Wie der Name "Personalinformationssystem" impliziert, sind die Informationen rund um das Personal das zentrale Element des Pakets PI. Dabei ist die Mitarbeiterverwaltung das Kernstück des Personalinformationssystem und das Fenster PI Mitarbeiter die zentrale Stelle, an der viele Informationen rund um den Mitarbeiter zusammenfließen.

Zu diesen Informationen gehören unter anderem:

Stammdaten
Stellen
Qualifikationen
Ausbildungen
Betriebsmittel
Personalakt

Hinweis

Ist neben dem BMD Personalinformationssystem auch der BMD Lohn im Einsatz, dann können im Fenster PI Mitarbeiter auch Lohninformationen, wie beispielsweise die PI Lohndaten, das Lohnkonto und das NLZ-Karteiblatt eingeblendet werden.

Hinweis

Der Mitarbeiterstamm ist ein zentraler Stammdatenpool. Das bedeutet, dass in allen Bereichen, in denen Mitarbeiter verwendet werden, auf eine gemeinsame Stammdatenbasis zugegriffen wird. Somit profitieren von Anpassungen in den Stammdaten auch andere Bereiche, in denen Mitarbeiterstammdaten benötigt werden.

Folgende Mitarbeiterstämme stehen in NTCS zur Verfügung:

Im BMD Personalinformationssystem erfolgt neben der Mitarbeiterverwaltung auch die Bewerberverwaltung, die primär im Fenster Jobs vorgenommen wird. Bewerber können auf Mitarbeiter umgestellt werden. Dies ist eine Art, wie Mitarbeiter im System erfasst werden können. Beispielsweise können Bewerbungen über den Bewerbungsimport (Onlinebewerbung, XML, API, CVlizer, Fox-CV) in das Fenster Jobs übernommen und von dort aus auf Mitarbeiter umgestellt werden.

Achtung!

Für Mitarbeiter und Bewerber gibt es unterschiedliche Nummernkreise, die sich nicht überschneiden dürfen.

Am Weg von der Erstellung eines Jobs über den Bewerbungsimport, die Bewerbung bis hin zum Mitarbeiter gibt es viele Automatisierungsmöglichkeiten, die unter anderem im Hilfe-Dokument Einsatz von Workflows im Personalinformationssystem beschrieben werden.

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2. Vorarbeiten

Bevor im Personalinformationssystem gearbeitet werden kann, bedarf es einer Grundkonfiguration, die in der Regel gemeinsam mit unseren PI Trainerinnen und Trainern vorgenommen wird.

Wichtige Informationen zu den Voreinstellungen finden Sie im Hilfethema Erste Schritte PI.

Achtung!

Das Paket Personalinformationssystem sieht zwingend eine Firmengruppe vor. Die Firmengruppe muss vor dem Einpflegen der Mitarbeiterstammdaten eingerichtet werden, da ein Ändern im Nachhinein nur bedingt, sehr aufwendig oder gar nicht möglich ist. Weitere Informationen zum Thema Firmengruppe finden Sie unter Die Firmengruppe: Überblick, Die Firmengruppe: Paketbezogene Motive und Firmengruppe im Personalinformationssystem.

Neben der obligatorischen Firmengruppe, spielt auch eine korrekt eingestellte Parametrierung in den PI, CRM und TOOLS Parametern eine wichtige Rolle. Darüber hinaus können viele PI und CRM Standards als Basis imporiert werden. Weitere Details dazu finden sich im Hilfeartikel PI Standards importieren. Zusätzlich bieten wir auch einen Katalog an Standardauswertungen für den Auswertungstyp "Mitarbeiter" an. Dieser kann über die Funktion "Standardauswertungen importieren" im Fenster PI Auswertungsdesigner importiert werden.

Wird der Personalakt genutzt, dann ist auch eine Einrichtung der Pfade, des Archivs und der Dokumentenkategorien erforderlich.

Achtung!

Das Thema "Berechtigungen" spielt im Personalinformationssystem eine sehr wichtige Rolle. Damit die Informationen im Personalinformationssystem geschützt werden können, gibt es eine ganze Reihe von Berechtigungseinstellungen, welche sich unter anderem über Benutzer, Gruppen, Berechtigungen, Datenbesitzergruppen, Rollen, Berechtigungen für Mitarbeiterdaten und Berechtigungen für Personalinformation konfigurieren lassen.

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3. Mitarbeiteranlage

Wie anfänglich bereits angemerkt, ist die Mitarbeiterverwaltung das Kernstück des Personalinformationssystems. Aber wie kommen eigentlich die Mitarbeiter ins Personalinformationssystem?

Wenn Sie bereits das Paket CRM oder das Paket LOHN im Einsatz hatten, dann werden Sie feststellen, dass die Mitarbeiter bereits im Fenster PI Mitarbeiter ersichtlich sind. Das liegt daran, weil es sich beim Mitarbeiterstamm um einen gemeinsamen Stammdatenpool handelt, auf den paketübergreifend zugegriffen wird. Darauf wurde bereits kurz unter dem Punkt Allgemeines dieses Hilfedokuments eingegangen.

Hinweis

Wenn die Mitarbeiter in den anderen Paketen bereits vorhanden sind, diese jedoch nicht im Fenster PI Mitarbeiter aufscheinen, dann wurden womöglich Ihre Berechtigungen noch nicht entsprechend konfiguriert. Eventuell sind die Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter durch Berechtigungen für Mitarbeiterdaten geschützt und Sie verfügen noch nicht über ausreichende Berechtigungen.

Wenn Sie im Personalinformationssystem tatsächlich von Grund auf starten und es noch keine Mitarbeiter im Paket CRM und noch keine Dienstnehmer im Paket LOHN gibt, dann können die Mitarbeiter auf mehrere Wege ins System gelangen.

Achtung!

Beachten Sie vor der Mitarbeiteranlage unbedingt den Punkt Vorarbeiten dieses Hilfedokuments!

Sofern Sie alle Vorarbeiten abgeschlossen haben, können Sie nun mit der Anlage der Mitarbeiter beginnen. Welche Möglichkeiten Ihnen dabei zur Verfügung stehen, wird nun in diesem Kapitel weiter beschrieben.

3.1. Manuelle Anlage

Die manuelle Neuanlage von Mitarbeitern wird dann verwendet, wenn keine Schnittstelle von anderen externen Systemen, kein Datenabgleich oder Import und keine Umstellung aus der BMD PI Bewerberverwaltung erfolgt.

Bei der manuellen Neuanlage von Mitarbeitern werden die Stammdaten rund um den Mitarbeiter direkt im Fenster PI Mitarbeiter erfasst.

3.1.1. Start der Neuananlage

Die Neuanlage beginnt im Fenster PI Mitarbeiter durch die Funktion "Neu (F5)" und öffnet die Erfassungsmaske für die Mitarbeiterstammdaten.

Welche Daten hierbei erfasst werden, hängt von der zuvor definierten Feldauswahl ab und kann mitunter zwischen Benutzern auch variieren.

Hinweis

Durch einen Mausklick auf das Nummern-Symbol

links neben dem Eingabefeld für die Mitarbeiternummer kann die Mitarbeiternummer auch vom System automatisch vergeben werden. Das Regelwerk, welches hier zur Anwendung kommt, wird im Menü CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise hinterlegt.

Detaillierte Informationen zu den Einstellungen der Nummernkreise finden Sie im Hilfedokument Nummernkreise.

3.2. Mitarbeiterimport

Bei größeren Mengen von Mitarbeiterdaten empfiehlt es sich, die Stammdaten in das System zu importieren, um Zeit zu sparen. Dazu steht der Import via CSV-Datei zur Verfügung.

3.2.1. Import via CSV-Datei

Der Import für die Mitarbeiterstammdaten im CSV Format wird über Personen importieren durchgeführt.

3.2.1.1. Aufbau der CSV-Datei

Pflichtfelder

Folgende Felder müssen im CSV-File vorhanden sein:

PER_FIRMENNR	Eigene Firmennummer, unter der der Mitarbeiter angelegt werden soll.
PER_PERSONENNR	Mitarbeiternummer (bzw. Nummer des Bewerbers oder Vertreters)
PER_PERSONENART	Hier ist immer das Kürzel MA für Mitarbeiter einzutragen.
Es muss ein Personenkennzeichen festgelegt werden: MIT_ISTMITARBEITER MIT_ISTBEWERBER MIT_ISTVERTRETER	Geben Sie die Spaltenüberschrift für das gewünschte Personenkennzeichen an. Eine Person kann mit der Personenart MA als Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter angelegt werden. Entscheidend dafür ist, welches Personenkennzeichen mitimportiert wird. 1 = Ja 0 = Nein Ein Mitarbeiter kann auch als Mitarbeiter und Vertreter angelegt werden bzw. auf Mitarbeiter und Vertreter umgestellt werden. Verwenden Sie dazu beide Spalten "MIT_ISTMITARBEITER" und "MIT_ISTVERTRETER" und verwenden Sie bei beiden Spalten den Wert 1.

Eine automatische Ermittlung der nächsten freien Personennummer anhand des Nummernkreises, ist für Mitarbeiterimporte NICHT möglich!

Festlegen des Personenkennzeichens

Eine Person kann mit der Personenart MA als Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter angelegt werden. Entscheidend dafür ist, welches der folgenden Felder im Stamm aktiviert ist.

MIT_ISTMITARBEITER	(1 = Ja; 0 = Nein)
MIT_ISTBEWERBER	(1 = Ja; 0 = Nein)
MIT_ISTVERTRETER	(1 = Ja; 0 = Nein)

Zusätzlich zu den oben genannten Pflichtfeldern können (sofern in der Personenmaske vorhanden und sinnvoll) für Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter Felder aus den folgenden Tabellen importiert werden:

Felder aus der Personentabelle	Personen importieren: Personentabelle
Felder aus der Mitarbeitertabelle	Personen importieren: Mitarbeitertabelle
Felder aus der Adresstabelle	Personen importieren: Adresstabelle
Wichtige Spezialfelder (Bankverbindung, u.a.m.)	Personen importieren: Mitarbeiter - Wichtige Spezialfelder

Beispiel

3.2.1.2. Aufruf Import der CSV-Datei

Die korrekt aufbereitete Importdatei kann anschließend im Fenster Import mit der Funktion "Personen importieren" importiert werden.

Das Fenster Import findet sich unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import.

Im Fenster "Import" finden Sie unter den Funktionen die Funktion "Personen importieren", mit der die Importdatei ausgewählt werden kann.

Achtung!

Aus Sicherheitsgründen ist es ratsam vor dem Import aller Mitarbeiterstammdaten einen "Testimport" mit nur einem Datensatz durchzuführen.

Sollten hierbei Fehler auftreten oder Daten falsch importiert werden, dann können diese Fehler oder falsch importierten Daten in der Importdatei noch vor dem eigentlichen Import korrigiert werden.

3.3. Bewerber auf Mitarbeiter umstellen

Ist auch die BMD PI Bewerberverwaltung im Einsatz, dann erfolgt die Mitarbeiteranlage in der Regel durch Umstellung der Bewerber auf Mitarbeiter. Details dazu entnehmen Sie bitte dem Hilfedokument Bewerber auf Mitarbeiter umstellen.

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4. Einstellen der Feldauswahl

Wie bereits angemerkt, erfolgt die Mitarbeiterverwaltung primär im Fenster PI Mitarbeiter. Die dortige Feldauswahl der Mitarbeiterliste und der Bearbeitungsmaske sowie den Namen der einzelnen Felder können Sie beliebig anpassen. Darüber hinaus können Sie für die Mitarbeiterverwaltung Benutzerwerte hinterlegen und Pflichtfelder bestimmen. Wie dies funktioniert, wird in diesem Kapitel beschrieben. Darüber hinaus gibt es auch eine Einführung in das Thema Historische Felder.

4.1. Feldauswahl in Mitarbeiterliste

Der Bereich Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter ist auch als Mitarbeiterliste bekannt. Beim Einstieg in das Fenster PI Mitarbeiter steht Ihnen eine Standardversion der Mitarbeiterliste zur Verfügung.

Sie können die Feldauswahl beliebig anpassen, damit Ihnen im Zuge der Mitarbeiterverwaltung all jene für Sie relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Detaillierte Informationen zur Anpassung der Feldauswahl erhalten Sie im Hilfedokument Feldauswahl.

4.2. Feldauswahl in Bearbeitungsmaske

Neben der Feldauswahl der Mitarbeiterliste können Sie auch die Feldauswahl der Mitarbeiter-Bearbeitungsmaske beliebig anpassen. Auch dazu erhalten Sie detaillierte Informationen im Hilfedokument Feldauswahl.

Hinweis

In den Layouteinstellungen der Feldauswahl kann die Spaltenanzahl erhöht werden. Dadurch können die Felder in der Mitarbeiter-Bearbeitungsmaske übersichtlicher dargestellt werden.

4.3. Felder umbenennen

In der Feldauswahl können Sie einzelne Felder umbenennen. Dies bietet Ihnen Spielraum bei der Verwendung der vielen Freifelder im PI Mitarbeiterstamm.

Grundsätzlich können aber alle Felder umbenannt werden, da mitunter bestehende Datumsfelder wie "Grundwehrdienst ab" nicht benötigt und somit einem anderen Zweck zugeführt werden können.

Das Umbenennen von Feldern ist in der Feldauswahl möglich.

Zunächst wählen Sie das gewünschte Feld aus. Anschließend können Sie es im Bereich der "Feldeigenschaften" umbenennen. Der Bereich der "Feldeigenschaften" kann im unteren rechten Fensterbereich aufgeklappt werden.

Beispiel

Beispielsweise kann das "Freifeld 09" in "Serviceteam" umbenannt werden.

Dazu öffnen Sie zunächst die Feldauswahl und wählen das "Freifeld 09" aus. Anschließend können Sie die Feld- und Listbezeichnung im Bereich der "Feldeigenschaften" abändern.

Achtung!

Felder, die in der Feldauswahl der Bearbeitungsmaske umbenannt werden, müssen anschließend auch noch in der Feldauswahl der Listenansicht angepasst werden.

In Programmen wie dem Standardbrief oder dem Auswertungsdesigner wird immer die Bezeichnung der Feldauswahl in der Liste herangezogen.

4.4. Benutzerwerte

Bei Freifeldern ist es möglich mit Hilfe von Benutzerwerten fixe Auswahlmöglichkeiten anzubieten.Dies hat den Vorteil genauer und einfacher nach diesen Werten filtern und sortieren zu können.

Beispiel

Bei den Mitarbeitern soll in einem Freifeld das Serviceteam, in dem die Mitarbeiter tätig sind, hinterlegt werden.

Wird beim Feld "Serviceteam" ein Textfeld zur Eingabe verwendet, dann besteht das Risiko, dass durch Tippfehler Auswertungsunschärfen entstehen.

So könnte es passieren, dass für ein Team verschiedene Bezeichnungen erfasst werden, die dann anschließend bei Auswertungen unterschiedlich dargestellt werden würden:

Team Süd
Team Sued
Taem Süd

Die Benutzerwerte werden ebenfalls in der Feldauswahl, im Bereich der "Feldeigenschaften" hinterlegt.

Im Feld "Nur Benutzerwerte erlauben" kann mittels Mausklick auf das F8-Symbol

die Neuanlage der Werte begonnen werden.

Hinweis

Bei der Anlage der Benutzerwerte ist es vor allem bei Firmengruppen und bei der Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma wichtig, dass im Zuge der Anlage der Benutzerwerte im Feld "Firma" der Wert "0" hinterlegt wird. Die Nummerierung bzw. der Schlüssel der Benutzerwerte kann frei gewählt werden.

Sobald die Benutzerwerte eingerichtet worden sind, stehen diese für das entsprechende Feld zur Auswahl. Ab diesem Zeitpunkt können die Werte im Zuge der Bearbeitung des Mitarbeiters ausgewählt werden.

Die Benutzerwerte können jederzeit um weitere Ausprägungen erweitert werden.

4.5. Pflichtfelder

Eine weitere Option bei der individuellen Anpassung von Feldern im Mitarbeiterstamm ist die Kennzeichnung von Feldern als Pflichtfeld.

Pflichtfelder werden vom System mit einem gelben Rufzeichen vor dem Feldnamen gekennzeichnet und verhindern ein Speichern des Mitarbeiterstamms, wenn in diesem Feld noch kein Wert hinterlegt worden ist.

Die Kennzeichnung eines Feldes als Pflichtfeld erfolgt ebenfalls in der Feldauswahl, im Bereich der "Feldeigenschaften".

Es können beliebig viele Pflichtfelder gekennzeichnet werden. Zu viele Pflichtfelder sind jedoch eher kontraproduktiv in der Datenwartung.

Hinweis

Eine allgemeine Beschreibung zur Verwendung der Feldauswahl und den Möglichkeiten, die dort angeboten werden,

finden Sie im Hilfethema Feldauswahl.

4.6. Historische Felder

Einige Felder im Mitarbeiterstamm sind sogenannte historische Felder und können mit einem gültig-ab-Datum versehen werden.

Ob ein Feld historische Datenführung anbietet oder nicht, wird vom Programm fix vorgegeben und kann nicht selbstständig definiert werden.

Zu den wichtigsten historischen Feldern im Bereich der Personalinformation gehören:

Kostenstelle
Abteilung
Abteilungsleitung
Geschäftsführung

Felder, für die historische Werte zur Verfügung stehen, werden links neben dem Feldnamen mit einem kleinen Uhren-Symbol

gekennzeichnet.

Hinweis

Damit die historische Datenführung aktiv ist, muss diese zunächst über den CRM Parameter "Historische Mitarbeiterdaten" aktiviert werden:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Historische Datenführung → Historische Mitarbeiterdaten

4.6.1. Veränderung von Historischen Feldern

Werden historische Felder angepasst und ist die historische Datenverwaltung aktiv, dann kann die Änderung des Feldes mit einem neuen "Gültig ab"-Datum erfasst werden.

Durch diese Option entsteht für die historischen Felder eine Chronologie, die in weiterer Folge auch eine rückwirkende stichtagsbezogene Auswertung ermöglicht.

Achtung!

Da es nicht möglich ist, beliebige Felder in historische Felder umzuwandeln, stehen neben den Standardfeldern bis zu zehn historische Freifelder zur Verfügung.

4.6.2. Gruppenanpassung von Historischen Feldern

Fallweise kann es vorkommen, dass die einzelnen historischen Felder für mehrere Mitarbeiter gleichzeit verändert werden müssen.

Üblicherweise kann dies über die Feldauswahl mit der Funktion "Spalte bearbeiten" erledigt werden, mit Ausnahme bei historischen Feldern.

Beispiel

Durch den Austritt einer Abteilungsleitung erhalten die betroffenen Mitarbeiter eine neue Abteilungsleitung.

Um das historische Feld für alle Mitarbeiter anzupassen, müssen zwei Schritte ausgeführt werden.

Schritt 1 - Filterung nach der ausgetretenen Abteilungsleitung

Schritt 2 - Hinterlegung der neuen Abteilungsleitung bei den zuvor gefilterten Mitarbeitern

Nachdem die relevanten Mitarbeiter zuvor im Schritt 1 gefiltert worden sind, erfolgt nun im Schritt 2 die Hinterlegung der neuen Abteilungsleitung bei allen gefilterten Mitarbeitern. Es wird empfohlen, dass Sie sich an dieser Stelle nochmals vergewissern, dass tatsächlich die gewünschten Mitarbeiter gefiltert worden sind, um die Abteilungsleitung nicht irrtümlich bei falsch gefilterten oder gar bei allen Mitarbeitern zu ändern.

Wählen Sie nun die Funktion "Wechsel Organisationseinheit".

Mit der Funktion "Wechsel Organisationseinheit" haben Sie nun die Möglichkeit, bei allen zuvor gefilterten Mitarbeitern die neue Abteilungsleitung mit einem gemeinsamen Gültigkeitsdatum zu hinterlegen.

Beachten Sie dabei die erste Zeile im Fenster "Wechsel Organisationseinheit". Der Hinweis "Ausgewählte Personen:" informiert Sie nochmals darüber, wie viele Personen Sie zuvor über die Filterung ausgewählt haben. Weicht die hier angezeigte Zahl von Ihrer zuvor vorgenommenen Filterung ab, dann überprüfen Sie nochmals den Filter, bevor Sie fortfahren, um zu verhindern, dass Sie womöglich bei falsch oder nicht gefilterten Mitarbeitern eine ungewünschte Änderung vornehmen.

Neben der Abteilungsleitung können mit der Funktion "Wechsel Organisationseinheit" auch weitere Daten bei allen zuvor gefilterten Mitarbeitern mit einem gemeinsamen Gültigkeitsdatum abgeändert werden. Dazu zählen die Felder "Geschäftsführung", "Abteilung", "Kostenstelle", "Kostenträger", "KORE-Abteilung", "Dimension", "Geschäftsbereich" und weitere über die Feldauswahl einblendbare Felder, wie z. B. die zuvor erwähnten historischen Freifelder.

4.6.3. Mitarbeiterdaten zum Stichtag

Werden Mitarbeiterstammdaten historisch verwaltet, dann können diese auch stichtagsbezogen ausgewertet werden.

Mit der Funktion "Mitarbeiterdaten zum Stichtag" ist sowohl eine Betrachtung der Vergangenheit als auch ein Ausblick in die Zukunft möglich.

Über die Feldauswahl können Sie weitere Felder zur Liste der Mitarbeiterdaten zum Stichtag hinzufügen.

Hinweis

Diese Ansicht ist für die Auswertung der historischen Mitarbeiterstammdaten vorgesehen.

Sämtliche Stammdatenfelder, die keine Historie besitzen, werden in dieser Ansicht mit dem aktuellen Wert angezeigt.

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5. Mitarbeiterfotos

Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiterfotos im System zu hinterlegen. Diese können anschließend an bestimmten Stellen eingeblendet werden. Im Fenster PI Mitarbeiter ist dies beispielsweise standardmäßig im Bereich Details der Fall. Steigt ein Mitarbeiter in die BMD Web ESS (Employee Self Service) Obfläche ein, dann findet dieser auch dort sein Mitarbeiterfoto vor, wodurch diese Oberfläche sehr viel persönlicher wirkt.

5.1. Einstellungen für Mitarbeiterfotos

Um Mitarbeiterfotos im System hinterlegen zu können, muss zuvor ein Verzeichnis angegeben werden, in dem die Fotos abgelegt werden. Dieses Verzeichnis wird ähnlich wie das Verzeichnis für die Dokumente des Personalaktes durch den Dienst "BMDNtcsSvc" verwendet.

Im CRM Fenster Pfade werden die Pfade verwaltet und abhängig vom Speicherverfahren hinterlegt.

CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade

Nach dem Einstieg in das Fenster "Pfade" kann über die Combobox im oberen rechten Fensterbereich die Kategorie "Mitarbeiterfotos" ausgewählt werden.

Hinweis

Bei dem Speicherverfahren "Speicherung über Server" wird der Serverpfad verwendet. Hier ist das Verzeichnis aus Sicht des Servers und nicht aus Sicht des Clients einzutragen. Für den Client sollte auch keine Freigabe auf dieses Verzeichnis bestehen, da die Kommunikation über den Dienst "BMDNtcsSvc" abläuft.

Wird das Speicherverfahren "Direkte Speicherung" eingestellt, ist hier der Netz-Pfad aus Sicht des Clients zu befüllen. Weiters benötigen alle Benutzer eine Freigabe auf dieses Verzeichnis mit Schreibrechten, um die Fotos auch am Server ablegen zu können.

Das Speicherverfahren wird im CRM Parameter "Speicherverfahren" festgelegt.

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter → Speicherverfahren

5.2. Fotos hinterlegen

Die Verknüpfung des Fotos mit den Mitarbeiterstammdaten kann im Fenster PI Mitarbeiter über das Feld "Foto" vorgenommen werden. Sollte dieses Feld in der aktiven Feldauswahl noch nicht vorhanden sein, muss es zuerst eingeblendet werden.

Mithilfe des F4-Symbols

neben dem Feld "Foto" kann ein im CRM Fenster Fotos bereits zur Verfügung stehendes Foto mit dem Mitarbeiter verknüpft werden. Alternativ kann über das F8-Symbol

neben dem Feld "Foto" der Explorer geöffnet und ein Foto aus dem Betriebssystem hochgeladen werden.

5.3. Foto-Anzeige ausblenden

Im Fenster PI Mitarbeiter kann das im Fensterbereich Details angezeigte Foto über die Feldauswahl ausgeblendet werden.

Detaillierte Informationen zum Fenster "PI Mitarbeiter" und den jeweiligen Bereichen des Fensters finden Sie im Hilfedokument PI Mitarbeiter. Weitere Informationen zum Thema "Flexibles Layout" finden sich im Hilfedokument Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design.

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6. Ansicht, Filter und Gruppen

Bevor es nun im nächsten Kapitel um die Mitarbeiterverwaltung selbst geht, befassen wir uns in diesem Kapitel zunächst noch mit den Ansichts-, Filterungs- und Gruppierungsmöglichkeiten der Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter.

Welche Mitarbeiter tatsächlich in der Mitarbeiterliste, also im Bereich Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter, angezeigt werden, kann von mehreren Faktoren beeinflusst werden. Ein Faktor sind zum Beispiel die bereits zuvor angesprochenen Berechtigungen für Mitarbeiterdaten. Weitere Faktoren sind die Ansicht, der Filter und die Gruppen.

6.1. Ansicht

Über die Ansicht können aktive oder inaktive Mitarbeiter ausgewählt werden. Darüberhinaus ist auch eine Filterung mit Hilfe des Skillfinders möglich. Die einzelnen Funktionen werden im Hilfedokument PI Mitarbeiter beschrieben.

6.2. Filter

Mit Hilfe des Filters kann die Mitarbeiterliste ebenfalls beliebig aufbereitet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfedokument Suchen und Filtern.

6.3. Gruppen

Mit Hilfe der Gruppen kann ebenfalls eine Filterung der Mitarbeiterliste erfolgen. Weitere Details zu den Gruppen finden sich unter Gruppen im Hilfedokument PI Mitarbeiter.

7. Mitarbeiterverwaltung

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir uns damit befasst, welche Vorbereitungen für die Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem getroffen werden müssen. Anschließend haben wir uns damit beschäftigt, wie Mitarbeiter angelegt bzw. importiert oder aus der Bewerberverwaltung umgestellt werden können. Weiters wurde beschrieben, wie die Feldauswahl und das Layout für die Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem angepasst werden kann und welche Ansichts-, Filterungs- und Gruppierungsmöglichkeiten es bei der Mitarbeiterliste im Fenster PI Mitarbeiter gibt.

Nachdem nun die Mitarbeiter im System vorhanden sind und die Feldauswahl und das Layout unseren Wünschen entspricht, werden wir uns in diesem Kapitel mit der Mitarbeiterverwaltung selbst befassen. Wie bereits mehrfach angemerkt, erfolgt die Mitarbeiterverwaltung primär im Fenster PI Mitarbeiter. Aus diesem Grunde kann aus diesem Fenster heraus auf sehr viele Informationen des Personalinformationssystems und darüber hinaus zugegriffen werden. Das Fenster selbst wird mit all seinen Funktionen im Hilfedokument PI Mitarbeiter detailliert beschrieben.

7.1. Stammdaten

Die Änderung der Stammdaten, wie beispielsweise Name, Familienstand, Adresse usw. erfolgt direkt im Fenster PI Mitarbeiter. Dazu wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und starten die Funktion "Bearbeiten". Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der Sie die Änderungen vornehmen können.

Hinweis

In der Mitarbeiterliste ist ein "Zeilenweise bearbeiten" und ein "Spaltenweise bearbeiten" möglich.

Hinweis

Bitte beachten Sie die bereits zuvor genannten Information zur Veränderung von Historischen Feldern.

Hinweis

Wussten Sie schon, dass die Personalien auch durch Ihre Mitarbeiter selbst geändert werden können? Details dazu finden Sie im Hilfedokument Personalien ändern. Dies ist auch über BMD Web ESS (Employee Self Service) möglich. Dabei behalten Sie die Kontrolle über die Änderungen, da die Freigabe durch eine verantwortliche Person im Zuge eines Workflows erfolgt. Weitere Informationen zu Workflows im Personalinformationssystem finden Sie im Hilfedokument Einsatz von Workflows im Personalinformationssystem.

7.2. Weitere Informationen aus dem BMD Personalinformationssystem

Neben den Stammdaten finden sich im Fenster PI Mitarbeiter viele weitere Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen des Personalinformationssystems und darüber hinaus.

In diesem Abschnitt wird auf die einzelnen Bereiche des Fensters PI Mitarbeiter, insbesondere auf die Informationen aus den unterschiedlichen Themenbereichen des Personalinformationssystems, die im PI Mitarbeiterstamm dargestellt werden können, eingegangen. Die an dieser Stelle angezeigten Daten haben primär einen Informationscharakter. Die Verwaltung der Daten erfolgt in der Regel im jeweiligen Fenster selbst. Es ist jedoch in vielen Bereichen auch eine direkte Bearbeitung im Fenster PI Mitarbeiter möglich.

Die nun folgenden Bereiche im Fenster PI Mitarbeiter werden gerne auch als "Reiter" bezeichnet und finden sich im Standard im unteren Bereich des Fensters.

Da es sich jedoch um ein Fenster mit flexiblem Layout handelt, könnten diese "Reiter" auch individuell angepasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfedokument Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design.

7.2.1. Stellen

Im Bereich bzw. Reiter "Stellen" werden alle aktuellen Stellenzuordnungen der Mitarbeiter angezeigt. Mit der Combobox kann auf die vergangenen und zukünftigen Stellenzuordnungen gewechselt werden. Die Zuordnung zu den Stellen kann entweder direkt in diesem Bereich oder im Fenster Stellen erfolgen.

Hinweis

Mitarbeiter können auch mehreren Stellen gleichzeitig zugeordnet werden, um Doppelfunktionen abzubilden.

Über das Feld "Dauer" wird die Anzahl der Wochenstunden, die anteilsmäßig dieser Stelle zufallen, ausgewiesen.

7.2.1.1. Stellen: Unterbereich "Vergleich Stelle/Mitarbeiter"

In diesem Unterbereich werden die Anforderungskriterien der Stelle mit den Mitarbeiterqualifikationen verglichen.

Hinweis

Eine allgemeine Übersicht über die Qualifikationen der Mitarbeiter im Vergleich zum Anforderungsprofil der Stelle kann direkt im Fenster Stellen über die dort angebotene Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten erzeugt werden.

7.2.1.2. Stellen: Unterbereich "Ausbildungsplan"

In diesem Unterbereich werden die Pflichtausbildungen der Stelle angezeigt.

Hinweis

Im Zuge der Zuordnung des Mitarbeiters zur Stelle wird vom Programm automatisch für die notwendigen Ausbildungen ein Pflichtbedarfsdatensatz erzeugt.

Ausbildungen für die bereits ein Bedarfsdatensatz oder eine abgeschlossene Teilnahme exisitert werden dabei nicht mehr berücksichtigt.

7.2.1.3. Stellen: Unterbereich "Zugeordnetes Ressourcenpaket"

Sofern Mitarbeiter einer Stelle automatisch ein Paket an notwendigen Betriebsmitteln erhalten, werden diese als Ressourcenpaket der Stelle zugeordnet und hier ausgewiesen.

Hinweis

Informationen zur Anlage von Ressourcen und Ressourcenpaketen finden Sie im eigenen Hilfethema Ressourcen.

7.2.1.4. Stellen: Unterbereich "Stellenbeschreibungen"

Hier kann das Stellenbeschreibungsdokument der jeweiligen Stelle nachgelesen werden. Für jede Stelle kann maximal eine gültige Stellenbeschreibung existieren.

7.2.2. Qualifikationen

7.2.2.1. Zuordnung über die Funktion "Qualifikationen"

Qualifikationen können auf unterschiedlichen Wegen zugeordnet werden. Eine Möglichkeit ist die Zuordnung über die Funktion "Qualifikation":

Funktionen → Detail → Qualifikation → Qualifikation

In dem auf diesem Wege geöffneten Fenster "Qualifikationen" erfolgt die Zuordnung durch einen Doppelklick auf die jeweilige Bewertung der Qualifikation im Bereich "Qualifikationen".

Zugeordnete Qualifikationen können in diesem Fenster über die Funktion "Löschen" deselektiert werden.

7.2.2.2. Zuordnung über den Bereich "Qualifikationen"

Eine weitere Möglichkeit der Zuordnung von Qualifikationen besteht im Reiter bzw. Bereich "Qualifikationen".

Im Unterschied zur Zuordnung über die Funktion "Qualifikation" erfolgt die Zuordnung hier zeilenweise.

Hinweis

Im Reiter bzw. Bereich "Qualifikationen" können mithilfe der "Ansicht" die aktiven, die inaktiven oder sowohl die aktiven als auch die inaktiven Qualifikationen angezeigt werden.

Läuft die Gültigkeit von Qualifikationen ab oder wird die Qualifikation generell deaktiviert, dann können diese nur über das Umschalten der Ansicht wieder angezeigt werden.

7.2.2.3. Gültig bis Datum

Gültigkeiten bei Qualifikationen ermöglichen es, einzelne Qualifikationen mit einem Ablaufdatum zu versehen. Hierbei kann es entweder zu einer manuellen Erfassung dieser Gültigkeit kommen, oder aber die Gültigkeit wir automatisch aus den Ausbildungstämmen abgeschlossener Teilnahmen erzeugt.

Beispiel

Zertifizierungen oder Sicherheitsschulungen gelten nur für einen bestimmten Zeitraum. Besucht ein Mitarbeiter ein solches Seminar, wird durch das Setzen des Ausbildungsstatus "Teilgenommen" die Qualifikation mit der entsprechenden Gültigkeit erzeugt. Liegt nun das Gültig-bis-Datum vor dem Tagesdatum, wird die Qualifikation in Auswertungen nicht mehr berücksichtigt.

7.2.2.4. Selbsteinschätzung

Mit der Selbsteinschätzung steht ein interessantes Werkzeug zur Verfügung, bei dem ein Vergleich der qualitativen Bewertung einzelner Qualifikationen zwischen der Einschätzung des Unternehmens und des Mitarbeiters gemacht werden kann.

Die Spalten "Selbsteinschätzung" und "Selbsteinschätzungsbezeichnung" können über die Feldauswahl eingeblendet werden.

Hinweis

Die Selbsteinschätzung wirkt sich im Fenster Stellen in der Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten aus.

Funktionen → Auswertungen → Mitarbeiterfähigkeiten

Im Fenster "Mitarbeiterfähigkeiten" ist es über die "Ansicht" möglich, zwischen Selbsteinschätzung und Bewertung durch das Unternehmen umzuschalten.

7.2.2.5. Notizen und Dokumente

Durch Notizen und Dokumente können erfasste Qualifikationen "begründet" oder "belegt" werden. Beispielsweise können bei einzelnen Qualifikationen die Teilnahmebestätigungen aus dem Personalakt der Qualifikation zugewiesen werden. Oder Anmerkungen, warum diese mit dieser Bewertung erfasst wurde.

Die Zuordnung von Dokumenten kann über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste gestartet werden.

Achtung!

Qualifikationen können nur Dokumenten zugwiesen werden, die auch im Personalakt (BMD Archiv) abgelegt sind.

Eine Verknüpfung mit Dokumenten, die z. B. auf einem zentralen Laufwerk liegen, ist nicht möglich.

7.2.3. Dienstverhältnisse

Dienstverhältnisse dienen zur Darstellung einzelner aktiver oder ruhender Beschäftigungszeiten bei einem oder verschiedenen Unternehmen. Im Bereich der Personalinformation ist die Verwaltung von Dienstverhältnissen nur dann zulässig, wenn keine NTCS Lohnverrechnung im Einsatz ist!

7.2.3.1. Dienstverhältnisse mit BMD Lohn

Im Falle einer BMD Lohnverrechnung werden die einzelnen Dienstverhältnisse im Zuge der monatlichen Abrechung auf Bedarf erzeugt. Wechselt beispielsweise ein Mitarbeiter von einer aktiven Beschäftiung in den Mutterschutz oder Präsenzdienst, wird vom System automatisch das bestehende aktive Dienstverhältnis beendet und ein neues ruhendes Dienstverhältnis für die Dauer des Ruhendzeitraums angelegt.

Beispiel einer Dienstverhältnis-Chronologie

7.2.3.2. Dienstverhältnisse ohne BMD Lohn

Wenn keine Lohnverrechnung von BMD im Einsatz ist, müssen sämtliche Dienstverhältnisse manuell angelegt werden, egal ob es sich hier um einen Wiedereintritt, Wechsel der Firma oder ein ruhendes Arbeitsverhältnis handelt.

Hinweis

Bei der manuellen Wartung von Dienstverhältnissen ist es besonders wichtig, dass das aktuell gültige Dienstverhältnis nach der Anlage als "Hauptdienstverhältnis" gekennzeichnet wird. Dies geschieht entweder automatisch oder mithilfe der Funktion "Hauptdienstverhältnis".

7.2.3.3. Dienstverhältnisse bei Konzernstruktur

Bei einer Konzernlösung liegen die Stammdaten sämtlicher Mitarbeiter unter der Hauptfirma. So kann über das Feld "Firma" nicht herausgefunden werden, ob ein Mitarbeiter nun zur Firma A oder zur Firma B gehört.

Deshalb wird im Dienstverhältnis die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zur jeweiligen Konzernfirma eingetragen und kann über das Feld "Firma DV" (Firma Dienstverhältnis) in Auswertungen oder Filtern verwendet werden. Wechseln Mitarbeiter innerhalb des Konzern zwischen den einzelnen Firmen, kann diese Historie auch über die Dienstverhältnisse nachvollzogen werden.

7.2.3.4. Übersicht Dienstverhältnis Wechsel

Anlassfall	NTCS Lohn	kein Lohn im Einsatz
Wechsel der Firma in Konzernstruktur	automatisch	manuell
Wiedereintritt	automatisch	manuell
Wechsel von aktiv auf Ruhend (Mutterschutz, Karenz ...)	automatisch	manuell
Wechsel von Ruhend auf Ruhend (von Mutterschutz zu Karenz)	automatisch	manuell
Wechsel von Ruhend auf Aktiv (Rückkehr Karenz ...)	automatisch	manuell
Austritt	automatisch	manuell

7.2.4. Ausbildungsbedarf

Der Ausbildungsbedarf beinhaltet sämtliche noch anstehenden Pflicht- und Wunschausbildungen des Mitarbeiters. Die Herkunft dieser Bedarfsdatensätze basiert auf verschiedenen Möglichkeiten.

Die Anzeige der Bedarfsdatensätze kann über die Combobox rechts oben zwischen Wunsch, Pflicht, Wiederholende und Mitarbeiterantrag eingeschränkt werden.

Zusätzlich kann über "Ansicht" zwischen aktiven und inaktiven Datensätzen gewechselt werden.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Ausbildungsbedarf finden Sie im Hilfedokument Der Ausbildungsbedarf im BMD PI.

7.2.5. Ausbildungen

Die Ausbildungen zeigen sämtliche Teilnahmen der einzelnen Mitarbeiter und bieten somit einen Überblick über den Fort- und Ausbildungsverlauf einzelner Mitarbeiter.

Als Zusatzinformation werden unter anderem die relevanten Ausbildungskosten und ein eventuell anfallender Rückzahlsverlauf angeboten.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Thema Ausbildungen finden Sie im Hilfedokument Ausbildungen und Teilnahmen im BMD PI.

7.2.6. Ausbildungskontingent

Ausbildungskontingente dienen zur Verwaltung von Mindest- oder Maximalstunden oder von Mindest- oder Maximalkosten, die von Mitarbeitern im Rahmen eines Ausbildungsjahres zu absolvieren sind. Im Reiter bzw. Bereich "Ausbildungskontingent" kann der aktuelle Zustand des aktuellen Stunden- oder Kostenkontingents der jeweiligen Mitarbeiter angesehen werden.

Hinweis

Weitere Informationen zu Ausbildungskontingenten erhalten Sie im Hilfedokument Einsatz von Ausbildungskontingenten. Die Auswertungsmöglichkeiten von Ausbildungskontingenten werden im Hilfedokument Ausbildungskontingente auswerten beschrieben.

7.2.7. Kontaktjournal

Im Kontaktjournal des PI Mitarbeiterstamms befindet sich die Zusammenfassung aller Termine, Aufgaben, Telefongespräche und Dokumente, die diesen Mitarbeiter betreffen.

Hinweis

Detaillierte Informationen zur Anlage, Verwaltung und Verwendung von Kontaktjournaleinträgen finden Sie im Hilfedokument Kontaktjournal.

7.2.8. Personalakt

Im Reiter bzw. Bereich "Personalakt" werden alle Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen, angezeigt. Der Vielfalt der Dokumentenarten sind keine Grenzen gesetzt. Prinzipiell könnte gesagt werden, dass alle den Mitarbeiter betreffenden Dokumente in den Personalakt abgelegt werden können. Beispiele für Dokumente sind:

Dienstverträge und Dienstzettel
Gehaltsnachweise
Zeitbestätigungen
Schulungszeugnisse
Pendlerpauschalanträge
u. v. a. m.

Der Vorteil des elektronischen Personalakts ist, dass die Dokumente schnell verfügbar sind und nicht mühsam aus einzelnen Ordner herausgesucht werden müssen. Außerdem können diese Dokumente auch auf direktem Wege wieder elektronisch versendet werden.

Wie Dokumente in den Personalakt gelangen, kann auf verschiedene Arten geschehen:

BMD Office-Add-Ins
BMD Scan
Manuelle Archivierung
Automatische Archivierung aus Lohnprogrammen

Hinweis

Weiterführende Informationen zu Aufbau und Verwendung eines digitalen Personalakts finden Sie im Hilfedokument Personalakt.

Allgemeine Informationen zum digitalen Dokumentenmanagement befinden sich in den Hilfedokumenten NTCS DMS und BMD Scan.

7.2.9. Organigramm

Das Organigramm zeigt aus der Sicht des jeweiligen Mitarbeiters die zuständigen Führungskräfte und Stellvertreter.

Als Führungskräfte werden jene Mitarbeiter angezeigt, die im Feld "Geschäftsführung" oder "Abteilungsleitung" hinterlegt sind.

Hinweis

Das Organigramm bietet ausschließlich die hier erklärte Ansicht.
Firmenweite Organigramme können im Auswertungsdesigner des Personalinformationssystems erstellt werden.

7.2.10. Lebenslauf

Der elektronische Lebenslauf bietet die Möglichkeit, Zeiten bei früheren Dienstgebern sowie den Bildungsweg von Mitarbeitern oder Bewerbern darzustellen.

Für die Erfassung des Lebenslaufs werden Qualifikationen des Typs Karrieren verwendet, da bei diesen keine Erfassung von Bewertungskriterien verlangt wird. Zusätzlich bietet die Erfassung weiterführende Informationen wie:

Dienstgeber oder Schule
Tätigkeit beim VDG
Von/Bis Datum
und Notizen

7.2.11. Angehörige

Im Bereich bzw. Reiter "Angehörige" finden sich Informationen zu den Angehörigen der Mitarbeiter. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.

Hinweis

Die Verwaltung der Kontaktdaten kann für eventuelle Notfallverständigungen genutzt werden. Im Bereich der NTCS Lohnverrechnung werden diese beispielsweise für Drittschuldnerinformationen bei Lohnpfändung oder für Urlaubskrankenscheine genutzt.

7.2.12. Betriebsmittel

7.2.12.1. Ausgabe von Betriebsmitteln

Im Reiter bzw. Bereich "Betriebsmittel" werden die Ressourcen erfasst, die an Mitarbeiter im Zuge der betrieblichen Tätigkeit entweder dauerhaft oder vorübergehend ausgegeben worden sind. Beispiele für erfasste Betriebsmittel sind:

Firmenwagen
Laptops
Schlüssel
Beamer
Chipkarten
Datenspeicher

Ein neues Betriebsmittel kann im Reiter über die Funktion "Neu (F5)" zugeordnet werden.

Hinweis

Abhängig von der verfügbaren Menge dieser Ressource, prüft das Programm auch auf die mengemäßige Verfügbarkeit.

Wenn z. B. im Unternehmen generell fünf Beamer verfügbar, jedoch zur Zeit alle an Mitarbeiter verliehen sind, kann diese Ressource nicht irrtümlich doppelt belegt werden.

7.2.12.2. Rückgabe von Betriebsmitteln

Werden Betriebsmittel vom Mitarbeiter zurückgegeben, muss dies auch in der Betriebsmittelliste vermerkt werden.

Durch Aufruf der Funktion "Rückgabe eintragen" öffnet sich das Rückgabefenster, in dem das Datum der Rückgabe und die Menge erfasst werden können.

Über die Combobox im rechten oberen Bereich des Reiters bzw. Bereichs kann zwischen aktuell ausgegebenen und zurückgegebenen Betriebsmitteln umgeschaltet werden.

Hinweis

Weitere Informationen zur Betriebsmittelverwaltung finden Sie im Hilfedokument Betriebsmittelverwaltung im PI.

7.3. Weitere Informationen aus dem BMD Lohn

Neben den Weiteren Informationen aus dem BMD Personalinformationssystem ist es im Fenster PI Mitarbeiter auch möglich, Informationen aus dem BMD Lohn anzuzueigen, sofern dieser im Einsatz ist.

7.3.1. Nichtleistungszeiten

Der Reiter bzw. Bereich "NLZ-Karteiblatt" stellt die erfassten Nichtleistungszeiten im BMD Lohn des jeweiligen Lohnjahres dar.

7.3.1.1. Filtern nach NLZ Arten

Die dargestellten Nichtleistungszeiten im "NLZ-Karteiblatt" können im Bereich "NLZ-Art" mit einem Mausklick auf die Checkbox der gewünschten Nichtleistungszeiten beliebig ein- und ausgeblendet werden.

7.3.2. Lohnkonto

Im Reiter bzw. Bereich "Lohnkonto" werden die Abrechnungen der BMD Lohnverrechnung aus dem aktuellen Kalenderjahr angezeigt.

Der Zeitraum der Übersicht geht von Jänner bis Dezember. Über die Feldauswahl können zusätzlich Quartalssummen oder die speziellen Lohnmonate 13 - 24 hinzugefügt werden.

Hinweis

Damit die Abrechnungen im PI angezeigt werden, muss der Dienstnehmer zumindest abgerechnet sein (= Abrechnungsstatus "L").

Der Abrechnungsstatus kann im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer kontrolliert werden:

7.3.2.1. Quartalssummen hinzufügen

In der Feldauswahl des Reiters bzw. Bereichs "Lohnkonto" stehen neben der Standardansicht auch die Quartalssummen und die Monate 13 - 24 zur Verfügung. Wenn diese auch angezeigt werden sollen, muss die Feldauswahl entsprechend angepasst werden.

7.3.2.2. Anpassung der Ansicht

Der Reiter bzw. Bereich "Lohnkonto" bietet verschiedene Anzeigemöglichkeit der im BMD Lohn abgerechneten Daten. Diese bieten neben sehr kompakten Ansichten auch eine detaillierte Ansicht und die Möglichkeiten Aufrollungen anzuzeigen und zwischen Beträgen und Mengen zu wechseln.

Menge, Satz oder Betrag

Betrag	Die Anzeige liefert alle Lohnarten, die in der Abrechnung einen Betrag enthalten. Im Grunde ist davon jede Lohnart betroffen, da auch bei Menge x Satz ein Betrag als Grundlage für die Abrechnung herangezogen wird.
Menge	Bei der Anzeige der Menge werden nur Lohnarten im Lohnkonto angezeigt, die auch in der Abrechnung eine Menge enthalten. Beispiele dafür sind Überstunden, Mehrstunden oder Schichtzulagen.
Satz	Die Anzeige der Lohnarten mit Sätzen verhält sich genau wie die Anzeige der Lohnarten mit Mengen. Bespiele für Lohnarten wären der Stundenlohn von Arbeitern oder SEG Zulagen laut Kollektivvertrag.
Tage	Bei sehr wenigen Lohnarten werden auch Tage in der Abrechnung erfasst. In dieser Ansicht werden nur diese Lohnarten angezeigt. Beispiele wären die Krankenentgelt-Lohnarten der Angestellten oder Arbeiter mit Monatslohn.
Betrag/Menge	Die Anzeige liefert alle Lohnarten, die in der Abrechnung eine Betrag enthalten, sowie Lohnarten, die auch in der Abrechnung eine Menge enthalten.

Art der Ansicht

Bei der Art der Ansicht kann zwischen System- und Anwenderlohnarten sowie den von BMD angebotenen "Kompaktansichten" gewechselt werden.

Anwenderlohnart = Eine Lohnart die in der Lohnverrechnung erfasst oder importiert wurde (z. B. Gehalt, Überstunden, Zulage ...)
Systemlohnarten = Sind Lohnarten die im Zuge der Abrechnung vom Programm im Hintergrund erzeugt werden (z. B. BMGL oder Abgaben)

Alle Lohnarten	Es werden alle System- und Anwenderlohnarten angezeigt.
Anwenderlohnarten	Es werden ausschließlich Anwenderlohnarten angezeigt.
Systemlohnarten	Es werden ausschließlich Systemlohnarten angezeigt.
Kompaktansicht 1	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesetzlichen Dienstnehmerabgaben (SV lfd, SV SZ, LSt. lfd, LSt. SZ), das Netto, die sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Lohnnebenkosten (SV DG, DB, DZ, KommSt, BV-Beitrag) und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.
Kompaktansicht 2	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die Summe der gesetzlichen DN-Abzüge, das Netto, die Summe der sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Summe der Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.
Kompaktansicht 3	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesamten Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.

Ist, Original und Aufrollung

Ist	Es werden die Ist-Werte der Lohnarten, d. h. die "aktuellen" Werte, nach einer eventuellen Aufrollung aus einem späteren Monat in den jeweiligen Monat, angezeigt.
Original	Es werden die Original-Werte der Lohnarten, d. h. die "ursprünglichen" Werte, die in dem jeweiligen Monat endverspeichert worden sind, angezeigt. Diese Werte können auch durch spätere Aufrollungen niemals verändert werden.
Original + Aufrollung	Es werden die Original-Werte aus dem jeweiligen Monat + oder - der Aufrollungen, die in einen früheren Monat durchgeführt worden sind, angezeigt.
Aufrollung	Es werden ausschließlich Aufrollungen, die auf der Lohnart im jeweiligen Monat in einem früheren Monat durchgeführt worden sind, angezeigt.

7.4. Schattenlohnverrechnung

Haben Sie schon einmal etwas von der Schattenlohnverrechnung des BMD Personalinformationssystems gehört? Keine Sorge, das ist nichts Illegales. Es ist neben den bereits zuvor genannten Nichtleistungszeiten und dem zuvor genannten Lohnkonto eine weitere Möglichkeit, um Informationen aus dem BMD Lohn im BMD PI anzuzeigen. Da diese Informationen aus dem BMD Lohn im BMD PI nur angezeigt, jedoch nicht bearbeitet werden können, bekamen sie den Namen Schattenlohnverrechnung.

Konkret geht es bei der Schattenlohnverrechnung um Felder, die in der Mitarbeiterliste, also im Bereich Mitarbeiter des Fensters PI Mitarbeiter, eingeblendet werden können.

7.4.1. Felder der Schattenlohnverrechnung

Welche Felder in der Schattenlohnverrechnung zur Verfügung stehen, kann dem Knoten "SchattenLV: Personalstamm" der Feldauswahl des Bereichs Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter entnommen werden.

Eine ganz besondere Rolle spielen dabei die "LVP_Wert"-Felder des Knoten "SchattenLV: Personalstamm".

Beispielsweise kann das Feld "LVP_WERT1" dafür herangezogen werden, um in der Mitarbeiterliste, also im Bereich Mitarbeiter im Fenster PI Mitarbeiter, den Grundbezug eines Mitarbeiters aus dem BMD Lohn auszugeben.

Beispiel

Bei diesem Beispiel wurde das Feld "LVP_WERT1" mit Hilfe der Feldauswahl in "Grundbezug" umbenannt:

7.4.1.1. Berechnungsergebnisse aus dem BMD Lohn

Die Werte, die aus dem BMD Lohn geliefert werden, kommen von einer Berechnung, die im BMD Lohn im Fenster Kollektivverträge hinterlegt worden ist.

Hinweis

Für die Einrichtung und Hinterlegung eines Lohnmakros wenden Sie sich bitte über "Kontakt zu BMD" mit einer Terminanfrage an den BMD LOHN.

7.4.2. LOHN Parameter

Damit die Informationen zwischen dem BMD LOHN und dem BMD PI ausgetauscht werden können, müssen die Berechnungen aus dem LOHN Fenster Kollektivverträge mit Hilfe der LOHN Parameter mit den Feldern aus dem Fenster PI Mitarbeiter verknüpft werden.

In den LOHN Parametern findet sich dazu der Knoten "Personalinformationssystem", unter welchem jedem "LVP_WERT"-Feld aus dem Fenster PI Mitarbeiter eine Berechnung aus dem LOHN Fenster Kollektivverträge zugeordnet werden kann.

Beispiel

Dieses Beispiel zeigt eine Zuordnung einer Berechnung aus dem LOHN Fenster Kollektivverträge zum "LVP_WERT1"-Feld des Fensters PI Mitarbeiter in den LOHN Parametern:

7.4.3. PI Parameter

Achtung!

Damit die Schattenlohnverrechnung im Fenster PI Mitarbeiter angezeigt werden kann, muss der PI Parameter "Importierte Lohn Personenstammdaten anzeigen" in den PI Parametern auf "Ja" gestellt sein.

7.4.4. Schattenlohnverrechnung aktualisieren

Sind alle zuvor genannten Einstellungen erfolgt, dann können im Fenster PI Mitarbeiter mit der Funktion "Schattenlohnverrechnung akualisieren" die Werte aus dem BMD LOHN übernommen werden.

Extras → Schattenlohnverrechnung aktualisieren

Die Funktion sollte stets nach Abschluss der monatlichen Lohnverrechnung gestartet werden, damit die aktuellen Werte im Fenster PI Mitarbeiter angezeigt werden.

Hinweis

Die Funktion "Schattenlohnverrechnung aktualisieren" kann mit Hilfe der Stapelverwaltung und der Geplanten Ausführung automatisiert in einem gewünschten Intervall durchgeführt werden.

Im Hilfedokument PI Stapel finden Sie weitere Informationen zum PI Stapel Schatten LV - Daten aktualisieren.

Achtung!

Die Schattenlohnverrechnung enthält in der Regel sensible Informationen aus dem BMD LOHN. Daher wird empfohlen diese mit Hilfe der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten zu schützen. Konkret erfolgt dies in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten über die Funktionen "PI Lohndaten".

Hinweis

Eine gemeinsame Einrichtung der PI Schattenlohnverrechnung ist mit einem/r PI Trainer/in im Zuge eines verrechenbaren Termins möglich. Bitte wenden Sie sich dazu über "Kontakt zu BMD" mit einer Terminanfrage an das BMD PI.

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8. Auswertungen

Im Personalinformationssystem gibt es mehrere Möglichkeiten, um Informationen auszuwerten. Im Bereich der Mitarbeiterverwaltung bieten wir eine Reihe von Standardauswertungen an, die im PI Auswertungsdesigner über die Funktion "Standardauswertungen importieren" importiert werden können. Darüber hinaus gibt es auch im Fenster PI Mitarbeiter die Möglichkeit, entweder die gefilterte Mitarbeiterliste mit der Funktion "Exportieren" direkt zu exportieren oder über die Funktion "Mitarbeiterstammblatt" ein Mitarbeiterstammblatt zu erzeugen.

8.1. PI Auswertungsdesigner

Im PI Auswertungsdesigner können über die Funktion "Standardauswertungen importieren" die aktuellen PI Standardauswertungen für den Auswertungstyp "Mitarbeiter" importiert werden.

8.2. Mitarbeiterliste exportieren

Im Fenster PI Mitarbeiter kann die gefilterte Mitarbeiterliste mit der Funktion "Exportieren" direkt exportiert werden, sofern Sie für die Funktion berechtigt sind. Die Funktion findet sich im Kontextmenü, welches sich über einen Rechtsklick in die Mitarbeiterliste öffnet.