Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte Lohn.
Lohnverrechnung → Dienstreisen → Dienstreisen in Lohnverrechnung überleitenMit diesem Programm können die erfassten Dienstreisen bzw. die berechneten Reisekosten in die Lohnverrechnung übergeleitet werden. Dabei kann aus vier unterschiedlichen Varianten gewählt werden. Welche Überleitungsvariante zum Einsatz kommt, muss in der Parametersteuerung bzw. in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen für Dienstreisen festgelegt werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Bereich der Einstiegsfelder können die Firma, der Mitarbeiter und der Zeitraum für die Überleitung festgelegt werden.
Firma | Auswahl der Firma |
Mitarbeiter | Auswahl des Mitarbeiters. Bleibt das Feld "Mitarbeiter" leer, werden die Dienstreisen aller Mitarbeiter aufgelistet. |
Von Datum | Zur Einschränkung des gewünschten Zeitraums. |
Bis Datum | Zur Einschränkung des gewünschten Zeitraums. |
Dienstreisen in Lohn überleiten
In diesem Bereich des Fensters werden alle Dienstreisen der Mitarbeiter des ausgewählten Zeitraums angezeigt.
Achtung!
 | Es können jedoch nur Reisen mit dem Status "Genehmigt" in die Lohnverrechnung übergeleitet werden. Reisen, die noch nicht fertig oder noch nicht genehmigt sind, werden mit einem roten Rufzeichen →  , das neben der Personalnummer aufscheint, gekennzeichnet. |
Ein Beispiel für eine unvollständig erfasste Reise bei Verwendung einer Sammelspesenart wäre die fehlende Aufteilung auf die entsprechenden Spesenarten.
In der Combobox kann zwischen folgenden Einstellungen gewählt werden:
Aktuelle Reisen | Es werden alle aktuellen Reisen angezeigt. D. h. Reisen mit dem Reisestatus "Abgelehnt" und "Übergeleitet" sind hier nicht enthalten. |
Alle Reisen | Hier werden ausnahmslos alle Reisen des festgelegten Zeitraums angezeigt. |
Überleitbare Reisen | Es werden nur jene Reisen angezeigt, die über den Status "Genehmigt" verfügen und bereit sind für die Überleitung (d. h. kein rotes Rufzeichen neben der Personalnummer). |
Bereits übergeleitete Reisen | Angezeigt werden jene Reisen, die bereits in den Lohn übergeleitet wurden (Status = "Übergeleitet"). |
Die Feldauswahl zur Übersicht der Dienstreisen kann individuell Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Üblicherweise werden folgende Felder in der Liste angezeigt:
Pers.-Nr. | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||
Reisezweck | Die Erfassung des Reisezwecks ermöglicht eine einfache Identifikation der Dienstreise. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf  gelangen Sie in das Reisezweck-Anlagefenster. Werden dort Reisezwecke angelegt, stehen sie auch für alle weiteren Dienstreisen zur Auswahl. Beispiel
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Reisebeginn | Start der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reiseende | Ende der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reisestatus | Der Reisestatus zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich die jeweilige Reise gerade befindet. Folgende Ausprägungen sind möglich:
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Spesen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  gelangen Sie zur Erfassung der Spesen.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardspesenart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardspesenart ausgewiesen. Beispiel
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Lohnarten | In diesem Feld können zusätzliche Lohnarten, die mit der Dienstreise in Zusammenhang stehen (z. B. ein Reisevorschuss), erfasst werden. Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung der Lohnarten.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardlohnart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der hier hinterlegten Lohnart ausgewiesen. Beispiel
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Diäten | Diäten | ||
Kilometergeld | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung des Kilometergeldes.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardlohnart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardlohnart ausgewiesen. Beispiel
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Spesen Verteilt | Spesen Verteilt | ||
Überleitungs-Jahr | Überleitungs-Jahr in die Lohnverrechnung | ||
Überleitungs-Monat | Überleitungs-Monat in die Lohnverrechnung |
Wie bereits erwähnt, kann in der Parametersteuerung (LOHN Parameter - Dienstreisen erfassen - Überleitung in Lohn) aus vier Varianten gewählt werden. Je nach gewählter Variante werden die Diätensätze entweder im NTCS Dienstreiseprogramm berechnet oder erst nach der Überleitung in die BMD 5.5 Lohnverrechnung.
1 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV580) | Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, welche Sie in einem zweiten Schritt mit dem Programm LV060 in die Diätenverwaltung LV580 importieren können. |
2 - BMD 5.5 Lohn (LV580) | Die zu übernehmenden Reisen werden automatisch in die Diätenverwaltung LV580 übergeleitet. |
3 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV068) | Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, welche Sie in einem zweiten Schritt mit dem Programm LV060 in die Bruttoerfassung importieren können. |
4 - NTCS Lohn | Die zu übernehmenden Reisen werden automatisch über den Importpuffer in die Bruttoerfassung übergeleitet. |
Für die Überleitungsvarianten 1 und 3 muss in den Parametern auch ein Exportverzeichnis für die Erstellung der Datei hinterlegt werden. Entscheiden Sie sich für Variante 3 bzw. 4, müssen auch die Lohnarten für Tag- und Nächtigungsgelder hinterlegt werden.
Wird die Lohnverrechnung auf einer anderen Umgebung geführt, als die Dienstreisen erfasst werden (beispielsweise in BMD 5.5 oder einer anderen NTCS Datenbank oder einem anderen Programm), dann sind abweichende Mitarbeiter- und/oder Firmennummern möglich.
Beispielsweise nimmt ein Wirtschaftskunde die Dienstreiseerfassung vor, die Lohnverrechnung wird jedoch von einem Steuerberater durchgeführt. Der Wirtschaftskunde führt seine Firmen üblicherweise mit niedrigen Firmennummern (1, 2, 3 usw.). Beim Steuerberater hat die Firma meistens eine Nummer im 200000er-Bereich. In Einzelfällen kommt es auch vor, dass die Mitarbeiternummern unterschiedlich lauten.
In diesen Fällen helfen die folgenden Felder, denn ihre Einträge werden beim Export der Dienstreisen per CSV-Datei (Parameter Überleitung) mit den folgenden Ausprägungen als Firmen- bzw. Mitarbeiternummern exportiert, sodass die Daten unmittelbar im Zielsystem importiert werden können.
- 1 - BMD 5.5 LOHN (LV060 → LV580)
- 2 - BMD 5.5 LOHN (LV580)
- 3 - Abrechnungsimport in NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN
Beide Felder können sowohl über das Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer als auch über das Programm CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter nachbearbeitet werden.
Hier ist die Lohnklientennummer zu hinterlegen, welche dieser Firma im BMD 5.5 LOHN entspricht. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN
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Originalnummer bzw. Personalnummer aus BMD 5.5 (z. B. Klientennummer aus INFO01 oder Kundennummer aus PR01 - siehe Kontonummer in BMD 5.5) Besonderheiten im LOHN Bei der Überleitung der Dienstreise in den Lohn per CSV-Datei wird die Nummer in BMD 5.5 aus diesem Feld als Personalnummer verwendet. Beispielsweise hat der Mitarbeiter in der Umgebung, mit der die NTCS Dienstreisen erfasst werden, die Nummer 100. Die Lohnverrechnung wird vom Steuerberater auf einer anderen Umgebung geführt und dort hat der Mitarbeiter die Nummer 134. Beim Export der Dienstreisedaten in eine CSV-Datei wird die Personalnummer 134 exportiert, sodass diese Daten in die Lohnverrechnung des Steuerberaters importiert werden kann. Besonderheiten ZEIT Bei Verwendung des Programms ZEIT für Lohnverrechnung exportieren wird die "Nummer in BMD 5.5" (welche die im externen Lohnsystem vergebene Dienstnehmernummer ist) aus diesem Feld als Personalnummer für den Export verwendet. Beispiel Der Mitarbeiter hat in der Zeiterfassung die Personalnummer 100. Die Lohnverrechnung wird vom Steuerberater extern auf einer anderen Systemumgebung geführt und dort hat der Mitarbeiter die Personalnummer 134. Ist nun im Feld "Nummer in BMD 5.5" die Nr. 134 hinterlegt, so wird nur beim Export der Zeitdaten in die CSV-Datei die Personalnummer 134 exportiert, sodass diese Daten in die Lohnverrechnung des Steuerberaters importiert werden können. In der Zeiterfassung intern bleibt die Mitarbeiternummer jedoch 100. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Alle Reisen überleiten | Mit dieser Funktion werden alle "genehmigten" Reisen je nach hinterlegter Überleitungsvariante entweder direkt in das jeweilige Programm importiert oder in eine CSV-Datei exportiert. |
| Markierte Reisen überleiten | Hier werden nur die markierten und "genehmigten" Reisen entweder direkt in das jeweilige Programm importiert oder im CSV-Format exportiert. Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:
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 Spesen verteilen | Über den Spesenverteiler kann die Aufteilung der Sammelspesenart durchgeführt werden. |
 Reise(n) fertigstellen | Mit dieser Funktion können eine oder mehrere "offene" Reisen auf den Status "Vorgelegt/Fertig" bzw. "Genehmigt" (wenn kein Genehmigungsverfahren verwendet wird) gestellt werden. |
| Genehmigung erteilen | Mit dieser Funktion können entweder einzelne, alle oder ausgewählte Dienstreisen genehmigt werden. Anschließend wird der Reisestatus von "Vorgelegt/Fertig" oder "Offen" auf "Genehmigt" umgestellt. Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:
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 Importpuffer ansehen | Im Importpuffer können die Lohnarten angesehen werden, die anschließend in der Bruttoerfassung aktiviert werden. |
 Arbeitsessen | Zeigt an, wenn Arbeitsessen zur markierten Reise erfasst worden sind. |
 Auslandsaufenthalt | Im Fall einer Auslandsdienstreise können über diese Funktion die Grenzübertritte abgerufen werden. |
 Nächtigung | Zeigt an, wenn bei einer Dienstreise der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. |
 KM-Geld | Öffnet ein Fenster mit dem zur markierten Reise erfassten Kilometergeld. |
 Spesen | Öffnet ein Fenster mit den zur markierten Reise erfassten Spesen. |
 Lohnarten | Zeigt an, wenn zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst worden sind. |
 Kostenaufteilung | Öffnet ein Fenster, mit dem die Reisekosten entweder prozentuell oder wertmäßig aufgeteilt werden können. |
 Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Tag- und Nächtigungsgelder und welche Arbeitsessen errechnet bzw. erfasst worden sind. |
 DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. |
 Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufe sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. | |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle in der Übersicht angezeigten Reisen. | |
Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
 Überleitungs-Jahr/Monat initialisieren | Wird diese Funktion gestartet, werden der Überleitungsmonat und das Überleitungsjahr der markierten Reisen zurückgesetzt. Zusätzlich wird der Reisestatus von "Übergeleitet" auf "Genehmigt" oder von "Storniert+Übergeleitet" auf "Storniert" gesetzt. Diese Funktion wird beispielsweise benötigt, wenn Reisen in einen falschen Monat übergeleitet worden sind. |
 Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt bzw. abgelehnt hat. |
 Reisestatus zurücksetzen | Setzt den Reisestatus auf "Offen" zurück. |
