Benutzer, der das Lohnportal oder die Reisekostenfunktionen in der BMD Com nutzen können soll, muss auch die dafür benötigten Berechtigungen besitzen.
Die Zuordnung kann direkt im Programmpunkt "BMD Com-Benutzer" erfolgen. Es gibt verschiedene Standardberechtigungsgruppen, die für die User zur Anwendung kommen können.
Für Dienstnehmer, die die Dienstreise erfassen sollen, steht die Berechtigungsgruppe "*L_RKERF_U - Erfassen von Dienstreisen und Reisespesen" zur Verfügung.
Soll der Dienstnehmer auch Dienstreisen genehmigen und freigeben dürfen, kann die Berechtigungsgruppe "*L_RKGEN_S - Genehmigen von Dienstreisen und Reisespesen" herangezogen werden.
Hinweis
| Hier handelt es sich um Standardgruppen, die nicht verändert werden können. Sollten mehr Berechtigungen benötigt werden, sind weitere Gruppen manuell anzulegen. Dabei muss auf die korrekte Anlage geachtet werden – mehr dazu im Kapitel 4. Berechtigungen. |
Automatische Erstellung von BMD Com-Benutzern bei Mitarbeiteranlage
Damit bei einer Neuanlage unter CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter automatisch ein dazugehöriger BMD Com-Benutzer angelegt wird, muss zuvor im Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen das Feld BMD Com-User anlegen auf "Ja" gesetzt werden.
Das Feld wird pro Firma gesetzt. Insofern kann ein Steuerberater die BMD Com-Funktionen als zusätzlichen optionalen Service anbieten.
Hinweis
| Das Feld ist auch in der jeweiligen Lohnfirma zu finden unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Allgemein/CRM" → Feld "BMD Com-User anlegen". |
Beim Speichern eines neuen Dienstnehmers wird automatisch das Feld "BMD Com-Benutzer" mit der entsprechenden Nummer befüllt.
Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → "E-Mail-Versand bei Benutzer-Neuanlage" kann definiert werden, ob bei einer Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch eine E-Mail mit dessen Zugangsdaten für BMD Com (Benutzernummer und Passwort) an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden soll oder nicht.
Zu beachten sind insbesondere folgende Parameter:
Soll bei Neuanlage eines BMD Com-Benutzers nach dem Speichern automatisch eine E-Mail mit den Anmeldedaten an diesen versendet werden? Siehe auch Abschnitt Neuen BMD Com-Benutzer erfassen in der Dokumentation BMD Com |
Die BMD Com-Zugangsdaten werden von der im Parameter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard E-Mail hinterlegten Absenderadresse versendet.
Kann keine Absenderadresse ermittelt werden, so wird automatisch diese Adresse eingetragen. Die Eingabe der Adresse ist in folgenden Formaten möglich: 2. "John Doe" John.Doe@bmd.at Wenn der Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → "Standard E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" auf "Ja" gestellt ist, wird die am jeweiligen Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch benutzerbezogen in diesen Parameter übergeben. Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter zusätzlich mit einer User-ID verknüpft sein. |
Benutzerdaten per E-Mail versenden
Benutzerdaten werden bei der Neuanlage automatisch (je nach Parametereinstellung) an die hinterlegte E-Mail-Adresse aus dem Dienstnehmerstamm versendet:
Die E-Mail-Vorlage, wie beispielsweise im oberen Screenshot ersichtlich, kann im Programm TOOLS → Administration → Berechtigung → BMD Com-Benutzer → Funktionen → Vorlage für E-Mails bearbeiten angelegt/bearbeitet werden.
Die E-Mail-Vorlage, wie beispielsweise im oberen Screenshot ersichtlich, kann im Programm TOOLS → Administration → Berechtigung → BMD Com-Benutzer → Funktionen → Vorlage für E-Mails bearbeiten angelegt/bearbeitet werden.
Hinweis
| Ebenso funktioniert die Bearbeitung direkt in den TOOLS Parametern unter TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein → E-Mail-Vorlage "Zugangsdaten". |
In dieser E-Mail-Vorlage können Datenbankfelder (unten gelb markiert) eingefügt werden. Diese Datenfelder liefern pro BMD Com-Benutzer verschiedene Daten, z. B. den jeweiligen Benutzernamen oder das Passwort.
Diese Felder können individuell gestaltet werden. Dafür ist bei Bedarf die Standardvorlage zu kopieren und in weiterer Folge zu bearbeiten.
Achtung!
| BMD Standards können nicht bearbeitet werden. Mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Vorlage kann diese kopiert und anschließend bearbeitet werden. |
Mit der Funktion "Vorlage bearbeiten" können an bereits kopierten BMD Standards oder manuell erstellten Vorlagen die gewünschten Veränderungen vorgenommen werden.
In der Vorlage kann mit der Funktion "Feld einstellen" am Reiter "Einfügen" aus den zur Verfügung stehenden Datenbankfeldern gewählt werden.
Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt. Standardmäßig kann hier aus einer selektierten Auswahl an Feldern die Vorlage bearbeitet bzw. ergänzt werden.
Hinweis
| Eine E-Mail-Vorlage kann nicht nur z. B. beim erstmaligen Versand von Zugangsdaten verwendet werden, sondern auch dann, wenn ein Mitarbeiter das Passwort vergessen hat. |
Bei Verwendung einer individuellen E-Mail-Vorlage sind folgende Parametereinstellungen unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein zu beachten:
Damit für den E-Mail-Versand im Zusammenhang mit BMD Com auf die HTML-Vorlagen zugegriffen wird, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. | |
Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die Zugangsdaten-Information an den Mandanten erstellt haben. | |
Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die Funktion "Passwort vergessen" an den Mandanten senden wollen. | |
Soll die Zugangsdaten-E-Mail im Hintergrund versendet oder noch an der Oberfläche geöffnet werden? |
Wird keine individuelle E-Mail-Vorlage angelegt, wird die BMD E-Mail-Standardvorlage herangezogen:
Hinweis
| Bei Neuanlage eines Mitarbeiters/Dienstnehmers müssen die E-Mail-Adresse und alle Datenfelder, auf die in der Vorlage zugegriffen wird, erfasst werden, sonst kann kein automatischer E-Mail-Versand erfolgen. |
Passwort ändern
Beim erstmaligen Einstieg des Mitarbeiters in die BMD Com kommt man um die Passwortänderung nicht herum. Der Mitarbeiter muss ein neues persönliches Passwort vergeben. Das Passwort kann im Anschluss jederzeit in der BMD Com-Oberfläche unter dem "Einstellungszahnrad" abgeändert werden, sofern die Berechtigung dafür vergeben worden ist.
Soll jeder BMD Com-Benutzer das Passwort für seinen BMD Com-Login jederzeit ändern können, dann sollte folgende Berechtigung in die Berechtigungsgruppe, die im Parameter "Standardgruppe für neue BMD Com-Benutzer" hinterlegt ist, aufgenommen werden.
TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen → BMD Com → TOOLS → Passwort ändern
Berechtigungsbaum → Funktionsnummer: 33970 (MCS_FRMCHANGECOMUSERPWDLG_CREATE)
Berechtigungsbaum → Funktionsnummer: 33970 (MCS_FRMCHANGECOMUSERPWDLG_CREATE)
Passwort zurücksetzen
Im Programm TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer kann man das hinterlegte Passwort zurücksetzen oder den Link mit den Zugangsdaten erneut versenden. Unter dem Menü "Funktionen" stehen folgende zwei Funktionen zur Verfügung:
- Passwort zurücksetzen
- E-Mail mit Link zur Passwortänderung verschicken
Das Passwort eines BMD Com-Benutzers ist über keine Funktion abrufbar. Hat der BMD Com-Benutzer sein Passwort vergessen, dann muss es zurückgesetzt werden, sodass er es beim nächsten Einstieg in die BMD Com erneut ändern kann, oder eine E-Mail mit dem Link zur Passwortänderung wird verschickt.
Austritt eines Dienstnehmers
Tritt ein Dienstnehmer und Lohnportalbenutzer aus, so soll dieser nur mehr für einen gewissen Zeitraum für den Einstieg in die BMD Com berechtigt sein. Weiters soll auch die Lizenz für neue BMD Com-Benutzer zur Verfügung stehen. Beides sind typische Arbeitsschritte beim Offboarding eines Dienstnehmers.
Im Dienstnehmerstamm muss im Feld "User-ID" die "BMD Com-User-ID" hinterlegt sein. Somit wird bei der Verwendung der Funktion Austritt automatisch bei diesem Com-User das Feld "Gültig bis" in der BMD Com-Benutzerverwaltung befüllt. Das "Gültig bis"-Datum errechnet sich aus dem Austrittsdatum und den in einem Parameter hinterlegten "Verzögerungstagen nach Austritt".
Im Dienstnehmerstamm muss im Feld "User-ID" die "BMD Com-User-ID" hinterlegt sein. Somit wird bei der Verwendung der Funktion Austritt automatisch bei diesem Com-User das Feld "Gültig bis" in der BMD Com-Benutzerverwaltung befüllt. Das "Gültig bis"-Datum errechnet sich aus dem Austrittsdatum und den in einem Parameter hinterlegten "Verzögerungstagen nach Austritt".
Die sogenannten "Verzögerungstage" werden im Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein definiert.
In diesem Parameter können Sie eine Anzahl an Verzögerungstagen hinterlegen, an denen der Mitarbeiter nach Erreichen des Austrittsdatums trotzdem noch aktiv sein soll. Dieser Parameter wird vor allem im Zusammenhang mit der Stapelfunktion "MCS_MDMITARBEITERMGR_UPDATEAKTIV" (Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren) verwendet. Wenn bei einem Mitarbeiter ein in der Zukunft liegendes Austrittsdatum eingegeben wird, kann der Mitarbeiter über diese Stapelfunktion zum entsprechenden Datum automatisch auf inaktiv gestellt werden. Nach Erreichen des Austrittsdatums und nach Ablauf der hier hinterlegten Verzögerungstage wird der Mitarbeiter auf inaktiv gestellt. Ist dieser Parameter leer, entspricht das dem Wert 0 und es werden keine Verzögerungstage mit einberechnet. Details zum Austritt von Mitarbeitern lesen Sie in der Hilfe zum Feld Austrittsdatum. |
In diesem Parameter können Sie eine Anzahl an Verzögerungstagen hinterlegen, an denen der Mitarbeiter nach Erreichen des Austrittsdatums trotzdem noch aktiv sein soll. Nach Erreichen des Austrittsdatums und nach Ablauf der hier hinterlegten Verzögerungstage wird der Mitarbeiter auf inaktiv gestellt. Ist dieser Parameter leer, entspricht das dem Wert 0 und es werden keine Verzögerungstage einberechnet.
Wichtig: Dieser Parameter ist im CRM und muss daher mit der Mitarbeiterfirma gelesen werden und nicht mit der Dienstverhältnisfirma. Dies ist insbesondere bei Konzernlösungen mit einer Firmengruppe zu beachten.
Sind die Verzögerungstage 0, werden wie oben bereits beschrieben keine Verzögerungstage miteinberechnet. Ist das Feld "Gültig bis" bereits manuell befüllt worden, dann wird dieses nicht überschrieben. Wird ein Austritt im Nachhinein wieder gelöscht, dann wird das Feld "Gültig bis" trotzdem nicht mehr geändert.
Damit die Lohnportal-Lizenz für neue BMD Com-Benutzer wieder zur Verfügung steht,
Wichtig: Dieser Parameter ist im CRM und muss daher mit der Mitarbeiterfirma gelesen werden und nicht mit der Dienstverhältnisfirma. Dies ist insbesondere bei Konzernlösungen mit einer Firmengruppe zu beachten.
Sind die Verzögerungstage 0, werden wie oben bereits beschrieben keine Verzögerungstage miteinberechnet. Ist das Feld "Gültig bis" bereits manuell befüllt worden, dann wird dieses nicht überschrieben. Wird ein Austritt im Nachhinein wieder gelöscht, dann wird das Feld "Gültig bis" trotzdem nicht mehr geändert.
Damit die Lohnportal-Lizenz für neue BMD Com-Benutzer wieder zur Verfügung steht,
- muss entweder der BMD Com-Benutzer aus den Benutzergruppen entfernt
- oder der BMD Com-Benutzer gesperrt werden.
Beides sind manuelle Arbeitsschritte, wovon nur einer durchgeführt werden muss, um die Lizenz wieder freizugeben. In einem Mitarbeiteraustritt (CRM Workflow) kann definiert werden, dass der Systemadministrator eine Aufgabe oder E-Mail erhält, die an diese Arbeitsschritte erinnern.
Aus Benutzergruppen entfernen: Im Programm TOOLS → Administration → Berechtigungen → BMD Com-Benutzer wird der konkrete BMD Com-Benutzer bearbeitet. Die Lizenz gilt für den BMD Com-Benutzer als belegt, falls die jeweilige Benutzergruppe angehakt ist.
Aus Benutzergruppen entfernen: Im Programm TOOLS → Administration → Berechtigungen → BMD Com-Benutzer wird der konkrete BMD Com-Benutzer bearbeitet. Die Lizenz gilt für den BMD Com-Benutzer als belegt, falls die jeweilige Benutzergruppe angehakt ist.
BMD Com-Benutzer sperren: Im Programm TOOLS → Administration → Berechtigungen → BMD Com-Benutzer wird die Funktion "Login sperren" verwendet. Ein versehentlich gesperrter Login kann auch wieder entsperrt werden.
Ist die Gültigkeit des BMD Com-Benutzers abgelaufen (Feld "Gültig bis"), so erhält der jeweilige Dienstnehmer beim Einstieg in die BMD Com folgende Meldung und der Einstieg in die BMD Com wird abgeblockt.
"localhost:8081 enthält
Das System konnte Sie nicht anmelden! Die Gültigkeit dieses BMD Com-Accounts ist abgelaufen!"
BMD Com-Benutzer löschen
Durch die automatische Erzeugung von BMD Com-Benutzern via Neuanlage von Dienstnehmern oder durch die Erstellung der BMD Com-Benutzer über die Funktion im Programm "Dienstnehmer", wird der BMD Com-Benutzer mit dem CRM Mitarbeiter verknüpft (Feld "BMD Com-Benutzer").
Beim Löschen des BMD Com-Benutzers wird die Verknüpfung zum Mitarbeiter aufgehoben.
Berechtigung
Allgemeines zu Berechtigungen in Bezug auf die BMD Com im Paket LOHN
Damit die BMD Com-Benutzer auch die diversen Programme in der BMD Com nutzen können, müssen die entsprechenden Berechtigungen für die jeweiligen Programmpunkte vergeben werden. Es sind mehrere Berechtigungsgruppen zu definieren, sofern nicht alle BMD Com-Benutzer dieselben Berechtigungen aufweisen sollen.
Beispiel
| Varianten von Berechtigungsgruppen:
|
Sie sehen anhand des obigen Beispiels, dass abhängig vom Anwendungsfall einige Berechtigungsgruppen notwendig sind, die dem jeweiligen BMD Com-Benutzer zugeordnet werden. Die Definition bzw. Unterteilung der einzelnen Berechtigungsgruppen sollte sehr sorgfältig vorgenommen werden. Einem BMD Com-Benutzer können mehrere Berechtigungsgruppen zugeordnet werden, die additiv vom System interpretiert werden.
Wird ein BMD Com-Benutzer automatisch angelegt, kann im Vorfeld über die TOOLS Parameter entschieden werden, welche Berechtigungsgruppe diese User haben sollen. Damit kann man eine gute Basis für eine Automatisierung schaffen.
Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein → Standardgruppe für neue BMD Com-Benutzer muss die gewünschte Berechtigungsgruppe hinterlegt werden.
Geben Sie hier die Gruppe an, welcher neue BMD Com-Benutzer automatisch zugeordnet werden sollen. Hinweis
Hinweis
|
BMD Standardberechtigungsgruppen
Bei Verwendung der BMD Standardberechtigungsgruppen wird für die meisten BMD Com-Benutzer, die Zugriff auf das Lohnportal haben und ihre Dienstreisen erfassen können sollen, die BMD Standardgruppe *0_COM_U verwendet.
In der NTCS gibt es Standardberechtigungsgruppen, die auch für die User in der BMD Com verwendet werden können. Dabei ist anzumerken, dass Standardgruppen nicht verändert werden können. Sollten Berechtigungen fehlen, müssen weitere Gruppen manuell angelegt werden.
*L_RKERF_U – Diese Standardberechtigungsgruppe kann für User herangezogen werden, die nur Dienstreisen erfassen.
*L_RKGEN_S – Wenn ein Mitarbeiter Dienstreisen auch genehmigen darf, dann ist dem User diese Berechtigungsgruppe zuzuordnen.
*L_RKERF_U – Diese Standardberechtigungsgruppe kann für User herangezogen werden, die nur Dienstreisen erfassen.
*L_RKGEN_S – Wenn ein Mitarbeiter Dienstreisen auch genehmigen darf, dann ist dem User diese Berechtigungsgruppe zuzuordnen.
Werden einem Mitarbeiter beide Gruppen zugewiesen, kann eine Dienstreisen sowohl erfasst, als auch genehmigt bzw. freigegeben werden.
Hinweis
| Das Standardberechtigungssystem ist an eine Lizenz gebunden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Standardberechtigungssystem. |
Datenbesitzergruppen/Berechtigungen für Mitarbeiterdaten
Steigt ein User in die BMD Com über den Browser z. B. ins Programm "Dienstreise erfassen" ein, kann hier die Dienstnehmersuche gestartet werden. Der User kann jeden Dienstnehmer aus der Firma auswählen, sofern verabsäumt wird, die Daten anhand von Berechtigungen zu schützen.
Um dies zu vermeiden können "Datenbesitzergruppen für Ansehen" pro Mitarbeiter hinterlegt werden.
Für alle dienstreisebezogenen Programme sowie für das Programm "Lohnkonto ansehen" ist es möglich, dass die Datenbesitzergruppen automatisch im Programm "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" erstellt werden.
Um dies zu vermeiden können "Datenbesitzergruppen für Ansehen" pro Mitarbeiter hinterlegt werden.
Für alle dienstreisebezogenen Programme sowie für das Programm "Lohnkonto ansehen" ist es möglich, dass die Datenbesitzergruppen automatisch im Programm "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" erstellt werden.
Nach Anlage der entsprechenden Berechtigungsstruktur ist es den Dienstnehmern nur mehr möglich, die eigenen Daten einzusehen. Handelt es sich jedoch z. B. um einen Geschäftsführer oder Abteilungsleiter, dann können diese ggf. die Daten aller Dienstnehmer einsehen. Je Anlassfall ist zu prüfen, welche Führungskraft welche Dienstnehmer sehen darf oder nicht.
Die "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" findet man unter TOOLS → Tools → Berechtigungen. Diese Einstellungen werden genauer beschrieben unter Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.
Die "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" findet man unter TOOLS → Tools → Berechtigungen. Diese Einstellungen werden genauer beschrieben unter Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.
Hinweis
| Allgemeine Informationen über Berechtigungen und Datenbesitzergruppen in der BMD Com sind der Dokumentation BMD Com: Allgemeine Einstellungen zu entnehmen. Die Lektüre zu dem Thema Berechtigungen ist ebenso sehr empfehlenswert. |
Parameter für Genehmigung/Genehmigungsworkflow
Sollen gewisse BMD Com-Benutzer Dienstreisen anderer Dienstnehmer genehmigen, dann sind die LOHN Parameter entsprechend zu definieren.
Diese findet man unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreise erfassen → Genehmigen.
Hinweis
| Das Spezialthema Reisekostenabrechnung wird im gleichnamigen Dokument in der Onlinehilfe behandelt. |
Benutzergruppen
Neben Berechtigungsgruppen sind die einzelnen BMD Com-Benutzer den korrekten Benutzergruppen zuzuordnen.
Die Hinterlegung dieser Benutzergruppen wird im Programm TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer vorgenommen. Dazu gehört der Benutzer bearbeitet und unter dem Punkt "BMD Com-Benutzergruppen" das entsprechende Feld angehakt.
Die Hinterlegung dieser Benutzergruppen wird im Programm TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer vorgenommen. Dazu gehört der Benutzer bearbeitet und unter dem Punkt "BMD Com-Benutzergruppen" das entsprechende Feld angehakt.
- Pro
- Lohnkonten ansehen
- Dienstnehmer vorerfassen
- Lohnarten-Vorerfassung
- Nichtleistungszeiten vorerfassen
- Nichtleistungszeiten Karteiblatt
- Zahlungsplattform
- Informationsabrechnung
- ELDA-Anmeldung
- Abrechnungen ansehen
- Abrechnungsmonitor
- Selfservice-Rechner (Wohnungs- und Kfz-Sachbezug)
- Belegablage Databox
- Lohnportal
- Lohnportal
- Lohnportal
- Reisekosten
- Dienstreise erfassen
- Spesen verteilen
- Dienstreisen genehmigen
- Dienstreise drucken
- Dienstreise ansehen
Achtung!
| Für jedes gesetzte Häkchen unter dem Punkt "BMD Com-Benutzergruppe" wird eine eigene Lizenz benötigt! Diese werden nicht je User berechnet. |
Hinweis
| Gerade für die BMD Com-Lohnfunktionen reicht die alleinige Vergabe der Berechtigungen nicht aus. Der BMD Com-Benutzer muss den korrekten Benutzergruppen zugeordnet sein. |
Beispiel
| Die Lizenz für 100 Lohnportal-Benutzer ist vorhanden. Derzeit hat man 80 aktive Dienstnehmer/innen, die regelmäßig ein Lohnset erhalten und das Lohnportal benutzen sollen und wollen. Für 20 weitere, bereits ausgetreten Dienstnehmer sind BMD Com-Benutzer mit der Benutzergruppe "Lohnportal Benutzer" angelegt. Für einen neuen Dienstnehmer soll ein BMD Com-Benutzer mit der Benutzergruppe "Lohnportal-Benutzer" angelegt werden. Die Lizenz wird dadurch überschritten. |
Hinweis
| Sofern die 20 bereits ausgetretenen BMD Com-Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Lohnportal benötigen, kann die Benutzergruppe auf deren BMD Com-Benutzer entfernt und somit "Platz" (freie Lizenzen) für neue Dienstnehmer geschaffen werden. |
Achten Sie hinsichtlich der Lizenzen darauf, dass den einzelnen BMD Com-Benutzern die korrekte Benutzergruppe zugeordnet ist.
Hinweis
| Weitere Ausführungen zum Thema Benutzergruppen entnehmen Sie der Fensterhilfe BMD Com Benutzer. |
Damit bei automatischer Neuanlage eines BMD Com-Benutzers die korrekten Lizenzen automatisch vergeben werden können, muss im CRM ein Parameter gesetzt werden. Dies erspart die manuelle Zuordnung der Benutzergruppen in der Verwaltung der BMD Com-Benutzer.
Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD Com-Benutzer → BMD Com-Benutzergruppen kann hinterlegt werden, welche Benutzergruppen (wenn ausreichend Lizenzen vorhanden sind) bei Neuanlage automatisch beim BMD Com-Benutzer gesetzt werden.
Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD Com-Benutzer → BMD Com-Benutzergruppen kann hinterlegt werden, welche Benutzergruppen (wenn ausreichend Lizenzen vorhanden sind) bei Neuanlage automatisch beim BMD Com-Benutzer gesetzt werden.
Für den LOHN sind überwiegend folgende Parameter relevant:
Bei automatischer oder manueller Anlage eines neuen BMD Com-Benutzers wird die Einstellung dieses Parameters als Vorschlagswert für die gleichnamige Benutzergruppe herangezogen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja | |
Bei automatischer oder manueller Anlage eines neuen BMD Com-Benutzers wird die Einstellung dieses Parameters als Vorschlagswert für die gleichnamige Benutzergruppe herangezogen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja |
Sind keine Lizenzen mehr vorhanden, dann erfolgt eine Meldung beim Speichern des neuen Dienstnehmers:
- Sollten Sie zusätzliche Lizenzen erwerben wollen, kontaktieren Sie bitte den BMD Verlauf oder Ihren Vor-Ort-Partner.
- Der BMD-Benutzer xxxx konnte nicht (korrekt) angelegt werden:
- Lizenzüberschreitungen (397/10) - BMD Com-Gebühr je Pro-User monatlich
10 Benutzer dürfen maximal angelegt werden!
Lizenzpaket: 237 - BMD Com-Gebühr je Pro-User monatlich
- Lizenzüberschreitungen (527/1) - BMD Com-Gebühr je Lohnportaluser monatlich
1 Benutzer dürfen maximal angelegt werden!
Lizenzpaket: 107 - BMD Com-Gebühr je Lohnportaluser monatlich
Der Dienstnehmer wird angelegt, jedoch nicht der BMD Com-Benutzer. Geben Sie Lizenzen von nicht mehr benötigten BMD Com-Benutzern frei (siehe Kapitel "Austritt") oder wenden Sie sich an den Verkauf (verkauf@bmd.at). Alternativ besteht die Möglichkeit, online Lizenzen zu erwerben unter TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer → Lizenz kaufen.
Hinweis
| Bei Neuanlage eines Dienstnehmers wird auf Basis vordefinierter Einstellungen ein umfangreicher Automatismus gestartet. Aus diesem Grund kann das Speichern etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. |
Hinweis
| Beim Löschen des Dienstnehmers aus der NTCS wird auch gleichzeitig der BMD Com-Benutzer mitgelöscht. |
Feldauswahlen für die BMD Com
Nur vereinzelt kann der BMD Com-Benutzer direkt in der BMD Com die Feldauswahl der angezeigten Felder beeinflussen.
Gerade bei der Arbeit mit Dienstreisen wollen viele Firmen eine individuelle Feldauswahl. Dies ist z. B. notwendig, wenn zusätzliche Daten auf ausgewählten Feldern erfasst werden müssen oder weil mit einer optimierten Reihenfolge die Eingabe der Daten erleichtert wird.
Hat ein Com-Benutzer die Berechtigung, um die Feldauswahl zu bearbeiten, dann kann diese in der BMD Com unter den drei Strichen auf der rechten Seite verändert werden.
Die Feldauswahl ist identisch dargestellt wie in der NTCS. Auf der linken Seite sind alle zur Verfügung stehenden Felder angezeigt und im rechten Bereich jene Felder, welche eingeblendet sind. Hier können nicht nur Felder hinzugefügt werden, sondern es lässt sich auch die Sortierung anpassen.
Über die NTCS kann die Feldauswahl für die diversen Dienstreiseprogramme definiert werden. Dazu ist die Feldauswahl zu öffnen, z. B. unter LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen. Dies ist mit den drei Punkten im rechten oberen Fensterbereich möglich.
Zuerst gehört die Feldauswahl nach Bedarf angepasst und im Anschluss die Funktion "Speichern unter" angewählt. Nun ist zu definieren, für welche Plattformart die Feldauswahl zur Verfügung stehen soll.
Mit der Ausprägung "BMD Com" wird die Feldauswahl für BMD Com gespeichert. Wichtig ist auch, diese Einstellung nicht nur für einen User, sondern entweder "Global" oder für eine bestimmte "Layoutgruppe" zu speichern.
Allgemeine Informationen zur Feldauswahl für die BMD Com lesen Sie in der Dokumentation BMD Com: Allgemeine Einstellungen.
Feldauswahl für die Mitarbeitervorerfassung
Die Feldauswahl für die BMD Com-Funktion "Dienstnehmervorerfassung" wird im Vollclient im Programm LOHN → Abrechnung → Vor Bruttoerfassung → Dienstnehmer vorerfassen → Menü "Extras" → "Feldauswahlen für BMD Com" für jede Funktion (Wiedereintritt, Austritt etc.) individuell festgelegt.
Um die Feldauswahl anpassen zu können, muss mit der Funktion "Ansehen" in den Editbereich der gewählten Funktion eingestiegen werden.
Im Anschluss können Felder mit der rechten Maustaste über die Feldauswahl anhand der Funktion "Bearbeiten" definiert und abgespeichert werden.
Ist keine individuelle Feldauswahl hinterlegt, dann wird die Standardfeldauswahl verwendet.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
DMS-Vorschlagswerte
Bei Verwendung der Dienstreisefunktionen in einer Webapplikation können die Anwender/innen Dokumente wie z. B. die Hotelrechnung oder andere Belege direkt auf der Dienstreise ablegen und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren.
Falls erwünscht, können im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte → Neu (F5) Vorschlagswerte für die Kategorie, den Betreff etc. für die Dokumentenherkunft "LOHN: Dienstreisen erfassen" hinterlegt werden.
Im Feld "Betreff" stehen auch Platzhalter zur Verfügung. Als besonders nützlich hat sich der Platzhalter "Dokumentenname ohne Dateityp" erwiesen.
Wird beispielsweise die Datei xyz.jpg hochgeladen, dann lautet der Betreff des archivierten Dokumentes (Bildes) "xyz".
Hinweis
| Werden Dokumente z. B. im Zuge der Vorerfassung des Dienstnehmers hochgeladen, dann sollten ebenso ein DMS-Vorschlagswert und eine Standardperson im Archiv hinterlegt werden. |
Dokumentenkategorien mit Datenbesitzergruppen schützen
Spätestens wenn das Dokumentenmanagement (DMS) über eine Webapplikation genutzt werden soll, ist es ratsam, alle Dokumentenkategorien durch Datenbesitzergruppen zu schützen. Ist ein Archiv in Verwendung, entscheiden die Berechtigungseinstellungen darüber, ob ein User Zugriff auf abgelegte Dokumente hat oder nicht.
Soll für jeden User in der Webapplikation der Zugriff auf die abgelegten Dokumente bestehen, muss zusätzlich darüber entschieden werden, ob die zugehörige Dokumentenkategorie mit einem Datenbesitzer geschützt wird.
Sollen alle User über die Webapplikation auf das Archiv und dort abgelegte Dokumente zugreifen, aber nicht auf alle Dokumentenkategorien, dann muss mit Datenbesitzergruppen gearbeitet werden.
Im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Dokumentenkategorien kann auf der Dokumentenkategorie ein Datenbesitzer für Ansehen hinterlegt werden.
Weitere Informationen zu Datenbesitzer Vorschlagswerte sowie Datenbesitzergruppenzuordnung finden Sie in unserer Onliehilfe.
Hinweis
| Bei Verwendung eines Mandantenarchivs wird zudem auf die Ausführungen des Kapitels Dokumentenfreigabe und Mandantenarchive in der BMD Com-Ansicht des Dokuments BMD Com - CRM - Funktionen verwiesen. |
Lohnportal
Über das Lohnportal können dem Dienstnehmer persönliche Dokumente zur Verfügung gestellt werden.
Es können Dokumente aus diversen Programmen hochgeladen werden:
- Lohnset drucken
- Jahreslohnzettel drucken
- Dienstreise drucken
- Standardbrief
- Dokumente aus dem Personalakt
- Meldebestätigung (Funktion "ELDA - Anmeldungen" über BMD Com)
Die Dokumente des Lohnportals sind nicht für andere BMD Com-Benutzer mit anderem Login einsehbar.
Achten Sie in eigenem Interesse darauf, dass Ihr BMD Com-Benutzerpasswort stets geheim bleibt, und geben Sie es nicht weiter.
Parametereinstellungen bei Verwendung der NTCS Lohnverrechnung
Bevor das Lohnportal in Betrieb genommen werden kann, müssen zuvor einige Parametereinstellungen erfolgen.
Pfad aus Serversicht definieren. Wichtig ist die Wahl eines Pfades, der vor der Einsicht durch Mitarbeiter usw. geschützt ist, da in diesem Pfad die Ablage der Lohnsets, Lohnzettel oder Diätenabrechnungen, die für das Lohnportal relevant sind, erfolgt. Empfohlen wird hier ein Ordner am BMD Server. Ein Pfad ist nur dann anzulegen, wenn der Parameter "Datenquelle" mit der Einstellung "1 - NTCS Dateisystem" gewählt wird. | |||
Dieser Berechtigungsgruppe werden neu importierte BMD Com-Benutzer aus den BMD 5.5 Personaldaten zugeordnet. Ist der Parameter leer, werden sie der Standardberechtigungsgruppe BMD Com zugeordnet. Diese Berechtigungsgruppe wird auch beim manuellen Setzen des Feldes "Lohnportal" in der BMD Com-Benutzerverwaltung automatisch dem BMD Com-User zugeordnet.  Hinweis
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Art der Datenquelle des Lohnportals. Bei den Ausprägungen 1 und 2 wird jeweils mit einem Dateiverzeichnis gearbeitet. Der Unterschied liegt im Aufbau des Dateiverzeichnisses, weshalb zwischen BMD 5.5 und NTCS unterschieden werden muss, damit die Daten zum einen korrekt abgelegt und zum anderen wiedergefunden werden. Die Ausprägung "3 NTCS Datenbank" arbeitet nicht mit einem Dateiverzeichnis, worin die Dokumente abgelegt werden, sondern mit dem sogenannten Dokumentenpool innerhalb der Datenbank. Dies bietet einen besseren Schutz der Dokumente vor Angriffen von außen und ist deshalb die empfohlene Ausprägung. Weitere Informationen zur Datenquelle des Lohnportals finden Sie im Kapitel Datenquelle der Dokumentation BMD Com: LOHN – Inbetriebnahme. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - NTCS Dateisystem: Datenverzeichnis am Server im "NTCS"-Format. Die Dokumente werden physisch in diesem Verzeichnis abgelegt. 2 - BMD 5.5: Datenverzeichnis am Server im "BMD 5.5"-Format. Die Dokumente werden physisch in diesem Verzeichnis abgelegt. 3 - NTCS Datenbank: Die Dokumente werden im sogenannten Dokumentenpool direkt in der Datenbank gespeichert. Dies bietet einen wesentlich besseren Schutz der Daten als die Ablage über ein Dateisystem (Ausprägungen 1 und 2 dieses Parameters). |
Bei Verwendung der NTCS Lohnverrechnung muss die Datenquelle auch direkt im Paket LOHN unter Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter entweder unter allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen für das Lohnportal hinterlegt werden.
Der Parameter "Datenquelle" ist einmal unter Einstellungen für BMD Com/BMD Web und unter Lohnportal in den Parametereinstellungen zu finden.
Achtung!
| Die Parametereinstellung im Paket TOOLS dient als Rückfallebene für das Paket LOHN. Somit ist es verpflichtend, die Parametrierung in beiden Paketen vorzunehmen! |
Hinweis
| Die Einstellungen der Datenquelle im Paket LOHN kann unter Einstellungen für BMD Com/BMD Web oder unter Lohnportal erfolgen. Nachdem die Datenquelle an einer Stelle hinterlegt worden ist, wird diese automatisch auf das andere Feld gespiegelt. |
Ermittlung Datenquelle:
- Wenn kein Login-Datenbestand und/oder kein Login-Jahr ermittelt werden kann (beide Werte werden zur Login-Firma ermittelt), wird auf den TOOLS Parameter (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD COM → Lohnportal → Datenquelle) zurückgegriffen. Hier wird, wenn kein Parameter ermittelt werden kann, immer auf BMD 5.5 zurückgefallen. In diesen Fällen ist aufgrund des fehlenden Datenbestandes davon auszugehen, dass die Lohnverrechnung für diese Firma mit BMD 5.5 durchgeführt wird.
- Wenn ein Login-Datenbestand und Login-Jahr ermittelt werden kann (beide Werte werden zur Login-Firma ermittelt), wird der LOHN Parameter für die Datenquelle (LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Einstellungen für BMD Com → Lohnportal → Datenquelle) gelesen. Dieser kann auch firmenbezogen hinterlegt werden. Bei Vorhandensein eines Datenbestandes ist davon auszugehen, dass die Lohnverrechnung mit NTCS durchgeführt wird.
Hinweis
| Bei Zweifel im Bezug darauf, welche Datenquelle herangezogen wird, sollten im Programm CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen die Felder Aktuelles Lohnjahr und Datenbestand Lohn kontrolliert werden. Sofern Vorjahre betroffen sind, ist die Einstellung dieser Felder auch für die Vorjahre zu kontrollieren. |
Datenquelle
In den folgenden beiden Kapiteln werden die zwei Datenquellen-Arten "NTCS Datenbank", bei der der Dokumentenpool verwendet wird, und "NTCS Dateisystem" für die NTCS im Detail beschrieben.
Datenquelle: NTCS Datenbank
Der wesentliche Vorteil des Dokumentenpools gegenüber dem herkömmlichen Dateisystem ist der bessere Schutz der Dokumente vor einem missbräuchlichen Zugriff von außen auf das Datenverzeichnis. Da die Dokumente bei dieser Form der Datenquelle im Dokumentenpool in der NTCS Datenbank gespeichert sind, sind sie besser geschützt, weil kein bestimmtes Netzwerkverzeichnis verwendet wird.
Die Dokumente, die im Dokumentenpool angelegt sind, können über das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Lohnportal-Administration eingesehen und verwaltet werden.
Hinweis
| Die Vorschau eines Dokuments im Lohnportal wird nur bei der Datenquelle "3 - NTCS Datenbank" unterstützt. |
Datenquelle: NTCS Dateisystem
Wird als Datenquelle die Ausprägung "1 - NTCS Dateisystem" ausgwählt, ist ein Dateiverzeichnis direkt am Server unerlässlich.
Die Ablage der Dokumente erfolgt physisch in das jeweilige Verzeichnis sowie in das Lohnportal.
Wechsel von Dateisystem auf Dokumentenpool
Wird die Datenquelle von der Ausprägung "1 - NTCS Dateisystem" auf die Ausprägung "3 - NTCS Datenbank" umgestellt, so werden mit dieser Umstellung nur Dokumente aus dem Dokumentenpool in der BMD Com und im BMD Web synchronisiert und die Dokumente aus dem Verzeichnis sind in der BMD Com und im BMD Web nicht mehr ersichtlich.
Dabei handelt es sich um Dokumente, die personenbezogene Daten beinhalten, z. B. Lohnset, Jahreslohnzettel (L16) sowie Ausdruck vom Berechnungsblatt der Dienstreise.
Damit die Dokumente aus dem Verzeichnis für den BMD Com/Web-User im Lohnportal nicht verloren gehen, können mit dem Programm LOHN → Weitere Funktionen → Export/Import → Lohnportal Umstellung BMD 5.5 -> NTCS alle Dokumente vom Verzeichnis (Dateisystem) in den Dokumentenpool importiert werden.
Somit hat der BMD Com/Web-User weiterhin auf all seine bisherigen Dokumente Zugriff. Verwenden Sie dafür die Funktion "In Dokumentenpool importieren".
Ist bereits die Abrechnung über die NTCS erfolgt, dann muss lediglich die Funktion "In Dokumentenpool importieren" angewählt werden.
Die Funktion "Umstellung durchführen" wird anschließend an die Funktion "In Dokumentenpool importieren" benötigt, wenn der Dateiname an den NTCS Standard angepasst werden soll. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Kapitel.
Achtung!
| Wurden z. B. über den Programmpunkt Standardbrief Dokumente für Dienstnehmer erstellt, müssen diese erneut hochgeladen werden. Dies kann direkt im jeweiligen Programmpunkt erfolgen oder unter CRM → DMS → Dokumentenübersicht → Extras → "Transfer Lohnportal", sofern das Lohnportal in Verwendung ist. |
Erstellung von Dokumenten fürs Lohnportal
Die Programme, mit denen üblicherweise die Lohnsets oder Jahreslohnzettel erstellt werden, sind den Mitarbeiter/innen in der Lohnverrechnung gut bekannt. Allerdings müssen diverse Einstellungen im jeweiligen Programm getroffen werden, um die entsprechenden Dokumente in das Lohnportal zu laden.
Ist unter LOHN → Stammdaten → Einstellung → LOHN Parameter → Lohnportal die Ausprägung "NTCS Dateisystem" gewählt worden, werden alle exportierten Lohnsets auf dem in den TOOLS Parametern hinterlegten Pfad gespeichert (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Dateipfad zu den Lohnset/L16-Dateien).
Ist die Ausprägung "NTCS Datenbank" in den LOHN Parametern hinterlegt, erfolgt die Ablage aller erstellten Dokumente auf einem gesonderten Pfad. Dieser kann unter TOOLS → Tools → Administration → Pfade neu angelegt, eingesehen bzw. gewartet werden. dabei handelt es sich meist um den Serverpfad, auf den Admin-User Zugriff haben.
Ausdrucksprogramme – Lohnset/Jahreslohnzettel/Dienstreise drucken
Im Programm Lohnsets drucken (Paket LOHN → Abrechnung → Lohnsets drucken) muss am Reiter "Export" das Feld "PDF erzeugen" auf "Ja" stehen, damit die Auswertung in diesem Format zur Verfügung steht. Zusätzlich muss unter dem Feld "Export Zieldatei" der Platzhalter "BMD Com/Web-Lohnportal" ausgewählt werden.
Diese Einstellungen können auch unter der Funktion "Extras" in den firmenbezogenen oder allgemeinen Einstellungen gespeichert werden, damit sie nicht bei jedem neuerlichen Einstieg hinterlegt werden müssen.
Mit F8 neben dem Feld "Export Zieldatei" kann einerseits das geschützte Verzeichnis sowie der entsprechende Platzhalter für BMD Com ausgewählt werden.
Den Parameter "PDF erzeugen" und den Platzhalter <COM_LPORT> im Feld "Export Zieldatei" gibt es auch in den Programmen Jahreslohnzettel und Dienstreisen drucken.
Achtung!
| Es werden alle exportierten Lohnsets auf dem in den TOOLS Parametern hinterlegten Pfad gespeichert. Das Verzeichnis muss also vom Betriebssystem her unbedingt entsprechend geschützt sein! |
Die Dokumente (Lohnset/Jahreslohnzettel/Dienstreise drucken) werden mit einem speziellen Dateinamen abgespeichert:
Im Dateinamen sind folgende Informationen enthalten:
Datenbestand 9-stellig: 000292040
Firmennummer 9-stellig: 000292041
Dienstnehmernummer 9-stellig: 000000001
Dienstverhältnis 9-stellig: 000000001
Jahr + Monat: 201801
LV106: Kennzeichen für "Lohnset drucken"
LV140: Kennzeichen für "Jahreslohnzettel drucken"
LV580D: Kennzeichen für "Dienstreise drucken"
Über den Dokumentennamen können relevante Dokumente im Lohnportal wiedergefunden werden.
In den LOHN Parametern kann ebenfalls eingestellt werden, wie die Passwortabfrage erfolgen soll. Diesen Parameter findet man unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Lohnportal → Allgemein → Lesen-/Öffnen-Passwortabfrage.
Mit diesem Parameter kann eine Passwortabfrage für den Programmpunkt "Lohnportal-Administration" sowie das "Lohnportal" in der Webapplikation erfolgen. Im Programmpunkt "Lohnportal-Administration" erfolgt die Prüfung je Dokument, sofern die Ausprägung "1 - Passwort immer abfragen" hinterlegt ist. Hingegen erfolgt in der Webapplikation eine einmalige Abfrage beim Einstieg in das "Lohnportal". Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Passwort immer abfragen 2 - Passwort nie abfragen 3 - Passwort einmalig (je Login) abfragen |
Hinweis
| PDF-Lohnsets für das Lohnportal werden nur mit der Schaltfläche "Ausführen" und der Einstellung "Kontrollausdruck" = "Nein" erstellt. Achten Sie auf die Zustandsverwaltung des Ausdrucksprogramms.   |
Bei Erstellung der Lohnsets nach oben angegebener Anleitung und der Datenquelle "NTCS Dateisystem" erscheint folgender Hinweis:
"Sie verwenden für das Lohnportal noch immer das Dateisystem. Wir raten, diese Daten in die Datenbank zu migrieren und nur mehr diese Daten in der Datenbank zu verwalten."
Beachten Sie, dass die Datenquelle mit der Ausprägung "NTCS Datenbank" einen besseren Schutz der Dokumente bietet als die Datenquelle "NTCS Dateisystem". Aus diesem Grund sollte man den Wechsel vom Dateisystem auf den Dokumentenpool vorantreiben, sofern diese Meldung bei der Erstellung eines Dokuments für das Lohnportal angezeigt wird.
Standardbrief Lohn
Auch über den Standardbrief Lohn können per Knopfdruck Briefe wie z. B. Dienstverträge, Dienstzettel, Lohnbestätigungen etc. für das Lohnportal zur Verfügung gestellt werden. Im Programm "Standardbrief Lohn" wird die Firma und die Lohnperiode gewählt. Wählen Sie eine Briefvorlage und fügen Sie die gewünschten Mitarbeiter in die Adressatenliste hinzu.
Die Funktion "Druck/Versand" bietet neben dem Druck auf Papier, dem Versand per E-Mail bzw. dem Archivieren ins Dokumentenmanagementsystem auch die Möglichkeit, den Brief ins Lohnportal zu stellen.
Die hochgeladenen Dokumente des "Standardbrief Lohn" sind im Lohnportal unter der Comboboxausprägung "Sonstige" zu finden.
Archivierte Dokumente hochladen
Auswertungen, die im Dokumentenmanagementsystem (DMS) am Mitarbeiter archiviert sind, können auch ins Lohnportal transferiert werden. Im Programm CRM → DMS → Dokumentenübersicht steht unter "Extras" → Export/Import → die Funktion "Transfer Lohnportal" zur Verfügung. Diese Funktion kann nur für auf Mitarbeiter archivierte Dokumente erfolgreich durchgeführt werden.
Starten Sie diese Funktion, nachdem Sie am Reiter "Mitarbeiter" den konkreten Mitarbeiter und das konkrete Dokument selektiert haben. Mit Muliselect (gedrückte Strg-Taste) können mehrere Dokumente markiert und in einem Arbeitsschritt ins Lohnportal transferiert werden.
Mit dem Ausführen der Funktion erscheint folgende Meldung:
"Möchten Sie die markierten Dokument im Lohnportal zur Verfügung stellen?"
Wird die die Frage mit "Ok" bestätigt und ist der Datentransfer erfolgreich gewesen, erscheint folgende Meldung:
"Das Dokument wurde im Lohnportal zur Verfügung gestellt."
Lohnportal-Administration
Im Programm "Lohnportal-Administration" besteht die Möglichkeit, die transferierten Dokumente bei Bedarf nochmals zu überprüfen.
Es kann mit den Einstiegsfeldern auf Firma, Dienstnehmer und Monat/Jahr gefiltert werden. Hier sind alle hochgeladenen Dokumente ersichtlich und können auch bei Bedarf gelöscht werden.
Ist in den LOHN Parametern die Einstellung für "Lesen/Öffnen-Passwortabfrage" mit der Ausprägung "0 - Passwort immer abfragen" hinterlegt worden, ist bei jedem Öffnen eines Dokuments das Passwort vor der Einsichtnahme zu erfassen.
Dokumente in BMD Com nicht vorhanden
Sind PDF-Dokumente (Lohnset, L16, Diätenauswertung, Standardbrief, transferierte archivierte Dokumente)
- im BMD Com-Lohnportal nicht ersichtlich und
- die Datenquelle ist korrekt hinterlegt und
- die erstellten PDF-Dateien sind korrekt im Ordner des definierten Pfades abgelegt bzw.
- im Programm "Lohnportal-Administration" ersichtlich,
dann liegt die Ursache meist an einem technischen Manko.
In diesem Fall muss ein Benutzer mit administrativen Rechten sich mit unserem technischen Support in Verbindung setzen (Kontakt zu BMD).
BMD Com – Vorerfassungsfunktionen
Anhand der Vorerfassungsfunktionen in der BMD Com können Kunden verschiedene Vorerfassungen tätigen und anschließend an den Steuerberater/Lohnverrechner weiterleiten. Je nach Art der Daten unterscheidet man folgende BMD Com-Lohnfunktionen:
- Dienstnehmervorerfassung
- ELDA-Anmeldungen
- Lohnartenvorerfassung
- NLZ-Vorerfassung
Dienstnehmervorerfassung
Bei der Dienstnehmervorerfassung muss der BMD Com-Benutzer die gewünschten Daten zuerst absenden.
Auf Basis des Vollclients der NTCS landen die vom BMD Com-Benutzer gesendeten Daten im Programm LOHN → Abrechnungen → Vor Bruttoerfassung → Dienstnehmervorerfassung. Der Lohnverrechner erhält die Daten in diesem Programm bereitgestellt, welches als eine Art Sammelbecken dient. Er kann die gesendeten Daten einsehen, kontrollieren, bewerten und selbst entscheiden, ob er die Daten übernimmt oder nicht.
Über die Dienstnehmervorerfassung können Dienstnehmer neu angelegt oder Wiedereintritte erfasst werden. Auch die Änderung von Wochenmodellen oder Dienstnehmertammdaten ist möglich. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter BMD Com: LOHN - Funktionen.
Der BMD Com-Benutzer hat keinen direkten Zugriff auf die Echtdaten der Lohnverrechnung. Die Kontrolle und Überführung in die Lohnverrechnung übernimmt der zuständige Lohnverrechner.
Durch die Dienstnehmervorerfassung wird die Bekanntgabe von Änderungen über diverse Medien (Telefon, Mail, Fax, Papier) weitestgehend abgelöst, wodurch die Weiterverarbeitung der Daten schneller erfolgt.
Achtung!
| Die Dienstnehmervorerfassung wird derzeit nicht bei Firmengruppen (Konzern) unterstützt. |
Im Vollclient kann festgelegt werden, ob der zuständige Lohnverrechner eine Benachrichtigung erhalten soll, sobald eine Dienstnehmervorerfassung über die BMD Com erfolgt ist. Unter anderem können z. B. noch der Zuständigkeitsbereich, die Ansicht etc. über die Parameter definiert werden.
Die Parameter sind im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Dienstnehmervorerfassung zu finden.
Hier kann eingestellt werden, welche Art der Benachrichtigung für die Mitarbeitervorerfassung in BMD Com verwendet werden soll. 0 - keine 1 - Aufgabe für zuständigen Mitarbeiter: Dem Mitarbeiter aus der im Parameter Zuständigkeitsbereich hinterlegten Bereichsnummer wird eine Aufgabe angelegt. 2 - E-Mail an zuständigen Mitarbeiter: Dem Mitarbeiter aus der im Parameter Zuständigkeitsbereich hinterlegten Bereichsnummer wird eine E-Mail gesendet. 3 - E-Mail an fixe E-Mailadresse: Es wird eine E-Mail and die im Parameter Fixe E-Mailadresse hinterlegte Adresse gesendet. | |
Hinterlegen Sie hier die Nummer jenes Zuständigkeitsbereiches, aus dem der zuständige Mitarbeiter für die Aufgabe oder E-Mail ermittelt werden soll. | |
Hinterlegen Sie hier die fixe E-Mailadresse, an die die Information bezüglich der durchgeführten Vorerfassung gesendet werden soll. | |
Mit der Anzahl der Tage ist einstellbar, wie weit zurück die Vorerfassungen dem Mandanten angezeigt werden. | |
Einstellung mit welcher Ansicht (Menü "Ansicht" in der Mitarbeitervorerfassung) die Vorerfassung in BMD Com gestartet werden soll. |
Hinweis
| Auch wenn in den Parametern die "Anzahl Tage" sowie die "Standard-Ansicht" definiert worden ist, kann in der BMD Com in der Dienstnehmervorerfassung die Ansicht unter der gleichnamigen Funktion temporär umgestellt werden.  |
ELDA-Anmeldungen
Über die Funktion "ELDA-Anmeldungen" können seitens Klienten/Mandanten Anmeldungen für neue Dienstnehmer durchgeführt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um neue Anmeldungen, fallweise Anmeldungen oder Wiedereintritte handelt.
Eine Beschreibung zum Fenster entnehmen Sie bitte der Onlinehilfe unter BMD Com: ELDA-Anmeldung.
Hinweis
| Auch bei der Funktion "Dienstnehmervorerfassung" besteht die Möglichkeit, dass die Klienten/Mandanten fallweise Beschäftigte selbst anlegen. Diese Anmeldung erfolgt mit einer Verknüpfung zur ELDA-Homepage und nicht über die ELDA-Installation. |
Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in unserer Onlinehilfe BMD Com: LOHN - Funktionen.
Ist eine Anmeldung in der BMD Com erstellt und abgesendet worden, ist diese im Vollclient ersichtlich unter LOHN → Abrechnungen → Vor Bruttoerfassung → ELDA-Anmeldungen aus BMD Com überleiten.
Hier werden die einzelnen Anmeldungen aufgelistet, die mit der Funktion "In Lohnverrechnung überleiten" auch übernommen werden können. Je nachdem, ob es sich um einen Wiedereintritt oder um eine neue Anmeldung handelt, öffnet sich das Fenster für eine Dienstnehmer-Neuanlage oder für den Wiedereintritt.
In der NTCS kann ebenso eingestellt werden, wo die Meldebestätigung abgespeichert wird. Dieser Parameter ist unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Einstellungen für BMD Com/BMD Web → ELDA-Anmeldung aus BMD Com zu finden. Es steht zur Auswahl, die Meldebestätigungen zu archivieren (pro Dienstnehmer oder pro Firma), in die Databox oder ins Lohnportal zu stellen.
Sollen ELDA-Anmeldungen aus BMD Com archiviert werden? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja, pro Firma 2 - Ja, pro Dienstnehmer | |
Sollen ELDA-Anmeldungen aus BMD Com in die Databox gestellt werden? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja | |
Sollen ELDA-Anmeldungen aus BMD Com in das Lohnportal gestellt werden? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja |
Werden die Dokumente in die Databox geladen, kann durch einen anderen Parameter bestimmt werden, ob ein zuständiger Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail oder eine Aufgabe angelegt bekommt.
Diese Einstellung findet man unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Benachrichtigung.
Für diese Art der Anmeldung wird über die installierte ELDA am Applikationsserver gesendet. Hier müssen die Klienten/Kunden sich mit den eigenen Zugangsdaten in der BMD Com anmelden, damit das Senden funktioniert.
Hinweis
| Weitere Informationen zum Thema Zuständigkeiten entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel in diesem Dokument. |
Lohnartenvorerfassung
Mit den Lohnartenvorerfassung kann der BMD Com-Benutzer insbesondere variable Lohnarten manuell erfassen und auf diese Weise dem Steuerberater zukommen lassen. Die Lohnarten, die über die BMD Com-Lohnartenvorerfassung erfassbar sein sollen, müssen im Programm Lohnarten im Vollclient am Reiter "Divers" das Feld Vorerfassung auf "Ja" gestellt haben.
Im Vollclient landen die über die BMD Com vorerfassten Lohnarten im Programm LOHN → Abrechnungen → Vor Bruttoerfassung → Lohnarten vorerfassen ohne Gruppe und können von dort in den Importpuffer der Bruttoerfassung übergeleitet werden. Auch hier liegt die Kontrolle letztlich im Verantwortungsbereich des Lohnverrechners.
Nichtlesitungszeiten vorerfassen
Die BMD Com-Lohnfunktion "Nichtleistungszeiten vorerfassen" wird verwendet, wenn die Zeiterfassung des Kunden nicht mit BMD geführt wird, sondern die Aufzeichnungen der Nichtleistungszeiten manuell erfasst werden. Wird die BMD Zeiterfassung am System des Kunden genutzt, dann ist der Datenaustausch per CSV-Importdatei deutlich einfacher.
Werden Nichtleistungszeiten über die BMD Com erfasst, dann landen die Daten im Vollclient im Programm LOHN → Abrechnungen → Vor Bruttoerfassung → Nichtleistungszeiten vorerfassen. Dieses Programm dient als Sammelbecken der vom BMD Com-Benutzer erfassen Nichtleistungszeiten. Von hier aus müssen die Daten in die Nichtleistungszeitenverwaltung der einzelnen Dienstnehmer übergeleitet werden. Sind die Parameter der Nichtleistungszeiten korrekt hinterlegt, werden dadurch Lohnarten zur Abrechnung der Nichtleistungszeiten in den Importpuffer und bei der nächsten Lohnartenaktivierung in die Bruttoerfassung gestellt.
Die Kontrolle der Nichtleistungszeiten liegt im Verantwortungsbereich der Lohnverrechner/innen.
Einstellungen am BMD Com-Benutzer
Ein BMD Com-Benutzer, der die Vorerfassungfunktionen verwenden soll, muss den Benutzergruppen "Pro Benutzer" zugeordnet werden.
Beachten Sie, dass vermutlich nicht alle BMD Com-Benutzer Zugriff auf die BMD Com Vorerfassungfunktionen haben sollen. Aus diesem Grund ist es ratsam, eigene Berechtigungsgruppen oder sogar spezielle BMD Com-Benutzer für diese Zwecke zu verwenden.
Keinesfalls sollten die Berechtigungen für die Vorerfassungfunktionen allen BMD Com-Benutzern oder in der Standberechtigungsgruppe für BMD Com-Benutzer hinterlegt werden.
Zuständigkeiten
Damit in der BMD Com der zuständige Lohnverrechner für die BMD Com-Benutzer ersichtlich ist und damit eine automatisch Benachrichtigung des zuständigen Lohnverrechners erfolgen kann, sind Zuständigkeiten im Vollclient unter CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche zu definieren.
Unter CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeiten nach Mitarbeiter muss dem zuständigen Lohnverrechner (Mitarbeiter des Steuerberaters) der Kunde im Zuständigkeitsbereich Lohnverrechnung zugeordnet werden.
Für die Dienstnehmervorerfassung gibt es unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Mitarbeiter → Dienstnehmervorerfassung folgende nützliche Parameter insbesondere zur Benachrichtigung bei Einlangen neuer Vorerfassungen:
Hier kann eingestellt werden, welche Art der Benachrichtigung für die Mitarbeitervorerfassung in BMD Com verwendet werden soll. 0 - keine 1 - Aufgabe für zuständigen Mitarbeiter: Dem Mitarbeiter aus der im Parameter Zuständigkeitsbereich hinterlegten Bereichsnummer wird eine Aufgabe angelegt. 2 - E-Mail an zuständigen Mitarbeiter: Dem Mitarbeiter aus der im Parameter Zuständigkeitsbereich hinterlegten Bereichsnummer wird eine E-Mail gesendet. 3 - E-Mail an fixe E-Mailadresse: Es wird eine E-Mail and die im Parameter Fixe E-Mailadresse hinterlegte Adresse gesendet. | |
Hinterlegen Sie hier die Nummer jenes Zuständigkeitsbereiches, aus dem der zuständige Mitarbeiter für die Aufgabe oder E-Mail ermittelt werden soll. | |
Hinterlegen Sie hier die fixe E-Mailadresse, an die die Information bezüglich der durchgeführten Vorerfassung gesendet werden soll. | |
Mit der Anzahl der Tage ist einstellbar, wie weit zurück die Vorerfassungen dem Mandanten angezeigt werden. | |
Einstellung mit welcher Ansicht (Menü "Ansicht" in der Mitarbeitervorerfassung) die Vorerfassung in BMD Com gestartet werden soll. |
Ist im Parameter "Benachrichtigung" die Ausprägung "E-Mail an zuständigen Mitarbeiter" hinterlegt, dann erhält der zuständige Lohnverrechner eine E-Mail, sobald der BMD Com-Benutzer die Mitarbeitervorerfassung absendet. In der E-Mail sind die Kunden- und Firmendaten sowie einige Details beispielsweise zur Mitarbeiterneuanlage ersichtlich.
Dienstreiseprogramme in der BMD Com
Im Zusammenhang mit den Dienstreiseprogrammen sind Berechtigungen inklusive Berechtigungen für personenbezogene Daten immer ein Thema. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie dem Kapitel Berechtigung.
Zusätzlich ist bei Dienstreisen darauf zu achten, dass das korrekte Lohnjahr verwendet wird. Das Lohnjahr wird im Programm "Lohn-Basiseinstellungen" individuell vom Anwender gewählt. Zum einen wird eine Datumseingabe mit der Jahreszahl ergänzt und zum anderen ist das Lohnjahr für die Dienstnehmersuche relevant. Achten Sie deshalb darauf, dass entweder über das Programm Liste der Lohn-Basiseinstellungen im Vollclient für alle BMD Com-Benutzer zentral das Lohnjahr gesetzt wird oder dass der BMD Com-Benutzer die Berechtigung für die BMD Com-Funktion "Lohn-Basiseinstellungen" hat, sodass sich jeder BMD Com-Benutzer individuell das Lohnjahr einstellen kann.
Beispiel
| Der BMD Com-Benutzer, der Dienstreisen anderer Dienstnehmer genehmigen soll, hat das Lohnjahr 2025 in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt. Der Dienstnehmer, dessen Dienstreise zu genehmigen ist, ist jedoch erst 2026 oder später eingetreten. Aufgrund des hinterlegten Lohnjahres 2025 werden im Programm "Dienstreise genehmigen" nur die relevanten Dienstnehmer des Jahres 2025 geladen. Der Genehmiger würde die Dienstreisen eines erst später eingetretenen Dienstnehmers also nicht finden und kann sie deshalb nicht genehmigen. |
Werden keine Datenbesitzergruppen pro Dienstnehmer angelegt, können sich die diversen BMD Com-Benutzer immer gegenseitig sehen.
Hier gibt es eine Funktion im Vollclient, die mehrere Datenbesitzergruppen auf einmal vergibt. Die Funktion findet man unter CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten → Dienstreise erfassen.
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Die korrekten Einstellungen entnehmen Sie bitte der Onlinehilfe Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.
Einstieg in die BMD Com
In der Einstiegsseite der BMD Com werden die Anwender/innen nach jenen Daten gefragt, die in der E-Mail-Vorlage mit den Zugangsdaten gesendet worden sind (siehe Kapitel Benutzerdaten per E-Mail versenden).
Kundennummer: Hier ist die Kundennummer der NTCS Firma einzutragen.
Benutzername: Jeder Mitarbeiter steigt mit dem User-Login, welchen er per E-Mail erhalten hat, ein. Üblicherweise ist das die Mitarbeiternummer.
Passwort: Jeder Mitarbeiter steigt mit dem Passwort, welches er per Mail erhalten hat, ein. Bei Neuanlage des BMD Com-Benutzers oder nach dem Rücksetzen des Passwortes entspricht das Passwort dem Benutzernamen.
Aufruf der BMD Com und Einstieg mit Kundennummer, Benutzername und Passwort:
Benutzername: Jeder Mitarbeiter steigt mit dem User-Login, welchen er per E-Mail erhalten hat, ein. Üblicherweise ist das die Mitarbeiternummer.
Passwort: Jeder Mitarbeiter steigt mit dem Passwort, welches er per Mail erhalten hat, ein. Bei Neuanlage des BMD Com-Benutzers oder nach dem Rücksetzen des Passwortes entspricht das Passwort dem Benutzernamen.
Aufruf der BMD Com und Einstieg mit Kundennummer, Benutzername und Passwort:
Je nachdem, wofür man berechtigt ist, sieht man die Kacheln der verfügbaren Pakete. Mit Doppelklick gelangen Sie beim entsprechenden Paketsymbol eine Ebene tiefer:
Der BMD Com-Benutzer sieht nur jene Kacheln (BMD Com-Funktionen), für die er berechtigt und über Benutzergruppen lizenziert ist.
Falls eine geforderte Funktion nicht ersichtlich ist, dann hat der betroffene BMD Com-Benutzer keine Berechtigung für diese Funktion (siehe Kapitel Berechtigung) oder keine Lizenz über die Benutzergruppen (siehe Kapitel Benutzergruppen).
Im nachfolgenden Bild sieht man ein Beispiel, welche Funktionen in der BMD Com zur Verfügung stehen.
 | Siehe auch: |