UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
 
A_TREE1.bmp Lohnverrechnung → Dienstreisen → Dienstreisen genehmigen
 
Sollen die erfassten Dienstreisen ein Genehmigungsverfahren durchlaufen bevor sie in die Lohnverrechnung übernommen werden, müssen folgende Einstellungen getroffen werden:
  • Im Mitarbeiterstamm muss am Reiter "Allgemein/CRM" bei jedem Mitarbeiter der jeweilige Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer sowie seine eigene Position hinterlegt werden.

  • Im Mitarbeiterstamm des Abteilungsleiters und des Geschäftsführers ist am selben Reiter die entsprechende User-ID zu hinterlegen.

  • In den LOHN Parametern müssen in den allgemeinen bzw. firmenbezogenen Einstellungen für Dienstreisen die Genehmigungsfunktion aktiviert und diverse andere Einstellungen getroffen werden.
Sind alle Einstellungen getroffen worden und werden die Dienstreisen in der Dienstreiseerfassung als "Fertig" gekennzeichnet, erscheinen sie im Genehmigungsfenster des jeweiligen Abteilungsleiters oder Geschäftsführers bzw. jenes Users, der in der Dienstreiseerfassung als "Genehmiger" ausgewählt worden ist. Bevor nun eine Überleitung in den Lohn durchgeführt werden kann, müssen die Dienstreisen genehmigt werden.
 
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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im Bereich der Einstiegsfelder können die Firma, der Mitarbeiter und das Datum, ab dem die zu genehmigenden Dienstreisen angezeigt werden sollen, ausgewählt werden. Bleibt das Feld "Mitarbeiter" leer, werden die Dienstreisen aller Mitarbeiter angezeigt.

Dienstreisen genehmigen

Wie bereits erwähnt, werden im Reisegenehmigungsfenster nur die zu genehmigenden Dienstreisen jenes Abteilungsleiters/Geschäftsführers bzw. Users (Genehmiger) angezeigt, der gerade im Programm eingeloggt ist.
 
In der Combobox auf der rechten Seite können Sie auswählen, ob nur die offenen oder alle Dienstreisen angezeigt werden sollen.
Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
  • Offen
  • Alle
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Beispiel 
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In diesem Beispiel werden jene Dienstreisen angezeigt, bei denen als "Genehmiger" der User mit der User-ID "Dienstreise GF 1 Geschäftsführung" zugeteilt worden ist.

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Neben den allgemeinen Reisedaten sind in diesem Programmpunkt vor allem die Felder Genehmigungsstatus und Reisestatus von Bedeutung.

Der Reisestatus zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich die jeweilige Reise bzw. der Reiseantrag gerade befindet. Folgende Ausprägungen sind möglich:
  • Offen (Die Reise wurde erfasst.)
  • Vorgelegt/Fertig (Die Reise wurde als "fertig" gekennzeichnet.)
  • Genehmigt (Die Reise wurde genehmigt.)
  • Übergeleitet (Die Reise wurde in den LOHN übergeleitet.)
  • Storniert (Die Reise wurde in den LOHN übergeleitet und anschließend in der NTCS gelöscht.)
  • Storniert + Übergeleitet (Eine Reise mit dem Status "Storniert" wurde in den LOHN übergeleitet.)
  • Abgelehnt (Die Reise wurde abgelehnt.)
Der Genehmigungsstatus gibt darüber Auskunft, ob eine Dienstreise
  • noch nicht genehmigt 1126626990000002700_1.png,
  • genehmigt 1126626990000002700_2.png oder
  • abgelehnt 1126626990000002700_3.png
worden ist.
 
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_True.bmp Genehmigen
Mit dieser Funktion können entweder einzelne, alle oder ausgewählte Dienstreisen genehmigt werden. Der Reisestatus wird von "Vorgelegt/Fertig" auf "Genehmigt" und der Genehmigungsstatus auf "genehmigt" 1126626990000002700_2.png umgestellt.

Folgende Tastenkombinationen sind möglich:
  • Shift + linke Maustaste: Es können mehrere Datensätze markiert werden.
  • Strg + linke Maustaste: Datensätze können gezielt ausgewählt werden.
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A_False.bmp Ablehnen
Wird eine Dienstreise abgelehnt, muss eine Notiz mit der Begründung, warum die Reise abgelehnt worden ist, hinterlegt werden.

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Hinweis
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Die im Feld "Notizen" hinterlegten Informationen können auch in der Dienstreiseerfassung eingeblendet bzw. am Dienstreiseausdruck angedruckt werden. Das erleichtert die Durchführung von Korrekturen.

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Dienstreisen genehmigen
  
Funktionen
Bei Betätigung dieser Funktion wird ein Detailfenster der markierten Dienstreise geöffnet, in dem festgestellt werden kann, welche Arbeitsessen pro Tag erfasst worden sind. Sind die Eingaben nicht korrekt, kann an dieser Stelle auch eine Korrektur vorgenommen werden.
An dieser Stelle gelangen Sie in das Erfassungsfenster für Auslandsdienstreisen. Sie sehen, wie lange der Auslandsaufenthalt gedauert hat und welche Länder bereist worden sind.
Hier können Sie feststellen, ob im Fall einer Nächtigung der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. 
Diese Funktion öffnet das Erfassungsfenster für das Kilometergeld. Es zeigt, aus welcher Menge und welchem Satz sich das angeführte Kilometergeld zusammensetzt.
Diese Funktion liefert eine Übersicht der erfassten Spesen. 
Sind zusätzliche Lohnarten wie beispielsweise ein Reisevorschuss oder eine Reisezeitvergütung miterfasst worden, kann das über diese Funktion festgestellt werden.
Mit dieser Funktion können Diäten, KM-Gelder, Lohnarten und/oder Spesen individuell nach Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) aufgeteilt werden.
Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Diätensätze sich ergeben und welche Arbeitsessen erfasst worden sind.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht.

Hinweis  
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Wird die Dokumentenzuordnung gestartet, wird automatisch der Mitarbeiter aus dem aktuellen Datensatz an das DMS übergeben. Somit werden nur Dokumente des aktuellen Mitarbeiters vorgeschlagen.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

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Für detaillierte Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) siehe: NTCS DMS
 
Ausdruck
A_PRINT.bmp Berechnungsjournal
Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufe sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten.
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise.
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle in der Übersicht angezeigten Reisen.
Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden.
 
A_Cancel.bmp Genehmigung/Ablehnung zurücknehmenMit dieser Funktion können bereits erteilte Genehmigungen oder Ablehnungen zurückgenommen werden.  
A_Genehmigungsliste.bmp Genehmigungshistorie
In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt bzw. abgelehnt hat.
 
A_Genehmigungsliste.bmp Genehmigungsübersicht
Diese Funktion liefert eine Genehmigungsübersicht aller Dienstreisen (ab einem ausgewählten Stichtag) für alle oder einzelne Mitarbeiter. 
A_Money_New.bmp SpesenübersichtDieses Übersichtsfenster zeigt die Spesen der gerade sichtbaren Dienstreisen.
Extras
 

Relevante LOHN Parameter

Im Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Genehmigung sind folgende Parameter relevant:
 
Sobald es eine Genehmigungsfunktion geben soll, ungeachtet dessen, ob diese über Parameter oder einen Genehmigungsworkflow umgesetzt wird, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

Erst wenn die Dienstreise genehmigt ist, kann eine Überleitung in den Lohn durchgeführt werden. 

Voraussetzungen:
  • Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer müssen im Dienstnehmerstamm am Reiter "Allgemein/CRM" im Feld Position als Abteilungsleiter bzw. Geschäftsführer gekennzeichnet werden. Des Weiteren muss die entsprechende User-ID hinterlegt werden.

  • Im Dienstnehmerstamm muss am Reiter "Allgemein/CRM" bei jedem Mitarbeiter der jeweilige Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer in den gleichnamigen Feldern hinterlegt werden.

  • Die Genehmiger müssen im Programm Lohn-Basiseinstellungen mit dem richtigen Datenbestand arbeiten.
In diesem Parameter kann ein CRM Workflow für Reiseanträge hinterlegt werden. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden. Eine Beschreibung zu den zur Verfügung stehenden Workflowfunktionen finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument Workflowfunktionen Lohn.
In diesem Parameter kann ein CRM Workflow für das Genehmigungsverfahren hinterlegt werden. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden. Eine Beschreibung zu den zur Verfügung stehenden Workflowfunktionen finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument Workflowfunktionen Lohn.
In diesem Parameter kann ein Mitarbeiter hinterlegt werden, der als fixer Genehmiger für Dienstreisen fungieren soll. Der Parameter kann nur firmenbezogen definiert werden.
Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Abteilungsleiter genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können.

0 - Nein
1 - Ja
Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Geschäftsführer genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können.

0 - Nein
1 - Ja
Legen Sie fest, ob die Reisen durch den Stellvertreter genehmigt werden müssen, bevor sie übergeleitet werden können. Diese Parametereinstellung bezieht sich grundsätzlich auf Stellvertreter des Geschäftsführers bzw. Abteilungsleiters.

Falls beide Parameter Genehmigung Geschäftsführer UND Genehmigung Abteilungsleiter) auf "Nein" und nur der Parameter Genehmigung Stellvertreter auf "Ja" gestellt sind, so wird als Stellvertreter der eigene Stellvertreter des Mitarbeiters (= Reisenden) herangezogen. Siehe Feld Stellvertreter des MA im Programm Dienstnehmer oder im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter.
 
0 - Nein
1 - Ja
Wie soll die Ermittlung des Genehmigers erfolgen?
Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

1 - manuell (mit Genehmigungsfenster): Beim manuellen Genehmigungsverfahren öffnet sich ein Fenster, in dem der Genehmiger aus allen Dienstnehmern ausgewählt werden kann. Dabei werden die im Dienstnehmerstamm hinterlegten Abteilungsleiter und Geschäftsführer automatisch als Genehmiger vorgeschlagen.

2 - automatisch - im Hintergrund: Beim automatischen Genehmigungsverfahren müssen Abteilungsleiter und/oder Geschäftsführer im Dienstnehmerstamm des Dienstnehmers hinterlegt sein. Es ist keine manuelle Auswahl möglich.
Entscheiden Sie hier, ob es reicht, wenn Abteilungsleiter oder Geschäftsführer genehmigen oder ob beide genehmigen müssen. 
Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:

0 - Nur einer muss genehmigen
1 - Jeder muss genehmigen
Soll nach einer erfassten Reise (bzw. nachdem die Reise als "Fertig" gekennzeichnet wurde) dem zuständigen Geschäftsführer bzw. Abteilungsleiter eine Aufgabe zur Genehmigung in den Aufgaben eingetragen werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 

0 - Nein
1 - Ja
 
Hinweis
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Dies funktioniert nur, wenn das Feld "Ermittlung Genehmiger" auf "1 - automatisch im Hintergrund" steht und der Parameter Eigene Firma unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM korrekt gesetzt ist.
Legen Sie die Aufgabenart fest, unter der die Genehmigungsaufgabe in den Aufgaben eingetragen werden soll.

1 - öffentlich
2 - privat
3 - verdeckt
Hier kann eine Unterkategorie für die Reisegenehmigungsaufgabe ausgewählt werden.
Legen Sie fest, wann und ob eine Rückmeldung an den Dienstnehmer per E-Mail erfolgen soll. Stellen Sie sicher, dass bei allen Dienstnehmern die korrekte geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Einstellung dieses Parameters wird sowohl beim Genehmigungsverfahren mittels Parametereinstellung als auch bei Verwendung eines Genehmigungsworkflows berücksichtigt.

1 - bei Genehmigung
2 - bei Ablehnung
3 - bei Genehmigung und Ablehnung
9 - Nein
Soll für eine Dienstreise zuerst ein Reiseantrag gestellt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 

Falls die Dienstreise über das Paket ZEIT über Zeitbuchungen erzeugt wird, dann ist dieser Parameter auf "Nein" zu setzen, denn zu dem Zeitpunkt, in dem die Dienstreise über die Zeitbuchung in das Paket LOHN überführt wird, ist sie kein Antrag mehr, sondern schon erfolgt.

0 - Nein
1 - Ja
Soll der Antrag nach seiner Genehmigung direkt in eine Reise umwandeln, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

0 - Nein
1 - Ja
Soll die Genehmigungshistorie in der Notiz der Dienstreise eingetragen werden? Mit dieser Einstellung kann der zeitliche Ablauf der Genehmigung dokumentiert werden.

0 - Nein
1 - Ja

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