Ausbildungen und Teilnahmen im BMD PI

 Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.

 

Das PI Ausbildungsmodul verwaltet alle relevanten Aus-, Fort- und Weiterbildungen sowie die jeweiligen Teilnahmen der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Kosten, Förderungen, Rückzahlungsvereinbarungen und Ausbildungskontingenten.

Das Fenster "Ausbildungen" stellt das zentrale Werkzeug zum Verwalten von Ausbildungen und Teilnahmen im Personalinformationssystem dar. Zusätzlich stehen noch weitere Ausbildungsmodule zur Verfügung, die optional verwendet werden können und eng mit der Ausbildungsverwaltung verknüpft sind.

Diese werden in separaten Hilfethemen erklärt:

 Ausbildungsantrag

Die Mitarbeiter erfassen ihre Ausbildungswünsche bequem via BMD Web, BMD Mobile oder NTCS Oberfläche anhand eines elektronischen Ausbildungsantrags und setzen damit einen Genehmigungsworkflow in Gang.

 Ausbildungsbedarf
Der Ausbildungsbedarf verwaltet alle Aus-, Fort- und Weiterbildungen, die Mitarbeiter noch absolvieren müssen oder möchten. Er unterteilt sich in Wunsch-, Pflicht- und Wiederholenden Bedarf.

 Ausbildungsplan
Der Ausbildungsplan stellt eine Verknüpfung zwischen dem Mitarbeiter, seinen zugeordneten Stellen sowie seinem Ausbildungsbedarf dar.

 Ausbildungsanmeldung

Die Ausbildungsanmeldung bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bequem via BMD Web, BMD Mobile oder NTCS Oberfläche zu geplanten Ausbildungen anzumelden oder durch eine Abmeldung diese Anmeldung zu widerrufen.

 Ausbildungskontingente
Ausbildungskontingente sind ein Mittel zur Verwaltung und Kontrolle von absolvierten Ausbildungsstunden und -kosten unter der Vorgabe von Mindest- oder Maximalwerten.

 Rückzahlungsvereinbarungen
Das Verwalten von Rückzahlungsmodellen ermöglicht, die Rückzahlungsanteile zum Stichtag auszuwerten oder via Standardbrief Rückzahlungsvereinbarungen zu erstellen.

Hinweis 

Das PI Ausbildungsmodul ist für Ausbildungen von internen Mitarbeitern im Sinne der betrieblichen Zugehörigkeit konzipiert. Für externe Seminarteilnehmer ist der Eventmanager im Paket CRM vorgesehen.

BMD liefert standardmäßig bereits einige Ausbildungsstammdaten aus, auf die man in weiterer Folge aufbauen kann. Somit können folgende Standards importiert werden:

Das Fenster "Standards importieren" finden Sie unter PI → Stammdaten → Import und Export → Standards importieren.

Hinweis 

Wird das Personalinformationssystem gemeinsam mit einem BMD Trainer konfiguriert, so werden alle PI Standards zu Beginn importiert. Sind BMD Standards wie z. B. Rückzahlungstabellen aus irgendeinem Grund gelöscht worden, können sie jederzeit nachträglich wieder importiert werden. Beim nachträglichen Import werden keine bestehenden Daten überschrieben.

Unter PI → Stammdaten → Ausbildungen werden zu Beginn die grundlegenden Ausbildungsstammdaten für die gesamte Firmengruppe definiert. Dabei gibt es folgende Fenster:

Der Ausbildungsstatus dient zur transparenteren Darstellung der Zustände einzelner Teilnahmen im Fortbildungsprozess. Für das Ausbildungsmanagement ist der Teilnahmestatus von Bedeutung, der Zusagestatus hingegen wird im CRM Eventmanager eingesetzt. Mit der Combobox rechts oben wird auf den Teilnahmestatus gewechselt.

Sind die PI Standards - wie im Hilfethema Import PI Standards beschrieben - importiert worden, stehen folgende Teilnahmestatus zur Verfügung:

Diese Status können natürlich angepasst und erweitert werden, damit sie dem unternehmenseigenen Ausbildungsprozess entsprechen.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ausbildungsstatus.

Kostenkategorien dienen der transparenteren Darstellung der Ausbildungskosten. Weiters können diese genutzt werden, um Rückzahlungskosten automatisch zu ermitteln.

Sind die PI Standards - wie im Hilfethema Import PI Standards beschrieben - importiert worden, stehen folgende Kostenkategorien zur Verfügung:

Diese Kategorien können natürlich angepasst und erweitert werden.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kostenkategorien.

Nachdem die Kostenkategorien definiert worden sind, sollte die Standard-Kostenart unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Firmenbezogene Einstellungen → Ausbildungsadministration hinterlegt werden.

Hinweis 

Der Parameter wird firmenbezogen für die Hauptfirma der Firmengruppe gesetzt.

In den Rückzahlungstabellen wird festgelegt, wie hoch die anteiligen Rückzahlungswerte für Ausbildungen nach entsprechender Laufzeit sind.

Sind die PI Standards - wie im Hilfethema Import PI Standards beschrieben - importiert worden, stehen folgende Rückzahlungstabellen zur Verfügung:

Hierbei wählt man eine Rückzahlung von einem, zwei, drei oder vier Jahren. Diese können in einer monatlichen oder jährlichen Reduktion erfolgen. 

Je nach Bedarf können weitere Tabellen angelegt werden. 

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Rückzahlungstabellen.

Anschließend sollte die am häufigsten verwendete Tabelle als Standard-Rückzahlungstabelle unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Firmenbezogene Einstellungen → Rückzahlungen hinterlegt werden.

Hinweis 

Der Parameter wird firmenbezogen für die Hauptfirma der Firmengruppe gesetzt.

Ausbildungskategorien sind ein Werkzeug zum Strukturieren der Ausbildungsstämme. Dieses Kennzeichen kann in weiterer Folge für Auswertungen zum Sortieren und Gruppieren der Ausbildungsstämme herangezogen werden.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ausbildungskategorien.

Virtuelle Teilnahmen werden benötigt, um im Zuge der Ausbildungsanmeldung bekanntzugeben, ob die Teilnahme an der Ausbildung nicht vor Ort stattfindet und über welches Medium an der Ausbildung teilgenommen wird. Virtuelle Teilnahmen können auch direkt auf Ausbildungsteilnahmen hinterlegt werden, wenn der Teilnehmer keinen Platzbedarf (also Anwesenheit vor Ort) hat.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Virtuelle Teilnahme.

 

 Personalinformationssystem → Ausbildungen → Ausbildungsstamm

Ausbildungsstämme bilden das Fundament der Ausbildungsverwaltung. Sämtliche Ausbildungen, Bedarfseinträge oder Ausbildungspläne werden auf Basis der Daten in den Ausbildungsstämmen angelegt und verwaltet. Zusätzlich werden die Ausbildungsstämme als Filter und Sortierelement oder für Abfragen im Auswertungsdesigner und Skillfinder genutzt.

Für jede Ausbildung sollte immer genau ein Stamm existieren. Mehrere Stämme für dieselbe Ausbildung würden Auswertungen und Programmautomatismen erschweren oder gänzlich unmöglich machen, da die einheitliche Basis für Ausbildungen und Bedarfseinträge nicht ermittelt werden kann.

Weiterführende Informationen zur Anlage, Struktur und Verwendung von Ausbildungsstämmen finden Sie im Hilfethema:

Standardthema | Verwendung, Struktur und Handhabung der Ausbildungstämme

Wird eine neue Ausbildung angelegt, werden alle Informationen des gewählten Ausbildungsstamms auf die Ausbildung kopiert. Werden die Stammdaten auf der Ausbildung verändert, so werden diese Informationen nicht auf den Stamm zurückgeschrieben (wie im untenstehenden Beispiel die Bezeichnung der Ausbildung).

Hinweis 

Jede Ausbildung benötigt verpflichtend einen Ausbildungsstamm, auch wenn diese nur einmal stattfindet.

Sind alle Ausbildungsstammdaten sowie Ausbildungsstämme angelegt worden, kann mit der Anlage der Ausbildungen gestartet werden.

 Personalinformationssystem → Ausbildungen → Ausbildungen

Die Neuanlage einer Ausbildung erfolgt mit der Funktion Neu (F5), wobei diese auch im Kontextmenü der Rechten Maustaste aufgerufen werden kann:

Zunächst öffnet sich eine leere Ausbildungsmaske, in der zuerst ein Ausbildungsstamm ausgewählt werden muss. Die Nummer kann entweder direkt eingetragen oder mit F4 gesucht werden. Wird die Nummer manuell eingetragen, muss diese mit Enter bestätigt werden, damit die restlichen Felder bearbeitet werden können.

Ausbildungsstamm markieren und übernehmen:

Nun werden alle Stammdaten, die bereits am Ausbildungsstamm definiert worden sind, automatisch auf die Ausbildung kopiert. Es handelt sich dabei nur um Vorschlagswerte, die jederzeit übersteuert werden können.

 

Bezeichnung	Bezeichnung der Veranstaltung
Stunden	Die Anzahl der Stunden, die diese Ausbildung dauert. Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Ausbildung werden diese Stunden auf die Teilnahme übernommen.
Beginndatum	Beginndatum der Veranstaltung. Dieses Datum darf nicht nach dem Endedatum der Veranstaltung liegen.
Endedatum	Endedatum der Veranstaltung. Dieses Datum darf nicht vor dem Beginndatum der Veranstaltung liegen.
Beginnzeit	Uhrzeit, zu der diese Veranstaltung beginnt.
Endezeit	Uhrzeit, zu der diese Veranstaltung endet.
Teilnehmer	Funktion für die Zuordnung der Teilnehmer zu dieser Verstaltung
Basiskosten	Basiskosten der Ausbildung. Kostenarten und Beträge können hier als Gesamtanteil oder Kostenanteil je Teilnehmer erfasst werden.
Gesamtkosten	Gesamtkosten der Ausbildung. Basiskosten unter Berücksichtigung der Teilnehmeranzahl hochgerechnet.
Rückzahlungspflichtig	Steuert, ob diese Fortbildung in die Berechnung von Rückzahlungskosten einfließen soll.
Rückzahlungstabelle	Rückzahlungstabelle auf deren Basis die Rückzahlungsraten für Teilnehmer ermittelt werden.
Dokumente	Zuordnung zuvor archivierter Dokumente zur Ausbildung
Notiz	Die Möglichkeit, eine interne Notiz auf der Veranstaltung zu hinterlegen.
Abgesagt	Kennzeichnet eine Veranstaltung, die abgesagt wurde. Abgesagte Ausbildungen können über das gelbe Fenstermenü in der Ausbildungsverwaltung unter Ansicht wieder angezeigt werden.
Absagedatum	Gibt an, wann die Veranstaltung abgesagt worden ist. Abgesagte Ausbildungen können im Ausbildungfenster über das gelbe Fenstermenü unter Ansicht wieder angezeigt werden.
Abgeschlossen	Offenes oder abgeschlossenes Event

 

Hinweis 

Die vollständige Feldauswahl im Fenster "Ausbildungen" kann hier angesehen werden.

Bei der Zuordnung des Anbieters, Ausbildungsorts und Vortragenden wird auf die CRM Personenstammdaten der Kunden, Lieferanten, Diversen Personen und Mitarbeiter zugegriffen. Eine Erfassung als reiner Text ist in diesen Feldern nicht möglich, wodurch bei späteren Auswertungen gewährleistet ist, dass einzelne Ausbildungen nicht durch Tippfehler herausfallen würden.

Achtung! 

Sofern die Kunden oder Lieferantenstammdaten selbst angelegt werden, muss im Vorfeld geklärt sein, ob ein Umstieg auf eine BMD Buchhaltung, CRM Lösung oder Warenwirtschaft in absehbarerer Zukunft geplant ist. In diesem Fall müssen die Kundennummern unbedingt gleich sein wie jene im aktuell verwendeten System, da ansonsten bei einer späteren Umstellung Probleme durch abweichende Kundennummern vorprogrammiert sind.

Hinweis 

Als Kursorte können auch betriebsinterne Fortbildungsräume oder Standorte angelegt werden. In diesem Fall sollten diese als Diverse Personen angelegt werden, um zu verhindern, dass ein Schulungsraum in der Kundenliste auftaucht.

Damit beim Zuordnen von Ausbildungsorten rasch auf die Diversen Personen zugegriffen werden kann, kann folgende Einstellung unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Allgemeine Einstellungen → Ausbildungsadministration gesetzt werden:

Hinweis 

Möchte man den Anbieter/Vortragenden/Ausbildungsort aus bestimmten Gründen dennoch freitextlich erfassen, besteht die Möglichkeit, Freifelder über die Feldauswahl zu definieren. Hierfür bieten sich alphanumerische Freifelder an, deren Bezeichnung wie gewünscht geändert wird: Somit kann z. B. der Ort freitextlich eingetragen werden und man umgeht die Anlage eines Kunden, Lieferanten bzw. einer Diversen Person.

Wird im Feld "Basiskosten" ein Betrag erfasst, so wird dieser automatisch auf die Standardkostenart laut PI Parameter übernommen.

Zur genaueren Erfassung kann das Fenster "Ausbildungen" und anschließend der Reiter "Kosten" geöffnet werden. Hier werden alle Kosten ergänzt, die im Zuge dieser Ausbildung für alle Teilnehmer anfallen.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ausbildungen.

Hinweis 

Die Gesamtkosten werden erst berechnet, sobald der erste Teilnehmer zur Ausbildung zugeordnet wird. Die Preiseinstellung der Ausbildungskosten entscheidet zudem, ob die Beiträge je Teilnehmer aufsummiert werden oder als Gesamtpreis einfließen.

Mit dem Speichern der Ausbildung können automatisch Ausbildungstage erstellt werden. Die tageweise Verwaltung wird dann benötigt, wenn eine Ausbildung mehrtägig ist und je Tag abweichende Hinterlegungen wie z. B. Beginn-/Endezeit, Vortragender, Ausbildungsort etc. notwendig sind. Diese Informationen können in weiterer Folge auch tageweise ausgewertet werden.

Ob und wie die Ausbildungstage beim Speichern der Ausbildung erzeugt werden, entscheidet folgende Einstellung unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Allgemeine Einstellungen → Ausbildungsadministration:

Sind die Ausbildungstage nicht erstellt oder das Erstellen abgebrochen worden, dann können diese im Reiter "Tage" auch im Nachhinein noch erzeugt werden. Die Funktionen Automatisch erstellen und Serie erstellen stehen zur Verfügung:

Weiterführende Informationen zum Thema Ausbildungstage finden Sie in diesem Hilfethema:

Standardthema | Erstellen und Verwalten von Ausbildungstagen und Terminen

Soll eine Ausbildung mit sehr ähnlichen Daten erneut oder sogar mehrmals angelegt werden, so kann diese dupliziert werden. Die Funktion befindet sich in der gelben Menüleiste:

Im Zuge dessen wird abgefragt, ob zusätzlich zu den Ausbildungsinformationen auch die Teilnehmer, Kosten und Vortragenden übernommen werden sollen. Anschließend öffnet sich die neue Ausbildung im Bearbeiten-Modus und das neue Datum kann ergänzt werden.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ausbildung duplizieren

Zusätzlich zur manuellen Anlage von Ausbildungen besteht auch die Möglichkeit, diese unter PI → Stammdaten → Schnittstellen → Import PI-variabel zu importieren. Wichtig ist, dass es die dazugehörigen Ausbildungsstämme bereits im System gibt. Ist das nicht der Fall, können diese in einem vorhergehenden Schritt ebenfalls importiert werden.

Alle wichtigen Informationen zum Import finden Sie in folgendem Hilfethema:

Spezialthema | Import PI-variabel, XML Import Onlinebewerbung, Personen importieren

Wird ein Mitarbeiter zu einer Ausbildung zugeordnet, entsteht eine Teilnahme. Auf dieser Teilnahme werden wichtige Informationen zu Teilnahmestatus, Rückzahlungen, Förderungen etc. verwaltet. Beim Erzeugen einer Teilnahme werden die Stammdaten der Ausbildung auf die Teilnahme übernommen. Es handelt sich hierbei nur um Vorschlagswerte, die übersteuert werden können.

 

Am Reiter "Teilnehmer" unter Funktionen → Teilnehmer die Funktion Teilnehmer zuordnen gestartet, welche auch die Funktion Aus Ausbildungsbedarf übernehmen beinhaltet.

Es öffnet sich ein Zuordnungsfenster, über welches mehrere Mitarbeiter einer Ausbildung zugeordnet werden können. Wird im Feld "Vorschlag Teilnahmestatus" ein Wert mitgegeben, dann wird dieser Status automatisch auf die Teilnehmer übernommen. Außerdem ist im rechten Bereich der Teilnehmer ersichtlich, ob es einen Ausbildungsbedarf dazu gibt.

Mit Übernehmen werden die Teilnahmen gespeichert, nun können diese weiter bearbeitet werden.

Die manuelle Neuanlage eines Teilnehmers wird mit der Funktion Neu (F5) gestartet.

Im Fenster "Teilnehmer" werden die Informationen zum Teilnehmer erfasst:

Teilnehmer	Ausbildungsverwaltung Mitarbeiter, die der Veranstaltung zugeordnet worden sind oder an der Veranstaltung teilgenommen haben. Eventmanager In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Teilnehmer auswählen, der an diesem Event teilnehmen wird. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können.   Hinweis Gutschein Beim Erfassen von Eventteilnehmern wird folgender Hinweis ausgegeben, wenn für diesen noch ein Gutschein existiert. Diese Meldung entfällt bei jenen Kunden bzw. Lieferanten, bei denen in den Personenstammdaten das Feld Diverser Kunde/Lieferant auf Ja steht. Der Gutschein selbst kann dann im Feld Gutschein direkt am Eventteilnehmer ausgewählt werden.  Hinweis Eventmanager Soll die Fakturierung über die Warenwirtschaft mit automatischer Auftragsanlage aus dem Eventmanager (WWS-Verbuchung) erfolgen, so dürfen nur Personen als Teilnehmer erfasst werden, die als Kunden angelegt sind.
Ausbildungsbedarf	Kennzeichnet Teilnahmen, die mit einem Bedarfsdatensatz verknüpft sind.
Stunden	Stunden, die diese Ausbildung wert ist. Bei Kontingentsverwaltung vermindern diese Stunden den noch offenen Rest.
Teilnahmestatus	In diesem Feld können Sie den Teilnahmestatus eintragen, beispielsweise "Abgesagt", "Teilgenommen" oder "Storniert". Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Fenster gelangen Sie in das Fenster Teilnehmerstatus, in dem Sie den gewünschten Teilnehmerstatus auswählen können. Der Teilnehmerstatus kann jederzeit nachträglich mit der Funktion  in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Teilnehmer geändert werden.
Teilnahmestatus-Datum	In diesem Feld können Sie das Datum eintragen, an dem Sie den Teilnahmestatus eingetragen oder geändert haben.
Teilnahmestatus-Text	In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur Auswahl eines Teilnahmestatus, weitere Informationen zu erfassen.
Kontingent-Befreit	Wenn gesetzt, legt dieses Feld fest, dass diese Teilnahme nicht in das Kontingent eingerechnet wird.
Dokumente	In diesem Feld, können Sie bereits im DMS abgelegte Dokumente diesem Eventteilnehmer zuordnen. Wenn Sie auf das F8-Symbol  vor dem Feld klicken, öffnet sich das Fenster "Dokumente zuordnen", in dem Sie dann die gewünschten Dokumente dem Teilnehmer zuordnen können. Sie haben auch die Möglichkeit in diesem Fenster neue Dokumente zu archivieren und diese dann dem Teilnehmer zuzuordnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente zuordnen.
Notiz	Hier können Sie eine Notiz zu diesem Teilnehmer erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
Gesamtkosten	Hier sollen die Kosten für eine Ausbildung eingetragen werden können.
Gesamtkosten weniger Förderung	Wird aus den Kosten der Ausbildung weniger dem Betrag Förderung ermittelt, sofern die Fördereinstellung auf Kostenreduktion steht.
Förderbar	Ist diese Teilnahme förderbar? Dadurch werden die Felder "Förderbetrag" und "Förderungsart" aktiv.
Förderung	Höhe des Förderbetrages, der für diesen Teilnehmer zusteht.
Förderungsart	Einstellung, wie die Förderung berücksicht werden soll.   Nur Information Der Förderbetrag dient nur Informationszwecken. Kosten Reduktion Der Förderbetrag reduziert die Gesamtkostenaufstellung. Rückzahlungsreduktion Der Förderbetrag reduziert die Basiskosten der Rückzahlung. Kosten & Rückzahlungsreduktion Der Förderbetrag reduziert die Gesamtkostenaufstellung & die Basiskosten der Rückzahlung.
Rückzahlungspflichtig	Ist diese Teilnahme rückzahlungspflichtig oder davon befreit.
Rückzahlungskosten	Gesamtkosten der Teilnahme für die Berechnung des Rückzahlungskostenanteils
Rückzahlungstabelle	Jene Rückzahlungstabelle, die für die Berechnung des offenen Rückzahlungsbetrags bei Austritt des Dienstnehmers fällig wird.
Letzter User	In diesem Feld wird der Benutzer angezeigt, der den Eventteilnehmer zuletzt bearbeitet hat.
Änderungsdatum	In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Teilnehmers eines Events angezeigt.

 

Hinweis 

Die vollständige Feldauswahl im Fenster Teilnehmer kann hier angesehen werden.

Die Funktion In andere Ausbildung übernehmen bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere Teilnehmer mit sämtlichen Informationen in eine andere Ausbildung zu kopieren oder zu verschieben.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster In andere Ausbildung übernehmen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Teilnahmen unter PI → Stammdaten → Schnittstellen → Import PI-variabel zu importieren. Wichtig ist, dass es die dazugehörigen Ausbildungen bereits im System gibt. Ist das nicht der Fall, können diese in einem vorhergehenden Schritt ebenfalls importiert werden.

Spezialthema | Import PI-variabel, XML Import Onlinebewerbung, Personen importieren

Die Teilnehmerinformationen befinden sich unter dem Reiter "Teilnehmer" und beziehen sich auf den jeweils markierten Teilnehmer. In diesem Bereich stehen optional folgende Informationen zur Verfügung:

Die Teilnehmerkosten sind im BMD Standard eingeblendet. Alle weiteren Bereiche können via Burger-Menü hinzugefügt werden.

Am Reiter "Teilnehmer" befinden sich die "Kosten". Hier werden automatisch jene Teilnehmerkosten angezeigt, die auf der Ausbildung vorerfasst worden sind. Diese sind somit fix vorgegeben und können auf Teilnehmerebene nicht verändert oder gelöscht werden. Erkennbar sind sie anhand des blauen  Icons. Kosten mit der Preiseinstellung "Gesamtpreis" werden durch die Anzahl der kostenrelevanten Teilnehmer dividiert und aufgeteilt dargestellt.

Mit der Funktion Neu (F5) können zusätzlich variable Teilnehmerkosten erfasst werden, die je Teilnehmer unterschiedlich sind.

Folgende Felder stehen bei der Erfassung zur Verfügung:

 

Hinweis 

Erhält der Teilnehmer einen Teilnahmestatus, der als nicht kostenrelevant gekennzeichnet ist, dann werden auch keine Teilnehmerkosten errechnet. Üblicherweise betrifft das negative Teilnahmestatus wie Abwesend, Abgesagt, Krank etc.

Am Reiter "Teilnehmer" unter "Rückzahlung" wird die Entwicklung der fälligen Rückzahlungsbeiträge im Rückzahlungszeitraum in Form eines Diagramms dargestellt. Als Stichtag wird hier immer das aktuelle Tagesdatum herangezogen.

Die Rückzahlungsbeiträge können auch zu beliebigen Stichtagen abgefragt werden, dazu muss mit der Funktion Ansehen in die Rückzahlungsauswertung gewechselt werden:

Weiterführende Informationen zum Thema Rückzahlungen finden Sie in folgendem Hilfethema:

Standardthema | Notwendige Einstellungen und Möglichkeiten für die Verwendung und Auswertung von Rückzahlungen

Der Reiter "Termin" stellt die Verknüpfung zwischen der PI Ausbildungsverwaltung und dem CRM Terminkalender dar. Auf Basis der Ausbildungstage werden mit der Funktion Termin erstellen automatische Kalendereinträge bei den Teilnehmern erzeugt. Den Reiter "Termin" gibt es sowohl unter der Ausbildung als auch beim Teilnehmer selbst.

Im BMD Standard ist der Reiter "Termin" nicht eingeblendet, daher muss er bei Bedarf via Burger-Menü hinzugefügt werden.

Sollen die Ausbildungstermine für alle Teilnehmer erzeugt werden, dann wird oben die gewünschte Ausbildung markiert und im unteren Bereich am Reiter "Termin" die Funktion Termin erstellen verwendet.

Sollen die Ausbildungstermine nur für einzelne oder selektierte Teilnehmer erstellt werden, so kann dies am Reiter "Teilnehmer" vorgenommen werden. Zuerst werden ein oder mehrere Teilnehmer mit gedrückter STRG-Taste markiert und anschließend in der gelben Menüleiste unter Funktionen → Termine → Termin erstellen die Funktion ausgeführt.

Anschließend öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem nochmals die Möglichkeit besteht, Teilnehmer bzw. Tage hinzuzufügen oder zu entfernen:

Mit "Übernehmen" öffnet sich der erste Ausbildungstermin im Bearbeitungsmodus. Nach dem Speichern des Termins werden die Termine für alle zuvor gewählten Teilnehmer sowie Tage erzeugt.

Ob es sich um Einzeltermine oder Verteilte Termine handelt, wird mit folgendem Parameter festgelegt: 

PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Allgemeine Einstellungen → Ausbildungsadministration

Hinweis 

Voraussetzung für das Erzeugen der Termine ist, dass die Ausbildungstage erstellt und die Teilnehmer zugeordnet worden sind.

Wird der NTCS Terminkalender nicht von allen Teilnehmern verwendet, so können Termine für konkrete Ausbildungen an die zugeordneten Teilnehmer per E-Mail versendet werden. Im Anhang werden automatisch eine oder mehrere ICS-Dateien mitgesendet, welche Informationen wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort beinhalten. Diese Dateien kann der Teilnehmer anschließend in jeden Kalender importieren, der ICS Dateien unterstützt (z. B. Microsoft Outlook). Es ist auch möglich, eine Nachricht mit den Termindetails ohne Anhang als reine Information zu versenden.

Eine genaue Beschreibung dazu gibt es in folgendem Hilfethema:

Standardthema | Voreinstellungen und Ablauf des Terminversands per ICS-Datei

Auf Basis der Abwesenheitszeiten wird der Teilnahmegrad der Teilnehmer errechnet. Die Erfassung der Abwesenheitszeiten kann entweder über den Reiter "Teilnehmer" unter "Abwesenheitszeiten" oder über die Funktion Abwesenheitszeiten im Menü am Reiter "Teilnehmer" gestartet werden.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Abwesenheitszeiten.

Hinweis 

Sinnvollerweise werden hier nur Abwesenheiten erfasst. Gibt es keine Abwesenheiten, wird automatisch davon ausgegangen, dass der Teilnehmer bei einem positiven Teilnahmestatus durchgehend anwesend gewesen ist.

In der Ansicht "Teilnahmegrad" oder am Reiter "Teilnahmegrad" wird der Teilnahmegrad in Prozent bzw. Stunden je Teilnehmer als Diagramm dargestellt. Der Teilnahmegrad kann ebenfalls über den Reiter "Teilnehmer" unter "Teilnahmegrad" oder über die Funktion in den Details im Menü am Reiter "Teilnehmer" gestartet werden.

Hinweis 

Auf der Ausbildung sowie am Ausbildungsstamm kann festgelegt werden, welcher Teilnahmegrad in % notwendig ist, um eine positive Teilnahme zu kennzeichnen.

 

Am Reiter "Teilnehmer" unter "Kontingent" gibt es einen Überblick über aktuelle Kontingente eines Teilnehmers in Diagrammform.

Eine detaillierte Beschreibung zu den Ausbildungskontingenten gibt es in folgendem Hilfethema:

Standardthema | Einsatz und Auswertung von Kosten- und Stundenkontingenten im Bereich der Ausbildung unter Berücksichtigung von Mindest- oder Maximalvorgaben.

Mit dem Standardbrief Ausbildungen können automatisierte Briefe auf Basis ausbildungsbezogener Datenbankfelder erstellt werden. Im Ausbildungsmanagement wird der Standardbrief vor allem für das Erstellen von Rückzahlungsvereinbarungen, Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten sowie Seminareinladungen verwendet.

Im Fenster Ausbildungen wird der Standardbrief am Reiter "Teilnehmer" mit der Funktion Standardbrief aus der gelben Menüleiste oder via Rechtsklick auf einen Teilnehmer gestartet. Es können auch mehrere Teilnehmer mit gedrückter STRG-Taste markiert werden. Es stehen die Funktionen Standardbrief sowie Teilnahmebestätigung drucken zur Verfügung. Der einzige Unterschied ist, dass mit der Funktion Teilnahmebestätigung drucken zuerst eine Teilnahmestatus-Abfrage gestartet wird, anschließend öffnet sich ebenfalls der Standardbrief und es kann eine beliebige Briefvorlage gewählt werden.

Hinweis 

Der Standardbrief Ausbildungen muss immer über die Teilnahme gestartet werden. Es ist nicht möglich, im Standardbrief selbst die Teilnehmer als Adressaten hinzuzufügen, weil hier der Bezug zur konkreten Ausbildung fehlt und die Person an mehreren Ausbildungen teilnehmen könnte.

Da es sich beim Standardbrief um ein sehr umfangreiches Werkzeug handelt, werden die Grundlagen in folgendem Hilfethema genauer erläutert:

Standardthema | Erstellen und Verwenden von Standardbriefen für Mitarbeiter, Bewerber und Ausbildungen, Gestaltung individueller Berichte

Die Anwesenheitsliste kann mit der gleichnamigen Funktion aus der gelben Menüleiste im Bereich der Ausbildungen gedruckt werden. Sie enthält die wichtigsten Informationen zur Ausbildung sowie die zugeordneten Teilnehmer, deren Anwesenheitsstatus und einen Platzhalter für die Unterschrift der Teilnehmer. Optional können auch virtuelle Teilnehmer sowie Vortragende angedruckt werden. Alle weiteren verfügbaren Einstellungen werden in der Hilfe zum Fenster Anwesenheitsliste genau beschrieben.

Hinweis 

Mit der Funktion Einstiegswerte → Einstiegswerte speichern werden die Einstellungen gespeichert und beim nächsten Neueinstieg wieder richtig vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen die Einstiegswerte: Typ Status Kursinhalt virtuelle Teilnehmer Trainer

Hinweis 

Mit dem Pfeil rechts oben wird der Bereich "Report" geöffnet. Hier kann ein individueller Report hinterlegt werden, wenn zusätzliche Informationen wie z. B. die Abteilung, die Kostenstelle etc. angedruckt werden sollen. Wie ein neuer Report angelegt und bearbeitet werden kann, wird in folgendem Hilfethema genauer erklärt: Bildschirmlisten - BMD Report Einfache Handhabung | Ausdrucke und Bildschirmvorschauen nach eigenen Wünschen

Der Teilnahmestatus dient zur transparenten Darstellung der Zustände einzelner Teilnahmen im Fortbildungsprozess und kann in weiterer Folge auch ausgewertet werden. Er wird am Reiter "Teilnehmer" mit der Funktion Teilnahmestatus ändern gesetzt. Es können auch mehrere Teilnehmer mit gedrückter STRG-Taste markiert werden, damit der Status für mehrere Personen gleichzeitig geändert wird.

Je nach Status werden dadurch unterschiedliche Automatiken angestoßen.

Das Kennzeichen "Ausbildung abgeschlossen" am Teilnahmestatus stellt eine positiv abgeschlossene Teilnahme dar.

 

Hinweis 

Wie bereits im Kapitel Teilnahmegrad beschrieben, kann über einen PI Parameter eingestellt werden, ob beim Setzen eines positiven Teilnahmestatus der Teilnahmegrad geprüft wird.

Als negative Teilnahmestatus zählen alle Status des Typs "Abwesend" und "Abgesagt/Storniert". 

 

Wunschbedarf Teilnahmestatus

Wird ein Wunschbedarf mit einer Teilnahme verknüpft, die nicht positiv abeschlossen wird (teilgenommen), kann eingestellt werden, wie sich dieser Bedarf verhalten soll. 0 - Wunschbedarf nie erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird KEIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 1 - Wunschbedarf automatisch erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird AUTOMATISCH EIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 2 - Wunschbedarf über Abfrage: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird beim Setzen des Teilnahmestatus abgefragt, ob neuer Wunschbedarf erzeugt werden soll.

Wird auf einer mit einem wiederholenden Bedarf verknüpften Teilnahme ein negativer Teilnahmestatus hinterlegt, so wird der wiederholende Bedarf auf inaktiv gesetzt und ein neuer wiederholender Bedarf mit gleichem Datum erzeugt.

Ist eine Ausbildung abgeschlossen oder wird diese abgesagt, so wird dies mit der Funktion Ausbildungsstatus ändern im Bereich der Ausbildungen hinterlegt.

Hinweis 

Abgeschlossene und abgesagte Ausbildungen sind nur sichtbar, wenn Sie die Ansicht im Fenstermenü ändern.

 

Mit dem Skillfinder können Personen ermittelt werden, die bestimmte Ausbildungen zum gewählten Stichtag absolviert oder nicht absolviert haben.

 

Mit Berichten werden mehrere Auswertungen und Informationsblöcke in einen zentralen Auswertungsbericht zusammengefasst. Neben der Möglichkeit, ähnlich wie im Standardbrief auf diverse Platzhalter der Personenstammdaten zuzugreifen, können auch vorgefertigte Tabellen und im Auswertungsdesigner erstellte Ausdrucke in einen Bericht eingebaut werden.
Der Unterschied zum Standardbrief ist, dass der Bericht eher einen Informations- bzw. Auswertungscharakter hat, während der Standardbrief als Kommunikationswerkzeug gegenüber dem Mitarbeiter oder Bewerber dient.