FAQ LOHN Dienstreisen

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Verwenden Sie das Programm Dienstreisen erfassen und markieren Sie die relevante Dienstreise. Wählen Sie über das Menü "Ausdruck" den Punkt "Berechnungsjournal":



Am Berechnungsjournal können die verwendete Diätenstufe und der Kollektivvertrag sowie die steuerrechtliche und KV-rechtliche Bewertung kontrolliert werden.

Zur Auszahlung kommt der KV-rechtlich gewährte Gesamtbetrag unter Berücksichtigung der bestmöglichen Ausschöpfung der steuerfreien Beträge.

​Ist eine Dienstreise unter LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen angelegt worden, gibt es die Möglichkeit, im Menü "Funktionen" unter "Detail" die Beträge der Diäten mit der Funktionstaste F6 selbst zu bearbeiten.

Es erscheint folgende Meldung bei bestimmten Dienstnehmern:

"Die Erfassung von Dienstreisen ist nur bei Dienstnehmern möglich (DB: XXXX - JJJJ/MM - Firma: XXXX / Mitarb.: X (X))",

In diesem Fall sind diese Dienstnehmer auf folgende Punkte zu prüfen:

Ja, mit dem Programm Dienstreisen importieren, das Sie im Paket LOHN sowohl unter "Dienstreisen" als auch unter LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export finden.



Die zu importierenden Daten müssen der verwendeten Schnittstelle entsprechen.

Der Geschäftsführer/Abteilungsleiter erhält zur Genehmigung von Dienstreisen und Urlaubsanträgen eine Aufgabe. Im Zuge der Genehmigung von Dienstreisen soll aber keine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen.

Steigen Sie unter CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Aufgaben → Aufgabenkategorien ein.

Im linken Fensterbereich kann unter "Aufgabenkategorien" mit "+" oder der Funktionstaste F5 Neu eine neue Hauptkategorie (z. B. "Dienstreisen") erfasst werden. Die Unterkategorien sind unter der jeweiligen Aufgabenunterkategorie im rechten Fensterbereich nach Bedarf neu anzulegen. (z. B. "Dienstreisen genehmigen - keine E-Mail")

Um die E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben, die das Genehmigen von Dienstreisen betreffen, zu deaktivieren, muss folgender CRM Parameter mit der neu angelegten Unterkategorie befüllt werden:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein → Unterkategorie ohne E-Mail-Benachrichtigung

Letztendlich ist die jeweilige Unterkategorie in folgendem LOHN Parameter zu hinterlegen:

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreisen erfassen → Genehmigung → Unterkategorie

​Verwenden Sie das Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten und kontrollieren Sie die überzuleitenden Dienstreisen auf Vollständigkeit. Jene Dienstreisen, die links neben der Personalnummer ein Rufzeichen-Symbol  haben, können momentan nicht übergeleitet werden.

Beispielsweise können Dienstreisen, die nicht fertig gemeldet worden sind oder bei denen noch Spesen zu verteilen sind, nicht übergeleitet werden. Der Grund, weshalb die konkrete Dienstreise nicht übergeleitet werden kann, wird im Mouseover-Text angezeigt, wenn man mit dem Mauszeiger über das Rufzeichen-Symbol fährt.

Unter ​LOHN → Dienstreisen – Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten ist im Menü "Extras" die Funktion "Überleitungs-Jahr/Monat initialisieren" zu verwenden.

Nach der erneuten Überleitung ist der Einsteig in die Bruttoerfassung nötig, um in den falsch übergeleitetenen Monat alle Dienstreise-Lohnarten zu löschen und die Lohnarten-Aktivierung erneut auszuführen.

Sachverhalt: In einer Firma werden die Dienstreisen monatsversetzt ausbezahlt.

Um dies auch im Monat Dezember effizient umzusetzen, ist wie folgt vorzugehen:

Nach Endverspeicherung der Abrechnung Dezember werden unter LOHN → Dienstreisen → "Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten" die Daten übergeleitet.

Es können nur die Monate des aktuellen Jahres zur Überleitung ausgewählt werden. Das Feld "Überleitungsjahr" ist in diesem Fall gesperrt.

Die Ausprägung bleibt auf dem Überleitungsmonat "Dezember", aber die Auszahlung erfolgt über einen Aufrollmonat, beispielsweise Monat 13.

Nach dem Einsteig in die Bruttoerfassung (Monat 13-24) kann – je nachdem, ob einzelne Dienstnehmer oder die ganze Firma betroffen sind – der Importpuffer unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Importpuffer → "Importpuffer für Firma entleeren" ODER "Importpuffer für Dienstnehmer entleeren" entleert werden.

Mit dieser Funktion wird die Reisekostenabrechnung aus z. B. Monat 13 in den jeweiligen Überleitungsmonat (hier Dezember) gerollt.

Sowohl b​ei Neuanlage als auch bei Änderungen von Abteilungsleitung und Geschäftsführung bei einem Mitarbeiter sollten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch aktualisiert werden. Dies wird deshalb empfohlen, damit ab geänderter Zuordnung des Mitarbeiters auch Genehmigungen für Dienstreisen an die neuen Vorgesetzten gesendet werden.

Damit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch upgedatet werden, ist im Paket CRM unter CRM Parameter → CRM → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten der Parameter "Automatisches Update" auf die Ausprägung "1 - Ja" zu stellen.

Beachten Sie, dass ggf. bereits vorhandene Genehmigungsaufgaben bei der bisherigen Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung bleiben und nicht automatisch auf die/den neuen Vorgesetzte/n übertragen werden.

 

​Gerade für die BMD Web-Dienstreiseerfassung stellt sich öfters die Frage, wo Tausender- und Dezimaltrennzeichen im System zu hinterlegen sind und auf welche Einstellungen zugegriffen wird.

In der NTCS sind die Tausender- und Dezimaltrennzeichen für das BMD Web nicht zu hinterlegen. Das System greift auf die jeweiligen Systemeinstellungen des Betriebssystems zu. Diese können pro Gerät bzw. Einsatzort unterschiedlich eingestellt sein, weshalb das Dezimaltrennzeichen auf einem Gerät ein Komma und auf dem anderen ein Punkt sein kann. 

Für ein Windows-Betriebssystem suchen Sie in der Systemsteuerung nach der Region. In diesem Fenster gibt es die Schaltfläche "Weitere Einstellungen...". Das Fenster "Format anpassen" rechts im unten angeführten Bild öffnet sich. Hier können das Dezimaltrennzeichen und andere Einstellungen getroffen werden.

​

Im § 13 UStG ist geregelt, dass nur aus den steuerfreien (nicht steuerbaren) Inlands-Diäten die Vorsteuer herausgerechnet werden darf. Die BMD Standardlohnarten werden aus diesem Grund so ausgeliefert, dass die Lohnarten "Diäten Inland frei..:" 10 % Vorsteuer, aber die Lohnarten "Diäten Inland pfl...." keine Vorsteuer beinhalten. Auslands-Diäten beinhalten generell keine Vorsteuer.

Die Staffelung des Kilometergeldes sehen einige Kollektivverträge vor, aber nicht alle.

Anlage einer Infolohnart 2699 KM-Geld Menge mit folgenden Einstellungen:

Eingabe Menge = Ja, Pflichtigkeiten = Nein, Verbuchung = Nein, Am Lohnset drucken = Nein, Koppelung auf die Lohnarten 2700, 2710 und 2720, Übergabe = Nein

Im betroffenen KV ist eine Faktorentabelle für das Kilometergeld entsprechend dieser Vorlage zu definieren. Haben mehrere Kollektivverträge eine Staffelung, dann sollten die Faktorentabellen wegen der leichteren Wartbarkeit immer unter derselben Nummer angelegt werden. Wichtig ist der Vergleichsoperator "DifferenzSumme", damit die Staffelung berücksichtigt wird. Ab diesem Wert muss immer der erste mögliche Wert mit dem anderen Satz verwendet werden. Beispiel Handel-KV: Bis 10.000 km erhält man 0,42 €, für die nächsten 10.000 km 0,34 € und ab 20.000 km nur noch € 0,25 €. Würde man bei "ab diesem Wert" 10.000 hinterlegen, wird der 10.000. km schon mit 0,34 gerechnet und das wäre falsch.



Anlage einer KV-spezifischen Lohnart 2700. Die globale Lohnart 2700 bitte nicht ändern, nur die KV-spezifische.

Hier ist Folgendes einzustellen: Eingabe Betrag = Ja, Wert von Berechnungsgenerator und Berechnung = 2700

Die Berechnung 2700 ermittelt abhängig von den bereits in diesem Lohnjahr gefahrenen Kilometern (erfasst durch die Lohnart 2699) den KM-Geld-Betrag abhängig von der Staffelung.

Wichtig ist, dass alle Kilometergelder mit der Eingabelohnart 2699 erfasst werden.

//$WIZARD
//$ VAR_563771940195389===KM-Geld bisher Menge
//$ LGV_LOHNART===Lohnart
//$ VAR_476841940222002===KM-Geld laufender Monat Menge
//$ LGV_LOHNART===Lohnart
//$ VAR_999261973885888===KM-Geld bisher Betrag
//$ LGV_LOHNART===Lohnart
//$ VAR_833801973892106===KM-Geld Menge gesamt
//$ VAR_928581973896039===KM-Geld Gesamtbetrag
//$ LGV_FAKTORTABELLE===Faktortabelle
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// Erstelldatum : 08.06.2018 11:49:38
// Ersteller : BMD
// Beschreibung : KM-Geld Betragsstaffelung
// ==============================================
VAR_563771940195389 := BMD_LGV_LOHNART('1329576311000100510','-1','-1',0,12,0,0,-1,1,0,0,0,1);
VAR_476841940222002 := BMD_LGV_LOHNART('1329576311000100510','-1','-1',0,1,0,0,0,0,0,0,0,1);
VAR_999261973885888 := BMD_LGV_LOHNART('1194782518012800530','-1','-1',2,12,0,0,-1,1,0,0,0,1);
VAR_833801973892106 := VAR_563771940195389 + VAR_476841940222002;
VAR_928581973896039 := BMD_LGV_FAKTORTABELLE(101,VAR_833801973892106);
Result := VAR_928581973896039 - VAR_999261973885888;

Es ist zu überlegen, ob alle technischen oder alle Dienstverhältnisse betrachtet werden sollen. Sofern die Entscheidung gefallen ist, muss in den Funktionsparameterwerten das Feld "Dienstverhältnis" entsprechend angepasst werden. Es ist zu beachten, dass diese Einstellung bei allen Variablen, die mit der Funktion "Lohnart" eingelesen werden, gleichermaßen anzupassen ist.